Διαδικασία Διεξαγωγής Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών

Παραδοσιακή διαδικασία διοργανωτή Στάδιο 1 Απόφαση Αγοράς μέσω διαγωνισμού Στάδιο 6 Στάδιο 6 Αξιολόγηση Τυπικών Δικαιολογητικών Στάδιο 7 Τεχνική Αξιολόγηση Στάδιο 8 Αποστολή λίστας προμηθευτών στην cosmoONE Στάδιο 10 Στάδιο 10 Εκπαίδευση Στάδιο 11 Στάδιο 11 Εικονική Δημοπρασία Στάδιο 12 Στάδιο 12 Διεξαγωγή της Δημοπρασίας Στάδιο 13 Αποστολή αποτελεσμάτων Στάδιο 9 Δημιουργία Κωδικών Στάδιο 3 Απόφαση για Δημοπρασία Στάδιο 4 Σύνταξη των όρων και της προκήρυξης Στάδιο 5 Αποστολή Προκήρυξης Στάδιο 14 Κατακύρωση NO YES Στάδιο 2 Συνάντηση με cosmoONE

Στάδιο 1 Απόφαση Αγοράς μέσω διαγωνισμού •Ο διοργανωτής αποφασίζει να προχωρήσει σε προμήθεια αγαθών ή υπηρεσιών μέσω διαγωνισμού. •Επίσης, αποφασίζει εάν πρόκειται για –ανοιχτό ή κλειστό διαγωνισμό, –αν έχει μοναδικό κριτήριο την χαμηλότερη τιμή, αν θα έχει τεχνική βαθμολογία (συμφερότερη προσφορά), –αν θα υπάρξουν ένας ή περισσότεροι νικητές, –κλπ

Στάδιο 2 Συνάντηση με cosmoONE •Ο διοργανωτής κάνει γνωστή την πρόθεση του στην cosmoONE και οι δυο εταιρίες, σε συνάντηση εργασίας, αναλύουν τα είδη υπό προμήθεια και καθορίζουν τις ιδιαίτερες παραμέτρους για τη συγκεκριμένη δημοπρασία. •Αναλύονται οι συνθήκες της αγοράς, όπως η διακύμανση της τιμής κατά τους τελευταίους μήνες, η διαθεσιμότητα των προμηθευτών, οι τεχνικές προδιαγραφές, ο ανταγωνισμός, το χρονικό διάστημα των παραδόσεων, ο προϋπολογισμός, κλπ. • Από τις παραμέτρους θα προκύψει ο σχεδιασμός της cosmoONE. Σε αυτόν θα περιλαμβάνονται : ο τύπος δημοπρασίας, η τιμή εκκίνησης, το βήμα της δημοπρασίας, η διάρκεια της δημοπρασίας, τα στοιχεία που θα είναι διαθέσιμα στους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της δημοπρασίας, τυχόν υπάρχοντες προμηθευτές, κ.α

Στάδιο 3 Απόφαση για Δημοπρασία •Ο σχεδιασμός μετατρέπεται σε ολοκληρωμένη πρόταση που περιλαμβάνει τα τεχνικά στοιχεία καθώς και τον τρόπο υπολογισμού της αμοιβής της cosmoONE. •Με βάση την πρόταση της cosmoONE, ο διοργανωτής αποφασίζει για την διεξαγωγή ή μη της δημοπρασίας. •Σε περίπτωση διεξαγωγής, υπογράφεται σύμβαση με την cosmoONE, (εφόσον δεν υπάρχει σύμβαση-πλαίσιο σε ισχύ). •Σε αντίθετη περίπτωση, η διαδικασία συνεχίζεται σύμφωνα με τον συνηθισμένο τρόπο, χωρίς να υπάρξει αμοιβή για την cosmoONE

Στάδιο 4 Αλλαγή όρων προκήρυξης / πρόσκληση •Η cosmoONE διαμορφώνει τους όρους της ηλεκτρονικής δημοπρασίας ώστε να συμπεριληφθούν από τον διοργανωτή σαν παράρτημα στη διακήρυξη. •Η cosmoONE κάνει τελικό έλεγχο στο κείμενο

Στάδιο 5 Αποστολή Προκήρυξης •Ο διοργανωτής δημοσιεύει την Προκήρυξη στον τύπο (ανοιχτός διαγωνισμός) ή την αποστέλλει σε επιλεγμένους υποψήφιους προμηθευτές (κλειστός διαγωνισμός). •Οι χρόνοι υποβολής των προσφορών είναι εκείνοι που προβλέπονται από την διαδικασία. Η δημοπρασία δεν προσθέτει επιπλέον χρόνο

Στάδιο 6 Αξιολόγηση Τυπικών Δικαιολογητικών •Μετά την κατάθεση των προσφορών (χωρίς τιμές), ο διοργανωτής εξετάζει τα τυπικά δικαιολογητικά συμμετοχής των υποψήφιων προμηθευτών. •Όσοι προμηθευτές δεν κριθούν έγκυροι, αποκλείονται από τη συνέχεια της διαδικασίας

