Πληροφοριακά Συστήματα στην Τοπική Αυτοδιοίκηση Παμπουκίδης Σπύρος Διευθύνων Σύμβουλος OTS AE

Η τοπική Αυτοδιοίκηση στην Ελλάδα Πρώτος βαθμός 1033 Δήμοι και Κοινότητες Δεύτερος βαθμός 54 Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις Πάνω από 70% των συναλλαγών του Δημόσιου με τους πολίτες πραγματοποιείται μέσω της τοπικής αυτοδιοίκησης Δημοτολόγια, Ληξιαρχεία, Μητρώα Αρένων, Πολεοδομία, Δημόσια Υγεία, Εμπόριο, Βιομηχανία, Περιβάλλον κλπ Slide 2

Τα Πληροφοριακά Συστήματα της ΤΑ Μέσω του σχεδίου «Ι.Καποδίστριας» οι Δήμοι απέκτησαν το 1999 Πληροφοριακά Συστήματα για βασικές επιχειρησιακές τους λειτουργίες (Δημοτολόγιο, Πρωτόκολλο, Λογιστική, Μισθοδοσία) Η Νομαρχιακή Αυτοδιοίκηση συστήθηκε το 1994 και μέχρι σήμερα δεν υπήρξε μια οργανωμένη παρέμβαση για την δημιουργία Πληροφοριακών Υποδομών Slide 3

Τα έργα ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στην ΤΑ Δήμοι ΚΕΠ Εθνικό Δημοτολόγιο Διαδικτυακές Πύλες Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις Back office (Πρωτόκολλο, Λογιστική, Μισθοδοσία, Προσωπικό, Έργα) Πολεοδομία Υγεία-Πρόνοια Εμπόριο Βιομηχανία Slide 4

Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση … … τι πραγματικά προσδοκούμε; Χρήστες Πραγματικό Όφελος Διοίκηση Πολίτες-Επιχειρήσεις Το έργα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης θα πρέπει να έχουν σαφώς προσδιορισμένο το επιδιωκόμενο ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ – ΟΦΕΛΟΣ για τους Χρήστες, τη Διοίκηση και τους Πολίτες Slide 5

Ηλεκτρονική διακυβέρνηση: Μόνο Τεχνολογία; Θέλουμε να πάμε από το 1 στο 4. Οποιαδήποτε μεταβολή στο σχήμα απαιτεί ταυτόχρονη με- ταβολή τόσο στις διαδικασίες, με την απλοποίησή τους, όσο και στον άξονα του χρόνου όπου η χρήση τεχνολογικών εργαλείων μπορεί να συνεισφέρει θετικά. Η κοινή αντίληψη για το που βρισκόμαστε σήμερα στο επίπεδο (πολυπλοκότητας,χρόνου παροχής) είναι ότι βρισκόμαστε στο Ι δηλ οι διαδικασίες είναι πολύπλοκες και ο χρόνος που απαιτείται για την παραγωγή τους είναι μεγάλος. Είναι κρίσιμο να κατανοηθεί το ταυτόχρονο της κίνησης: ας υποθέσουμε ότι επιλέγεται μια διαδικασία που δεν περιλαμβάνει διαφοροποίηση στο επίπεδο του συντονισμού και του χρόνου. Μια διαδικασία που απλοποιείται μεν αλλά εξακολουθεί να διαχέεται χωρίς συντονισμό και δυνατότητα ελέγχου: αν πχ σε μια διαδικασία που περιλαμβάνει δύο επίπεδα αντικαταστήσουμε όλα τα έγγραφα με υπεύθυνες δηλώσεις και δεν είμαστε σε θέση να ελέγξουμε ό,τι υπευθύνως δηλώνεται σε ένα δεύτερο στάδιο υπάρχει περίπτωση είτε να ξαναγυρίσουμε στην προηγούμενη («ασφαλέστερη») κατάσταση είτε να θεσπίσουμε νέες μορφές ελέγχου οι οποίες εισάγουν μια νέα πολυπλοκότητα. Μια κίνηση μόνο στην κατεύθυνση της χρήσης τεχνολογικού κεφαλαίου ώστε να κερδίσουμε σε χρόνο αλλά χωρίς να απλοποιήσουμε τις διαδικασίες, δηλαδή ουσιαστικά μια αναπαράσταση της δομής με χρήση νέων εργαλείων μπορεί να οδηγήσει είτε σε αποτυχίες εφαρμογής των προγραμμάτων ηλεκτρονικής διακυβέρνησης είτε σε μια παράξενη «ηλεκτρονική γραφειοκρατία». Πηγή: Ι. Χάλαρης, Επιχειρησιακές Δράσεις στη Δημόσια Διοίκηση, ΕΚΔΔ Slide 6

