ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ 9 ο ΜΑΘΗΜΑ

ΣΤΕΛΕΧΩΣΗ Τον πρωτεύοντα ρόλο στην παραγωγική διαδικασία τον παίζει ο ανθρώπινος παράγοντας. Η ανθρώπινη εργασία είναι εκείνη που ενεργοποιεί τους δύο άλλους συντελεστές της παραγωγής και δίνει πνοή ζωής στους οικονομικούς οργανισμούς. Οι σύγχρονοι οργανισμοί έχουν κατανοήσει ότι χωρίς το κατάλληλο προσωπικό δεν είναι δυνατόν να ανταποκριθούν στις αυξημένες ανάγκες για τελειότερη οργάνωση και για αποτελεσματικότερη αντιμετώπιση των πολύπλοκων προβλημάτων που έχουν δημιουργήσει οι κοινωνικές και τεχνολογικές εξελίξεις. Σήμερα το περιεχόμενο της στελέχωσης περικλείει: (α) το διαχρονικό προγραμματισμό των αναγκών του οργανισμού σε προσωπικό, (β) την επεξεργασία και εφαρμογή σύγχρονων μεθόδων επιλογής προσωπικού και την ανάπτυξη του προσωπικού, με ιδιαίτερη έμφαση στην επιλογή και την ανάπτυξη διοικητικών στελεχών. ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Είναι η συστηματική συγκέντρωση και καταγραφή πληροφοριών, για το περιεχόμενο κάθε συγκεκριμένης θέσης εργασίας. Η ανάλυση εργασίας περιλαμβάνει δύο δραστηριότητες:

Την περιγραφή της εργασίας Την περιγραφή των απαιτήσεων της εργασίας. Η περιγραφή της εργασίας απαντά στα ερωτήματα: τι θα γίνει; Πως θα γίνει και με ποια μέσα; Αποτελεί κατάλογο των εργασιών που πρέπει να γίνουν και που αποτελούν το περιεχόμενο των καθηκόντων και των ευθυνών του ατόμου που κατέχει τη θέση, περιγραφή του τρόπου με τον οποίο θα εκτελεσθούν τα καθήκοντα αυτά και ακόμη περιγραφή των μέσων (χώρος, έπιπλα, εργαλεία, εφόδια κ.λ.π.) τα οποία κρίνονται απαραίτητα για την ολοκλήρωση των σχετικών καθηκόντων. Στην περιγραφή της εργασίας εντάσσεται επίσης και η ονομασία της θέσης και ενδεχομένως οι ώρες εργασίας και στα όρια μέσα στα οποία διαμορφώνεται η παρεχόμενη αμοιβή. Η περιγραφή των απαιτήσεων της εργασίας αφορά τα προσόντα και τις λοιπές προϋποθέσεις που πρέπει να συγκεντρώνει ένα άτομο προκειμένου να ανταποκριθεί ικανοποιητικά στα σχετικά καθήκοντα. Αναφέρεται κυρίως στην εκπαίδευση, στην προϋπηρεσία, στην επίδοση και σε τυχόν άλλες προϋποθέσεις (π.χ. ειδικότητα, εγγραφή σε επαγγελματική ένωση κ.λ.π.), απαραίτητες για την κατοχή της συγκεκριμένης θέσης.

