ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣH ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΙΩΑΚΕΙΜΙΔΟΥ ΚΑΛΛΙΟΠΗ

ΙΣΤΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ Η θεωρητική προσέγγιση των πληροφοριακών συστημάτων αρχίζει ουσιαστικά κατά τη διάρκεια του 2ου Παγκοσμίου Πολέμου, η οποία βασίστηκε στις έρευνες για την ανάπτυξη οπλικών συστημάτων. Από το 1980 παρατηρείται μια ιδιαίτερη στροφή των διοικητικών στελεχών των οικονομικών οργανισμών προς τη μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων. ΚΥΡΙΟΙ ΛΟΓΟΙ: Η διεθνοποίηση της οικονομίας Μεταβολή των απόψεων για την οικονομία της επιχείρησης Μεταβολή του διοικητικού στυλ των επιχειρήσεων Ραγδαία ανάπτυξη της Πληροφοριακής τεχνολογίας

ΕΝΝΟΙΟΛΟΓΙΚΟΣ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΕΝΝΟΙΟΛΟΓΙΚΟΣ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ Η μηχανοργάνωση των επιχειρήσεων έχει ως στόχο στην κατανόηση του περιβάλλοντος ελέγχου στα εφοδιασμένα με σύστημα Η/Υ Πληροφοριακά Συστήματα. Για τους Computerpeople στην κατανόηση των απαιτήσεων του ελέγχου και της αναγκαιότητας της τεκμηρίωσης του Πληροφοριακού Συστήματος. Για τα Διοικητικά Στελέχη στην κατανόηση της σημασίας του διοικητικού περιβάλλοντος για την άσκηση των ελέγχων.

ΥΙΟΘΕΤΗΣΗ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τα Πληροφοριακά Συστήµατα (information Systems) αποτελούν βασική προϋπόθεση επιβίωσης της επιχείρησης. ΣΤΟΧΟΙ ΤΗΣ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ: Η υποστήριξη των διοικητικών στελεχών, όλων των επιπέδων. Η υποστήριξη της διαχείρισης της καθημερινής λειτουργίας της επιχείρησης. Ο έλεγχος της λειτουργίας της επιχείρησης.

ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΣΕ ΟΛΑ ΤΑ ΕΠΙΠΕΔΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Στρατηγικό επίπεδο ( Strategic level ) Διοικητικό επίπεδο ( Management level ) Γνωστικό επίπεδο ( Knowledge level ) Λειτουργικό επίπεδο ( Operational level ) ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Συστήματα επεξεργασίας δοσοληψιών ( Transaction Processing Systems-TPS ( Πωλήσεις- προμήθειες- μισθοδοσία- πληρωμές) Γνωστικά συστήματα εργασίας (Knowledge Work systems – KWS) Συστήματα αυτοματισμού γραφείου (Office Automation systems – OAS) Πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (Management information systems – MIS) Συστήματα υποστήριξης αποφάσεων (Decision-support systems – DSS)

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΚΟΣΤΟΣ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΚΟΣΤΟΣ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Ο καταµερισμός του κόστους από τη λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων είναι διαφορετική από επιχείρηση σε επιχείρηση ανάλογα με τις απαιτήσεις και δυνατότητες οι οποίες υπάρχουν σε κάθε μια από αυτές. ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΚΟΣΤΟΥΣ Η ενημέρωση των υπευθύνων τομέων της επιχείρησης για το οικονομικό κόστος των υπηρεσιών. Η ανάληψη ευθύνης από τους υπεύθυνους τομέων για το Οικονομικό κόστος των υπηρεσιών οι οποίες τους παρέχονται. Η υποκίνηση των υπευθύνων τομέων να λαμβάνουν αποφάσεις για τη χρησιμοποίηση του ΠΣΕ με βάση το άμεσο κόστος παροχής υπηρεσιών. Η χρέωση εξόδων με βάση κατανοητές μονάδες μέτρησης για να διευκολυνθεί ο Προγραμματισμός της δυναμικότητας του ΠΣΕ. Η χρέωση των εξόδων κατά τέτοιο τρόπο ώστε να διευκολύνονται οι υπεύθυνοι στην τιμολόγηση των προϊόντων τους.

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (Document image processing) ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΑΠΟΤΕΛΕΙΤΑΙ ΑΠΟ: Ένα Serνer για την εγκατάσταση και διαχείριση των βάσεων δεδοµένων οι οποίες συντηρούν τα δεδοµένα αρχειοθέτησης των εγγράφων. Ένα Server ο οποίος διαθέτει μονάδες οπτικών δίσκων (single η jυkebox) και ο οποίος αναλαµβάνει τη διαχείριση των αποθηκευµένων στους οπτικούς δίσκους αρχείων. Συστήµατα οπτικής αναγνώρισης (scanners) για την εισαγωγή εγγράφων Σταθµούς εργασίας για την αρχειοθέτηση των εγγράφων Σταθµούς εργασίας για τον εντοπισµό και την ανάκληση εγγράφων. Σταθµούς διαχείρισης εισερχοµένων και εξερχοµένων fax. Σταθµούς για την αναπαραγωγή των αποθηκευµένων εγγράφων. Δίκτυο για τη διασύνδεση των παραπάνω περιφερειακών συστημάτων.

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ Συστήματα διαχείρισης ροής εργασιών (Workflow management systems) ΜΕ ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΑΥΤΑ ΔΙΑΚΙΝΟΥΝΤΑΙ Χειρόγραφα ή εκτυπωµένα έντυπα. Έγγραφα τα οποία δηµιουργήθηκαν σε επεξεργαστές κειµένων Φύλλα εργασίας Φωνή-Ήχος. Video.

ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΣΥΛΛΟΓΙΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Ηλεκτρονικό Ημερολόγιο ( Electronic Calendaring ) Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο ( Electronic Mail-E-Mail ) Ηλεκτρονική Συνεδρίαση ( Electronic Meeting ) Δίκτυο Internet ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Φύλλα εργασίας ( Spreadsheet ) Προσωπικές βάσεις δεδομένων ( Desktop Databases ) Ανάκτηση πληροφοριών ( Information retrieval ) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Εργαλεία χρονικού προγραμματισμού Εργαλεία διαχείρισης έργου

ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΗ ΕΞΕΛΙΞΗ ΤΗΣ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Τη δεκαετία του 1960 οι διεθνείς αλλά και οι Ελληνικές επιχειρήσεις έστρεψαν την προσοχή τους στη μηχανογραφημένη υποστήριξη των πολύπλοκων λειτουργιών τους. Ανάπτυξη μηχανογραφημένων συστημάτων (Λογιστήριο-μισθοδοσία-έλεγχος αποθεμάτων). Συστήματα Σχεδιασμού Απαιτήσεων Υλικών (Mαteriαl Requirelnents Plαnning, MRP) & Συστήματα Σχεδιασμού Απαιτήσεων Διανομής (Distribution Requirements Planning) ΚΥΡΙΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ: Καλύπτουν μηχανογραφικά μεμονωμένες λειτουργίες της επιχείρησης. Είναι κατασκευασμένα να μη συνεργάζονται με άλλα συστήματα (εντός ή εκτός της επιχείρησης). Διαθέτουν πολύ μικρές αναλυτικές δυνατότητες - εστιάζονται κυρίως στη συλλογή πληροφοριών και όχι στην ανάλυση τους.

ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΗ ΕΞΕΛΙΞΗ ΤΗΣ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Εξέλιξη των Επιχειρηματικών Πληροφοριακών Συστημάτων έως σήμερα. MRP I Ποσότητες Χρόνος MRP II Χρηματοοικονομική και λογιστική διαχείριση Προγραμματισμός και έλεγχος ERP Χρηματοοικονομική και λογιστική διαχείριση Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Πωλήσεις και Μάρκετινγκ Προμηθευτές Πελάτες

ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ-ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΗΣ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΧΡΗΣΗ ERP Υποστηρίζει την πραγματική ενοποίηση ( integration ) όλων των λειτουργιών, τμημάτων και εργαζομένων σε μια επιχείρηση και καλύπτει όλες τις ανάγκες μιας επιχείρησης Λειτουργεί σε πραγματικό χρόνο ( real time ) και εγγυάται ακριβή πληροφόρηση. Περιέχει βέλτιστες επιχειρηματικές πρακτικές Μειονεκτήματα από την χρήση ERP Τα κυριότερα μειονεκτήματα των ERP συστημάτων σχετίζονται με τα προβλήματα που δημιουργούνται από την προσπάθεια εφαρμογής τους σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον. Τα συστήματα ERP είναι πολύ ακριβά και η εγκατάσταση τους είναι χρονοβόρα και δύσκολη. Η υλοποίηση τους εμπεριέχει ένα μεγάλο ποσοστό κινδύνου. Το 40% των εγκαταστάσεων ERP συστημάτων δεν καλύπτει ης προσδοκίες των εταιρειών και το 20% των επιχειρούμενων εφαρμογών ERP εγκαταλείπονται.

ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ERP ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΙΣ ΑΝΑΓΚΕΣ ΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ Η διοικητική λειτουργία Διεύθυνση και διοίκηση Λογιστική Στατιστική Διαχείριση προσωπικού Επικοινωνία μέσα στην επιχείρηση

ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΟΦΕΛΗ Δραστηριότητες της επιχείρησης -Μια επιτυχημένη στρατηγική στην λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων, παρέχει στην εταιρία ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, μείωση λειτουργικού κόστους και προστιθέμενη αξία για τους πελάτες. ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΑΠΟ ΤΗΝ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Μειωμένη τιμή πρώτων υλών Μειωμένη ποσότητα αποθεμάτων Μειωμένο κόστος συναλλαγών Ευρύτερη γεωγραφική κάλυψη της επιχείρησης και είσοδος σε νέες και διευρυμένες αγορές

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ Η μηχανοργάνωση των επιχειρήσεων αποτελεί τον βασικότερο παράγοντα για την λειτουργία μιας επιχείρησης. Καθιστά την επιχείρηση πιο λειτουργική με βάση το παραγωγικό της αποτέλεσμα, ώστε να θεωρείται ανταγωνιστική μέσα στον κλάδο στον οποίο ανήκει. Η μηχανοργάνωση μιας επιχείρησης κρίνεται απαραίτητη προκειμένου να ανταποκριθεί στο σύγχρονο οικονομικό και τεχνολογικό περιβάλλον. Η τεχνογνωσία του ατόμων μέσα σε μια επιχείρηση, καθώς και η συνεχής εκπαίδευση τους, συμβάλει στην αποτελεσματικότητα - ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών. Μέσω της μηχανοργάνωσης των επιχειρήσεων, αντλούνται στοιχεία σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή και αυτό είναι ένας σημαντικός παράγοντας για την βελτίωση των λειτουργιών της επιχείρησης τόσο σε επίπεδο παραγωγής, όσο και σε επίπεδο άσκησης διαφόρων στρατηγικών που καθιστούν την εταιρεία ανταγωνιστική.