Εκπαίδευση για την Ανάπτυξη της Διοικητικής και Ηγετικής Ικανότητας στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης Προγραμματική Περίοδος Το έργο συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο 1

Στοιχεία Έργου •Το Έργο εντάσσεται στις δράσεις του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς (ΕΣΠΑ) της Κυπριακής Δημοκρατίας και αποτελεί παρέμβαση που χρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Απασχόληση, Ανθρώπινο Κεφάλαιο και Κοινωνική Συνοχή» με Δικαιούχο την Κυπριακή Ακαδημία Δημόσιας Διοίκησης (Τμήμα Δημόσιας Διοίκησης και Προσωπικού, Υπουργείο Οικονομικών). •Προϋπολογισμός: ,00 € (με 85% χρηματοδότηση από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και 15% από Εθνικούς Πόρους) •Γενικός στόχος του Έργου είναι η ενίσχυση της διοικητικής και ηγετικής ικανότητας των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης της Κύπρου μέσω εκπαίδευσης και στήριξης των στελεχών τους, αιρετών και μη. Το φυσικό αντικείμενο του Έργου περιλαμβάνει την ανάδειξη και τεκμηρίωση των υφιστάμενων αδυναμιών στους τομείς της διοίκησης και της μάθησης, την ανάπτυξη ενός ολοκληρωμένου προγράμματος εκπαίδευσης και σχεδιασμού συνδεδεμένων με αυτήν αναπτυξιακών πρωτοβουλιών των συμμετεχόντων (work – based projects) και ενδυνάμωση της ικανότητας της ΚΑΔΔ να προωθεί σε συνεχή βάση, μετά την ολοκλήρωση του έργου, τη διοικητική και ηγετική ανάπτυξη των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης. •Ο Σχεδιασμός του Έργου έγινε σε συνεργασία με την Ένωση Δήμων Κύπρου και την Ένωση Κοινοτήτων Κύπρου, των οποίων οι πρόεδροι συνυπογράφουν και το Τεχνικό Δελτίο. 2

Δείκτες και αναμενόμενα αποτελέσματα  Η υλοποίηση του Έργου θα συμβάλει στην εμπέδωση μίας «κουλτούρας συνεχούς μάθησης και ανάπτυξης» στα στελέχη των Οργανισμών της Κυπριακής Τοπικής Αυτοδιοίκησης (αιρετά και μη), και στην ενίσχυση της ικανότητας των οργανισμών τους να υλοποιούν σύνθετα προγράμματα και πολιτικές τοπικού ενδιαφέροντος. Δείκτης εκροής: Αναμένεται ότι από το Έργο θα επωφεληθούν κατά τη διάρκεια της εφαρμογής του ( – ) συνολικά 1500 στελέχη (αιρετά και μη) των Οργανισμών της Κυπριακής Τοπικής Αυτοδιοίκησης με την ακόλουθη διάρθρωση: 33 Δήμαρχοι 492 Κοινοτάρχες 33 Γραμματείς Δήμων 70 Γραμματείς Κοινοτήτων 100 Προϊστάμενοι υπηρεσιών ή μεσοδιευθυντικά στελέχη ΟΤΑ 200 Μέλη Δημοτικών ή Κοινοτικών Συμβουλίων 570 Μέλη του ευρύτερου προσωπικού ΟΤΑ ή εποπτευόμενων οργανισμών 10 Στελέχη της Ένωσης Δήμων Κύπρου, της Ένωσης Κοινοτήτων Κύπρου και λειτουργοί της ΚΑΔΔ Δείκτης αποτελέσματος: Αναμένεται ότι από το σύνολο των συμμετεχόντων το 80 % θα αποκτήσει πιστοποιητικό παρακολούθησης των εκπαιδευτικών προγραμμάτων 3