Τα έργα e-government έχουν κατά συνέπεια … … και επιχειρησιακή διάσταση Αλλαγή νοοτροπίας από δημοσιονομική σε πελατοκεντρική Ανασχεδιασμός των διαδικασιών Αλλαγή στον τρόπο οργάνωσης των δημοσίων υπηρεσιών (front office και back office) Αλλαγές στο νομικό καθεστώς, ώστε να νομιμοποιηθούν οι νέες πρακτικές και να εξασφαλιστεί η ασφαλής πρόσβαση στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Συνεργασία μεταξύ των φορέων του Δημοσίου για τη δημιουργία μιας ηλεκτρονικής εικονικής κυβέρνησης. Εκπαίδευση και ενεργοποίηση του Ανθρώπινου Δυναμικού Πηγή: Manliev George, Kamenova, Nina, 2002 Slide 7

Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση: Μετασχηματισμός Το Νέο Δημόσιο Μάνατζμεντ Νέο Μοντέλο Δημόσιας Διοίκησης Αποδοτικότητα Αποτελεσματικότητα Οικονομικότητα Το Νέο Δημόσιο Μάνατζμεντ ως αποτέλεσμα της στροφής που παρατηρείται τα τελευταία χρόνια προς τις έννοιες: της αποδοτικότητας, της αποτελεσματικότητας και της οικονομικότητας προτείνει ένα νέο μοντέλο οργάνωσης της δημόσιας διοίκησης το οποίο στοχεύει στην ανταπόκριση προς τις αυξημένες ανάγκες του σύγχρονου πολίτη και τη διαχειριστική ευελιξία. «Το νέο μοντέλο οργάνωσης της δημόσιας διοίκησης στοχεύει στην ανταπόκριση προς τις αυξημένες ανάγκες του σύγχρονου πολίτη και τη διαχειριστική ευελιξία. Η τεχνολογία είναι το μέσο για να συμβάλει στον απαιτούμενο μετασχηματισμό.» Slide 8

Μετασχηματισμός: Τα βασικά χαρακτηριστικά … του νέου μοντέλου Δημόσιας Διοίκησης (1/2) Εκχώρηση αρμοδιοτήτων με σκοπό τη μεγαλύτερη ευελιξία Αξιόπιστη λειτουργία, έλεγχος, λογοδοσία Ανάπτυξη ανταγωνισμού και δυνατότητα επιλογής Παροχή ανταποδοτικών υπηρεσιών Οι οργανισμοί σήμερα διαθέτουν συγκεκριμένους πόρους και διαδικασίες και παράγουν συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Στόχος αποτελεί η βελτίωση του αποτελέσματος. Η βελτίωση του αποτελέσματος απαιτεί επένδυση στους πόρους (ανθρώπινους, Τεχνολογικούς, υποδομών κλπ) και βελτιστοποίηση των διαδικασιών Η αναδιοργάνωση των διαδικασιών, η διευθέτηση θεσμικών ζητημάτων, η εκπαίδευση και ενεργοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού, η προστασία των προσωπικών δεδομένων αποτελούν της επιμέρους συνιστώσες της επιχειρησιακής διάστασης. Τα έργα που δεν έχουν σαφώς προσδιορισμένο επιδιωκόμενο αποτέλεσμα και δεν λαμβάνουν υπ’ όψη τους την επιχειρησιακή διάσταση διατρέχον μεγάλο κίνδυνο να αποτύχουν. Πηγή: Έκθεση O.E.C.D. (Organisation for Economic Coorporation and Development) 1995 Slide 9

Μετασχηματισμός: Τα βασικά χαρακτηριστικά … του νέου μοντέλου Δημόσιας Διοίκησης (2/2) Βελτίωσης της διοίκησης των ανθρώπινων πόρων Βελτιστοποίηση των Τεχνολογικών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) Βελτιστοποίηση της ποιότητας κανονιστικών ρυθμίσεων και νομοθεσίας Ισχυροποίηση των κινητήριων κεντρικών μηχανισμών. Πηγή: Έκθεση O.E.C.D. (Organisation for Economic Coorporation and Development) 1995 Slide 10

