Προϊστάμενος Διεύθυνσης Δημοσίων Συμβάσεων ΡΟΛΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΔΙΕΥΘΥΝΤΏΝ/ ΛΟΓΙΣΤΩΝ ΣΤΙΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΝΑΨΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ Στέλιος Κουντούρης Προϊστάμενος Διεύθυνσης Δημοσίων Συμβάσεων Γενικό Λογιστήριο της Δημοκρατίας

Εισαγωγή Ορισμός διαδικασίας προμηθειών (Procurement) «Μια κρίσιμη επιχειρηματική διαδικασία που επιτρέπει σε έναν οργανισμό να εξασφαλίσει ένα ευρύ φάσμα εξωτερικά παρεχόμενων πόρων (και αξίας), αποδοτικά και αποτελεσματικά, από την ανάγκη μέχρι και τη διάθεση τους» Κύριοι στόχοι της διαδικασίας προμηθειών Υποστηρίζει και συνεισφέρει στην επιτυχή εκπλήρωση των στόχων του οργανισμού. Διασφάλιση πόρων. Κατανόηση και εκμετάλλευση της αγοράς. Ενεργεί ως δίαυλος για την καινοτομία και την προστιθέμενη αξία. παρέχει την πειθαρχία που απαιτείται για τη διαχείριση όλων των δαπανών.

Έννοιες στις Δημόσιες Προμήθειες Προστίθεται αξία στις Δημόσιες προμήθειες όταν ότι οι δημόσιες συμβάσεις, τα έργα και οι διαδικασίες του οργανισμού αξιολογούνται συστηματικά για να παρέχουν εμπιστοσύνη, στα ενδιαφερόμενα μέρη, σχετικά με την καταλληλότητα, την αποτελεσματικότητα, την ποιότητα, καλή τιμή/κόστος τους και την αποφυγή σφαλμάτων. Στη σύναψη δημόσιών συμβάσεων θα πρέπει να τηρούνται οι προϋπολογισμοί και να αποφεύγονται οι δυσβάσταχτες μακροπρόθεσμες δεσμεύσεις, λαμβάνοντας άποψη και άλλες απαιτήσεις στον οργανισμό.

Έννοιες στις Δημόσιες Προμήθειες Η κοστολόγηση του κύκλου ζωής ενός προϊόντος, μιας υπηρεσίας ή ενός έργου καλύπτει το κόστος που βαρύνει την αναθέτουσα αρχή ή άλλους χρήστες, όπως: i) το κόστος που σχετίζονται με την απόκτηση, ii) το κόστος χρήσης, όπως για την κατανάλωση ενέργειας και άλλων πόρων, iii) το κόστος συντήρησης, iv) το κόστος που αφορά το τέλος του κύκλου ζωής, όπως το κόστος της συλλογής και της ανακύκλωσης, v) το κόστος που οφείλεται σε περιβαλλοντικές εξωτερικές παρενέργειες που συνδέονται με το προϊόν.

Ο ρόλος της χρηματοοικονομικής διεύθυνσης ενός οργανισμού Τι πρέπει να διασφαλίζει. Βέλτιστη αξία για τις δαπάνες (Best Value for Money) Ότι τηρείται η Νομοθεσία και οι αρχές (διαφάνεια, ίση μεταχείριση κ.τ.λ.), που τη διέπουν. Οι πληρωμές γίνονται βάση της σύμβασης.

Ο ρόλος της χρηματοοικονομικής διεύθυνσης ενός οργανισμού Πως Διασφαλίζεται. Κατάλληλα συστήματα έλεγχου σε κάθε στάδιο του κύκλου αγορών Πρέπει να υπάρχει ένας σαφής ορισμός των ρόλων και των αρμοδιοτήτων κατά τη διαδικασία αγορών Πρέπει να υπάρχει ένας διαχωρισμός των καθηκόντων μεταξύ αυτών καθορίζουν τις ανάγκες, τα άτομα με οικονομική εξουσία, αυτούς που κάνουν την απόφαση αγοράς και εκείνων της έγκρισης της πληρωμής. Ορθή Χρηματοοικονομική Διαχείριση (Χρηματοοικονομική αξιολόγηση του έργου, κατάλληλοι οικονομικοί όροι επιλογής, ανάθεσης και εκτέλεσης των συμβάσεων). Ορθή καταγραφή των συναλλαγών και πληρωμή/είσπραξη χρημάτων .

Κύκλος Αγορών Financial Approval ! Προσδιορισμός Ανάγκης Option Appraisal ! Business Case Αξιολόγηση οικον. φορέα Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης. Διαχείριση Συμβολαίου feedback Ανάθεση Σύμβασης Προσδιορισμός προμηθευτών Αξιολόγηση Αγοράς. Αξιολόγηση υποψηφίων Διαπραγμάτευση Διευκρινήσεις Ετοιμασία εγγράφων διαγωνισμού. Προδιαγραφές/ όροι εντολής. Σύμβαση. Οροί πληρωμής Όροι διαγωνισμού Υποβολή προσφορών Άνοιγμα Αξιολόγηση Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διαπραγμάτευση Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Προσδιορισμός Αναγκών Βοήθεια στη κατάρτιση του προϋπολογισμού. Ο Οικονομικός Διευθυντής βοηθά τον Ελέγχοντα λειτουργό στον καθορισμό των προϋπολογισμών για την απόκτηση αγαθών, υπηρεσιών και έργων ανάλογα με: τις διάφορες πολιτικές και τους στόχους του οργανισμού, τις προτεραιότητες της υπηρεσίας, τις πραγματικές ανάγκες και όχι τα θέλω, με στόχο την εξοικονόμηση χρημάτων ή και την κατανομή τους σε άλλες προτεραιότητες. Προγράμματα και έργα (projects) Εκτίμηση Αξιολόγηση έργων - Μελέτη Σκοπιμότητας για έργα και υπηρεσίες. Προτεραιοπίηση. Κόστος απόκτησης αγαθών, έργων κατά τη διάρκεια ζωής τους. – Life Cycle costs.

