Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΝΑΨΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ Η ΔΗΜΟΣΙΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ

Η ΔΗΜΟΣΙΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ – ΕΝΝΟΙΑ, ΔΙΑΚΡΙΣΕΙΣ ΕΝΝΟΙΑ Με τον όρο «Δημόσια ηλεκτρονική προμήθεια (public e- procurement)» νοείται η προδικασία που ακολουθείται με ηλεκτρονικά μέσα για τη σύναψη σύμβασης δημόσιας προμήθειας και υπηρεσίας και η οποία προσδιορίστηκε με την έλευση της Κοινωνίας της Πληροφορίας και εξειδικεύθηκε ως ένας πυλώνας της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης που συμβάλει στον εκσυγχρονισμό της Δημόσιας Διοίκησης.

Διακρίσεις Η ηλεκτρονική προμήθεια διακρίνεται σε δύο μεγάλες κατηγορίες: την έμμεση και άμεση Έμμεση ηλεκτρονική προμήθεια είναι η προμήθεια των καθημερινών αναγκών μιας επιχείρησης, όπως εξοπλισμός, γραφική ύλη, υπολογιστές κλπ., που είναι αντικείμενα μικρής αξίας κατά αγοραστική μονάδα, αλλά αναγκαία σε μεγάλες ποσότητες. Σε μια επιχείρηση η έμμεση προμήθεια αποτελεί το 60% έως το 80% των συνολικών προμηθειών.

Έμμεση ηλεκτρονική προμήθεια Η έμμεση ηλεκτρονική προμήθεια διακρίνεται επίσης: Στην ORM (Opereting Resource Management) που αναφέρεται στην προμήθεια κοινών προϊόντων γραφείου, συνηθισμένων αναλώσιμων, ταξιδιωτικών υπηρεσιών κλπ. Στην MRO (Maintenance Repair Operations) που αναφέρεται στην παροχή υπηρεσιών για την επιδιόρθωση και συντήρηση διαφόρων αντικειμένων της επιχείρησης.

Η άμεση ηλεκτρονική προμήθεια Η άμεση ηλεκτρονική προμήθεια αφορά την απόκτηση προϊόντων και αντικειμένων που συνδέονται άμεσα με την παραγωγή του τελικού προϊόντος της επιχείρησης. Π.χ. ο κατασκευαστής ηλεκτρονικών συσκευών προμηθεύεται αντικείμενα και εξαρτήματα που είναι απαραίτητα για την συναρμολόγηση και λειτουργία των ηλεκτρικών κατασκευών που παράγει. Τα υλικά αυτά αγοράζονται σε μεγάλες ποσότητες και ο υπολογισμός των ποσοτήτων και ο χρόνος αγοράς κάθε φορά υπολογίζονται με βάση τις ικανότητες και την εμπειρία του αρμοδίου επί των προμηθειών της επιχείρησης.

Η άμεση ηλεκτρονική προμήθεια Η άμεση ηλεκτρονική προμήθεια αφορά κυρίως στον εργοστασιακό τομέα, στη διανομή αγαθών και στο λιανικό εμπόριο. Μόνο στον εργοστασιακό (κατασκευαστικό) τομές οι προμήθειες ανέρχονται στο 20% έως 40% του συνόλου των προμηθειών, αλλά φθάνει μέχρι το 60% της συνολικής δαπάνης όλων των προμηθειών.

Πρότυπα Ηλεκτρονικής Προμήθειας Σε διεθνές επίπεδο τα γνωστά πρότυπα ηλεκτρονικής προμήθειας διακρίνονται σε διάφορες γενικές και ειδικές κατηγορίες, ανάλογα με τον τρόπο σχεδιασμού του προτύπου και τις ανάγκες των προμηθευτών και των προμηθευόμενων. Επίσης σημαντικό ρόλο για το σχεδιασμό των προτύπων έχει η πιστοποίηση των προϊόντων και υπηρεσιών, η κατάρτιση καταλόγων τιμών και ποιοτικών χαρακτηριστικών των προϊόντων και υπηρεσιών καθώς και η ιεράρχηση εξυπηρέτησης των αναγκών της Δημόσιας Διοίκησης.

