Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων Θεωρία Αποφάσεων

Αποφάσεις στην Κοινωνία της Πληροφορίας  Απαιτούνται οι σωστές πληροφορίες την κατάλληλη χρονική στιγμή  Η σημασία της έγκυρης και έγκαιρης πληροφόρησης:  Ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα  Κέρδος χρόνου  Οικονομικά οφέλη (αύξηση εσόδων, μείωση εξόδων) 2

Δεδομένα και σχετικές έννοιες [1] 3 Σοφία ΓνώσηΠληροφορία Δεδομένα

 Ακατέργαστη ή αρχική μορφή π ληροφορίας [1]:  Εγγραφές συναλλαγών  Αναφορές σε γεγονότα  Παράσταση γεγονότων, εννοιών ή εντολών σε τυποποιημένη μορφή κατάλληλη για επικοινωνία, ερμηνεία ή επεξεργασία από ανθρώπους ή υπολογιστή [4]  Δεν έχουν συσχετιστεί με ένα συγκεκριμένο περιβάλλον πλαίσιο Δεδομένα + Ερμηνεία = Πληροφορία 4

Πληροφορία  Σύνδεση των δεδομένων με ένα ευρύτερο πλαίσιο  Δεδομένα τα οποία έπειτα από επεξεργασία μπορούν να απαντήσουν σε ερωτήματα όπως «ποιος;», «τι;», «πού» και «πότε;»  Δεδομένα: ΚΧΒ2415, , , 3:4  Πληροφορία: ΚΧΒ2415 στο πλαίσιο αριθμών κυκλοφορίας αυτοκινήτων, στο πλαίσιο αριθμών φορολογικού μητρώου, στο πλαίσιο κρατήσεων μισθού σε Ευρώ, 3:4 στο πλαίσιο αποτελεσμάτων ποδοσφαιρικού αγώνα 5

Γνώση (1/3)  Πληροφορία που έχει ελεγχθεί, επικυρωθεί και συνοδευτεί από κατάλληλη τεκμηρίωση  Κατηγορίες:  Ρητή  Άρρητη  Ατομική  Συλλογική 6

Γνώση (2/3) Ρητή  Σαφώς διατυπωμένη  Έγκυρη  Αμετάβλητη  Τεκμηριωμένη  Αποθηκευμένη  Διαθέσιμη για να διαμοιραστεί Άρρητη  Δύσκολο να διατυπωθεί  Υποσυνείδητη  Ασαφής  Βασίζεται στην εμπειρία, τη διαίσθηση και την αντίληψη 7

Γνώση (3/3) Ατομική  Τεκμηριωμένη αλήθεια π ου βρίσκεται α π οθηκευμένη στην μνήμη και το σύνολο των δεξιοτήτων του κάθε ατόμου Συλλογική  Συσσωρευμένη, αποθηκευμένη στην συλλογική/οργανωσιακή μνήμη  Σχετίζεται με θέματα, όπως διαδικασίες, ρουτίνες, νόρμες και πρακτικές για την επίλυση προβλημάτων και πρότυπα επικοινωνίας και αλληλεπίδρασης μεταξύ των μελών του συνόλου 8

Εξέλιξη δεδομένων σε πληροφορίες και γνώση [6] ΔεδομέναΠληροφορίαΓνώση Θερμοκρασία σώματος ασθενή κατά την εισαγωγή του στα επείγοντα περιστατικά του νοσοκομείου τη 15 η Δεκεμβρίου ο F Πίνακας διαγνώσεων γρίπης περιοχής για το μήνα Δεκέμβριο Παγκόσμιος χάρτης ξεσπάσματος γρίπης που επιδεικνύει πιθανή πανδημία Γεωγραφικό πλάτος και μήκος Αναγνώριση γεωγραφικού σημείου στο χάρτη Η τοποθεσία του Taj Mahal 170 συστολική και 110 διαστολική πίεση αίματος Αρτηριακή πίεση σε ένα 24ωρο Εξετάζεται θεραπεία για να μειωθεί ο κίνδυνος καρδιακού νοσήματος Τιμολόγιο Νούμερο 259, Σύνολο= Ευρώ Σύνολο πωλήσεων για το Νότιο τομέα της επιχείρησης το πρώτο τετράμηνο του έτους= Πιθανή διεύρυνση της διαφημιστικής εκστρατείας, διότι αποτελεί ταχεία αναπτυσσόμενη περιοχή ως προς τις πωλήσεις 9

