Το νέο πρότυπο για τη διαχειριστική επάρκεια ΕΛΟΤ 1429 Γρηγόρης Γρηγορόπουλος Καθηγητής ΕΜΠ Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

2 Η παρουσίαση θα αναφερθεί στα εξής: Η ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΟΥ ΠΡΟΤΥΠΟΥ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΠΡΟΣΔΟΚΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΣΤΟΧΟΙ & ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΣΤΟΧΟΙ & ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑΥΠΟΙΟ ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

3 Η ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΟΥ ΠΡΟΤΥΠΟΥ  Ανάθεση του ΥΠΟΙΟ στον ΕΛΟΤ τον Αύγ. ’07 για την ανάπτυξη Ελληνικών Προτύπων Διαχείρισης Έργων μέχρι το τέλος του  Τα πρότυπα & οι προδιαγραφές θα εφαρμοστούν από τους δυνητικούς δικαιούχους του ΕΣΠΑ ( ) με σκοπό την επαρκή, ορθή, αποτελεσματική και αποδοτική διοίκηση & διαχείριση των έργων που υλοποιούν.  Εκπαίδευση επιθεωρητών - αξιολογητών. Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ ΥΠΟΙΟ

4 ΣΤΟΧΟΙ & ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ  Βέλτιστη αξιοποίηση πόρων  Αύξηση Αποτελεσματικότητας & Αποδοτικότητας  Επικοινωνία μέσω αντικειμενικών δεδομένων  Τήρηση νομοθεσίας  Υποβοήθηση Έργου Ελεγκτικών Αρχών  Εμπέδωση κλίματος εμπιστοσύνης για διαχειριστική ικανότητα φορέων  Επιτελική Παρακολούθηση Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

5 ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ • Σύσταση Τεχνικής Επιτροπής (Τ.Ε.)‏ • Αντιπροσωπευτική Εκπροσώπηση των φορέων της Δημόσιας Διοίκησης & Τοπικής Αυτοδιοίκησης Δημόσιας Διοίκησης & Τοπικής Αυτοδιοίκησης • Σύσταση Ειδικών Ομάδων Έργου από Εμπειρογνώμονες • Δημόσια κρίση σχεδίων προτύπων – Σύνθεση Απόψεων • Αιτιολογημένη αποδοχή / Ενσωμάτωση ή Απόρριψη • Δημοσίευση στις ιστοσελίδες του ΕΛΟΤ & του ΥΠΟΙΟ • Διαφανής & Αξιοκρατική διαδικασία Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

6 Πρότυπα ΕΛΟΤ για τη Δημόσια Διοίκηση Πεδίο Εφαρμογής: Έργα του ΕΣΠΑ  ΕΛΟΤ 1429: Κριτήρια αξιολόγησης διαχειριστικής επάρκειας οργανισμών υλοποίησης έργων (και συγχρηματοδοτούμενων)‏  ΕΛΟΤ 1430: Οδηγός κοινωνικής ευθύνης οργανισμών- Απολογιστικές εκθέσεις  ΕΛΟΤ : Οδηγός εφαρμογής για οργανισμούς υλοποίησης τεχνικών έργων  ΕΛΟΤ : Οδηγός εφαρμογής για οργανισμούς υλοποίησης δημόσιων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών.  ΕΛΟΤ : Οδηγός εφαρμογής για οργανισμούς υλοποίησης δράσεων με ίδια μέσα (αυτεπιστασία).  ΕΛΟΤ 1432: Επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας οργανισμών – Απαιτήσεις για διεργασίες αξιολόγησης και αξιολογητές. Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

7 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 1: Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας Οργανισμών (ΣΔΕΠ)‏  Διοίκηση, συντονισμένες δραστηριότητες για τη διεύθυνση και έλεγχο του οργανισμού  Σύστημα διαχείρισης, σύστημα καθιέρωσης και επίτευξης στόχων  Στόχος ΣΔΕΠ: διασφάλιση και βελτίωση/αναβάθμιση ικανότητας υλοποίησης έργων σύμφωνα με το κοινοτικό και εθνικό δίκαιο, με αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα για  Έργα εξυπηρέτησης δημοσίου συμφέροντος/δημοσίου χαρακτήρα, και ειδικότερα  Συγχρηματοδοτούμενα ΕΣΠΑ της προγραμματικής περιόδου Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

