N. ΝΙΚΗΤΑΚΟΣ καθηγητής Παν. Αιγαίου Δ.Παπαχρήστος μέλος ΕΔΙΠ ΑΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ Α ΙΓΑIΟΥ & ΑΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ Τ.Τ. Τμήματα Ναυτιλίας και Επιχειρηματικών Υπηρεσιών & Μηχ. Αυτοματισμού ΤΕ 1 η Διάλεξη

Παρουσίαση και Εισαγωγή στο μάθημα Διοίκηση Έργων (Project Management Παρουσίαση και Εισαγωγή στο μάθημα Διοίκηση Έργων (Project Management)

έργο (project  Ένα έργο (project) είναι ένα σύνολο από δραστηριότητες και διαδικασίες, οι οποίες εκτελούνται μια και μοναδική φορά και έχουν συγκεκριμενο χρονικό ορίζοντας ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ – ΕΡΓΟ  κοινά στοιχεία: - άνθρωποι (και) μηχανές - περιορισμένοι πόροι - σχεδιάζονται-εκτελούνται –ελέγχονται  διαφορά: - τα έργα είναι περιστασιακά και μοναδικά

Παραδείγματα έργων  Ανάπτυξη ενός προϊόντος ή υπηρεσίας  Αλλαγή στη δομή ή τη λειτουργία ενός οργανισμού  Σχεδιασμός ενόςπλοίου  Ανάπτυξη ή εγκατάσταση ενός νέου πληροφοριακού συστήματος  Κατασκευή ενός κτιρίου ή μιας εγκατάστασης (π.χ. Λιμάνι)  Προεκλογική εκστρατεία

Χαρακτηριστικά Έργου  Μοναδικότητα  Προσωρινότητα  Προοδευτική ανάπτυξη  Περιορισμοί

παραγωγικών συντελε  Τα έργα κάθε μορφής απαιτούν για την υλοποίησή τους τη χρήση όλων των παραγωγικών συντελεστών (κεφάλαιο, εργασία, έδαφος) δυναμικο πόρω  πρέπει να διατίθεται από τον φορέα που υλοποιεί το έργο, ένα μέρος του δυναμικού του και των πόρων του αποτελεσματική διοίκηση, οργάνωσηπρογραμματισμό κατασκευής  Απαιτείται αποτελεσματική διοίκηση, οργάνωση και προγραμματισμό κατασκευής των έργων

ευθύν  η ευθύνη της διαχείρισης των έργων μπορεί να ανατεθεί ανάλογα με το μέγεθος του έργου σε ένα στέλεχος ή μία ομάδα στελεχών που πρέπει να διαθέτουν κατάλληλη κατάρτιση και εμπειρία στενότητα  η στενότητα των διαθέσιμων οικονομικών πόρων απαιτούν ο σχεδιασμός, η οργάνωση και η εκτέλεση των πάσης φύσης έργων να γίνονται με τη χρήση επιστημονικών μεθόδων και σύγχρονων τεχνικών

βασικοί παράγοντες Οι βασικοί παράγοντες που σηματοδοτούν το παραγόμενο προϊόν είναι τρεις:  οικονομικός παράγοντας τήρηση του προϋπολογισμού του έργου  χρονικός παράγοντας τήρηση των χρονικών δεσμεύσεων  ποιοτικός παράγοντας τήρηση των ποιοτικών προδιαγραφών του έργου  Αυτοί οι τρεις δείκτες είναι συχνά ανταγωνιστικοί

ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Σουμέριοι  Οι Σουμέριοι ανέπτυξαν οργανωμένο σύστημα συλλογής και διαχείρισης τεράστιων ποσοτήτων αγροτικών προϊόντων και ένα σύστημα απογραφής περιουσιών

ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ αρχαίοι Αιγύπτιο  Οι αρχαίοι Αιγύπτιοι με τις τεράστιες αρχιτεκτονικές τους κατασκευές (πυραμίδες) αποκαλύπτουν οργανωμένη προσπάθεια στον τομέα του σχεδιασμού, της διοίκησης αλλά και του ελέγχου της κατασκευής

ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Βαβυλώνιο  Οι Βαβυλώνιοι επινόησαν μεθόδους για τον έλεγχο της παραγωγής και τα συστήματα πριμοδότησης

ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Κινέζοι  Οι Κινέζοι κατέβαλλαν συνεχή προσπάθεια για την μελέτη και την ανάπτυξη βασικών αρχών διοίκησης (Σινικό τείχος)

ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ αρχαίοι Έλληνες  Οι αρχαίοι Έλληνες φιλόσοφοι γνώριζαν τη σημασία της τυποποίησης και του ρυθμού στην εργασία για τη βελτίωση της παραγωγής ταλέντειδίκευση καταμερισμό της εργασίας  Οι ιδέες τους σχετικά με την ικανότητα και το “ταλέντο” του ατόμου βοήθησαν στην ειδίκευση και τον καταμερισμό της εργασίας (Παρθενώνας)

ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Ξενοφών Ξενοφών στο Οικονομικό:  Επιλογή  Επιλογή των καταλληλότερων εργατών (δούλων)  Εκπαίδευση  Εκπαίδευση τους στις εργασίες ανάλογαμε τις παραγωγικές γνώσεις και ικανότητες των εργαζομένων  Ανθρώπινη συμπεριφορά  Ανθρώπινη συμπεριφορά προς τους εργαζόμενους,ώστε να αυξάνεται η προσπάθεια των εργαζομένων  Καταμερισμό εργασ τους  Καταμερισμό εργασίας ανάλογα προς τους εργαζόμενους ώστε να αυξηθεί η προσπάθειοα εργασίας τους  Άμεση εποπτεία  Άμεση εποπτεία της παραγωγικής διαδικασίας  Παροχή αναγκαίων κεφαλαίων συντονισμό πρώτων υλών  Παροχή αναγκαίων κεφαλαίων και συντονισμό της ροής των αναγκαίων πρώτων υλών

ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Ρωμαίοι  Οι Ρωμαίοι απέκτησαν αποτελεσματική διοικητική εμπειρία λόγω της οργάνωσης των περιοχών της αυτοκρατορίας.

 Διοίκηση Έργου PMBOK  Διοίκηση Έργου (σύμφωνα με το εγχειρίδιο Project Mgmt Body of Knowledge – PMBOK) είναι η εφαρμογή γνώσεων, ικανοτήτων, εργαλείων και τεχνικών, στις δραστηριότητες ενός έργου, έτσι ώστε να επιτευχθούν οι απαιτήσεις του

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE

Διοίκηση Έργου η Διοίκηση Έργου είναι: εφαρμογή  η εφαρμογή γνώσης, δεξιοτήτων, εργαλείων και τεχνικών στις δραστηριότητες ενός έργου για την εκπλήρωση αντικειμενικών στόχων (Objectives) του έργου  υλοποιείται 4  υλοποιείται μέσα από την κατάλληλη εφαρμογή και ολοκλήρωση 45 λογικά ομαδοποιημένων διαδικασιών (Processes, Process Groups) γνωστικές περιοχές  οι ομάδες αυτές που διατρέχουν κάθετα τις γνωστικές περιοχές είναι 5: Initiating, Planning, Executing, Monitoring and Controlling και Closing  10 γνωστικές περιοχές 

Βασικά συστατικά Διοίκησης Έργου Βασικά συστατικά Διοίκησης Έργου:  Ορισμός - Στόχος  Σχεδιασμός  Προγραμματισμός  Έλεγχος  Διασφάλιση αναγκαίων πόρων

Διοίκηση Έργου Η Διοίκηση Έργου τυπικά περικλείει: Stakeholders  Την ταυτοποίηση των απαιτήσεων, αναγκών, προσδοκιών των εμπλεκομένων (Stakeholders) πλάνο  Τη διοίκηση των έργων σύμφωνα με κάποιο πλάνο σοροπία  Ισοροπία ανάμεσα σε ανταγωνιστικούς περιορισμούς (constraints) όπως: Scope, Quality, Schedule, Budget, Resources, Risk, Customer Satisfaction

