Σχολή Μηχ. Μεταλλείων-Μεταλλουργών Αρχές Διοίκησης και Οργάνωση Παραγωγής- Oικονομική των Επιχειρήσεων Κατερίνα Αδάμ, Μ.Sc., Ph.D Επίκουρος Καθηγήτρια Τομέας Μεταλλευτικής Σχολή Μηχ. Μεταλλείων-Μεταλλουργών 12/6/2014 Eαρινό Εξάμηνο, 2013-2014

Περιεχόμενα μαθήματος Περιεχόμενα μαθήματος Βασικές Έννοιες- Εισαγωγή στις θεωρίες της Οργάνωσης, Επιχειρηματικό περιβάλλον Ορισμός, στόχοι και μορφές επιχειρήσεων Δομή και διάρθρωση της οργάνωσης μιας επιχείρησης, Λειτουργία της επιχείρησης Διοίκηση των Επιχειρήσεων- Έλεγχος Λήψη Αποφάσεων Μελέτες Περίπτωσης Ειδικά θέματα (προγραμματισμός κι έλεγχος παραγωγής, διαχείριση κι έλεγχος αποθεμάτων, κ.ά.) Οικονομική των επιχειρήσεων (ισολογισμοί, κοστολόγηση, κ.ά.),

Μετά την εφαρμογή των πρώτων θεωριών οργάνωσης, 12/20.. Παράλληλα η μελέτη της θεωρίας τη ανθρώπινης συμπεριφοράς εξετάζει τις συνθήκες που κινητοποιούν το δημιουργικό και ενεργητικό άτομο. Οι σύγχρονοι ερευνητές εκτιμούν ότι η όποια ικανοποίηση για τον εργαζόμενο, μετράται εκ του αποτελέσματος, ex poste, και όχι εκ των προτέρων (ex ante).

Συστημική θεωρία, 13/20 Τις τελευταίες δεκαετίες αναπτύχθηκε η συστημική θεωρία. Βασίζεται στην αντίληψη ότι η παραδοσιακή οργάνωση και το σύστημα αρμοδιοτήτων δεν επαρκούν για να θεμελιώσουν μία πλήρη θεωρία της οργάνωσης, γιατί αυτές θεωρούν ότι μεταξύ των τομέων μίας επιχείρησης μεταβιβάζονται μόνο εντολές. Σύμφωνα με την συστημική θεωρία η επικοινωνία έχει πολλές μορφές και οι πληροφορίες είναι διαφόρων τύπων.

Συστημική θεωρία, 14/20 Η επιχείρηση ως ένας «κοινωνικός θεσμός», έχει προκύψει από την ένωση ατόμων και αποτελείται από επιμέρους στοιχεία, ο δυναμικός λειτουργικός συνδυασμός των οποίων σχηματίζει ένα ολοκληρωμένο, επί μέρους κοινωνικό σύστημα (Dahrendorf)

Συστημική θεωρία, 15/20 Χαρακτηριστικά επιχείρησης Δέχεται από το περιβάλλον της εισροές π.χ. κεφάλαιο, πρώτες ύλες, κ.λπ. Τα στοιχεία αυτά με τη χρήση παραγωγικών και οργανωτικών – διοικητικών διαδικασιών υποβάλλονται σε επεξεργασία και μετατροπή Η επιχείρηση διοχετεύει πίσω στο περιβάλλον της το αποτέλεσμα της επεξεργασίας, εκροές (προϊόν) Το περιβάλλον, απορροφώντας τις εκροές που δέχεται επανατροφοδοτεί το σύστημα με νέες εισροές για να συνεχιστεί η λειτουργία του.

ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Διοικηση Επιχείρησης/Παραγωγής Παραγωγική διαδικασία Εισροές Εκροές Εργασία,μηχανές,πρώτες ύλες,ενέργεια,πληροφορία προ’ι’οντα, υπηρεσίες, παραπροϊόντα Επιχείρηση κάθε οικονομική μονάδα η οποία με τον κατάλληλο συστηματικό και οργανωτικό σχεδιασμό των συντελεστών παραγωγής, παράγει ή εφοδιάζεται με προϊόντα τα οποία στην συνέχεια μεταπωλεί με στόχο το κέρδος

Συστημική θεωρία Κάθε οργανισμός-σύστημα υπάρχει και λειτουργεί μέσα σε ένα περιβάλλον – το γενικό κοινωνικό σύστημα (υπερσύστημα) και περιέχει το υποσύστημα της διοίκησης και οργάνωσης που περιλαμβάνουν ένα αριθμό στοιχείων και δραστηριοτήτων που βρίσκονται σε αμοιβαία εξάρτηση και συνέργεια (συνέργεια (α, β) > α+β)

Το περιβάλλον της επιχείρησης Εξωτερικό Περιβάλλον Κοινωνικοπολιτιστικές Δυνάμεις Λειτουργικό περιβάλλον Τεχνολογικές Δυνάμεις Ανταγωνιστές Οικονομικές Δυνάμεις Παγκόσμιες Δυνάμεις Επιχείρηση Πελάτες Προμηθευτές Διανομείς Δημογραφικές Δυνάμεις Πολιτικές & Νομικές Δυνάμεις

Κάθε οργανισμός- σύστημα –επιχείρηση Συνδέεται με τον τόπο και το χρόνο Τείνει σε κατάσταση ισορροπίας ‘Εχει όριο, όχι πάντα σαφώς καθορισμένο Υπάρχει και λειτουργεί μέσα σε ένα περιβάλλον- γενικό κοινωνικό σύστημα, υπερσύστημα Περιέχει το υποσύστημα της διοίκησης και οργάνωσης Εχει παράγοντες που επηρεάζουν τη δομή και λειτουργία του

Για να υπάρχει συνοχή και συνάφεια μεταξύ των στοιχείων του συστήματος απαιτείται ένα μοντέλο οργάνωσης που θα το αναγάγει σε μία ενότητα διακριτή από το περιβάλλον του με καθορισμένο όριο. Οι παράγοντες που επηρεάζουν τεχνολογικοί, οικονομικοί, κοινωνικοί

Οργάνωση Στην Οργάνωση, τα διοικητικά στελέχη σχηματίζουν την δομή των εργασιακών σχέσεων ανάμεσα στα μέλη της επιχείρησης που τους επιτρέπει να δουλεύουν μαζί και να επιτυγχάνουν τους στόχους της επιχείρησης. οργανώνουν τους εργαζομένους σε τμήματα ανάλογα με τις αρμοδιότητές τους. καθορίζουν τις δομές ευθύνης και τις αρμοδιότητες των μελών.

Βασικά Στοιχεία της δομής μίας επιχείρησης Επιχειρησιακό κέντρο (ΕΚ), παραγωγή αγαθών υπηρεσιών Στρατηγική Ηγεσία, (ΣΗ), αποτελεσματική οργάνωση, ικανοποίηση αναγκών Ιεραρχική κλίμακα, στελέχη υπεύθυνα για την επικοινωνία ΕΚ-ΣΗ Υποστηρικτικό προσωπικό

Οργάνωση των επιχειρήσεων

Προτάσεις για τον Σχεδιασμό της Δομής μίας επιχείρησης Η δομή μίας επιχείρησης σχεδιάζεται με βάση τους σκοπούς της Στρατηγική Ηγεσία, εξουσία/υπευθυνότητα Αποκέντρωση της επιχείρησης, αυτονομία στις μονάδες Επίπεδα εξουσίας περιορισμένα Όρια αρμοδιοτήτων για κάθε βαθμίδα ιεραρχίας καθορισμένα Ιεραρχική κλίμακα, στελέχη υπεύθυνα Περιορισμένος αριθμός εποπτευομένων/ανωτέρων Διαδικασίες Συστήματα Διαχείρισης

Αποτελεσματική Δομή μίας επιχείρησης Εργαζόμενοι να κατανοούν με σαφήνεια τη δομή, τα καθήκοντα, επιδιωκόμενα αποτελέσματα Σωστή τοποθέτηση σε σχέση με τη ιεραρχία, και με άλλα μέλη και ομάδες της επιχείρησης. Ανάπτυξη αυτενέργειας εργαζομένων μέσα στο πλαίσια αρμοδιοτήτων και καθηκόντων, συμμετοχή Σημαντικότερα στοιχεία σύστημα μεταβίβασης αρμοδιοτήτων, (εξουσία-ευθύνη), καταμερισμός έργων, σχέσεις στη επιχείρηση