Δείκτες και αναμενόμενα αποτελέσματα (συνέχεια) Στοιχεία βιωσιμότητας του έργου (sustainability): • Θα αναπτυχθεί ο θεσμός των Ομάδων Διαχείρισης της Μάθησης στο επίπεδο των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης, που θα αποτελούν τον ενδοοργανωσιακό μηχανισμό συστηματικής Διαχείρισης της Μάθησης. Το Δίκτυο αυτών των Ομάδων θα μπορεί να λειτουργεί ως ο φορέας Διαχείρισης της Μάθησης για την Τοπική Αυτοδιοίκηση στο σύνολο της. • Αναπτυξιακές πρωτοβουλίες των συμμετεχόντων στο χώρο εργασίας τους που θα σχεδιάζονται κατά τη διάρκεια των εκπαιδευτικών διαδικασιών για να υλοποιηθούν στους οργανισμούς τους μετά την ολοκλήρωση του έργου. • Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης των Δραστηριοτήτων Μάθησης (βάση δεδομένων) που θα αναπτυχθεί κατά τη διάρκεια του έργου και θα συμβάλει στην υλοποίηση και διαχείριση. Επίσης θα αποτελέσει σημαντικό παράγοντα για τη βιωσιμότητα του Έργου. 4

1.Έρευνα για τις πρακτικές που ακολουθούνται στα κράτη μέλη της Ε.Ε. για εκπαίδευση και ανάπτυξη της Διοικητικής και Ηγετικής Ικανότητας στους ΟΤΑ ( ευρώ) Σημ: Έχει ήδη υπογραφεί και υλοποιηθεί 2.Διάγνωση αναγκών μάθησης και ανάπτυξης στους ΟΤΑ στην Κύπρο ( ευρώ) Σημ: Έχει ήδη υπογραφεί και υλοποιηθεί 3.Τεχνικός Σύμβουλος Έργου ( ευρώ) Σημ: Έχει ήδη υπογραφεί και υλοποιείται 4.Σύμβουλος Δημοσιότητας ( ευρώ) Σημ: Έχει ήδη υπογραφεί και υλοποιείται 5.Δίκτυο διαχείρισης της μάθησης στους ΟΤΑ ( ευρώ) 6.Σχεδιασμός και υλοποίηση δραστηριοτήτων μάθησης και σχεδιασμός αναπτυξιακών πρωτοβουλιών από τους συμμετέχοντες για εφαρμογή στο χώρο εργασίας τους ( ευρώ) 7.Εξωτερική Αξιολόγηση ( ευρώ) Θα υπογραφούν Επτά Συμβάσεις με την προκήρυξη ανοικτού δημόσιου διαγωνισμού: Συμβάσεις στα πλαίσια του Έργου 5

Χρονοδιάγραμμα 4 ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο ο τρίμηνο 2013 Έρευνα € Διάγνωση € Τεχνικός Σύμβουλος € Σύμβουλος Δημοσιότητας € Σύστημα Διαχείρισης Μάθησης € Μαθησιακές Δραστηριότητες € Αξιολόγηση €

Καθοδηγητική Επιτροπή (Steering Committee) Συνεδριάζει περίπου μια φορά το μήνα •δίνει τις κατευθυντήριες γραμμές για το Έργο και •εγκρίνει τελικώς όλα τα παραδοτέα Πρόεδρος: Προϊσταμένη ΚΑΔΔ Μέλη: Ανώτερος Λειτουργός Επιμόρφωσης ΚΑΔΔ •Ανώτερος Λειτουργός Επιμόρφωσης ΚΑΔΔ •Διοικητικός Λειτουργός Α΄ Υπουργείου Εσωτερικών •Λειτουργός Προγραμματισμού, Γραφείο Προγραμματισμού •Γραμματέας Ένωση Δήμων •Λειτουργός Ένωση Δήμων •Γραμματέας Ένωση Κοινοτήτων •Λειτουργός Ευρωπαϊκών Θεμάτων Ένωση Κοινοτήτων Γραμματέας: Λειτουργός ΚΑΔΔ από Ομάδα Υλοποίησης Έργου Διαχείριση Έργου σε συνεργασία με Ένωση Δήμων, Ένωση Κοινοτήτων, Υπουργείο Εσωτερικών και Γραφείο Προγραμματισμού Ομάδα Υλοποίησης (Implementation Team) Συνεδριάζει at hoc και επιβλέπει την πορεία του Έργου Συντονιστής: Ανώτερος Λειτουργός Επιμόρφωσης Μέλη: Ανώτερος Λειτουργός Επιμόρφωσης Λειτουργός Επιμόρφωσης Διοικητικός Λειτουργός 7