Διάκριση προτύπων “in personam” Στην κατηγορία αυτή κατατάσσονται τα πρότυπα κατά τα οποία προέχει η εξυπηρέτηση των αναγκών του αγοραστή (προμηθευόμενου) και του πωλητή (προμηθευτή). Η κατάταξη αυτή έχει ως εξής: Το πρότυπο ηλεκτρονικής προμήθειας που έχει σχεδιαστεί για την εξυπηρέτηση των αναγκών του αγοραστή (buy – side focus) Το πρότυπο ηλεκτρονικής προμήθειας που έχει σχεδιαστεί για την εξυπηρέτηση των αναγκών του πωλητή (sell –side focus)

Διάκριση προτύπων “in personam” Ανάλογα με το αν εξυπηρετούνται οι πολλοί από έναν ή ο ένας από πολλούς τα παραπάνω πρότυπα in personam υποδιαιρούνται επίσης στα ακόλουθα πρότυπα: Πρότυπο εξυπηρέτησης ενός πωλητή προς περισσότερους αγοραστές (sell-side one to many) Σύμφωνα με το πρότυπο αυτό ο προμηθευτής κατασκευάζει την ιστοσελίδα του που επιτρέπει σε πολλούς ενδιαφερόμενους αγοραστές να επιλέγουν και να αγοράζουν τα προϊόντα του. Ο ίδιος δημιουργεί τυποποιημένη σύμβαση προσχώρησης, δηλαδή σύμβαση στην οποία περιέχονται εκ των προτέρων οι συμβατικοί όροι και οι προϋποθέσεις αγοράς του προϊόντος και οι αγοραστές αποδέχονται (προσχωρούν) σ’αυτές, χωρίς οποπιαδήποτε διαπραγμάτευση ή αίρεση.

Πρότυπο (sell-side one to many) Ο προμηθευτής δημιουργεί εκ των προτέρων τιμοκαταλόγους που τους ενσωματώνει στη σύμβαση προσχώρησης και ανάλογα με τις συνθήκες αγοράς τους ανανεώνει ή προσδιορίζει κάθε φορά το χρόνο ισχύος τους. Ο προμηθευτής διαθέτει τα προϊόντα του με τρεις τρόπους: Α) υπό μορφή ηλεκτρονικών αγορών (e-marketplaces) Β) μέσω διαδικτυακών δεσμών (internet links) Γ) με τους προτιμώμενους προμηθευτές (preferred suppliers)

Πρότυπο εξυπηρέτησης ενός αγοραστή από περισσότερους πωλητές (buy-side one to many) Κατά το πρότυπο αυτό ο αγοραστής οργανώνει τράπεζες δεδομένων, καταλόγους προμηθευτών και προϊόντων και υπηρεσιών που αυτοί προσφέρουν, με σκοπό να μπορεί να σχεδιάζει τις συναλλαγές του, τη χρηματοδότηση κλπ Στα ηλεκτρονικά συστήματά του ο αγοραστής, αφού τα ανανεώνει κάθε φορά με βάση τους τιμοκαταλόγους των προμηθευτών και έτσι μπορεί ακολούθως να τα συνδέσει κατά την παραγγελία με την έκδοση του ηλεκτρονικού τιμολογίου. Με τον τρόπο αυτό ο αγοραστής μπορεί να ελέγχει τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που είναι διαθέσιμες στους καταλόγους και να θέτει στην παραγγελία περιορισμούς ποσότητας, οροφή στις τιμές και άλλους συναφείς όρους. Τα πρότυπο buy-side one to many) διακρίνεται επίσης σε δύο υποκατηγορίες:

