Αρχες διοικησησ & διαχειρισησ εργων 301 – Διάλεξη 8

Τα εργα & η ποιοτητα (project quality management) 301 – Διάλεξη 8

οργανισμοσ Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Να θυμηθούμε ότι… οργανισμοσ Κάθε οργανισμός επιτελεί μία βασική λειτουργία: Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Αυτό πράτουν εξίσου οι εμπορικές επιχειρήσεις, οι φορείς του δημόσιου τομέα, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, οι μη κυβερνητικές οργανώσεις......και το σώμα μας

Πως αναπτυσσεται το εργο…. Να θυμηθούμε ότι… Πως αναπτυσσεται το εργο…. ΑΝΑΓΚΗ/ΕΠΙΘΥΜΙΑ Μηχανισμοί Ανθρώπινοι πόροι Γνώση Εμπειρία Κεφάλαια Εργαλεία – Τεχνικές Τεχνολογία Περιορισμοί Οικονομικοί Νομικοί Δεοντολογικοί Λογικοί Χρονικοί Περιβαλλοντολογικοί Ποιοτικοί Έμμεσοι ΕΡΓΟ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΝΑΓΚΗΣ

(Project )Scope Statement Να θυμηθούμε ότι… (Project )Scope Statement Η περιγραφή του εύρους του έργου περιλαμβάνει τα βασικά παραδοτέα, τα αντικείμενα του έργου, τις υποθέσεις εργασίας, τους περιορισμούς και μια δήλωση των εργασιών που πρέπει να γίνουν, η οποία αποτελεί βάση για μελλοντικές αποφάσεις και για επιβεβαίωση της από κοινού αντίληψης, από όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο, για το τι πρέπει να γίνει (αλλά και για το τι δεν είναι αναμενόμενο να γίνει). PMBOK® Guide, Fourth Edition, Glossary Μια σύντομη περιγραφή για το τι πρέπει να γίνει έτσι ώστε να ολοκληρωθεί το έργο. Δηλώνονται τα κύρια αντικείμενα του έργου, τα παραδοτέα και την αιτιολόγηση. Το εύρος του έργου αρχικά καθορίζεται στο Business Case και αναπτύσσεται λεπτομερώς στο Project Charter. Project Management Methodology, PM2, Open Edition, v.0.9, [2016]

ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ Να θυμηθούμε ότι… ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ Συνδυάζει διοίκηση, οικονομική θεωρία, θεωρία παιγνίων Ανάλυση Αναγνώριση Διαχείριση

Να θυμηθούμε ότι… ΒΗΜΑΤΑ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ Εύρος (Scope): Να αντιληφθούμε το πρόβλημα και την εργασία που πρέπει να γίνει ώστε να επιλυθεί Εκτίμηση (Estimation): Πόση προσπάθεια; Πόσος χρόνος; Κίνδυνος (Risk): Τι μπορεί να στραβώσει; Πως θα το αποφύγουμε; Τι πρέπει να κάνουμε; Χρονοδιάγραμμα (Schedule): Πως θα κατανεμηθούν οι πόροι στη διάρκεια του έργου; Τι είναι τα ορόσημα (milestones); Στρατηγική ελέγχου (Control strategy): Πως θα ελέγξουμε την ποιότητα; Πως θα ελέγξουμε την αλλαγή;

Η μελετη του χρονου απαντα Να θυμηθούμε ότι… Η μελετη του χρονου απαντα Σε ερωτήματα όπως: Ποια είναι η ελάχιστη διάρκεια για την ολοκλήρωση του έργου; Ποιος ο νωρίτερος χρόνος έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας; Ποιος ο αργότερος χρόνος έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας; Πόσο μπορεί να καθυστερήσει η έναρξη κάθε δραστηριότητας χωρίς επιβάρυνση της διάρκειας του έργου;

Αντικειμενικοι στοχοι ή … ο “τριπλοσ περιορισμοσ” Αντικειμενικοι στοχοι ή … ο “τριπλοσ περιορισμοσ” Χρόνος (Διάρκεια) Ελαχιστοποίηση της διάρκειας Χρήμα (Κόστος) Μεγιστοποίηση ΚΠΑ Ποιότητα (Εύρος) Βελτιστοποίηση ποιότητας Διάρκεια Κόστος Ποιότητα

ΟΡΙΖΕΤΑΙ Η ΠΟΙΟΤΗΤΑ? Ποιότητα είναι το σύνολο των ιδαιτεροτήτων και των χαρακτηριστικών ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας που σχετίζονται με την ικανότητά του να ικανοποιεί τις δηλωθείσες ή τις συνεπαγόμενες ανάγκες (Ireland, 1991) Η διαχείριση ποιότητας έρχεται για να επιβεβαιώσει ότι οι εκροές, τα ωφελήματα και οι διαδικασίες μέσα από τις οποίες προκύπτουν, είναι σύμφωνα με τις απαιτήσεις των ενδιαφερόμενων μερών και ταιριάζουν με το σκοπό.

