Γενική Ενημέρωση για το Σύστημα ΟΑΕΔ Αναβάθμιση Συστημάτων και Εφαρμογών Πληροφορικής

Πρόγραμμα Eπαναπροσδιορισμού του Επιχειρησιακού Μοντέλου του ΟΑΕΔ Με στόχο την πιο αποτελεσματική διαχείριση της εφαρμογής του Προγράμματος, διαμορφώθηκαν πέντε Ομάδες Υλοποίησης Έργου, οι οποίες στελεχώνονται από έμπειρα στελέχη του ΟΑΕΔ, οι περισσότεροι εκ των οποίων συμμετείχαν και στη φάση του σχεδιασμού ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟΣ ΔΙΑΓΝΩΣΤΙΚΟΣ ΤΟΜΕΑΣ Ο1: Ανασχεδιασμός Διαδικασιών, Ρόλων και Υπευθυνοτήτων 1. Βελτίωση της Οργανωτικής και Διοικητικής Δομής 7. Λιτές / αποτελεσματικές τεχνικές διαχείρισης Ο2: Αναβάθμιση Υπηρεσιών και Πολιτικών, Ανάπτυξη Εργαλείων και Διαδικασιών Συμπράξεων 2. Αναβάθμιση σχέσεων με εργοδότες 3. Παροχή υπηρεσιών που σχετίζονται με τις ανάγκες των αναζητούντων εργασία 4. Ενεργητικές Πολιτικές Απασχόλησης 8. Δημιουργία συμπράξεων για την παροχή υπηρεσιών Ο3: Αναβάθμιση Συστημάτων και Εφαρμογών Πληροφορικής 3. Ανάπτυξη και βελτίωση διαδικτυακής πύλης (Portal) για την απασχόληση (νέο) αλλαγές στο σύστημα πληροφορικής όπου απαιτείται από άλλες ενέργειες ανασχεδιασμού Ο4: Υποστήριξη Υλοποίησης Δράσεων Μαθητείας 6. Υποστήριξη των νέων μαθητευομένων / βελτίωση της Μαθητείας Ο5: Δράσεις Επιμόρφωσης Εργαζομένων και Στελεχών ΟΑΕΔ (νέο) Όλες οι εσωτερικές ανάγκες κατάρτισης και ανάπτυξης δεξιοτήτων στελεχών του ΟΑΕΔ που απαιτούνται από άλλες δραστηριότητες του ανασχεδιασμού 2

ΚΥΡΙΟΤΕΡΑ ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ ΟΜΑΔΑ 3: ΒΕΛΤΙΩΣΕΙΣ ΣΕ ΟΠΣ / PORTAL ΚΑΙ ΛΟΙΠΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΡΓΟ ΑΝΑΒΑΘΜΙΣΗ ΟΠΣ ΚΥΡΙΟΤΕΡΑ ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ Αυτοματοποίηση εσωτερικών διαδικασιών Γρηγορότερες και αυτόματες συναλλαγές με αναζητούντες εργασίας και εργοδότες Διασύνδεση με συστήματα άλλων κυβερνητικών φορέων Μείωση της γραφειοκρατίας και της απώλειας χρόνου εσωτερικά στον ΟΑΕΔ Αναβάθμιση της επικοινωνίας με εργοδότες και αναζητούντες εργασία Πιο αποτελεσματικές αναφορές και παρακολούθηση ΔΙΑΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ ΑΝΑΒΑΘΜΙΣΗ PORTAL 3

Χρονοδιάγραμμα Έργου Φάση Τίτλος φάσης Ημερομηνία Έναρξης Ημερομηνία Λήξης Φ1 Ανάλυση Απαιτήσεων 22/1/2015 23/3/2015 Φ2 Ανάπτυξη Εφαρμογών 9/3/2015 30/6/2015 Φ3 Εκπαίδευση 18/5/2015 31/7/2015 Φ4 Πιλοτική Λειτουργία 1/7/2015 31/8/2015 Φ5 Θέση σε Δοκιμαστική λειτουργία 1/9/2015 31/10/2015 Φ6 Δράσεις Προβολής και Προώθησης  1/10/2015  31/10/2015 4

