Δέσμη Εκπαιδευτικών Εργαλείων για την GPP 6. Συμμετοχή της Αγοράς

Δέσμη Εκπαιδευτικών Εργαλείων για την GPP Ενότητα 1: Εισαγωγή Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών Ενότητα 5: Κυκλική Δημόσια Σύμβαση Ενότητα 2: Στρατηγικές Πτυχές της GPP Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς Ενότητα 3: Νομικές Πτυχές της GPP Ενότητα 7: Επιχειρησιακές Πτυχές (Βασικοί τομείς για την GPP) Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Περιεχόμενο της Εκπαιδευτικής Ενότητας 6 Τι είναι η συμμετοχή της αγοράς και γιατί να τη διοργανώσετε; Νομικό πλαίσιο για τη συμμετοχή της αγοράς Προετοιμασία για συμμετοχή της αγοράς Πώς να καταστήσετε δυνατή τη συμμετοχή της αγοράς Διαχείριση κινδύνων Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Τι είναι η συμμετοχή της αγοράς; Η συμμετοχή της αγοράς είναι μια διαδικασία που πραγματοποιείται πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη δημόσια σύμβαση Στόχο έχει: Τον προσδιορισμό πιθανών υποψηφίων ή/και λύσεων Την ανάπτυξη ικανότητας στην αγορά για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις Την επικαιροποίηση του σχεδιασμού της δημόσιας σύμβασης και του συμβολαίου Την παροχή βοήθειας στους προμηθευτές για την υποβολή ανταγωνιστικών προσφορών Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Γιατί να διασφαλίσετε τη συμμετοχή της αγοράς; Η αποτελεσματική συμμετοχή της αγοράς μπορεί Να αλλάξει και να βελτιώσει τον τρόπο που σχεδιάζετε και διαχειρίζεστε τη δημόσια σύμβαση Να σας βοηθήσει να κατανοήσετε την αγορά και να σας βοηθήσετε να γίνετε πιο έξυπνος αγοραστής Να αυξήσει την εμπιστοσύνη και την αξιοπιστία σας μεταξύ των προμηθευτών ώστε να γίνετε ο αγοραστής της επιλογής τους Να δημιουργήσει τις απαραίτητες συνθήκες της αγοράς για την επίτευξη βιώσιμων και καινοτόμων λύσεων Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Νομικό πλαίσιο για τη συμμετοχή της αγοράς Η συμμετοχή της αγοράς προβλέπεται στις Οδηγίες της Ευρωπαϊκής Ένωσης για τις Δημόσιες Συμβάσεις Το άρθρο 40 της οδηγίας 2014/24/ΕΕ αναφέρει ότι: «Πριν δρομολογήσουν διαδικασία προμήθειας, οι αναθέτουσες αρχές μπορούν να διεξάγουν διαβουλεύσεις με την αγορά προκειμένου να προετοιμάζουν την προμήθεια και να ενημερώνουν τους οικονομικούς φορείς για τα σχέδια και τις απαιτήσεις τους όσον αφορά τις προμήθειες.» Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Νομικό πλαίσιο για τη συμμετοχή της αγοράς Νομικές εκτιμήσεις για τη συμμετοχή της αγοράς Πρέπει να διεξάγεται με διαφανή τρόπο χωρίς διακρίσεις Τα αποτελέσματα της διαβούλευσης δεν μπορεί να δίνουν αθέμιτο πλεονέκτημα σε κάποιον από τους προμηθευτές που συμμετέχουν Να είστε δίκαιοι, ανοιχτοί και διαφανείς Να κρατούνται πρακτικά για τις συζητήσεις Να λαμβάνετε μέτρα για τη διασφάλιση της ακεραιότητας π.