Η ανάλυση εργασίας εξυπηρετεί τους παρακάτω σκοπούς: Αποσαφηνίζει το περιεχόμενο των επί μέρους στοιχείων της οργανωτικής δομής και περιορίζει τον κίνδυνο επικαλύψεων αρμοδιοτήτων. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως στοιχείο πρώτης επαφής του νεοπροσλαμβανόμενου ατόμου με την εργασία που πρόκειται να εκτελεστεί και με τις συνθήκες κάτω από τις οποίες πρόκειται να προσφέρει τις υπηρεσίες του. Αποτελεί βάση για τον προσδιορισμό προτύπων απόδοσης και ταυτόχρονα κριτηρίου αξιολόγησης. Τα πρότυπα απόδοσης αντικατοπτρίζουν τους στόχους τους οποίους αναμένεται να πραγματοποιήσει ο κάτοχος της θέσης μέσα σε συγκεκριμένα χρονικά περιθώρια. Η αξιολόγηση 9job evaluation), αποσκοπεί στη στάθμιση της συμβολής της θέσης στην επιτυχία της επιχείρησης. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ Περιλαμβάνει την πρόβλεψη των μελλοντικών αναγκών σε προσωπικό κατάλληλο να καλύψει τις διάφορες θέσεις, την επισήμανση των πηγών και του βαθμού επάρκειας προσωπικού και τη θέσπιση των αναγκαίων διαδικαστικών σταδίων, για την ικανοποίηση των αναγκών. Τα προγράμματα μπορεί να είναι βραχύχρονα και μακρόχρονα.

Η κατάρτιση προγραμμάτων χρονικής διάρκειας ενός έως δύο ετών, αποτελεί την περισσότερο εφαρμοζόμενη τακτική εκ μέρους των επιχειρήσεων. Η προσπάθεια πρόβλεψης των αναγκών θα πρέπει να σχετίζεται με τα προγράμματα των λοιπών τομέων της επιχείρησης και με πιθανές εξελίξεις των κοινωνικών και οικονομικών συνθηκών (π.χ. η επέκταση της επιχείρησης σε νέες αγορές είναι πιθανόν να προκαλέσει νέες ανάγκες όχι μόνο σε προσωπικό πωλήσεων αλλά και σε προσωπικό παραγωγής, προμηθειών κ.ο.κ.). ΠΡΟΕΛΕΥΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Δύο είναι οι πηγές από τις οποίες μπορεί να προέρχεται το προσωπικό: (α) η ίδια η επιχείρηση, (β) η ελεύθερη αγορά εργασίας. Το υπάρχον ανθρώπινο δυναμικό, σε μια επιχείρηση αποτελεί ένα μόνιμο απόθεμα υπηρεσιών από το οποίο αυτή μπορεί να αντλεί και να καλύπτει θέσεις, οι οποίες κατά καιρούς κενώνονται ή δημιουργούνται. Η μέθοδος αυτή προσφέρεται κυρίως για τη κάλυψη θέσεων στελεχών με προαγωγή. Στη πλήρωση θέσεων με προαγωγή αποδίδεται ιδιαίτερη σημασία καθόσον, έχει ορισμένα βασικά πλεονεκτήματα, όπως είναι: η ανάπτυξη κινήτρου από πλευράς εργαζομένων για μεγαλύτερη απόδοση και η τάση παραμονής τους στην επιχείρηση, ως αποτέλεσμα της προσδοκίας για μελλοντική παραγωγή.

Πολλές σύγχρονες επιχειρήσεις, χρησιμοποιούν ηλεκτρονικούς υπολογιστές, για την τήρηση και την επεξεργασία πληροφοριακών στοιχείων προσωπικού. Οι πληροφορίες που αντλούνται μέσω της απογραφής του προσωπικού, επιτρέπουν στους υπεύθυνους του προγραμματισμού να επισημάνουν πιθανές ελλείψεις ή πλεονάσματα προσωπικού. Οι προβλεπόμενες ελλείψεις προσωπικού σε κάποιους τομείς της επιχείρησης μπορούν να καλυφθούν με μετακινήσεις προσωπικού από άλλους τομείς και ενδεχομένως, με εξοικονόμηση ανθρώπινης εργασίας μέσα από τη λήψη μέτρων και την επινόηση συστημάτων αύξησης της παραγωγικότητας. Σε περίπτωση όπου η αντιμετώπιση μελλοντικών αναγκών δεν είναι δυνατή εκ των έσω, τότε επιβάλλεται ο προγραμματισμός της διαδικασίας πρόσληψης από την εξωτερική αγορά. Στρατολόγηση υποψηφίων Οι μεγάλες επιχειρήσεις έχουν ιδιαίτερη προτίμηση στην πρόσληψη στελεχών τα οποία έχουν προϋπηρεσία σε ανταγωνιστικές επιχειρήσεις. Έτσι αποφεύγεται το στάδιο της απειρίας με τη μειωμένη απόδοση και τα αυξημένα λάθη και ακόμη η επιχείρηση απαλλάσσεται από το κόστος της εκπαίδευσης και της αυξημένης εποπτείας. Εξ άλλου η απομάκρυνση ενός ανωτέρου στελέχους από μία ανταγωνιστική επιχείρηση μπορεί να σημαίνει και αποδυνάμωσή της, αν ληφθεί υπόψη ότι το στέλεχος αυτό μπορεί να αποτελέσει και πηγή πολύτιμων πληροφοριών για τη νέα επιχείρηση – εργοδότη.

