Στρατηγικές Καθορισμού των Αναγκών του Οργανισμού σε ΑΔ Στρατηγικές Καθορισμού των Αναγκών του Οργανισμού σε ΑΔ Νικόλαος Κωνσταντόπουλος Αναπληρωτής Καθηγητής

ΟΡΙΣΜΟΣ Πρόκειται για την προσέγγιση που στηρίζεται στις «επιστημονικά ελεγχόμενες» διαδικασίες διαπίστωσης των αναγκών του κάθε οργανισμού / επιχείρησης σε Ανθρώπινο Δυναμικό με σκοπό την αποτελεσματικότερη λειτουργία του / της στα πλαίσια της επίτευξης των «επιχειρηματικών» του / της στόχων.

Οι Κύριες Διαδικασίες Προσδιορισμού των Αναγκών ΑΔ Α) Προγραμματισμός των Αναγκών του Οργανισμού / Επιχείρησης σε Ανθρώπινο Δυναμικό Β) Ανάλυση των Αναγκαίων Θέσεων Εργασίας του Οργανισμού / Επιχείρησης Γ) Περιγραφή των Προσδιορισμένων Θέσεων Εργασίας του Οργανισμού / Επιχείρησης Δ) Προδιαγραφές των Θέσεων Εργασίας του Οργανισμού / Επιχείρησης

Α) ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΑΔ Τι είναι ο προγραμματισμός του ΑΔ (Οριοθετήσεις – Ορισμός)? Για ποιους λόγους γίνεται και ποια είναι η συμβολή του στην επιχειρηματική στρατηγική του οργανισμού / επιχείρησης? Ποια είναι τα προαπαιτούμενα στοιχεία για την πραγματοποίηση της διαδικασίας του Προγραμματισμού? Πως διαρθρώνεται το πλαίσιο πραγμάτωσης της διαδικασίας του Προγραμματισμού?

Τι είναι ο Προγραμματισμός του ΑΔ? Οι απαραίτητες για την επίτευξη των στόχων του οργανισμού / επιχείρησης δράσεις, στα πλαίσια της αποτελεσματικής του / της λειτουργίας, όπως η συστηματική διερεύνηση, και ο απόλυτος εντοπισμός που οδηγούν στην κατάλληλη λήψη αποφάσεων για την έγκαιρη κάλυψη των λειτουργικών αναγκών του / της σε ανθρώπινο δυναμικό

Ορισμός Προγραμματισμού ΑΔ Προγραμματισμός του ΑΔ είναι η διαδικασία προσδιορισμού και διασφάλισης για τις λειτουργικές ανάγκες ενός οργανισμού, σε συνδυασμό με τους στρατηγικούς του στόχους, του απαραίτητου αριθμού ανθρώπων με τις κατάλληλες, κατά περίπτωση, δεξιότητες αλλά και με το μικρότερο δυνατό, για τον οργανισμό, κόστος

Ο χαρακτήρας του Προγραμματισμού Ο χαρακτήρας του Προγραμματισμού είναι διττός: Ποσοτικός αφού ασχολείται αφενός με τον εντοπισμό του βέλτιστου αριθμού εργαζομένων στον οργανισμό και αφετέρου με τον περιορισμό του κόστους Ποιοτικός αφού πασχίζει να προσδιορίσει τις απαιτούμενες δεξιότητες και ικανότητες για την πλήρωση των εκάστοτε αναγκών του οργανισμού

Οι λόγοι Προγραμματισμού των αναγκών σε ΑΔ Για την ενδεδειγμένα εύρυθμη λειτουργία του οργανισμού / επιχείρησης ώστε να αποκτά την απαιτούμενη για την εκπλήρωση των στόχων του / της αποτελεσματικότητα / αποδοτικότητα

Η συμβολή του Προγραμματισμού του ΑΔ Είναι ένα από τα απαραίτητα μέσα δράσης για την επίτευξη των «επιχειρηματικών στόχων» του οργανισμού / επιχείρησης Βοηθά την επιχείρηση να αντιμετωπίσει έγκαιρα τις μελλοντικές της ανάγκες σε ΑΔ

Προσδιορίζει με σαφήνεια και ακρίβεια την επιχειρησιακή και αγοραία πραγματικότητα αναφορικά με τις διαστάσεις του Ανθρώπινου Δυναμικού Αποτελεί το ευέλικτο και αποτελεσματικό «όπλο» για την συστηματική και απρόσκοπτη λειτουργία του οργανισμού

