ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΩΝ ΕΝΔΙΑΜΕΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΣ ΑΝΑΤΟΛΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΘΡΑΚΗΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ 2007-2013 Εισηγητής: Σοφοκλής Λαρίσης, Προϊστάμενος Μονάδας Γ’ ΕΔΑ-ΠΑΜΘ Ξάνθη, 13-6-2008

Πλαίσιο – Πεδίο Εφαρμογής: «Δικαιούχος» ορίζεται δημόσιος ή ιδιωτικός οργανισμός, φορέας ή επιχείρηση, αρμόδιος για την έναρξη ή την έναρξη και υλοποίηση πράξεων (Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006). Σχεδιασμός ενός Ελληνικού Προτύπου Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων του ΕΣΠΑ, έγκρισή του με ΚΥΑ και εφαρμογή μετά την 01/01/2009. (άρθρο 22 του ν.3614/2007). Την ευθύνη ανάπτυξης του προτύπου έχει αναλάβει από τον Αύγουστο του 2007, ο ΕΛΟΤ Το βασικό πρότυπο με κωδικό ΕΛΟΤ 1429 τέθηκε σε δημόσια διαβούλευση από τις 11 Απριλίου μέχρι 21/05/08. Τα τελικά κείμενα θα εγκριθούν από τον ΕΛΟΤ και θα αποτελέσουν το Ελληνικό Πρότυπο Διοίκησης - Διαχείρισης Έργων δημόσιου χαρακτήρα για την επιβεβαίωση της επάρκειας των δικαιούχων τους ( «οικογένεια» προτύπων ΕΛΟΤ 1429/1431,1-3/1432). Μεταβατική περίοδος (μέχρι την έναρξη εφαρμογής του ελληνικού προτύπου). Οι κατευθύνσεις εξειδικεύθηκαν με σχετική υπουργική απόφαση και εγκύκλιο οδηγιών όπως προβλέπεται στο νόμο 3614/07 για τη διαχείριση των αναπτυξιακών παρεμβάσεων του ΕΣΠΑ.

Ισχύς της επιβεβαίωσης επάρκειας Δικαιούχος, ο οποίος λαμβάνει από οποιαδήποτε Ειδική Υπηρεσία κατά την μεταβατική περίοδο, το σχετικό έγγραφο επιβεβαίωσης διαχειριστικής επάρκειας, το χρησιμοποιεί για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα Επιχειρησιακά Προγράμματα και συνοδεύει κάθε μελλοντική πρόταση του προς αυτά, μέχρι την έναρξη εφαρμογής του νέου Ελληνικού Προτύπου Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων. Σε κάθε περίπτωση, δικαιούχος που έχει λάβει επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας κατά την μεταβατική περίοδο οφείλει, μετά την λήξη της μεταβατικής περιόδου, να πιστοποιηθεί σύμφωνα με το Ελληνικό Πρότυπο Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων, μέσω των μηχανισμών που θα προβλεφθούν για το σκοπό αυτό.

Μεθοδολογία Με ευθύνη των αρμόδιων αρχών διαχείρισης των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων και με τις κατευθύνσεις της Εθνικής Αρχής Συντονισμού δημοσιοποιούνται προσκλήσεις εκδήλωσης ενδιαφέροντος, με τις οποίες καλούνται οι δυνητικοί δικαιούχοι να υποβάλλουν αιτήσεις – φακέλους για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής τους επάρκειας . Την εξέταση των αιτήσεων – φακέλων αναλαμβάνουν εξουσιοδοτημένα στελέχη των αρμόδιων Ειδικών Υπηρεσιών, με την καθοδήγηση της Εθνικής Αρχής Συντονισμού. Τα στελέχη αυτά ορίζονται από τον Γενικό/ Ειδικό Γραμματέα, που εποπτεύει την αντίστοιχη Ειδική Υπηρεσία. Η επιβεβαίωση της επάρκειας πραγματοποιείται με διοικητικό έλεγχο του περιεχομένου του φακέλου της αίτησης καθώς και με αυτοψία – επιθεώρηση από τα ως άνω στελέχη, όπου απαιτείται.