Προβληματα ποιοτητασ στο εργο Η έννοια της ποιότητας στα έργα είναι κάπως ποιο σύνθετη. Αυτό προκύπτει κατά ένα μέρος από τις ανάγκες οι οποίες δεν έχουν εντοπιστεί ή δηλωθεί από τη φάση του σχεδιασμού του έργου. Ένα άλλο μέρος του προβλήματος προέρχεται από την υποκειμενικότητα των ενδιαφερόμενων μερών (συμπεριλαμβανόμενης και της ομάδας έργου). Πολλές επιχειρήσεις προσπάθησαν να βελτιώσουν την ανταγωνιστικότητα τους σε παγκόσμιο επίπεδο μέσα από τη βελτίωση της ποιότητας διαδικασιών και έργων. Παρά τις προσπάθειες αυτές όμως ακόμα και σήμερα η αυστηρή αξιολόγηση της ποιότητας των βασικών αποτελεσμάτων ενός έργου δύσκολα μπορεί να γίνει πριν την ολοκλήρωση του έργου. Καμιά φορά ίσως και αρκετά αργότερα.

Οι “ζηλωτεσ” της ποιοτητασ Η εστίαση στην ποιότητα οδηγήθηκε σε αδιέξοδα μέσα από τη στάση των “ζηλωτών” των διάφορων γκουρού ( Juran – Deming – Crosby). Η δεκαετία του ‘80 μάλλον ήταν η περισσότερο χαρακτηριστική για τους “πιστούς” των μεθοδολογιών. Στη συνέχεια όμως εμφανίστηκαν και άλλοι ερευνητές οι οποίοι άλλαξαν την “πορεία της συζήτησης” για την ποιότητα. Πως; Δίνοντας έμφαση στον “πελάτη”, μετρώντας την ικανοποίηση, χρησιμοποιώντας ισορροπημένα ποσοτικές και ποιοτικές τεχνικές Πρακτικά η έννοια της ποιότητας ήταν ΑΠΛΑ μέρος της κουλτούρας τους

ΣΥΝΙΣΤΩΣΕΣ ποιοτηταΣ (quality COMPONENTS) 301 – Διάλεξη 8

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΔΙΑΚΡΙΒΩΣΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΔΙΑΚΡΙΒΩΣΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ Η διαχείριση ποιότητας έχει 4 συνιστώσες: το σχεδιασμό (planning), τη διακρίβωση (assurance), τον έλεγχο (control) και τη συνεχή βελτίωση (improvement). (Είσοδος, Εργαλεία και Τεχνικές, Έξοδος) Οι συνιστώσες περιλαμβάνουν διαδικασίες, εργαλεία και τεχνικές έτσι ώστε να επιβεβαιώνεται ότι το αποτέλεσμα καλύπτει τις απαιτήσεις του πελάτη. Ο σχεδιασμός ξεκινάει με την προετοιμασία ενός σχεδίου διαχείρισης ποιότητας. Στο σχέδιο περιγράφονται οι διαδικασίες και οι μετρικές που θα χρησιμοποιηθούν. Το σχέδιο θα πρέπει να εξασφαλίσει την αποδοχή των ενδιαφερόμενων μερών, τα οποία πρέπει να είναι σύμφωνα ότι οι προσδοκίες τους από το έργο (σε σχέση με την ποιότητα) προσδιορίστηκαν ορθά.

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΔΙΑΚΡΙΒΩΣΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΔΙΑΚΡΙΒΩΣΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ Η διακρίβωση προσδίδει εμπιστοσύνη στον οργανισμό ότι τα έργα που αναλαμβάνει διαχειρίζονται ορθά. Επικυρώνει τη συνεπή χρήση των διαδικασιών και των προτύπων και επιβεβαιώνει ότι το προσωπικό διαθέτει τις κατάλληλες γνώσεις, δεξιότητες και συμπεριφορές για να ανταπεξέλθει στους ρόλους και τις ευθύνες που αναλαμβάνει στο έργο με άριστο τρόπο. Η διασφάλιση θα πρέπει να είναι ανεξάρτητη από το έργο στο οποίο εφαρμόζεται. Ο έλεγχος επιμένει στην επιθεώρηση, τη δοκιμή και τη μέτρηση. Πιστοποιεί ότι τα παραδοτέα συμμορφώνονται προς τις προδιαγραφές, ταιριάζουν στο σκοπό του έργου και καλύπτουν τις προσδοκίες των εμπλεκόμενων. Οι δραστηριότητες του ελέγχου προσδιορίζουν πότε τα κριτήρια αποδοχής τηρούνται ή όχι. Κάθε ενδεχόμενη αλλαγή των κριτηρίων αποδοχής θα πρέπει να συμφωνηθούν, να εγκριθούν και κυρίως να γίνουν γνωστά.