8 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 2: Απαιτήσεις  Εφαρμόσιμες και επαληθεύσιμες απαιτήσεις ώστε να επιτρέπουν την αντικειμενική αξιολόγηση, την επιβεβαίωση και τη διαβάθμιση της διαχειριστικής επάρκειας των οργανισμών  Ελάχιστες (θεμελιώδεις) απαιτήσεις, ισχύουσες σε όλες τις περιπτώσεις οργανισμών και έργων για τη διασφάλιση του ελέγχου των διεργασιών τους ώστε να επιτυγχάνονται οι στόχοι των έργων που αναλαμβάνουν. Προαιρετικές απαιτήσεις  Εξειδίκευση απαιτήσεων και καθοδήγηση για τη διαβάθμιση της διαχειριστικής επάρκειας των οργανισμών στους οδηγούς 1431  Απαιτήσεις για τις διεργασίες αξιολόγησης / επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των οργανισμών και για τους αξιολογητές στο ΕΛΟΤ 1432 Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

9 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 3: Διαχείριση διεργασιών / λειτουργιών ΣΔΕΠ  Έλεγχος δικτύου διεργασιών με σχέσεις και αλληλεπιδράσεις ώστε να αξιοποιούνται οι πόροι (ανθρώπινο δυναμικό, πληροφορίες, υλικά, εξοπλισμοί και μέσα) για την επίτευξη των στόχων  Καθορισμός στόχων και μεθόδων παρακολούθησης των διεργασιών  Εξασφάλιση της διαθεσιμότητας των πόρων και πληροφοριών για την υποστήριξη, τη λειτουργία και την παρακολούθησή τους  Π αρακολούθηση της λειτουργίας  Μετρήσεις και ανάλυση αποτελεσμάτων λειτουργίας, και  Συνεχής βελτίωση σύμφωνα με τον κ ύκλο PDCA (σχεδιάζω – εκτελώ – ελέγχω – βελτιώνω)‏ Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

10 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 4: Σχεδιασμός διεργασιών / λειτουργιών  Προληπτικές ενέργειες για αποφυγή αστοχιών με μέτρο τη διακινδύνευση (πιθανότητα εμφάνισης αρνητικού γεγονότος και σοβαρότητα συνεπειών)‏  Πλαίσιο και αναγνώριση απαιτήσεων. Κοινοτικό και εθνικό δίκαιο, διατάξεις (κανονιστικές ή τυποποιητικές) προδιαγραφές και ειδικότεροι στόχοι φορέα/οργανισμού  Οργανωτική δομή (ευθύνες και αρμοδιότητες και εξασφάλιση πόρων)‏  Επικύρωση, θέση σε εφαρμογή  Ευθύνη σχεδιασμού και ανασχεδιασμού σε επίπεδο διοίκησης και προσωπικού με κατάλληλα προσόντα Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

11 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 5: Λειτουργία και παρακολούθηση  Έλεγχος της λειτουργίας με επαρκή συχνότητα που θα εξασφαλίζει την πρόληψη, τον εντοπισμό και την επίλυση των προβλημάτων  Παρακολούθηση και Μέτρηση  Διαχείριση πόρων. Αποδοτικότητα  Καταγραφές εφαρμογής  Αποκλίσεις και χειρισμός μη συμμορφώσεων, αξιοποίησή τους ως ευκαιριών βελτίωσης  Εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία για έγκαιρη ενημέρωση για αλλαγές απαιτήσεων και συνθηκών που επιβάλλουν ανασχεδιασμό Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

12 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 6: Εποπτικές διεργασίες  Μετρήσεις ικανοποίησης ωφελουμένων και άλλων ενδιαφερομένων μερών  Εσωτερικές επιθεωρήσεις  Εξωτερικοί έλεγχοι  Ανάλυση και αξιολόγηση αποτελεσμάτων εφαρμογής με βάση τις απαιτήσεις / στόχους, την αντίληψη των ωφελουμένων, τις ορθές πρακτικές και τη βέλτιστη αξιοποίηση των διατιθέμενων πόρων  Εκθέσεις και αναφορές για λήψη αποφάσεων από διοίκηση, επίλυση από εξωτερικά μέρη  Διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

