ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΕΠΕΝΔΥΣΕΩΝ Παρουσίαση στα πλαίσια του μαθήματος “Στρατηγική Πληροφοριακών Συστημάτων” (Βιβλίο 1: Κεφ. 9, Εισαγωγή Part 2) Αγγελοπούλου Ευαγγελία Κρούσκα Ακριβή

Δομή Παρουσίασης Εισαγωγικά Critical Success Factors (CSFs) Μεθοδολογίες IBM Planning Business Case Methodology Εναλλακτικές μεθοδολογίες ΙS/IS Αποτίμηση οφελών Η διαδικασία λήψης αποφάσεων

Εννοιολογικό Πλαίσιο Προγραμματισμός (planning) – η διαδικασία απόφασης μελλοντικών ενεργειών. Μέθοδος – μια δομημένη προσέγγιση προκειμένου να επιτευχθεί η εκτέλεση μιας διαδικασίας Μεθοδολογία – σύστημα ή σύνολο μεθόδων ή η λογική που ακολουθείται από διάφορες μεθόδους Τεχνική – τμήμα ή μηχανισμός μιας μεθόδου Διαδικασία – μια ακολουθία δραστηριοτήτων που παράγουν μια επιχειρηματική περίπτωση και μια απόφαση επένδυσης Πρόταση έργου (business case) – Μια δομημένη πρόταση για επιχειρησιακή βελτίωση που λειτουργεί ως πακέτο απόφασης για τους οργανωτικούς υπεύθυνους . Περιλαμβάνει ανάλυση της απόδοσης μιας επιχειρησιακής διαδικασίας και των σχετικών αναγκών ή προβλημάτων, προτεινόμενων εναλλακτικών, υποθέσεων, περιορισμών , και ανάλυση κόστους-οφέλους .

Γενικά Κατά τον σχεδιασμό μιας επιχειρηματικής αλλαγής διακρίνονται δύο στάδια: Δημιουργική ιδέα και πρόταση Υλοποίηση Μια αλλαγή μπορεί να αφορά την προσπάθεια μίμησης κάποιων οργανισμών που θεωρούνται πρότυπα. Σε κάθε περίπτωση οι συνθήκες του περιβάλλοντος εφαρμογής παίζουν ρόλο στην επιτυχία του έργου. Για το σχεδιασμό μιας επιχειρηματικής αλλαγής ακολουθείται συνήθως κάποια μεθοδολογία.

Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας(1) Περιοχές που απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή: Στρατηγικό περιβάλλον – Η επιχειρηματική στρατηγική, όπως και η στρατηγική ΙΤ, πρέπει να είναι ξεκάθαρη και να διαχέεται στα διάφορα επίπεδα διοίκησης. Εργασιακές σχέσεις και ρόλοι – Πέρα από τις κατευθύνσεις που δίνονται από την ανώτερη διοίκηση, πρέπει να δίνεται έμφαση σε ατομικές πρωτοβουλίες και ευθύνες. Επικοινωνία – Πρέπει να υπάρχει συνεχής και δομημένος διάλογος ανάμεσα στους ειδικούς ΙΤ και τους χρήστες Αναγνώριση επιτυχίας – Η επιτυχία δεν πρέπει να μετριέται μόνο με οικονομικούς όρους, γιατί περιλαμβάνει και την προσωπική ή ομαδική καταξίωση.

Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας(2) Σημαντικοί τομείς που καθορίζουν την επιτυχία σχετικά με την ΙΤ: Προ-δραστική εταιρική κουλτούρα Ενθάρρυνση των ρίσκων και της ατομικής ευθύνης-πρωτοβουλίας Ενημέρωση και επαρκής πληροφόρηση σχετικά με την ΙΤ Αναδιοργάνωση της επιχείρησης

Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας(3) Μερικές παρατηρήσεις: Η εφαρμογή ΙΤ σε ένα οργανισμό επιφέρει νέους τρόπους εργασίας, νέες εργασιακές σχέσεις, νέες δομές αναφορών και πολιτική δύναμη. Μαζί με κάθε τεχνολογική αλλαγή απαιτείται και μια μεγάλη επένδυση στην αλλαγή κουλτούρας του οργανισμού, η οποία πρέπει να είναι ριζική. Η σημαντική και επιτυχημένη αλλαγή δεν είναι επίτευγμα μιας στιγμής. Απαιτείται συνεχής, συνειδητή και αυξανόμενου εύρους βελτίωση με μικρά βήματα.