Εξέλιξη του Έργου Από τις επτά συνολικά συμβάσεις του Έργου, έχουν ήδη ολοκληρωθεί οι πρώτες δύο •Σύμβαση 1: Έρευνα για τα συστήματα επιμόρφωσης στελεχών Ο.Τ.Α. στην Ευρωπαϊκή Περιφέρεια •Σύμβαση 2: Διάγνωση Αναγκών μάθησης και ανάπτυξης στους ΟΤΑ σε θέματα διοίκησης και ηγεσίας Επίσης, έχουμε ήδη υπογράψει συμβόλαιο με Τεχνικό Σύμβουλο (Σύμβαση 3) και Σύμβουλο Δημοσιότητας (Σύμβαση 4) Πριν το τέλος του Ιούνη 2010 θα προκηρυχθεί η Σύμβαση για την ανάπτυξη του Συστήματος Διαχείρισης της Μάθησης στους ΟΤΑ (Σύμβαση 5) Τον Ιούλιο 2010 θα προκηρυχθεί η μεγάλη Σύμβαση (1,4 εκ. ευρώ) για τον Σχεδιασμό και την Υλοποίηση των Μαθησιακών Δραστηριοτήτων (Σύμβαση 6) Η Σύμβαση 7 για την Αξιολόγηση του Έργου θα υλοποιηθεί μετά την ολοκλήρωση των Μαθησιακών Δραστηριοτήτων 8

Σύμβαση 1: Έρευνα για τις πρακτικές που ακολουθούνται στα κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης για εκπαίδευση και ανάπτυξη της διοικητικής και ηγετικής ικανότητας στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης Οι στόχοι της Σύμβασης ήταν οι παρακάτω: •Στόχος 1: Μελέτη και καταγραφή περιπτώσεων πρακτικών που ακολουθούνται στα υπόλοιπα κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης –και γενικότερα στον Ευρωπαϊκό χώρο- σχετικά με την εκπαίδευση και ανάπτυξη της διοικητικής και ηγετικής ικανότητας στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Ιεράρχηση και ανάδειξη, στη βάση κριτηρίων, των βέλτιστων πρακτικών. •Στόχος 2: Επιλογή πέντε (5) περιπτώσεων από τουλάχιστον δυο (2) διαφορετικές χώρες λαμβάνοντας υπόψη τις βέλτιστες πρακτικές και τη σχετικότητα με την Κυπριακή πραγματικότητα. Επί τόπου επίσκεψη στις επιλεχθείσες περιπτώσεις και ανάλυση των συγκεκριμένων περιπτώσεων. •Στόχος 3: Υποβολή εισηγήσεων σχετικά με τα στοιχεία των πιο πάνω περιπτώσεων που μπορούν να προσαρμοστούν στο Κυπριακό μοντέλο. 9

Μελετήθηκαν συστήματα από 13 χώρες 1. Αυστρία 2. Βέλγιο 3. Γαλλία 4. Γερμανία 5. Δανία 6. Ελλάδα 7. Ηνωμένο Βασίλειο 8. Ιρλανδία 9. Ισπανία 10. Ιταλία 11. Ολλανδία 12. Πορτογαλία 13. Φινλανδία Σύμβαση 1: Έρευνα για τις πρακτικές που ακολουθούνται στα κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης για εκπαίδευση και ανάπτυξη της διοικητικής και ηγετικής ικανότητας στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης Με το πέρας της Έρευνας και στη βάση των στόχων και κριτηρίων που είχαν τεθεί, γίνεται η εισήγηση ότι τα μοντέλα της Ελλάδας και του Ηνωμένου Βασίλειου είναι αυτά τα οποία μπορούν να αποτελέσουν τα καλύτερα παραδείγματα προς αξιοποίηση σε επόμενες συμβάσεις του Έργου. 10