Σοφία  Βασίζεται σε δεδομένα, πληροφορίες και γνώση  Η διαδικασία μέσω της οποία διακρίνουμε μεταξύ σωστού και λάθους, καλού και κακού  Στηρίζεται στην κατανόηση, δηλαδή τη διαδικασία σύνθεσης νέας γνώσης από προηγουμένως κατεχόμενη γνώση 10

Επιθυμητές ιδιότητες της Πληροφορίας  Ενημερότητα  Επικαιρότητα  Αλήθεια  Σχετικότητα  Πληρότητα  Περιεκτικότητα  Καλή παρουσίαση 11

Πληροφόρηση και Λήψη Αποφάσεων [1] 12 Γνώση Πληροφορία Δεδομένα Λήψη Απόφασης Επιχειρησιακές διαδικασίες

Πληροφόρηση και Λήψη Αποφάσεων  Οι αποφάσεις αφορούν επιλογές μεταξύ εναλλακτικών ενεργειών  Η λήψη απόφασης είναι το αποτέλεσμα της σύνθεσης και επεξεργασίας πληροφορίας και γνώσης  Πολλοί υποστηρίζουν την άποψη «όσο περισσότερες πληροφορίες τόσο το καλύτερο» για τη λήψη αποφάσεων  Ορθολογική χρήση πληροφοριών  Υποκειμενική χρήση πληροφοριών  Παραπλανητική χρήση πληροφοριών 13

Η έννοια του Συστήματος [4] Ένας αριθμός αλληλεπιδρώντων στοιχείων, έχουν οργανικά συναρμολογηθεί σε μια ολότητα έτσι ώστε να εκτελούν μια ορισμένη λειτουργία. ΆΡΑ:  επιμέρους στοιχεία,  που αλληλοεπιδρούν,  χαρακτηρίζεται από οργάνωση και  εξετάζεται ως μία ενιαία ολότητα. 14

Πληροφοριακό Σύστημα [4] Ένα οργανωμένο σύνολο από πέντε στοιχεία τα οποία αλληλοεπιδρούν μεταξύ τους και με το περιβάλλον, με σκοπό την παραγωγή και διαχείρισης πληροφορίας, για την υποστήριξη των ανθρώπινων δραστηριοτήτων, στα πλαίσια του οργανισμού Άνθρωποι 2.Λογισμικό 3.Υλικό 4.Διαδικασίες 5.Δεδομένα

Πληροφοριακό Σύστημα 16

Προκλήσεις διοίκησης πληροφοριακών συστημάτων  Κατανόηση του στρατηγικού ρόλου της τεχνολογίας πληροφοριών  Ανάγκη αύξησης των επενδύσεων σε έρευνα και τεχνολογία  Ανάγκη διαρκούς εκπαίδευσης των χρηστών  Διαρκώς αυξανόμενος όγκος πληροφοριών  Ανάγκη δημιουργίας σύγχρονων πληροφοριακών συστημάτων 17

Ιστορική Εξέλιξη 18 Δεκαετία του ‘60 Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης Δεκαετία του ‘70 Συστήματα Αυτοματισμού Γραφείου Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων Δεκαετία του ‘80 Έμπειρα Συστήματα Δεκαετία του ‘90 Πληροφοριακά Συστήματα Στελεχών Συστήματα Υποστήριξης Ομαδικών Αποφάσεων Γεωγραφικά Πληροφοριακά Συστήματα Χωρικά Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων

Ο ρόλος των πληροφοριακών συστημάτων στους οργανισμούς  Διοίκηση επιχειρησιακών λειτουργιών  Διοίκηση ανθρωπίνου κεφαλαίου  Διαχείριση πελατειακών σχέσεων  Υποστήριξη στη λήψη αποφάσεων  Συνεργασία και ομαδική εργασία  Στρατηγικές πρωτοβουλίες, αύξηση παραγωγικότητας και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα  Ατομική παραγωγικότητα  Πρόσβαση σε πληροφορίες 19