Δεύτερη πηγή αποτελούν τα γραφεία ευρέσεως εργασίας (δημόσια ή ιδιωτικά). Μια ευρύτατα διαδεδομένη μέθοδος στρατολόγησης υποψηφίων είναι δημοσίευση σχετικών αγγελιών στον ημερήσιο και τον περιοδικό τύπο. Το σύνηθες περιεχόμενο των αγγελιών αυτών αφορά την περιγραφή της θέσης, τα απαιτούμενα προσόντα (ηλικία, εκπαίδευση, προϋπηρεσία κ.λ.π.) και πολλές φορές την αμοιβή. Συνήθης είναι η προσφυγή σε επιστημονικούς συλλόγους ή ενώσεις επαγγελματιών για τη στρατολόγηση υποψηφίων στελεχών (δικηγορικοί σύλλογοι, ιατρικοί σύλλογοι, επιμελητήρια). Ορισμένες επιχειρήσεις απευθύνονται σε διάφορα εκπαιδευτικά ιδρύματα (πανεπιστήμια, πολυτεχνεία, επαγγελματικές σχολές). Οι εκπρόσωποί τους επικοινωνούν με τη διοίκηση των ιδρυμάτων αυτών, ή εμφανίζονται ενώπιον συγκεντρώσεων σπουδαστών και προβαίνουν σε γενική ενημέρωση σχετικά με τις θέσεις εργασίας που προσφέρονται, με τα πλεονεκτήματα αυτών των θέσεων και με τις προοπτικές σταδιοδρομίας για νεαρά άτομα.

ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Η εσφαλμένη επιλογή έχει πάντοτε σημαντικό κόστος, είτε από τη μειωμένη απόδοση του ατόμου που προσλαμβάνεται, είτε από την αντικατάστασή του με νέα πρόσληψη. Για την ελαχιστοποίηση της πιθανότητας τέτοιων σφαλμάτων θα πρέπει ο αρμόδιος για την επιλογή να φέρεται με σύνεση και προσοχή κατά τη διεξαγωγή της διαδικασίας και να προσπαθεί να παρουσιάζει την πραγματική εικόνα της θέσης της οποίας επιδιώκεται η κάλυψη. Επιλογή είναι η διαδικασία προσδιορισμού του καταλληλότερου, για την πλήρωση ορισμένης θέσης υποψηφίου. Επιδιώκεται η διαπίστωση του βαθμού στον οποίο κάθε υποψήφιος διαθέτει τα προσόντα για την επιτυχή εκτέλεση των καθηκόντων της θέσης. Έντυπο ερωτηματολόγιο. Είναι ένα από τα περισσότερα χρησιμοποιούμενα στοιχεία της διαδικασίας επιλογής. Ο υποψήφιος καλείται να απαντήσει σε ερωτήματα που αναφέρονται στην ηλικία, στις σπουδές, στην προϋπηρεσία, στη κατάσταση της υγείας του κ.λ.π. Θα πρέπει να αποφεύγονται ερωτήματα που είναι άσχετα προς το περιεχόμενο και τις απαιτήσεις της εργασίας.

