_ ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΕΛΟΤ 1429 ΓΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ _ ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΡΟΤΥΠΟΥ

ΕΘΝΙΚΟ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ (ΕΣΠΑ) _ ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΕΣ ΠΑΡΕΜΒΑΣΕΙΣ 2007-2013 Ν. 3614/2007:Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007 –2013. Έργα ΕΣΠΑ (ΕΘΝΙΚΟ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ) Αναπτυξιακές παρεμβάσεις που διαχειρίζονται από το Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών με τη συνεργασία των συναρμόδιων Υπουργείων, Περιφερειών και των λοιπών οικείων εταίρων, συγχρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης (ΕΤΠΑ), το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο (ΕΚΤ) και το Ταμείο Συνοχής, υπό τον έλεγχο της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. ΕΘΝΙΚΟ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΑΓΡΟΤΙΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ (ΕΣΣΑΑ) − ΕΘΝΙΚΟ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΑΛΙΕΙΑΣ (Ε.Σ.Σ.Α.ΑΛ) Διαχειρίζονται από Υπ. Αγροτικής Ανάπτυξης και Τροφίμων Αντιστοίχως, συγχρηματοδοτούνται από Ευρωπαϊκό Γεωργικό Ταμείο Αγροτικής Ανάπτυξης (ΕΓΤΑΑ) και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Αλιείας (Ε.Τ.Α.) Προγραμματικό κείμενο με τις εθνικές προτεραιότητες για τις αναπτυξιακές παρεμβάσεις της προγραμματικής περιόδου 2007–2013 τις οποίες διαχειρίζεται το ΥΠΟΙΟ με τη συγχρηματοδότηση από ΕΤΠΑ, ΕΚΤ και Ταμείο Συνοχής. Στις αναπτυξιακές παρεμβάσεις (του Ν. 3614/07) περιλαμβάνονται και το Εθνικό Στρατηγικό Σχέδιο Αγροτικής Ανάπτυξης (ΕΣΣΑΑ ) και το Εθνικό Στρατηγικό Σχέδιο Ανάπτυξης Αλιείας (Ε.Σ.Σ.Α.ΑΛ) τα οποία διαχειρίζεται το Υπουργείο Αγροτικής Ανάπτυξης και Τροφίμων. Το ΕΣΣΑΑ θέτει τις εθνικές προτεραιότητες για την αγροτική ανάπτυξη και αποτελεί τη βάση για την εκπόνηση του Προγράμματος Αγροτικής Ανάπτυξης (ΠΑΑ), που συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Γεωργικό Ταμείο Αγροτικής Ανάπτυξης (ΕΓΤΑΑ). Το Ε.Σ.Σ.Α.ΑΛ. περιλαμβάνει το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Αλιεία που περιέχει μια συγκροτημένη δέσμη εθνικών προτεραιοτήτων για την Αλιεία που επιτυγχάνονται με τη συνδρομή του Ευρωπαϊκού Ταμείου Αλιείας (Ε.Τ.Α.).

ΕΘΝΙΚΟ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ (ΕΣΠΑ) _ ΕΣΠΑ Επιχειρησιακά Προγράμματα (ΕΠ) Άξονες Προτεραιότητας Πράξεις Το ΕΣΠΑ περιλαμβάνει 14 Επιχειρησιακά Προγράμματα (ΕΠ). Τα ΕΠ είναι οι τομεακές ή περιφερειακές αναπτυξιακές στρατηγικές και εμπεριέχουν άξονες προτεραιοτήτων με συγκεκριμένους μετρήσιμους στόχους. Κάθε άξονας προτεραιοτήτων του ΕΠ περιλαμβάνει ομάδες σχετικών πράξεων και κάθε πράξη ομάδα έργων ή/και έργο που επιλέγονται από τη διαχειριστική αρχή του οικείου επιχειρησιακού προγράμματος ή με ευθύνη της, σύμφωνα με κριτήρια που καθορίζονται από την επιτροπή παρακολούθησης. Η επιτροπή παρακολούθησης του ΕΠ συγκροτείται, μετά τη σύμφωνη γνώμη της οικείας διαχειριστικής Αρχής, με κοινή απόφαση του αρμόδιου Υπουργού και του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών, εξετάζει και εγκρίνει τα κριτήρια επιλογής των προς χρηματοδότηση πράξεων και παρακολουθεί την αποτελεσματικότητα και την ποιότητα υλοποίησης του ΕΠ. Τα έργα υλοποιούνται από έναν ή περισσότερους δικαιούχους προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι του άξονα προτεραιότητας με τον οποίο σχετίζονται. Έργα

Τα ΕΠ διακρίνονται σε τομεακά και περιφερειακά. Τα τομεακά είναι: τα δύο (2) Επιχειρησιακά Προγράμματα του ΥΠΕΧΩΔΕ με το μεγαλύτερο συνολικό προϋπολογισμό (10,159 δισ.€) «Ενίσχυση της Προσπελασιμότητας» και «Περιβάλλον −Αειφόρος Ανάπτυξη», που εντάσσονται στο στόχο «σύγκλιση» και χαρακτηρίζονται από το ότι χρηματοδοτούνται από τα δυο Ταμεία, ΕΤΠΑ και Ταμείο Συνοχής τα τρία (3) ΕΠ του ΥΠΟΙΟ, η «Ψηφιακή Σύγκλιση», η «Τεχνική Υποστήριξη Εφαρμογής» και το ΕΠ του στόχου «Ευρωπαϊκή Εδαφική Συνεργασία» και ένα (1) του ΥΠΑΝ, «Επιχειρηματικότητα και Ανταγωνιστικότητα» που χρηματοδοτούνται από το ΕΤΠΑ τα ΕΠ που χρηματοδοτούνται από το ΕΚΤ, του Υπ. Απασχόλησης και Κοινωνικής Προστασίας, «Ανάπτυξη Ανθρωπίνου Δυναμικού», του Υπ. Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, «Εκπαίδευση και δια βίου μάθηση» και του ΥΠΕΣΔΔΑ, «Διοικητική Μεταρρύθμιση» Τα 5 περιφερειακά, τα οποία χρηματοδοτούνται από το ΕΤΠΑ, είναι τα ΠΕΠ: Μακεδονίας – Θράκης Θεσσαλίας – Στερεάς Ελλάδας – Ηπείρου Δυτικής Ελλάδας – Πελοποννήσου – Ιονίων Νήσων Αττικής Κρήτης και Νήσων Αιγαίου Ο συνολικός προϋπολογισμός των ΕΠ φαίνεται στη δεξιά στήλη, από το μεγαλύτερο για την «προσπελασιμότητα», των ΠΕΠ Μακεδονίας – Θράκης και Αττικής, της «Ανάπτυξης Ανθρώπινου δυναμικού» του Υπ. Απασχόλησης και Κοιν. Προστασίας (ΕΚΤ) κοκ.

ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΔΕΠ (Συστήματα Διαχειριστικής Επάρκειας) _ ΝΟΜΟΣ 3614/2007: Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013 Άρθρο 22: Επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας δικαιούχων «Με στόχο την αποτελεσματική και αποδοτική διοίκηση και διαχείριση των συγχρηματοδοτούμενων έργων ΕΣΠΑ, η εθνική αρχή συντονισμού σε συνεργασία με τα Υπουργεία … σχεδιάζει ελληνικό πρότυπο ή τεχνική προδιαγραφή συστήματος και διαχείρισης έργων του ΕΣΠΑ …» «Με ΚΥΑ των υπουργών ΥΠ ΟΙΟ, ΠΕΧΩΔΕ, Εσωτερικών, Ανάπτυξης, Απασχόλησης ρυθμίζεται η εφαρμογή μετά την 1.1.2009 του προτύπου ή της τεχνικής προδιαγραφής» «Μέχρι την έναρξη εφαρμογής της ανωτέρω απόφασης η διαχειριστική επάρκεια των δικαιούχων επιβεβαιώνεται από την αρμόδια διαχειριστική αρχή … Με απόφαση του Υπουργού ΥΠΟΙΟ ρυθμίζεται κάθε αναγκαία λεπτομέρεια για τον προσδιορισμό της μεθόδου και της διαδικασίας επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων» (ΥΑ 1258/ΕΥΣ 2821/11.01.08, Εγκύκλιος ΥΠΟΙΟ 4670/ΕΥΣ 551/01.02.08) Για την αποτελεσματική και αποδοτική διοίκηση και διαχείριση των συγχρηματοδοτούμενων έργων ΕΣΠΑ, ο νόμος 3614 του 2007 προβλέπει την υποχρέωση των δικαιούχων να διαθέτουν επιβεβαίωση της διαχειριστικής τους επάρκειας/ικανότητας υλοποίησης έργων και ειδικότερα των συγχρηματοδοτούμενων έργων ΕΣΠΑ. Ο νόμος 3614 προβλέπει ότι με ΚΥΑ των υπουργών Οικονομίας και Οικονομικών/ Περιβάλλοντος, Χωροταξίας και Δημοσίων (Τεχνικών!) Έργων/ Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης/ Ανάπτυξης/ και Απασχόλησης & Κοινωνικής Προστασίας τίθεται σε εφαρμογή πρότυπο ή τεχνική προδιαγραφή βάσει του οποίου (με τα κριτήρια που καθορίζει) θα γίνεται η επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων. Μέχρι την εφαρμογή του προτύπου ΕΛΟΤ ισχύουν τα κριτήρια επιβεβαίωσης της εγκυκλίου 4670 του ΥΠΟΙΟ της 1ης Φεβρουαρίου 2008 και η επιβεβαίωση δίδεται από τις Διαχειριστικές Αρχές (ΔΑ).

_ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Απαιτήσεις μεταβατικής περιόδου (έντυπο Ι): Συμβατότητα θεσμικού πλαισίου Ύπαρξη μονάδων για τις (5) λειτουργίες υλοποίησης έργων: Εγχειρίδιο διαδικασιών για τις λειτουργίες υλοποίησης έργων και για την παρακολούθηση νομοθεσίας Υλικοτεχνική υποδομή προγραμματισμός, σχεδιασμός & ωρίμανση, διενέργεια διαγωνισμών και ανάθεση σύμβασης παρακολούθηση εκτέλεσης και πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου οικονομική διαχείριση έργων Συμβατότητα θεσμικού πλαισίου να έχει σχετική αρμοδιότητα υλοποίησης έργων τα εφαρμοζόμενα (π.χ. εσωτερικοί κανονισμοί) για τη δημοσιοποίηση προσκλήσεων/διακηρύξεων διαγωνισμών, την ανάθεση δημόσιων τεχνικών έργων συμπεριλαμβανομένων των μελετών, προμηθειών και υπηρεσιών και των μη τεχνικών έργων δηλαδή δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών να είναι συμβατά με την κοινοτική νομοθεσία Οργανωτική δομή Εγκεκριμένο οργανόγραμμα Ύπαρξη μονάδας ή οργάνου για τον προγραμματισμό, το σχεδιασμό και ωρίμανση, τη διενέργεια διαγωνισμών και ανάθεση σύμβασης, την εκτέλεση/παρακολούθηση εκτέλεσης και πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου και για την οικονομική διαχείριση του έργου. Με απαιτούμενα, τη σχετική έγκριση αρμοδίου οργάνου, το ονοματεπώνυμο και την ιδιότητα υπευθύνου. Εξασφάλιση νομικής υποστήριξης Διακριτότητα ρόλων για την πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου και οικονομικού αντικειμένου/πληρωμές και αξιολόγησης υποψηφίων/ανάθεση σύμβασης και παρακολούθηση εκτέλεσης Εγχειρίδιο διαδικασιών Με έγκριση αρμοδίου οργάνου και κατάλογο χρησιμοποιούμενων εντύπων Διαδικασίες κατάρτισης και αναθεώρησης ετήσιου προγράμματος έργων Διαδικασίες καθορισμού απαιτήσεων, διασφάλισης πόρων, σχεδιασμού/προγραμματισμού μελετών και διασφάλισης αδειοδοτήσεων/διοικητικών πράξεων για την προετοιμασία και ωρίμανση του έργου Διαδικασίες προετοιμασίας/διενέργειας διαγωνισμού, αξιολόγησης προσφορών/επιλογής ωφελουμένων, ενστάσεων και ανάθεσης/υπογραφής σύμβασης με ανάδοχο Διαδικασία σχεδιασμού της εκτέλεσης, παρακολούθηση της εκτέλεσης, διαχείρισης αλλαγών/προβλημάτων και ποιότητας έργου (στα τεχνικά έργα) Διαδικασία ελέγχου εγγράφων Διαδικασία ελέγχου και πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου, τήρησης υποχρεώσεων αναδόχου Διαδικασία κατάρτισης εκθέσεων και αναφορών και επικοινωνίας/ενημέρωσης ΔΑ Διαδικασία οικονομικής διαχείρισης για τήρηση ξεχωριστής λογιστικής μερίδας, καθορισμού επιλέξιμων δαπανών, διεκπεραίωσης πληρωμών και τήρησης λογιστικού σχεδίου/συστήματος Διαδικασίες παρακολούθησης ισχύουσας νομοθεσίας και παροχής νομικής υποστήριξης Υλικοτεχνική υποδομή. Μηχανογραφημένη οικονομική διαχείριση, τήρηση λογιστικού σχεδίου, ηλεκτρονική παρακολούθηση έργων, ηλεκτρονική διασύνδεση με βάσεις πληροφοριών, βιβλιοθήκη νομικών πληροφοριών, τεχνική υποστήριξη/συντήρηση/υπεύθυνος προληπτικής συντήρησης και ύπαρξη χώρων και ασφαλής φύλαξη πληροφοριών.