Περιγραφή Θέσης Εργασίας Παράδειγμα, 2000 Σκοπός της Θέσης Κύρια καθήκοντα/υπεθυνότητες Αιτούμενα Προσόντα-Γνώσεις (Ικανότητες, Εμπειρία, Εκπαίευση) Δικαιοδοσίες Προσδοκώμενα αποτελέσματα Σχέσεις με άλλες θέσεις εργασίας/Εξωτερικό Περιβάλλον Δικαίωμα υπογραφής

Συστήματα Οργανωτικής Δομής Το συγκεντρωτικό, συσπείρωση των βαθμίδων ιεράρχησης, συγκέντρωση των εξουσιών στις υψηλές βαθμίδες Πλεονεκτήματα:Ενότητα αποφάσεων/σταθερός συντονισμός Mειονεκτήματα :Υπερβολικός φόρτος εργασίας στις υψηλές βαθμίδες, έλλειψη ενδιαφέροντος στις κατώτερος Αποκεντρωτικό, πολλά επίπεδα ιεράρχησης Πλεονεκτήματα:Ελάφρυνση έργου στις ανώτερες βαθμίδες, ελαστικότητα, ενδιαφέρον αυτενέργεια σε κατώτερα στελέχη, προετοιμασία των μελλοντικών στελεχών Mειονεκτήματα : Κίνδυνος διάστασης ενότητας αποφάσεων, αναγκαιότητα κατάλληλου και ικανού προσωπικού, εξειδίκευση προσωπικού όλων των βαθμίδων 3. Μεικτό, συνδυασμό

Παράγοντες επίδρασης Οργανωτικής Δομής Περιβάλλον Προσδιορισμός Οργανωτικού σχεδιασμού & οργανωσιακής δομής Στρατηγική Τεχνολογία Ανθρώπινοι Πόροι

Παράγοντες επίδρασης Οργανωτικής Δομής Περιβάλλον: όσο πιο γρήγορα αλλάζει το περιβάλλον, τόσο πιο πολλά προβλήματα αντιμετωπίζουν τα διοικητικά στελέχη. Η δομή πρέπει να είναι πιο ευέλικτη όταν η αλλαγή στο περιβάλλον είναι δυναμική Συνήθως χρειάζεται αποκέντρωση εξουσίας. Στρατηγική: κάθε στρατηγική χρειάζεται διαφορετική δομή. Η στρατηγική διαφοροποίησης χρειάζεται ευέλικτη δομή, ενώ η ηγεσία κόστους μπορεί να χρειάζεται πιο τυποποιημένη δομή. Η αυξημένη κάθετη ολοκλήρωση χρειάζεται επίσης μια πιο ευέλικτη δομή.

Παράγοντες επίδρασης Tεχνολογία: ο συνδυασμός ικανοτήτων, γνώσης, εργαλείων, εξοπλισμού, ηλεκτρονικών υπολογιστών και μηχανών που χρησιμοποιούνται στην επιχείρηση. Είναι πιο δύσκολο για τα διοικητικά στελέχη να οργανώσουν μια επιχείρηση με πολύπλοκη τεχνολογία. Ποικιλία Καθηκόντων: το διοικητικό στέλεχος αντιμετωπίζει νέα προβλήματα. Ανάλυση Καθηκόντων (Task analyzability): προγραμματισμένες λύσεις που διαθέτει ένα διοικητικό στέλεχος για την επίλυση προβλημάτων.

Παράγοντες επίδρασης Καθήκοντα με μεγάλη ποικιλία και μικρή δυνατότητα ανάλυσής τους δημιουργούν πολλά προβλήματα στα διοικητικά στελέχη. Σε αυτές τις συνθήκες χρειάζεται ευέλικτη δομή. Καθήκοντα με μικρή ποικιλία και μεγάλη δυνατότητα ανάλυσής τους επιτρέπουν στα διοικητικά στελέχη να βασίζονται σε καθιερωμένες διαδικασίες.