Πληροφοριακά Συστήματα και Λήψη Αποφάσεων Ποιος ο ρόλος των πληροφοριακών συστημάτων στη λήψη αποφάσεων στους οργανισμούς; 20

Επίπεδα υποστήριξης και οργάνωσης ΣτρατηγικόΤακτικόΛειτουργικό 21

Λειτουργικό ή Εκτελεστικό Επίπεδο  Λειτουργικά στελέχη (operational managers): υπεύθυνα για την παρακολούθηση των καθημερινών δραστηριοτήτων του οργανισμού  Συναλλαγές ρουτίνας με πελάτες με βάση προκαθορισμένες επιχειρησιακές διαδικασίες  Βραχυπρόθεσμη εστίαση στόχων  Πληροφοριακά Συστήματα Υποστήριξης Λειτουργικού επιπέδου:  Υποστηρίζουν τα στελέχη στην παρακολούθηση βασικών δραστηριοτήτων όπως πωλήσεις, εισπράξεις, καταθέσεις, μισθοδοσία, ροή υλικών, κ.ά. 22

Τακτικό ή Διοικητικό Επίπεδο  Μεσαία στελέχη (middle managers): Βρίσκονται στη μέση της ιεραρχίας της οργάνωσης και είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή των σχεδίων και των στόχων των ανωτέρων στελεχών.  Αποφάσεις μεσαίου επιπέδου  Μεσοπρόθεσμη εστίαση στόχων  Πληροφοριακά Συστήματα Υποστήριξης Τακτικού επιπέδου:  Υποστηρίζουν την παρακολούθηση, τον έλεγχο, τη λήψη αποφάσεων, και τις διοικητικές δραστηριότητες των μεσαίων στελεχών και παράγουν αναφορές όπως για δαπάνες κ.ά. 23

Στρατηγικό Επίπεδο  Ανώτερα στελέχη (senior managers): Στελέχη στην κορυφή της ιεραρχίας σε μια οργάνωση και είναι υπεύθυνοι για τη λήψη μακροπρόθεσμων αποφάσεων.  Στρατηγικές αποφάσεις  Μακροπρόθεσμη εστίαση στόχων  Πληροφοριακά Συστήματα Υποστήριξης στρατηγικού επιπέδου:  Βοηθούν τα ανώτερα στελέχη να εξετάζουν μακροπρόθεσμες τάσεις, στρατηγικά ζητήματα, όπως ποια προϊόντα θα πρέπει να παράγει η εταιρεία σε 5 χρόνια, ποιες είναι οι τάσεις στον κλάδο κ.λπ. 24

Παράδειγμα  Εργασία τριών στελεχών σε ένα νοσοκομείο:  Το στέλεχος Α εργάζεται στο τηλεφωνικό κέντρο, ορίζοντας ραντεβού ασθενών με γιατρούς, εγγράφοντας ενδιαφερόμενους σε σεμινάρια του νοσοκομείου και προωθώντας κλήσεις  Το στέλεχος Β είναι αναπληρωτής διευθυντής marketing. Είναι υπεύθυνος για τις διαδικτυακές διαφημιστικές καμπάνιες που προωθούν τις καλύτερες ειδικότητες του νοσοκομείου  Το στέλεχος Γ είναι διοικητής του νοσοκομείου, αρμόδιος για τη λειτουργική και οικονομική λειτουργία του νοσοκομείου. Καταρτίζει προϋπολογισμούς, προσλαμβάνει το προσωπικό, και αναπτύσσει τις πολιτικές του νοσοκομείου. 25

Παράδειγμα  Τι αποφάσεις λαμβάνει το στέλεχος Α;  Πόσο χρόνο θα δαπανήσει σε κάθε κλήση;  Πώς θα ενθαρρύνει τον καλούντα να συμμετέχει στο σεμινάριο;  Πόσο συμπονετική στάση να επιδείξει σε κάθε ασθενή; 26

