Σύστημα Διαxείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) ΑΠΘ Κωνσταντίνος Αϊβαζίδης Υπεύθυνος Διασφάλισης Ποιότητας, Έργο ΜΟΔΙΠ ΑΠΘ

Τεχνολογίες πληροφορικής Το ΑΠΘ αναπτύσσει το ΣΔΠ με ιδία μέσα χρησιμοποιώντας τεχνολογίες ανοικτού κώδικα. Αν και ο αρχικός σχεδιασμός προέβλεπε ανάπτυξη ενός νέου συστήματος με τη χρήση τεχνολογιών ανοικτού κώδικας όπως το Google Web Toolkit και Java Persistent API τελικά επιλέξαμε να βασιστούμε σε ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, το Drupal και να το παραμετροποιήσουμε σύμφωνα με τις ανάγκες μας. Σε ό,τι αφορά την υλική υποδομή (hardware) έχουμε βασιστεί στις υποδομές του Ιδρύματος. Το σύστημα βρίσκεται σε εικονικά μηχανήματα (virtual machines) στο κέντρο δεδομένων (data center) του κέντρου λειτουργίας δικτύου (network operation center).

Εισαγωγή στοιχείων & διασυνδέσεις Απογραφικά Δελτία Πανεπιστημιακή Υπηρεσία Καταλόγου (ΠΥΚΑ) Υπουργείο Εσωτερικών Προσωπικό + eURO Ηλεκτρονική Γραμματεία (Φοιτητολόγιο) ΣΔΠ ΜΟΔΙΠ Πύλη Αποφοίτων Τμήμα Ευρωπαϊκών Εκπ. Προγραμμάτων Το ΣΔΠ του ΑΠΘ δεν αποσκοπεί στο να συγκεντρώσει όλη την πληροφορία που υπάρχει στο Ίδρυμα. Και ο λόγος για τον οποίο συμβαίνει αυτό είναι επειδή η βασική αρχή γύρω από την οποία κτίζουμε το σύστημά μας είναι ότι τα πρωτογενή δεδομένα πρέπει να υπάρχουν σε ένα μόνο σημείο. Αντιθέτως έχουμε προσπαθήσει να αξιοποιήσουμε όλα τα υφιστάμενα συστήματα κρατώντας το ΣΔΠ όσο πιο αποκεντρωμένο γίνεται. Με αυτή την αρχή έχουμε διασυνδεθεί: με την πανεπιστημιακή υπηρεσία καταλόγου η οποία ουσιαστικά είναι η βάση δεδομένων του προσωπικού, με τα συστήματα των γραμματειών, τόσο αυτό της εταιρείας Cardisoft που υπάρχει στις περισσότερες, όσο και το σύστημα eURO που έχει αναπτύξει το ΑΠΘ και χρησιμοποιείται από ορισμένα Τμήματα, με το σύστημα MoveOn του Τμήματος Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων, όπου καταγράφεται η κινητικότητα προσωπικού και φοιτητών, με το σύστημα ResCom του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας καθώς και με το Ιδρυματικό Καταθετήριο Επιστημονικών Εργασιών που διατηρεί η Κεντρική Βιβλιοθήκη. Ταυτόχρονα είμαστε σε συνεννόηση με τις ομάδες που αναπτύσσουν άλλα συστήματα στο Ίδρυμα, όπως αυτό της πύλης των αποφοίτων και του αιθουσιολογίου ώστε αυτά να διαμορφωθούν σύμφωνα και με τις δικές μας ανάγκες, ώστε στη συνέχεια να αξιοποιηθούν κατάλληλα. Εκτός όμως από τις μονάδες του Ιδρύματος, αναζητούμε πληροφορία που μπορεί να μας είναι χρήσιμη και σε άλλους φορείς. Έτσι έχουμε ζητήσει και έχουμε λάβει από το Υπουργείο Εσωτερικών τα στοιχεία των απογραφής των υπαλλήλων του ΑΠΘ, ενώ είμαστε σε συνεργασία με την Thomson Reuters προκειμένου να εισάγουμε στο ΙΚΕΕ τις δημοσιεύσεις των μελών μας που υπάρχουν στο Web of Science. Τέλος, όπου η απαραίτητη πληροφορία δε μπορεί να αναζητηθεί από άλλη πηγή, εισάγεται πρωτογενώς στο σύστημα μέσω των δελτίων που συμπληρώνουν τα μέλη του προσωπικού και μέσω ερωτηματολογίων που συμπληρώνουν οι φοιτητές. Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Αιθουσιολόγιο Ερωτηματολόγια Κεντρική Βιβλιοθήκη Φοιτητές / Φοιτήτριες Thomson Reuters