Παράγοντες επίδρασης Ανθρώπινοι Πόροι: ο τελικός παράγοντας που επηρεάζει την οργανωτική δομή. Οι εργαζόμενοι με υψηλή τεχνογνωσία που δουλεύουν σε ομάδες συνήθως χρειάζονται μια πιο ευέλικτη δομή. Τα διοικητικά στελέχη πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους και τους τέσσερις παράγοντες (περιβάλλον, στρατηγική, τεχνολογία και ανθρώπινοι πόροι) όταν σχεδιάζουν τη δομή της επιχείρησης.

Οργάνωση Τομέων Ο τομέας είναι ένα σύνολο λειτουργιών που συνεργάζονται μαζί για να παράγουν ένα προϊόν. Οι τομείς δημιουργούν μικρότερα και εύκολα να διοικηθούν τμήματα. Οι τομείς αναπτύσσουν μια στρατηγική σε επιχειρησιακό επίπεδο. Ενας τομέας έχει τμήμα πωλήσεων, λογιστήριο, και άλλες λειτουργίες. Τα λειτουργικά διοικητικά στελέχη αναφέρονται στα τομεακά διοικητικά στελέχη και αυτά με τη σειρά τους στην εταιρική διοίκηση.

Είδη δομών-Οργανωτικοί Τύποι Τμηματοποίηση ανάλογα με: Tις λειτουργίες το προϊόν: οι τομείς δημιουργούνται ανάλογα με τον τύπο του προϊόντος ή της υπηρεσίας. ανά Γεωγραφική Δομή: οι τομείς δημιουργούνται ανάλογα με τη γεωγραφική περιοχή που εξυπηρετούν. ανάλογα με την κατηγορία πελατών διαδικασίες

Βασικός τύπος Οργανογράμματος δομή ανά λειτουργίες, προίόν, γεωγραφική περιοχή 1 1α 1β 1γ 2 3 4 5 6 5α 5β 3α 3β 5.1 5.2 5.3 5.1 5.2 5.3

Δομή ανά προϊόν/υπηρεσία

Δομή ανά προϊόν/υπηρεσία ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ, Προσαρμογή στις ανάγκες αγοράς, Συντονισμός λειτουργιών, για Μεγάλους οργανισμούς, Αποκέντρωση στη λήψη αποφάσεων, Τεχνολογίες εξελισσόμενες ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ, Μη αποτελεσματική αξιοποίηση δεξιοτήτων εργαζομένων και πόρων, Δύσκολος συντονισμός επιχείρησης,΄μερική επίλυση προβλημάτων

Δομή ανά προϊόν/υπηρεσία Παράδειγμα Ελληνική Τσιμεντοβιομηχανία-ΗΠΑ Εργοστάσιο Παραγωγής Τσιμέντου στο Roanoke (Virginia), Δυναμικότητας > 1,8 εκατ. τόνων το χρόνο. 1 Εργοστάσιο Παραγωγής Τσιμέντου στο Α1 (Miami-Florida), δυναμικότητας 1 εκατ. τόνων το χρόνο. 11 Σταθμούς Διανομής Τσιμέντου, στις Πολιτείες Virginia, North Carolina και Florida. 47 Μονάδες Έτοιμου Σκυροδέματος για τις Πολιτείες της Virginia και της Florida. 2 Λατομεία, τα οποία, τροφοδοσίας του εργοστασίου Α1, & ετήσιες πωλήσεις 8 εκατ. τόνων αδρανών προς τρίτους. 5 Μονάδες παραγωγής & εμπορίας τσιμεντόλιθων, πλακών οδοποιίας, σωλήνων, κυβόλιθων, ανακύκλωσης ελαφρόπετρας, κλπ.