Η συνέντευξη. Με τη συνέντευξη ολοκληρώνεται η εντύπωση την οποία έχει ήδη σχηματίσει ο manager, από τη μελέτη του ερωτηματολογίου. Αποβλέπει στη στάθμιση των γνώσεων, των ικανοτήτων και δεξιοτήτων του υποψηφίου και ταυτόχρονα στη ζωντανή ενημέρωσή του για τη θέση και για τις προοπτικές που μπορεί να του εξασφαλίσει η κατάληψή της. Η εξέταση. Διακρίνεται σε: (α) εξετάσεις ικανότητας, (β) εξετάσεις προσωπικότητας, (γ) εξετάσεις απόδοσης. Εξετάσεις ικανότητας. Αποσκοπούν στη στάθμιση ορισμένων ατομικών χαρακτηριστικών του υποψηφίου, όπως είναι οι πνευματικές ικανότητες, η τεχνική αντίληψη, η καλή λειτουργία των αισθήσεων (ακοή, όραση κ.λ.π.). Εξετάσεις προσωπικότητας. Αποβλέπουν στην περιγραφή των χαρακτηριστικών της προσωπικότητας, όπως είναι η συναισθηματική ωριμότητα και η κοινωνική ολοκλήρωση, ο τρόπος σκέψης και συμπεριφοράς, η εντιμότητα, τα συναισθήματα κ.λ.π. Εξετάσεις απόδοσης. Διενεργούνται κάτω από πραγματικές συνθήκες εργασίας και παρέχουν στον εξεταστή τη δυνατότητα να σχηματίσει σαφή αντίληψη για τις προοπτικές που έχει ο υποψήφιος και τις πιθανές επιδόσεις που μπορεί να επιτύχει.

Κέντρα εκτίμησης. Είναι προγράμματα στα οποία οι, υπό δοκιμασία υποψήφιοι, υποβάλλονται σε μια σειρά ασκήσεων σχεδιασμένων κατ’ απομίμηση περιστατικών, καταστάσεων και προβλημάτων που αποτελούν κρίσιμα στοιχεία της καθημέραν εργασίας. Τα προγράμματα αυτά, περιέχουν διάφορα αντικείμενα όπως είναι: η συμμετοχή σε ομαδική συζήτηση, η προφορική παρουσίαση ορισμένου θέματος, η διεύθυνση μιας ομάδας για την αντιμετώπιση ενός συγκεκριμένου προβλήματος, η λήψη μιας απόφασης κ.ο.κ. Τα κέντρα εκτίμησης χρησιμοποιούνται κυρίως για την επιλογή διοικητικών στελεχών. Οι συστάσεις. Χρησιμοποιούνται ως πηγή πληροφοριών αναφερομένων κυρίως στην απόδοση του υποψηφίου σε θέσεις που κατείχε σε άλλους οργανισμούς κατά το παρελθόν, αλλά και σε άλλα στοιχεία σχετιζόμενα με τις ικανότητες και την προσωπικότητά του. Τα στοιχεία αυτά, υποβάλλονται από τον υποψήφιο, κυρίως με τη μορφή συστατικών επιστολών.

ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ – ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Η διαδικασία εκπαίδευσης και ανάπτυξης αποβλέπει στην ανακάλυψη, την καλλιέργεια και την αξιοποίηση των δυνατοτήτων προς όφελος και του οργανισμού αλλά και του ατόμου. Η εκπαίδευση αφορά τη διαδικασία βελτίωσης της απόδοσης του ατόμου στην παρούσα εργασία. Η ανάπτυξη είναι η διαδικασία δημιουργίας των προϋποθέσεων για βελτίωση της απόδοσής τους σε μελλοντικές θέσεις. Η εκπαίδευση στηρίζει την ανάπτυξη. η διαδικασία της εκπαίδευσης περιλαμβάνει: Τον προσδιορισμό των εκπαιδευτικών αναγκών Τη σχεδίαση και εφαρμογή του εκπαιδευτικού προγράμματος Την αξιολόγηση του εκπαιδευτικού προγράμματος 1.Ο προσδιορισμός των εκπαιδευτικών αναγκών: Οι εκπαιδευτικές ανάγκες είναι δυνατό να αφορούν τη διεύρυνση του κύκλου ή και την ανανέωση των πληροφοριών, που σχετίζονται με την εκτέλεση των καθηκόντων των ατόμων (π.χ. ενημέρωση επί των αλλαγών της φορολογικής ή της εργατικής νομοθεσίας) ή την ανάπτυξη των δεξιοτήτων τους και πάντα έχουν σχέση με τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Η διαδικασία της εκπαίδευσης πρέπει να είναι συνεχής ώστε να διασφαλίζεται η διαρκής ενημέρωση και η βελτίωση των ατόμων. Τα καθήκοντα προσδιορισμού των εκπαιδευτικών αναγκών αναλαμβάνονται από managers του ίδιου οργανισμού, ειδικευμένους σε θέματα διοίκησης του ανθρώπινου δυναμικού.