Χρήστες & ρόλοι Προβολή αναφορών Ιδρύματος Προβολή αναφορών ακαδημαϊκών μονάδων ΜΟ.ΔΙ.Π. Προβολή αναφορών Ιδρύματος Προβολή αναφορών ακαδημαϊκής μονάδας Προβολή αξιολόγησης μαθημάτων Επεξεργασία δελτίων Τμήματος ΟΜ.Ε.Α. Προβολή αναφορών Ιδρύματος Προβολή αναφορών ακαδημαϊκής μονάδας Προβολή αξιολόγησης διδασκόμενων μαθημάτων Επεξεργασία ατομικών δελτίων Επεξεργασία δελτίων διδασκόμενων μαθημάτων Μέλος Δ.Ε.Π. Στο ΣΔΠ έχουν πρόσβαση όλα τα μέλη του ΑΠΘ μέσω του Πανεπιστημιακού τους λογαριασμού. Αυτό γίνεται μέσω της διασύνδεσης με την ΠΥΚΑ και έτσι στο σύστημα μας δε χρειάζεται κάποιος ούτε να δημιουργήσει νέους λογαριασμούς, ούτε να καταργήσει κάποιους άλλους. Οποιοσδήποτε μπορεί να μπει στο ΣΔΠ όσο διατηρεί την Πανεπιστημιακή του ιδιότητα και συνεπώς έχει πανεπιστημιακό λογαριασμό. Οι πιστοποιημένοι χρήστες έχουν πρόσβαση σε υλικό που δεν είναι διαθέσιμο στους ανώνυμους επισκέπτες του ιστοχώρου, αλλά ανάλογα με τη θέση τους μπορούν να αποκτήσουν κάποιο ρόλο στο ΣΔΠ που τους δίνει επιπρόσθετα δικαιώματα ή υποχρεώσεις. Οι βασικοί ρόλοι στο ΣΔΠ είναι αυτοί του διαχειριστή, του φοιτητή, του μέλους ΔΕΠ, της ΟΜΕΑ και της ΜΟΔΙΠ. Παρότι το ΣΔΠ προσπαθεί να είναι όσο το δυνατόν πιο αποκεντρωμένο η διαχείριση είναι κεντρική. Δηλαδή ρόλο διαχειριστή έχουν μόνο τα μέλη της ομάδας ανάπτυξης και κανένας άλλος. Δεν υπάρχουν διαχειριστές ούτε σε επίπεδο Σχολής, ούτε σε επίπεδο Τμήματος. Όπου είναι δυνατό αυτοματοποιούμε τις διαδικασίες. Όπου χρειάζεται κάποιου είδους διαχείριση την αναλαμβάνει η ομάδα ανάπτυξης και δεν απασχολούμε με αυτό τα Τμήματα. Οι ρόλοι του φοιτητή και του μέλους ΔΕΠ αποδίδονται αυτόματα στους αντίστοιχους χρήστες και με την είσοδό τους στο σύστημα. Αντιθέτως ο ρόλος ΟΜΕΑ αποδίδεται σε μέλη ΔΕΠ που καθορίζει ο Πρόεδρος του Τμήματος, συμπεριλαμβανομένου και του ιδίου και δεν είναι απαραίτητα όλα τα μέλη της ΟΜΕΑ. Τέλος, ο ρόλος ΜΟΔΙΠ έχει αποδοθεί στα μέλη της ΜΟΔΙΠ και στους Πρυτάνεις. Προβολή αναφορών Ιδρύματος Προβολή αναφορών ακαδημαϊκής μονάδας Υποβολή Ερωτηματολογίων Φοιτητής / Φοιτήτρια Διαχειριστής

Σελίδα φοιτητή / φοιτήτριας Οι φοιτητές με την είσοδό τους στο σύστημα βλέπουν σε προκαθορισμένα χρονικά διαστήματα τα μαθήματα στα οποία είναι εγγεγραμμένοι και τα οποία μπορούν να αξιολογήσουν.

Ερωτηματολόγιο αξιολόγησης μαθ. 1 Εάν επιλέξουν κάποιο μάθημα στο πρώτο βήμα το σύστημα παρουσιάζει τους διδάσκοντες των μαθημάτων για να επιλέξουν αυτούς που έχουν παρακολουθήσει και συνεπώς είναι σε θέση να αξιολογήσουν. Εάν οι διδάσκοντες έχουν ανεβάσει στο ΣΔΠ τη φωτογραφία τους, οι φοιτητές σε αυτό το στάδιο θα τη δουν.

