ΥΠΟΔΟΧΗ ΚΑΙ ΕΝΤΑΞΗ ΝΕΟΠΡΟΣΛΗΦΘΕΝΤΩΝ Άλκηστις Παπαϊωάννου Ph.D., M.Sc. Τμήμα Οργάνωσης και Διαχείρισης Αθλητισμού Πανεπιστήμιο Πελοποννήσου

ΕΙΣΑΓΩΓΗ  Ένα συνηθισμένο φαινόμενο που παρουσιάζεται στις επιχειρήσεις είναι η μειωμένη απόδοση, το χαμηλό ηθικό, οι παραιτήσεις και οι αποχωρήσεις του ανθρώπινου δυναμικού, διότι δεν εκπληρώθηκαν οι προσδοκίες του ή γιατί δεν εντάχθηκε στο κλίμα και στην κουλτούρα της επιχειρήσεις.  το κόστος από τις αποχωρήσεις είναι πολύ υψηλό (δαπάνες προσέλκυσης και επιλογής, μείωση παραγωγικότητας, φήμη της επιχείρησης, κ.α.)  Για την μείωση του φαινομένου των αποχωρήσεων και τη δημιουργία προϋποθέσεων και συνθηκών γρήγορης ένταξης στο κοινωνικό και εργασιακό περιβάλλον της επιχείρησης είναι αναγκαίο να αναπτυχθεί και να εφαρμοστεί ένα πρόγραμμα υποδοχής και ένταξης των νεοπροσληφθέντων.

ΣΥΝΕΧΕΙΑ  Στόχοι του προγράμματος υποδοχής και ένταξης είναι: 1. Η κοινωνικοποίηση του νέου υπαλλήλου, δηλ. η προσαρμογή του στα κοινωνικά δεδομένα (αξίες, πιστεύω, πρότυπα συμπεριφοράς) της επιχείρησης. 2. Να μάθει στους νέους υπαλλήλους, γρήγορα και σωστά όλα όσα σχετίζονται με την εργασία τους και το τμήμα/διεύθυνση στο οποίο θα εργασθούν. Με άλλα λόγια είναι ένα πρόγραμμα εκπαίδευσης από το οποίο αναμένονται ορισμένα οφέλη όπως:

ΣΥΝΕΧΕΙΑ Διαμόρφωση θετικής στάσης του νέου υπαλλήλου για την επιχείρηση. Μεγαλύτερη αφοσίωση στην επιχείρηση. Γρηγορότερη ένταξη και αποδοχή, σε επίπεδο ομάδας. Αποδοχή της κουλτούρας της επιχείρησης. Λιγότερες παραιτήσεις/αποχωρήσεις.

ΣΥΝΕΧΕΙΑ Λιγότερο κόστος για επιλογή και προσέλκυση (νέων) υποψηφίων. Λιγότερες απουσίες. Μείωση άγχους. Υψηλό ηθικό. Λιγότερος χρόνος για εκμάθηση τεχνικών δεξιοτήτων. Αυξημένη παραγωγικότητα.

ΕΥΘΥΝΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΧΟΧΗ ΚΑΙ ΕΝΤΑΞΗ ΤΩΝ ΝΕΩΝ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΩΝ ΠΟΡΩΝΣΤΕΛΕΧΗ Έχει την ευθύνη για το συντονισμό όλων των ενεργειών υποδοχής & ένταξης Παρέχει συγκεκριμένες πληροφορίες και έντυπο υλικό στους νέους υπαλλήλους Παρέχει γενική ενημέρωση για την επιχείρηση και την οργάνωση της Ενημερώνει για τους όρους απασχόλησης (υποχρεώσεις, δικαιώματα, ωράριο, άδειες,) Ενημερώνει για μισθούς, ημερομίσθια και αποδοχές Έχουν ευθύνη για την ενημέρωση και εκπαίδευση σε εργασιακά θέματα Ευθύνη τους είναι η ένταξη των νέων υπαλλήλων στην ομάδα (παρουσίαση) Ειδικό ρόλο και συμμετοχή στην υποδοχή και ένταξη έχει και η ανώτατη ηγεσία (όραμα, φιλοσοφία αποστολή, αξίες, στόχους επιχ/ης) Ενημερώνει για τις εργασιακές σχέσεις (σύλ- λογος εργαζομένων, συνεργασία με τη διοίκηση, κ.α.)

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΝΟΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΥΠΟΔΟΧΗΣ ΚΑΙ ΕΝΤΑΞΗΣ ΝΕΩΝ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ Για να έχει τα επιδιωκόμενα οφέλη το πρόγραμμα υποδοχής και ένταξης νέων υπαλλήλων πρέπει να γίνει σε τρεις φάσεις: A. Φάση προετοιμασίας. B. Φάση εκτέλεσης. C. Φάση αξιολόγησης.

