Κατηγορίες και αποτίμηση έργων πληροφορικής Πολυχρονόπουλος Κώστας Ραπανάκης Σταμάτης Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών – Μάρτιος 2006

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών2 Η απόφαση για επένδυση Λαμβάνεται σε ευθυγράμμιση με τους επιχειρηματικούς στόχους του οργανισμού: Συνεκτιμώνται: Το επιχειρηματικό περιβάλλον Διαθέσιμες τεχνολογικές λύσεις Η έκταση των αλλαγών

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών3 Επένδυση σε ΤΠΕ Πώς θα την αξιολογήσω; Επιχειρηματική λειτουργία – Τύπος εφαρμογής Ωριμότητα σχεδίου (Δικαιολογημένο από οικονομική άποψη) Φάση του έργου

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών4 Κριτήριο 1: Η φάση του έργου Καθώς προχωρά η εκτέλεση του έργου τα κόστη και οι ωφέλειες αλλάζουν μορφή. Είναι μάλλον απίθανο ο αρχικός σχεδιασμός να αποδώσει σωστά νούμερα. Απαιτείται συνεχής παρακολούθηση, επαναυπολογισμός και έλεγχος του κόστους κατά την εξέλιξη το έργου.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών5 Κριτήριο 2: Ωριμότητα (1/2) Εμφανώς δικαιολογημένα Καθιερωμένη τεχνολογία Μικρό ρίσκο Μείωση κόστους Χρήση αυστηρών οικονομικών κριτηρίων Παράδειγμα: TPS Πιθανώς δικαιολογημένα Μεγαλύτερο ρίσκο Απλά και μη απτά οφέλη Απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος, μεγαλύτερου μεριδίου αγοράς. Παράδειγμα: MIS, DSS.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών6 Κριτήριο 2: Ωριμότητα (2/2) Μη δικαιολογημένα Τεχνολογία αιχμής Υψηλό ρίσκο Μικρά απτά οφέλη Παράδειγμα: Ερευνητικά προγράμματα Η τεχνολογική εξέλιξη προβιβάζει κάποια έργα από “μη δικαιολογημένα” σε “πιθανώς δικαιολογημένα” και από “πιθανώς δικαιολογημένα” σε “προφανώς δικαιολογημένα”. Ωριμότητα

