Σχέσεις με την Κοινότητα

Θέματα προς ανάλυση Σχέσεις με την κοινότητα: Αφορούν τις σχέσεις ενός οργανισμού με μια από τις σημαντικότερες ομάδες κοινού την κοινότητα δηλαδή την έδρα των γραφείων και των λειτουργιών του.

Σχέσεις με την κοινότητα Πρόγραμμα Δημοσίων Σχέσεων: Έρευνα. Στόχοι. Προγραμματισμός. Αξιολόγηση.

Έρευνα Έρευνα για τον πελάτη: Επικεντρώνεται στο ρόλο του οργανισμού και στην φήμη του στην κοινότητα. Ποιο είναι το επίπεδο της αξιοπιστίας του. Έχουν υπάρξει σημαντικά παράπονα από την κοινότητα στο παρελθόν; Ποιες είναι οι πρακτικές του οργανισμού στις σχέσεις με την κοινότητα τώρα και στο παρελθόν; Ποια είναι τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία του οργανισμού στην κοινότητα; Ποιες ευκαιρίες υπάρχουν για την ενδυνάμωση των σχέσεων με την κοινότητα;

Έρευνα Έρευνα για την αξιοποίηση της ευκαιρίας ή τον εντοπισμό του προβλήματος. Αρχικά γιατί να έχουμε ένα πρόγραμμα για τις σχέσεις με την κοινότητα; Λαμβάνονται υπόψη τα έξοδα και τα οφέλη που περιλαμβάνονται. Ο επαγγελματίας δημοσίων σχέσεων θα πρέπει να εκτιμήσει προβλήματα που μπορεί να έχει ο οργανισμός με τις ομάδες της κοινότητας και να κάνει μια διερευνητική ανάλυση των ευκαιριών που παρουσιάζονται στις σχέσεις με την κοινότητα. Πολλοί οργανισμοί διατηρούν διαρκώς ενεργητικές σχέσεις με την κοινότητα ως μια μορφή ασφάλειας.

Έρευνα Έρευνα προτιμήσεων του κοινού: Προσεκτική αναγνώριση των ομάδων κοινού στόχου στις οποίες θα επικεντρωθεί η στοχευμένη επικοινωνία και εκμάθηση όσο το δυνατόν περισσότερων στοιχείων για κάθε ομάδα κοινού. Οι ομάδες κοινού της κοινότητας διαχωρίζονται σε τρεις μεγάλες κατηγορίες: ΜΜΕ της κοινότητας. Ηγέτες της κοινότητας. Οργανισμοί της κοινότητας.

Ομάδες κοινού της κοινότητας ΜΜΕ της κοινότητας: Μαζικά Ειδικά Ηγέτες της κοινότητας: Δημόσιοι Αξιωματούχοι Εκπαιδευτικοί Θρησκευτικοί ηγέτες Επαγγελματίες Διευθυντικά στελέχη Τραπεζίτες Πρόεδροι συνδικάτων και ενώσεων Οργανισμοί της κοινότητας: Αστικοί Επαγγελματικοί Κοινωνικοί Πολιτιστικοί Θρησκευτικοί Νεανικοί Πολιτικοί Ομάδες ειδικών ενδιαφερόντων

Έρευνα προτιμήσεων του κοινού: Είναι σημαντικό για τις σχέσεις με την κοινότητα να δημιουργηθούν λίστες επαφών με δημοσιογράφους, ηγέτες κοινοτήτων και οργανισμούς. Η λίστα με τα ΜΜΕ είναι ίδια με αυτή που είχε περιγραφεί στις σχέσεις με τα ΜΜΕ. Δηλαδή οι λίστες αυτές περιλαμβάνουν το είδος το μέγεθος του ακροατηρίου ή των τηλεθεατών που προσεγγίζεται από κάθε ΜΜΕ, το είδος του υλικού που χρησιμοποιείται από κάθε μέσο, το όνομα του αρχισυντάκτη που είναι υπεύθυνος/η για ειδήσεις των επιχειρήσεων καθώς και τους χρόνους επικοινωνίας. Οι λίστες των ηγετών της κοινότητας και των οργανισμών θα πρέπει να είναι εξίσου λεπτομερής.

Στόχοι Οι στόχοι επίδρασης και αποτελέσματος και στις σχέσεις με την κοινότητα θα πρέπει να είναι εξειδικευμένοι και ποσοτικοί.

Στόχοι Οι στόχοι επίδρασης για τις σχέσεις με την κοινότητα περιλαμβάνουν την πληροφόρηση των κοινών-στόχων της κοινότητας ή την τροποποίηση των στάσεων ή των συμπεριφορών τους. Π.χ. Να αυξήσουν (κατά 30% τον παρόντα χρόνο) την γνώση της κοινότητας για τις λειτουργίες του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων των προϊόντων του, των υπηρεσιών του, των εργαζομένων του και της υποστήριξης των εγχειρημάτων της κοινότητας. Να προωθήσουν (20%) μια πιο ευνοϊκή γνώμη της κοινότητας προς τον οργανισμό (κατά τη διάρκεια μιας ορισμένης περιόδου). Να λάβουν (15%) μεγαλύτερη οργανωτική υποστήριξη από τους ηγέτες της κοινότητας (κατά την διάρκεια μιας συγκεκριμένης καμπάνιας).