Χρονοδιάγραμμα Έργου 5

Σύστημα Ψηφιακής παρακολούθησης εγγράφων Αντικείμενο Υλοποίηση της εφαρμογής e-πρωτόκολλο στο σύνολο του Οργανισμού (Διοίκηση, Περιφερειακές, ΚΠΑ2) Παρακολούθηση πρωτοκολλημένων εγγράφων μέσω ενιαίας εφαρμογή πρωτοκόλλου και κοινής διαδικασίας πρωτοκόλλησης Λογισμικά Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο 6

Σύστημα Ψηφιακής παρακολούθησης εγγράφων Ενδεικτικά Χαρακτηριστικά Πρωτοκόλληση Εισερχομένων – εξερχομένων εγγράφων, με χρήση ενιαίας (όπου απαιτείται) ή ξεχωριστής αρίθμησης ανά τμήμα Χρεώσεις εγγράφων, κοινοποιήσεις Κανόνες δρομολόγησης βάσει της οργανωτικής δομής Ενσωμάτωση ψηφιακά υπογεγραμμένων εγγράφων Συνεργασία με τον mail server του Οργανισμού Αναζητήσεις και πλήρης ιστορικότητα πρωτοκολλημένων εγγράφων 7

Σύστημα Διαδικασιών και Ροών Αντικείμενο Σχεδιασμός και υλοποίηση εξειδικευμένου web based εργαλείου διαδικασιών για την αυτοματοποίηση και υλοποίηση υφιστάμενων και νέων διαδικασιών. Συνεχή έλεγχο της πορείας της δρομολόγησης (εγγράφων, πληροφοριών, φυσικών αντικειμένων, εργασιών κλπ μεμονωμένων ή ομαδοποιημένων) Χρήση Ροών και διαδικασιών από το σύνολο των υπαλλήλων του οργανισμού που εμπλέκονται στις διαδικασίες που θα οριστούν Λογισμικά Activiti BPM Platform 8

Σύστημα Διαδικασιών και Ροών Ενδεικτικά Χαρακτηριστικά Γραφικός σχεδιασμός Ροής Εργασιών Ορισμός απλών ή σύνθετων διαδικασιών Παρακολούθηση των επιμέρους εργασιών / βημάτων.Το Workflow αποτελείται από μια σειρά από tasks, τα οποία συνδέονται μεταξύ τους. Για κάθε διαδικασία ορίζονται τα βήματα εκτέλεσης από τη υποβολή , τη διαχείριση και την ολοκλήρωση ενός αιτήματος καθώς και οι πιθανές εκβάσεις που μπορεί να έχει ένα αίτημα (ολοκληρώθηκε , εγκρίθηκε, απορρίφθηκε κλπ) Για κάθε χρήστη το υποσύστημα παρέχει ξεχωριστή οθόνη εργασιών (work list), από τη οποία οι χρήστες βλέπουν τις ανοιχτές εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσουν Διεκδίκηση και εκτέλεση βημάτων διαδικασιών βάσει ρόλων και αρμοδιοτήτων χρηστών που έχουν οριστεί σε επίπεδο βημάτων διαδικασίας. Επισύναψη αρχείων στα βήματα διαδικασιών που απαιτείται 9

Σύστημα Διαχείρισης Όλων των μορφών Γνώσης του Οργανισμού Αντικείμενο Κάλυψη συνόλου αναγκών ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης και διαχείρισης εγγράφων, και γενικότερα περιεχομένου του Οργανισμού και συγκεκριμένα την εισαγωγή, τον χαρακτηρισμό τους, την αρχειοθέτηση και την διάθεσή τους σε ηλεκτρονική μορφή. Ενιαίο περιβάλλον διαχείρισης εγγράφων διαθέσιμο στο σύνολο των χρηστών των όλων των μονάδων του Οργανισμού Λογισμικά Alfresco DMS 10