Προλαμβάνει αλλά και αντιμετωπίζει αποτελεσματικά τα προβλήματα λειτουργίας των οργανισμών / επιχειρήσεων Βοηθάει στην επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων αλλά και, αναδραστικά, συμβάλει, ως ένα βαθμό, στην αναδιάταξη των εκάστοτε στόχων

Τα Προαπαιτούμενα Στοιχεία για τον Προγραμματισμό Ο Προγραμματισμός των αναγκών της επιχείρησης / οργανισμού σε Ανθρώπινο Δυναμικό προαπαιτεί ένα σύνολο δεξιοτήτων / ικανοτήτων από τα στελέχη της Διαχείρισης του Ανθρώπινου Δυναμικού:

Δεξιότητα ανάλυσης και σύνθεσης του συνόλου των παραμέτρων που συμβάλουν στην αγοραία πραγματικότητα Ικανότητα διορατικότητας αναφορικά με τις πραγματικές συνθήκες που διαμορφώνονται στην αγορά εργασίας

Ικανότητα κατανόησης του συνόλου των μεταβλητών που λαμβάνουν χώρα και επηρεάζουν την επιχειρησιακή πραγματικότητα Ικανότητα διαμόρφωσης εναλλακτικών προγραμμάτων / λύσεων στα πλαίσια της υλοποίησης των επιχειρηματικών στόχων

Ικανότητα πρόβλεψης των «δύσκολων» επιχειρησιακών και επιχειρηματικών καταστάσεων Δεξιότητα διαχείρισης των «τυχαίων» ή συγκυριακών καταστάσεων Ικανότητα γρήγορης αντίληψης και κατανόησης των νέων καταστάσεων

Ικανότητα ευελιξίας για την γρήγορη και αποτελεσματική αντιμετώπιση των αναφυόμενων ζητημάτων και την ενσωμάτωσή τους στο γενικό προγραμματισμό

Η δεξιότητα της έγκαιρης ενημέρωσης με τη συνεχή συλλογή, ταξινόμηση και επεξεργασία των νέων στοιχείων από το νομοθετικό - πολιτικό, τεχνολογικό, οικονομικό, κοινωνικό, πολιτιστικό και αγοραίο περιβάλλον

Ικανότητα ενδελεχούς κατανόησης αφενός της στρατηγικής του οργανισμού και αφετέρου των απαραίτητων παραμέτρων για τον ενδεδειγμένο προγραμματισμό σε ΑΔ Δεξιότητα σχεδιασμού του κατάλληλου Προγράμματος αναγκών σε ΑΔ

ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΔΕΞΙΟΤΗΤΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΤΙΛΗΨΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΝΟΗΣΗ ΤΗΣ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΤΟΥ ΥΠΑΡΧΟΝΤΟΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ / ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ

ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ / ΔΕΞΙΟΤΗΤΑ ΚΑΤΑΝΟΗΣΗΣ ΤΟΥ ΚΛΙΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΚΟΥΛΤΟΥΡΑΣ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΣΤΑ ΠΛΑΙΣΙΑ ΤΟΥ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΚΑΛΥΨΗΣ ΤΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΣΕ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ

Πλαίσιο Πραγμάτωσης του Προγραμματισμού σε ΑΔ Πέντε είναι τα κύρια στάδια από τα οποία περνάει η διαδικασία του Προγραμματισμού των αναγκών σε ανθρώπινο δυναμικό ενός οργανισμού / επιχείρησης:

Η διερεύνηση των μεταβλητών που παίζουν καθοριστικό ρόλο στην κατανόηση της αγοραίας και επιχειρησιακής πραγματικότητας Η πρόβλεψη των ενδεχόμενων μεταβολών σε ΑΔ Ενδελεχή εξέταση και στη συνέχεια εντοπισμό των πραγματικών αναγκών σε ΑΔ

Σχεδιασμός του προγράμματος κάλυψης των αναγκών σε ΑΔ του οργανισμού / επιχείρησης με γνώμονα την βέλτιστη οικονομικά λύση [Δείκτες Προγραμματισμού] Συστηματική αξιολόγηση του εν λειτουργία προγράμματος κάλυψης των αναγκών σε ΑΔ με την απαιτούμενη κατά περίπτωση αναδιάταξή του