Ερωτηματολόγιο αξιολόγησης μαθ. 2 Το ερωτηματολόγιο αξιολόγησης των μαθημάτων είναι βασικά το ερωτηματολόγιο που έχει εκδώσει η ΑΔΙΠ, το οποίο όμως μπορεί να παραμετροποιηθεί σε επίπεδο Τμήματος με την προσθήκη ή την αφαίρεση ερωτήσεων.

Ερωτηματολόγιο αξιολόγησης μαθ. 3 Το ερωτηματολόγιο αξιολόγησης θα παρουσιάσει διαφορετικές ερωτήσεις για τους διδάσκοντες που έχουν επιλέξει οι φοιτητές κατά το πρώτο βήμα στην ενότητα Ο/Η διδάσκων/ουσα.

Σελίδα μέλους ΔΕΠ Τα μέλη ΔΕΠ με την είσοδό τους στο σύστημα βλέπουν στη σελίδα τους τα ατομικά τους δελτία και τα μαθήματα τα οποία διδάσκουν οργανωμένα ανά εξάμηνο και πρόγραμμα σπουδών. Κάτω από κάθε μάθημα υπάρχουν συνδέσεις για τα δελτία των μαθημάτων και τις αξιολογήσεις των φοιτητών. Τα δύο βασικά δελτία που συμπληρώνουν τα μέλη ΔΕΠ είναι το ατομικό απογραφικό δελτίο και το δελτίο περιγραφής μαθήματος.

Ατομικό απογραφικό δελτίο μ. ΔΕΠ Το ατομικό απογραφικό δελτίο των μελών ΔΕΠ δεν είναι αυτό που έχει εκδώσει η ΑΔΙΠ. Έχει δημιουργηθεί από τη ΜΟΔΙΠ του ΑΠΘ και περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες για: τα προσωπικά στοιχεία, την εκπαίδευση, το διοικητικό έργο, το διδακτικό έργο, τις δημοσιεύσεις, την αναγνώριση και την προβολή του έργου, τα ερευνητικά προγράμματα, Τις ερευνητικές υποδομές που χρησιμοποιούν και το κοινωνικό έργο των μελών ΔΕΠ.

Δελτίο περιγραφής μαθήματος Το δελτίο περιγραφής μαθήματος επίσης δεν ταυτίζεται με το αντίστοιχο δελτίο της ΑΔΙΠ, αλλά έχει δημιουργηθεί από τη ΜΟΔΙΠ μετά από διαβούλευση με τα Τμήματα του ΑΠΘ Περιλαμβάνει αναλυτικές πληροφορίες για τον τύπο του μαθήματος, τις μαθησιακές δραστηριότητες, τα μαθησιακά αποτελέσματα, τα προαπαιτούμενα μαθήματα, το περιεχόμενο του μαθήματος, τη βιβλιογραφία, τις διδακτικές μεθόδους, την αξιολόγηση των φοιτητών, τη χρήση τεχνολογιών πληροφορικής, την ηλεκτρονική διάθεση του μαθήματος, τη γλώσσα, τις γενικές ικανότητες κατά το Tuning και την κατηγοριοποίηση σύμφωνα με το Εθνικό Πλαίσιο Προσόντων. Αξίζει να σημειωθεί ότι τα μέλη του ΑΠΘ δεν υποβάλλουν αυτά τα δελτία μέχρι κάποια ημερομηνία αλλά μπορούν να τα επικαιροποιήσουν οποτεδήποτε χρειαστεί. Επίσης, σε περίπτωση που ένα μάθημα διδάσκεται από περισσότερους διδάσκοντες το δελτίο περιγραφής του μαθήματος είναι ένα και μπορεί να επεξεργαστεί από όλους τους διδάσκοντες.

Αποτελέσματα αξιολόγησης μαθήματος Κάθε διδάσκοντας έχει πρόσβαση στα αποτελέσματα των αξιολογήσεων των μαθημάτων που διδάσκει και τα οποία έχουν αξιολογηθεί μέσω του ΣΔΠ. Η αναφορά των αποτελεσμάτων της αξιολόγησης περιλαμβάνει τις ενότητες: Στοιχεία μαθήματος Συμμετοχή στην αξιολόγηση Αποτελέσματα ανά κατηγορία ερωτήσεων Αποτελέσματα ανά διδάσκοντα Αξιολόγηση διδασκόντων Ανάλυση ερωτήσεων Παρατηρήσεις και σχόλια για το μάθημα Παρατηρήσεις και σχόλια για το διδάσκοντα Εάν ένα μάθημα διδάσκεται από περισσότερους διδάσκοντες, κάθε διδάσκοντας βλέπει μόνο τις απαντήσεις και τα σχόλια που αφορούν τον ίδιο στις ερωτήσεις που είναι προσωπικές. Η ανάλυση των απαντήσεων των φοιτητών γίνεται αυτόματα από το ΣΔΠ, αλλά τα μέλη ΔΕΠ αποκτούν πρόσβαση σε αυτή σε ημερομηνία που καθορίζει το κάθε Τμήμα.