Σύστημα Διαχείρισης Όλων των μορφών Γνώσης του Οργανισμού Ενδεικτικά Χαρακτηριστικά Εισαγωγή αρχείων / ηλεκτρονικών εγγράφων σε κεντρική «βιβλιοθήκη» αρχείων βάσει κανόνων αρχειοθέτησης Κατηγοριοποίηση εγγράφων, βάσει πολλαπλών κατηγοριοποιήσεων ή ιεραρχιών κατηγοριοποιήσεων, ιδιοτήτων εγγράφων και μεταδεδομένων. Υποστήριξη πολλών μορφών αναζήτησης (θεματική, ημερομηνία, λέξη – κλειδί, similar items κ.ο.κ) στον εντοπισμό της πληροφορίας, και την εξόρυξή της παράλληλα από πολλαπλούς χρήστες Προεπισκόπηση εγγράφων Επεξεργασία και παρακολούθηση πολλαπλών εκδόσεων ενός εγγράφου 11

Σύστημα Διοικητικής Ενημέρωσης Αντικείμενο Σύστημα ενημέρωσης διοίκησης (Management Information System) και των λοιπών αναφορών του Οργανισμού Ολοκλήρωση διαλειτουργικότητας μεταξύ άλλων υφιστάμενων συστημάτων (πχ ΟΠΣ, Οικονομική διαχείριση, Μισθοδοσίας, Διαχείρ. Προσωπικού, κλπ) Ενοποίηση δεδομένων του Οργανισμού (ενιαία μητρώα) Το σύστημα αυτό θα χρησιμοποιηθεί συμπληρωματικά με τις υφιστάμενες αναφορές που παρέχονται από τα επιμέρους υποσυστήματα. Θα παρέχεται έτσι, επιπρόσθετα με αυτές ένα σύγχρονο περιβάλλον εξαγωγής σύνθετων διοικητικών αναφορών που βασίζονται σε συνδυαστικά στοιχεία των επιμέρους υποσυστημάτων Λογισμικά SAP Βusiness Objects 12

Σύστημα Διοικητικής Ενημέρωσης Ενδεικτικά Χαρακτηριστικά Το σύστημα Διοικητικής Ενημέρωσης (MIS) συγκεντρώνει πληροφορίες από τις βάσεις δεδομένων του οργανισμού, τις αποθηκεύει σε μία κεντρική βάση δεδομένων (MS SQL Server) από την οποία μέσω των εργαλείων SAP BusinessObjects παράγονται οι απαραίτητες στατικές και δυναμικές απεικονίσεις των δεδομένων για την κάλυψη των αναγκών διοικητικής πληροφόρησης του ΟΑΕΔ. 13

Διαδικτυακή Πύλη του Οργανισμού – Σελίδα Εργοδότη Αντικείμενο Δημιουργία νέας Διαδικτυακής Πύλης : με αξιοποίηση σύγχρονων εργαλείων και τεχνολογιών με στόχο την βέλτιστη προβολή της λειτουργίας, του ρόλου και υπηρεσιών του Οργανισμού και την ικανοποίηση των αναγκών του μεγαλύτερου δυνατού κοινού στο οποίο απευθύνονται οι υπηρεσίες του Οργανισμού. Επίσης, να επιτευχθεί σύζευξη της προσφοράς και της ζήτησης εργασίας καθώς και να ληφθεί υπόψη η δομή και οργάνωση των διαδικτυακών πυλών των αντίστοιχων Ευρωπαϊκών Δημόσιων Υπηρεσιών Απασχόλησης. Λογισμικά: Liferay Portal Platform 14