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διαπραγμάτευση Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Έγκριση για αγορά/έναρξη διαδικασίας Ετοιμασία και έγκριση προϋπολογισμών Ύπαρξη διαθέσιμων πιστώσεων. Εξουσιοδότηση δαπανών από ελέγχοντα λειτουργό ή από λειτουργό που του εκχωρήθηκε τέτοια εξουσία από αυτόν. Οι λογιστές να ενημερώνουν τους λειτουργούς των υπηρεσιών για τα προϊόντα που μπορούν να εξασφαλίσουν μέσω των συμφωνιών πλαίσιο.

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διαπραγμάτευση Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Βοήθεια για την συγγραφή των οικονομικών όρων. Οικονομική δυνατότητα των οικονομικών φορέων να εκτελέσουν τη σύμβαση. Οικονομικοί όροι ανάθεσης της Σύμβασης. Οικονομικοί όροι εκτέλεσης της Σύμβασης.

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διαπραγμάτευση Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διαπραγμάτευση Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διαπραγμάτευση Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Προεπιλογή υποψηφίων. Συμμετοχή στην οικονομική αξιολόγηση των οικονομικών φορέων Ή υποβολή εισηγήσεων προς την επιτροπή αξιολόγησης ως εμπειρογνώμονας για την οικονομική αξιολόγηση, όσον αφορά την οικονομική ευρωστία των υποψηφίων και την οικονομική δυνατότητα τους να εκτελέσουν τη σύμβαση.

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διαπραγμάτευση Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Υποβολή προφορών/Άνοιγμα Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διαπραγμάτευση Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Υποβολή προφορών/Άνοιγμα Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Αξιολόγηση Προσφορών Συμμετοχή αξιολόγηση των προσφορών, Υποβολή εισηγήσεων ως εμπειρογνώμονας προς την επιτροπή αξιολόγησης , για προσφορές που περιέχουν κοστολόγηση – χρηματοοικονομικό πλάνο.

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διαπραγμάτευση Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Υποβολή προφορών/Άνοιγμα Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Διαπραγμάτευση Μέλος της Διαπραγματευτικής ομάδας σε συμβάσεις έργων και υπηρεσιών που που περιέχουν κοστολόγηση – χρηματοοικονομικό πλάνο.

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Υποβολή προφορών/Άνοιγμα Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Υποβολή προφορών/Άνοιγμα Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Διαχείριση συμβολαίου Παρακολούθηση χρηματοοικονομικών παραμέτρων του συμβολαίου για μακροχρόνια έργα, συμβάσεις παραχώρησης. Εξέταση των χρηματοοικονομικών θεμάτων στις τροποποιήσεις των συμβάσεων.

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Υποβολή προφορών/Άνοιγμα Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών

Πληρωμές Δημοσιονομικές Οδηγίες 83. Λειτουργοί που εξουσιοδοτούνται να υπογράφουν δελτία πληρωμής είναι υπεύθυνοι για την ακρίβεια κάθε λεπτομέρειας που περιλαμβάνεται σ' αυτά. Ιδιαίτερα πρέπει να προσέξουν ότι:- (α) Οι υπηρεσίες που καθορίζονται έχουν δεόντως εκτελεσθεί, (β) Οι τιμές είναι, είτε σύμφωνα με συμβόλαια είτε εγκριμένες διατιμήσεις ή λογικές και δικαιολογημένες σύμφωνα με τις τρέχουσες τιμές της αγοράς, (γ) 'Eχει εξασφαλιστεί έγκριση όπως αναφέρεται στο δελτίο, (δ) Oι αριθμητικές πράξεις και προσθέσεις έχουν ελεγχθεί και είναι αριθμητικά ορθές. (ε) Τα πρόσωπα που καθορίζονται στα δελτία είναι αυτά τα οποία δικαιούνται να πληρωθούν, στ) Τα υλικά κ.ά. έχουν παραληφθεί και καταχωρηθεί, (ζ) Τα δελτία φέρουν τη σφραγίδα “Ελέγχθηκε, καταχωρήθηκε και πιστοποιείται η ύπαρξη πιστώσεων” και (η) Δεν υπάρχει θέμα διπλό πληρωμής.

Πληρωμές Έχει εφαρμοστεί η νενομισμένη διαδικασία για την σύναψη της σύμβασης - Άρθρο 20. Εγχειρίδιο από Διεύθυνση Δημοσίων Συμβάσεων. Στις Συμφωνίες πλαίσιο να ελέγχεται ότι η παραγγελία και το τιμολόγιο ανταποκρίνονται στην εκάστοτε ισχύουσα Συμφωνία.

Κύκλος Ανάθεσης Σύμβασης Προσδιορισμός Ανάγκης Έγκριση Αγοράς Αξιολόγηση οικον. φορέα Πληρωμές Ανάπτυξη Προδιαγραφών Στρατηγικής διαγωνισμού Κριτήρια αξιολόγησης/ανάθεσης Όρων Συμβολαίου. Έρευνα αγοράς Διαχείριση Συμβολαίου Ανάθεση Σύμβασης Διευκρινήσεις Αξιολόγηση Προσφορών Υποβολή προφορών/Άνοιγμα Προκήρυξη Διαγωνισμού Αξιολόγηση και Επιλογή οικονομικών φορέων Πρόσκληση υποβολής προσφορών