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών7 Κριτήριο 3: Τύπος των εφαρμογών Ο τύπος των εφαρμογών και ο αντικειμενικός σκοπός του έργου αποτελούν τους κύριους παράγοντες για την επιλογή της μεθόδου αποτίμησης. Οι εφαρμογές μπορούν να ταξινομηθούν ανάλογα με το είδος της αλλαγής που επιφέρουν στον οργανισμό σε 8 επίπεδα, σε αντιστοιχία με τα σκαλοπάτια μιας σκάλας. Η ακριβής ποσοτικοποίηση του κόστους και των ωφελειών είναι εύκολη στα χαμηλά επίπεδα. Όσο ανεβαίνουμε τα επίπεδα αυτή καθίσταται δυσκολότερη. Στα υψηλότερα επίπεδα κυριαρχεί η αβεβαιότητα και η υποκειμενική κρίση ενώ η ανώτατη διοίκηση έχει πιο ενεργή ανάμειξη.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών8 1 ο επίπεδο: Υποχρεωτικές αλλαγές (Mandatory Changes) Το έργο της αποτίμησης συνίσταται στο να καταρτίζονται τεχνικές μελέτες και να προσδιορίζονται τα κόστη των εναλλακτικών λύσεων. Για το σκοπό αυτό χρησιμοποιούνται κλασικές οικονομετρικές τεχνικές. Διακρίνουμε τρεις τύπους υποχρεωτικών αλλαγών. Στρατηγικής αναγκαιότητας (Strategic necessity). Οι επιχειρήσεις αναγκάζονται να προβούν σε αλλαγές για να ακολουθήσουν τον έντονο ανταγωνισμό (π.χ. συστήματα ΑΤΜ, e-banking). Τεχνολογικής αναγκαιότητας (Technological necessity). Ανανέωση εξοπλισμού λόγω τεχνολογικής απαξίωσης. Νομικές υποχρεώσεις (Legal necessity). Συμμόρφωση με το υφιστάμενο νομοθετικό πλαίσιο.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών9 2 ο επίπεδο: Αυτοματισμός (Automation) Οι εφαρμογές αυτού του επιπέδου έχουν σκοπό να αυτοματοποιήσουν επαναληπτικές διαδικασίες με σκοπό την μείωση του κόστους (π.χ. υπολογισμός μισθοδοσίας). Αν και προσδίδουν έμμεση αξία στην αλυσίδα αξίας της επιχείρησης παραμένουν σημαντικές. Η μείωση του κόστους εκτέλεσης λειτουργιών που συμβαίνουν σε μεγάλη κλίμακα μπορούν να αποτελέσουν σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Οι οργανισμοί μπορούν να αξιοποιήσουν καλύτερα το ανθρώπινο δυναμικό τους και να διαχειριστούν το μέγεθος τους (π.χ. τραπεζικός τομέας). Η αποδοτικότητα είναι μετρήσιμη με μεθόδους μέτρησης έργου (work measurement), τεχνικές προσομοίωσης και μοντελισμού. Σημαντικό είναι να μην παραβλέπονται κόστη όπως το κόστος συντονισμού και το κόστος αντιμετώπισης βλαβών.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών10 3 ο επίπεδο: Απ’ ευθείας προσθήκη αξίας (Direct value added) Το τρίτο επίπεδο αντιπροσωπεύεται από εφαρμογές που προσδίδουν άμεση αξία στην επιχείρηση. Αυτό συμβαίνει υλοποιώντας λειτουργίες που δεν ήταν προηγουμένως διαθέσιμες ή προσδίδοντας στις υπάρχουσες καινοτόμα χαρακτηριστικά (π.χ. εργαλεία εξόρυξη γνώσης). Η αξία αντικατοπτρίζεται στο αυξημένο κέρδος ή στο διευρυμένο μερίδιο αγοράς. Η αποτίμηση αποσκοπεί στο να υπολογίσει τι αξία προστίθεται και πώς κατανέμεται αυτή η αξία (ποιοι επωφελούνται). Για παράδειγμα η εισαγωγή των ΑΤΜ ωφέλησε κυρίως τους πελάτες των τραπεζών. Για την μέτρηση της αποδοτικότητας δεν είναι κατάλληλες οι παραδοσιακές μέθοδοι μέτρησης έργου. Καλύτερες τεχνικές είναι οι πειραματικές (μέτρηση απόκρισης) και η κλιμακωτή εφαρμογή.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών11 4 ο επίπεδο: Διαχείριση πληροφορίας και Συστήματα Στήριξης Αποφάσεων Στο επίπεδο αυτό κατατάσσονται εφαρμογές παροχής γνώσης για τον σχεδιασμό, τον έλεγχο και την λήψη των αποφάσεων. Απευθύνονται κυρίως στα υψηλότερα επίπεδα της διοίκησης. Είναι γνωστές με όρους όπως MIS, DSS, ERP, MRP. Η έμφαση δίνεται στην ποιότητα της πληροφορίας, δηλαδή την ακρίβεια της, την αξιοπιστία της, το πόσο ανταποκρίνεται στα τωρινά δεδομένα κ.α. Μπορούν να αναπτυχθούν εναλλακτικά σενάρια δράσης για τις διάφορες λειτουργίες της διοίκησης. Προϋπόθεση για την αξιοποίηση τους είναι ο χρήστης να έχει τις ικανότητες να τα εκμεταλλευτεί κατάλληλα. Η αποτίμηση τους στηρίζεται σε πιθανοτικές μετρήσεις ή σενάρια καλύτερης και χειρότερης περίπτωσης. Υπάρχει δυσκολία αποτίμησης της αξίας της πληροφορίας που παρέχει ένα τέτοιο σύστημα.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών12 5 ο επίπεδο: Υποδομές (Infrastracture) Το πέμπτο επίπεδο περιλαμβάνει τεχνολογικές επενδύσεις σε υποδομές από τις οποίες επωφελούνται αρκετές υπάρχουσες και πιθανές μελλοντικές εφαρμογές (π.