ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ (ERP)

ΣΤΟΧΟΣ Εισαγωγή στα Πληροφοριακά Συστήματα Περιγραφή ERP Συστημάτων Περιγραφή ενεργειών και απαιτήσεων μιας επιχείρησης για την στρατηγική επιλογής και υλοποίησής τους Παράδειγμα επιχείρησης εξωτερικού Συμπεράσματα

ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ (INFORMATION SYSTEM / IS) ? Είναι ένα οργανωμένο σύνολο από αλληλοσυσχετιζόμενα στοιχεία (ανθρώπους, μηχανές και διάφορα μέσα), τα οποία επεξεργάζονται, αποθηκεύουν, και διανέμουν πληροφορίες έτσι ώστε να υποβοηθήσουν τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Ένα Πληροφοριακό σύστημα μπορεί να βοηθήσει στο συντονισμό, στον έλεγχο, στην ανάλυση προβλημάτων, στη λήψη αποφάσεων και στην ανάπτυξη νέων προϊόντων.

Πληροφοριακά Συστήματα Εισαγωγή Δεδομένων Επεξεργασία Διευθέτηση Υπολογισμοί Ταξινόμηση Έξοδος Πληροφορία Έλεγχος Απόδοσης Συστήματος Μέσα Αποθήκευσης Δεδομένων

ΤΡΟΠΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Είσοδος (Input) Επεξεργασία (Processing) data Έξοδος (Output) info Feedback - επανατροφοδότηση Συλλογή δεδομένων από το ενδο/εξω επιχειρησιακό περιβάλλον Μεταφορά και διανομή της πληροφορίας σε ανθρώπους ή σε διαδικασίες Μετατροπή δεδομένων σε κατανοητή μορφή

Πόροι Πληροφοριακού Συστήματος (IS) Λογισμικό Άνθρωποι Δίκτυα / Τηλεπικοινωνίες Πληροφοριακό Σύστημα Δεδομένα Υλικό

Πλεονεκτήματα Πληροφοριακών Συστημάτων 1. Ταχύτητα 2. Ακρίβεια 3. Αξιοπιστία 4. Ευελιξία Μειονεκτήματα Πληροφοριακών Συστημάτων 1. Έλλειψη κρίσης-εμπειρίας (expert systems;) 2. Έλλειψη δημιουργικότητας 3. Έλλειψη διαίσθησης 4. Έλλειψη ποιοτικής (qualitative) πληροφορίας

ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ (INFORMATION TECHNOLOGY / IT) ; Η τεχνολογία-υποδομή που χρησιμοποιείται προκειμένου να αναπτυχθούν-λειτουργήσουν τα πληροφοριακά συστήματα. Περιλαμβάνει: Υλικό (Hardware) Λογισμικό (Software) Data and storage technology Δίκτυα (Networks) Τηλεπικοινωνίες

Τελικά, τι μας δίνει την επιτυχία ; Πληροφοριακή Τεχνολογία Είναι ο «μεσολαβητής» που δίνει βραχυχρόνιο πλεονέκτημα και την ευκαιρία να αναπτύξουμε νέα συστήματα έτσι ώστε να παράγουμε πληροφορία που μπορεί να μας φανεί χρήσιμη. Το θέμα όμως είναι ότι, και οι ανταγωνιστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ίδια τεχνολογία, οπότε το πλεονέκτημά μας παύει να ισχύει. Πληροφοριακά Συστήματα Χρησιμοποίηση της ΠΤ για την ανάπτυξη ΠΣ. Απόκτηση πλεονεκτημάτων που δύσκολα αντιγράφονται από ανταγωνιστές . Το όφελος εξαρτάται από το βαθμό που τα ΠΣ διαφοροποιούν τις σχέσεις της επιχείρησης. Πληροφορία Μπορεί οι ανταγωνιστές ή οι νέες επιχειρήσεις στο χώρο να αναπτύξουν ανάλογα ΠΣ. Αν η επιχείρηση θέλει να διατηρήσει το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, θα πρέπει να χρησιμοποιήσει την πληροφορία που παράγουν τα ΠΣ για να παρέχει καλύτερα προϊόντα και υπηρεσίες έτσι ώστε να καλύπτει τις ανάγκες-απαιτήσεις της αγοράς

ΙΣΤΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ ERP Material Requirements Planning (MRP) Παραγωγή και προμήθ. Α΄ υλών Ποσότητες Χρόνος MRP II Manufacturing Resource Planning (MRP II) Παραγωγή -MRP -Σχεδιασμός Προγραμματισμός & έλεγχος Χρημ/κα Enterprise Resource Planning (ΕRP) ERP Παραγωγή -MRP II Χρηματ/κά Πωλήσεις & Marketing Ανθρώπινοι πόροι 1960 1970 1980 1990 2000

ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Τί κάνει; Αυτοματοποίηση και ολοκλήρωση επιχειρησιακών διαδικασιών Ενδοεπιχειρησιακή διαχείριση και ρύθμιση ροής δεδομένων/πληροφοριών Προσανατολίζεται σε επιχειρησιακές διαδικασίες και όχι σε επιχειρησιακά τμήματα Συντονισμό επιχειρησιακών δραστηριοτήτων και πρακτικών

Γιατί; Ανταγωνιστικό περιβάλλον Παγκοσμιοποίηση αγορών Πληροφοριακή τεχνολογία Διαχείριση επιχειρησιακών διαδικασιών

Από τι αποτελείται; Δομημένα λειτουργικά υποσυστήματα Οικονομική διαχείριση Πωλήσεις μάρκετινγκ Παραγωγή Προμήθειες-logistics Ανθρώπινοι πόροι Πληροφόρηση διοίκησης Βάση δεδομένων

Η ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΟΥ ERP Δεν αποτελεί μεμονωμένο τεχνολογικό πρόβλημα Ο ρόλος της διοίκησης σημαντικός Στρατηγική της επιχείρησης Στρατηγική της πληροφοριακής τεχνολογίας Στρατηγική δικτύου συνεργατών

ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ERP; Τεχνολογικά Ολοκλήρωση με άλλα συστήματα Σύνδεση με legacy συστήματα Προσαρμογή (customization) στις ανάγκες της επιχείρησης Συντήρηση/αναβάθμιση Διαχείρισης Διαχείριση και διοίκηση του έργου Επικοινωνία Συντονισμός Δέσμευση της διοίκησης Οργανωσιακή δομή και αναδιοργάνωση (ανάλυση ,σχεδιασμός)

ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ERP; (ΣΥΝΕΧΕΙΑ) Οικονομικά Hardware Software Συμβουλευτικές υπηρεσίες Εκπαίδευση χρηστών Εγκατάσταση Συντήρηση Προσαρμογής Μετατροπή δεδομένων Μακροπρόθεσμη απόδοση επένδυσης (ROI) Ανθρώπινου δυναμικού Εκπαίδευση Αποδοχή προσαρμογής Εξασφάλιση εξειδικευμένου προσωπικού

ΤΙ ΚΕΡΔΙΖΕΙ ΜΙΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ; Ενιαίο μηχανογραφικό σύστημα Αύξηση παραγωγικότητας και αποδοτικότητας Βελτίωση ποιότητας Ευελιξία (πελάτες, συνεργάτες) Ολοκλήρωση επιχειρησιακών διαδικασιών Μείωση κόστους (αποθεμάτων, προμηθειών, logistics, πληροφοριακών πόρων) Ακεραιότητα και ακρίβεια πληροφοριών Ταχύτητα Προστιθέμενη επιχειρησιακή αξία Βασική υποδομή για διευρυμένη επιχείρηση και e-business

Η ΔΙΕΥΡΥΜΕΝΗ ΕΠΙΧΕΙΡΙΣΗ Προμηθευτές Πελάτες Internet Intranet Extranet Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας (SCM) Διαχείριση Σχέσεων Πελατών (CRM) Internet Intranet Extranet Η ΕΠΙΧΕΙΡΙΣΗ Προμηθευτές Πελάτες Προμηθευτές Πελάτες Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERP) Συστήματα Επαφής με Προμηθευτές/Εμπόρους Βελτιστοποιούν τις σχέσεις με τους επιχειρηματικούς συνεργάτες. Μειώνουν το κόστος πωληθέντων αγαθών Συστήματα Επαφής με τους Πελάτες Βελτιστοποιούν τις επιχειρησιακές σχέσεις με τους πελάτες. Αυξάνουν την αποτελεσματικότητα των προσφερόμενων υπηρεσιών Εσωτερικά Συστήματα Διευκολύνουν τις εσωτερικές λειτουργίες και αυξάνουν την παραγωγικότητα

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Ιδρύθηκε το 1949 Μεγάλη 1400 προσωπικό 4,8 δισ.δρχ. Κεφάλαια και ακίνητα 11,2 δισ. Δρχ. σε μηχανολογικό εξοπλισμό 12 θυγατρικές εταιρίες Αναλαμβάνει εθνικά και διεθνή έργα Εξειδικευμένο προσωπικό

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ERP Οριστικοποίηση απαιτήσεων Σύνταξη κριτηρίων επιλογής Ανάθεση συντελεστών βαρύτητας Συλλογή προτάσεων προμηθευτών και αξιολόγηση Παρουσιάσεις προμηθευτών Συνολική αξιολόγηση προμηθευτών Επιλογή