Κατηγοριοποίηση φορέων Ανάλογα με το είδος των πράξεων που προτίθεται να αναλάβει ο δικαιούχος φορέας, η επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας κατηγοριοποιείται ως εξής: Επιβεβαίωση τύπου Α, για έργα με τεχνικό αντικείμενο και πιο συγκεκριμένα δημόσια έργα υποδομής και τεχνικές μελέτες. Επιβεβαίωση τύπου Β, για έργα χωρίς τεχνικό αντικείμενο και πιο συγκεκριμένα έργα και δράσεις προμηθειών και υπηρεσιών. Επιβεβαίωση τύπου Γ, μόνο για εξειδικευμένες δράσεις ΕΚΤ, καθώς και λοιπές δράσεις που υλοποιούνται με ίδια μέσα, οι οποίες θα προσδιορισθούν με τη συνεργασία Εθνικής Αρχής Συντονισμού και αρμοδίων Διαχειριστικών Αρχών.

Βασικές απαιτήσεις διαχειριστικής επάρκειας Δικαιούχων Η συμβατότητα του κανονιστικού πλαισίου λειτουργίας του δικαιούχου με το κοινοτικό δίκαιο, σχετικά με την ανάθεση και διαχείριση δημοσίων συμβάσεων . Ο ορισμός των υπηρεσιών και των αρμοδίων οργάνων που είναι υπεύθυνα για τις διαδικασίες προγραμματισμού και ωρίμανσης πράξεων, διενέργειας διαγωνισμού ανάθεσης και διαχείρισης συμβάσεων, παρακολούθησης και πιστοποίησης του φυσικού αντικειμένου, οικονομικής διαχείρισης έργου. Η τεκμηρίωση των ανωτέρω διαδικασιών με την μορφή εγχειριδίου, που χρησιμοποιεί για την λειτουργία του ο δικαιούχος (και για όσους διαθέτουν ISO 9001). Η επάρκεια της υλικοτεχνικής υποδομής του δικαιούχου, η οποία διασφαλίζει επαρκή λειτουργικότητα και ασφαλή αποθήκευση – διαχείριση πληροφοριών και αρχείων.

Α. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΙΤΗΣΗΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Α. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΙΤΗΣΗΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΙΤΗΣΗΣ ΦΟΡΕΑ …/…./2008 ΕΠΙΣΥΝΑΠΤΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ - ΕΓΓΡΑΦΑ 1. ΦΕΚ ίδρυσης Νομαρχιακής Αυτοδιοίκησης (Ν. . ) 2. ΦΕΚ εσωτερικού Οργανισμού Οργάνωσης και Λειτουργίας της Ν.Α. 3. Απόφαση Νομάρχη/ Ν.Σ. για έγκριση συστήματος διαχειριστικής επάρκειας και λειτουργικού οργανογράμματος / επιχειρησιακής δομής 4. Πίνακας Υπηρετούντος προσωπικού στις εμπλεκόμενες υπηρεσιακές μονάδες – βιογραφικά σημειώματα υπευθύνων 5. Εγχειρίδια διαδικασιών (πιθανά σε CD) 6. Λίστα τυποποιημένων εντύπων 7. Λίστα περιεχομένου βιβλιοθήκης / ηλεκτρονικής βιβλιοθήκης 8. Λίστα χρησιμοποιούμενου hardware και software (Προσθέστε γραμμές αν απαιτείται)

ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΙΤΟΥΜΕΝΗΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗΣ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΕΣ ΜΟΝΑΔΕΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΙΤΟΥΜΕΝΗΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗΣ 1. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ (όλα τα Τμήματα) ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ Α (ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΤΥΠΟΥ Α) Α 2. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ (όλα τα τμήματα ή Τμήμα Λογιστηρίου, Ταμείου και Γραφείο Προμηθειών) ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ Β (ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΤΥΠΟΥ B) Β 3. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ \/Τμήματα: Γραμματείας, Συλλογικών οργάνων και Πρόνοιας ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ Γ (υποβολή αίτησης μόνο για ειδικές δράσεις) Γ 4. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ……………… Α Β Γ

