Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης MIS ΑΤΕΙ Ιονίων Νήσων Τμήμα Δ.Ε.

Κατασκευή και χρήση συγκεντρωτικών Πινάκων Πηγή: Υποστήριξη της Microsoft Office http://office.microsoft.com/el-gr/excel- help/RZ001038152.aspx?section=2

Συγκεντρωτικοί Πίνακες Φανταστείτε ένα φύλλο εργασίας του Excel με στοιχεία πωλήσεων και με εκατοντάδες ή χιλιάδες γραμμές στοιχείων. Το φύλλο εργασίας τοποθετεί όλα τα δεδομένα σχετικά τους πωλητές σε δύο χώρες και τις πωλήσεις που έχουν σημειώσει σε μεμονωμένες ημέρες. Είναι ωστόσο πολλά τα δεδομένα που πρέπει να χειριστεί κανείς. Πώς μπορείτε να πάρετε πληροφορίες από το φύλλο εργασίας; Πώς μπορείτε να βγάλετε νόημα από όλα αυτά τα δεδομένα; Ποιος σημείωσε συνολικά τις περισσότερες πωλήσεις; Ποιος σημείωσε τις περισσότερες πωλήσεις ανά τρίμηνο ή ανά έτος; Ποια χώρα κάνει τις περισσότερες πωλήσεις; 

Δημιουργία συγκεντρωτικού πίνακα Βεβαιωθείτε ότι όλες οι στήλες έχουν επικεφαλίδες. Αυτές θα γίνουν αργότερα τα πεδία του πίνακα μας

Δημιουργία συγκεντρωτικού πίνακα Τοποθετήστε το δείκτη οπουδήποτε στα δεδομένα. Αυτό αφορά σε όλα τα δεδομένα του φύλλου εργασίας στην αναφορά. Αλλιώς, επιλέξτε μόνο τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην αναφορά. Στην καρτέλα Εισαγωγή, στην ομάδα Πίνακες, κάντε κλικ στο στοιχείο Συγκεντρωτικός Πίνακας και κατόπιν στο στοιχείο Συγκεντρωτικός Πίνακας ξανά. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα. Η επιλογή Επιλέξτε πίνακα ή περιοχή είναι ήδη επιλεγμένη. Το πλαίσιο Πίνακας/Περιοχή εμφανίζει την περιοχή των επιλεγμένων δεδομένων. Η επιλογή Νέο φύλλο εργασίας είναι επίσης ήδη επιλεγμένη και εκεί θα τοποθετηθεί η αναφορά σας (μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Επιλεγμένο φύλλο εργασίας εάν δεν θέλετε να τοποθετηθεί η αναφορά σας σε νέο φύλλο εργασίας).

Δημιουργία συγκεντρωτικού πίνακα Στο νέο φύλλο εργασίας που δημιουργείτε: 1  Η περιοχή διάταξης για την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα.  2  Η Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα. Η δημιουργία μίας αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα γίνεται εφόσον μετακινήσετε οποιοδήποτε πεδίο στην περιοχή διάταξης για την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. Αυτό γίνεται είτε επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα πεδίου, είτε κάνοντας δεξιό κλικ σ' ένα όνομα πεδίου και επιλέγοντας την τοποθεσία στην οποία θέλετε να μετακινήσετε το πεδίο.