Στάδιο 7 Τεχνική Αξιολόγηση •Ο διοργανωτής προχωράει στην τεχνική αξιολόγηση των εγκεκριμένων υποψήφιων προμηθευτών σύμφωνα με τους όρους της προκήρυξης. •Η αξιολόγηση μπορεί να βασίζεται σε αριθμητική βαθμολογία ή σε ‘pass/fail’ κ.α

Στάδιο 8 Αποστολή λίστας προμηθευτών στην cosmoONE •Ο διοργανωτής αποστέλλει στην cosmoONE την τελική λίστα προμηθευτών μετά την τυπική και τεχνική αξιολόγηση και την εξέταση τυχόν ενστάσεων, ώστε να συμμετάσχουν στην Ηλεκτρονική Δημοπρασία δίνοντας μέσω αυτής την οικονομική προσφορά τους. •Η cosmoONE ελέγχει πόσοι από τους προμηθευτές είναι ήδη καταχωρημένοι στο σύστημα της

Στάδιο 9 Δημιουργία Κωδικών •Για τη συμμετοχή των προμηθευτών που δεν έχουν λάβει μέρος σε ηλεκτρονική δημοπρασία της cosmoONE κατά το παρελθόν, απαιτείται η έκδοση κωδικών πρόσβασης στο σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών μετά από ηλεκτρονική αίτηση των υποψηφίων. •Η διαδικασία αυτή είναι της τάξεως της 1 ημέρας

Στάδιο 10 Εκπαίδευση •Όλοι οι υποψήφιοι προμηθευτές εκπαιδεύονται με τη μεθοδολογία εκπαίδευσης της cosmoONE η οποία περιλαμβάνει ενδεικτικά: εκπαιδευτικά σεμινάρια ή/και τηλεφωνική εκπαίδευση ή/και χρήση οδηγών CD ή/και χρήση εξειδικευμένης εφαρμογής e-learning. •Οι παλαιότεροι χρήστες δεν είναι απαραίτητο να επανεκπαιδευτούν. •Η εκπαίδευση είναι της τάξεως των 30λεπτών

Στάδιο 11 Εικονική Δημοπρασία •Πριν από κάθε δημοπρασία οι συμμετέχοντες λαμβάνουν υποχρεωτικά μέρος σε μια εικονική (demo) δημοπρασία η οποία τους εξασφαλίζει εξοικείωση με την εφαρμογή αλλά και πρόληψη οιονδήποτε τεχνικών θεμάτων μπορεί να παρουσιαστούν κατά τη διάρκεια της σύνδεσης τους με την εφαρμογή των Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών. •Η εικονική δημοπρασία συνήθως διεξάγεται 1-2 ημέρες πριν την κανονική

Στάδιο 12 Διεξαγωγή της Δημοπρασίας •Η διεξαγωγή της δημοπρασίας γίνεται ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας της cosmoONE. •Την δημοπρασία μπορεί να παρακολουθεί και ο διοργανωτής μέσω Internet •Οι προσφορές μπορούν να υποβληθούν από οποιοδήποτε γεωγραφικό χώρο αρκεί να υπάρχει σύνδεση με το Internet. •Σε κάθε συμμετέχοντα παρέχεται δωρεάν πλήρης τεχνική υποστήριξη πριν, κατά τη διάρκεια αλλά και μετά τη διεξαγωγή της δημοπρασίας από εξειδικευμένο προσωπικό μέσω της υπηρεσίας Εξυπηρέτησης Πελατών (Help Desk) της cosmoONE

Στάδιο 13 Αποστολή αποτελεσμάτων •Μετά την ολοκλήρωση της δημοπρασίας η cosmoONE αποστέλλει ηλεκτρονικά και γραπτά στο διοργανωτή πλήρη αναφορά με τα επίσημα αποτελέσματα. •Στα αποτελέσματα εμφανίζονται οι συμμετέχοντες στην δημοπρασία, και τα αναλυτικά στοιχεία των προσφορών τους (ώρα, ποσό κλπ). •Επίσης αναφέρονται τυχόν θέματα που παρατηρήθηκαν κατά την διάρκεια της δημοπρασίας. •Επίσης, μετά το πέρας της δημοπρασίας, και εφόσον δεν συντρέχουν ειδικοί λόγοι, η cosmoONE με βάση τα αποτελέσματα και τον συμφωνημένο τρόπο υπολογισμού της αμοιβής της, εκδίδει τιμολόγιο το οποίο αποστέλλεται στον διοργανωτή. (εκτός αν τιμολογείται ο διοργανωτής με ετήσιο πακέτο )

Στάδιο 14 Κατακύρωση •Η διαδικασία συνεχίζεται σύμφωνα με τον κανονισμό προμηθειών και τις διαδικασίες του διοργανωτή. Ο διοργανωτής έχει πλέον στην κατοχή του και τις οικονομικές προσφορές μέσω της δημοπρασίας. •Ο διοργανωτής, σύμφωνα με τον Κανονισμό Προμηθειών, τους όρους της συγκεκριμένης προμήθειας, και τα αποτελέσματα της δημοπρασίας, αποφασίζει αν θα προχωρήσει ή όχι σε κατακύρωση

ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΔΗΜΟΠΡΑΣΙΩΝ