1. Πιστοποίηση ISO σε ισχύ 2. Εγχειρίδια διαδικασιών Αριθμός πιστοποιητικού ………..021 Απόφαση αρμοδίου οργάνου για την εφαρμογή του/ων εγχειριδίου/ων διαδικασιών Απόφαση Δημάρχου …/08 και Απόφαση ΔΣ …/08 Πιστοποιητικός φορέας Αριθμός διαπίστευσης φορέα πιστοποίησης ΤǗV.…… ΕΛΟΤ……. Χρόνος ισχύος πιστοποιητικού …………. Πεδίο πιστοποίησης ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ, ΔΙΟΙΚΗΣΗ, ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΡΓΩΝ Επισυναπτόμενα έγγραφα Απόφαση Δημάρχου και ΔΣ για εφαρμογή του εγχειριδίου ή Εγχειρίδιο Συστήματος Ποιότητας και Πιστοποιητικό

Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ 1. ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑ (ΑΠΑΙΤΗΣΗ 1) 1.1 Πρόβλεψη σχετικής αρμοδιότητας υλοποίησης έργων ΦΕΚ ίδρυσης/λειτουργίας ή καταστατικό με επισήμανση των σχετικών παραγράφων Αναφέρεται και επισυνάπτεται το ΦΕΚ με τη νομοθεσία ίδρυσης του φορέα π.χ. Κώδικας Δήμων & Κοινοτήτων Η σχετική αρμοδιότητα υλοποίησης έργων για τους ΟΤΑ α΄ βαθμού προβλέπεται από τον Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων. Η συγκρότηση της πρωτοβάθμιας τοπικής Αυτοδιοίκησης έγινε με τον Ν. 2539/97 ΦΕΚ 244/4-12-1997 «Συγκρότηση της πρωτοβάθμιας Τοπικής Αυτοδιοίκησης». Για τους ΟΤΑ που έχουν ΦΕΚ σύστασης για λόγους πληρότητας του φακέλου, μπορεί να υποβληθεί. Το ΦΕΚ ίδρυσης είναι απαραίτητο εάν τη διαχειριστική επάρκεια τη ζητά ένα Ν.Π.Δ.Δ. του Δήμου, του οποίου οι αρμοδιότητες δεν ορίζονται ρητά στο νόμο, αλλά στη συστατική του πράξη, πάντοτε όμως εντός των αρμοδιοτήτων που έχουν από το Σύνταγμα και τον ΚΔΚ οι Δήμοι. Επίσης, το ΦΕΚ ή το Καταστατικό σύστασης έχει αντικείμενο εάν την επάρκεια τη ζητά ένας Σύνδεσμος Ο.Τ.Α. ή μια Δημοτική Επιχείρηση, αφού και αυτών οι αρμοδιότητες δεν ορίζονται στο νόμο, αλλά καθορίζονται με τη συστατική τους πράξη. Ενδεικτική απάντηση: ΦΕΚ σύστασης …………………… Η Πρόβλεψη σχετικής αρμοδιότητας υλοποίησης έργων γίνεται στον Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων Ν. 3463/2006, άρθρο 75

