Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήμους: Εξοικείωση με τη χρήση (ΙΙ) Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών στην πράξη. Παρουσίαση υποδείγματος (case): Πληρωμή μη βεβαιωμένων τελών, φόρων, παραβόλων κλπ. ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 1

 Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήμους: Εξοικείωση με τη χρήση 2  Η (υπο)Ενότητα αυτή θα συμβάλει, κυρίως μέσα από την εκτέλεση demos, στην περαιτέρω εξοικείωση των εκπαιδευομένων με τη χρήση Συστημάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών – και μάλιστα στο πλαίσιο των όσων έχουν αναπτυχθεί στο πλαίσιο του «Ενιαίου Διαδικτυακού Περιβάλλοντος ΟΤΑ για Παροχή Υπηρεσιών στο Πολίτη και στις Επιχειρήσεις» (LGAF) της ΚΕΔΚΕ (  Περιλαμβάνει (όπως και κάθε άλλη Ενότητα): Εισαγωγή: Για να βοηθήσει τους λιγότερο εξοικειωμένους με το θέμα να το παρακολουθήσουν Ανάπτυξη: για να προσφέρει κυριολεκτικές γνώσεις πάνω στο θέμα Πρακτική Άσκηση 2 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

 Στόχος  H περαιτέρω εξοικείωση των εκπαιδευομένων με τη χρήση Συστημάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών, και ειδικώς με μια διαδικασία «οικονομικού» χαρακτήρα που υποστηρίζει πληρωμές οφειλών πολιτών σε έναν Δήμο  Περιεχόμενο  Επίδειξη χρήσης της αυτοματοποιημένης επιχειρησίακής διαδικασίας (LGAF): Πληρωμή μη βεβαιωμένων τελών, φόρων, παραβόλων κλπ.  Δείτε αυτό το webinar μέχρι τέλους...  Μετά, Ρωτήστε αυτά που θέλετε τον/την Εκπαιδευτή/τρια σας Κάνετε ένα post στο Forum! 3 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

Επιχειρησιακές Διαδικασίες, Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών ή Business Process Management (BPM), Αυτοματοποίηση διαδικασιών, Μοντέλα επιχειρησιακών διαδικασιών ή Business Process Models, Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών ή Business Process Management Systems (BPMS), Online Υπηρεσίες, LGAF (Local Access Government Framework), Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, Διαλειτουργικότητα 4 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

 Αυτοματοποίηση σημαίνει ηλεκτρονική διαχείριση μιας διαδικασίας από το ένα άκρο ως το άλλο  Μετατρέποντας την παραγωγή ενός εγγράφου (ή μιας υπηρεσίας /δημοτικού έργου) στην (αυτοματοποιημένη) εκτέλεση μιας αλληλουχίας εργασιών, συμβαίνουν δύο πράγματα ταυτόχρονα: 1. Παρακολουθείται η πορεία της έκδοσης του εγγράφου (δηλ. της υλοποίησης της υπηρεσίας) και ενημερώνονται σχετικά όσοι πρέπει να ενημερωθούν (με notifications), σε πραγματικό χρόνο, για την ολοκλήρωση ενός σταδίου ή για τυχόν καθυστερήσεις 2. Αυτοματοποιείται και απλοποιείται η εργασία των δημοτικών υπαλλήλων που μέσα από ένα μοναδικό interface χειρίζονται τα αιτήματα των πολιτών και των επιχειρήσεων που υποβάλλονται ηλεκτρονικά, και τις εφαρμογές πληροφορικής που κάθε βήμα χρειάζεται 5 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

 Στην Εισαγωγή είδαμε την επίδειξη χρήσης μιας αυτοματοιημένης διαδικασίας (LGAF) με αντικείμενο  Την παραχώρηση χώρου (και άδειας) στάθμευσης σε άτομα με ειδικές ανάγκες  Στην Ανάπτυξη το ενδιαφέρον μας μετατοπίζεται στη χρήση αυτοματοποιημένων διαδικασιών  Που εκτελούνται με σκοπό την πραγματοποίησης μιας πληρωμής 6 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