Παράδειγμα : Σύστημα Υ π οστήριξης Α π οφάσεων Λειτουργικού Ε π ι π έδου 27

Παράδειγμα  Τι αποφάσεις λαμβάνει το στέλεχος Β;  Πόσες διαφημίσεις θα υλοποιηθούν το επόμενο έτος;  Πόσα σεμινάρια θα υλοποιηθούν το επόμενο έτος;  Πόσοι ομιλητές θα συμμετέχουν σε κάθε σεμινάριο;  Τι κόστος θα έχει η νοσηλεία ανά ημέρα για τον ασθενή; 28

Παράδειγμα  Τι αποφάσεις λαμβάνει το στέλεχος Γ;  Πρέπει να δημιουργηθεί νέα ορθοπεδική πτέρυγα στο νοσοκομείο;  Πρέπει να επενδύσει το νοσοκομείο στην επέκταση της υπάρχουσας καρδιολογικής πτέρυγας;  Τι κεφάλαια πρέπει να επενδυθούν σε έρευνα; 29

Ο ρόλος των πληροφοριακών συστημάτων ανά επίπεδο απόφασης Στρατηγικό Τακτικό Λειτουργικό 30 Ανώτερα Στελέχη Μεσαία Στελέχη Λειτουργικά Στελέχη Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων Συστήματα Υποστήριξης Στελεχών

Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS)  Βασικά επιχειρηματικά συστήματα που εξυπηρετούν καθημερινές λειτουργικές ανάγκες μιας επιχείρησης.  Συγκεντρώνουν τα δεδομένα από τις συναλλαγές της επιχείρησης (με πελάτες, προμηθευτές) και την ημερήσια κίνηση (λογιστική, αποθηκών, κτλ.)  Είσοδοι: Συναλλαγές, γεγονότα  Διαδικασία: Ταξινόμηση, καταχώρηση, συγχώνευση, ενημέρωση  Έξοδοι: Αναφορές, λίστες, περιλήψεις  Χρήστες: Εκτελεστικό προσωπικό και επόπτες 31

32

33

Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS)  Εξυπηρετούν το διοικητικό επίπεδο της επιχείρησης.  Παρέχουν συγκεντρωτικά στοιχεία σε μορφή αναφορών για τον έλεγχο και την οργάνωση επίτευξης των στρατηγικών στόχων  Είσοδοι: Συνοπτικά δεδομένα συναλλαγών, δεδομένα μεγάλου όγκου, απλά μοντέλα  Επεξεργασία: Αναφορές, απλά μοντέλα, ανάλυση χαμηλού επιπέδου  Έξοδοι: Συνοπτικές αναφορές  Χρήστες: Μεσαία στελέχη 34

35

Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS)  Εξυπηρετούν το διοικητικό επίπεδο της επιχείρησης με την ανάλυση δεδομένων για τη λήψη αποφάσεων, αξιοποιώντας στατιστικές μεθόδους και χρήση μοντέλων διοικητικής επιστήμης.  Είσοδοι: Δεδομένα μικρού ή μεγάλου όγκου, αναλυτικά μοντέλα, εργαλεία ανάλυσης δεδομένων  Επεξεργασία: Διαδραστική επικοινωνία, προσομοίωση  Έξοδοι: Ειδικές αναφορές, αναλύσεις αποφάσεων, απαντήσεις σε ερωτήματα  Χρήστες: Μεσαία στελέχη και Ειδικό προσωπικό 36

Συστήματα Υποστήριξης Στελεχών(ESS)  Εξυπηρετούν το στρατηγικό επίπεδο της επιχείρησης, παρέχοντας συγκεντρωτικές πληροφορίες για το σύνολο των δραστηριοτήτων της επιχείρησης:  Είσοδοι: εσωτερικά και εξωτερικά δεδομένα  Επεξεργασία: Γραφικά, προσομοίωση, αλληλεπίδραση  Έξοδοι: Προβλέψεις, γραφήματα, απαντήσεις σε ερωτήματα  Χρήστες: Ανώτερα στελέχη 37