Γίνεται σύντομη αναφορά στην εφαρμοζόμενη νομοθεσία Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ 1. ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑ (ΑΠΑΙΤΗΣΗ 1) 1.2 Συμβατότητα θεσμικού πλαισίου με το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο 1.2.1 Συμβατή με την εθνική και κοινοτική νομοθεσία ανάθεση μελετών Εφαρμοζόμενο θεσμικό πλαίσιο και παράγραφοι σχετικών κανονιστικών κειμένων φορέα (εσωτ. κανονισμοί κ.α.) Γίνεται σύντομη αναφορά στην εφαρμοζόμενη νομοθεσία καθώς και αναφορά του εσωτερικού κειμένου στο οποίο αναφέρεται η υποχρέωση ανάρτησης στην οικεία ιστοσελίδα των προκηρύξεων για ποσά άνω των 15 000 € 1.2.2 Συμβατή με την εθνική και κοινοτική νομοθεσία ανάθεση έργων Γίνεται σύντομη αναφορά στην εφαρμοζόμενη νομοθεσία καθώς και αναφορά του εσωτερικού κειμένου στο οποίο αναφέρεται η υποχρέωση ανάρτησης στην οικεία ιστοσελίδα των προκηρύξεων για ποσά άνω των 15 000 € 1.2.3 Συμβατή με την εθνική και κοινοτική νομοθεσία ανάθεση προμηθειών και υπηρεσιών 1.2.4 Συμβατή με τη νομοθεσία διαδικασία χειρισμού συμβάσεων (τροποποιήσεις,κ.α.) Γίνεται σύντομη αναφορά στην εφαρμοζόμενη νομοθεσία

Ο Οργανισμός Εσωτερικών Υπηρεσιών (Ο.Ε.Υ.) του Δήμου Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ 2. ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ (ΑΠΑΙΤΗΣΗ 2) 2.1 Οργανωτική Δομή 2.1.1 Ύπαρξη εγκεκριμένου οργανογράμματος Οργανόγραμμα και Απόφαση οργάνου για έγκριση οργανογράμματος και πίνακας προσωπικού Παρουσιάζεται αφενός το οργανόγραμμα, που ισχύει με βάση τον εσωτερικό Οργανισμό Οργάνωσης & Λειτουργίας του φορέα (όπως ισχύει από το πλέον πρόσφατο ΦΕΚ), καθώς και η περιγραφή ενός λειτουργικού οργανογράμματος (επιχειρησιακής δομής), η οποία συνδυάζει τις υφιστάμενες υπηρεσίες με τους ρόλους για την εφαρμογή των απαιτούμενων διαδικασιών. Ενδεικτική απάντηση Ο Οργανισμός Εσωτερικών Υπηρεσιών (Ο.Ε.Υ.) του Δήμου έχει δημοσιευτεί στο ΦΕΚ …………………., Για τεκμηρίωση υποβάλλονται: 1. ΦΕΚ του Ο.Ε.Υ. και Οργανόγραμμα βάσει αυτού 2. Κατάσταση προσωπικού του Δήμου. 3.Αποφάσεις ανάθεσης καθηκόντων και αρμοδιοτήτων. 4. Οργανόγραμμα που απεικονίζει την πραγματική λειτουργία του Δήμου (λειτουργικό οργανόγραμμα)

2.1.2 Ύπαρξη μονάδας/οργάνου αρμόδιων για τον προγραμματισμό έργων/ενεργειών Ονοματεπώνυμο - ιδιότητα υπευθύνου μονάδας και απόφαση ορισμού αρμοδίου οργάνου Αναφέρεται το ονοματεπώνυμο και η ιδιότητα του υπευθύνου της μονάδας (π.χ. του Δ/ντή Προγραμματισμού). Επίσης αναφέρεται ποιο είναι το αρμόδιο όργανο για την εισήγηση και την έγκριση του ετήσιου προγράμματος και ο αριθμός της σχετικής απόφασης (π.χ. η απόφαση έγκρισης του συστήματος διαχείρισης συγχρ. Έργων ή της εφαρμογής της επιχειρησιακής δομής – λειτουργικού οργανογράμματος). Ενδεικτική απάντηση Για τον Προγραμματισμό των έργων αρμόδια είναι η Διεύθυνση (ή Τμήμα ή γραφείο) ……. σύμφωνα με το άρθρο ……… του Ο.Ε.Υ. του Δήμου. Υπεύθυνος της μονάδας για τη λειτουργία του Προγραμματισμού είναι ο ………………….., υπάλληλος του Δήμου …… με βαθμό ….. Ή Υπεύθυνος Προγραμματισμού έχει οριστεί με την …./2008 Απόφαση του Δημάρχου ο ………………….., υπάλληλος του Δήμου …… με βαθμό …., ο οποίος έχει όλες τις αρμοδιότητες και τα καθήκοντα που προκύπτουν από τις απαιτήσεις για τον Προγραμματισμό των έργων.