 Οι ΟΤΑ εκτελούν συγκεκριμένες διαδικασίες για την πραγματοποίηση πληρωμών εκ μέρους των πολιτών και των επιχειρήσεων  Αυτές ανήκουν σε 2 μεγάλες κατηγορίες... ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 7

 Δ1: Πληρωμή δημοτικών τελών, φόρων, προστίμων και έκδοση σχετικών εγγράφων  Δ1.1 Πληρωμή βεβαιωμένων τελών, φόρων, κλπ.  Δ1.2 Πληρωμή μη βεβαιωμένων τελών, φόρων, παραβόλων κλπ.  Δ1.3 Έκδοση βεβαίωσης περί μη οφειλής ΤΑΠ  Δ1.4 Έκδοση υπεύθυνης δήλωσης ηλεκτροδότησης 8 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

 Δ103: Πληρωμή δημοτικών τελών, φόρων, προστίμων και έκδοση σχετικών εγγράφων (επιχειρήσεις)  Δ103.1 Πληρωμή βεβαιωμένων τελών, φορών, κλπ.  Δ103.2 Πληρωμή μη βεβαιωμένων τελών, φόρων, παραβόλων κλπ.  Δ103.3 Έκδοση βεβαίωσης περί μη οφειλής ΤΑΠ  Δ103.4 Έκδοση υπεύθυνης δήλωσης ηλεκτροδότησης  Δ103.5 Δήλωση τέλους επί των ακαθάριστων εσόδων κέντρων διασκέδασης  Δ103.6 Δήλωση τέλους παρεπιδημούντων 9 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

 Δ1.2 Πληρωμή μη βεβαιωμένων τελών, φόρων, παραβόλων κλπ.  Αφορά οφειλές που δεν έχουν ακόμη, για κάποιο λόγο, βεβαιωθεί ταμειακά Π.χ. ένα πρόστιμο για παράβαση του Κώδικα Οδικής Κυκλοφορίας... Πρέπει, ενδεχομένως, να πληρωθεί πριν ακόμη φθάσει από τη Δημοτική Αστυνομία στις Οικονομικές Υπηρεσίες του Δήμου  Οι μη βεβαιωμένες οφειλές θα μετατραπούν σε «βεβαιωμένες» και μετά θα πληρωθούν  Αρμόδια Υπηρεσία σε ένα Δήμο Το Τμήμα Δημοτικών Προσόδων 10 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

Ηλεκτρονικές ΠληρωμέςΑυτοματοποίηση διαδικασίας  Να μπορούν να γίνονται ηλεκτρονικά  Μέσω πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας  Απ’ ευθείας μέσω αφαίρεσης του σχετικού ποσού από τον Τραπεζικό Λογαριασμό του/της οφειλέτη ... Και βεβαίως μέσω Ίντερνετ  Αυτά γίνονται ήδη, σε ένα μικρό βαθμό βεβαίως, η χρήση ηλεκτρονικών πληρωμών μπορεί να διευρυνθεί στο μέλλον  Το θέμα όμως, από την πλευρά που το βλέπουμε εμείς  Είναι η αυτοματοποίηση της διαδικασίας πληρωμών «από τη μια άκρη ως την άλλη»  Ώστε η πληρωμή Να γίνεται από τον/την οφειλέτη μέσα από ένα interface Οι απαραίτητες πράξεις που πρέπει να διενεργήσει ο/η δημοτικός υπάλληλος επίσης μέσα από ένα interface ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 11

Mιας αυτοματοποιημένης επιχειρησιακής διαδικασίας που οι Δήμοι θα εκτελούν, στο πλαίσιο του έργου LGAF, για την παροχή online υπηρεσιών στους πολίτες και στις επιχειρήσεις: Δ1.2 Πληρωμή μη βεβαιωμένων τελών, φόρων, παραβόλων κλπ. – Πληρωμή ΚΟΚ ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 12