χ. αναβάθμιση της υποδομής δικτύωσης ενός κτιρίου, επένδυση σε νέες τεχνολογίες). Η αξία τους υπολογίζεται κυρίως μακροπρόθεσμα και εμπεριέχει ρίσκο και υποκειμενικότητα. Σκοπός είναι να υποστηρίζουν μελλοντικές εφαρμογές και να έχουν μεγάλο κύκλο ζωής. Η αποτίμηση τους στηρίζεται στη σχέση της επένδυσης με μελλοντικά έργα των οποίων η αξία μπορεί να αποτιμηθεί πιο εύκολα. Οι επιπτώσεις της τεχνολογίας στην επιχείρηση δεν είναι σαφείς. Οι επιχειρήσεις πρέπει να αναλαμβάνουν το τεχνολογικό ρίσκο εάν θέλουν να αντιμετωπίσουν τον ανταγωνισμό.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών13 6 ο επίπεδο: Διεπιχειρησιακά Συστήματα (Inter-organizational Systems) Οι εφαρμογές του έκτου επιπέδου αφορούν συστήματα μεταξύ δύο ή περισσότερων συναλλασσομένων οργανισμών (π.χ. σύστημα EDI). Οι συνεργαζόμενοι οργανισμοί δεν επωφελούνται στον ίδιο βαθμό από τη χρήση των συστημάτων αυτών. Το ισχυρότερο μέλος επιβάλει στο ασθενέστερο τη χρήση του συστήματος (π.χ. αλυσίδα λιανεμπορίου σε προμηθευτή). Η χρήση των συστημάτων αυτών έχει μακροπρόθεσμες επιδράσεις στις σχέσεις των συμβαλλομένων μερών. Είναι δυνατή η μεταφορά δραστηριοτήτων μεταξύ των μελών. Στην αποτίμηση των εφαρμογών πρέπει να συμμετέχουν όλα τα συνεργαζόμενα μέλη. Το επίκεντρο αυτής είναι κατά πόσο η απώλεια της ευελιξίας στις συναλλαγές αντισταθμίζεται από τα πλεονεκτήματα της χρήσης του συστήματος.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών14 7 ο επίπεδο: Στρατηγικά Συστήματα (Strategic systems) Οι εφαρμογές της κατηγορίας αυτής απευθύνονται στα ανώτερα στελέχη και αποτελούν πολύτιμα εργαλεία για την επίτευξη των στρατηγικών στόχων της επιχείρησης. Η ανάπτυξη τους θα πρέπει να έχει γίνει σε συμφωνία με τους στρατηγικούς στόχους. Τα στρατηγικά συστήματα χαρακτηρίζονται από καινοτομία και υψηλό ρίσκο. Η ανώτατη διοίκηση πρέπει να αναγνωρίζει την αξία τους στην λήψη των αποφάσεων, γεγονός από το οποίο εξαρτάται η επιτυχία τους. Η αποτίμηση των συστημάτων αυτών είναι δύσκολη. Αυτή γίνεται με βάση μια ευρύτερη εκτίμηση της κατάστασης της επιχείρησης σε συνδυασμό με μια ανάλυση κινδύνου. Τυπικές μέθοδοι κόστους – ωφέλειας και απόδοσης της επένδυσης (ROI) θα αποτύγχαναν.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών15 8 ο επίπεδο: Επιχειρηματικοί μετασχηματισμοί (Bussiness transformations) Στην κορυφή της ιεραρχίας κατατάσσονται τεχνολογικές εφαρμογές που μετασχηματίζουν μια επιχείρηση. Οι μετασχηματισμοί αυτοί συνήθως επιβάλλονται όταν η επιχείρηση αντιμετωπίζει σοβαρό πρόβλημα επιβίωσης. Οι τεχνολογικές λύσεις πρέπει να συνδυάζονται από αλλαγές στις διοικητικές πρακτικές. Ιδιαίτερη έμφαση πρέπει να δίνεται στη διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων. Η τεχνολογία αποτελεί μόνο την μια συνιστώσα για να πραγματοποιηθούν οι επιχειρηματικοί μετασχηματισμοί. Τα οφέλη προκύπτουν από την συνέργεια της τεχνολογίας με τις κατάλληλες διοικητικές πρακτικές. Η αποτίμηση των εφαρμογών γίνεται με βάση τη συνολική θεώρηση. Δεν είναι εφικτή η εξακρίβωση της αξίας που οφείλεται στην τεχνολογία ή τις διοικητικές πρακτικές, αντίστοιχα.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών16 Παρατηρήσεις Όσο προχωρούμε σε ανώτερα επίπεδα δίνεται περισσότερη έμφαση σε υποκειμενικές μεθόδους αποτίμησης (π.χ. ανάλυση ρίσκου) αντί των αντικειμενικών ποσοτικών μεθόδων. Η εμπλοκή της ανώτερης διοίκησης είναι σημαντική για όλα τα έργα αλλά στα υψηλότερα επίπεδα είναι ακόμα πιο σημαντική. Πρέπει να λαμβάνει ενεργό ρόλο στην αποτίμηση και την λήψη των αποφάσεων. Τα υψηλότερα επίπεδα ενέχουν περισσότερο ρίσκο και οι αποφάσεις λαμβάνονται υπό συνθήκες αβεβαιότητας. Στην πράξη σπάνια κάποιο έργο ανήκει εξ’ ολοκλήρου σε ένα επίπεδο. Μικρότερα τμήματα του κατατάσσονται σε διάφορα επίπεδα και αποτιμούνται με βάση τους κανόνες που ισχύουν σε αυτά.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών17 Ανακεφαλαίωση Η αξιολόγηση των έργων ΤΠΕ απέχει πολύ από την απλή σύγκριση οικονομικών μεγεθών για τα κόστη και τα οφέλη. Απαιτείται διαφορετική αντιμετώπιση ανάλογα με τον τύπο του έργου, την ωριμότητα του και την φάση στην οποία βρίσκεται. Μεγαλύτερη ευαισθησία στα οικονομικά μεγέθη για έργα μικρού ρίσκου που έχουν στόχο τη μείωση του κόστους των εργασιών. Συνεκτίμηση μη απτών ωφελειών και προσπάθεια ποσοτικοποίησης τους για έργα μεγαλύτερου ρίσκου με στόχο στρατηγικές αλλαγές.

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών18 Ευχαριστούμε!