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΝΟΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΥΠΟΔΟΧΗΣ ΚΑΙ ΕΝΤΑΞΗΣ ΝΕΩΝ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ A. Φάση προετοιμασίας. Πρέπει εκ των προτέρων: 1. να ορισθεί ο χρόνος και ο χώρος που θα γίνουν δεκτοί οι νεοπροσληφθέντες, 2. Να ορισθούν τα στελέχη που θα αναλάβουν την υποδοχή και ενημέρωση τους. 3. Να προετοιμασθεί το έντυπο υλικό που πρέπει να τους δοθεί.

ΣΥΝΕΧΕΙΑ ΣΥΝΕΧΕΙΑ 4. Να καταρτισθεί αναλυτικό ημερήσιο & ωριαίο πρόγραμμα ενεργειών (γνωριμία με συναδέλφους κ.α.). 5. Να ετοιμασθεί φύλλο ελέγχου για τις ενέργειες που είναι να γίνουν και τις πληροφορίες που πρέπει να δοθούν, το οποίο στο τέλος του προγράμματος υπογράφεται από τον νεοπροσληφθέντα και τον υπεύθυνο της υποδοχής και ένταξης.

ΣΥΝΕΧΕΙΑ 6. Να καθορισθεί πως και πότε θα γίνει η αξιολόγηση του όλου προγράμματος (ερωτηματολόγιο, ή συνέντευξη). 7. Να ενημερωθούν και να προετοιμαστούν οι συνάδελφοι του τμήματος για την ανάγκη της πρόσληψης και τις αρμοδιότητες του νέου συναδέλφου τους.

ΣΥΝΕΧΕΙΑ B. Φάση εκτέλεσης: Στη φάση αυτή γίνεται ενημέρωση και παρέχονται η απαραίτητες πληροφορίες, συμβουλές και υποδείξεις, από τους υπεύθυνους της υποδοχής και ένταξης. Είναι σημαντικό να τονιστούν τα εξής: Οι πληροφορίες πρέπει να παρέχονται σε μια λογική ποσότητα, ώστε ο νέος υπάλληλος να προλαβαίνει να τις αφομοιώνει και να μην αγχώνεται. Να παρέχονται μόνο οι απαραίτητες και χρήσιμες πληροφορίες για το νέο υπάλληλο.

ΣΥΝΕΧΕΙΑ Να απαντώνται όλες οι ερωτήσεις του νέου υπαλλήλου. Κατά το διάστημα υποδοχής και ένταξης, ο νέος υπάλληλος να αξιολογείται για τις ικανότητες του να μαθαίνει, να προσαρμόζεται, να συνεργάζεται και λιγότερο για την απόδοση του. Είναι σκόπιμο τις πρώτες μια-δυο ημέρες να μην του ανατεθεί έργο.

ΣΥΝΕΧΕΙΑ C. Φάση αξιολόγησης: γίνεται δύο-τρεις εβδομάδες μετά την ολοκλήρωση του προγράμματος υποδοχής και ένταξης.  Στόχος είναι: να διαπιστωθεί αν υποψήφιος έλαβε και σε τι βαθμό τις απαραίτητες πληροφορίες, τι κενά έχει, ποια πράγματα τον απασχολούν, τι πληροφορίες θα ήθελε ακόμη.  Την αξιολόγηση την κάνει ή κάποιο στέλεχος της διεύθυνσης ανθρώπινων πόρων, ή ο άμεσος προϊστάμενος μέσω ερωτηματολογίου, συνέντευξης, ή γραπτού τεστ.

ΣΥΝΕΧΕΙΑ  Το πρόγραμμα ένταξης και υποδοχής των νέων υπαλλήλων, ουσιαστικά είναι ένα πρόγραμμα εκπαίδευσης το οποίο: a) Θα πρέπει να επαναλαμβάνεται όταν αλλάζουν βασικά πράγματα στην επιχείρηση, όπως η χρησιμοποιούμενη τεχνολογία, η αποστολή και οι στόχοι της, οι πολιτικές, τα συστήματα και οι διαδικασίες, κ.α. b) Ενημέρωση, πληροφόρηση αλλά και προσαρμογή στα δεδομένα και τις νέες συνθήκες δεν χρειάζονται μόνο οι νέοι υπάλληλοι, αλλά και η ήδη εργαζόμενοι.

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ  Μπουραντάς, Δ. (2001). Μάνατζμεντ. Αθήνα: Εκδόσεις Μπένου.  Χυτήρης, Λ. (2001). Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων. Αθήνα: Intebooks