 Πρόκειται (επαναλαμβάνουμε) για μια διαδικασία μέσω της οποίας ένας δημότης, ένας κάτοικος ή ένας πολίτης ζητά από το Δήμο να πληρώσει ένα μη βεβαιωμένο τέλος, φόρο ή κάποιο παράβολο...  Θα xρησιμοποιήσουμε συγκεκριμένη έκδοσή της που επιτρέπει σε ένα πολίτη να πληρώσει μία κλήση ΚΟΚ στον Δήμο  Τα βήματα της διαδικασίας και οι συμμετέχοντες σε αυτήν (πολίτης / αιτών- ούσα, Τμήμα Δημοτικών Προσόδων) κατεγράφησαν στο πλαίσιο έρευνας πεδίου που έγινε, από το Έργο LGAF, σε πολλούς Δήμους της χώρας 13 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

 Συμπλήρωση στοιχείων κλήσης και ποσού [ΠΟΛΙΤΗΣ]  Παραλαβή [ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Εισαγωγή Κλήσης στην Οικονομική Διαχείριση [ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Πληρωμή σε Τράπεζα [ΠΟΛΙΤΗΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Επιβεβαίωση Πληρωμής από την Τράπεζα [ ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Ειδοποίηση του πολίτη (μέσω , SMS κλπ) ότι η πληρωμή ολοκληρώθηκε επιτυχώς/ανεπιτυχώς [ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ] 14 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΠΡΟΣΟΔΩΝ

15 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Πολίτης: Υποβάλλει συμπληρώνει τα στοιχεία που ανεφέρει η κλήση Πολίτης: Πληρώνει το πρόστιμο στην τράπεζα (συν τυχόν προσαυξήσεις) Δήμος / Τμήμα Δημοτικών Προσόδων: Επιβεβαιώνει την πληρωμή της κλήσης Πολίτης: Ενημερώνεται για ολοκλήρωση της πληρωμης του προστίμου

 Με λίγα λόγια, η συγκεκριμένη διαδικασία «ενορχηστρώνει»  Πολίτες και τις πληρωμές τους  Δημοτικούς υπαλλήλους Τμήματος Δημοτικών Προσόδων ... Και 2 τουλάχιστον εφαρμογές Πληροφορικής Εφαρμογή «Οικονομική Διαχείριση» Εφαρμογή «Αποστολή + SMS ( LGAF Notification Gateway / Εξυπηρετητής Αποστολής + SMS)» 16 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

Online από τη μια άκρη στην άλλη! (υπηρεσία ηλεκτρονικής διακυβέρνησης 4 ου βαθμού) 3. Online Έλεγχος Πληρωμής ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΠΡΟΣΟΔΩΝ 2. Online Πληρωμή (Web- Banking) 1. Online υποβολή αιτήματος  Ας «τρέξουμε» λοιπόν μια διαδικασία online! 17 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

Online Υποβολή Αιτήματος 18 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

 Ο πολίτης υποβάλλει το αίτημα του online  Πρότυπη Διαδικτυακή Πύλη Δήμου  Από το menu Υπηρεσίες (click) 19 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

 Ανά τύπο υπηρεσίας / εγγράφου  Πληρωμές/ Πρόστιμα από παραβάσεις ΚΟΚ (click)  Οι Υπηρεσίες που μπορεί να προσφέρει ένας Δήμος έχουν ομαδοποιηθεί σύμφωνα με πολλά κριτήρια  Ανά ομάδα ενδιαφέροντος  Ανά ομάδα πολιτών  Ανά τύπο υπηρεσίας / εγγράφου  Ανά οικογένεια διαδικασιών  Οι πιο δημοφιλείς  Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες 20 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] click

21 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Είσοδος στο δικτυακό τόπο ως εγγεγραμμένος χρήστης, ΟΧΙ κατ’ ανάγκη ως πιστοποιημένος χρήστης  Είσοδος  Οι πολίτες που μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτή την υπηρεσία ΔΕΝ χρειάζεται να είναι  Δημότες ή  Κάτοικοι  Μπορεί να είναι ο οποιοσδήποτε…  Πρέπει απλώς να έχει εγγραφεί ηλεκτρονικά στο site του Δήμου στον οποίο θέλει να πληρώσει την κλήση ως «επισκέπτης»…

22 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Φόρμα Υποβολής Αιτήματος  Ονομεταπώνυμο   Κινητό τηλέφωνο  Αρ. Κλήσης ΚΟΚ, Ημερ/νια παράβασης, Αρ. Πινακίδων Κυκλοφορίας  Περιγραφή Παράβασης, Ποσό, ΑΦΜ  Ονοματεπώνυμο Κατόχου Αυτοκινήτου Start