2.1.3 Ύπαρξη μονάδας/οργάνου αρμόδιων για το σχεδιασμό και ωρίμανση έργων Ονοματεπώνυμο - ιδιότητα υπευθύνου μονάδας και απόφαση ορισμού αρμοδίου οργάνου Αναφέρεται το ονοματεπώνυμο και η ιδιότητα του υπευθύνου της μονάδας (π.χ. του Δ/ντή Προγραμματισμού ή του Δ/ντή Τεχν. Υπηρεσιών). Επίσης αναφέρεται ποιο είναι το αρμόδιο όργανο για την εισήγηση και την έγκριση του ετήσιου προγράμματος και ο αριθμός της σχετικής απόφασης (π.χ. η απόφαση έγκρισης του συστήματος διαχείρισης συγχρ. Έργων ή της εφαρμογής της επιχειρησιακής δομής – λειτουργικού οργανογράμματος) Ενδεικτική απάντηση Σύμφωνα με τον Ο.Ε.Υ. του Δήμου, αρμόδιο για το σχεδιασμό και ωρίμανση έργων είναι Διεύθυνση / Τμήμα ……………………. , υπεύθυνος της /του οποίου -,ας είναι ο/η ……………….. Για τις προμήθειες, υπηρεσίες αρμόδιες για το σχεδιασμό και ωρίμανση είναι ……………

Περιγραφή της τεχνικής 2.1.4i Καθορισμός απαραίτητων οργάνων αναθέτουσας αρχής Αναφορά των αρμόδιων οργάνων (προϊσταμένη αρχή – Διευθύνουσα υπηρεσία) και αποφάσεις Ορισμού Αναφέρονται τα προβλεπόμενα όργανα και ειδικότερα για την επιβεβαίωση τύπου Α η προϊσταμένη αρχή και η Διευθύνουσα υπηρεσία (π.χ. Νομαρχιακή επιτροπή και Δ/νση Τεχν. Υπηρεσιών) καθώς και οι σχετικές αποφάσεις (από ΦΕΚ ή αποφάσεις Νομ. Συμβουλίου) Για την επιβεβαίωση τύπου Β και ειδικότερα για την ανάθεση προμηθειών και υπηρεσιών πρέπει να αναφερθούν επίσης τα αντίστοιχα όργανα (π.χ. Νομαρχιακή Επιτροπή ως όργανο της αναθέτουσας αρχής/προϊσταμένη αρχή και Τμήμα προμηθειών ως Διευθύνουσα υπηρεσία) 2.1.4ii Ύπαρξη συγκροτημένης τεχνικής υπηρεσίας με την ελάχιστη στελέχωση Περιγραφή της τεχνικής υπηρεσίας και της στελέχωσης της (Ονοματεπώνυμο – ιδιότητα προϊσταμένου και στελεχών) Περιγράφεται η στελέχωση και οργάνωση της Τεχνικής υπηρεσίας (ονοματεπώνυμα και ιδιότητες Δ/ντή και προϊσταμένων τμημάτων καθώς και ένα σχεδιάγραμμα οργανογράμματος). Επισυνάπτονται βιογραφικά δύο τουλάχιστον στελεχών - μηχανικών με δικαίωμα υπογραφών ή κατάσταση προσωπικού κατάλληλα θεωρημένη 2.1.4iii Ύπαρξη επαρκούς επιχειρησιακής μονάδας για την διενέργεια διαγωνισμών και ανάθεση - διαχείριση συμβάσεων Περιγραφή της μονάδας και της υπευθύνου και Εφόσον η Ν.Α. ενδιαφέρεται και για επιβεβαίωση τύπου Β περιγράφεται η στελέχωση και οργάνωση της αντίστοιχης υπηρεσιακής μονάδας για τη διενέργεια διαγωνισμών και διαχείριση συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών π.χ. Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών ή Δ/νση Εμπορίου (ονοματεπώνυμα και ιδιότητες Δ/ντή και προϊσταμένων - βιογραφικά ή κατάσταση προσωπικού κατάλληλα θεωρημένη )