Σύμβαση 2: Διάγνωση Αναγκών μάθησης και ανάπτυξης στους ΟΤΑ σε θέματα διοίκησης και ηγεσίας Εργαστήρια Δομημένου Δημοκρατικού Διαλόγου Ολοκληρώθηκαν δέκα εργαστήρια σε όλες τις περιοχές τις ελεύθερης Κύπρου με την ενεργή συμμετοχή συνολικά 207 αιρετών και μόνιμων στελεχών από όλες τις βαθμίδες της τοπικής αυτοδιοίκησης Προσωπικές Συνεντεύξεις. Ερωτήθηκαν συνολικά 41 άτομα: 7 Δήμαρχοι, 11 Πρόεδροι Κοινοτικών Συμβουλίων, 7 Δημοτικοί Γραμματείς, 9 Γραμματείς Κοινοτικών Συμβουλίων, 1 μεσοδιευθυντικό στέλεχος Δήμου και 6 Στελέχη άλλων εμπλεκόμενων φορέων (στελέχη των: Ένωσης Δήμων, Ένωσης Κοινοτήτων, του Υπουργείου Εσωτερικών, του Έπαρχου Λευκωσίας, του Γενικού Ελεγκτή και του Υπουργείου Οικονομικών) Έκθεσης αναγκών μάθησης κατά Ομάδα Στόχο Μεθοδολογία Υλοποίησης Σύμβασης 11

Η συγκεκριμένη μεθοδολογία επιλέγηκε, αν και δεν θεωρείται παραδοσιακή μέθοδος διάγνωσης αναγκών μάθησης, διότι εμπλέκει στελέχη από τους οργανισμούς που επηρεάζονται και τους αναθέτει την ευθύνη του εντοπισμού και της ανάλυσης των προβλημάτων αντί αυτό να γίνει από κάποιον εμπειρογνώμονα. Η προσέγγιση αυτή αναπτύσσει στους συμμετέχοντες το αίσθημα ιδιοκτησίας τόσο του αποτελέσματος όσο και της διαδικασίας, δηλαδή καλλιεργείται η δέσμευση τους στην προσπάθεια για βελτίωση. Χαρακτηριστικά στοιχεία που συμβάλλουν στην αποτελεσματικότητα της μεθοδολογίας είναι η συμμετοχικότητα, η συναινετικότητα και η διαφάνεια. Σύμβαση 2: Διάγνωση Αναγκών μάθησης και ανάπτυξης στους ΟΤΑ σε θέματα διοίκησης και ηγεσίας 12

Σύμβαση 2: Διάγνωση Αναγκών μάθησης και ανάπτυξης στους ΟΤΑ σε θέματα διοίκησης και ηγεσίας 13

Σύμβαση 2: Διάγνωση Αναγκών μάθησης και ανάπτυξης στους ΟΤΑ σε θέματα διοίκησης και ηγεσίας 14