Διερεύνηση Αγοραίων & Επιχειρησιακών Μεταβλητών Τρεις είναι οι «περιοχές» διερεύνησης: Η στρατηγική στοχοθέτηση του οργανισμού / επιχείρησης [Πλήρη και σαφή γνώση που θέλει να πάει ο Οργανισμός / Επιχείρηση αφού κατανοηθεί πλήρως η παρούσα κατάσταση και αξιολογηθούν οι εν δυνάμει διαδικασίες μετάβασης στην μελλοντική θέση]

Η αγοραία πραγματικότητα αναφορικά με το ΑΔ [Αντικειμενικά και Υποκειμενικά κριτήρια διερεύνησης της αγοραίας πραγματικότητας αναφορικά με το Ανθρώπινο Δυναμικό αλλά και διάρθρωση προβλέψεων για την εξέλιξή του στο άμεσο και μεσοπρόθεσμο μέλλον]

Η ενδοεπιχειρησιακή πραγματικότητα σε ΑΔ [Η διερεύνηση περιλαμβάνει την διαμόρφωση πρόβλεψης των αναγκών και των «δυνατοτήτων» της εσωτερικής αγοράς για την ικανοποίηση τους μέσα από την ανάλυση αφενός των εκτιμήσεων του συνόλου των στελεχών ευθύνης και αφετέρου των τάσεων μέσω διαφόρων δεικτών]

Πρόβλεψη των Μεταβολών Πρόβλεψη τα ενδεχόμενων απωλειών του υπάρχοντος ΑΔ Πρόβλεψη των μετακινήσεων του υπάρχοντος ΑΔ Πρόβλεψη των ποιοτικών μεταβολών του υπάρχοντος ΑΔ

Εντοπισμός των Αναγκών σε ΑΔ Αξιολόγηση των πληροφοριών που προέρχονται από την αγοραία και επιχειρησιακή πραγματικότητα σε συνδυασμό με την ανάλυση των επιχειρηματικών στόχων του οργανισμού / επιχείρησης

Σχεδιασμός Προγράμματος για ΑΔ Σχεδιασμός (προσδιορισμός) των Προσλήψεων Σχεδιασμός Αναδιάταξη των θέσεων εργασίας Σχεδιασμός Ανάπτυξης ΑΔ Σχεδιασμός της Εκπαιδευτικής Πολιτικής του Οργανισμού Σχεδιασμός της ενεργοποίησης του μηχανισμού Παρακίνησης του ΑΔ με στόχο την μέγιστη αποδοτικότητά του

Σχεδιασμός των βέλτιστων συστημάτων ανταμοιβών Σχεδιασμός Ευέλικτων μορφών απασχόλησης Σχεδιασμός της βελτίωσης των Εργασιακών Σχέσεων Σχεδιασμός των επικοινωνιακών συστημάτων του οργανισμού

Δείκτες Προγραμματισμού Δείκτης Αποχώρησης Δείκτης Σταθερότητας Ανάλυση Διάρκειας Απασχόλησης Δείκτης Επιβίωσης Συνδυασμός Δεικτών Πρόβλεψη Αναγκών σε Δεξιότητες Ηλικιακή Διάταξη Σχέδια Διαδοχής

Ο Προγραμματισμός στη Δημόσια Διοίκηση Προσδιορίζεται σε μικρό-επίπεδο (Τμήμα) με γνώμονα τις προσδιορισμένες από τον υπεύθυνο «ανάγκες» με γνώμονα το «φόρτο» εργασίας και διαμορφώνεται αίτημα στην οικία διεύθυνση και από εκεί στα ανώτερα κλιμάκια του φορέα

Συμμετοχική Διεργασία Φοιτητών Ερώτημα: Υπάρχει απόκλιση στο τρόπο προγραμματισμού στο Δημόσιο από το σύνολο των προηγουμένων διαδικασιών; Κατάδειξη των στοιχείων που διαμορφώνουν ή όχι την απόκλιση

Β) ΑΝΑΛΥΣΗ ΘΕΣΕΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Πρόκειται για τον προσδιορισμό του συνόλου των δραστηριοτήτων που απαιτούνται ώστε μια θέση εργασίας να συμβάλει αποτελεσματικά στο βαθμό που της αναλογεί, στην εκπλήρωση των στόχων του οργανισμού που εντάσσεται

Η Συμβολή της Ανάλυσης Θέσεων Εργασίας Στην οριοθέτηση της επιχειρησιακής πραγματικότητας και την αποτελεσματική οργάνωση του οργανισμού / επιχείρησης Στην ουσιαστική και αποτελεσματική αξιολόγηση της απόδοσης έργου των εργαζομένων Στον δίκαιο και αποτελεσματικό προσδιορισμό της ανταμοιβής