χ. να δίνετε τις ίδιες πληροφορίες σε όλους τους προμηθευτές Να δίνετε ισότιμη πρόσβαση σε όλους τους προμηθευτές και να συμπεριφέρεστε ισότιμα σε όλους τους προμηθευτές Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Προετοιμασία για συμμετοχή της αγοράς Προσδιορίστε τι απαιτείται πριν από τη συμμετοχή Αξιολογήστε τις ανάγκες σας και συμβουλευτείτε τους χρήστες Ερευνήστε ποιες λύσεις διατίθενται ήδη στην αγορά Εξετάστε ποια θα πρέπει να είναι η απόδοση και η λειτουργία της σύμβασης Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Προετοιμασία για συμμετοχή της αγοράς Διεξάγετε μια αρχική ανάλυση της αγοράς Ωριμότητα: είναι έτοιμη η αγορά να αποφέρει όσα είναι απαραίτητα; Σκοπιμότητα: θα είναι η αγορά τεχνικά ικανή να συμμορφωθεί με τις απαιτήσεις σας; Τεχνική καινοτομία/καινοτόμα προϊόντα: αναμένονται τεχνολογικές εξελίξεις ή ανάπτυξη προϊόντων/υπηρεσιών; Ανταγωνισμός και ικανότητα: πόσοι προμηθευτές παρέχουν όσα είναι απαραίτητα; Βιωσιμότητα: μπορούν οι προμηθευτές να παρέχουν λύσεις σε ζητήματα βιωσιμότητας; Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Προετοιμασία για συμμετοχή της αγοράς Περιπτωσιολογική Μελέτη: Δήμος Κοπεγχάγης (1/2) Έχει στόχο πολιτικής να σερβίρονται κατά 90 % οργανικά τρόφιμα σε δημόσια γεύματα, συμπεριλαμβανομένων των οργανικών προϊόντων Halal, αλλά και να υπάρχει ποικιλία και εποχική προσαρμογή στα φρούτα και στα λαχανικά Η συμμετοχή της αγοράς στα στάδια προετοιμασίας και υποβολής προσφορών: 1. Ρωτήστε τις κουζίνες σχετικά με τις ανάγκες τους 2. Συναντήσεις με τους προμηθευτές πριν τη δημοσίευση πρόσκλησης υποβολής προσφορών – τι μπορεί να κάνει η αγορά, και πώς; 3. Συζητήστε με τις κουζίνες κατά τη διαδικασία σύνταξης της πρόσκλησης υποβολής προσφορών 4. Διοργανώνεται «Ημερίδα Ενημέρωσης Προμηθευτών» 10 ημέρες μετά από τη δημοσίευση της πρόσκλησης υποβολής προσφορών για παροχή διευκρινήσεων όσον αφορά τις προδιαγραφές σε απλή γλώσσα 5. Μετά τη συνάντηση οι φορείς της αγοράς μπορούσαν να υποβάλλουν γραπτές ερωτήσεις, που δημοσιεύτηκαν (ανώνυμα) με απαντήσεις σε όλους τους συμμετέχοντες Πλήρης περιπτωσιολογική μελέτη Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Προετοιμασία για συμμετοχή της αγοράς Περιπτωσιολογική Μελέτη: Δήμος Κοπεγχάγης (2/2) Ευρύ φάσμα ενδεχόμενων θετικών περιβαλλοντικών επιπτώσεων, όπως μειώσεις των αερίων του θερμοκηπίου, με το 88 % των τροφίμων σε δημοτικές εγκαταστάσεις να είναι πλέον οργανικά Τα θετικά αποτελέσματα του εκτεταμένου διαλόγου με την αγορά είναι μεταξύ άλλων: Καινοτομία στην προμήθεια και παράδοση προϊόντων Μεγαλύτερη βιωσιμότητα των προϊόντων που προμηθευτήκατε Βελτίωση των σχέσεων με προμηθευτές Διδάγματα που αποκομίστηκαν Η συμμετοχή της αγοράς μείωσε τον κίνδυνο έλλειψης προσφορών στην περίπτωση δημόσιων συμβάσεων καινοτομίας Χρονοβόρα διαδικασία αλλά η συγκέντρωση γνώσεων για την αγορά οδηγεί σε ρεαλιστικές αλλά καινοτόμες προδιαγραφές που προσελκύουν τον ανταγωνισμό Πλήρης περιπτωσιολογική