Χρήση συγκεντρωτικών πινάκων Έστω ότι θέλουμε να μάθουμε για τις πωλήσεις που έχει σημειώσει ο κάθε πωλητής. Για να μάθετε την απάντηση, χρειάζεστε δεδομένα για τους πωλητές. Επιλέξτε λοιπόν το πλαίσιο ελέγχου στη Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα δίπλα στο πεδίο Πωλητής . Χρειάζεστε επίσης δεδομένα σχετικά με το τις πωλήσεις που έχουν σημειώσει, οπότε επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο πεδίο Ποσό παραγγελίας . Παρατηρήστε πως δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε όλα τα πεδία στη λίστα πεδίων για να δημιουργήσετε μία αναφορά. Τα δεδομένα στο πεδίο Πωλητής (τα ονόματα των πωλητών), το οποίο δεν περιέχει αριθμούς, εμφανίζεται αυτόματα ως γραμμή στην αριστερή πλευρά της αναφοράς. Τα δεδομένα στο πεδίο Ποσό παραγγελίας , το οποίο δεν περιέχει αριθμούς, εμφανίζεται σωστά σε μία περιοχή στα δεξιά. Η επικεφαλίδα πάνω από τα δεδομένα των πωλητών αναφέρει "Ετικέτες γραμμών" πάνω από το πεδίο. Η επικεφαλίδα πάνω από το ποσό παραγγελίας αναφέρει "Άθροισμα του ποσού παραγγελίας". Το μέρος της επικεφαλίδας "Άθροισμα" εμφανίζεται γιατί το Excel χρησιμοποιεί τη συνάρτηση Sum για να αθροίσει τα πεδία που περιέχουν αριθμούς.

Χρήση συγκεντρωτικών πινάκων Ποια είναι τα ποσά πωλήσεων του κάθε πωλητή κατά χώρα; Για να μάθετε την απάντηση, μπορείτε να προσθέσετε το πεδίο Χώρα στην αναφορά του Συγκεντρωτικού Πίνακα ως φίλτρο αναφοράς. Χάρη στο φίλτρο αναφοράς μπορείτε να επικεντρωθείτε σε ένα υποσύνολο δεδομένων στην αναφορά, που συχνά αφορά σε μία γραμμή προϊόντων, ένα χρονικό διάστημα, ή μία γεωγραφική περιοχή. Χρησιμοποιώντας το πεδίο Χώρα ως φίλτρο αναφοράς, έχετε τη δυνατότητα να δείτε μία ξεχωριστή αναφορά για την Ελλάδα ή τις ΗΠΑ, ή μπορείτε ακόμα να δείτε τις πωλήσεις και για τις δύο χώρες μαζί. Για να προσθέσετε αυτό το πεδίο ως φίλτρο αναφοράς κάντε δεξιό κλικ στο πεδίο Χώρα στη Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα και κατόπιν κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στο φίλτρο αναφοράς. Το νέο φίλτρο αναφοράς Χώρα έχει προστεθεί στο επάνω μέρος της αναφοράς. Το βέλος δίπλα στο πεδίο Χώρα εμφανίζει την ένδειξη (Όλα) και βλέπετε τα δεδομένα και για τις δύο χώρες. Για να δείτε μόνο τα δεδομένα για την Ελλάδα ή τις ΗΠΑ, κάντε κλικ στο βέλος και επιλέξτε την χώρα που επιθυμείτε. Για να δείτε ξανά τα δεδομένα για τις δύο χώρες, κάντε κλικ στο βέλος και κατόπιν κάντε κλικ στο στοιχείο (Όλα).