23 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Στο interface του, στο portal του Δήμου (  Στις Εργασίες  Πληρωμή Προστίμου ΚΟΚ click

24 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 1. Βρίσκει στην φόρμα το συνολικό ποσό που πρέπει να πληρώσει και την δικαιολογία πληρωμής 2. Πληρώνει στην τράπεζα το ποσό αυτό, συμπληρώνοντας την δικαιολογία πληρωμής 3. Επιστρέφει στην φόρμα, συμπληρώνει τον αριθμό συναλλαγής που του έδωσε η Τράπεζα Start Web-Banking 2 50 € click

 Παραλαβή  Εισαγωγή της κλήσης ΚΟΚ στην Εφαρμογή Οικονομική Διαχείρισης  Υπολογισμός του ποσού πληρωμής (πιθανόν να υπάρχουν προσαυξήσεις)  Και άλλα 25 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Διαδικασία = Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS)

 Στο του  Η κλήση ΚΟΚ που πληρώσατε με αρ. πληρωμής τραπέζης: με ποσό για πληρωμή 50€, παραλήφθηκε από το Σύστημα. Μετά από ελέγχους που θα κάνουμε ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] click  Αιτήματα που έχουν υποβληθεί στο παρελθόν συγκεντρώνονται στις  Αιτήσεις ω  Στο interface του, στο portal του Δήμου (

Online Διαχείριση Υποβληθέντος Αιτήματος 27 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Δήμος / Τμήμα Δημοτικών Προσόδων: Επιβεβαιώνει την πληρωμή της κλήσης (ελέγχει αν η πληρωμή στην τράπεζα έγινε και αν συμφωνεί με το ποσό της κλήσης)

28 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Ο κάθε ένας άπό τους υπαλλήλους του Τμήματος Δημοτικών Προσόδων εισέρχεται στο portal του Δήμου με τα δικά του στοιχεία:  Username + Password τaεετaεε

29 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Όλοι οι υπάλληλοι του Τμήματος Δημοτικών Προσόδων μπορούν να δουν στις «Εργασίες» ... σελίδα στην οποία εμφανίζονται οι πληρωμές που πραγματοποιούν οι πολίτες και οι επιχειρήσεις  Συγκεκριμένα, κάθε πληρωμή ΚΟΚ ... εμφανίζεται με την μορφή μιας ΕΝΕΡΓΕΙΑΣ που πρέπει να εκτελεσθεί. Κάνοντας click πάνω σε αυτήν ο/η υπαλληλος μπορεί να κάνει τον απαραίτητο έλεγχο για την πληρωμή κλήσης ΚΟΚ που μόλις έγινε... click

30 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Η φόρμα που εμφανίζεται παρουσιάζει όλα τα στοιχεία της κλήσης ΚΟΚ  Ο/η υπάλληλος έχει στα χέρια του την εκκαθάριση που του στέλνει η Τράπεζα 1. Διαβάζει τον αρ. Συναλλαγής 2. Βρίσκει τον αντίστοιχο αριθμό στο εκκαθαριστικό της Τράπεζας 3. Ελέγχει αν το ποσό που πληρώθηκε στην Τράπεζα συμφωνεί με το ποσό της κλήσης 4. Το σημειώνει 5. Τελειώνει οριστικά η διαδικασία πληρωμής όταν κάνει complete 1 2 4

31 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Διαδικασία = Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS)

Η πληρωμή καταχωρείται 32 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]... Ενημερώνεται ο πολίτης για την οριστική καταχώρηση της πληρωμής που έκανε (μετά την διεξαγωγή του απαραίτητου ελέγχου) 3. Online έλεγχος πληρωμής ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΠΡΟΣΟΔΩΝ 2. Online πληρωμή (Web Banking) 1. Online υποβολή αιτήματος

 ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη Παραγωγή Περιεχομένου:  ΕΑΙΤΥ [ΕΜ9: ATLANTIS Group] Συγγραφείς Θ. Εμμανουηλίδης, Π. Καβάσαλης, Γ. Κούζας, Αθ. Μώραλης, Ζ. Πολιτοπούλου 33 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]