Ενέργειες προετοιμασίας της εταιρείας για την διαδικασία επιλογής συστήματος ERP ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΕΝΕΡΓΕΙΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Γνώση της Επιχείρησης Αποτύπωση Διαδικασιών Υποστήριξη Διοίκησης Εμπειρία Στελεχών / Συμβούλων Προσανατολισμός στις διαδικασίες Μετατροπή λειτουργικών πυρήνων Επανακαθορισμός καθηκόντων Αναδιοργάνωση Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPR) Κατανόηση Διαδικασιών & Επιμέρους Δυσκολιών Ύπαρξη Ικανών Στελεχών Απόφαση Διοίκησης Ομογενοποίηση Διαδικασιών στις Μονάδες της Εταιρείας Επιβολή κοινού τρόπου λειτουργίας Εξάλειψη “προσωπικού χαρακτήρα” ενοτήτων Σχεδιασμός LAN, WAN, Intranet Θέσπιση προδιαγραφών Hardware,Software και Τοπολογίας, που καλύπτουν πιθανά σενάρια επιλεγμένων ERP Γνώση Πληροφοριακών Αναγκών Γνώση Αναγκών Απομακρυσμένων Τμημάτων Μελέτη Δικτύων

Ενέργειες προετοιμασίας της εταιρείας για την διαδικασία επιλογής συστήματος ERP ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΕΝΕΡΓΕΙΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Σφαιρική Αντίληψη Διαχείρισης Οντοτήτων της Εταιρείας Γνώση Δυνατοτήτων Πληρ/κων Συστ/των & Βάσεων Δεδομένων Αντιμετώπιση με μοναδικό τρόπο διαφόρων οντοτήτων, με σκοπό τον ενιαίο τρόπο χειρισμού τους από τις εφαρμογές του ολοκληρωμένου συστήματος Μελέτη Ενιαίας Κωδικοποίησης Καθορισμός απαιτούμενης πληροφορίας Καθορισμός πρόσβασης στην πληροφορία Καθορισμός θέσεων εργασίας και επιλογή προσωπικού Γνώση Τρόπου Λειτουργίας Εταιρείας Γνώση Πληροφοριακών Αναγκών Διοίκησης & Τμημάτων Σχεδιασμός Συστήματος Διοικητικής Πληροφόρησης

Rolls – Royce Case Προφίλ Εταιρείας Ιδρύθηκε στην Αγγλία το 1906 από τους Charles Rolls και Henry Royce Παγκόσμια εταιρεία, η οποία δραστηριοποιείται σε 28 χώρες Το 1987 έγινε η ιδιωτικοποίηση της εταιρείας Το 1989 αγόρασε την Northern Engineering Industries, η οποία της επέτρεψε να μπει στο χώρο της βιομηχανικής ενέργειας Το 1995 αγόρασε την Allison Engine Company, την οποία χρησιμοποίησε για την εισαγωγή της στο χώρο της αεροπροώθησης και των βιομηχανικών τουρμπίνων. Το 1998 η εταιρεία υιοθέτησε μια νέα οργανωτική δομή η οποία αναγνώριζε την ανάγκη για αλλαγή και προσαρμογή στις ανάγκες του πελάτη.

Αντικείμενο εργασιών Αεροναυπηγική για την πολιτική αεροπορία Αεροναυπηγική για το Στρατό Ναυτικό Ενέργεια

Κατάσταση πριν το ERP Η εταιρεία χρησιμοποιούσε πάνω από 1500 συστήματα, που είχαν αναπτυχθεί κατά κύριο λόγο από την ίδια και τα οποία ήταν δύσκολο να συντηρηθούν και να αναπτυχθούν. Επειδή τα συστήματα της εταιρείας είχαν διαφορετικές βάσεις δεδομένων, διαφορετικούς τύπους αρχείων και διαφορετικό interface, ήταν πολύ δύσκολη η ενοποίηση των δεδομένων. Ελλιπής, ανακριβής, και αργή πληροφόρηση Πολλά τμήματα της εταιρείας βρισκόταν σε απομόνωση Δεν υπήρχε on-line επικοινωνία με πελάτες και προμηθευτές Τα υπάρχοντα συστήματα δεν υποστήριζαν την ανάπτυξη της εταιρείας και τις συνεχείς αλλαγές του περιβάλλοντος

Τμήμα Μηχανογράφησης της Rolls - Royce Το 1996 η εταιρεία αποφάσισε να αναθέσει τη μηχανογράφηση της στην EDS, η οποία ήταν μια εταιρεία με μεγάλη εμπειρία στο χώρο της μηχανογράφησης. Η κίνηση αυτή είχε τους εξής στόχους: Τη συγκέντρωση των δυνάμεων της εταιρείας στις κύριες δραστηριότητες της Την αποτελεσματικότερη διαχείριση των συστημάτων που η ίδια είχε υλοποιήσει Την εκμετάλλευση της εμπειρίας που διέθετε η EDS σε εταιρείες του τομέα της αεροναυπηγικής Την καλύτερη εξυπηρέτηση των νέων στόχων της εταιρείας.

