Εισαγωγή στην Αξιολόγηση Έργων Πληροφορικής Στρατηγική και Οικονομική των Π.Σ. Βέμου Κωνσταντίνα Τσάμα Ριγκέρς

Περιεχόμενα ΙΤ και Οργανισμός Μοντέλο πρότασης έργου Ιδιαιτερότητες των έργων πληροφορικής Οργανισμός και Αξιολόγηση Κύκλος Ζωής της Αξιολόγησης

ΙΤ και Οργανισμός Αυτοματοποίηση μεμονωμένων διαδικασιών Εσωτερική Ολοκλήρωση Ανασχεδιασμός επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και επιχειρηματικού δικτύου Αναθεώρηση στρατηγικής οργανισμού  αποδοτικότητα  Στρατηγικό πλεονέκτημα Ανάγκη για συνεχή αξιολόγηση των ΙΤ επενδύσεων. (σημαντικότητα ΙΤ, μεταβλητότητα περιβάλλοντος)

Μοντέλο πρότασης έργου Project Proposal Business Case Financial Case  Αναποτελεσματικό μοντέλο για πρόταση ΙΤ επενδύσεων. Γιατί;

Ιδιαιτερότητες των έργων πληροφορικής (1) Κόστος: Σταθερό κόστος ανάπτυξης. Δυσκολία πρόβλεψης κόστους ανάπτυξης. Δυσκολία πρόβλεψης κόστους συντήρησης. Παρουσίασης οπτιμιστικών προϋπολογισμών.

Ιδιαιτερότητες των έργων πληροφορικής (2) Ποιότητα: Δυσκολία απόδειξης προσφοράς στη λήψη αποφάσεων. Η αξιολόγηση εξαρτάται και από την αναδιοργάνωση της επιχείρησης. Δυσκολία πρόβλεψης μελλοντικής αξιοποίησης. Μικρή μείωση στον προϋπολογισμό επιφέρει μεγάλη μείωση στη λειτουργικότητα. Οπτιμιστική παρουσίαση των ωφελειών της επιχείρησης από τους ΙΤ managers.

Οργανισμός και Αξιολόγηση 2 είδη οργανισμών ανάλογα με το λόγο για τον οποίο γίνονται οι αλλαγές Αντιδραστικοί Οργανισμοί : Οι αλλαγές προκύπτουν ως ανάγκη επίλυσης μιας προβληματικής κατάστασης Προδραστικοί Οργανισμοί : Αναζητούνται συνεχώς τρόποι για περισσότερη αποτελεσματικότητα - Στρατηγική Καινοτομίας

Κύκλος Ζωής της Αξιολόγησης Φάση 1: Αντιδραστικοί Οργανισμοί Εντοπισμός Προβλήματος Συμφωνία ότι όλοι βλέπουν το ίδιο πρόβλημα Προδραστικοί Οργανισμοί Συνεχής αναζήτηση όπλων για επίτευξη στρατηγικών στόχων Συνεχής επαναπροσδιορισμός της θέσης του Οργανισμού και επαναξιολόγηση των νέων επιλογών

Κύκλος Ζωής της Αξιολόγησης Φάση 2 : Αντιδραστικοί Οργανισμοί Προτάσεις για λύση προβλήματος Υιοθέτηση καλύτερης λύσης Προδραστικοί Οργανισμοί Κατάστρωση στρατηγικού σχεδίου Λεπτομερής καταγραφή των προς υλοποίηση στόχων

Κύκλος Ζωής της Αξιολόγησης Φάση 2 : ο ρόλος της αξιολόγησης σε αυτή τη φάση είναι να επιτρέψει στη διοίκηση Να πειστεί για την εφικτότητα της λύσης Να επιλέξει τη καλύτερη από τις προτεινόμενες λύσεις Να εντοπίσει τυχόν προβλήματα στο σχέδιο Να αξιολογήσει του ενδεχομένου να μην γίνει καμιά αλλαγή Να προβλέψει το κόστος και τις πιθανές ωφέλειες που θα προκύψουν από τη χρήση του συστήματος

Κύκλος Ζωής της Αξιολόγησης Φάση 3 : Υλοποίηση του συστήματος Πολύ σημαντικός ο έλεγχος του χρονοδιαγράμματος Συνεχής έλεγχος ότι το έργο βρίσκεται εντός προϋπολογισμού

Κύκλος Ζωής της Αξιολόγησης Φάση 4 : Ολοκλήρωση του συστήματος Έλεγχος για ικανοποίηση των απαιτήσεων Κριτήρια αξιολόγησης : Λειτουργικότητα και Αποδοτικότητα Αποδοχή του συστήματος μόνο εφόσον τα παραπάνω κριτήρια ικανοποιούνται

Κύκλος Ζωής της Αξιολόγησης Φάση 5 : Αξιολόγηση κατά τη φάση λειτουργίας του συστήματος Λόγοι : Επιβεβαίωση των ωφελειών που αποκομίζει κάθε εργαζόμενος αλλά και ο οργανισμός γενικότερα από τη λειτουργία του συστήματος Εντοπισμός κόστους ή/ και ωφελειών που δεν είχαν προβλεφθεί Προσφορά γνώσης και εμπειρίας για υλοποίηση μελλοντικών συστημάτων

Κύκλος Ζωής της Αξιολόγησης Φάση 5 : 3 τρόποι αξιολόγησης κατά τη φάση λειτουργίας του συστήματος 1. Μέτρηση της ικανοποίησης των χρηστών από τη λειτουργία του νέου συστήματος 2. Ποσοτική μέτρηση της χρήσης του συστήματος 3. Συγκριτική αξιολόγηση της πραγματικής απόδοσης του συστήματος σε σχέση με την προβλεπόμενη από τις απαιτήσεις απόδοση

Κύκλος Ζωής της Αξιολόγησης Φάση 6 : Κάθε σύστημα κατά τη διάρκεια ζωής του υπόκειται σε αλλαγές Λόγοι αλλαγών : Λάθη στο σύστημα Βελτίωση της απόδοσης του συστήματος Αλλαγή στις διαδικασίες Κάθε αλλαγή πρέπει να αξιολογείται όπως γίνεται στην αρχική υλοποίηση του συστήματος

Κύκλος Ζωής της Αξιολόγησης Φάση 7 : Όταν το σύστημα φτάσει κοντά στο τέλος του κύκλου ζωής του η διοίκηση πρέπει να συγκρίνει το κόστος διατήρησης του συστήματος με αυτό της κατασκευής ενός νέου Σημαντικό ρόλο παίζει η αξιολόγηση της ομάδας IT Εσωτερική Υλοποίηση ή Εξωτερική Ανάθεση Λειτουργιών (Outsourcing) ;

Συμπεράσματα Η αξιολόγηση των έργων πληροφορικής είναι σημαντική και πρέπει να γίνεται καθ’ όλη τη διάρκεια ζωής τους. Ανάγκη για καθορισμό μετρικών αξιολόγησης των έργων πληροφορικής που θα μειώσουν το χάσμα επικοινωνίας μεταξύ των ΙΤ managers και της διοίκησης του οργανισμού.