Περιγράφεται η στελέχωση και οργάνωση της/των 2.1.5 Ύπαρξη μονάδας/οργάνου αρμόδιων για την παρακολούθηση της υλοποίησης του έργου και την πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου έργων Ονοματεπώνυμο – ιδιότητα υπευθύνου μονάδας και απόφαση ορισμού αρμοδίου οργάνου Περιγράφεται η στελέχωση και οργάνωση της/των αντίστοιχης /ων υπηρεσίας/ιών. Εφόσον έχει περιγραφεί η υπηρεσία σε προηγούμενα πεδία (π.χ. Τεχνική Υπηρεσία ή Δ/νση Οικονομικών) γίνεται παραπομπή 2.1.6 οικονομική διαχείριση των έργων Περιγράφεται η στελέχωση και οργάνωση της Οικονομικής Υπηρεσίας (ονοματεπώνυμα και ιδιότητες Δ/ντή και προϊσταμένων τμημάτων καθώς και ένα σχεδιάγραμμα οργανογράμματος). Επισυνάπτονται βιογραφικά ενός ή περισσότερων στελεχών οικονομικής κατεύθυνσης ή κατάσταση προσωπικού κατάλληλα θεωρημένη 2.1.7 Εξασφάλιση νομικής κάλυψης Περιγραφή τρόπου νομικής κάλυψης, σχετικές αποφάσεις Περιγράφεται η υφιστάμενη κατάσταση με την οποία εξασφαλίζεται η νομική κάλυψη της Ν.Α. και πιο συγκεκριμένα το βιογραφικό του νομικού συμβούλου (ή συμβούλων) με αναφορά στον εγκεκριμένο ΟΟΛ ή εναλλακτικά ο τρόπος με τον οποίο η Ν.Α. έχει αναθέσει σχετικές υπηρεσίες σε εξωτερικό συνεργάτη νομικό (π.χ. ανάθεση με πάγια αντιμισθία) και επισυνάπτεται η σχετική σύμβαση

κανονισμού υπηρεσιών ή 2.2 Καθορισμός αρμοδιοτήτων και διάκριση καθηκόντων 2.2.1 Σαφής καθορισμός αρμοδιοτήτων των διαφόρων μονάδων /οργάνων Απόσπασμα εσωτερικού κανονισμού υπηρεσιών ή άλλου σχετικού εγγράφου Επισυνάπτεται απόσπασμα του ισχύοντος ΟΟΛ ή/και της εγκεκριμένης επιχειρησιακής δομής για την υλοποίηση συγχρηματοδοτούμενων έργων, από όπου θα προκύπτει η απαίτηση 2.2.2 Επαρκής διάκριση καθηκόντων Περιγραφή θέσης (καθηκόντων) για την πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου και την διεκπεραίωση πληρωμών, αξιολόγησης υποψηφίων για ανάθεση και παρακολούθησης σύμβασης Γίνεται σύντομη αναφορά και επισυνάπτεται απόσπασμα από τον εσωτερικό ΟΟΛ ή/και την εγκεκριμένη επιχειρησιακή δομή για τις θέσεις/υπευθύνους για την πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου και τη διεκπεραίωση των πληρωμών (προσοχή στις περιπτώσεις προμηθειών και υπηρεσιών όταν την ευθύνη και των δύο διαδικασιών έχει η Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών) Χρήσιμη είναι και η απόδειξη της διάκρισης καθηκόντων μεταξύ μελών επιτροπής διαγωνισμού και παρακολούθησης συμβάσεων