Μεθοδολογίες ΙΒΜ Planning(1) Σύμφωνα με τις αρχές που διέπουν τις μεθοδολογίες που δημιούργησε κατά καιρούς η ΙΒΜ, απαιτούνται: Ένας ανάδοχος σε διοικητικό ρόλο Όροι αναφοράς Αρχηγός του έργου Καθοδηγητής της μεθόδου Επιλεγμένη ομάδα Δομημένες δραστηριότητες Δεσμευμένος χρόνος

Μεθοδολογίες ΙΒΜ Planning(2) Business Systems Planning Οι μεθοδολογίες της ΙΒΜ βασίζονται στην Business Systems Planning μεθοδολογία, η οποία είναι μια top-down προσέγγιση για καθορισμό απαιτήσεων ΙΤ, μέσω ανάλυσης διαδικασιών και δεδομένων.

Μεθοδολογίες ΙΒΜ Planning(3) Application Planning study Ωστόσο καλύτερος είναι ο συνδυασμός top-down και bottom-up προσεγγίσεων, ώστε να λαμβάνεται υπόψη η οπτική των ανώτατων στελεχών αλλά και των χρηστών και της μέσης διοίκησης. Αυτή είναι η ουσία της Application Planning study, η οποία έχει και κάποια στοιχεία της BSP.

Μεθοδολογίες ΙΒΜ Planning(4) Business Case Methodology Η Application Planning study καλύφθηκε από τη γενικότερη συμβουλευτική τακτική της ΙΒΜ περί στρατηγικής ΙΤ και προγραμματισμού. Οι αρχές που ήταν ενσωματωμένες σε αυτή, επιβεβαιώθηκαν και εκφράζονται πλέον στα πλαίσια της Business Case Methodology, η οποία ακολουθεί 10 βήματα.

Μεθοδολογίες ΙΒΜ Planning(5) Σημαντικές τεχνικές που χρησιμοποιούνται στην Business Case methodology Σχεδιασμός και διαχείριση ομαδοποιημένων διαδικασιών Διοίκηση Έργου Διαγραμματικές αναπαραστάσεις Καθορισμός στόχων, αντικειμενικών σκοπών και οράματος Καταιγισμός ιδεών Συλλογή δεδομένων (συνεντεύξεις, ερωτηματολόγια) Διαγνωστικές τεχνικές Μορφολογικές τεχνικές Επικοινωνιακές τεχνικές Οι τεχνικές αυτές υποστηρίζονται σημαντικά από τη χρήση ΙΤ.

Business Case Methodology (1) Βήμα 1: Επιχειρησιακές κατευθύνσεις και συνέπειες ΙΤ Γίνεται ανασκόπηση της αποστολής, των στόχων και των κρίσιμών παραγόντων επιτυχίας (CSF). Καθορίζει τα κύρια διοικητικά προβλήματα που υπάρχουν τώρα και αυτά που πιθανόν εμφανιστούν στο μέλλον. Εξασφαλίζει ότι η επένδυση ΙΤ θα συμβαδίζει με τις ανάγκες της επιχείρησης. Process Quality Management (PQM) Βήμα 2: Ανάλυση του περιβάλλοντος Γίνεται ανάλυση των υπαρχόντων επενδύσεων σε εφαρμογές, των δυνατοτήτων τους και οργανοσιακών περιορισμών και προβλημάτων που σχετίζονται με την ΙΤ. Ένα μοντέλο επιχειρησιακών διαδικασιών μπορεί να αναπτυχθεί ως μια βάση για την ανάλυση των προβλημάτων και τον καθορισμό των απαιτήσεων. IS/IS Methodology

Business Case Methodology (2) Βήμα 3: Τάσεις και λύσεις τεχνολογίας Δημιουργία μιας κοινής γλώσσας ανάμεσα στους χρήστες και τους ειδικούς της ΙΤ. Είναι προτιμότερο να γίνεται μέσα από την επιχείρηση, ωστόσο και προμηθευτές όπως η ΙΒΜ παίζουν κάποιο ρόλο. Καλύπτονται δυο περιοχές: Η χρήση της ΙΤ στην επιχείρηση. Η επίδειξη της νέας τεχνολογίας. Βήμα 4: Καθορισμός απαιτήσεων και κατάταξη εφαρμογών Καθορισμός απαιτήσεων: Συγκέντρωσή τους, επιλογή τους και συσχέτισή τους με τον σκοπό της επένδυσης, και κατόπιν ομαδοποίησή τους στις διάφορες περιοχές εφαρμογής. Καθορισμός προτεραιοτήτων. Η κύρια τεχνική που χρησιμοποιείται εδώ είναι αυτή των συνεντεύξεων. Effective Technical and Human Information and Communication Systems (ETHICS)