Στον αποτελεσματικό σχεδιασμό της εκπαιδευτικής και επιμορφωτικής πολιτικής του οργανισμού / επιχείρησης Στην αποτελεσματική διαδικασία πρόσληψης του κατάλληλου προσωπικού

Στάδια ανάλυσης θέσης εργασίας 1) Προσδιορισμός των στόχων της ανάλυσης [Προσέλκυση – Επιλογή Προσωπικού, Ανάπτυξη – Εκπαίδευση Εργαζομένων, Αξιολόγηση του ΑΔ, Προσδιορισμό της Αντιμισθίας για κάθε θέση εργασίας, Οργάνωση Λειτουργίας Επιχείρησης]

2) Διαμόρφωση του τρόπου ανάλυσης της θέσης εργασίας [Πληροφορίες για την θέση εργασίας (κύριες ασχολίες στην θέση εργασία, γενικής τεχνολογικής διάστασης ασχολίες, εξειδικευμένες τεχνολογικές ασχολίες), Πηγές πληροφόρησης (γραπτές πηγές – αρχεία, οργανογράμματα, εγχειρίδια εκπαίδευσης, κλπ- προφορικές πηγές (Στελέχη και εργαζόμενοι με εμπειρία), Επιλογή Μεθόδου ανάλυσης (Αφηγηματική, Μηχανική Προσέγγιση, Μελέτη μικροκινήσεων, Κρίσιμα περιστατικά, Λειτουργική ανάλυση)

3) Συγκέντρωση – Επεξεργασία των στοιχείων: Μεθοδεύσεις [Συνεντεύξεις, Κατασκευασμένο ερωτηματολόγιο συλλογής στοιχείων της θέσης εργασίας, Ανοικτά ερωτηματολόγια, Κατάλογος κλίμακας δραστηριοτήτων, Εστιασμένη παρατήρηση, Αυτό-περιγραφή, Ημερολόγιο καθημερινών δραστηριοτήτων]

4) Αξιολόγηση των διαφόρων τρόπων ανάλυσης της θέσης εργασίας

Η ανάλυση θέση εργασίας στο Δημόσιο Τομέα Γίνεται συνήθως από τους προϊσταμένους χωρίς εξειδικευμένη μεθόδευση με απλή συζήτηση με τους υπαλλήλους που κατέχουν παρόμοιες θέσεις. Προσδιορίζεται με γνώμονα την εμπειρική αντίληψη της λειτουργίας της διεύθυνσης και του εκάστοτε τμήματος.

Ανάδειξη των εμποδίων - προβλημάτων Ποιες είναι τα εμπόδια για την «επιστημονικά» προσδιορισμένη ανάλυση της θέσης εργασίας στο ΔΤ; Ποια τα προβλήματα που ανακύπτουν; Ποιες είναι οι διαδικασίες (μεθοδεύσεις) αναπροσδιορισμού και ανάδειξης της ανάλυσης θέσης εργασίας;

Γ) ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΘΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 1) Στόχοι της Περιγραφής [Προσδιορισμό της θέσης, Οριοθέτηση των απαιτήσεων για την προσέλκυση υποψηφίων για την θέση, προσδιορισμό της σύμβασης απασχόλησης με τον εργαζόμενο, βάση της αξιολόγησης του εργαζόμενου και προσδιορισμό των αναγκών για ανάπτυξη - εκπαίδευση]

2) Διάρθρωση της Περιγραφής, Προσδιορίζεται από τους στόχους και απαιτούνται: Για την προσέλκυση: Οριοθέτηση μέσα από την απόδοση ενός Τίτλου στη θέση, Διαμόρφωση ενός περιγράμματος μέσα από τη σύνταξη ενός Ορισμού που περιλαμβάνει Στόχους και Αντικείμενα εργασίας, Προσδιορισμό των δράσεων μέσα από την σύνταξη λίστας με ευθύνες και τις κύριες και επιμέρους δραστηριότητες της θέσης εργασίας

Για την αξιολόγηση της απόδοσης αυτού που κατέχει την θέση: Προσδιορισμό της φύσης της εργασίας και του πεδίου δραστηριοτήτων που εντάσσεται η θέση, προσδιορισμό του εύρους της εργασίας με τη χρήση ποσοτικών στοιχείων, Προσδιορισμό των αναγκαίων παραγόντων για την αξιολόγηση (όπως, ικανότητες, λήψη αποφάσεων και πρωτοβουλιών, το επίπεδο συνεργασιών, η πολυπλοκότητα των δράσεων, κλπ)