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΔΙΑΚΡΙΒΩΣΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΔΙΑΚΡΙΒΩΣΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ Η συνεχής βελτίωση είναι ο γενικός όρος που χρησιμοποιείται από τους οργανισμούς για να περιγράψει πως οι πληροφορίες που προκύπτουν από τη διακρίβωση και τον έλεγχο χρησιμοποιούνται ως εφαλτήριο για τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας του οργανισμού.

Key success factors Καλό σχέδιο διαχείρισης ποιότητας Plan Do Check Act Κατάλληλη επικοινωνία Με ποιους??? Διαχείριση εμπλεκόμενων μερών Κατάλληλες μετρικές Τακτική επιθεώρηση Ταχεία αντίδραση

ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΖΗΤΗΜΑΤΑ (prACTICALITIES) 301 – Διάλεξη 8

ΠΩΣ ΜΕΤΡΑΜΕ? ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ COST – BENEFIT ANALYSIS ΚΟΣΤΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΒΑΣΙΚΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ BENCHMARKING ΠΕΙΡΑΜΑΤΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗ ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑ ΕΠΙΠΛΕΟΝ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΙΣ

Εσωτερικό κόστος αποτυχίας Εξωτερικό κόστος αποτυχίας Συμμόρφωση Δαπάνες πρόληψης Εκπαίδευση Διαδικασία τεκμηρίωσης Εξοπλισμός Χρόνος Κόστος αποδοχής Έλεγχος Αποτυχημένοι έλεγχοι Επιθεωρήσεις Μη-Συμμόρφωση Εσωτερικό κόστος αποτυχίας Επανάληψη εργασιών Παραγωγή “σκουπιδιών” Εξωτερικό κόστος αποτυχίας Ευθύνες Εγγύηση Απώλεια εργασιών

ΕΡΓΑΛΕΙΑ Διαγράμματα αιτίων – αποτελεσμάτων Διαγράμματα ροής Διαγράμματα Pareto Φύλλα ελέγχου Διαγράμματα ελέγχου Ιστογράμματα Benchmarking

Αρχες διοικησησ & διαχειρισησ εργων 301 – Διάλεξη 9

Ο κινδυνοσ στα εργα (project risk management) 301 – Διάλεξη 9

Να θυμηθούμε ότι… ΒΗΜΑΤΑ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ Εύρος (Scope): Να αντιληφθούμε το πρόβλημα και την εργασία που πρέπει να γίνει ώστε να επιλυθεί Εκτίμηση (Estimation): Πόση προσπάθεια; Πόσος χρόνος; Κίνδυνος (Risk): Τι μπορεί να στραβώσει; Πως θα το αποφύγουμε; Τι πρέπει να κάνουμε; Χρονοδιάγραμμα (Schedule): Πως θα κατανεμηθούν οι πόροι στη διάρκεια του έργου; Τι είναι τα ορόσημα (milestones); Στρατηγική ελέγχου (Control strategy): Πως θα ελέγξουμε την ποιότητα; Πως θα ελέγξουμε την αλλαγή;

Αντικειμενικοι στοχοι ή … ο “τριπλοσ περιορισμοσ” Να θυμηθούμε ότι… Αντικειμενικοι στοχοι ή … ο “τριπλοσ περιορισμοσ” Χρόνος (Διάρκεια) Ελαχιστοποίηση της διάρκειας Χρήμα (Κόστος) Μεγιστοποίηση ΚΠΑ Ποιότητα (Εύρος) Βελτιστοποίηση ποιότητας Διάρκεια Κόστος Ποιότητα

Τι ενσωματωνουμε στο εργο… Η διαχείριση έργου απαιτεί την ενσωμάτωση (ενοποίηση) όλων των στοιχείων που επηρεάζουν το έργο Κίνδυνος Επικοινωνίες Χρόνος Κόστος Πόροι Εύρος & Ποιότητα Ηγεσία Triple Constraint Model 26

Project Risk Management Τα έργα από τη φύση τους ενέχουν διακινδύνευση Ο Project manager οφείλει να διαχειριστεί το ρίσκο Αυτό ονομάζεται “risk management” Ο κίνδυνος ποικίλει ανάλογα με το έργο και ανάλογα με τον οργανισμό Η διαχείριση κινδύνου πρέπει να ενσωματώνει την εμπειρία από προηγούμενα έργα

Διαδικασιεσ στοRisk Management Σχεδιασμός διαχείρισης κινδύνου Προσδιορισμός κινδύνου Ποιοτική ανάλυση κινδύνου Ποσοτική ανάλυση κινδύνου Σχεδιασμός απόκρισης στον κίνδυνο Παρακολούθηση και έλεγχος του κινδύνου Μητρώο διαχείρισης κινδύνου