Διεργασίες Διοίκησης Έργου

Προβλήματα Προβλήματα κατά την ανάπτυξη των έργων κόστου  υπέρβαση κόστους (κακός σχεδιασμός, ελλιπής έλεγχος, φυσικές καταστροφές...  Μείωση κερδών ή κατασπατάληση πόρων του φορέα χρηματοδότησης) χρόνου  υπέρβαση χρόνου (καιρικές συνθήκες, φυσικές καταστροφές, απεργίες, ανεπαρκή μελέτη απαιτήσεων, ανεπαρκή χρηματοδότηση...)  Εργασιακά προβλήματα  Εργασιακά προβλήματα (Αποχωρήσεις, κλιμάκωση απαιτήσεων, μη τήρηση ιεραρχίας, κακό εργασιακό κλίμα...)

 Portfolio Management  Portfolio Management: Αναφέρεται στη συλλογή έργων ή προγράμματα έργων, που εξυπηρετούν συγκεκριμένες στρατηγικές επιχειρησιακές επιλογές - ανάγκες

 Program Management  Program Management: αφορά τη διαχείριση μίας ομάδας σχετιζόμενων έργων με συντονισμό μεταξύ τους και με έλεγχο που δεν συμβαίνει σε μεμονομένα έργα

Αλληλεπίδραση PROGRAM - PORTFOLIO

PROGRAM MANAGEMENT OFFICE (PMO) οργανωτικό σώμα  Το PMO είναι ένα οργανωτικό σώμα, το οποίο αναθέτει υπευθυνότητες και κεντρικοποιεί τη διαχείριση των έργων πολιτικές, μεθοδολογίες Templates  Προωθεί πολιτικές, μεθοδολογίες και παρέχει διάφορα Templates για τη διαχείριση των έργων οδηγίε  Υποστηρίζει και δίνει οδηγίες σε άλλους μέσα σε μία οργάνωση για το πως θα διαχειριστούν τα έργα, όπως επίσης κάνει και training σε Project Management Software

PROGRAM MANAGEMENT OFFICE (PMΟ)  Προσφέρει Project Managers για τα έργα  Διαχειρίζεται τις αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των έργων  Δίνει προτεραιότητες σε έργα  Προσφέρει κεντρικές πολιτικές επικοινωνίας για τα διάφορα έργα  Αποτελεί μέρος του Change Control Board  Παρακολουθεί τη συμβατότητα με τις οργανωτικές διαδικασίες.  Συμμετέχει πολύ στην αρχική φάση των έργων, ενώ λιγότερο κατά την εξέλιξή τους

PROJECT MANAGER  Ο Project Manager διοικεί έργα προκειμένου να εκπληρωθούν οι αντικειμενικοί τους στόχοι

FUNCTIONAL MANAGER  O Functional Manager είναι υπεύθυνος για τμήματα εταιρειών, όπως λογιστήριο, marketing, κατασκευές κ.λ.π.

OPERATIONS MANAGER  O Operations Manager είναι υπεύθυνος για το Core Business της εταιρείας ή του οργανισμού

STAKEHOLDER Stakeholders  Οι Stakeholders σε ένα έργο είναι τα πρόσωπα ή και οργανισμοί που εμπλέκονται στο έργο και τα ενδιαφέροντά τους μπορεί να επηρεάζουν το έργο, είτε θετικά είτε αρνητικά, στην απόδοση του έργου, στα παραδοτέα, στο κόστος, χρόνο κ.λ.π. (PMBOK 5 th ) διαχειριστεί προσδοκίες  Ένα σημαντικό μέρος της υπευθυνότητας της Διοίκησης Έργου είναι να διαχειριστεί τις προσδοκίες των εμπλεκομένων

STAKEHOLDER

STAKEHOLDER Παραδείγματα Εσωτερικά  Project manager (you!) Previous project managers Project team members and their functional management Senior management Support organizations (HR, Contracts, Finance, IT) Eξωτερικά Customers and their support contractors Partner organizations Regulatory bodies Governments and NGOs Trade associations Local populations

