ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΗΛΩΣΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ Αλέξανδρος Πεππές Στέλεχος Μονάδας Β3΄ 21/02/2011

1. ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΜΔΔΔ 1. ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΜΔΔΔ 1α. Διαχειριστικό Πλαίσιο Σ.Δ.Ε. Σύμφωνο Αποδοχής Όρων της Απόφασης Ένταξης Πράξης (Σ.Α.Ο.) Άρθρο 4 : Υλοποίηση πράξης - § (β) «… Να ενημερώνει την Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης του Ε.Π ή την Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης σχετικά με την πρόοδο του οικονομικού αντικειμένου με τα Δελτία Δήλωσης Δαπανών Υποέργου/ων. Τα Δελτία Δήλωσης Δαπανών υποβάλλονται εντός 10 ημερολογιακών ημερών από τη λήξη του κάθε ημερολογιακού μήνα εντός του οποίου πραγματοποιήθηκε η δαπάνη και μέχρι την οικονομική εκκαθάριση της πράξης. Στα Δελτία Δήλωσης Δαπανών θα υποβάλλονται συνημμένα τα απαραίτητα υποστηρικτικά έγγραφα (αντίγραφα παραστατικών, λογιστικές καταστάσεις κλπ.)…»

1β. Ηλεκτρονική Υποβολή Εισαγωγή στη http://logon.mnec.gr και Υποβολή των Δελτίων (Οδηγίες για Δικαιούχους : στο www.ops.gr )

1γ. Συμπλήρωση ΜΔΔΔ Εισαγωγή Στοιχείων

α) για Επιχορήγηση με ίδια Μέσα («Αυτεπιστασία»)

β) για Προμήθεια / Παροχή Υπηρεσιών (Παράδειγμα 1)

(Παράδειγμα 2)

γ) για περισσότερες του ενός μήνα ή της μίας κατηγορίας δαπανών, εγγραφές (π.χ. Αρχικό (μόνο !) Μηνιαίο για 2 μήνες ή Μηνιαίο με Άμεσες και Έμμεσες δαπάνες ή Μηνιαίο για δαπάνες ενός μήνα και μίας κατηγορίας, αλλά διακριτών ΠΕ, βλ. έργο Πρακτικής Άσκησης)

1δ. Υποβολή ΜΔΔΔ Συνήθεις Καταστάσεις για τους Δικαιούχους : ΥΠΟ ΥΠΟΒΟΛΗ Κατάσταση που παίρνει το δελτίο επιλέγοντας δημιουργία ή νέα έκδοση. Το δελτίο είναι επεξεργάσιμο ΥΠΟΒΛΗΘΗΚΕ Το δελτίο δεν είναι επεξεργάσιμο. Το δελτίο είναι προσβάσιμο (για επισκόπηση και νέα έκδοση/ όχι για διόρθωση) από τον δικαιούχο και τον χειριστή ΕΥΔ, αν η αρχική έκδοση δημιουργήθηκε από τον δικαιούχο.

Ενέργειες σε Δελτία, για τους Δικαιούχους : ΔΙΟΡΘΩΣΗ Το δελτίο γίνεται επεξεργάσιμο για διορθώσεις. Εφαρμόζεται μόνο σε δελτίο σε κατάσταση Υπό Yποβολή (όταν έχει υποβληθεί, δύναται να ζητηθεί από το χειριστή της ΕΥΔ, Επιστροφή για Διόρθωση – με email – αντί νέας έκδοσης) ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ Το δελτίο είναι διαθέσιμο για ανάγνωση ΝΕΑ ΕΚΔΟΣΗ Το δελτίο που δημιουργείται είναι επεξεργάσιμο. Νέα έκδοση είναι δυνατή στη max έκδοση δελτίου σε κατάσταση Υποβλήθηκε, και σε δελτία σε κατάσταση Μεταφέρθηκε. ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ Με την αντιγραφή δημιουργείται δελτίο με νέο αριθμό σε κατάσταση Υπό υποβολή. Όταν η αντιγραφή γίνεται από χρήστη δικαιούχο, τότε στο αντίγραφο που δημιουργείται είναι δυνατή η αλλαγή σε MIS, Πρόσκληση, ΕΠ, Άξονα. Εφαρμόζεται σε όλες τις καταστάσεις του δελτίου. ΔΙΑΓΡΑΦΗ Εφαρμόζεται σε δελτία σε κατάσταση Υπο υποβολή. ΕΞΑΓΩΓΗ Δίνεται δυνατότητα εξαγωγής του δελτίου σε διάφορους τύπους (συνήθως για αποθήκευση - αρχείο - σε pdf)

2. ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ 2. ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ 2α. ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ (Λ.Κ.) - Ανά πακέτο εργασίας (Π.Ε.) , μόνο όταν υπάρχει δέσμευση διακριτού προϋπολογισμού που απορρέει από συγκριτική αξιολόγηση (Π.χ. Πρακτική Άσκηση, Ηράκλειτος κ.α.) - Ανά κατηγορία δαπάνης από το Ενιαίο Λογιστικό Σχέδιο (π.χ. άμεσες/έμμεσες αλλά και ανά κατηγ. από Λογ. Σχέδιο, π.χ. 61.00)

2β. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΤΗΣ Λ.Κ. - α/α 2β. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΤΗΣ Λ.Κ. - α/α - Ημερομηνία εγγραφής/καταχώρησης στην καρτέλα υποέργου - ΑΦΜ Αναδόχου και Επωνυμία - Αιτιολογία (π.χ. Αμοιβή μόνιμου προσωπικού, μέλους ΔΕΠ/ΕΠ, εξωτερικού συνεργάτη, Υποτροφία, Μετακίνηση, Προμήθεια Αναλωσίμων, Προμήθεια Βιβλίων, Προμήθεια λογισμικού κτλ.) - Είδος και Αριθμός Παρ/κού Αναδόχου (π.χ. Τιμολόγιο Πώλησης, Τ.Π./Δ.Α.,Τ.Π.Υ., Πιστωτικό Τιμολόγιο, Α.Π.Υ., Απόδειξη Δαπάνης, Απόδειξη Είσπραξης, Invoice (για τιμολόγια εξωτερικού), Χ.Ε.Π. (για μετακινήσεις, μισθοδοτικές καταστάσεις, φόρους)) - Ημερομηνία Έκδοσης Παραστατικού Αναδόχου - Συνολικό Ποσό Παραστατικού Αναδόχου Είδος και Αριθμός Παραστατικού Δικαιούχου (π.χ. Επιταγή, Ένταλμα, Έμβασμα, Τραπεζική Συναλλαγή, Γραμμάτιο Είσπραξης) - Ημερομηνία Παραστατικού Δικαιούχου - Συνολικό Ποσό Παραστατικού Δικαιούχου - Κατηγορία Επιλέξιμης Δαπάνης σύμφωνα με το Ενιαίο Λογιστικό Σχέδιο - Επιλέξιμο Ποσό Πληρωμής - Ημερομηνία Εξόφλησης - Πακέτο εργασίας (μόνο όταν υπάρχει διακριτός προϋπολογισμός, π.χ. Πρακτική)

Παράδειγμα Λ.Κ.

3. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΜΔΔΔ ΚΑΙ ΣΧΕΤΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 3. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΜΔΔΔ ΚΑΙ ΣΧΕΤΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 3α. ΥΠΟΕΡΓΟ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗΣ ΜΕ ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ («ΑΥΤΕΠΙΣΤΑΣΙΑ») Διαβιβαστικό (μηδενικό όταν δεν υπάρχουν δαπάνες) ΜΔΔΔ (εκτύπωση από Ηλ. Υποβολή) Λίστα Συμβάσεων (Αριθμός Σύμβασης, ΑΦΜ Αναδόχου,Επωνυμία, Έναρξη/Λήξη, Ποσό,Πακέτο Εργασίας) – (την πρώτη φορά και κάθε φορά που επικαιροποιείται) Λογιστική Κατάσταση (Λ.Κ.) ανά μήνα και ανά κατηγορία δαπάνης (δηλαδή, άμεσες/έμμεσες) Αναλυτικό Καθολικό (Καρτέλα έργου) – (μόνο οι σελίδες που περιέχουν τα στοιχεία των δαπανών – με επισήμανση των εγγραφών) Μηνιαία Κίνηση Λογαριασμού – εκτύπωση από την Τράπεζα (extrait) ( * υπογεγραμμένα και σφραγισμένα)

3β. ΥΠΟΕΡΓΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ/ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Διαβιβαστικό ΜΔΔΔ (εκτύπωση από Ηλ. Υποβολή) Σύμβαση (και ότι αφορά την εγκεκριμένη νομική δέσμευση / διαδρομή ελέγχου, π.χ. Δημοσίευση Προκ/ξης, Απόφαση Συγκρ/σης Επιτροπής Διαγ/σμού, Πρακτικό Κατακύρωσης κτλ.) Πρακτικό της Επιτροπής Παραλαβής Τιμολόγιο αναδόχου Επιταγή δικαιούχου Αποδεικτικό εξόφλησης (…προστέθηκε για τη διαδρομή ελέγχου) Αναλυτικό Καθολικό (….επαλήθευση καταχώρησης στην λογιστική μερίδα έργου) - Μηνιαία Κίνηση Λογαριασμού – εκτύπωση από την Τράπεζα (extrait)

4. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΗ ΔΑΠΑΝΩΝ 4. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΗ ΔΑΠΑΝΩΝ 4α. Αντικείμενο επαληθεύσεων Οι δαπάνες θα πρέπει : - Να συνάδουν με το φυσικό αντικείμενο και τους στόχους του υποέργου Να εμπίπτουν στις κατηγορίες επιλέξιμων δαπανών Να έχουν πραγματοποιηθεί εντός της επιλέξιμης περιόδου Να είναι σύμφωνες με τα υποβληθέντα παραστατικά του αναδόχου και δικαιούχου Να έχουν πράγματι καταβληθεί από τον δικαιούχο - Να αντιστοιχούν σε φυσικό αντικείμενο του υποέργου

Επαληθεύουμε : Τη συμφωνία των στοιχείων που δηλώνονται στο Δελτίο με τα αντίγραφα παραστατικών που το συνοδεύουν Την αντιστοιχία με το φυσικό αντικείμενο Την αντιστοιχία με τους ειδικότερους όρους της Απόφασης Ένταξης (και του Συμφώνου Αποδοχής) Την αντιστοιχία με τους ειδικότερους όρους των αντίστοιχων νομικών δεσμεύσεων Την ορθότητα της δαπάνης(αν είναι σύμφωνη με τα συνοδευτικά παραστατικά του αναδόχου ή δικαιούχου) Την επιλεξιμότητα της δαπάνης (αν πράγματι διενεργήθηκε εντός της επιλέξιμης περιόδου και αν είναι σύμφωνη με τους γενικούς κανόνες επιλεξιμότητας της ΥΠΑΣΥΔ και τους ειδικότερους κανόνες – εάν υφίστανται) Ότι η δαπάνη αφορά την εγκεκριμένη πράξη Ότι η δαπάνη είναι συμβατή με τους όρους του Ε.Π. και το αντίστοιχο ποσοστό χρηματοδότησης, με τους εθνικούς και κοινοτικούς κανόνες δημοσίων συμβάσεων και τους κανόνες κρατικών ενισχύσεων, περιβάλλοντος, ίσων ευκαιριών και μη διακρίσεων Ότι η δαπάνη συνοδεύεται από τα αντίστοιχα υποστηρικτικά έγγραφα και υπάρχει επαρκής διαδρομή ελέγχου Ότι η δαπάνη είναι συμβατή με τους κανόνες δημοσιότητας

4β. Εφαρμογή ΥΠΟΕΡΓΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ/ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ 4β. Εφαρμογή ΥΠΟΕΡΓΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ/ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Διοικητική επαλήθευση στο 100% των δαπανών βάσει παραστατικών, τα οποία αποστέλλονται μαζί με το ΜΔΔΔ (αναφέρθηκαν παραπάνω) ΥΠΟΕΡΓΟ ΑΥΤΕΠΙΣΤΑΣΙΑΣ α) Διοικητική επαλήθευση στο 100% των δαπανών βάσει : Αναλυτικού καθολικού/ Λογιστικής Κατάστασης Κατάστασης πληρωμών Πινάκων (π.χ. αμειβόμενου προσωπικού ή επαναλαμβανόμενων δαπανών που διευκολύνουν τη διενέργεια συστημικής επαλήθευσης) τα οποία αποστέλλονται μαζί με το ΜΔΔΔ (αναφέρθηκαν παραπάνω) β) Διοικητική επαλήθευση βάσει παραστατικών σε δείγμα εγγραφών των λογιστικών/εξωλογιστικών καταστάσεων χωρίς περιορισμό στο ποσοστό (συνήθως 10%), αντίγραφα των οποίων αποστέλλονται, σε δεύτερο χρόνο, με διαβιβαστικό μετά την ενημέρωση από τον αρμόδιο χειριστή

4γ. Αποστολή δείγματος παραστατικών για τη διοικητική επαλήθευση 4γ. Αποστολή δείγματος παραστατικών για τη διοικητική επαλήθευση Η προθεσμία για τη διοικητική επαλήθευση των ΜΔΔΔ ορίζεται μέχρι δέκα (10) εργάσιμες ημέρες από την υποβολή του Δελτίου Δήλωσης Δαπάνης από το δικαιούχο (Τροποποίηση της ΥΠΑΣΥΔ (07/10),άρθ.42) ΓΙΑ ΥΠΟΕΡΓΟ ΑΥΤΕΠΙΣΤΑΣΙΑΣ : Για δείγμα εγγραφών από τη Λ.Κ., που επιλέγονται από τον χειριστή κατά την κρίση του: - παραστατικά δαπανών (π.χ. τιμολόγια, ΑΠΥ) - αποδεικτικά εξόφλησης (π.χ. απόδειξη είσπραξης) - λοιπά δικαιολογητικά Τα είδη των παραστατικών και των δικαιολογητικών δαπανών εξαρτώνται από το είδος της δαπάνης