Προβλήματα του project Κουλτούρας Η ομάδα υλοποίησης περίμενε ότι θα υπήρχε μεγάλη αποδοχή του συστήματος στα σημεία όπου το σύστημα θα ήταν καλύτερης ή τουλάχιστον ίδιας λειτουργικότητας με το προηγούμενο. Θα υπήρχαν όμως και κάποιες λειτουργίες όπου το παλιό σύστημα θα ήταν μεγαλύτερης αποδοχής. Για τον παραπάνω λόγο αποφασίστηκε ότι έπρεπε να περάσει στο προσωπικό η βελτίωση η οποία θα γινόταν στο σύνολο της εταιρείας και όχι ανά μονάδες ή τμήματα. Προκειμένου να πετύχουν τον στόχο τους διοργανώθηκαν εκπαιδευτικά σεμινάρια, συναντήσεις και παρουσιάσεις στο χώρο εργασίας, που αφορούσαν τόσο τους ειδικούς όσο και τους απλούς χρήστες (10.000 άτομα).

Προβλήματα Λειτουργίας Για να αντιμετωπιστούν πιθανά προβλήματα λειτουργίας η εταιρεία προχώρησε στις εξής ενέργειες: Σχεδιασμός και απεικόνιση των τρεχουσών διαδικασιών Εύρεση των διαδικασιών που πιθανόν έχουν κάποιο πρόβλημα Εφαρμογή αυτών των διαδικασιών σε κάποιο δοκιμαστικό του προμηθευτή του ERP, ώστε να διαπιστωθούν πιθανές αδυναμίες Αναπροσαρμογή της διαδικασίας ώστε να συμβαδίζει με το λογισμικό που αγοράστηκε

Τεχνικά Προβλήματα Προβλήματα ακρίβειας των δεδομένων λόγω μεταφοράς τους από τα προηγούμενα συστήματα. Τήρηση κάποιων συστημάτων σε παράλληλη λειτουργία μέχρι να μπορέσουν αυτά να αντικατασταθούν από το νέο σύστημα. Το CAD σύστημα που είχε η εταιρεία θα παρέμενε το ίδιο, δεδομένου ότι το κόστος αλλαγής ήταν ασύμφορο. Πολυσύνθετος εξοπλισμός (1000 νέοι Η/Υ, 6000 άδειες του λογισμικού, Server της Sun Microsystems με 2 Terabyte χωρητικότητα δίσκων, κ.α.

Συμπεράσματα - Επίλογος Η εταιρεία έχει ένα μεγάλο και περίπλοκο περιβάλλον, με αποτέλεσμα να αντιμετωπίζει δυσλειτουργίες Έπρεπε να γίνει πιο ανταγωνιστική και να έχει ακριβείς πληροφορίες για τους πελάτες και τους προμηθευτές της Η συνεργασία με την EDS τη βοήθησε να εστιάσει με μεγαλύτερη προσοχή στη λειτουργία της, χωρίς όμως να αγνοήσει το project Υπήρξαν αρκετά προβλήματα τα οποία λύθηκαν με το σωστό σχεδιασμό, όπως οι αντιδράσεις του προσωπικού, η μεταφορά από το προηγούμενο σύστημα, η συνεργασία του ERP συστήματος με άλλα συστήματα, κ.α. Τα οφέλη από το νέο σύστημα δεν ήταν δυνατό να φανούν αμέσως, αλλά τουλάχιστον ένα χρόνο μετά. -----------------

ΠΙΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΑΝΤΙΔΡΑΣΕΙΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Εξωτερικό Περιβάλλον ΠΣ/ΠΤ Επανασχεδιασμός Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPR) Ηλεκτρονικό Εμπόριο Ηλεκτρονικό Επιχειρείν Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERP) Διαχείριση Σχέσεων με τους Πελάτες (CRM) Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας (SCM) Τηλεπικοινωνίες Intranet/Extranet/Internet ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Οργανωτική Δομή & Επιχειρηματική Κουλτούρα Διοίκηση Επιχειρηματικές Διαδικασίες Στρατηγική Ανθρώπινο Δυναμικό Ρόλοι Αγορά Παγκόσμιος Ανταγωνισμός Εργατικό Δυναμικό Πελάτες Τεχνολογία Καινοτομίες Πληροφοριακός Κορεσμός Αχρήστευση Κοινωνία Κοινωνική Ευθύνη Νομοθετικές Ρυθμίσεις Ηθική