Πληροφοριακά Συστήματα και Επιχειρηματικές Λειτουργίες  Πωλήσεις και Μάρκετινγκ  Κατασκευή και Παραγωγή  Χρηματοοικονομική Διαχείριση  Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων 38

Πωλήσεις και Μάρκετινγκ ΣύστημαΠεριγραφή Επίπεδο Λήψης Απόφασης Επεξεργασία παραγγελιών Εισαγωγή, επεξεργασία και παρακολούθηση παραγγελιών Εκτελεστικό Τιμολόγηση Καθορισμός τιμών των προϊόντων και υπηρεσιών Διοικητικό Πρόβλεψη τάσης πωλήσεων Κατάρτιση προβλέψεων πωλήσεων Στρατηγικό 39

Κατασκευή και Παραγωγή 40 ΣύστημαΠεριγραφή Επίπεδο Λήψης Απόφασης Έλεγχος μηχανημάτων Έλεγχος λειτουργίας εξοπλισμού Εκτελεστικό Προγραμματισμός παραγωγής Απόφαση για το χρόνο και την ποσότητα παραγωγής προϊόντων Διοικητικό Τοποθεσία εγκαταστάσεων Απόφαση για τον τόπο εγκατάστασης νέων παραγωγικών μονάδων Στρατηγικό

Χρηματοοικονομική Διαχείριση 41 ΣύστημαΠεριγραφή Επίπεδο Λήψης Απόφασης Εισπρακτέοι Λογαριασμοί Παρακολούθηση οφειλών Εκτελεστικό Προϋπολογισμός Κατάρτιση προϋπολογισμού Διοικητικό Προγραμματισμός κερδών Προγραμματισμός μακροπρόθεσμων κερδών Στρατηγικό

Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων 42 ΣύστημαΠεριγραφή Επίπεδο Λήψης Απόφασης Εκπαίδευση και ανάπτυξη προσωπικού Παρακολούθηση δεξιοτήτων και προσόντων προσωπικού Εκτελεστικό Ανάλυση αμοιβών Παρακολούθηση μισθών και επιδομάτων Διοικητικό Προγραμματισμός ανθρώπινων πόρων Σχεδιασμός μακροπρόθεσμων αναγκών Στρατηγικό

Σύνοψη  Τα πληροφοριακά συστήματα κατέχουν θεμελιώδη ρόλο στους οργανισμούς σήμερα σε όχι μόνο υποστηρικτικές λειτουργίες (back-office):  Walmart: παρακολούθηση εμπορευμάτων  Εταιρείες μεταφορών: εξοικονόμηση καυσίμων  Εκπαιδευτικά Ιδρύματα: διαχείριση μαθημάτων, φοιτητών και υποστήριξη προσωπικού  Τα Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων παρέχουν υποστήριξη στη λήψη πολύπλοκων αποφάσεων των στελεχών των οργανισμών 43

44 Βιβλιογραφία [1] Ματσατσίνης N. (2010), Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων, Εκδόσεις Νέων Τεχνολογιών [2] Πραστάκος Γ. (2006) Διοικητική Επιστήμη: Λήψη Επιχειρησιακών Αποφάσεων στην Κοινωνία της Πληροφορίας, Εκδόσεις Σταμούλη [3] David R. Anderson, Dennis J. Sweeney, Thomas A. Williams και Kipp Martin, (2014), Διοικητική Επιστήμη: Ποσοτικές Μέθοδοι για τη Λήψη Επιχειρηματικών Αποφάσεων, Μετάφραση Χατζούδης Δ., Εκδόσεις Κριτική [4] Κιουντούζης Ε. (2009), Μεθοδολογίες Ανάλυσης και Σχεδιασμού Πληροφοριακών Συστημάτων, Εκδόσεις Μπένου [5] McInerney, C. (2002), Knowledge Management and the Dynamic Nature of Knowledge, Journal of the American Society for Information Science and Technology, 53 (12), pp. 1009–1018. [6] Wallace P. (2014), Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, Μετέφραση Βραϊμάκη Ε., Εκδόσεις Κριτική 44