Business Case Methodology (3) Βήμα 5: Περιγραφή επιχειρησιακού συστήματος Δομούνται οι απαιτήσεις σε επιχειρησιακά συστήματα ή εφαρμογές ΙΤ. Ανάπτυξη των πακέτων λογισμικού ξεκινά. Βασισμένοι σε αυτές τις περιγραφές, γίνεται η αποτίμηση των οφελών. Βήμα 6: Περιγραφή της τεχνολογίας και των συστημάτων Κατηγοριοποίηση πιθανόν λύσεων. Για το λογισμικό, αν το σύστημα θα πρέπει να φτιαχτεί ή να αγοραστεί. Για το υλικό, αν θα είναι κεντροποιημένο ή κατανεμημένο. Οι τεχνικές απαιτήσεις που προέρχονται από τις τεχνικές πολιτικές και αρχιτεκτονικές θα περιορίσουν τις διαθέσιμες επιλογές. Οι επιλογές πρέπει να περιγραφθούν, να καθοριστούν τα κριτήρια επιλογής και να καταγραφούν τα πλεονεκτήματα - μειονεκτήματα της κάθε επιλογής. IBM Corporate Technical Architecture Study - IBM End-to-End Systems Design Method

Business Case Methodology (4) Βήμα 7: Διοικητικά θέματα Για την επιτυχή υλοποίηση κάθε έργου, ένας αριθμός ζητημάτων πρέπει να διευθετηθούν από την διοίκηση. Τα ζητήματα χρειάζονται να αναγνωριστούν, να καταγραφούν και να προταθούν οι κατάλληλες ενέργειες για την διευθέτησή τους. Βήμα 8: Σχέδιο υλοποίησης Δομεί και περιγράφει τα υποέργα που προκύπτουν από την προτεινόμενη λύση. Δημιουργείται το σχέδιο υλοποίησης. Εκτιμά τους πόρους που απαιτούνται για κάθε υποέργο και παρέχει μια πρόγνωση για το πότε τα οφέλη του έργου θα αποδώσουν. Οι κίνδυνοι του έργου πρέπει να αναγνωριστούν και να γίνουν οι απαραίτητες ενέργειες για να αντιμετωπισθούν. PRINCE (Projects in Controlled Environments)

Business Case Methodology (5) Βήμα 9: Τα οικονομικά της ΙΤ επένδυσης Συλλέγονται όλα τα οικονομικά αποτελέσματα των προηγούμενων βημάτων και εκφράζονται σε μια κατάλληλη μορφή για περαιτέρω οικονομική αξιολόγηση. Γίνεται αποτίμηση των μη απτών οφελών Χρησιμοποιηθούν διάφορες τεχνικές και τμήματα της IS/IS. Βήμα 10: Πρόταση έργου και business case Οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν μια ονοματολογία και κάποια πρότυπα για την δομή και το περιεχόμενο των προτάσεων έργου για τα διάφορα στάδια του σχεδιασμού. Το business case μπορεί να παρουσιαστεί είτε ως μια γραπτή αναφορά είτε προφορικά.

Information System Investment Strategies (IS/IS) Methodology Γίνεται ανασκόπηση της δαπάνης του οργανισμού σε ΙΤ. Μοντελοποιεί το κέρδος, τις απώλειες και το ισοζύγιο της εταιρίας. Αποτιμά την ποιότητα των υπαρχόντων εφαρμογών. Συγκρίνει τα ενδεχόμενα αποτελέσματα της ανάπτυξης των νέων ΙΤ εφαρμογών. Παρέχει ανάλυση ευαισθησίας του κόστους και των οφελών και αποτίμηση των κινδύνων. Αυτό καθιστά δυνατή μια οικονομική βλέψη των προτεραιοτήτων. Είναι μια τεχνική που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από την προηγούμενη μεθοδολογία στο βήμα 2.