Διαδικτυακή Πύλη του Οργανισμού – Σελίδα Εργοδότη Ενδεικτικά Χαρακτηριστικά Διαχείρισης περιεχομένου: Εύχρηστος μηχανισμός διαχείρισης περιεχομένου (CMS) Διαχειριστικά εργαλεία και δυνατότητα συνεχούς εμπλουτισμού του συστήματος με νέο περιεχόμενο και εφαρμογές δυναμικές σελίδες και υποσελίδες οργανωμένες σε χάρτες πλοήγησης Ορισμός νέων μενού και σελίδων και αλλαγής της εμφάνισης των εφαρμογών με γραφικό τρόπο Προσαρμογή γραφικού περιβάλλοντος αυτόματα στις ανάγκες και το ρόλο του χρήστη μέσα στον οργανισμό Σύνταξη (editing) και καταχώρηση περιεχομένου μέσα από το γραφικό περιβάλλον χρήσης της πύλης, με χρήση εργαλείων WYSIWYG (What you see is what you get) Προεπισκόπησης περιεχομένου πριν τη αποθήκευση / δημοσίευση 15

Διαδικτυακή Πύλη του Οργανισμού – Σελίδα Εργοδότη Βασικά Χαρακτηριστικά : Έκδοση της διαδικτυακής Πύλης για συσκευές τύπου tablet και smart phones Πλήρης συμμόρφωση με το πρότυπο του W3C: Web Content Accessibility Guidelines – WCAG,Level 1.0 ΑΑ, σχετικά με την πρόσβαση ΑΜΕΑ Πολυγλωσσικό περιεχόμενο (Ελληνική και Αγγλική γλώσσα) 16

Διαδικτυακή Πύλη του Οργανισμού – Σελίδα Εργοδότη Ενδεικτικά Χαρακτηριστικά λειτουργίας επιμέρους εφαρμογών πύλης: Μηχανισμός καταχώρησης αγγελιών (φιλτράρισμα περιεχομένου, Υποχρεωτική αναγραφή στοιχείων επικοινωνίας, σύνδεσμοι (links) στην αγγελία, αυτόματη απενεργοποίηση αγγελιών με τη λήξη τους / ειδοποιήσεις Υποβολή αιτήσεων ενδιαφέροντος απ’ ευθείας για μια θέση εργασίας Μέτρηση αποτελεσματικότητας της Πύλης στη σύζευξη θέσεων εργασίας αυτόματη διαδικασία ενημέρωσης του ΟΠΣ του ΟΑΕΔ με αγγελίες της Πύλης και αντίστροφα Μηχανισμός καταχώρησης πολλαπλών βιογραφικών, φιλτραρίσματος των βιογραφικών βάσει κριτηρίων αυτόματη διαδικασία σύζευξης των θέσεων εργασίας με τα βιογραφικά και σχετικές αναφορές 17

Διαδικτυακή Πύλη του Οργανισμού – Σελίδα Εργοδότη Παροχή εργαλείων σε χρήστες για online συνομιλία με στελέχη του Οργανισμού Ιστοσελίδες εκδηλώσεων(π.χ. ημέρες καριέρας κλπ) και προβολής της με επί μέρους δυνατότητες προεγγραφής συμμετεχόντων, βιντεοπαρουσιάσεων, εργαλείων online συνομιλιών με ή χωρίς βίντεο κλπ. Κανάλια πληροφόρησης RSS Newsletters Δημοσκοπήσεεις, forums Καταχώρηση σεμιναρίων από ΚΕΚ, Κέντρα δια Βίου Μάθησης που παρέχουν και στοιχείων των επιλεγέντων ανέργων στα σεμινάρια. 18

Διαδικτυακή Πύλη του Οργανισμού – Σελίδα Εργοδότη Ανάπτυξη εργαλείων αποθήκευσης βιογραφικών, favorites κλπ για την σελίδα εργοδότη Ανάπτυξη δυνατότητας του εργοδότη να δίνει feedback σχετικά με τους ανέργους που του παραπέμφθηκαν Ανάπτυξη δυνατότητας του εργοδότη να γίνεται «προεπιλογή / φιλτράρισμα » από ΚΠΑ ώστε να επικοινωνούν μόνο άτομα που τοποθετήθηκαν στο shortlist Διαχείριση των παροχών, εκπτώσεων, ειδικών τιμών κλπ για ανέργους. Καταχώρηση από εργοδότες παροχών, εκπτώσεων, ειδικών τιμών κλπ σε ανέργους με δυνατότητα επαλήθευσης της ιδιότητας του ανέργου Πολυκαναλική ενημέρωση (mail, sms κλπ) για θέματα ενδιαφέροντος των συναλλασσομένων με τον ΟΑΕΔ 19