Ο εντοπισμός των εκπαιδευτικών αναγκών προκύπτει από διάφορα μηνύματα – ερεθίσματα που παίρνει η διοίκηση από πηγές ευρισκόμενες εντός ή εκτός του οργανισμού. Μια άλλη μέθοδος εντοπισμού εκπαιδευτικών αναγκών είναι η έρευνα μεταξύ των μελών του προσωπικού, για τη διατύπωση γνώμης περί των τομέων και των αντικειμένων στα οποία υπάρχει ανάγκη εκπαίδευσης. Τέλος, ανάγκες εκπαίδευσης προκύπτουν και από τη χάραξη των μελλοντικών προοπτικών του οργανισμού. Η υιοθέτηση και χρησιμοποίηση νέας τεχνολογίας και η ανάπτυξη νέων προϊόντων, απαιτούν σχετική ενημέρωση του αντίστοιχου προσωπικού. 2. Η σχεδίαση και εφαρμογή του προγράμματος εκπαίδευσης: Αφορά τον προσδιορισμό των μεθόδων εκπαίδευσης, την επιλογή των διδακτέων αντικειμένων και τη διεξαγωγή της εκπαιδευτικής διαδικασίας. Μεταξύ των μεθόδων εκπαίδευσης περιλαμβάνονται: Οι διαλέξεις, οι προβολές βιντεοταινιών, η ανάλυση ρόλων και η πρακτική άσκηση στην εργασία.

3. Η αξιολόγηση του προγράμματος εκπαίδευσης: Αποτελεί το τρίτο στάδιο της εκπαιδευτικής διαδικασίας. Συντελείται μέτρηση του αποτελέσματος της εκπαιδευτικής διαδικασίας και παραβολή προς τους αντικειμενικούς της σκοπούς. Ένας τρόπος αξιολόγησης της εκπαίδευσης είναι ο προσδιορισμός των αντιδράσεων, εκείνων που παρακολούθησαν το πρόγραμμα, από τις οποίες προκύπτουν συμπεράσματα περί του εάν θεωρούν χρήσιμη ή όχι την εκπαίδευση. Ως κριτήρια χρησιμοποιούνται επίσης: (α) η αλλαγή της συμπεριφοράς προς τον προϊστάμενο και προς τους υφιστάμενους και (β) ο βαθμός βελτίωσης της απόδοσης. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Η αξιολόγηση έχει ως σκοπό τη βελτίωση της απόδοσης του ατόμου. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί και ως βάση: για τον προσδιορισμό των μελλοντικών αναγκών σε προσωπικό, για την κατάρτιση προγραμμάτων προαγωγών, για τον προσδιορισμό των αμοιβών και για την κατάρτιση μελλοντικών προτύπων απόδοσης. Η διαδικασία της αξιολόγησης περιλαμβάνει τη μέτρηση της πραγματικής απόδοσης και τη βαθμολόγησή της (τη σύγκρισή της δηλαδή με το προσδοκώμενο έργο), την καταγραφή του αποτελέσματος και τη σχετική ενημέρωση του ενδιαφερόμενου ατόμου.