Ανάγκες μάθησης και ανάπτυξης κατά ομάδα στόχο (ενδεικτικά) Δήμαρχοι •Εκπαίδευση στη διαμόρφωση οράματος για το δήμο •Διαμόρφωση κουλτούρας και νοοτροπίας που να ενθαρρύνει την ανάληψη πρωτοβουλιών και ευθυνών καθώς και το ομαδικό πνεύμα •Διαχείριση οικονομικών πόρων σε σχέση με τις περιορισμένες αρμοδιότητες της Τοπικής Αυτοδιοίκησης •Διαχείριση προσωπικού •Διαχείριση χρόνου, ταξινόμηση και ιεράρχηση προτεραιοτήτων •Επιλογή και πρόσληψη προσωπικού •Επικοινωνία των αποφάσεων του Συμβουλίου στο προσωπικό Διαχείριση και αξιολόγηση έργων Πρόεδροι Κοινοτικών Συμβουλίων •Εκπαίδευση στη διαμόρφωση οράματος για τη κοινότητα •Διαμόρφωση κουλτούρας και νοοτροπίας που να ενθαρρύνει την ανάληψη πρωτοβουλιών και ευθυνών καθώς και το ομαδικό πνεύμα •Διαχείριση οικονομικών πόρων σε σχέση με τις περιορισμένες αρμοδιότητες της Τοπικής Αυτοδιοίκησης •Κατάρτιση σε θέματα νομοθεσίας της Κυπριακής Δημοκρατίας •Διαχείριση προσωπικού •Διαχείριση χρόνου, ταξινόμηση και ιεράρχηση προτεραιοτήτων Δημοτικοί και Κοινοτικοί Σύμβουλοι •Επικοινωνία, συνεργασία και ανάπτυξη ομαδικού πνεύματος •Διαχείριση και αξιολόγηση έργων •Γνώση της Περί δήμων και κοινοτήτων νομοθεσίας •Δεοντολογία και αξιοκρατία •Διαχείριση συγκρούσεων •Επαγγελματική και ηθική συμπεριφορά Γραμματείς •Διαχείριση συνεδριάσεων και καταγραφή πρακτικών •Διαχείριση προσωπικού •Επικοινωνία μεταξύ διαφορετικών ομάδων προσωπικού •Καταμερισμός ευθυνών και διαχείριση εργασιών (operational management) •Διαμόρφωση κουλτούρας και νοοτροπίας που να ενθαρρύνει την ανάληψη πρωτοβουλιών και ευθυνών καθώς και το ομαδικό πνεύμα •Εκπαίδευση και καθοδήγηση προσωπικού •Αξιολόγηση προσωπικού και ανάδειξη μαθησιακών αναγκών 15

Στρατηγική και Όραμα •Σχεδιασμός και υλοποίηση στρατηγικής / οράματος για τον οργανισμό •Σχεδιασμός και υλοποίηση στρατηγικής και πλάνου επικοινωνίας •Μέθοδοι εντοπισμού χαρακτηριστικών κουλτούρας και τρόποι βελτίωσης τους •Εργαστήριο στρατηγικού προγραμματισμού Οικονομικά Θέματα •Ανάπτυξη ικανοτήτων για αναζήτηση νέων οικονομικών πόρων •Προετοιμασία Προϋπολογισμών •Ανάπτυξη ικανοτήτων αξιολόγησης προσφορών •Ανάπτυξη ικανοτήτων για την αξιολόγηση επενδύσεων Θέματα Προσωπικού •Αρχές δεοντολογίας και αξιοκρατίας •Ανάπτυξη ικανοτήτων λήψης σωστών αποφάσεων •Διοίκηση της απόδοσης και αποτελεσματικότητας Σχέσεις με πολίτες, και άλλους φορείς •Αποτελεσματική εξυπηρέτηση πελατών •Ανάπτυξη διαπραγματευτικών ικανοτήτων και ικανοτήτων πειθούς Μείωση Γραφειοκρατίας •Διαχείριση και καταμερισμός εργασιών •Τρόποι αντιμετώπισης αλλαγής Λειτουργικά Θέματα •Ανάπτυξη ικανοτήτων οργάνωσης εργασίας •Διαχείριση χρόνου •Ανάπτυξη ικανοτήτων διαχείρισης συγκρούσεων Θέματα Εκπαίδευσης (Ενδεικτικά) 16