Διαδικτυακή Πύλη του Οργανισμού – Σελίδα Εργοδότη Αυτοματοποίηση των συναλλαγών που απαιτούν την εισαγωγή δεδομένων από τον πολίτη με ηλεκτρονικές φόρμες. εργαλείο δημιουργίας ηλεκτρονικών φορμών για υποβολή αιτήσεων σε προγράμματα και παροχές του Οργανισμού. υποβολή της αίτησης στο ΟΠΣ του ΟΑΕΔ και ενημέρωση του συναλλασσόμενου για την επιτυχή ολοκλήρωση της υποβολής με αποδεικτικό υποβολής 20

Μητρώο εργοδοτών (CRM) Αντικείμενο Εργαλείο διαχείρισης αναζητούντων εργασία και εργοδοτών που θα μπορεί να τροφοδοτηθεί από τους εργασιακούς συμβούλους και τα κεντρικά που θα παρακολουθεί όλο το ιστορικό επαφών τόσο με τους αναζητούντες εργασία (συνεντεύξεις, υποστήριξη, αιτήσεις, εκπαίδευση κλπ) καθώς και με τους εργοδότες Λογισμικά: Liferay Portal Platform 21

Μητρώο εργοδοτών (CRM) Ενδεικτικά Χαρακτηριστικά Τροφοδότηση εφαρμογής από στοιχεία: βάσης δεδομένων Μητρώου Εργοδοτών βάσης δεδομένων ΟΠΣ (για ανέργους) Αναζήτηση και εντοπισμός επαφών βάσει οριζόμενων κριτηρίων Διαχείριση αρχείων και τη σύνδεσή τους με τις επιμέρους επαφές (πχ. αγγελίες, προφίλ εργοδότη, βιογραφικά σημειώματα αναζητούντων εργασία κ.ο.κ.) Προσθήκη και διαχείριση σχολίων - επισημάνσεων στις επιμέρους επαφές Προσθήκη και διαχείριση υπενθυμίσεων στις επιμέρους επαφές, με ημερολογιακή απεικόνιση (ώρα, ημέρα, μήνας) 22

Μητρώο εργοδοτών (CRM) καταγραφή και διαχείριση του «ιστορικού» των επιμέρους επαφών (αιτήματα, παρεχόμενες ή παρασχεθείσες υπηρεσίες και κατάσταση αυτών, προθεσμίες κ.ο.κ.) διαχείριση ενεργειών και αιτημάτων (tickets) κατηγοριοποίηση – ομαδοποίηση επιμέρους στοιχείων (tagging) και σύνθετη αναζήτηση των tags σύστημα μαζικής αποστολής e-mail σε ομάδες επαφών 23

Διασύνδεση ΟΠΣ και διαλειτουργικότητα με άλλα πληροφοριακά συστήματα ΣΥΣΤΗΜΑ «ΕΡΓΑΝΗ» ( ΙΚΑ-ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ) ΑΣΕΠ ΙΚΑ ΚΕΠ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΘΝΙΚΗ ΤΡΑΠΕΖΑ ΤΗΣ ΕΛΛΑΔΟΣ Γ.Γ.Π.Σ. ΔΙΑΥΓΕΙΑ ΟΠΣ-ΥΠΟΙΟ ΔΕΗ ΗΔΙΚΑ EURES ΑΝΤΑΠΟΚΡΙΤΕΣ ΟΤΑ ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ (VOUCHER) 24

Σας Ευχαριστούμε για την υπομονή  Real Consulting Integration & Operation S.A. www.realconsulting.gr