Οι κρίκοι της αλυσίδας … ηλεκτρονικών συναλλαγών Διαλειτουργικότητα Διασύνδεση Back Office Front Office Διεπαφή Slide 11

Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση: Το επόμενο βήμα … ένας νέος κόσμος γεννιέται Εξωστρέφεια και Διαλειτουργικότητα Ολοκλήρωση Back Office Συστημάτων Ανασχεδιασμός όλων των διαδικασιών Κεντρικός Μηχανισμός Αυθεντικοποίησης Η συζήτηση πλέον δεν περιστρέφεται πως θα δώσουμε ηλεκτρονικά πιστοποιητικά στους πολίτες αλλά πως θα καταργήσουμε τα πιστοποιητικά διότι οι απαραίτητες πληροφορίες θα ανταλλάσσονται μεταξύ των οργανισμών ηλεκτρονικά. Εξωστρέφεια και διαλειτουργικότητα Η ολοκλήρωση των βασικών πληροφοριακών υποδομών δημιουργεί νέα δεδομένα. Ένας νέος κόσμος γεννιέται. Η επικοινωνία των διαφορετικών συστημάτων μεταξύ τους δημιουργεί σημαντικές ευκαιρίες για την παραγωγή σημαντικής αξίας για όλους. Η συζήτηση πλέον δεν περιστρέφεται πως θα δώσουμε ηλεκτρονικά πιστοποιητικά στους πολίτες αλλά πως θα καταργήσουμε τα πιστοποιητικά διότι θα οι απαραίτητες πληροφορίες θα ανταλλάσσονται μεταξύ των οργανισμών ηλεκτρονικά. Σημαντικό ρόλο θα παίξει η υιοθέτηση της SOA (Service Oriented Architecture) ως βασικής επιχειρησιακής και τεχνολογικής αρχιτεκτονικής των συστημάτων που αναπτύσσονται Το επόμενο βήμα είναι ο ανασχεδιασμός όλων των διαδικασιών αξιοποιώντας τις σύγχρονες τεχνολογικές εξελίξεις και τις υποδομές που δημιουργούνται. Στον ανασχεδιασμό θα πρέπει να ληφθούν υπ’ όψη και οι υποδομές που δημιουργούνται στον ιδιωτικό τομέα (τραπεζικά συστήματα, ERP, e-marketplaces κλπ). Slide 12

Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση … … να κάνουμε τη διαφορά Δεν είναι το μέσο που κάνει τη διαφορά αλλά το περιεχόμενο. Αν μηχανογραφήσουμε το ΧΑΟΣ θα έχουμε απλά ένα ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟ ΧΑΟΣ. Αν κάνουμε την ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΑ ηλεκτρονική θα έχουμε απλά μία ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΑ Για να κάνουμε τη διαφορά θέλει ΤΟΛΜΗ για αλλαγές και ΦΑΝΤΑΣΙΑ για δημιουργία. Slide 13

Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση … … οι κρίσιμοι παράγοντες επιτυχία Η δέσμευση της Διοίκησης σε ξεκάθαρους στόχους. Απαιτείται Εθνικός Σχεδιασμός με ιεράρχηση προτεραιοτήτων και αποκεντρωμένη – περιφερειακή υλοποίηση. Προώθηση των βέλτιστων πρακτικών. Υιοθέτηση του μοντέλου «πιλοτική εφαρμογή και διάδοση επιτυχημένων πρακτικών – roll out». Ενίσχυση των φορέων υλοποίησης σε επιχειρησιακό και τεχνικό επίπεδο. Slide 14

… Η συνταγή της επιτυχίας … οι κρίσιμοι παράγοντες επιτυχία Η δέσμευση της Διοίκησης σε ξεκάθαρους στόχους. Απαιτείται Εθνικός Σχεδιασμός με ιεράρχηση προτεραιοτήτων και αποκεντρωμένη – περιφερειακή υλοποίηση. Προώθηση των βέλτιστων πρακτικών. Υιοθέτηση του μοντέλου «πιλοτική εφαρμογή και διάδοση επιτυχημένων πρακτικών – roll out». Ενίσχυση των φορέων υλοποίησης σε επιχειρησιακό και τεχνικό επίπεδο. Slide 15

OTS: Προσανατολισμένοι στο Αποτέλεσμα … έργα με σημαντικά οφέλη Εθνικό Δημοτολόγιο Διαδημοτικά ΠΣ - ΤΕΔΚ Εισαγγελίες-Πρωτοδικεία Slide 16

Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση στην Πράξη Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση στην Πράξη