13 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 7: Κύριες διεργασίες ή λειτουργίες ΣΔΕΠ  Διεργασίες έναρξης (7.1): Καταγραφή αναγκών –Προετοιμασία και ωρίμανση  Διεργασίες σχεδιασμού (7.2): Αντικείμενο, οργάνωση έργου, πρόγραμμα ελέγχων, χρονοδιάγραμμα, διαχείριση κινδύνων, δείκτες παρακολούθησης, οικονομική διαχείριση, σχέδιο επικοινωνίας και διαχείρισης αλλαγών  Εκτέλεση και παρακολούθησή της (7.4): έλεγχοι ποιότητας εκτέλεσης και πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου, παραλαβή, επικοινωνία, αναφορές και έλεγχος αλλαγών. Οικονομικό αντικείμενο, Παρακολούθηση προϋπολογισμού και πληρωμών  Κλείσιμο έργου (7.5)‏  Διαγωνισμοί – ανάδοχος και εκτέλεση με ίδια μέσα Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

14 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 8: Διοίκηση και οργάνωση  Δέσμευση της Διοίκησης. Περιβάλλον εργασίας, πόροι, ανάθεση, παρακολούθηση χρονοδιαγραμμάτων, επανεξέταση και αποφάσεις βελτίωσης  Οργάνωση. Δομή, υπεύθυνος και ομάδα έργου, ενημέρωση για απαιτήσεις.  Εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία  Ετήσια ανασκόπηση και προγραμματισμός έργων Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

15 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 9: Ανθρώπινο δυναμικό και υλικοτεχνική υποδομή  Ανθρώπινο δυναμικό και περιβάλλον εργασίας.  Προσωπικό που επηρεάζει την αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα των διεργασιών του ΣΔΕΠ  Υποδομές, εξοπλισμός και μέσα  Απαιτούμενη υποστήριξη έργων  Υποδομή Τεχνολογίας Πληροφορίας και Επικοινωνίας (ΤΠΕ)‏ Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

16 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 10: Ανάλυση και αξιολόγηση αποτελεσμάτων-Απολογισμός  Αξιολόγηση αποτελεσμάτων εφαρμογής π.χ. παρακολούθησης  Εσωτερικές επιθεωρήσεις  Εξωτερικοί έλεγχοι  Διαχείριση παραπόνων  Βαθμός ικανοποίησης στόχων, κάλυψης αναγκών, αποκλίσεις από σχεδιασμό, παράπονα και αποδοτικότητα ανά έργο Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

17 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 11: Καινοτομία και Προστιθέμενη αξία  Πρωτογενές πρότυπο διαχείρισης  Εξέλιξη στα πρότυπα συστήματα διαχείρισης βασισμένη στην 15ετή εμπειρία εφαρμογής τους στην Ελλάδα  Προληπτικότητα με βάση τη διακινδύνευση  Προστιθέμενη αξία για τον κύριο χρήστη του προτύπου συστήματος διαχείρισης για ανταγωνιστικότητα και βιωσιμότητα λοιπών λειτουργιών π.χ. συμβουλευτικών, επιβεβαιωτικών  Επικοινωνία και αξιοποίηση της δυναμικής. Επιλογή και όχι επιβολή. Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

18 ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Αντικειμενική & Αποτελεσματική Διαχείριση  Συστημική Προσέγγιση  Αντικειμενικοί Δείκτες Απόδοσης - Επίδοσης  Σύγχρονα εργαλεία παρακολούθησης  Σαφείς προδιαγραφές παραδοτέων  Διαρκείς Έλεγχοι ποιότητας παραδοτέων  Σύγκριση Αποτελεσμάτων – Επιδόσεων  Δημιουργία βάσεων δεδομένων - Διασύνδεση με Κεντρικές Υπηρεσίες & Αναθέτουσες – Διαχειριστικές Αρχές  Απολογιστικές εκθέσεις στις ιστοσελίδες ενδιαφερομένων.  Επικοινωνία με αντικειμενικά δεδομένα. Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

19 ΠΡΟΣΔΟΚΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ (1)‏  Χρηστή Διοίκηση  Βέλτιστη αξιοποίηση πόρων  Εκτέλεση Ποιοτικών Έργων εντός προϋπολογισμού & εντός χρονοδιαγράμματος  Δημιουργία στελεχιακού δυναμικού υψηλών επαγγελματικών προσόντων  Βελτίωση Επικοινωνίας (εξωτερικής & εσωτερικής) αποτελεσματική συνεργασία Αρχών – Διαχειριστών – Προμηθευτών αποτελεσματική συνεργασία Αρχών – Διαχειριστών – Προμηθευτών Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

20 ΠΡΟΣΔΟΚΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ (2)‏  Καθιέρωση Αρχών Διοίκησης με στόχους και ποιότητα  Εμπέδωση Αρχών προάσπισης δημοσίου συμφέροντος  Έγκαιρος εντοπισμός και αντιμετώπιση αιτίων αστοχίας  Αξιοποίηση προβλημάτων ως ευκαιριών βελτίωσης  Ανάκτηση της Εμπιστοσύνης των πολιτών για ορθολογική Διαχείριση Κοινοτικών & Εθνικών Κονδυλίων  Βελτίωση εσωτερικών λειτουργιών των Οργανισμών  Επαναξιολόγηση και Διαρκής Βελτίωση Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

21 ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ (1)‏ Μέχρι την έναρξη εφαρμογής του Ελληνικού Προτύπου Επάρκειας στη Διαχείριση Έργων, η επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων θα παρέχεται από:  την οικεία Διαχειριστική Αρχή  την Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή, ή  τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης, που ασκούν καθήκοντα διαχείρισης. Πρέπει να καλύπτονται οι ακόλουθες απαιτήσεις: 1. Να είναι συμβατό το κανονιστικό πλαίσιο λειτουργίας των δικαιούχων με το Κοινοτικό δίκαιο. Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

22 ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ (2)‏ 1. Να έχουν καθορισθεί στην Οργανωτική Δομή οι αρμόδιες υπηρεσίες / όργανα καθώς και οι υπεύθυνοι για: A.τον προγραμματισμό και την ωρίμανση των έργων, B.τη διενέργεια των διαγωνισμών και την ανάθεση των συμβάσεων για τις περιπτώσεις δημόσιων συμβάσεων (ή την επιλογή των ωφελουμένων στις λοιπές περιπτώσεις), C.την παρακολούθηση και διαχείριση του έργου, την πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου, και D.την οικονομική διαχείριση του έργου. Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

23 ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ (3)‏ 3.Να υπάρχει εγχειρίδιο διαδικασιών (μπορεί να αποδειχθεί και με την ύπαρξη πιστοποίησης του φορέα κατά ISO 9001, αρκεί να είναι σε ισχύ και να καλύπτονται οι απαραίτητες διαδικασίες) για: A.Προγραμματισμό και ωρίμανση έργων B.Διενέργεια των διαγωνισμών, ανάθεση συμβάσεων και επιλογή ωφελουμένων C.Παρακολούθηση, διαχείριση έργου και πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου D.Οικονομική διαχείριση έργου. Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ

24 ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ (4)‏ 1. Υλικοτεχνική υποδομή. Οι δικαιούχοι θα πρέπει να διαθέτουν: A.Μηχανογραφημένη οικονομική διαχείριση - τήρηση λογιστικού σχεδίου, B.Ηλεκτρονική διασύνδεση τεχνικής υπηρεσίας – μονάδας διαγωνισμών με βάσεις πληροφοριών, C.Ενημερωμένη βιβλιοθήκη (ή ηλεκτρονική βιβλιοθήκη) με το θεσμικό πλαίσιο, πρότυπα τεύχη προκηρύξεων, οδηγούς εφαρμογής κ.α. D.Ηλεκτρονική παρακολούθηση έργων, και E.Τεχνική υποστήριξη της υποδομής και εξασφάλιση χώρων / τρόπων ασφαλούς τήρησης – φύλαξης αρχείων. Εκδήλωση ΣΕΒΕ – ΕΛΟΤ - ΣΜΗΒΕ