Εξαγωγή στοιχείων & διασυνδέσεις Δείκτες Ποιότητας Αρχή Διασφάλισης Ποιότητας ΣΔΠ ΜΟΔΙΠ e-Οδηγός Σπουδών Ελληνική Κυβέρνηση Μέχρι αυτό το σημείο σας παρουσίασα κυρίως τις διαδικασίες και τους τρόπους εισαγωγής στοιχείων στο ΣΔΠ. Για να επιτευχτεί η εισαγωγή των στοιχείων όμως θα πρέπει όλα τα μέλη ΔΕΠ, μεγάλο ποσοστό των φοιτητών και πολλά μέλη του προσωπικού να αφιερώσουν πολύτιμο χρόνο και ενέργειά για να συμπληρώσουν όλα αυτά τα στοιχεία που τους ζητούνται. Αυτό είναι πάρα πολύ ακριβό και αναπόφευκτα εγείρεται το ερώτημα γιατί θα πρέπει να γίνει; Το ΣΔΠ θα αξιοποιήσει τα στοιχεία που συγκεντρώνει προς πολλές κατευθύνσεις. Καταρχήν, θα απλοποιήσει και θα βελτιώσει τη διαδικασία σύνταξης των Εκθέσεων Εσωτερικής Αξιολόγησης. Ήδη από αυτή την ακαδημαϊκή χρονιά θα μπορέσουμε να παράγουμε τους 14 από τους 20 Πίνακες του αντίστοιχου Παραρτήματος των Εκθέσεων για όλα τα Τμήματα μέσω του ΣΔΠ, ενώ του χρόνου ευελπιστούμε ότι το ίδιο θα μπορεί να γίνει για ολόκληρη η Έκθεση. Η ΑΔΙΠ, έχει ενημερώσει, ότι κάποια στιγμή θα αρχίσει να ζητάει στοιχεία ποιότητας σε δομημένη μορφή. Το ΣΔΠ θα είναι σε θέση να εξάγει τόσο ποσοτικά όσο και ποιοτικά δεδομένα για όλα τα κριτήρια που ορίζονται από την ΑΔΙΠ. Και το ίδιο θα μπορεί να κάνει και για άλλες υπηρεσίες του δημοσίου αν χρειαστεί. Ένας άλλος παράγοντας που έχουμε λάβει υπόψη στο σχεδιασμό μας είναι οι διεθνείς κατατάξεις. Τα κριτήρια που έχουμε χρησιμοποιήσει για την δημιουργία των δελτίων δεν είναι μόνα αυτά της ΑΔΙΠ, αλλά και πολλών διεθνών οργανισμών προκειμένου να μπορέσουμε να ανταποκριθούμε στις ανάγκες και άλλων αξιολογήσεων. Η αξία του συστήματος δεν έγκειται τόσο στη χρησιμότητα τους σε τρίτους, αλλά κυρίως στα ίδια τα μέλη της πανεπιστημιακής κοινότητας του ΑΠΘ. Οι δημοσιεύσεις των μελών του ΑΠΘ δε θα μένουν στο απογραφικό τους δελτίο ή στο σύστημα της ΜΟΔΙΠ αλλά θα καταλήγουν στο ιδρυματικό καταθετήριο και μέσω αυτού θα μπορούν να αξιοποιηθούν στην εκπαίδευση και την έρευνα. Με βάση τις πληροφορίες που θα συμπληρώνουν τα μέλη ΔΕΠ στο ατομικό τους απογραφικό δελτίο, αλλά και τις πληροφορίες που θα συγκεντρώνουμε από άλλες πηγές όπως το ΙΚΕΕ για τις δημοσιεύσεις τους, ο ΕΛΚΕ για τα προγράμματά τους και το σύστημα της Γραμματείας για τα μαθήματά τους, θα δημιουργηθεί ένας ηλεκτρονικός κατάλογος των μελών ΔΕΠ του ΑΠΘ με όλες αυτές τις πληροφορίες, προσβάσιμες από τους χρήστες, ανάλογα με το ρόλο τους. Κάτι αντίστοιχο έχουμε ήδη κάνει σε ό,τι αφορά τα μαθήματα. Έχουμε δημιουργήσει ένα ηλεκτρονικό οδηγό σπουδών όλων των μαθημάτων στο ΑΠΘ, με βάση τις πληροφορίες που συμπληρώνουν οι διδάσκοντές τους στο δελτίο περιγραφής μαθήματος, αλλά και αυτές που υπάρχουν στο σύστημα της γραμματειών. Τέλος πέρα από όλα όσα αναφέρθηκαν, αναπτύσσουμε ένα σύστημα δεικτών ποιότητας και στατιστικών αναφορών, οι οποίοι θα είναι διαθέσιμοι μέσω του ΣΔΠ σε όλους τους ενδιαφερόμενους με σκοπό την καλύτερη κατανόηση και τη βελτίωσή όσων γίνονται στο Πανεπιστήμιο. Ελπίζουμε, αυτά να αρκούν για να δικαιολογήσουν το χρόνο και την ενέργεια που αφιερώνετε σε αυτό το έργο. Διεθνείς Κατατάξεις e-Κατάλογος μελών ΔΕΠ Κεντρική Βιβλιοθήκη

Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας Πρόεδρος Δέσπω Λιάλιου Μέλη Ολοκληρώνοντας αυτή τη σύντομη περιγραφή του συστήματος διαχείρισης ποιότητας του ΑΠΘ θα ήθελα να σας παρουσιάσω το σημαντικότερο στοιχείο του. Και αυτό δεν είναι άλλο από το πρόσωπα που βρίσκονται πίσω την ανάπτυξή του. Την ευθύνη και επίβλεψη του έργου ανάπτυξης του ΣΔΠ έχει η ΜΟΔΙΠ του ΑΠΘ. Η ΜΟΔΙΠ καθορίζει τις προδιαγραφές του συστήματος και λαμβάνει αποφάσεις για τα θέματα που προκύπτουν. Πρόεδρος της ΜΟΔΙΠ και επιστημονικώς υπεύθυνη του έργου είναι η κα Δέσπω Λιάλιου, Αντιπρύτανις Ακαδημαϊκών Υποθέσεων και Προσωπικού, Καθηγήτρια Τμ. Πομαντικής και Κοινωνικής Θεολογίας, Μέλη της ΜΟΔΙΠ είναι οι κκ Βασίλειος Γούναρης, Καθηγητής Τμ. Ιστορίας και Αρχαιολογία, Κωνσταντίνος Κυπαρισσίδης, Καθηγητής Τμ. Χημικών Μηχανικών και η κα Μαρία Λαζαρίδου, Καθηγήτρια Τμ. Βιολογίας. Γραμματέας της ΜΟΔΙΠ είναι η κα Αλεξάνδρα Τζανεράκη, διοικητικός υπάλληλος του ΑΠΘ και Γραμματέας της κας Λιάλιου. Βασίλειος Γούναρης Κωνσταντίνος Κυπαρισσίδης Μαρία Λαζαρίδου Γραμματέας Αλεξάνδρα Τζανεράκη

Ομάδα ανάπτυξης ΣΔΠ Κωνσταντίνος Αϊβαζίδης Ιωάννης Σαλματζίδης Αντώνιος Πατρινός Κωνσταντίνος Καραγιαννίδης Η ομάδα ανάπτυξης του ΣΔΠ αποτελείται από τα εξής μέλη: Κωνσταντίνος Αϊβαζίδης, Σχεδιασμός ΣΔΠ Ιωάννης Σαλματζίδης, Διασυνδέσεις ΣΔΠ Αντώνιος Πατρινός, Έρευνα και Ανάπτυξη Κωνσταντίνος Καραγιαννίδης, Προγραμματισμό Γιώργιος Κουρβούλης, Διαχείριση Συστημάτων Ξένια Αλεξανδράκη, Τεχνική Υποστήριξη Παρασκευή Τοπάλογλου, Τεκμηρίωση Αργυρώ Παπούλια, Βιβλιοθηκονομία Κριστίνα Μαντασασβίλη, Μεταφράσεις Τελειώνοντας, θέλω να τονίσω ότι το σύστημα που αναπτύσσουμε δε διασφαλίζει την ποιότητα στο Πανεπιστήμιο. Για αυτό και το ονομάσαμε σύστημα διαχείρισης ποιότητας. Η διασφάλιση της ποιότητας επαφίεται στους φοιτητές μας, στα μέλη ΔΕΠ και το προσωπικό του Πανεπιστημίου. Γιώργιος Κουρβούλης Ξένια Αλεξανδράκη Παρασκευή Τοπάλογλου Αργυρώ Παπούλια Κristina Mantasasvili