ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΤΠΕ ΣΤΗΝ ΤΟΠΙΚΗ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ ΜΕΤΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟΥ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ & ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ Αχιλλέας Μένος-Χατζηγεωργίου Δήμος Θεσσαλονίκης Θεσσαλονίκη, 21/11/2013

ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ (1/2) Το έργο υλοποιήθηκε σε 2 μήνες αλλά η προετοιμασία κράτησε 8 χρόνια Σοβαρό έργο γιατί άλλαζαν χώρο και τρόπο εξυπηρέτησης πάνω από 1.000 πολίτες/μέρα Απαιτητικό έργο γιατί στόχος ήταν εξυπηρέτηση για τους πολίτες να μη σταματήσει «ούτε μία μέρα, ούτε μία ώρα» και να είναι εύρυθμη Σύνθετο έργο γιατί έπρεπε να εμπλακούν και να συντονιστούν όλες οι Υπηρεσίες του Δήμου και εξωτερικοί ανάδοχοι

ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ (2/2) Μεγάλο έργο (το μεγαλύτερο ? του Δήμου) γιατί μετακινήθηκαν: 11 Διευθύνσεις, 35 Τμήματα και 9 Αυτοτελή Γραφεία από 3 κτίρια (έμεινε και 1 Δ/νση στο … παλιό Δημαρχείο) 700 υπάλληλοι 600 Θέσεις εργασίας Η/Υ και 200 άλλες συσκευές Τοποθετήθηκαν εντελώς νέα συστήματα τηλεφωνίας Άλλαζε η δομή των συστημάτων ΤΠΕ και για τα υπόλοιπα 30 διασυνδεδεμένα κτίρια των «περιφερειακών» Υπηρεσιών με άλλες 400 Θέσεις εργασίας Η/Υ

Η ΕΜΠΛΟΚΗ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΣΤΟ ΕΡΓΟ Η Υπηρεσία Πληροφορικής του Δήμου «γαλουχήθηκε» με την «ΗΘΙΚΗ ΕΥΘΥΝΗ» και εφάρμοζε πάντα την αρχή: για να εργάζονται αποδοτικά οι Υπηρεσίες οφείλει (η ίδια) να «δέσει» την Πληροφορική με όλους τους υπόλοιπους επιχειρησιακούς πόρους (ανθρώπους, διαδικασίες, αρχεία) Έτσι χρειαζόταν να συνεισφέρει αποφασιστικά για τα (προφανή) απαιτούμενα (και) στο μεγάλο αυτό έργο: Παρεμβάσεις όπου απαιτούνταν με Συνολική Προσέγγιση και Ενεργοποίηση όσο το δυνατόν περισσότερων με Ευθύνη Υλοποίησης από έναν κεντρικό συντονιστή

ΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ (μέχρι και το 2008) Τερματικά (dummy) σε UNIX SERVER (περιβάλλον UNIFY) Terminal servers και σειριακά καλώδια, dot matrix σειριακοί εκτυπωτές Απουσία δομημένων καλωδιώσεων σε όλα τα κτίρια Stand alone PC & PR Internet: λίγοι Η/Υ μέσα από ADSL/PSTN σε κάθε γραφείο με «λάσα» UTP καλώδια Mail του τύπου: mitroo_dimou_thes@otenet.gr ή achil@yahoo.com Συνδέσεις κτιρίων με Δημαρχείο: χαμηλών ταχυτήτων 19.200 baud, BASEBAND 128Kb σε Μ-1020 ΣΥΖΕΥΞΙΣ: μη λειτουργικά εφαρμόσιμο

ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ μετά το έργο «ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ» πρόσκλησης 114 της ΚτΠ (03/2008 – 05/2009 ) Δομημένες καλωδιώσεις σε όλα τα κτίρια (και στο παλιό Δημαρχείο με οπτικές ίνες, σαν του νέου Δημαρχείου!!!) Φάρμα από Servers: mail ...@thessaloniki, active directory Ένταξη των υπαρχόντων Application Servers στη φάρμα Ένταξη των υπαρχόντων Terminal Servers στο νέο δίκτυο Νέες γραμμές ΟΤΕ με περιφερειακά κτίρια HELLASCOM 256 Internet από το ΣΥΖΕΥΞΙΣ PC: Ένα “image” για όλες τις δουλειές σε όλες τις Υπηρεσίες Δικτυωμένα PC και δικτυακοί εκτυπωτές (δυστυχώς στο έργο μόνο 100 στα υπό μετακόμιση κτίρια)