STAKEHOLDER Stakeholder Management Τι είναι Stakeholder Management; ◦ εντοπισμός όλων των μερών που θίγονται από ή που μπορούν να επηρεάσουν το έργο ◦ αποσαφήνιση των ενδιαφέροντων τους ◦ ανάπτυξη αποτελεσματικών στρατηγικών διαχείρισης ◦ διατήρηση της εμπλοκής και προσαρμογή στις αλλαγές στην πραγματικότητα των ενδιαφερόμενων μερών Stakeholder Management Γιατί Stakeholder Management; ◦ εξασφαλίζει ότι οι προσδοκίες αναγνωρίζονται, ξεκαθαρίζονται και είναι κατανοητές ◦ κτίζει αξία μέσω βελτιστοποίησης των συνεισφορών (Συνέργεια: Το σύνολο είναι μεγαλύτερο από ό, τι άθροισμα των μερών του) ◦ αποφεύγονται δυσάρεστες εκπλήξεις (π.χ. Εμείς ποτέ δεν ρωτήσαμε για αυτό)

ΔΟΜΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΡΓΟΥ  Κάθε έργο χωρίζεται σε φάσεις & διεργασίες  Κάθε έργο μπορεί να θεωρηθεί και ως σύστημα  Διαθέτει είσοδο, εσωτερικές διεργασίες, έξοδο  Προϊόν έργου

ΔΟΜΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΡΓΟΥ

 Διεργασίες Εισόδου  Διεργασίες Εισόδου, όπου εκεί έχουμε το σύνολο των πληροφοριών στις οποίες θα στηριχθούν οι αποφάσεις και οι ενέργειες, που αφορούν το έργο,  Εσωτερικές Δι  Εσωτερικές Διεργασίες, οι οποίες αποτελούν τον μηχανισμό μετατροπής της εισόδου σε έξοδο,  Διεργασίες Ολοκλήρωσης ή Κλεισ  Διεργασίες Ολοκλήρωσης ή Κλεισίματος, οι οποίες σηματοδοτούν την λήξη του έργου και  Διεργασίες Ελέγχου  Διεργασίες Ελέγχου οι οποίες διενεργούν καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου

ΔΟΜΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΡΓΟΥ Διευκολύνουσες Διεργασίες  Μια ομάδα εξωτερικών διεργασιών που παρέχουν υποστήριξη σε όλες τις εσωτερικές διεργασίες, είναι οι Διευκολύνουσες Διεργασίες  Αυτές θεωρούνται εξωτερικές αφού δεν σχετίζονται άμεσα με ένα συγκεκριμένο έργο αλλά αποτελούν πρότυπα γενικευμένης πείρας από την εκτέλεση αλλεπάλληλων έργων και είναι τυποποιημένες διεργασίες

ΔΟΜΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΡΓΟΥ

Project Manage Έτσι επιτρέπεται στον Project Manager χειρίζετα  Να χειρίζεται ευκολότερα το έργο κοστολόγηση  Την ευκολότερη κοστολόγηση του έργου εκτίμηση  Την εκτίμηση της χρονικής διάρκειάς τους εκτίμηση  Την εκτίμηση των απαιτούμενων πόρων πλήρη καθορισμό  Τον πλήρη καθορισμό των αρμοδιοτήτων των εργαζομένων

ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ  Κανένα έργο δεν ολοκληρώνεται ποτέ στην ώρα του, εντός προϋπολογισμού, ή με εργατικό δυναμικό που ξεκίνησε  Όταν τα πράγματα φαίνεται να πάνε καλύτερα κάτι έχει παραβλεφθεί  Ένα απρόσεκτα σχεδιασμένο έργο θα χρειαστεί τρεις φορές περισσότερο χρόνο για να ολοκληρωθεί από τον αναμενόμενο. Ένα προσεκτικά σχεδιασμένο θα χρειαστεί το διπλάσιο!

ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ  Εάν το περιεχόμενο του έργου επιτρέπεται να αλλάξει απεριόριστα, ο ρυθμός των αλλαγών θα ξεπεράσει το ρυθμό της προόδου κίνησε  Όταν τα πράγματα πηγαίνουν καλά κάτι αναμένεται να γίνει λάθος  Οι ομάδες έργων απεχθάνονται τις αναφορές προόδου γιατί αποκαλύπτουν την έλλειψη προόδου

ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