μελέτη Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Πώς να καταστήσετε δυνατή τη συμμετοχή της αγοράς Συμμετοχή της αγοράς σε διαφορετικές φάσεις της δημόσιας σύμβασης Προετοιμασία για τη Δημόσια Σύμβαση Κατά τη διάρκεια της Υποβολής Προσφορών Μετά την Υποβολή Προσφορών Δημοσιεύστε Προκαταρκτική Προκήρυξη (PIN) και προωθήστε σχέδιο δημόσιας σύμβασης Παρευρεθείτε σε εμπορικές εκθέσεις Παρευρεθείτε σε μια εκδήλωση «Συνάντηση με τον Αγοραστή» Εκδώστε αίτημα για πληροφορίες Διοργανώστε εκδήλωση για προμηθευτές για να παρουσιάσετε προτεινόμενες λύσεις Συναντηθείτε με φορείς της βιομηχανίας Συναντηθείτε με μια ομάδα βασικών προμηθευτών Κάντε έρευνα αγοράς Κάντε μια ενημέρωση πριν την υποβολή προσφορών Βιομηχανικά εργαστήρια Ενημερώστε προμηθευτές που έχουν υποβάλλει απαντήσεις Ενημερώστε τους τελικούς υποψήφιους προμηθευτές Διοργανώστε μια συνάντηση για την υποβολή ερωτήσεων και απαντήσεων ή αποστείλετε μια λίστα με όλες τις ερωτήσεις και τις απαντήσεις τους σε όλους τους προμηθευτές Ενημερώστε τους προμηθευτές για τα αποτελέσματα Ενημερώστε τους προμηθευτές Διαχείριση συμβάσεων και προμηθευτών Στρατηγική διαχείριση προμηθευτών Διατηρήστε τις πληροφορίες της αγοράς και τις προσφορές ανταγωνιστών Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Πώς να καταστήσετε δυνατή τη συμμετοχή της αγοράς Προετοιμασία για τη δημόσια σύμβαση Δευτερογενής έρευνα και ανάλυση: εξερευνήστε την αγορά χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικά εργαλεία και πόρους Μιλήστε με άλλες δημόσιες αρχές: ανακαλύψτε τι αγοράζουν οι άλλοι (και καθησυχάστε υπεύθυνους λήψης αποφάσεων που αποφεύγουν τον κίνδυνο!) Δημοσίευση Προκαταρκτικής Προκήρυξης (PIN): για ενημέρωση της αγοράς σχετικά με τη διαβούλευση Αξιόπιστα ερωτηματολόγια για προμηθευτές και την αγορά: χρήσιμη και ελάχιστα χρονοβόρα μέθοδος για γρήγορη πληροφόρηση Έκφραση ενδιαφέροντος: χρησιμοποιείται για την προεγγραφή προμηθευτών, αλλά και για την αξιολόγηση της ικανότητας της αγοράς Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Πώς να καταστήσετε δυνατή τη συμμετοχή της αγοράς Προετοιμασία για τη δημόσια σύμβαση 2 Προωθήστε το σχέδιο δημόσιας σύμβασης: ειδοποιήστε εκ των προτέρων τους προμηθευτές για επερχόμενες ευκαιρίες συμβάσεων Εμπορικές εκθέσεις: παρευρεθείτε σε σχετικές εμπορικές εκθέσεις για ενημέρωση σχετικά με ενδεχόμενες ευκαιρίες Συναντήστε τον Αγοραστή / Συναντήστε τον Προμηθευτή: μια εκδήλωση όπου υποψήφιοι αγοραστές έχουν την ευκαιρία να συναντηθούν με υποψήφιους προμηθευτές Μέθοδοι «Επίδειξης και Περιγραφής»: προκειμένου οι προμηθευτές να παρουσιάζουν λύσεις για τις ανάγκες σας Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Πώς να καταστήσετε δυνατή τη συμμετοχή της αγοράς Προετοιμασία για τη δημόσια σύμβαση 3 Συνάντηση με φορείς της βιομηχανίας: συζητήστε τις ανάγκες σας με εκπροσώπους της βιομηχανίας, που μπορούν να παρουσιάσουν πιθανές λύσεις Συνάντηση με ομάδα