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ (05/2009 - 05/2010) ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ (05/2009 - 05/2010) Όλα τα PC του Δήμου με ίδιο “image” και όλοι οι εκτυπωτές δικτυακοί (και στο Δημαρχείο και σε όλα τα διασυνδεδεμένα κτίρια του Δήμου: άνω των 500 Η/Υ) Απενεργοποίηση των παλιών συστημάτων Πιλοτική σύνδεση με δίκτυο METRO ETHERNET του ΟΤΕ από το Δημαρχείο στο κτίριο της ΜΟΥΣΙΚΗΣ (Κουντουριώτου)

ΠΑΛΙΑ ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ Τηλεφωνικό κέντρο με 10/200 στο Δημαρχείο (τα εσωτερικά με αναλογικές συσκευές) με τηλεφωνητή Μικρά τηλεφωνικά κέντρα σε 20 περίπου Υπηρεσίες Ανεξάρτητες γραμμές PSTN/ISDN (100-200 ??) Μόνιμες ευθείες ΟΤΕ για σύνδεση 1 εσωτερικού τηλεφώνου του τηλεφωνικού κέντρου του Δημαρχείου με 1 εσωτερικό άλλου κτιρίου Διπλά και τριπλά τηλέφωνα σε κάθε γραφείο (έπιπλο), κυρίως σε θέσεις ευθύνης Τη διαχείριση δεν την είχε η Μηχανογράφηση αλλά το Ηλεκτρολογικό

Η/Μ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΝΕΟΥ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟΥ (1/2) Η/Μ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΝΕΟΥ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟΥ (1/2) Η Υπηρεσία Πληροφορικής συμμετείχε στην ομάδα των μηχανικών του Δήμου που συνδιαμόρφωσαν από το 2001 και υπέγραψαν τις μελέτες Η/Μ. Οι προδιαγραφές των συστημάτων ΤΠΕ θα απαιτούνταν να επικαιροποιηθούν κατά την κατασκευή (χρονική απόσταση 8 χρόνια) Η Υπηρεσία Πληροφορικής είχε στενή επαφή με τους επιτόπου μηχανικούς του Δήμου κατά την κατασκευή του έργου, και διαμόρφωνε, κατά το δυνατόν, τη τελική μορφή των συστημάτων ΤΠΕ.

Η/Μ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΝΕΟΥ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟΥ (2/2) Το νέο Δημαρχείο τελικά έχει «οριζόντια» δομημένη καλωδίωση 3.000 πριζών CAT5E τοποθετημένες σε «κυτία» στις πλάκες του ψευδοπατώματος «κατακόρυφη» καλωδίωση οπτικών ινών & χαλκού CAT3 σε 19 χώρους συγκέντρωσης με κέντρο το CC ROOM Τροφοδοσία εξοπλισμού από : τη ΔΕΗ το H/Z του κτιρίου Το UPS του κτιρίου

ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΕΠΙΛΟΓΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΤΠΕ ΣΤΟ ΝΕΟ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟ Τηλεφωνικό κέντρο τεχνολογίας IP, ενσωματωμένο στο δικτυακό εξοπλισμό Διασυνδεμένο αρχικά στον ΟΤΕ με δυνατότητα σύνδεσης «απευθείας» στο ΣΥΖΕΥΞΙΣ με κατάλληλη αριθμοδότηση Υποστήριξη και αναλογικών συσκευών (FAX, ασανσέρ) 1 τηλεφωνική συσκευή σε κάθε υπάλληλο, αιρετό κ.λ.π. Ελάχιστα κυκλώματα PSTN/ISDN για τη Διοίκηση. Συνδέσεις περιφερειακών κτιρίων με νέα αξιόπιστα τεχνικοοικονομικά βέλτιστα «γρήγορα» κυκλώματα Κεντρική παροχή όλων των υπηρεσιών (internet, mail, διαχείριση ασφάλειας, διαχείριση δικαιωμάτων κ.λ.π.) Ένταξη του εξοπλισμού όλων των απαραίτητων (υπαρχουσών) τεχνολογιών