Πρότυπο buy-side one to many) Α) Πρότυπο αγοράς, βασιζόμενο σε προεγκεκριμένους καταλόγους (buy-side desktop requisitioning) Το πρότυπο αυτό λειτουργεί με βάση το λογισμικό που ενσωματώνεται στο εσωτερικό της επιχείρησης και στον προσωπικό υπολογιστή του αρμοδίου χρήστη και παρέχει τη δυνατότητα στον χρήστη να αγοράζει προϊόντα και υπηρεσίες με βάση προεγκεκριμένους καταλόγους. Οι όροι και οι οδηγίες για τις συναλλαγές φυσικά ελέγχονται πάντοτε από την αρμόδια διεύθυνση προμηθειών.

Πρότυπο buy-side one to many) Β) Πρότυπο κεντρικής αναθέτουσας αρχής (buy-side central procurement) Σύμφωνα με το πρότυπο αυτό η αναθέτουσα αρχή της Διοίκησης μπορεί να σχεδιάζει την κατάρτιση των συμβάσεων προμηθειών, να αναλύει την επιχειρηματική ταυτότητα του προμηθευτή, να υπολογίζει το κόστος συναλλαγής, να θέτει όρια και με τον τρόπο αυτό να είναι σε θέση να τυποποιεί τις συναλλαγές αγορών προϊόντων.

Διάκριση “in rem” Τα πρότυπα αυτά λειτουργούν με βάση τον τρόπο οργάνωσης της διάθεσης προϊόντων και υπηρεσιών. Διακρίνονται σε: Α) Ανεξάρτητη θύρα και κοινότητες τηλεματικών αγορών (Independent Portal and on line trading communities) Σύμφωνα με το πρότυπο αυτό οι αγοραστές και πωλητές συναντώνται ηλεκτρονικά και επιχειρούν όλα τα είδη συναλλαγών μέσω ενός σημείου ολοκλήρωσης. Το πρότυπο θύρας είναι ένας απλός διαδικτυακός τόπος εισόδου, που είναι διαθέσιμος σε κάθε συμμετέχοντα και ο οποίος μπορεί να εισέρχεται και να συναλλάσσεται με οικονομικό αντάλλαγμα, μία συνδρομή ή επιβάρυνση ή ποσοστό επί της συναλλαγής.

Διάκριση “in rem” Β) Κάθετες ηλεκτρονικές αγορές (vertical e-markets) Οι κάθετες ηλεκτρονικές αγορές διεξάγονται με μια ειδική επιχείρηση που μπορεί να παρέχει προϊόντα και υπηρεσίες που αφορούν το σύνολο των προμηθειών που χρειάζεται ο αγοραστής. Γ) Οριζόντιες ηλεκτρονικές αγορές (Horizontal e- markets) Οι οριζόντιες ηλεκτρονικές αγορές εφαρμόζονται για την εξυπηρέτηση μεγάλου αριθμού ενδιαφερόμενων αγοραστών και αφορούν προϊόντα και υπηρεσίες κοινής χρήσεως.

Διάκριση “in rem” Δ) Μειοδοτικοί διαγωνισμοί Πρόκειται για πρότυπο που δίνει τη δυνατότητα της απευθείας διενέργειας μιας συναλλαγής υπό τη μορφή ενός τηλεματικού μειοδοτικού διαγωνισμού με προμηθευτές και αγοραστές σε χαμηλή τιμή και με βάση την προσφορά και ζήτηση. Ε) Πάροχοι υπηρεσιών εφαρμογής Πρόκειται για πρότυπο που εφαρμόζεται από τρίτους, οι οποίοι δημιουργούν λογισμικό, συντηρούν καταλόγους και αποθήκες και παρέχουν τις υπηρεσίες αυτές σε επιχειρήσεις που επιθυμούν να λάβουν μέρος σε ηλεκτρονικές αγορές