Επισυνάπτεται απόσπασμα του ισχύοντος ΟΟΛ ή της εγκεκριμένης 2.2 Καθορισμός αρμοδιοτήτων και διάκριση καθηκόντων 2.2.1 Σαφής καθορισμός αρμοδιοτήτων των διαφόρων μονάδων /οργάνων. Απόσπασμα εσωτερικού κανονισμού υπηρεσιών ή άλλου σχετικού εγγράφου. Επισυνάπτεται απόσπασμα του ισχύοντος ΟΟΛ ή της εγκεκριμένης επιχειρησιακής δομής για την υλοποίηση συγχρηματοδοτούμενων έργων, από όπου θα προκύπτει η απαίτηση Ενδεικτική απάντηση 1. Απόσπασμα Ο.Ε.Υ. του Δήμου. 2. Απόφαση Δημάρχου …./2008 για κατανομή προσωπικού. 3. Απόφαση ……/2008 για καθορισμό αρμοδιοτήτων και καθηκόντων του προσωπικού. 2.2.2 Επαρκής διάκριση καθηκόντων. Περιγραφή θέσης (καθηκόντων) για την πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου και την διεκπεραίωση πληρωμών, αξιολόγησης υποψηφίων για ανάθεση και παρακολούθησης σύμβασης. Σύντομη αναφορά και επισύναψη αποσπάσματος από τον ισχύοντα Ο.Ε.Υ. ή /και την εγκεκριμένη επιχειρησιακή δομή για τις θέσεις /υπευθύνους για την πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου και τη διεκπεραίωση των πληρωμών. (Προσοχή στις περιπτώσεις προμηθειών και υπηρεσιών όταν την ευθύνη και των δύο διαδικασιών έχει η Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών). Χρήσιμη είναι και η απόδειξη της διάκρισης καθηκόντων μεταξύ μελών επιτροπής διαγωνισμού και παρακολούθησης συμβάσεων. Οι ισχύοντες Ο.Ε.Υ. των Ο.Τ.Α. περιγράφουν τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες των οργανικών μονάδων. Η περιγραφή αυτή όμως, κατά κανόνα δεν αντιστοιχίζεται με διακριτές μονάδες για την πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου, την διεκπεραίωση πληρωμών, την αξιολόγηση υποψηφίων και την παρακολούθηση της Σύμβασης. Η «επαρκής διάκριση καθηκόντων» που απαιτεί η εγκύκλιος θα πρέπει να ερμηνευτεί ως απαίτηση διακριτής περιγραφής και όχι ως απαίτηση διακριτής μονάδας. Εναλλακτικά, η απαίτηση μπορεί να καλυφθεί με καθορισμό καθηκόντων με απόφαση του Δημάρχου.