Σχεδιασμοσ διαχειρισησ κινδυνου Να γνωρίζουμε τους πιθανούς κινδύνους πριν επιλέξουμε να ασχοληθούμε με το έργο Το σχέδιο διαχείρισης κινδύνου να έχει εκπονηθεί πριν εμπλακούμε “τυπικά” με το έργο Αρχικά εντοπίζουμε τους εξωτερικούς κινδύνους Κίνδυνοι που δημιουργούνται κατά το σχεδιασμό Παρακολούθηση και εκτίμηση της βιωσιμότητας του έργου Ποιος θα τους χειριστεί

Σχεδιασμοσ διαχειρισησ κινδυνου Κατηγορίες κινδύνων Προβλέψιμοι Στρατηγικοί Εξωτερικοί

ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΚΙΝΔΥΝΟΥ Ο κίνδυνος εξαρτάται από την τεχνολογία και το περιβάλλον που εξελίσσεται το έργο Η μέθοδος Delphi είναι χρήσιμη για τον προσδιορισμό τους Άλλες μέθοδοι είναι το brainstorming, ομάδες εστίασης, λίστες ελέγχου Χρήσιμα είναι τα διαγράμματα αιτίας – αποτελέσματος (cause-effect diagrams), τα διαγράμματα ροής και η ανάλυση SWOT

ποιοτΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ (qualitative ANALYSIS) 301 – Διάλεξη 9

ΠΟΙΟΤΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΙΝΔΥΝΟΥ Αρχικά δίνουμε προτεραιότητα στους κινδύνους Κατανόηση της επίδρασης του κινδύνου για το έργο Κατηγοριοποίηση και βαροδότηση Κατασκευή πίνακα κινδύνου

ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΙΝΔΥΝΟΥ ΥΨΗΛΗ ΜΕΣΗ ΧΑΜΗΛΗ Σφιχτό χρονοδιάγραμμα Αλλαγή εύρους Αδυναμία χρήσης υψηλής τεχνογνωσίας ΧΑΜΗΛΗ Κάμψη αγοράς Αύξηση κόστους ΠΙΘΑΝΟΤΗΤΑ ΕΜΦΑΝΙΣΗΣ ΕΠΙΠΤΩΣΗ

ΠΟΣΟΤΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ (QUANTITATIVE ANALYSIS) 301 – Διάλεξη 9

ΠΟΣΟΤΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΙΝΔΥΝΟΥ Περισσότερο ορθή σε σχέση με την ποιοτική Τυπικά πιο ακριβής Τρεις βασικές τεχνικές: Κατάσταση αποτυχίας και ανάλυση επίδρασης Ανάλυση με δένδρα αποφάσεων Προσομοίωση (Simulation)

Failure Mode and Effect Analysis Λίστα με τους κινδύνους για το έργο Αξιολόγηση σοβαρότητας (S) Εκτίμηση πιθανότητας εμφάνισης (L) Εκτίμηση μη ικανότητας διάγνωσης (D) Υπολογισμός του risk priority number (RPN = S  L  D) Εύρεση τρόπων για μείωση των S, L και D για κάθε αιτία

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ FMEA ΚΙΝΔΥΝΟΣ ΣΟΒΑΡΟΤΗΤΑ (S) ΠΙΘΑΝΟΤΗΤΑ (L) ΔΙΑΓΝΩΣΗ (D) RPN Σφιχτό χρονοδιάγραμμα 6 7,5 2 90 Αδυναμία χρήσης υψηλής τεχνογνωσίας 8,5 5 4 170 Αλλαγή εύρους 8 160 Αύξηση κόστους 3 36 Κάμψη αγοράς 2,5 7 70

ΑΠΟΚΡΙΣΗ ΣΤΟΝ ΚΙΝΔΥΝΟ ΑΠΕΙΛΕΣ Αποφυγή (Avoid) Μεταφορά (Transfer) Αντιμετώπιση (Mitigate) Αποδοχή (Accept) ΕΥΚΑΡΙΕΣ Εκμετάλλευση (Exploit) Μοίρασμα (Share) Επαύξηση (Enhance) Αποδοχή (Accept)

ΜΗΤΡΩΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΙΝΔΥΝΟΥ Ποιο περιβάλλον επηρεάζει το έργο Υποθέσεις εργασίας Κίνδυνοι που προσδιορίστηκαν Λίστα με κατηγορίες και λέξεις - κλειδιά Εκτιμήσεις του κινδύνου βασισμένες στο περιβάλλον του έργου ή/και στις υποθέσεις εργασίας Πρακτικά συναντήσεων Πραγματικά αποτελέσματα