Χρήση Συγκεντρωτικών πινάκων Ποιες πωλήσεις καταγράφηκαν κατά ημερομηνία για τον κάθε πωλητή; Για να λάβετε την απάντηση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο πεδίο Ημερομηνία παραγγελίας προσθέτοντας το πεδίο στην αναφορά. Το πεδίο Ημερομηνία παραγγελίας προστίθεται αυτόματα στα αριστερά, σε προσανατολισμό ετικέτας γραμμής. Αυτό συμβαίνει διότι το πεδίο δεν περιλαμβάνει αριθμούς (οι ημερομηνίες μπορεί να μοιάζουν με αριθμούς, αλλά είναι μορφοποιημένες ως ημερομηνίες και όχι ως αριθμοί). Επειδή το πεδίο Ημερομηνία παραγγελίας είναι το δεύτερο μη αριθμητικό πεδίο που προστίθεται στην αναφορά, είναι ένθετο στο πεδίο Πωλητής και έχει εσοχή προς τα δεξιά. Η αναφορά εμφανίζει τώρα τις πωλήσεις για τον κάθε πωλητή κατά μεμονωμένη ημερομηνία. Είναι ωστόσο πολλά τα δεδομένα που προβάλλονται ταυτόχρονα. Η προβολή των δεδομένων σας μπορεί εύκολα να γίνει πιο ευέλικτη εάν ομαδοποιήσετε τα καθημερινά δεδομένα σε μήνες, τρίμηνα ή έτη. Για να ομαδοποιήσετε τις ημερομηνίες, κάντε κλικ επάνω σε μία ημερομηνία στην αναφορά. Έπειτα, στην καρτέλα Επιλογές, στην ομάδα Ομαδοποίηση, κάντε κλικ στο στοιχείο Ομαδοποίηση πεδίου. Στο παράθυρο διαλόγουΟμαδοποίηση, επιλέξτε Τρίμηνα, το οποίο φαίνεται να είναι η κατάλληλη λύση στη συγκεκριμένη περίπτωση και έπειτα, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Τώρα τα δεδομένα πωλήσεων προβάλλονται ως ομαδοποιημένα σε τέσσερα τρίμηνα για τον κάθε πωλητή. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναπαραγωγή για να δείτε πώς να προσθέσετε το πεδίο Ημερομηνία παραγγελίας και έπειτα να ομαδοποιήσετε ένα πεδίο.

Οργάνωση των συγκεντρωτικών πινάκων Μπορείτε να οργανώσετε την αναφορά για να έχετε μία διαφορετική προβολή. Για να το κάνετε αυτό, μετακινείτε ένα πεδίο από την περιοχή Ετικέτες γραμμής στην περιοχή στηλών της αναφοράς (που ονομάζεται Ετικέτες στηλών), η οποία είναι μία περιοχή της διάταξης που δεν έχετε χρησιμοποιήσει ξανά. Κατά την οργάνωση μίας αναφοράς, αναστρέφετε την κατακόρυφη ή την οριζόντια προβολή ενός πεδίου, μετακινώντας γραμμές στην περιοχή στηλών ή μετακινώντας στήλες στην περιοχή γραμμών. Είναι εύκολο. Για να οργανώσετε την αναφορά, κάντε δεξιό κλικ σε μία από τις γραμμές "Τρίμηνο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο στοιχείο Μετακίνηση και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Μετακίνηση "Ημερομηνία παραγγελίας" σε στήλες. Έτσι θα μετακινηθεί ολόκληρο το πεδίο Ημερομηνία παραγγελίας από την περιοχή Ετικέτες γραμμής στην περιοχή Ετικέτες στηλών της αναφοράς. Τα ονόματα των πωλητών είναι πλέον συγκεντρωμένα μαζί και πάνω από το πρώτο τρίμηνο των δεδομένων πωλήσεων αναφέρεται η ένδειξη Ετικέτες στηλών, τα οποία παρουσιάζονται σε στήλες κατά μήκος της αναφοράς. Επίσης, τα γενικά σύνολα για το κάθε τρίμηνο εμφανίζονται στο τέλος της κάθε στήλης. Αντί να πραγματοποιείτε κύλιση στη σελίδα προς τα κάτω για να δείτε τα δεδομένα μπορείτε να τα δείτε όλα μαζί με μία ματιά. Αν θέλετε να επαναφέρετε την αρχική προβολή της αναφοράς, κάντε δεξί κλικ σε μία από τις επικεφαλίδες "Τρίμηνο" και έπειτα, επιλέξτε Μετακίνηση "Ημερομηνία παραγγελίας" σε γραμμές. Το πεδίο Ημερομηνία παραγγελίαςθα μετακινηθεί ξανά στην περιοχή γραμμών της αναφοράς. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναπαραγωγή για να δείτε πώς να οργανώσετε μία αναφορά.