Αποτίμηση Οφελών (1) Διαδικασία συσκέψεων Η σύσκεψη γίνεται από μία έως πέντε ημέρες ανάλογα με το μέγεθος του έργου, τον αριθμό των ατόμων που συμμετέχουν και το επίπεδο λεπτομέρειας που απαιτείται. Ποσοτηκοποιούνται τα οφέλη, καθορίζονται τα αντικειμενικοί στόχοι των εφαρμογών, θέτονται οι προτεραιότητες μεταξύ αυτών, καθώς επίσης βρίσκονται οι περιορισμοί και οι κίνδυνοι των εφαρμογών.

Αποτίμηση Οφελών (2) Στάδια: Προετοιμασία – Εύρεση Ανάδοχου Παρουσίαση απαιτήσεων και προετοιμασία για συνεντεύξεις. Συνεντεύξεις και συσκέψεις Συγκέντρωση πληροφοριών και ανάλυση Πλήρη εκτίμηση οφελών Δημιουργία αναφοράς

Αποτίμηση Οφελών (3) Πίνακας επιδράσεων Τεχνική για την ανάλυση των οφελών των εφαρμογών. Αποτελείται από δύο λίστες: εφαρμογές – κριτήρια Τα κριτήρια μπορεί να είναι είτε θετικές είτε αρνητικές επιδράσεις των εφαρμογών στην επιχείρηση. Οι θετικές επιδράσεις προκύπτουν από σημαντικές αναφορές της διοίκησης και από τα κύρια μη απτά οφέλη. Παραδείγματα αρνητικών επιδράσεων είναι το μέγεθος, η τεχνική πολυπλοκότητα, ο αριθμός των χρηστών και το επίπεδο του κινδύνου. Τα κριτήρια επιδράσεων καθορίζονται καλύτερα μέσω συσκέψεων των συμμετεχόντων. Η ομάδα μέσω συζήτησης βαθμολογεί τις επιδράσεις ως υψηλή, μέτρια ή χαμηλή. Αυτές κατόπιν μπορεί να ποσοτηκοποιηθούν.

Η διαδικασία λήψης αποφάσεων Η λήψη αποφάσεων για μια επένδυση ΙΤ είναι μια πολύπλοκη δραστηριότητα, στην οποία διακρίνονται σε γενικές γραμμές τα παρακάτω 5 στάδια: Ξεκάθαρη δήλωση αντικειμενικών στόχων Συγκέντρωση πληροφοριών πάνω στις οποίες θα βασιστεί η απόφαση Διαδικασία αποτίμησης προκειμένου να ληφθεί μια απόφαση Υλοποίηση απόφασης Μέτρηση της επιτυχίας και ανάδραση αποτελεσμάτων Η διαδικασία παρουσιάζει προβλήματα στην αποτίμηση-αξιολόγηση καθώς οι υπάρχουσες μέθοδοι ανάλυσης κόστους-οφέλους είναι ανεπαρκείς στο να αναδείξουν την πραγματική αξία της ΙΤ.

Το πλαίσιο διαδικασίας λήψης απόφασης(1) Φάση 1: Προετοιμασία και συγκέντρωση δεδομένων Ο ανάδοχος του έργου και τμήμα ΙΤ προετοιμάζει την επιχειρηματική περίπτωση Φάση 2: Προετοιμασία για λήψη απόφασης Στρατηγικό πλάνο, κατανομή πόρων και διεξαγωγή των κύριων διεργασιών Φάση 3: Λήψη απόφασης Η οργανωτική επιτροπή ή το διοικητικό συμβούλιο δίνουν την τελική έγκριση για την εφαρμογή του πλάνου Φάση 4: Έλεγχος κατά την εφαρμογή Ο ανάδοχος επιβλέπει την εκπλήρωση των στόχων, τα πιθανά προβλήματα που ανέκυψαν και κάνει διαχείριση των οφελών Φάση 5: Παρακολούθηση μετά την εφαρμογή Ο manager αξιολογεί την αποτελεσματικότητα και ερμηνεύει το feedback

Το πλαίσιο διαδικασίας λήψης απόφασης(2) Επιδιωκόμενοι στόχοι κατά την προετοιμασία και αξιολόγηση της επιχειρηματικής περίπτωσης: Εξασφάλιση της διοίκησης ότι η είσοδος κατά την πρόταση επένδυσης είναι πλήρης Ποσοτικοποίηση της αξίας της και ορισμός προτεραιότητας σε σχέση με άλλες επενδύσεις Παροχή βάσης για εξουσιοδότηση συνυπολογισμού της επένδυσης στο επιχειρηματικό πλάνο. Παροχή βάσης για παρακολούθηση και έλεγχο εντός του επιχειρηματικού πλάνου