Οι διαδικασίες αυτές κατέστησαν στο Δήμο ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ 3. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ (ΑΠΑΙΤΗΣΗ 3) 3.1 Γενικές απαιτήσεις εγχειριδίου διαδικασιών 3.1.1 Ύπαρξη εγχειριδίου/ων διαδικασιών Καταγραφή των διαδικασιών οι οποίες περιγράφονται σε εγχειρίδιο και απόφαση αρμοδίου οργάνου για την εφαρμογή των προβλεπόμενων στο εγχειρίδιο διαδικασιών Γίνεται περιγραφική αναφορά σε επισυναπτόμενο πίνακα με τις διαδικασίες, που περιγράφονται στο ισχύον εγχειρίδιο (ΣΔΠ ή Διαδικασιών υλοποίησης έργων). Επισυνάπτεται η σχετική απόφαση οργάνου για την έγκριση και εφαρμογή του εγχειριδίου Η απαίτηση καλύπτεται με την ενσωμάτωση και προσαρμογή στη λειτουργία του Δήμου, των διαδικασιών που κατάρτισε η Κ.Ε.Δ.Κ.Ε. / Ε.Ε.Τ.Α.Α. Οι διαδικασίες αυτές κατέστησαν στο Δήμο υποχρεωτικές με τη ……./2008 Απόφαση του Δημάρχου (ή ΔΣ;) και συνοπτικά περιλαμβάνουν: Ενότητα 01: 3.2 Προγραμματισμός Έργων Ενεργειών Ενότητα 02: 3.3 Επιχειρησιακός σχεδιασμός και ωρίμανση Έργων Ενότητα 03: 3.4 Διενέργεια διαγωνισμών και ανάθεση συμβάσεων 3.1.2 Τυποποιημένα έντυπα Λίστα τυποποιημένων εντύπων, που χρησιμοποιούνται Παρουσιάζεται ή γίνεται αναφορά σε επισυναπτόμενη λίστα τυποποιημένων εντύπων, που προβλέπονται στο εγκεκριμένο εγχειρίδιο διαδικασιών και επισυνάπτονται υποδείγματα των εντύπων με σχετική σήμανση

Περιγράφεται η υφιστάμενη υποδομή που Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ 4. ΥΛΙΚΟΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΟΔΟΜΗ (ΑΠΑΙΤΗΣΗ 4) 4.1 Μηχανογραφημένη οικονομική διαχείριση Software και σχετικό hardware, που χρησιμοποιείται Περιγράφεται η υφιστάμενη υποδομή που χρησιμοποιεί η σχετική υπηρεσιακή μονάδα π.χ. Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών και πιο συγκεκριμένα οι Η/Υ και το εξειδικευμένο software για την οικονομική διαχείριση 4.1.α Τήρηση λογιστικού σχεδίου όπου προβλέπεται από τη Νομοθεσία Υπεύθυνος τήρησης Αναφέρεται το λογιστικό σχέδιο που εφαρμόζεται με την αντίστοιχη αναφορά στη νομοθεσία καθώς και το ονοματεπώνυμο του στελέχους που έχει τη σχετική ευθύνη 4.2 Ηλεκτρονική παρακολούθηση έργων Software , που Καταγράφεται το σχετικό software με τις βασικές παραμέτρους του (π.χ. ΟΠΣΝΑ) 4.3 Ηλεκτρονική διασύνδεση με βάσεις πληροφοριών Υπεύθυνος, βάσεις πληροφοριών, που διασυνδέονται Προσδιορίζεται το στέλεχος που έχει την ευθύνη και γίνεται παραπομπή σε επισυναπτόμενο πίνακα

4.4 Βιβλιοθήκη (έντυπη ή ηλεκτρονική) με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, πρότυπα τεύχη, υπάρχοντες οδηγοί (ηλεκτρονική ή μη) Υπεύθυνος, καταγραφή των κειμένων – εγγράφων, που περιλαμβάνει Προσδιορίζεται το στέλεχος που έχει την ευθύνη και γίνεται παραπομπή σε επισυναπτόμενο πίνακα (παραπομπή σε σχετικό πίνακα του προτύπου της ΕΝΑΕ). 4.5 Τεχνική υποστήριξη Υποδομής Υπεύθυνος, ύπαρξη προληπτικής συντήρησης Προσδιορίζεται το στέλεχος που έχει την ευθύνη και γίνεται περιληπτική αναφορά στο εφαρμοζόμενο πρόγραμμα συντήρησης (πιθανώς με επισυναπτόμενη ανάλυση). 4.6 Χώροι / τρόποι ασφαλούς τήρησης – φύλαξης πληροφοριών Καταγραφή χρησιμοποιούμενων χώρων – μεθόδων Περιγράφονται τα βασικά χαρακτηριστικά των χώρων που χρησιμοποιούνται για την αρχειοθέτηση των βασικών αρχείων και εγγράφων και την αποθήκευση των φακέλων των έργων που έχουν ολοκληρωθεί.