Αμοιβές Προσωπικού - Διαδικασία Πρόσληψης Αποφάσεις ανάθεσης έργου Σύμβαση Πιστοποίηση εκτελεσθέντος φυσικού αντικειμένου Παραστατικά πληρωμής Αναδόχου (Τιμολόγια, Α.Π.Υ, κτλ.) Παραστατικά δαπάνης Δικαιούχου(Εντολή Πληρωμής, Χ.Ε.Π.,Επιταγή,Κατάσταση Δαπανών κ.α) Παραστατικά εξόφλησης Αναδόχου (Απόδειξη είσπραξης, κτλ.) - Λοιπά δικαιολογητικά Προμήθειες/Υπηρεσίες Ίδια με αυτά που αποστέλλονται με το ΜΔΔΔ, στην περίπτωση Υποέργου Προμήθειας Μετακινήσεις (δαπάνες μετακίνησης, διαμονής, ημερήσιας αποζημίωσης) - Εντολή Μετακίνησης Ημερολόγιο/Κατάσταση κίνησης Κατάσταση Δαπανών Εισιτήρια (αποδείξεις, κάρτες επιβίβασης για αεροπορικά, Υ.Δ. για μετακινούμενους με Ι.Χ.) Δαπάνες Διαμονής (Τιμολόγιο Ξενοδοχείου ή Πρακτορείου, απόδειξη, voucher) Απόδοση Λογαριασμού στο Ημερολόγιο Κίνησης για ημερήσια αποζημίωση - Λοιπά δικαιολογητικά (πρόγραμμα συνεδρίου/εκδήλωσης, βεβαίωση παρακολούθησης, αναφορά πεπραγμένων, κτλ.)

5. ΕΜΜΕΣΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ 5α. Επιλεξιμότητα 5. ΕΜΜΕΣΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ 5α. Επιλεξιμότητα - Κάθε δαπάνη να έχει εξοφλημένο παραστατικό Κάθε δαπάνη πρέπει να συμμετέχει έμμεσα στην πράξη Κάθε δαπάνη να επιμερίζεται στην πράξη και ο επιμερισμός να αιτιολογείται με σταθερή μέθοδο 5β. Διαδικασία Δήλωσης Έμμεσων Δαπανών - Υποβολή ΜΔΔΔ ( Άμεσες και Έμμεσες Δαπάνες  διαφορετικές εγγραφές) (ΜΔΔΔ με μόνο έμμεσες δεν καταχωρείται στο ΟΠΣ) Στην κύρια Λ.Κ. δαπανών ανά υποέργο και μήνα  οι Έμμεσες δηλώνονται ως μία γραμμή Συμπληρωματική αποστολή α) Λογιστικής Κατάστασης Δαπανών Λειτουργίας ΕΛΚΕ ανά μήνα, β) Φύλλου Μερισμού και γ) Περιγραφής Μεθόδου Επιμερισμού δ) Κατάσταση συνολικών δηλωμένων έμμεσων και άμεσων δαπανών (εφόσον δηλώνεται «αυξημένο» ποσό έμμεσων)

5γ. Διοικητική Επαλήθευση Παράδειγμα : Η Λ.Κ. περιλαμβάνει όλες τις δαπάνες λειτουργίας του ΕΛΚΕ που μετέχουν έμμεσα στην υλοποίηση πράξεων, ανά μήνα ↓ Το Φύλλο Μερισμού, όπου σε κάθε Υποέργο καταγράφεται το Ποσό που δηλώνεται ως έμμεση δαπάνη, βάσει της Μεθόδου Επιμερισμού (προσοχή: το άθροισμα των ανωτέρω ποσών = σύνολο των δαπανών της Λ.Κ. δαπανών λειτουργίας ΕΛΚΕ, προφανώς μπορεί να περιλαμβάνονται και δαπάνες που επιβαρύνουν τον ίδιο τον ΕΛΚΕ) 5γ. Διοικητική Επαλήθευση Ίδια διαδικασία με αυτή των άμεσων δαπανών (θα ζητηθεί δείγμα σχετικών παραστατικών) (η επιλογή γίνεται από τη Λ.Κ. δαπανών λειτουργίας του ΕΛΚΕ)

Ευχαριστώ για την Προσοχή σας !