βασικών προμηθευτών: συζητήστε τις ανάγκες σας και δώστε την ευκαιρία στους προμηθευτές να υποβάλουν ερωτήσεις και να παρουσιάσουν με τη σειρά τους πιθανές λύσεις Ημερίδες Ενημέρωσης Προμηθευτών: πριν τη δημοσίευση της Προκήρυξης του Διαγωνισμού διοργανώστε μια ενημέρωση πριν την υποβολή προσφορών για προμηθευτές Προωθήστε τη δικτύωση προμηθευτών: διοργανώστε ή ενθαρρύνετε συναντήσεις μεταξύ υποψηφίων προμηθευτών Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Πώς να καταστήσετε δυνατή τη συμμετοχή της αγοράς Περιπτωσιολογική μελέτη: Transport for London (1/2) Το 2015 ο οργανισμός Transport for London (TfL) είχε σκοπό τη μείωση του κόστους ολόκληρου του κύκλου ζωής του φωτισμού του δικτύου Μετρό του Λονδίνου. Η Έγκαιρη Συμμετοχή της Αγοράς σκοπό είχε να ενισχύσει τον ανταγωνισμό και την καινοτομία στην αγορά φωτισμού σε όλη την Ευρώπη Αξιόπιστη Περιγραφή της Αγοράς Παρουσίαση στα μεγαλύτερα συνέδρια για τον φωτισμό στην Ευρώπη Ανάπτυξη και χρήση ηλεκτρονικών εργαλείων υποβολής Διανομή ερευνών αγοράς για τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τις ικανότητες των κατασκευαστών, τις καινοτόμες τεχνολογίες και τις καινοτόμες εμπειρίες Διοργανώθηκε μια εκδήλωση με τίτλο «Το Πρωί των Προμηθευτών»: παρευρέθηκαν πάνω από 70 κατασκευαστές, προμηθευτές και εκπρόσωποι από τη Βιομηχανική Ένωση Φωτισμού της Ευρώπης. Πλήρης περιπτωσιολογική μελέτη Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Πώς να καταστήσετε δυνατή τη συμμετοχή της αγοράς Περιπτωσιολογική μελέτη: Transport for London (2/2) Η συμμετοχή της αγοράς βοήθησε τον οργανισμό TfL να συγκεντρώσει πληροφορίες για περίπου 300 διαφορετικές καινοτόμες τεχνολογίες φωτισμού από 75 προμηθευτές Ενδεικτικά αποτελέσματα δείχνουν ότι έγινε εξοικονόμηση κόστους σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής κατά 25 %, και μειώσεις στην κατανάλωση ενέργειας Η συμμετοχή της αγοράς δημιούργησε καινοτομίες που εξακολουθούν να εξελίσσονται στη φάση της σύμβασης μέσω της «Ανανέωσης Προϊόντων» Διδάγματα που αποκομίστηκαν από τον TfL Μην φοβάστε να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή της αγοράς από τα πρώτα στάδια. Η βιομηχανία διαθέτει πληροφορίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ενίσχυση των επιχειρημάτων σας Επικοινωνήστε με όσο πιο πολλούς φορείς μπορείτε. Εξασφαλίστε τη συμμετοχή όσο το δυνατόν περισσότερων κατασκευαστών και προμηθευτών γίνεται και ενθαρρύνετε όσο περισσότερο μπορείτε τον ανταγωνισμό στην αγορά Πλήρης περιπτωσιολογική μελέτη Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Πώς να καταστήσετε δυνατή τη συμμετοχή της αγοράς Κατά τη διάρκεια μιας διαδικασίας δημόσιας σύμβασης Αφού δημοσιεύσετε την Προκήρυξη του Διαγωνισμού μπορείτε να διοργανώνετε ενημερωτικές εκδηλώσεις με: προμηθευτές που ενδιαφέρονται να υποβάλλουν προσφορά προμηθευτές που έχουν υποβάλει αίτηση εγγραφής ή εκδήλωση ενδιαφέροντος