Ανάπτυξη και υλοποίηση ολοκληρωμένης Επικοινωνιακής Στρατηγικής που να απευθύνεται στους Δικαιούχους (Στελέχη ΟΤΑ), τα Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης και το ευρύ κοινό. Οι βασικές Επικοινωνιακές Δράσεις περιλαμβάνουν: Ενέργειες Πληροφόρησης και Δημοσιότητας • δημιουργία ιστοσελίδας, • παραγωγή Τριμηνιαίου Ενημερωτικού Δελτίου, • παραγωγή Μπροσούρων, Φυλλαδίων, Αφισών (Posters) • Ημερίδα Έναρξης του Έργου • Οκτώ Ημερίδες κατά τη διάρκεια του Έργου σε διάφορες περιοχές της Κύπρου • Ένα Επιστημονικό Συνέδριο Ενέργειες Εκτύπωσης και Παραγωγής Τυπογραφική επιμέλεια και εκτύπωση Επιστημονικής Σειράς Εκδόσεων (6 βιβλία) σε θέματα Ανάπτυξης της Διοικητικής και Ηγετικής Ικανότητας των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης Ενέργειες Προβολής μέσω των Μέσων Μαζικής Ενημέρωσης Συνεντεύξεις στον Τύπο, Δελτία Τύπου και άρθρα Σύμβαση: Σύμβουλος Δημοσιότητας 17

Σύμβαση: Τεχνικός Σύμβουλος Υποστήριξη της ΚΑΔΔ στην παρακολούθηση, διαχείριση και συντονισμό των εργασιών υλοποίησης του Έργου «Εκπαίδευση για την Ανάπτυξη της Διοικητικής και Ηγετικής Ικανότητας στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης» μέχρι την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων του. •Συνεχής υποστήριξη της Ακαδημίας στην παρακολούθηση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του Έργου •Υποστήριξη στην παρακολούθηση του συμφωνηθέντος χρονοδιαγράμματος υλοποίησης του Έργου •Ετοιμασία εγγράφων προσφοράς •Επιμέλεια εκδόσεων στα πλαίσια του Έργου •Εσωτερική αξιολόγηση των Δραστηριοτήτων του Έργου 18

Συνέργειες με άλλες προσπάθειες εκσυγχρονισμού της Τοπικής Αυτοδιοίκησης •Μέσω της υλοποίησης του Έργου και της εκπαίδευσης στελεχών της Τοπικής Αυτοδιοίκησης κυρίως σε θέματα διοίκησης και ηγεσίας θα βοηθηθούν ουσιαστικά τόσο οι Δήμοι όσο και οι Κοινότητες στην αποτελεσματική διαχείριση Έργων που θα αναληφθούν στα πλαίσια του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Αειφόρος Ανάπτυξη και Ανταγωνιστικότητα». •Πέραν από τη διαχείριση Έργων θα αναπτύξουν την ικανότητα να ιεραρχούν τις ανάγκες τους σε τοπικό επίπεδο και στη συνέχεια να εντοπίζουν χρηματοδοτήσεις και να αντλούν πόρους τόσο από εθνικό όσο και από Ευρωπαϊκό επίπεδο για να υλοποιήσουν αναπτυξιακά έργα. •Επιπρόσθετα θα δημιουργηθούν ευνοϊκές συνθήκες για την εισαγωγή και διαχείριση καινοτομιών και αλλαγών στην Τοπική Αυτοδιοίκηση (π.χ πρωτοβουλία του Υπουργείου Εσωτερικών) 19

Θα συνεδριάζει μια φορά κάθε τρίμηνο για να ενημερώνεται για την εξέλιξη του Έργου και να εκφράζει απόψεις συμβουλευτικού χαρακτήρα για την περαιτέρω προώθησή του. Πρόεδρος: Γενικός Διευθυντής Υπουργείου Οικονομικών Μέλη: •Γενικός Διευθυντής Υπουργείο Εσωτερικών •Πρόεδρος και δύο μέλη του Συμβουλίου της Ένωσης Δήμων •Πρόεδρος και δύο μέλη του Συμβουλίου της Ένωσης Κοινοτήτων •Συντονιστής: Διευθυντής ΤΔΔΠ-ΚΑΔΔ Ανάδειξη και αναγνώριση της Σημαντικότητας του Έργου από όλους τους εμπλεκόμενους μέσω της σύστασης Συμβουλευτικής Επιτροπής 20