ΤΠΕ ΣΤΟ ΝΕΟ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟ (1/2) (στο μεταβατικό στάδιο της μετακόμισης) Ασύρματη σύνδεση ‘ΒRIDGING’ μεταξύ παλιού & Νέου Δημαρχείου «το νέο Δημαρχείο ως 5ος όροφος του παλιού» Νέος τηλεπικοινωνιακός εξοπλισμός στο COMPUTER ROOM του νέου Δημαρχείου και στο ACCESS Μεταφορά των application servers στο νέο Δημαρχείο μετά την ολοκλήρωση της μετακόμισης (Σαββατοκύριακο) Μεταφορά των communication servers στο νέο Δημαρχείο (άλλο Σαββατοκύριακο) με αλλαγή της ασύρματης σύνδεσης: «το παλιό Δημαρχείο ως περιφερειακό κτίριο της Τοπογραφίας» αναδιάταξη όλου του δικτύου διασύνδεση με το ΣΥΖΕΥΞΙΣ

ΤΠΕ ΣΤΟ ΝΕΟ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟ (2/2) (στο μεταβατικό στάδιο της μετακόμισης) Νέο κύκλωμα του ΣΥΖΕΥΞΙΣ στο νέο Δημαρχείο, ενώ θα λειτουργεί το παλιό κύκλωμα στο παλιό Δημαρχείο. Υποστήριξη του νέου ΙΡ τηλεφωνικού κέντρου Μόνιμη εγκατάσταση ομάδας έργου (2 από τους 10) τεχνικών της Πληροφορικής στο νέο Δημαρχείο 3 μήνες πριν τη μετακόμιση Αμέτρητη ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΓΙΑ ΕΓΚΑΙΡΗ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΚΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ, ΠΙΣΤΩΣΕΩΝ, ΕΓΚΡΙΣΕΩΝ, ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ κ.λ.π.

ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗ (01/2009 – 07/2010) Η αρχή: έγγραφη ερώτηση της Υπηρεσίας Πληροφορικής τον 02/2009 αν την μετεγκατάσταση θα την οργανώσει ο Δήμος ή σύμβουλος. Ακολούθησε ορισμός και πολύωρες συσκέψεις πολυμελών επιτροπών, αλλά δεν έβγαιναν σαφείς πρακτικές οδηγίες για το πώς θα επιτευχθεί η απαίτηση της Διοίκησης «να μην κλείσει ο Δήμος ούτε μία ώρα». Τελικά η εισήγηση του ομιλούντα για το πλάνο της μετακόμισης σε «ΦΑΣΕΙΣ» εγκρίθηκε (και υποστηρίχθηκε) από τη Διοίκηση το 12/2009 και του ανατέθηκε ο κεντρικός συντονισμός της υλοποίησής της.

ΤΟ ΠΛΑΝΟ ΤΗΣ ΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ Α’ ΦΑΣΗ: Οι πολίτες εξυπηρετούνται στο παλιό Δημαρχείο Στο νέο Δημαρχείο εγκαθίσταται το 50% των υπαλλήλων κάθε Υπηρεσίας, με τον εξοπλισμό & και τα έπιπλά του, χωρίς αρχείο Β’ ΦΑΣΗ: Οι πολίτες δεν εξυπηρετούνται (Σαββατοκύριακο) Μετακινούνται μόνο το «ζωντανό» αρχείο, FAX και εκτυπωτές Γ’ ΦΑΣΗ: Οι πολίτες εξυπηρετούνται στο νέο Δημαρχείο Στο νέο Δημαρχείο εγκαθίσταται το υπόλοιπο των υπαλλήλων κάθε Υπηρεσίας, με τον εξοπλισμό/έπιπλά του, και το υπόλοιπο αρχείο Πρώτο στο Δημαρχείο πηγαίνει το Δημοτολόγιο (ως πιλότος) και αυτό σε 3 φάσεις. Γίνεται αξιολόγηση του πλάνου και ακολουθεί το Ληξιαρχείο και μετά οι Υπηρεσίες του Δημαρχείου

ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ (1/2) Η εγκατάσταση των συστημάτων ΤΠΕ έγινε με απόλυτη τάξη, σε ταχύτερους ρυθμούς από τα σχεδιασθέντα. Η μεταφορά επίπλων και αρχείου έγινε με πολύ καλό συντονισμό, όπως και η «πιεσμένη χρονικά» Β’ ΦΑΣΗ Χρησιμότατη - ως πιλότος - η μετακόμιση του Δημοτολογίου Το πλάνο της μετακόμιση ακολουθήθηκε σε (ικανοποιητικό) βαθμό ποσοστό 75% Η ακριβής χωροθέτηση των επίπλων στα γραφεία αστόχησε σε ποσοστό 40% (μη ικανοποιητικό). Αποτέλεσμα: μαζική μετακίνηση πλακών ψευδοπατώματος με παροχές/πρίζες στις κατάλληλες θέσεις (από … τους ανθρώπους της Πληροφορικής)

ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ (2/2) Η μετακίνηση των application και των communication servers ολοκληρώθηκε τον Νοέμβριο του 2010 με απόλυτη επιτυχία, σε δύο Σαββατοκύριακα (υπενθυμίζεται ότι μεσολάβησαν και οι διπλές Δημοτικές/Περιφερειακές Εκλογές) Βοήθησε και η τύχη!! Τα «περίεργα» σφάλματα που παρουσιάστηκαν ήταν ελάχιστα, διαγνώστηκαν έγκαιρα και αποκαταστάθηκαν γρήγορα. Τελικά ο στόχος να μην σταματήσει ο Δήμος Θεσσαλονίκης την εξυπηρέτηση των πολιτών επιτεύχθηκε. Και αυτό αναγνωρίστηκε ομόφωνα από το Δημοτικό Συμβούλιο, όπως και συμβολή της Υπηρεσίας Πληροφορικής σ’ αυτό!!

ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ & ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ (1/3) ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ & ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ (1/3) Οι τεχνικές λύσεις θα πρέπει οπωσδήποτε να δοκιμάζονται σε πιλοτικά έργα, πριν να υλοποιηθούν σε μεγάλη κλίμακα. Οι μεγάλες έκτασης όμοιες εργασίες είναι ευκολότερα διαχειρίσιμες όταν χωρίζονται σε φάσεις. Η κάθε φάση δεν μπορεί να ξεπερνά σε μέγεθος το 3πλάσιο της προηγούμενης. Οι τεχνικές λύσεις πρέπει να σχεδιάζονται και με PLAN B. Όταν όμως αρχίσει η υλοποίηση δεν θα πρέπει να υπάρχει ενδοιασμός («Τα καράβια πρέπει να καούν»). Μεγάλη σημασία θα πρέπει να δίδεται στα κομμάτια των έργων που έχουν ισχυρούς περιορισμούς (συνήθως χρονικούς)

ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ & ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ (2/3) ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ & ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ (2/3) Τα μεγάλα έργα θέλουν συμμετοχή από τα αρχικά στάδια και πολύ χρόνο προετοιμασίας (κυρίως εσωτερικής για να αποδεχθείς τον κόπο που καλείσαι να καταβάλεις) για να ωριμάσουν οι καλές λύσεις. Θέλουν (μόνιμη) αντιμετώπιση ως πρόκληση: αλλιώς δύσκολα ξεπερνάς τις (μόνιμες) καθημερινές δυσκολίες. Η Πληροφορική είναι η κατ’ εξοχήν Οργανωτική Μονάδα που αντιμετωπίζει ΜΟΝΟ προκλήσεις. Και στο ΔΗΜΟΣΙΟ. Κατ’ αυτήν την έννοια μια τέτοια Δημόσια Υπηρεσία, με Δημόσιους Λειτουργούς (και όχι Δημόσιους Υπαλλήλους) έτσι κι αλλιώς ρισκάρει και δεν διαφέρει (πολύ?) με κάποια αντίστοιχη του Ιδιωτικού Τομέα

ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ & ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ (3/3) Όταν σε συνεργασίες η συνεισφορά σου κινδυνεύει να απαξιωθεί (και αυτό σε χαλάει) δεν φθάνει το «καταγγέλλω και φεύγω» ή «εγώ έκανα ό,τι λένε τα καθήκοντά μου». Θέλει την υπέρβαση: «Πάρε το παιχνίδι πάνω σου». Είναι (ελαφρώς) μύθος ότι οι πολιτικές ηγεσίες μόνιμα εμποδίζουν να γίνουν τα σωστά. Οι υπηρεσιακοί παράγοντες μπορούν να τις πείσουν για το ορθό με επιχειρήματα (και πολύ κόπο). Τέλος, η επιτυχία στα μεγάλα προϋποθέτει: φίλους συναδέλφους και καλούς συνεργάτες απόλυτη στοχοπροσήλωση (αντιμετώπιση των μικρών και δευτερευόντων … ως θόρυβο ) Τύχη, οπωσδήποτε

ΜΕΤΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟΥ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ : ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ & ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ Ευχαριστώ για την προσοχή σας, την υπομονή σας και την καλοσύνη σας να με ακούσετε.