Δομή ανά υπηρεσία Παράδειγμα: Διεθνής εταιρεία συμβούλων

Γεωγραφική δομή

Γεωγραφική Δομή ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ, Οικονομία σε χρόνο και κόστος, γνώση ιδιατεροτήτων τοπικών αγορών ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ, Ανάγκη συγκέντρωσης όλων των λειτουργιών της μονάδας σε μία περιοχή, κατά περίπτωση Δύσκολος συντονισμός επιχείρησης και τοπικού οργανισμού

Γεωγραφική Δομή Τσιμεντοβιομηχανία Γεωγραφική Δομή Τσιμεντοβιομηχανία

Οργανόγραμμα

Γεωγραφική Οργάνωση Εταιρεία Συμβούλων

Δομή κατά κατηγορία πελατών

Η αντίληψη της πολλαπλής σύνδεσης στο οργανόγραμμα -Οριζόντια οργάνωση A Β Γ 1 2 3 4 5 6 7 8 Βασίζεται στην αρχή της εξειδίκευσης και παρέχει τη δυνατότητα διάσπασης του έργου σε υποέργα

Οργανόγραμμα βάσει Μήτρας (Μatrix) 1 A Β Γ 2 A2 Β2 Γ2 3 A3 Β3 Γ3 A4 Β4 Γ4 5 A5 Β5 Γ5 6 A6 Β6 Γ6 4

Είδη δομών-Οργανωτικοί Τύποι Συμπεράσματα Παράγοντες που επηρεάζουν την μορφή οργανογράμματος μιας μοναδας Μέγεθος επιχείρησης Χαρακτηριστικά κλάδου, μονάδες υψηλής τεχνολογίας συμμετοχικές διαδικασίες Γεωγραφική επέκταση, Αποκέντρωση ανάπτυξη μονάδων σε επί μέρους γεωγραφικές ενότητες, είτε βάσης μήτρας

Είδη δομών-Οργανωτικοί Τύποι Συμπεράσματα Παράγοντες που επηρεάζουν την μορφή οργανογράμματος μιας μονάδας, συν. Χαρακτηριστικά ηγεσίας Πολιτισμικά χαρακτηριστικά, ευρύτερου ή τοπικού περιβάλλοντος Στρατηγικές συμμαχίες

Προσαρμογή οργανογράμματος, οργανωτικής δομής εταιρείας Το περιβάλλον της επιχείρησης χαρακτηρίζεται από πολυπλοκότητα και δυναμισμό.

Αντιδράσεις της επιχείρησης Οι επιχειρήσεις ανταποκρίνονται στις αλλαγές του περιβάλλοντος με: Αναδιοργάνωση Ανασχεδιασμό διαδικασιών Οργανωσιακή αλλαγή & μετασχηματισμός Ζητούμενο: ευελιξία και προσαρμοστικότητα

Προτάσεις για τον Σχεδιασμό της Δομής μίας επιχείρησης Η δομή μίας επιχείρησης σχεδιάζεται με βάση τους σκοπούς της Στρατηγική Ηγεσία, εξουσία/υπευθυνότητα Αποκέντρωση της επιχείρησης, αυτονομία στις μονάδες Επίπεδα εξουσίας περιορισμένα Όρια αρμοδιοτήτων για κάθε βαθμίδα ιεραρχίας καθορισμένα Ιεραρχική κλίμακα, στελέχη υπεύθυνα Περιορισμένος αριθμός εποπτευομένων/ανωτέρων Διαδικασίες Συστήματα Διαχείρισης

Προτάσεις για τον Σχεδιασμό της Δομής μίας επιχείρησης, Παράδειγμα Η οργάνωση του Ομίλου Α δομείται, ανεξάρτητα από τα νομικά πρόσωπα που τον αποτελούν, σε Κλάδους προϊόντων: Μπεντονίτης • Περλίτης • Βωξίτης Οι Κλάδοι είναι επιφορτισμένοι με την ανάπτυξη της επιχειρηματικής δραστηριότητας του Ομίλου, ακολουθώντας τις ανάγκες της αγοράς, καθώς και με την ανάπτυξη αποτελεσματικών αλυσίδων «από την αγορά στο ορυχείο», οι οποίες προσθέτουν αξία και βελτιώνουν την αποδοτικότητα των πελατών σε 15 διαφορετικούς βιομηχανικούς τομείς. τόσο στην Ευρώπη όσο και διεθνώς