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ _ Εθνική Αρχή Συντονισμού/Γενική Διεύθυνση Αναπτυξιακού Προγραμματισμού, Περιφερειακής Πολιτικής και Δημοσίων Επενδύσεων του ΥΠΟΙΟ, συντονίζει τον προγραμματισμό, την εφαρμογή των ΕΠ και καθοδηγεί τις διαχειριστικές Αρχές (άρθρο 2, Ν.3614/2007) Διαχειριστική Αρχή/ΔΑ ή Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης, υπεύθυνη για τη διαχείριση εκάστου ΕΠ (άρθρο 3 και 5, Ν. 3614/2007) Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή ή Ενδιάμεσος Φορέας Διαχείρισης ασκεί καθήκοντα διαχείρισης ΕΠ υπό την ευθύνη της ΔΑ (άρθρο 4, Ν. 3614/2007) Αρχή Πιστοποίησης/ Αρχή Πληρωμής του ΚΠΣ, των κοινοτικών πρωτοβουλιών και του Ταμείου Συνοχής υπεύθυνη για την πιστοποίηση των δηλώσεων δαπανών στην Επιτροπή Αρχή Ελέγχου, υπεύθυνη για τον έλεγχο της ουσιαστικής λειτουργίας του Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου Οργανισμός υλοποίησης/ δικαιούχος, υπεύθυνος για την έναρξη και υλοποίηση έργων Ανάδοχος, συνάπτει σύμβαση με δικαιούχο για την εκτέλεση έργου Φορείς επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων

Ευρωπαϊκή Επιτροπή ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΑ ΕΡΓΑ ΚΑΙ ΕΛΕΓΚΤΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ Εθνική Αρχή Συντονισμού/ YΠOIO Αρχή Πιστοποίησης Συνεργασία Επαλήθευση Διαχειριστική Αρχή Αρχή Ελέγχου Επίβλεψη Συντονισμός Έλεγχος Επιθεώρηση Ενδιάμεσος Φορέας Διαχείρισης Επαλήθευση Δικαιούχος Ανάδοχος 8

ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΙ _ Οι δικαιούχοι είναι δημόσιοι ή ιδιωτικοί οργανισμοί, φορείς ή επιχειρήσεις αρμόδιοι για την έναρξη ή την έναρξη και υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα (στο πλαίσιο των συγχρηματοδοτούμενων έργων ΕΣΠΑ της προγραμματικής περιόδου 2007-2013). Στα πλαίσια των καθεστώτων ενίσχυσης δυνάμει του άρθρου 87 της Συνθήκης, οι δικαιούχοι είναι δημόσιες ή ιδιωτικές επιχειρήσεις που εκτελούν μεμονωμένο έργο και λαμβάνουν δημόσια ενίσχυση. Ως δικαιούχοι θεωρούνται οι φορείς που αναφέρονται στην παρ. 1 του Ν. 2190/94, δηλαδή υπάγονται στον δημόσιο τομέα: α) ΝΠΔΔ β) ΟΤΑ, συμπεριλαμβανομένης της Κ.Ε.Δ.Κ.Ε. (Κεντρική Ένωση Δήμων και Κοινοτήτων Ελλάδος) και των τοπικών ενώσεων δήμων και κοινοτήτων γ) ΝΠΙΔ ή Α.Ε. που εξυπηρετούν δημόσιο συμφέρον, ανήκουν ή ελέγχονται και επιχορηγούνται από το κράτος. Οι δικαιούχοι δηλαδή είναι οργανισμοί που υπάγονται στον δημόσιο τομέα με τη λειτουργική έννοια (επειδή εξυπηρετούν κοινωφελείς/δημόσιους σκοπούς) ανεξαρτήτως νομικής μορφής. Το βασικό χαρακτηριστικό ενός έργου για να χαρακτηρισθεί ως δημόσιο ή δημοσίου χαρακτήρα είναι να εντάσσεται στο γενικό πλαίσιο της κοινωνικής και οικονομικής αναπτύξεως της χώρας, δηλαδή να εξυπηρετεί δημόσιο συμφέρον. Ο δικαιούχος ως οικονομικός φορέας συνάπτει συμβάσεις, αξιοποιεί δημόσιους πόρους και οφείλει να δικαιολογεί τις δαπάνες αποδεικνύοντας ότι εντάσσονται στους σκοπούς λειτουργίας του και εξυπηρετούν τους στόχους των έργων. Κάθε παράβαση διάταξης του κοινοτικού Δικαίου η οποία προκύπτει από πράξη ή παράλειψη του δικαιούχου και η οποία ζημιώνει ή ενδέχεται να ζημιώσει το γενικό προϋπολογισμό της Ευρωπαϊκής Ένωσης, με τον καταλογισμό στον κοινοτικό προϋπολογισμό αδικαιολόγητης δαπάνης, αποτελεί παρατυπία (Κανονισμός 1083/2006 /Ε.Κ. του Συμβουλίου της 11.7.2006)

ΜΝΗΜΟΝΙΟ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ ΥΠΟΙΟ-ΕΛΟΤ _ Εκπόνηση και έκδοση Ελληνικού Προτύπου Διαχείρισης Έργων (ΕΠΔΕ) Εκπόνηση και έκδοση Οδηγού Εφαρμογής του ΕΠΔΕ Εκπόνηση και έκδοση Κανονισμού Αξιολόγησης της Συμμόρφωσης των Φορέων σύμφωνα με τις απαιτήσεις του ΕΠΔΕ Εκπόνηση Οδηγών εκπαίδευσης εσωτερικών ή/και εξωτερικών επιθεωρητών αξιολόγησης και επιτήρησης του συστήματος διαχείρισης επάρκειας Παροχή εκπαιδευτικών σεμιναρίων ως ακολούθως: 40 εκπαιδευτικές/πιλοτικές επιθεωρήσεις δυνητικών δικαιούχων 4 σεμινάρια σε (80) στελέχη διαχειριστικών αρχών 4 σεμινάρια σε (40)επιθεωρητές 10 ενημερωτικά σεμινάρια σε (200)δυνητικούς δικαιούχους

ΣΕΙΡΑ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ _ ΕΛΟΤ 1429 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα – Απαιτήσεις» ΕΛΟΤ 1431-1 «Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων τεχνικών έργων» ΕΛΟΤ 1431-2 «Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών» ΕΛΟΤ 1431-3 «Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης συγκεκριμένων δράσεων με ίδια μέσα» ΕΛΟΤ ΤΠ 1432 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα – Απαιτήσεις για διεργασίες αξιολόγησης και αξιολογητές» ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17021 «Αξιολόγηση της συμμόρφωσης – Απαιτήσεις για φορείς επιθεώρησης και πιστοποίησης συστημάτων διαχείρισης» ISO 19011 «Οδηγός για την επιθεώρηση συστημάτων διαχείρισης»

_ ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 ΕΠΙΠΕΔΟ 1 ΕΠΙΠΕΔΟ 3 ΕΠΙΠΕΔΟ 2 ΕΛΟΤ 1431-1 ΕΛΟΤ 1431-2 Ο Οδηγός ΕΛΟΤ 1431-1 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων τεχνικών έργων και ο Οδηγός ΕΛΟΤ 1431-2 για οργανισμούς υλοποίησης (μη τεχνικών έργων) δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών που δεν περιλαμβάνονται σε τεχνικά έργα παρέχουν κριτήρια διαβάθμισης της διαχειριστικής επάρκειας σε τρία (3) επίπεδα. ΕΛΟΤ 1431-3 ΌΧΙ ΕΠΙΠΕΔΑ

_ ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 Παροχή κατάλληλης καθοδήγησης για την επεξήγηση των απαιτήσεων του προτύπου ΕΛΟΤ 1429 Εξειδίκευση των απαιτήσεων στις περιπτώσεις όπου το ΕΛΟΤ 1429 αναφέρεται με τους όρους «όταν / εάν / όπου απαιτείται, μπορεί να», «κατάλληλες» ή «απαραίτητες» π.χ. ενέργειες ή «επαρκή» ή άλλους σχετικούς επιθετικούς προσδιορισμούς όπως «αρμόδιο» προσωπικό, «εφαρμοστέες» απαιτήσεις Πρόβλεψη για κατάταξη των οργανισμών σε τρία (3) επίπεδα διαχειριστικής επάρκειας

_ ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 ΔΟΜΗ Η δομή των Οδηγών ταυτίζεται με αυτή του ΕΛΟΤ 1429. Σε κάθε κεφάλαιο έχει αναπαραχθεί το πρωτότυπο κείμενο του ΕΛΟΤ 1429 σε γκρι πλαίσιο Το πρωτότυπο αυτό κείμενο ακολουθείται από: "Οδηγίες για την εφαρμογή" και "Ενδεικτική Τεκμηρίωση" Παραρτήματα (πληροφοριακά) (ΕΛΟΤ 1431-1/2)

_ ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 ΔΟΜΗ – Ενδεικτική Τεκμηρίωση Αναφέρονται ως παραδείγματα τρόποι (εναλλακτικοί ή και συμπληρωματικοί) με τους οποίους ο οργανισμός θα μπορούσε να τεκμηριώσει τη συμμόρφωσή του με την αντίστοιχη απαίτηση του ΕΛΟΤ 1429 και των όσων αναφέρονται στις "Οδηγίες για την εφαρμογή". Ο οργανισμός μπορεί να επιλέξει άλλο/ους συναφή/είς και ισοδύναμο/ους τρόπο/ους για να τεκμηριώσει τη συμμόρφωση αυτή. Για τα Επίπεδα 2 και 3, αναφέρονται μόνο τα πρόσθετα, σε σχέση με το προηγούμενο επίπεδο, στοιχεία και θεωρείται ότι για το επίπεδο αυτό ισχύουν και αυτά του προηγούμενου επιπέδου (ΕΛΟΤ 1431-1/2)

ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 _

ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 – ΕΛΟΤ 1431-1/2 _ Επίπεδα Διαχειριστικής Επάρκειας – Επίπεδο 1 Υλοποίηση Έργων βάσει καθορισμένων διαδικασιών Στο επίπεδο αυτό, εξετάζεται εάν ο οργανισμός: είναι σε θέση να αναγνωρίσει έργα (projects) και να τα υλοποιήσει ανεξάρτητα από τις επαναλαμβανόμενες λειτουργίες του έχει αντιληφθεί ότι τα έργα πρέπει να υλοποιούνται με ξεχωριστό τρόπο από τις υπόλοιπες δραστηριότητές του, και είναι σε θέση να τεκμηριώσει ότι κάθε έργο υλοποιείται με τις δικές του διαδικασίες και διεργασίες, βάσει καθορισμένων ελάχιστων απαιτήσεων. Επίπεδο 1 ≈ Μεταβατική Περίοδο

ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 – ΕΛΟΤ 1431-1/2 _ Επίπεδα Διαχειριστικής Επάρκειας – Επίπεδο 2 Κεντρική Διαχείριση Έργων Στο Επίπεδο αυτό, ο οργανισμός θα πρέπει: να διαθέτει εγκεκριμένη από το αρμόδιο όργανό του μεθοδολογία διαχείρισης έργων, όπου να περιλαμβάνονται διεργασίες, διαδικασίες, και τυποποιημένα "υποδείγματα" (templates) σχετικά με τον σχεδιασμό, εκτέλεση, παρακολούθηση και κλείσιμο των έργων να προγραμματίζει κάθε έργο με βάση τα προβλεπόμενα στην μεθοδολογία αυτή, και να προγραμματίζει κάθε νέο τύπο έργου με βάση την εμπειρία και τεχνογνωσία που έχει αποκτηθεί από την υλοποίηση προηγούμενου/ων έργου/ων, τροποποιώντας κατάλληλα τα τυποποιημένα "υποδείγματα" (templates)

ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 – ΕΛΟΤ 1431-1/2 _ Επίπεδα Διαχειριστικής Επάρκειας – Επίπεδο 3 Συστηματική Παρακολούθηση και συνεχής Βελτίωση Στο Επίπεδο αυτό, ο οργανισμός θα πρέπει: να παρακολουθεί συστηματικά, μέσω δεικτών, την επίδοση των διεργασιών του να αξιοποιεί τα δεδομένα αυτά για συνεχή βελτίωση των διεργασιών του

ΟΔΗΓΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1431-3 _ ΕΛΟΤ 1431-3 – Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης συγκεκριμένων δράσεων με ίδια μέσα Απευθύνεται σε οργανισμούς που : υλοποιούν κοινωνικές δράσεις κυρίως συγχρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο (ΕΚΤ) υλοποιούνται με ίδια μέσα (αυτεπιστασία) η υλοποίηση των έργων με ίδια μέσα ΔΕΝ περιλαμβάνει αναθέσεις προς τρίτους συμβάσεων ποσού άνω των 15.000 €

ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΠΡΟΤΥΠΟΥ ΕΛΟΤ 1429 _ Κεφάλαιο 1: Αντικείμενο Κεφάλαιο 2: Τυποποιητικές Παραπομπές Κεφάλαιο 3: Όροι και Ορισμοί εννοιών Κεφάλαιο 4: Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας Κεφάλαιο 5: Διοίκηση και οργάνωση Κεφάλαιο 6: Ανθρώπινο δυναμικό και υλικοτεχνική υποδομή Κεφάλαιο 7: Υλοποίηση έργου Κεφάλαιο 8: Απολογισμός, Ανάλυση και Αξιολόγηση Αποτελεσμάτων 7.1 Διεργασίες Έναρξης του Έργου 7.2 Διεργασίες Σχεδιασμού 7.3 Εκτέλεση με ίδια μέσα / Ανάθεση συμβάσεων με δημόσιο διαγωνισμό 7.4 Παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου 7.5 Διεργασίες διαχειριστικού κλεισίματος του έργου Κεφ. 1 Αντικείμενο. Καθορισμός απαιτήσεων για ΣΔΕΠ και εφαρμογή για επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας, αυτοαξιολόγηση & αναβάθμιση Κεφ. 2 Συνισχύοντα πρότυπα. ΕΛΟΤ 1431-1, -2 & -3 και ΕΛΟΤ ΤΠ 1432 Κεφ. 3 Ορισμοί εννοιών Κεφ. 4 Επιβάλλει την εγκατάσταση, εφαρμογή, τεκμηρίωση και διατήρηση ΣΔΕΠ ώστε να διασφαλίζεται η «ικανότητα υλοποίησης έργων» και η συνεχής βελτίωση των επιδόσεών του και καθορίζει τις απαιτήσεις τεκμηρίωσης (εγχειρίδιο ΣΔΕΠ, διαδικασίες, έλεγχο εγγράφων και αρχείων) Κεφ. 5 Διοίκηση και οργάνωση. Δέσμευση, ανασκόπηση και προγραμματισμός από Διοίκηση, παρακολούθηση και τήρηση νομοθεσίας, οργανωτική δομή, εκπρόσωπος Διοίκησης, επικοινωνία και ομάδες έργου Κεφ. 6 Ανθρώπινο δυναμικό και υλικοτεχνική υποδομή, και ιδιαίτερα ΤΠΕ Κεφ. 7 Υλοποίηση έργου, Έναρξης/εντοπισμός αναγκών, προετοιμασία και ωρίμανση, σχεδιασμός εκτέλεσης, με διαγωνισμό ή ίδια μέσα, εκτέλεση και παρακολούθηση εκτέλεσης και κλείσιμο έργου Κεφ. 8 Εποπτικοί έλεγχοι/ παράπονα, ανάλυση αποτελεσμάτων, απολογισμός και προτάσεις για συντήρηση/επικαιροποίηση/ανασχεδιασμό ΣΔΕΠ

ΔΟΜΗ ΠΡΟΤΥΠΟΥ ΣΔΕΠ _ Δίδεται έμφαση στην οριζόντια/επιχειρησιακή δομή υλοποίησης έργων (μπλε βέλος) με τον ορισμό στελεχών της κάθετης/ιεραρχικής δομής στις ομάδες έργου. Η υλοποίηση έργων αρχίζει με την σύλληψη της ιδέας ενός έργου για να καλύψει ανάγκες των (άμεσα) ωφελούμενων των έργων και τις απαιτήσεις της ΔΑ (από αριστερά) και ολοκληρώνεται με τη μέτρηση της ικανοποίησης των ενδιαφερομένων μερών (δεξιά) και ειδικότερα των άμεσα ωφελούμενων από το έργο. Περιλαμβάνει τις διεργασίες υλοποίησης έργου, στηρίζεται στη διάθεση πόρων(κεφ. 6), στις εποπτικές και απολογιστικές διεργασίες (κεφ. 8) και διευθύνεται από την ηγεσία, Διοίκηση (κεφ.5).

Κεφάλαιο 3: Γενικές Απαιτήσεις και Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ _ Ο οργανισμός πρέπει να: εγκαταστήσει εφαρμόζει τεκμηριώνει και διατηρεί ενεργό Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ) προκειμένου να διασφαλίζει την ικανότητά του να: υλοποιεί έργα σύμφωνα με το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο, με αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα και βελτιώνει συνεχώς τις επιδόσεις του Επίπεδο 1 Ο οργανισμός θα πρέπει να διαθέτει σε ισχύ ένα ΣΔΕΠ με σότχο τη διασφάλιση της ικανότητάς του να υλοποιεί έργα, σύμφωνα με το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο. Επίπεδο 2 Ο οργανισμός θα πρέπει να διαθέτει σε ισχύ ένα ΣΔΕΠ με στόχο τη διασφάλιση της ικανότητάς του για Κεντρική Διαχείριση όλων των έργων που υλοποιεί. Ο οργανισμός θα πρέπει να ορίσει τον τρόπο με τον οποίο υλοποιεί την Κεντρική Διαχείριση Έργων. Επίπεδο 3 Ο οργανισμός θα πρέπει να διαθέτει σε ισχύ ένα ΣΔΕΠ με στόχο τη διασφάλιση της ικανότητάς του για συνεχή βελτίωση των διαδικασιών και διεργασιών του για τη Διαχείριση Έργων. Υλοποίηση Έργου Περιλαμβάνει τις διεργασίες έναρξης, το σχεδιασμό, την εκτέλεση και την παρακολούθηση της εκτέλεσης, τις διεργασίες παραλαβής και το κλείσιμο του έργου. Υλοποίηση Έργου: διεργασίες που περιλαμβάνονται στον κύκλο ζωής του έργου από τη διαπίστωση της ανάγκης μέχρι την οριστική παραλαβή του έργου. Έκδοση 1.1

Κεφάλαιο 3: Γενικές Απαιτήσεις και Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ _ Το Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ) περιλαμβάνει: τις διεργασίες υλοποίησης των έργων (κεφ. 7) τις διοικητικές και υποστηρικτικές διεργασίες (κεφ. 5 και 6) - ΝΕΑ τις διεργασίες μέτρησης, ανάλυσης και αξιολόγησης (κεφ. 8) - ΝΕΑ Για τις διεργασίες που εντάσσονται στο σύστημα, ο οργανισμός πρέπει να: προσδιορίζει τις σχέσεις και αλληλεπιδράσεις τους εξασφαλίζει τη διαθεσιμότητα των πόρων (και πληροφοριών) για την υποστήριξη, τη λειτουργία και την παρακολούθησή τους. Διαθεσιμότητα & Διαχείριση Πόρων Αναγνωρίζεται ότι σε ορισμένες περιπτώσεις η δυνατότητα παραγωγής έργων εκ μέρους του οργανισμού με συνέπεια και σύμφωνα με τα προσχεδιασμένα / προγραμματισμένα εξαρτάται από την παροχή πόρων, που είναι εκτός του άμεσου ελέγχου του ίδιου του οργανισμού. Στις περιπτώσεις αυτές, στόχος του οργανισμού θα πρέπει να είναι η μέγιστη αξιοποίηση των περιορισμένων διαθέσιμων πόρων. Χρήση Υπεργολάβου Επισημαίνεται ότι ο οργανισμός θα πρέπει να διατηρεί την ευθύνη της συνολικής διαχείρισης στις περιπτώσεις που ανατίθεται σε εξωτερικό οργανισμό η υλοποίηση κάποιων διεργασιών. Ο οργανισμός πρέπει να διαχειρίζεται τις ως άνω διεργασίες σύμφωνα με τις απαιτήσεις του προτύπου ΕΛΟΤ 1429, όπως εξειδικεύονται στους οδηγούς εφαρμογής της σειράς ΕΛΟΤ 1431. Έκδοση 1.1

ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Κεφάλαιο 3: Γενικές Απαιτήσεις και Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ _ Η τεκμηρίωση του συστήματος πρέπει να περιλαμβάνει: Το εγχειρίδιο ΣΔΕΠ με περιγραφή του συστήματος και τη δέσμευση του οργανισμού για την ανάπτυξη και εφαρμογή του συστήματος και το οργανόγραμμα του οργανισμού Την περιγραφή του τρόπου εκτέλεσης των δραστηριοτήτων και τον καθορισμό αρμοδιοτήτων (π.χ. εγχειρίδιο διαδικασιών) Τα έγγραφα που απαιτούνται για την ανάπτυξη, εφαρμογή και έλεγχο των διεργασιών (όπως νομοθεσία, κανονιστικές απαιτήσεις, πρότυπα, προδιαγραφές, οδηγίες εργασίας, τυποποιημένα έγγραφα) Αρχεία που δημιουργούνται και αποδεικνύουν την εφαρμογή και τα αποτελέσματα των διεργασιών, δραστηριοτήτων και ενεργειών Έκδοση 1.1

Κεφάλαιο 3: Γενικές Απαιτήσεις και Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ _ Τα έγγραφα που απαιτούνται για την ανάπτυξη, εφαρμογή και έλεγχο των διεργασιών πρέπει να ελέγχονται ώστε να διασφαλίζεται: Η επάρκεια Η αναγνώριση Η ενημέρωση με τις τρέχουσες αναθεωρήσεις Η κοινοποίηση και διαθεσιμότητά τους για χρήση στις κατάλληλες θέσεις εργασίας. Τα έγγραφα που πρόκειται να αναπτύξει ο οργανισμός στο πλαίσιο του ΣΔΕΠ, όπως διαδικασίες και έντυπα, θα πρέπει να ανταποκρίνονται στις δραστηριότητες του οργανισμού και να προσαρμόζονται διαρκώς ανάλογα με τα αποτελέσματα της εφαρμογής τους. Ενδεικτική Τεκμηρίωση Παρουσίαση της μεθοδολογίας με την οποία διασφαλίζεται ότι τα έγγραφα του ΣΔΕΠ που παρέχουν πληροφόρηση για τις απαιτήσεις είναι επαρκώς ελεγχόμενα και ότι διασφαλίζονται όσα αναφέρονται στη διαφάνεια. Έκδοση 1.1

Κεφάλαιο 3: Γενικές Απαιτήσεις και Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΡΧΕΙΩΝ _ Τα αρχεία πρέπει να : Διατηρούνται όσο απαιτείται είναι εύκολα ανακτήσιμα και αναγνώσιμα Σε ότι αφορά στα αρχεία, πρέπει να διασφαλίζεται: η ταυτοποίηση η ακεραιότητα η μη αλλοίωση των αποτελεσμάτων η προστασία τους Για τα έργα δημόσιου χαρακτήρα, οι άδειες ή άλλα έγγραφα που αφορούν στην προετοιμασία του έργου, τα έντυπα και οι οδηγίες για τη συμπλήρωση των εντύπων, οι διαδικασίες ελέγχου των έργων, οι πληρωμές, οι αναφορές του έργου κλπ, θα πρέπει να τηρούνται με τρόπο που να διασφαλίζεται ότι η απαραίτητη τεκμηρίωση είναι διαθέσιμη ως ένα σύνολο το οποίο είναι ολοκληρωμένο και επικαιροποιείται διαρκώς. Ενδεικτική Τεκμηρίωση Παρουσίαση της μεθοδολογίας με την οποία διασφαλίζεται ότι τα αρχεία, φυσικά ή ηλεκτρονικά, διατηρούνται όσο απαιτείται, είναι ε΄υκολα ανακτήσιμα και αναγνώσιμα, διασφαλίζεται η ταυτοποίηση, ακεραιότητα, μη αλλοίωση αποτελεσματών και η προστασία τους. Κατάλογος με τα αρχεία που παράγονται από την εφαρμογή του ΣΔΕΠ και αφορούν στο σύστημα. Η απαίτηση αφορά αρχεία που προέρχονται από: το ΣΔΕΠ Ολοκληρωμένα έργα Τρέχοντα έργα Έκδοση 1.1

ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ Κεφάλαιο 3: Γενικές Απαιτήσεις και Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ _ Ο οργανισμός πρέπει να: παρακολουθεί τη σχετική νομοθεσία εντοπίζει τις αλλαγές που τον αφορούν κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές στις διαδικασίες υλοποίησης έργων για να συμμορφώνεται με τα παραπάνω Όταν απαιτείται, ο οργανισμός πρέπει να υποστηρίζεται νομικά (αυτοδύναμα ή μέσω τρίτων), ώστε να διασφαλίζεται η τήρηση των νομικών και κανονιστικών απαιτήσεων. Ο οργανισμός, ανεξάρτητα εάν διαθέτει ή όχι νομική υπηρεσία, θα πρέπει να: παρακολουθεί τις μεταβολές της νομοθεσίας (Η παρακολούθηση της νομοθεσίας και της ερμηνείας ή εξειδίκευσης αυτής (εγκύκλιοι, γνωμοδοτήσεις, νομολογία) θα πρέπει να γίνεται κατά προτίμηση από νομικό ή από άτομα κατάλληλων προσόντων που ορίζονται από τη Διοίκηση.) να ενημερώνει σχετικά όλες τις μονάδες και τους εμπλεκόμενους με την παραγωγή των έργων. Η παρακολούθηση της νομοθεσίας περιλαμβάνει τη δημιουργία αρχείου νομικών διατάξεων ανά θεματικό πεδίο, την καταγραφή των αλλαγών από κάθε δυνατή πηγή και τη συνεχή ενημέρωση του σχετικού αρχείου. Η νομική υποστήριξη μπορεί να καλύπτεται είτε από νομικούς που υπηρετούν στον οργανισμό, είτε με ανάθεση συγκεκριμένων υποθέσεων σε άλλους νομικούς. Εφόσον το θεσμικό πλαίσιο το επιτρέπει, η νομική υποστήριξη μπορεί να παρέχεται από τις νομικές υπηρεσίες άλλων φορέων. Η έκφραση «όταν απαιτείται πρέπει να υποστηρίζεται νομικά», σημαίνει ότι, αν ο οργανισμός δεν διαθέτει δική του νομική υπηρεσία, δεν είναι απαραίτητη η μέσω τρίτων νομική υποστήριξη σε περιπτώσεις απλών συμβάσεων, στη σύναψη και υλοποίηση των οποίων δεν υπάρχει οποιαδήποτε εμπλοκή. Σε περιπτώσεις όμως σύνθετων συμβάσεων ή συμβάσεων μεγάλου οικονομικού αντικειμένου ή όπου κατά τη διαδικασία σύναψης υποβάλλονται ενστάσεις, προσφυγές κλπ., η νομική υποστήριξη είναι απαραίτητη και ο οργανισμός οφείλει να την έχει διασφαλίσει. Έκδοση 1.1

ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ, ισχύουσας και αλλαγών Κεφάλαιο 3: Γενικές Απαιτήσεις και Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ, ισχύουσας και αλλαγών _ Βιβλιοθήκη με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο υλοποίησης έργων, τυχόν πρότυπα τεύχη, υπάρχοντες οδηγοί κλπ. Η βιβλιοθήκη μπορεί να είναι ηλεκτρονική. Θα πρέπει να έχει ορισθεί ο μηχανισμός και ο υπεύθυνος για τη συνεχή ενημέρωση της βιβλιοθήκης. Η ενημέρωση της βιβλιοθήκης με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο μπορεί να διευκολύνεται μέσω συνδρομής σε κατάλληλο υποστηρικτικό μηχανισμό (νομικές βάσεις δεδομένων κλπ) Αρχείο σχετικής νομοθεσίας Επίδειξη τουλάχιστον μιας σύνδεσης διαδικτύου γρήγορης προσπέλασης σε ιστοτόπους κατάλληλων εθνικών ή/και ευρωπαϊκών οργανισμών και φορέων. Πρόσβαση σε βάσεις νομικών πληροφοριών και σχετικές ιστοσελίδες (π.χ. Γενική Γραμματεία Δημοσίων Έργων, Μονάδα Παρακολούθησης Διαγωνισμών και Συμβάσεων /ΜΟΠΑΔΙΣ, Εθνικό Τυπογραφείο, www.europa.eu, www.isotitagr) Διαδικασία παρακολούθησης νομοθεσίας Διαδικασία παροχής νομικής υποστήριξης Έκδοση 1.1

ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ _ Διοίκηση του οργανισμού νοείται το ανώτατο όργανο που κατά τις καταστατικές διατάξεις έχει τη διοικητική ευθύνη των μονάδων/στελεχών που εκτελούν τις πέντε (5) βασικές λειτουργίες υλοποίησης έργων/ 1.προγραμματισμός, 2.σχεδιασμός και ωρίμανση, 3. διενέργεια διαγωνισμών και ανάθεση σύμβασης, 4. εκτέλεση και παρακολούθηση εκτέλεσης και 5. οικονομική διαχείριση του έργου/ Για τους οργανισμούς που έχουν νομική μορφή αυτοδιοικούμενου οργανισμού δηλαδή τα νομικά πρόσωπα δημοσίου και ιδιωτικού δικαίου (ΝΠΔΔ και ΝΠΙΔ) ως Διοίκηση νοείται το Διοικητικό Συμβούλιο και το πρόσωπο διά του οποίου αυτό εκφράζεται ή εκπροσωπείται π.χ. Δήμος : Δημοτικό Συμβούλιο και Δήμαρχος Για τα Υπουργεία, ο Γενικός Γραμματέας, για την Περιφέρεια, ο Περιφερειάρχης κτλ.

ΔΕΣΜΕΥΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ - ΝΕΑ _ Η δέσμευση της Διοίκηση του οργανισμού μπορεί να αποδεικνύεται με τα ακόλουθα: Δημιουργία κατάλληλου εργασιακού κλίματος Εξασφάλιση των απαιτούμενων πόρων Ανάθεση δραστηριοτήτων Διασφάλιση αποτελεσματικής εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας Παρακολούθηση ετήσιου προγραμματισμού έργων Διεξαγωγή ανασκοπήσεων του συστήματος Λήψη και υποστήριξη υλοποίησης αποφάσεων για ενέργειες συντήρησης, επικαιροποίησης και βελτίωσης του ΣΔΕΠ

ΔΕΣΜΕΥΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ - ΝΕΑ _ Δημιουργία κατάλληλου εργασιακού κλίματος Καθορισμός στόχων από τον οργανισμό και ενημέρωση του προσωπικού για αυτούς Εφαρμογή κατάλληλου συστήματος υλικών ή άλλων αμοιβών όσων εμπλέκονται στην υλοποίηση έργων, εφόσον προβλέπονται θεσμικά οι σχετικές δυνατότητες Προώθηση και εφαρμογή συστήματος ηθικής ανταμοιβής Αξιοποίηση των ρυθμίσεων της νομοθεσίας για «Διοίκηση με στόχους», για οργανισμούς που υπάγονται στο στενό δημόσιο τομέα Κατά την αξιολόγηση του προσωπικού θα εκτιμάται με ιδιαίτερο βάρος η επίτευξη στόχων Ερώτηση: Αναφέρετε τρόπους δημιουργίας κατάλληλου εργασιακού κλίματος. * Οι άλλες αμοιβές μπορεί να περιλαμβάνουν για παράδειγμα παροχή αδειών.

ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ - ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ _ Η Διοίκηση του οργανισμού πρέπει να καθορίζει και να γνωστοποιεί τους ρόλους στην υλοποίηση και υποστήριξη των έργων. Ο οργανισμός πρέπει να διαθέτει τις μονάδες / όργανα / στελέχη που είναι αρμόδια για τις ακόλουθες 5 βασικές λειτουργίες υλοποίησης έργων: Προγραμματισμό έργων και ενεργειών Σχεδιασμό και ωρίμανση έργων Διενέργεια διαγωνισμού και ανάθεση σύμβασης Εκτέλεση και παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου, έλεγχοι και πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Οικονομική διαχείριση έργων Καθορισμός / Γνωστοποίηση Ρόλων Ο οργανισμός θα πρέπει να διασφαλίσει την απαιτούμενη διάκριση των ρόλων (καθηκόντων και αρμοδιοτήτων), όπως επιβάλλεται από το εθνικό και κοινοτικό θεσμικό πλαίσιο που διέπει την υλοποίηση κάθε είδους πράξης. Διάθεση Μονάδων / Οργάνων / Στελεχών Η απαίτηση του ΕΛΟΤ 1429 για την ύπαρξη μονάδων ή οργάνων ή στελεχών αρμόδιων για τις έξι λειτουργίες που αναφέρονται δεν συνεπάγεται αναγκαστικά και τυπική προσαρμογή των ισχυόντων Οργανισμών Εσωτερικής Υπηρεσίας ή άλλων καταστατικών διατάξεων του οργανισμού. Ο οργανισμός, ανάλογα με το μέγεθος και το είδος του, θα μπορούσε να αποτυπώσει τις λειτουργίες αυτές σε ειδικές πράξεις της Διοίκησης, ή στο Εγχειρίδιο του ΣΔΕΠ καταρτίζοντας «λειτουργικό» οργανόγραμμα, προκειμένου και το προσωπικό να γνωρίζει τις υποχρεώσεις του, αλλά και να καλύπτονται επαρκώς όλες οι φάσεις υλοποίησης ενός έργου, από την αρχική σύλληψη της ιδέας και το σχεδιασμό του, έως και την τελική παραγωγή και το κλείσιμο του έργου. Ειδικότερα, οι οργανισμοί που υλοποιούν δημόσια τεχνικά έργα πρέπει να διαθέτουν κατάλληλα στελεχωμένη τεχνική υπηρεσία.

ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ - ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ _ Ενδεικτική Τεκμηρίωση ΦΕΚ ίδρυσης/σύστασης ή καταστατικό με επισήμανση των σχετικών παραγράφων, από όπου προκύπτει η αρμοδιότητα υλοποίησης έργων Σχετική αναφορά στο Εγχειρίδιο ΣΔΕΠ Εγκεκριμένο Τυπικό Οργανόγραμμα Εγκεκριμένο Λειτουργικό Οργανόγραμμα, αν απαιτείται λόγω της μορφής του οργανισμού Παρουσίαση της προσέγγισης του οργανισμού για στελέχωση των αρμοδίων υπηρεσιών, τόσο ποσοτικά όσο και ποιοτικά Προσδιορισμός αποφαινομένων οργάνων κατά τις απαιτήσεις της νομοθεσίας, όπου απαιτείται Κατάσταση εμπλεκόμενου προσωπικού και περιγραφή καθηκόντων (τουλάχιστον για τις θέσεις ευθύνης) Τεκμηρίωση της συμβατότητας του κανονιστικού πλαισίου λειτουργίας του οργανισμού με το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο Αποφαινόμενα όργανα: Όργανα που εισηγούνται ή παίρνουν αποφάσεις. Τεκμηρίωση της συμβατότητας του κανονιστικού πλαισίου λειτουργίας του οργανισμού με το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο π.χ. σε ότι αφορά στη διαδικασία ανάθεσης, στη δημοσιοποίηση των προσκλήσεων εκδήλωσης ενδιαφέροντος, στη διαχείριση συμβάσεων όπως σε περίπτωση ουσιώδους τροποποίησης των όρων της αρχικής δημόσιας σύμβασης, στην υλοποίηση έργων με ίδια μέσα, κλπ

ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΣΔΕΠ/ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ - ΝΕΑ _ Η Διοίκηση πρέπει να ορίζει ένα στέλεχος του οργανισμού, το οποίο, ανεξάρτητα άλλων ευθυνών, πρέπει να έχει ευθύνη και αρμοδιότητα για: Την επικοινωνία με εξωτερικά μέρη για θέματα που αφορούν στο σύστημα Την παρακολούθηση των διεργασιών του συστήματος ώστε να διασφαλίζεται η τήρηση των κανονιστικών απαιτήσεων και των απαιτήσεων του παρόντος προτύπου Την ευαισθητοποίηση του προσωπικού για την τήρηση των κανονιστικών απαιτήσεων και των απαιτήσεων του παρόντος προτύπου Την ενημέρωση της Διοίκησης σχετικά με την επίδοση του συστήματος για την υλοποίηση έργων και τις ανάγκες βελτίωσης Απόφαση Ορισμού Στην απόφαση ορισμού του εκπροσώπου της Διοίκησης θα πρέπει να αναφέρονται ρητά οι ευθύνες και οι αρμοδιότητες που προκύπτουν από τη συγκεκριμένη απαίτηση, δηλαδή επικοινωνία με εξωτερικά μέρη, παρακολούθηση διεργασιών του συστήματος, ευαισθητοποίηση του προσωπικού και ενημέρωση της Διοίκησης. Η σημαντικότερη από τις εξωτερικές επικοινωνίες είναι αυτή με τις Διαχειριστικές Αρχές (Βλ. Κεφ. 5.3 β Απαίτηση για ενημέρωση της διαχειριστικής Αρχής και των κύριων ενδιαφερομένων για το έργο) και με τον φορέα που θα επιβεβαιώσει την επάρκεια του δικαιούχου. Για το λόγο αυτό, κατά τον ορισμό του υπευθύνου εφαρμογής του ΣΔΕΠ πρέπει να επισημανθεί ιδιαίτερα η ευθύνη του αυτή.

ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ - ΝΕΑ _ Για κάθε έργο η Διοίκηση πρέπει να ορίζει υπεύθυνο έργου και ομάδα έργου, με σαφώς καθορισμένους ρόλους. Η επιλογή των προσώπων γίνεται με βάση: την κατηγορία του έργου τις απαιτούμενες γνώσεις και ικανότητες την εμπειρία τους τη διαθεσιμότητά τους

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ - ΝΕΑ _ Ο οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει την επικοινωνία ώστε να επιτυγχάνεται: Η επίγνωση στον οργανισμό της σημασίας της αποτελεσματικής και αποδοτικής υλοποίησης έργων και της ικανοποίησης των κανονιστικών απαιτήσεων Η αμφίδρομη επικοινωνία μεταξύ των συντελεστών ανά έργο (δηλαδή της ομάδας έργου, των οργανωτικών μονάδων ή στελεχών και της διοίκησης του οργανισμού) Η ενημέρωση των κύριων ενδιαφερομένων για το έργο (π.χ διαχειριστική Αρχή) Για την έγγραφη επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη εκτός οργανισμού, πρέπει να τηρείται πρωτόκολλο και να διατηρούνται σχετικά αρχεία. Η ενημέρωση των «κύριων ενδιαφερόμενων» αφορά κάθε φορέα ή ομάδα προσώπων που σχετίζονται με το έργο άμεσα ή έμμεσα. Έτσι, για παράδειγμα ο Κύριος του έργου, εάν αυτός είναι διαφορετικός από τον ίδιο τον οργανισμό, οι δημότες ή εν γένει οι πολίτες της περιοχής τους οποίους επηρεάζει το έργο, κλπ ανήκουν στην κατηγορία των κύριων ενδιαφερομένων, με την οποία πρέπει να διασφαλίζεται η επικοινωνία. Η ενημέρωση της διαχειριστικής Αρχής όσον αφορά στα συγχρηματοδοτούμενα από την Ευρωπαϊκή Ένωση έργα, αποτελεί ειδική υποχρέωση την οποία οι οργανισμοί πρέπει να καλύπτουν.

ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ - ΝΕΑ _ Επιτυγχάνεται μέσα από: Τα ανώτερα στελέχη πρέπει να εξειδικεύουν την πολιτική του οργανισμού στις εργασίες – διαδικασίες του τμήματός τους Οι εργαζόμενοι πρέπει να παραλαμβάνουν, εάν απαιτείται, οδηγίες εργασίας με τα καθήκοντά τους Στο εγχειρίδιο ΣΔΕΠ πρέπει να απεικονίζεται η σχετική μεθοδολογία εσωτερικής επικοινωνίας και οι ενέργειες με τις οποίες αυτή υλοποιείται. την ευρεία διάδοση του ΣΔΕΠ Οδηγίες Εγκυκλίους Πρακτικά συναντήσεων Έντυπα που συμπληρώνονται στις διάφορες δραστηριότητες που σχετίζονται με το ΣΔΕΠ.

ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ - ΝΕΑ _ Σκοπός: Συχνότητα: σε τακτά χρονικά διαστήματα και τουλάχιστον μία φορά ανά έτος ο έλεγχος της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας των λειτουργιών του ΣΔΕΠ και των αναλαμβανομένων σχετικών ενεργειών η λήψη αποφάσεων και παροχή πόρων για τη συντήρηση, την επικαιροποίηση, την βελτίωση του συστήματος ή/και την αναβάθμιση της διαχειριστικής επάρκειας/ ωριμότητας του οργανισμού στην υλοποίηση έργων η επανεξέταση των στόχων Το εφαρμοζόμενο ΣΔΕΠ θα πρέπει να ανασκοπείται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο με πρωτοβουλία του ορισθέντα ως υπεύθυνου του συστήματος.

ΕΤΗΣΙΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΩΝ _ Στο πλαίσιο του επιχειρησιακού σχεδιασμού του, ο οργανισμός πρέπει να: Καταρτίζει ετήσιο πρόγραμμα έργων για τα οποία έχει την ευθύνη υλοποίησης/ εκτελούμενα, προτεινόμενα, σχεδιαζόμενα προς ένταξη/ εκτέλεση Παρακολουθεί την τήρηση του ετήσιου προγράμματος Επικαιροποιεί το ετήσιο πρόγραμμα Αναλαμβάνει ενέργειες για την έγκαιρη αντιμετώπιση των αποκλίσεων

ΕΤΗΣΙΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΩΝ _ Η απαίτηση προγραμματισμού (όπως και ο στρατηγικός και επιχειρησιακός σχεδιασμός) είναι, στους περισσότερους οργανισμούς, εκ του νόμου υποχρεωτική/ τεχνικό πρόγραμμα και πρόγραμμα προμηθειών. Στα πλαίσια του προγραμματισμού γίνεται μία ουσιαστική αξιολόγηση και ιεράρχηση των έργων που μπορούν να υλοποιηθούν με βάση τους διαθέσιμους πόρους. Ο οργανισμός εφαρμόζει συγκεκριμένη διαδικασία κατάρτισης, παρακολούθησης της τήρησης, επανεξέτασης και αναθεώρησης του ετήσιου προγράμματος έργων

ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ - ΝΕΑ _ Το προσωπικό του οργανισμού που επηρεάζει την αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα των λειτουργιών του συστήματος πρέπει να διαθέτει τα κατάλληλα προσόντα: Μόρφωσης/ ακαδημαϊκά προσόντα Εμπειρίας Κατάρτισης Δεξιοτήτων

ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ - ΝΕΑ _ Όπου απαιτείται, ο οργανισμός πρέπει να: Εντοπίζει τις ανάγκες σε ανθρώπινο δυναμικό π.χ. ανά έργο Καταγράφει την υπάρχουσα τεχνογνωσία και δεξιότητες του προσωπικού στη διαχείριση έργων Προσδιορίζει τις ελλείψεις σε τεχνογνωσία και δεξιότητες Επιλέγει το προσωπικό που διαθέτει τα κατάλληλα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα Όταν επιβάλλεται προσφεύγει σε εξωτερικά μέρη ή συνεργάτες για την κάλυψη των ανωτέρω αναγκών και ελλείψεων Μεριμνά για την αριθμητική επάρκεια του προσωπικού Μεριμνά για την κατάλληλη κατανομή του χρόνου απασχόλησης Διασφαλίζει την ικανοποίηση των αναγκών ανάπτυξης του προσωπικού για την αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος Επίπεδο 2 Ο οργανισμός θα πρέπει να είναι σε θέση να τεκμηριώνει ότι το εμπλεκόμενο στην υλοποίηση έργων προσωπικό του επαρκεί τόσο ποσοτικά όσο και ποιοτικά ως προς την απαιτούμενη εκπαίδευση, εμπειρία, κατάρτιση και δεξιότητες. Ακόμα, ο οργανισμός πρέπει να είναι σε θέση να διαχειρίζεται και την κατάλληλη κατανομή του χρόνου απασχόλησης του προσωπικού, τόσο ατομικά όσο και συλλογικά, ώστε να αποφεύγονται περίοδοι με υπερβολικό φόρτο εργασίας οι οποίες επηρεάζουν αρνητικά την εξέλιξη των έργων. Ο οργανισμός θα πρέπει να μεριμνά για την παρακολούθηση από το προσωπικό προγραμμάτων εκπαίδευσης και κατάρτισης που συμβάλλουν στην αποτελεσματική λειτουργία του ΣΔΕΠ Ο οργανισμός θα πρέπει να διατηρεί και να εφαρμόζει μια διαδικασία με βάση την οποία να προσφεύγει σύμφωνα με τον κανονισμό του και την αντίστοιχη πρόβλεψη της νομοθεσίας, σε εξωτερικά μέρη, όταν δεν διατίθενται από το προσωπικό του τα κατάλληλα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα, που απαιτούνται από την φύση των προς ανάθεση εργασιών. Επίπεδο 3 Ο οργανισμός θα πρέπει να διατηρεί μια διαδικασία εκπαίδευσης και κατάρτισης, μέσω της εφαρμογής της οποίας, να υλοποιεί εκπαιδευτικά προγράμματα σχετικά με τις διεργασίες, διαδικασίες και εργαλεία υλοποίησης έργων, με στόχο την βελτίωση της σχετικής τεχνογνωσίας και των απαραίτητων δεξιοτήτων του προσωπικού που εμπλέκεται στην υλοποίησή τους. Ο οργανισμός θα πρέπει να τεκμηριώνει την επάρκεια και καταλληλότητα του προσωπικού μέσω κατάλληλων δεικτών. Αξιοποιώντας τους δείκτες αυτούς ο οργανισμός, θα πρέπει να βελτιώνει διαρκώς τόσο το ανθρώπινο δυναμικό του όσο και την διαχείριση αυτού.

ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ - ΝΕΑ _ Ενδεικτική Τεκμηρίωση Πίνακας απαιτούμενου προσωπικού για την υλοποίηση του εγκεκριμένου προγράμματος έργων. Πίνακας προσωπικού το οποίο εμπλέκεται στην υλοποίηση έργων με τα εξής στοιχεία: όνομα, ειδικότητα, χρέωση και πρόβλεψη χρόνου απασχόλησης ανά έργο Προσδιορισμός και υλοποίηση των απαιτούμενων ενεργειών για εξασφάλιση της ποσοτικής επάρκειας σε προσωπικό (π.χ. αποφάσεις για νέες προσλήψεις ή συμβάσεις και τεκμήρια υλοποίησης αυτών, ή/και όταν απαιτείται προσφυγή σε εξωτερικά μέρη ή συνεργάτες με αντίστοιχες συμβάσεις και νομικές δεσμεύσεις). Βεβαιώσεις συμμετοχής του προσωπικού σε προγράμματα εκπαίδευσης / κατάρτισης. Όπου εφαρμόζεται, διαδικασία για την προσφυγή σε εξωτερικά μέρη ή συνεργάτες για την κάλυψη των αναγκών και ελλείψεων σε προσωπικό

ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ _ Ο οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει την ικανοποίηση των νομοθετικών και κανονιστικών διατάξεων σχετικά με το περιβάλλον εργασίας και ειδικότερα των απαιτήσεων για την υγεία και ασφάλεια στην εργασία. Τεχνικός ασφαλείας και ιατρός εργασίας για τήρηση μέτρων μελέτης επαγγελματικού κινδύνου και παρακολούθηση των επιπτώσεων στην υγεία των εργαζομένων Ο οργανισμός θα πρέπει επίσης να ορίζει Τεχνικό Ασφαλείας και γιατρό σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.

ΥΠΟΔΟΜΕΣ, ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΜΕΣΑ _ Απαιτούμενη υλικοτεχνική υποδομή: διαθέσιμη επαρκής διατηρείται κατάλληλα διεργασίες υλοποίησης των έργων (Κεφ. 7) λοιπές διεργασίες (Κεφ. 5, 6 & 8)

ΥΠΟΔΟΜΕΣ, ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΜΕΣΑ _ Ενδεικτική Τεκμηρίωση Πίνακας υλικοτεχνικής υποδομής με τα εξής στοιχεία: είδος, αριθμός, τρόπος διατήρησης υπεύθυνος διατήρησης/ συντήρησης Τεκμηρίωση επάρκειας υλικοτεχνικής υποδομής σε σχέση με το εγκεκριμένο πρόγραμμα έργων Τεκμηρίωση καταλληλότητας των επιλεγμένων χώρων και τρόπων διατήρησης /συντήρησης Προσδιορισμός και υλοποίηση ενεργειών για την ικανοποίηση των αναγκών σε ότι αφορά την: ποσοτική επάρκεια της υλικοτεχνικής υποδομής, εξοπλισμού και μέσων εξασφάλιση της κατάλληλης διατήρησης της υλικοτεχνικής υποδομής, εξοπλισμού και μέσων Πίνακας υλικοτεχνικής υποδομής τρόπος διατήρησης (π.χ. προληπτική συντήρηση κάθε έξι μήνες), υπεύθυνος διατήρησης (π.χ. μέσω του προσωπικού ή ξεχωριστής οργανωτικής δομής). ποσοτική επάρκεια της υλικοτεχνικής υποδομής, εξοπλισμού και μέσων (π.χ. αποφάσεις για προμήθεια νέου εξοπλισμού ή ενοικίαση και τεκμήρια υλοποίησης αυτών κλπ). εξασφάλιση της κατάλληλης διατήρησης της υλικοτεχνικής υποδομής, εξοπλισμού και μέσων (π.χ. συχνότερη προληπτική συντήρηση, ορισμός γραφείου μηχανογράφησης κλπ). 47

ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ & ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ (ΤΠΕ) _ διαχείριση έργων, οικονομική διαχείριση, υποστηρικτικό λογισμικό Χρήση κατάλληλου λογισμικού για: παρακολούθηση των κύριων ημερομηνιών και σταδίων – φάσεων κάθε έργου παρακολούθηση των βασικών οικονομικών στοιχείων και χρονικών στοιχείων ως προς το σύνολο των έργων του Μέσω χρησιμοποίησης κατάλληλου λογισμικού παρακολουθεί την εξέλιξη του κάθε έργου και υποβάλει αναφορές παρακολούθησης έργων, σύμφωνα με τις απαιτήσεις επικοινωνίας της εκάστοτε εποπτεύουσας Αρχής (μηνιαίες, τριμηνιαίες αναφορές κλπ)

ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ & ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ (ΤΠΕ) _ Για οικονομική διαχείριση, η ΤΠΕ μπορεί να υποστηρίζει: την καταγραφή των λογιστικών γεγονότων, τη δυνατότητα ελέγχου των λογιστικών εγγραφών, την τήρηση του λογιστικού σχεδίου, όπως προβλέπεται από τη νομοθεσία και την παρακολούθηση των οικονομικών υποχρεώσεων των έργων

ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ, Κεφ. 7 _

_ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ 7.1 Έναρξη του έργου 7.1 Έναρξη του έργου 7.2 Σχεδιασμός εκτέλεσης και παρακολούθησης της εκτέλεσης του έργου (γενικά) 7.3 Σχεδιασμός εκτέλεσης με ίδια μέσα ή ανάθεσης συμβάσεων και διενέργειας δημόσιου διαγωνισμού 7.4 Εκτέλεση και παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου 7.5 Κλείσιμο του έργου

ΕΝΑΡΞΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ - ΝΕΑ _ Οι διεργασίες έναρξης του έργου περιλαμβάνουν τις απαιτούμενες ενέργειες για την εξασφάλιση της ωρίμανσης και της χρηματοδότησής του/ *συμπεριλαμβανομένου του προσδιορισμού της αναγκαιότητας του έργου και των άμεσα ωφελούμενων του έργου Ένταξη του έργου σε πρόγραμμα χρηματοδότησης Για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα ΕΣΠΑ Απόφαση ένταξης της πράξης σε επιχειρησιακό πρόγραμμα του ΕΣΠΑ 2007-2013 και υπογραφή του συμφώνου αποδοχής των όρων της απόφασης ένταξης Με την Υπουργική Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης (ΥΠΑΣΥΔ- 14053/ΕΥΣ 1749 της 27ης Μαρτίου 2008) ορίζονται ο τύπος και το περιεχόμενο της απόφασης ένταξης πράξης στο επιχειρησιακό πρόγραμμα, οι όροι ένταξης και οι υποχρεώσεις των δικαιούχων (σύμφωνο) και προσδιορίζονται τα απαιτούμενα στοιχεία για την εγγραφή της πράξης σε συλλογική απόφαση του προγράμματος δημοσίων επενδύσεων (ΣΑΕ) Η δομή του ΣΦΕ βασίζεται, όσο αφορά, στα παραγόμενα από τον οργανισμό στοιχεία, κυρίως σε τυποποιημένα έγγραφα τα οποία έχουν την μορφή των προτύπων προς συμπλήρωση εγγράφων ή/και τη μορφή επικαιροποιημένων σχεδίων εγγράφων από αντίστοιχα έργα τα οποία έχουν ήδη εκτελεσθεί. Η διαδοχική σειρά συμπλήρωσης των στοιχείων αυτών προσδιορίζεται από τις αντίστοιχες διοικητικές ενέργειες

ΦΑΚΕΛΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ/ ΑΡΧΕΙΟ ΕΡΓΟΥ _ Ο φάκελος του έργου δημιουργείται στη φάση έναρξης του έργου με την ταξινόμηση των πληροφοριών που αφορούν/ απαιτούνται για το σχεδιασμό της εκτέλεσης του έργου Στη φάση σχεδιασμού της εκτέλεσης του έργου συμπληρώνεται από το σχέδιο διαχείρισης έργου Κατά την εκτέλεση του έργου συμπληρώνεται με τα δεδομένα της εκτέλεσης, της πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου και του κλεισίματος του έργου Όταν ο φάκελος του έργου συμπληρώνεται κατάλληλα, παρέχει τα απαιτούμενα δεδομένα για τη λειτουργία και συντήρηση του προϊόντος του έργου Ο φάκελος του έργου μπορεί να αναφέρεται ως αρχείο έργου και μπορεί να διατηρείται σε φυσική ή ηλεκτρονική μορφή.

ΣΧΕΔΙΟ ΦΑΚΕΛΟΥ ΕΡΓΟΥ (ΣΦΕ) - ΝΕΑ _ ο οργανισμός πρέπει να δημιουργεί ένα ή περισσότερα υποδείγματα φακέλου έργου ανάλογα με τα είδη και τις κατηγορίες έργων τα οποία εκτελεί, τον τρόπο χρηματοδότησής τους/ σύμφωνα με τις ισχύουσες νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις και τους όρους χρηματοδότησης τυποποιημένα έντυπα (υποδείγματα προς συμπλήρωση / σχέδια εγγράφων από αντίστοιχα ολοκληρωμένα έργα) διασφάλιση ομοιογενούς τρόπου προετοιμασίας και παρακολούθησης της εκτέλεσης των έργων

ΣΧΕΔΙΟ ΦΑΚΕΛΟΥ ΕΡΓΟΥ - ΝΕΑ _ Σχέδιο Φακέλου Έργου – Παράρτημα Α (πληροφοριακό) [ΕΛΟΤ 1431-1 & ΕΛΟΤ 1431-2] δομή – σύμφωνα με το κεφ. 7 του προτύπου κατευθυντήριες οδηγίες για τη συμπλήρωση του Φακέλου του Έργου στοιχεία τα οποία ο οργανισμός μπορεί να τηρεί συγκεντρωτικά για να συμπληρώνει το φάκελο του έργου στο περιεχόμενο του φακέλου του έργου θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται και κάθε πρόσθετη απαίτηση που επιβάλλεται, για το εκάστοτε είδος έργου, από την ισχύουσα νομοθεσία

ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΑΝΑΓΚΩΝ - ΝΕΑ _ Στο πλαίσιο του σκοπού λειτουργίας του και των επιχειρηματικών του στόχων, ο οργανισμός πρέπει να εντοπίζει τις ανάγκες σε έργα που: σε πιθανούς χρήστες και αποδέκτες των αποτελεσμάτων του έργου Δημιουργούν αξία Καλύπτουν ανάγκες Παρέχουν οφέλη Ο οργανισμός θα πρέπει να εξειδικεύει τους στρατηγικούς στόχους του σε επιμέρους έργα. Τα έργα αυτά θα πρέπει να τα αξιολογεί και να τα ιεραρχεί σε πρώτη φάση, με βάση την πολιτική που εφαρμόζει, το μέγεθος της ανάγκης, τη δική του τεχνογνωσία και τις δυνατότητες υλοποίησής τους Ο οργανισμός για τον οποίο δεν απαιτείται κάτι τέτοιο (π.χ. υπηρεσίες ενός Υπουργείου) θα πρέπει να εντοπίζει, με βάση το θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο λειτουργίας του τις ανάγκες για έργα, να τις ιεραρχεί και να εισηγείται την υλοποίησή τους στα αρμόδια όργανα λήψης αποφάσεων (π.χ. Γενική Γραμματεία Υπουργείου) στο πλαίσιο της ενιαίας στρατηγικής/πολιτικής του.

ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΑΝΑΓΚΩΝ - ΝΕΑ _ Όταν απαιτείται, ο οργανισμός πρέπει να εκτιμά τη σκοπιμότητα του έργου, δηλαδή: Το κόστος Τα αναμενόμενα οφέλη Τις θετικές και αρνητικές επιπτώσεις στο περιβάλλον, στην απασχόληση, στην ισότητα ευκαιριών, στην προσβασιμότητα Τη συνέργεια με άλλα έργα Προκειμένου να εξεταστεί και να τεκμηριωθεί η σκοπιμότητα υλοποίησης του έργου, ανάλογα με το είδος αυτού, ο οργανισμός θα πρέπει να προβαίνει σε διαδικασία εξέτασης αυτών ή και να εκπονεί ειδικές μελέτες.

ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΑΝΑΓΚΩΝ - ΝΕΑ _ Όταν απαιτείται, ο οργανισμός πρέπει να αξιολογεί τη δυνατότητα υλοποίησης και τη βιωσιμότητα του έργου, λαμβανομένων υπόψη: Του κόστους ωρίμανσης, εκτέλεσης, συντήρησης και λειτουργίας Των αντιλήψεων των (άμεσα) ωφελούμενων και λοιπών ενδιαφερομένων μερών για το έργο Ωφελούμενοι του έργου: χρήστες του προϊόντος του έργου ή οι αποδέκτες του αποτελέσματος του και ειδικότερα, προσδιορίζονται οι : άμεσα ωφελούμενοι του έργου

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΚΑΙ ΩΡΙΜΑΝΣΗ ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΑ ΕΡΓΑ – ΜΕΛΕΤΗ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΕΥΚΑΙΡΙΩΝ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ/ Ο οργανισμός πρέπει να εξετάζει τις διαθέσιμες πηγές χρηματοδότησης και να αποφασίζει για την προετοιμασία των έργων προς εκτέλεση και να μεριμνά για την προετοιμασία και ωρίμανση των έργων ώστε να προλαμβάνεται η εμφάνιση προβλημάτων που μπορεί να επηρεάσουν την εκτέλεση του έργου καταρτίζει πρόγραμμα μελετών, μεριμνά για την εκτέλεσή του και αναλαμβάνει έγκαιρα τις απαραίτητες διοικητικές ενέργειες προετοιμασίας π.χ. αδειοδοτήσεις και απαλλοτριώσεις ή λήψη κανονιστικών αποφάσεων εκτιμά το κόστος του έργου και συντάσσει σχέδιο προϋπολογισμού προετοιμάζει τις δημοσιεύσεις προσκλήσεων, προκηρύξεων και τευχών δημοπράτησης ή/και _

ΑΡΧΕΙΑ ΕΝΑΡΞΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ _ προτάσεις, αιτήματα/ πίνακας καταγραφής έργων που έχουν προκύψει από εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη ή έχουν εντοπιστεί εσωτερικά κατά την λειτουργία του οργανισμού. τεχνικό πρόγραμμα/πίνακας προτεινόμενων έργων (μετά από ιεράρχηση) ανά κατηγορία τεχνικών έργων αρμοδιότητας του οργανισμού ή/και σε αντιστοίχιση/εξυπηρέτηση επιχειρησιακών στόχων του ή/και ανά κατηγορία ωφελουμένων στο πλαίσιο του σκοπού λειτουργίας του μελέτη σκοπιμότητας του έργου ή οικονομοτεχνική μελέτη ή έγγραφα με τα οποία διαπιστώνεται/τεκμηριώνεται η ανάγκη και η σκοπιμότητα υλοποίησης του έργου Η δομή του ΣΦΕ βασίζεται, όσο αφορά, στα παραγόμενα από τον οργανισμό στοιχεία, κυρίως σε τυποποιημένα έγγραφα τα οποία έχουν την μορφή των προτύπων προς συμπλήρωση εγγράφων ή/και τη μορφή επικαιροποιημένων σχεδίων εγγράφων από αντίστοιχα έργα τα οποία έχουν ήδη εκτελεσθεί. Η διαδοχική σειρά συμπλήρωσης των στοιχείων αυτών προσδιορίζεται από τις αντίστοιχες διοικητικές ενέργειες

ΑΡΧΕΙΑ ΕΝΑΡΞΗΣ ΕΡΓΟΥ (συνέχεια) _ Καταγραφή/ πίνακας/κατάλογος πιθανών πηγών χρηματοδότησης, παρακολούθηση ευκαιριών χρηματοδότησης χρηματοδοτικών προγραμμάτων/ δυνατοτήτων αυτοχρηματοδότησης-συγχρηματοδότησης ανά κατηγορία τεχνικών έργων και αίτημα χρηματοδότησης πρόγραμμα μελετών ή ΠΠΕ ή ΜΠΕ ή ΣΜΠΕ ανάλογα με τη φύση του έργου, τεχνικά δελτία που έχουν υποβληθεί/εγκριθεί π.χ από διαχειριστική Αρχή για συγχρηματοδοτούμενα Η δομή του ΣΦΕ βασίζεται, όσο αφορά, στα παραγόμενα από τον οργανισμό στοιχεία, κυρίως σε τυποποιημένα έγγραφα τα οποία έχουν την μορφή των προτύπων προς συμπλήρωση εγγράφων ή/και τη μορφή επικαιροποιημένων σχεδίων εγγράφων από αντίστοιχα έργα τα οποία έχουν ήδη εκτελεσθεί. Η διαδοχική σειρά συμπλήρωσης των στοιχείων αυτών προσδιορίζεται από τις αντίστοιχες διοικητικές ενέργειες

ΣΧΕΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ _ Το σχέδιο διαχείρισης έργου μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα: Αντικείμενο έργου (φάσεις έργου, δομή ανάλυσης εργασιών του, ορισμός παραδοτέων) Οργάνωση έργου Πρόγραμμα ελέγχων Χρονοδιάγραμμα έργου Δείκτες παρακολούθησης έργου Διαχείριση κινδύνων Οικονομική διαχείριση Σχέδιο διαχείρισης επικοινωνίας Διαδικασίες διαχείρισης αλλαγών H αποτελεσματική διαχείριση έργου περιλαμβάνει όλες τις συντονισμένες ενέργειες για τη διεύθυνση και τον έλεγχό του. Αυτή θα πρέπει να υλοποιείται μέσα από ένα σχέδιο διαχείρισης έργου (ΣΔΕ), που θα αποτελεί τμήμα του φακέλου έργου, και το οποίο εφαρμόζεται από τον οργανισμό μετά από την εκπόνηση των μελετών που απαιτούνται.

_ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥ Ο οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει, όταν απαιτείται: Την καταγραφή των αναγκών σε προσωπικό με την κατάλληλη τεχνογνωσία για την εκτέλεση, τον έλεγχο, την υποστήριξη και τη διαχείριση του έργου, συμπεριλαμβανομένης της οικονομικής διαχείρισης Την ανάθεση εργασιών και τον προσδιορισμό των ρόλων των μελών της ομάδας έργου Την καταγραφή των ενδεχόμενων αναγκών κατάρτισης / επιμόρφωσης για τους εργαζόμενους της ομάδας έργου Την υλοποίηση του σχετικού εκπαιδευτικού προγράμματος Την καταγραφή των αναγκών σε πόρους για την εκτέλεση του έργου Την εξασφάλιση ή/και προμήθεια αυτών των πόρων

ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΛΕΓΧΩΝ _ Το πρόγραμμα ελέγχων, όταν απαιτείται, πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα: Τον προσδιορισμό των μεθόδων και των διαδικασιών που απαιτούνται για την εκτέλεση και τον έλεγχο ποιότητας του έργου Τις μεθόδους ελέγχου και αποδοχής παραδοτέων σε συνδυασμό με τα κριτήρια ποιοτικής και ποσοτικής αξιολόγησης των παραδοτέων του έργου Τους υπεύθυνους ελέγχου

_ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΕΡΓΟΥ Ο οργανισμός πρέπει να: Διαμορφώνει χρονοδιάγραμμα Προσδιορίζει τους απαιτούμενους πόρους για κάθε δραστηριότητα, όπου απαιτείται Σχεδιάζει την παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος

ΔΕΙΚΤΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ _ Ο οργανισμός πρέπει να τεκμηριώνει την πορεία εκτέλεσης των έργων με δείκτες που μπορούν να περιλαμβάνουν: Δείκτες χρονικής προόδου Δείκτες οικονομικής προόδου Δείκτες εξέλιξης φυσικού αντικειμένου Οι δείκτες αυτοί πρέπει να συμβάλλουν στον εντοπισμό των παραγόντων που επηρεάζουν θετικά ή αρνητικά την εκτέλεση του έργου.

ΔΕΙΚΤΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ _ Ο οργανισμός πρέπει να προσδιορίζει δείκτες παρακολούθησης του έργου οι οποίοι συσχετίζουν το προς υλοποίηση φυσικό αντικείμενο με το χρονοδιάγραμμα Οι δείκτες παρακολούθησης του έργου μπορεί να είναι: οικονομικοί - αξία παραδοτέων/συνολική αξία έργου χρονικοί - χρόνος απόδοσης παραδοτέων/αρχικός εκτιμώμενος χρόνο απόδοσής τους άλλοι

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΙΝΔΥΝΩΝ _ Σε όλη τη δάρκεια του έργου, ο οργανισμός, όταν απαιτείται, πρέπει να: Εντοπίζει και καταγράφει τους πιθανούς κινδύνους του έργου Εκτιμά τη διακινδύνευση του έργου μέσω ποιοτικής ή/και ποσοτικής ανάλυσης των κινδύνων Σχεδιάζει την απόκριση στους κινδύνους Σχεδιάζει την παρακολούθηση των κινδύνων

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ. ΜΕ ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ ή ΑΝΑΘΕΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΜΕ ΔΗΜΟΣΙΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ _ Τρόπος εκτέλεσης του έργου: εκτέλεση έργου με ίδια μέσα εκτέλεση έργου με ανάδοχο Ο οργανισμός πρέπει να αποφασίζει για τον τρόπο εκτέλεσης του έργου, ή τμήματος αυτού και τον τρόπο ανάθεσης σύμφωνα με τις εφαρμοστέες νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις και εγκριτικές πράξεις και ανάλογα: με το είδος του έργου, τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό του και

ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ _ Ο οργανισμός πρέπει να πραγματοποιεί τις απαραίτητες ενέργειες ώστε: να προσδιορίζονται οι εργασίες και τα παραδοτέα, οι πόροι και οι ποσότητες που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν με το αντίστοιχο κόστος τους και το ακριβές χρονοδιάγραμμα των επί μέρους στοιχείων του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου να ορίζονται οι αρμόδιες υπηρεσίες και στελέχη που είναι υπεύθυνα για την εκτέλεση του έργου, να προσδιορίζονται οι διαδικασίες και τα όργανα για την πιστοποίηση, έλεγχο και παραλαβή των παραδοτέων να καλύπτονται τυχόν ανάγκες σε εξειδικευμένο προσωπικό μέσω πρόσληψης ή προσφυγής σε τεχνογνωσία τρίτων (όταν απαιτείται)

ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΑΝΑΔΟΧΟ _ Ο οργανισμός πρέπει να τηρεί διαδικασίες για: προετοιμασία και διενέργεια διαγωνισμού έλεγχος προσφορών χειρισμός ενστάσεων υπογραφή σύμβασης – ολοκλήρωση διαγωνισμού που θα διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με το θεσμικό πλαίσιο διενέργειας του διαγωνισμού και τις αρχές της διαφάνειας και της ίσης μεταχείρισης

ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ _ Ο οργανισμός πρέπει να τεκμηριώνει: την εκτέλεση του έργου σύμφωνα με τα προβλεπόμενα ή/και τον κατάλληλο χειρισμό των μη συμμορφώσεων, αποκλίσεων ή ζητημάτων που προκύπτουν κατά την εκτέλεση Φάκελος του Έργου

ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ _ Η παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου περιλαμβάνει: Ελέγχους ποιότητας εκτέλεσης του έργου και πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Παραλαβή έργου Επικοινωνία και αναφορές Έλεγχο αλλαγών Οικονομική διαχείριση Παρακολούθηση προϋπολογισμού έργου Έλεγχο των απαιτήσεων πληρωμών

ΕΛΕΓΧΟΙ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ _ Ο οργανισμός πρέπει να : παρακολουθεί την εκτέλεση του έργου σύμφωνα με το σχέδιο διαχείρισης έργου να ελέγχει την πρόοδο του έργου ως προς τα προβλεπόμενα παραδοτέα και τις μεταβολές τους να επαληθεύει την τήρηση των προδιαγραφών του φυσικού αντικειμένου όπως αναφέρονται στα σχετικά έγγραφα ανάθεσης να πιστοποιεί ότι τα παραδοτέα είναι συμβατά με: το τεχνικό δελτίο, τη σύμβαση και τα συμβατικά τεύχη και τα σχετικά συνοδευτικά έγγραφα και τις εφαρμοστέες νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις.

_ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΕΡΓΟΥ Παραλαβή έργου: τμηματική προσωρινή οριστική Ο οργανισμός πρέπει να: συγκροτεί τα κατάλληλα όργανα για την καταγραφή και παραλαβή των παραδοτέων, από προσωπικό με κατάλληλα προσόντα και τεχνογνωσία, ελέγχει τα παραδοτέα ως προς την ποσότητα και την ποιότητά τους και να τηρεί τα σχετικά αρχεία, όπου απαιτείται και πιστοποιεί την αξία των εργασιών που έχουν εκτελεστεί

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΕΣ _ Επικοινωνία σχετικά με την πρόοδο του έργου: εσωτερική ομάδα έργου αρμόδιο προσωπικό διοίκηση του οργανισμού εξωτερική διαχειριστική Αρχή ωφελούμενους ευρύ κοινό εκθέσεις προόδου έργου αναφορές έργου δραστηριότητες δημοσιότητας

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΕΣ _ Αναφορές έργου Πληροφορίες για την πρόοδο του έργου σχετικά με: την εκτέλεση των εργασιών και τα παραδοτέα σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα, τα οικονομικά στοιχεία του έργου (π.χ. δαπάνη υλοποίησης εργασιών), τους δείκτες παρακολούθησης έργου και τις αποκλίσεις και αλλαγές.

_ ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΛΛΑΓΩΝ Αλλαγές σε: αντικείμενο παραδοτέα χρονοδιάγραμμα πόρους πληρότητα και η ποιότητα του τελικού προϊόντος του έργου δεν επηρεάζεται δυσμενώς προσδιορίζονται αξιολογούνται εγκρίνονται πριν την εκτέλεση

_ ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΛΛΑΓΩΝ Ο οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει: τον προσδιορισμό και τη συστηματική καταγραφή των αλλαγών σε σχέση με το σχέδιο διαχείρισης του έργου, την ανάθεση της αξιολόγησης των αιτήσεων αλλαγών σε άτομα της ομάδας έργου, την αξιολόγηση και έγκριση των αλλαγών, λαμβάνοντας υπόψη τις νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις, την παρακολούθηση και έλεγχο των απαιτούμενων ενεργειών την τήρηση των κανονιστικών απαιτήσεων για ενδεχόμενες τροποποιήσεις της σύμβασης

ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ _ Η οικονομική διαχείριση πρέπει να περιλαμβάνει: την παρακολούθηση τήρησης του προϋπολογισμού του έργου – Διαδικασίες για: την ενημέρωση/επικαιροποίηση του προϋπολογισμού τη συστηματική και έγκαιρη παρακολούθηση των δαπανών του έργου σε σχέση με τις προβλεπόμενες στον προϋπολογισμό (χρήση συστημάτων ΤΠΕ) την εκτίμηση του τελικού κόστους του έργου τον έλεγχο των απαιτήσεων πληρωμών – Διαδικασίες για: τον έλεγχο της νομιμότητας και κανονικότητας του οικονομικού αντικειμένου, τη διασταύρωση των στοιχείων των πληρωμών με στοιχεία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου του έργου την τεκμηρίωση του οικονομικού αντικειμένου.

ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ _ Ο οργανισμός κατά την ολοκλήρωση του έργου και πριν το διαχειριστικό κλείσιμο του έργου, πρέπει να τεκμηριώνει στο Φάκελο του Έργου ότι : έχουν επιτευχθεί οι στόχοι του έργου έχουν ελεγχθεί και εγκριθεί τα παραδοτέα του έργου έχει βεβαιωθεί η περαίωση των εργασιών έχει βεβαιωθεί η ολοκλήρωση του οικονομικού αντικειμένου έως και την αποπληρωμή έχουν υποβληθεί τα προβλεπόμενα σχέδια συντήρησης ή/και λειτουργίας του τελικού προϊόντος του έργου, όταν απαιτείται έχει συμπληρωθεί ο φάκελος του έργου έχουν καταγραφεί με αναλυτικό τρόπο τυχόν εκκρεμή ζητήματα που αφορούν σε επεκτάσεις του έργου ή νέα έργα, παραδοχές λειτουργίας καθώς και οι περιορισμοί και οι απαιτήσεις λειτουργίας του προϊόντος του έργου

ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ, ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ - ΝΕΑ _ 8.1 Γενικά 8.2 Εσωτερικές Επιθεωρήσεις 8.3 Εξωτερικοί Έλεγχοι 8.4 Διαχείριση Παραπόνων 8.5 Απολογισμός και Συμπεράσματα για Βελτίωση και μελλοντική Αξιοποίηση

_ ΓΕΝΙΚΑ - ΝΕΑ Ο οργανισμός πρέπει να εφαρμόζει μεθόδους ανάλυσης : των μετρήσεων και των δεδομένων από τη λειτουργία και τον έλεγχο των διεργασιών του συστήματος των απολογιστικών στοιχείων ανά έργο των αποτελεσμάτων των εσωτερικών επιθεωρήσεων των δεδομένων από εκθέσεις ελέγχου τρίτων των δεδομένων από παράπονα Στόχος των αναλύσεων αυτών είναι: η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας του ΣΔΕΠ ο εντοπισμός ευκαιριών για βελτίωση και αναβάθμιση της διαχειριστικής ικανότητας του οργανισμού

_ ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ - ΝΕΑ Ο απολογισμός μπορεί να περιλαμβάνει: Την αξιολόγηση ανά έργο Την ανάλυση των αποτελεσμάτων της λειτουργίας και του ελέγχου των διεργασιών του συστήματος Την ανάλυση των αποτελεσμάτων των εσωτερικών επιθεωρήσεων Την ανάλυση των αποτελεσμάτων των εξωτερικών ελέγχων Την ανάλυση των παραπόνων των ενδιαφερομένων

ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ - ΝΕΑ _ Έλεγχος της αποτελεσματικής τήρησης του φακέλου του έργου Αρχείο ελέγχων αποτελεσματικής τήρησης του φακέλου του έργου Επιπλέον στόχος: ο έγκαιρος εντοπισμός προβλημάτων και η αντιμετώπισή τους, έτσι ώστε να μην δημιουργούνται προβλήματα νομιμότητας και κανονικότητας στην εκτέλεση των έργων.

ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ - ΝΕΑ _ Όταν απαιτείται (Επίπεδα 2 & 3), ο οργανισμός πρέπει να: Καταρτίζει περιοδικό πρόγραμμα εσωτερικών επιθεωρήσεων Υλοποιεί το πρόγραμμα των εσωτερικών επιθεωρήσεων Καταγράφει τα αποτελέσματα των επιθεωρήσεων Καθορίζει διορθωτικές ενέργειες Παρακολουθεί την εφαρμογή και την ολοκλήρωση των διορθωτικών ενεργειών μέσα σε προκαθορισμένο χρονικό πλαίσιο Διασφαλίζει την σχετική ενημέρωση της Διοίκησης Ο οργανισμός θα πρέπει να τηρεί διαδικασία προγραμματισμού και διενέργειας εσωτερικών επιθεωρήσεων. Η εσωτερική επιθεώρηση δρα ως εργαλείο Διοίκησης για την ανεξάρτητη αξιολόγηση οποιασδήποτε ορισθείσας διεργασίας ή δραστηριότητας. Η εσωτερική επιθεώρηση έχει δειγματοληπτικό χαρακτήρα. Δύναται να περιλαμβάνει σε μία διεργασία την εσωτερική επιθεώρηση και τον εσωτερικό έλεγχο. Σχεδίαση εσωτερικών επιθεωρήσεων ευέλικτη, προκειμένου να επιτρέπει αλλαγές. Διενέργεια εσωτερικής επιθεώρησης από άτομα ορισμένα για το σκοπό αυτό, δυνατόν ανεξάρτητα από τις λειτουργίες παραγωγής έργων με τα κατάλληλα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα. Οι εκθέσεις εσωτερικής επιθεώρησης / ελέγχου θα πρέπει να είναι αναλυτικές, περιγράφοντας τα στοιχεία που επιθεωρήθηκαν, κάνοντας αναφορά σε συγκεκριμένα πρόσωπα, έγγραφα, αρχεία.

ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ - ΝΕΑ _ Στόχος των εσωτερικών επιθεωρήσεων είναι να ελέγχεται: Η συμμόρφωση των προβλεπόμενων ενεργειών με το πρότυπο Η εφαρμογή των προβλεπόμενων ενεργειών Η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητά τους Επιπλέον στόχος: ο έγκαιρος εντοπισμός προβλημάτων και η αντιμετώπισή τους, έτσι ώστε να μην δημιουργούνται προβλήματα νομιμότητας και κανονικότητας στην εκτέλεση των έργων.

ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ - ΝΕΑ _ Ο οργανισμός πρέπει να : Παρέχει όλα τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία, προκειμένου να καταστεί δυνατή η εξαγωγή αντικειμενικών συμπερασμάτων για την κάλυψη ή μη, κάθε σημείου που περιλαμβάνεται στον έλεγχο Υποστηρίζει τη συλλογή των απαραίτητων στοιχείων από το κλιμάκιο ελέγχου Υποβάλλει αντιρρήσεις ή αποδέχεται το πόρισμα στις περιπτώσεις που η έκθεση περιλαμβάνει συστάσεις ή επιβολή καταλογισμών-δημοσιονομικών διορθώσεων Υλοποιεί όσα προβλέπονται στην έκθεση ελέγχου Ενημερώνει, όταν απαιτείται, τον ανάδοχο για τις υποχρεώσεις που προκύπτουν από ην αποδοχή των ελέγχων Παρέχει όλα τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία Παρέχει πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία και αρχεία των έργων που εκτέλεσε στο παρελθόν ή εκτελεί τη δεδομένη στιγμή του ελέγχου Είναι σε θέση να υποβάλλει οποιοδήποτε πρόσθετο στοιχέιο του ζητηθεί Υποβάλλει αντιρήσεις ή αποδέχεται το πόρισμα Τηρεί το σχετικό θεσμικό πλαίσιο και τις προθεσμίες που προβλέπονται από αυτό ή από το φορέα ελέγχου όσον αφορά στην αποδοχή ή στη διατύπωση αντιρρήσεων στην έκθεση ελέγχου Θα πρέπει να καταγράφει: όλους τους προβλεπόμενους εξωτερικούς ελέγχους(από τη νομοθεσία και τον κανονισμό λειτουργίας του), τον τομέα αυτών των ελέγχων, το ειδικότερο αντικείμενό τους Για όσους εξ αυτών προβλέπεται η επίδειξη ή παροχή συγκεκριμένων στοιχείων, θα τα καταγράφει συνοπτικά και θα φροντίζει για την έγκαιρη παροχή τους. Εφαρμογή ενιαίου τρόπου διαχείρισης των εξωτερικών ελέγχων, προσδιορίζοντας τον αριθμό και τις ειδικότητες του προσωπικού που πρέπει να παρίστανται στον έλεγχο καθώς και τα απαραίτητα στοιχεία που πρέπει να καταγράφονται και να τηρούνται σε σχετικό αρχείο κατά τη διάρκεια του ελΈγχου. Υλοποιεί όσα προβλέπονται στην έκθεση ελέγχου Εξετάζει με προσοχή το περιεχόμενο της έκθεσης ελέγχου Υλοποιεί τις σχετικές διορθωτικές ενέργειες είτε ο ίδιος είτε άλλα πιθανά ενδιαφερόεμνα μέρη που πρέπει να ενημερώνονται σχετικά

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΠΟΝΩΝ - ΝΕΑ _ Ο οργανισμός πρέπει να καθιερώνει διαδικασίες που επιτρέπουν την υποβολή καταγγελιών και παραπόνων που άπτονται θεμάτων των υλοποιούμενων έργων, λαμβάνοντας υπόψη τις ισχύουσες κανονιστικές διατάξεις.

ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ - ΝΕΑ _ Ο απολογισμός πρέπει να παρέχει τα αντικειμενικά δεδομένα που τεκμηριώνουν τη λήψη αποφάσεων από τη διοίκηση για : παροχή πόρων λήψη διορθωτικών ή/και προληπτικών ενεργειών βελτίωση

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ _ Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ) δεν είναι ένα ξεχωριστό σύστημα αλλά ενσωματώνεται στη λειτουργία / καθημερινή πρακτική του οργανισμού παρέχει το πλαίσιο για την αποτελεσματική λειτουργία και διασύνδεση διαφορετικών λειτουργικών μονάδων (διαλειτουργικότητα) αποσαφηνίζει «γκρίζες ζώνες» διεπαφών μεταξύ τμημάτων / δραστηριοτήτων / λειτουργιών

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ _ Πως ξεκινάμε αρχική ανασκόπηση και αποτύπωση της υπάρχουσας κατάστασης σημείο εκκίνησης οι ενέργειες / δραστηριότητες / εμπειρία / καθημερινή πρακτική επικοινωνία και διαβούλευση με το προσωπικό προγραμματισμός ενεργειών

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ _ Ανάπτυξη ΣΔΕΠ εσωτερικά από τον οργανισμό εξωτερικά με τη βοήθεια συμβούλου

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ _ Ανάπτυξη ΣΔΕΠ – Εσωτερικά από τον οργανισμό Εκπαίδευση / κατάρτιση αρχές συστημάτων διαχείρισης πρότυπα ΣΔΕΠ

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ _ Ανάπτυξη ΣΔΕΠ – Εξωτερικά με τη βοήθεια συμβούλου Κριτήρια επιλογής συμβούλου Σαφής καθορισμός αναγκών και προσδοκιών ρόλου του συμβούλου Αξιολόγηση ικανότητας / επάρκειας

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ _ Δραστηριότητες - ρόλοι απαιτήσεις ΣΔΕΠ (Σύμβουλος) ανάλυση οργανωτικής δομής, λειτουργιών, καναλιών επικοινωνίας και διεπαφών (Υπ.ΣΔΕΠ + Σύμβουλος + Εμπλεκόμενο προσωπικό) καθορισμός και αλληλοσύνδεση λειτουργιών(Υπ.ΣΔΕΠ + Σύμβουλος + Εμπλεκόμενο προσωπικό) καθορισμός υπευθυνοτήτων / αρμοδιοτήτων (Α. Διοίκηση) προσδιορισμός απαιτούμενων πόρων (Οργανισμός) προγραμματισμός και παρακολούθηση ενεργειών (Υπ.ΣΔΕΠ + Σύμβουλος) ανασκόπηση ενεργειών (Α. Διοίκηση + Σύμβουλος) εκπαίδευση (Υπ.ΣΔΕΠ + Σύμβουλος)

ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ Διεργασία με την οποία επιδεικνύεται ή συμμόρφωση με προδιαγεγραμμένες απαιτήσεις (πρότυπα, τεχνικές προδιαγραφές, …) - (1ου μέρους, 2ου μέρους ή 3ου μέρους) Σημειώσεις:

Αφορά Φορείς Πιστοποίησης και Εργαστήρια ΔΙΑΠΙΣΤΕΥΣΗ Διαδικασία με την οποία ένας αρμόδιος φορέας παρέχει επίσημη αναγνώριση ότι ένας φορέας ή πρόσωπο είναι ικανός να πραγματοποιεί ειδικά έργα Αφορά Φορείς Πιστοποίησης και Εργαστήρια Σημειώσεις:

ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗ ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑ ΕΜΠΙΣΤΟΣΥΝΗ Φορείς Επιχειρήσεις Πιστοποιούνται Φορείς Πιστοποίησης Πιστοποιούνται Φορέα Διαπίστευσης Β Διαπιστεύονται ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗ ΕΜΠΙΣΤΟΣΥΝΗ Πιστοποιούνται Φορείς Πιστοποίησης Διαπιστεύονται ΕΘΕΛΟΝΤΙΚΗ ΑΜΟΙΒΑΙΑ ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΗ Φορέα Διαπίστευσης A

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ _ Υποβολή αίτησης και σχετικής τεκμηρίωσης Διενέργεια Προκαταρκτικής Αξιολόγησης (προαιρετικά) Διενέργεια Επιθεώρησης Αρχικής Αξιολόγησης (Α και Β φάση) Λήψη απόφασης για πιστοποίηση (έκδοση πιστοποιητικού συμμόρφωσης τριετούς διάρκειας ) Διενέργεια Επιθεωρήσεων Επιτήρησης (2 τουλάχιστον κατά τη διάρκεια της τριετίας) Διενέργεια Επιθεώρησης Επαναξιολόγησης

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ _ Αίτηση αιτούμενο τεχνικό πεδίο επιβεβαίωσης κατηγορίες έργων επίπεδα διαχειριστικής επάρκειας ανά κατηγορία τρόπος χρηματοδότησης (προαιρετικά) γενικά χαρακτηριστικά του οργανισμού (επωνυμία / διεύθυνσης εγκαταστάσεών του / θεσμικό πλαίσιο λειτουργίας) γενικές πληροφορίες σχετικά με το αιτούμενο πεδίο επιβεβαίωσης υπηρεσιακές μονάδες (βασικές λειτουργίες υλοποίησης έργων) προσωπικό που στελεχώνει τις ανωτέρω υπηρεσιακές μονάδες σχετική υλικοτεχνική υποδομή κατάλογο των έργων που υλοποιεί ανά κατηγορία έργου πληροφορίες αναφορικά με τις διεργασίες που παραχωρούνται σε υπεργολάβους πρότυπα ή άλλες απαιτήσεις για τις οποίες ζητά επιβεβαίωση ο οργανισμός πληροφορίες αναφορικά με τη χρήση συμβουλευτικών υπηρεσιών για το σύστημα διαχειριστικής επάρκειας.

ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ Επιθεώρηση είναι μία συστηματική, ανεξάρτητη και τεκμηριωμένη διεργασία εντοπισμού και αξιολόγησης τεκμηρίων/αποδεικτικών στοιχείων προκειμένου να προσδιοριστεί ο βαθμός ικανοποίησης καθορισμένων κριτηρίων Βάσει ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9000:2005 Αποτέλεσμα διεργασίας Ευρήματα επιθεώρησης και συμπέρασμα

ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ Νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις Απαιτήσεις προτύπων Εταιρικές / επιχειρηματικές πολιτικές Διαδικασίες / οδηγίες εργασίας

ΣΤΟΧΟΙ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ Προσδιορισμός του βαθμού συμμόρφωσης του ΣΔΕΠ ή μέρους του, με τα κριτήρια της επιθεώρησης Αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας του ΣΔΕΠ, σε ότι αφορά στην επίτευξη των συγκεκριμένων στόχων του Εντοπισμός σημείων βελτίωσης του εφαρμοζόμενου ΣΔΕΠ Ειδικότερα, σκοπός ΣΔΕΠ Έλεγχος αν διασφαλίζεται νομιμότητα. Κοινοτικό και εθνικό δίκαιο αποτελεσματικότητα. Βαθμός επίτευξης στόχων αποδοτικότητα. Σχέση αποτελεσμάτων-πόρων, Βέλτιστη αξιοποίηση πόρων

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ _ Έγγραφο επιβεβαίωσης (πιστοποιητικό) επωνυμία και έδρα του οργανισμού (ή τη γεωγραφική θέση των κεντρικών γραφείων και των λοιπών θέσεων εφαρμογής στην περίπτωση περισσοτέρων της μίας θέσεων εφαρμογής) ημερομηνίες – χορήγησης / λήξης πρότυπα διαχειριστικής επάρκειας πεδίο εφαρμογής της επιβεβαίωσης αναφορικά με το είδος των έργων που υλοποιούνται από τον οργανισμό και για τα οποία επιβεβαιώνεται η διαχειριστική του επάρκεια επίπεδο διαχειριστικής επάρκειας ανά κατηγορία έργων που υλοποιούνται από τον οργανισμό και για τα οποία επιβεβαιώνεται η διαχειριστική του επάρκεια υπηρεσιακές μονάδες, που εκτελούν τις βασικές λειτουργίες υλοποίησης έργων

Πεδίο Εφαρμογής Θέσεις Εφαρμογής Ισχύς Διαπίστευση