τελικούς υποψήφιους προμηθευτές Είναι σημαντικό να συμπεριφέρεστε ισότιμα και να διασφαλίζετε ότι όλοι οι προμηθευτές λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Πώς να καταστήσετε δυνατή τη συμμετοχή της αγοράς Ενημέρωση των προμηθευτών μετά τη δημόσια σύμβαση Πείτε στους προμηθευτές τον λόγο/τους λόγους που η πρότασή τους απορρίφθηκε Συζητήστε τυχόν προβληματισμούς των προμηθευτών Ζητήστε σχόλια και παρατηρήσεις σχετικά με τη διαδικασία «Επανεξέταση της Νίκης» με τον προμηθευτή που επελέγη Υπενθυμίστε στους προμηθευτές ότι η υπέρβαση των απαιτήσεων βιωσιμότητας και των προδιαγραφών στην προσφορά ενθαρρύνεται και επιδοκιμάζεται Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς Διαχείριση κινδύνων Κατανόηση των κινδύνων σχετικά με τη συμμετοχή της αγοράς Αθέμιτο πλεονέκτημα σε έναν προμηθευτή Κατηγορίες μεροληψίας Συμπεριφορά που θέτει σε μειονεκτική θέση μια ομάδα προμηθευτών Διαμόρφωση των προδιαγραφών σας ή των απαιτήσεών σας υπέρ ενός υποψήφιου προμηθευτή ή λύσης Ανεπαρκής προστασία των δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας ή εμπορικά ευαίσθητων πληροφοριών ενός προμηθευτή Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς Διαχείριση κινδύνων Απλά βήματα για τη διαχείριση των κινδύνων Να είστε δίκαιοι, ανοιχτοί και διαφανείς Σχεδιάστε πώς και πότε θα συζητήσετε με την αγορά Διασαφηνίστε τη διαδικασία σε όλους τους προμηθευτές και διαχειριστείτε τις προσδοκίες τους Να συμπεριφέρεστε ισότιμα σε όλους τους προμηθευτές χωρίς διακρίσεις Να κοινοποιείτε τις ίδιες πληροφορίες σε όλους τους προμηθευτές Να κρατάτε πρακτικά κατά τις συναντήσεις σας Να είστε σαφείς με τους προμηθευτές όσον αφορά το τι θα κοινοποιηθεί και δεν θα κοινοποιηθεί στο πλαίσιο της διαδικασίας της συμμετοχής της αγοράς Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς

Ιδιοκτήτης, εκδότης: Ευρωπαϊκή Επιτροπή, ΓΔ Περιβάλλοντος, 2019 Περαιτέρω καθοδήγηση Έκθεση Ορθής Πρακτικής για τη Συμμετοχή της Αγοράς (2018) Πράσινες αγορές (3η έκδοση, 2016) Εγχειρίδιο Procura+ (3η έκδοση, 2016) Γραφείο Υποστήριξης GPP Για περαιτέρω υποστήριξη σχετικά με την GPP, επικοινωνήστε δωρεάν με την ΕΕ Γραφείο Υποστήριξης Δέσμη εργαλείων που αναπτύχθηκε για την Ευρωπαϊκή Επιτροπή από το δίκτυο ICLEI – Τοπικές Αρχές για την Αειφορία Συντάκτης εκπαιδευτικής ενότητας: ICLEI – Τοπικές Αρχές για την Αειφορία Ιδιοκτήτης, εκδότης: Ευρωπαϊκή Επιτροπή, ΓΔ Περιβάλλοντος, 2019 Φωτογραφίες: με την ευγενική χορηγία του Pixabay.com στο πλαίσιο της Creative Commons CCO Αποποίηση ευθύνης: Η δέσμη εργαλείων είναι ένα ενδεικτικό έγγραφο των υπηρεσιών της Επιτροπής και δεν μπορεί να θεωρηθεί δεσμευτικό για το εν λόγω θεσμικό όργανο με κανένα τρόπο. Ούτε η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ούτε κανένα άλλο πρόσωπο που ενεργεί εξ ονόματος της Επιτροπής ευθύνεται για την ενδεχόμενη χρήση των πληροφοριών του παρόντος εντύπου.