Στόχοι Οι στόχοι αποτελέσματος αποτελούνται από τις προσπάθειες που γίνονται από τον επαγγελματία δημοσίων σχέσεων να ενδυναμώσει τον τομέα των σχέσεων του οργανισμού με την κοινότητα. Παραδείγματα: Να προετοιμάσουν και να διανείμουν (15%) περισσότερες εκδόσεις που απευθύνονται στην κοινότητα (από την προηγούμενη χρονιά). Να ανταποκρίνονται πιο πολύ (10%) στις ανάγκες της κοινότητας (κατά τη διάρκεια αυτού του χρόνου). Να δημιουργήσουν (πέντε) καινούρια εγχειρήματα εστιασμένα στην κοινότητα που θα περιλαμβάνουν το προσωπικό της οργάνωσης και αποθέματα (κατά τη διάρκεια αυτού του ημερολογιακού έτους). Να προγραμματίσουν (πέντε) συναντήσεις με τους ηγέτες της κοινότητας (αυτή τη χρονιά).

Προγραμματισμός Κεντρική Ιδέα και Μηνύματα. Ενέργεια(ες) ή Ειδικό(α) Γεγονός(άτα). Μη Ελεγχόμενα και Ελεγχόμενα Μέσα. Αρχές Αποτελεσματικής Επικοινωνίας.

Προγραμματισμός Κεντρική Ιδέα και Μηνύματα: δημιουργούνται ανάλογα με την δεδομένη κατάσταση και προκύπτουν από αποτελέσματα ερευνών που σχετίζονται με τον οργανισμό, την αιτία για την διεξαγωγή του προγράμματος και τις υπάρχουσες αλλά και τις σχέσεις που υπήρχαν στο παρελθόν με τις ομάδες κοινού – στόχου της κοινότητας.

Προγραμματισμός Ενέργεια(ες) ή Ειδικό(α) Γεγονός(άτα): Μια ανοιχτή στο κοινό εκδήλωση της οργάνωσης και μια ξενάγηση των εγκαταστάσεων. Χορηγία ειδικών γεγονότων της κοινότητας ή εγχειρημάτων. Συμμετοχή της διοίκησης και άλλου προσωπικού σε εθελοντικές δράσεις της κοινότητας. Αγορά διαφημίσεων στα τοπικά ΜΜΕ. Συνεισφορά χρηματικών ποσών στις οργανώσεις της κοινότητας ή σε κοινωφελείς σκοπούς. Συναντήσεις με ηγέτες της κοινότητας. Συμμετοχή της διοίκησης και των εργατών στις πολιτικές υποθέσεις της κοινότητας – ανάδειξη σε θέσεις πολιτικές και σε συμβούλια.

Προγραμματισμός Με την εμπλοκή του οργανισμού (της διοίκησης και του υπόλοιπου προσωπικού) στις υποθέσεις της κοινότητας δημιουργείται ένα είδος δεσμού με την κοινότητα που σχεδόν εξαλείφει την πιθανότητα να υπάρχουν δυσάρεστες εκπλήξεις από την κοινότητα.

Μη ελεγχόμενα και ελεγχόμενα Μέσα Στην επικοινωνία του προγράμματος δημοσίων σχέσεων με την κοινότητα θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν τόσο τα ελεγχόμενα όσο και τα μη ελεγχόμενα μέσα. Μέσω των ΜΜΕ της κοινότητας με τα γνωστά μη ελεγχόμενα μέσα: Δελτία τύπου. Φωτογραφίες. Συνεντεύξεις αξιωματούχων της οργάνωσης με τοπικούς δημοσιογράφους.

Μη ελεγχόμενα και ελεγχόμενα Μέσα Η χρήση των ελεγχόμενων μέσων από την άλλη πλευρά μπορεί να περιλαμβάνει: Την αποστολή αντιγράφων από τις εταιρικές εκδόσεις σε μια επιλεγμένη λίστα ηγετών της κοινότητας. Δημοσιοποίηση της διαθεσιμότητας του διοικητικού προσωπικού και του ειδικού προσωπικού της οργάνωσης να μιλήσουν σε τοπικές ομάδες και οργανισμούς. Επιπλέον ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους ηγέτες της κοινότητας για σημαντικές ανακοινώσεις ή ενημέρωση για εμπλοκή της οργάνωσης στις υποθέσεις της κοινότητας.

Μη ελεγχόμενα και ελεγχόμενα Μέσα Η κατάλληλη και ενημερωμένη ιστοσελίδα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανεξάρτητη και ελεγχόμενη επικοινωνία. Οι δημοσιογράφοι θα είναι σε θέση να συγκεντρώνουν πληροφορίες του παρελθόντος αλλά και επίκαιρες ειδήσεις για τον οργανισμό στην ιστοσελίδα.

Αρχές αποτελεσματικής επικοινωνίας Δύο αρχές αποτελεσματικής επικοινωνίας αξίζουν ιδιαίτερης προσοχής: Η επικέντρωση στη στοχευμένη επικοινωνία των καθοδηγητών κοινής γνώμης ή των ηγετών της κοινότητας. Η ηγεσία παρέχει τη δομή και το περιεχόμενο της ίδιας της κοινότητας. Η συμμετοχή του κοινού είναι πολύ σημαντική. Τα μέσα της κοινότητας, οι ηγέτες και οι ομάδες μπορούν να ενθαρρυνθούν να συμμετάσχουν στα γεγονότα του προγράμματος δημοσίων σχέσεων του πελάτη. Το πιο σημαντικό είναι πως ο πελάτης θα πρέπει να δώσει ένα χέρι βοηθείας στην κοινότητα με την προσφορά χορηγιών του σε ελκυστικές δραστηριότητες.

Αξιολόγηση Η επιτυχία του προγράμματος συνδέεται με την επίτευξη των στόχων που αναφέρονται στην αρχή του προγράμματος που εφόσον έχουν εκφραστεί ποσοτικά και με ακρίβεια η αξιολόγησή τους είναι σχετικά εύκολη.