Για την Ανάπτυξη και Εκπαίδευση: Προσδιορισμό των ιδιαίτερων ιδιοτήτων, γνώσεων και ικανοτήτων που είναι αναγκαίες για την εργασία, το χρονικό περιθώριο απαίτησης νέων δεξιοτήτων - ικανοτήτων

3) Μεθόδευση της Περιγραφής Τα κύρια στοιχεία: Τίτλος θέσης εργασίας Προσδιορισμός εξουσίας – ευθύνης Σκοπός της θέσης Γενική Οριοθέτηση δραστηριοτήτων Ουσιαστική περιγραφή των επιμέρους καθηκόντων με οριοθέτηση των ευθυνών και δράσεων

Προβλήματα στις Περιγραφές θέσης Απόκλιση από την πραγματική θέση Ελλείψεις σημαντικών στοιχείων Παράληψη ουσιωδών λεπτομερειών Παράθεση άχρηστων λεπτομερειών Σύγχυση στόχων Τυποποίηση περιγραφής με παράθεση ξεπερασμένων στοιχείων

Η Περιγραφή θέσεων εργασίας στο Δημόσιο Προσδιορίζει την αναγκαιότητα ή μη της θέσης Εξασφαλίζει τον τρόπο δράσης και το εύρος της ευθύνης των εργαζομένων Βοηθά την αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων και προστατεύει από αυθαιρεσίες

Τα προβλήματα της έλλειψης περιγραφής στο Δημόσιο Εξομοίωση ετερόκλητων δραστηριοτήτων Διευκόλυνση της ανάπτυξης και κυριαρχίας της υποκειμενικής κρίσης Με αποτέλεσμα την ενίσχυση των αυθαιρεσιών

Δ) ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΘΕΣΕΙΣ Πρόκειται για τα απαιτούμενα προσόντα [ικανότητες – δεξιότητες – γνώσεις – εμπειρίες] ώστε ο εργαζόμενος στη θέση εργασίας να ανταποκρίνεται με αποτελεσματικότητα αλλά και ικανοποίηση στο έργο που έχει αναλάβει και το οποίο αντιστοιχεί στη συγκεκριμένη θέση εργασίας

Πρόκειται για το τελευταίο αλλά ουσιαστικό στοιχείο της περιγραφής των θέσεων εργασίας αφού προσδιορίζει ποιου προφίλ υποψήφιος είναι απαραίτητος για την κάλυψη της κάθε συγκεκριμένης θέσης.

Τα στοιχείων για τη σύνταξη των προδιαγραφών Συλλέγονται κατά την διαδικασία ανάλυσης της θέσης μέσα από της διάφορες μεθόδους που ήδη εκτέθηκαν Γίνεται επεξεργασία των στοιχείων και οριοθέτηση των απαιτούμενων προσόντων με γνώμονα τις δραστηριότητες - απαιτήσεις της θέσης

Καταγράφονται οι εκάστοτε δεξιότητες και ικανότητες στη βάση των επιμέρους καθηκόντων της θέσης Προσδιορίζονται στο τέλος της διερεύνησης των ικανοτήτων – δεξιοτήτων το απαιτούμενο επίπεδο γνώσεων Προσδιορίζεται, τέλος το (προ) απαιτούμενο πλαίσιο εμπειρίας για τον εργαζόμενο στην εκάστοτε θέση

ΓΕΝΙΚΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΣΤΟ ΚΑΘΟΡΙΣΜΟ ΑΝΑΓΚΩΝ ΣΕ ΑΔ Ελλιπής ή κακή γνώση των στόχων (αποστολής – οράματος) του οργανισμού Έλλειψη ικανοτήτων ανάλυσης – σύνθεσης των υπευθύνων του καθορισμού των αναγκών

Παραποιημένη γνώση της Δομής του Οργανισμού Ελλιπής γνώση της πραγματικότητας της αγοράς Παρείσφρηση ιδιοτελειών και ατομικών συμφερόντων

Ελλιπής συνεργασία μεταξύ των διαφορετικών διευθύνσεων και των τμημάτων του οργανισμού Καθυστερημένη αφομοίωση των αναπροσδιορισμών που απαιτούν οι νέες τεχνολογίες (πχ. η κοινωνική δικτύωση –social media)