Αρχές Διοίκησης και Οργάνωση Παραγωγής Κατερίνα Αδάμ, Μ. Sc., PhD Λέκτορας Τομέας Μεταλλευτικής 12/6/07 Σχολή Μηχ. Μεταλλείων-Μεταλλουργών Eαρινό Εξάμηνο,

Παρουσίαση με θέμα: "Αρχές Διοίκησης και Οργάνωση Παραγωγής Κατερίνα Αδάμ, Μ. Sc., PhD Λέκτορας Τομέας Μεταλλευτικής 12/6/07 Σχολή Μηχ. Μεταλλείων-Μεταλλουργών Eαρινό Εξάμηνο,"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Αρχές Διοίκησης και Οργάνωση Παραγωγής Κατερίνα Αδάμ, Μ. Sc., PhD Λέκτορας Τομέας Μεταλλευτικής 12/6/07 Σχολή Μηχ. Μεταλλείων-Μεταλλουργών Eαρινό Εξάμηνο, 2006-2007

2 Περιεχόμενα μαθήματος Βασικές έννοιες- Εισαγωγή στις θεωρίες της Οργάνωσης, Επιχειρηματικό περιβάλλον √ Ορισμός, στόχοι και μορφές επιχειρήσεων √ Δομή και διάρθρωση της οργάνωσης μιας επιχείρησης, Λειτουργία της επιχείρησης …√ Χρηματοοικονομικά των επιχειρήσεων (ισολογισμοί, κοστολόγηση, κ.ά.) √ Διοίκηση των Επιχειρήσεων- Eλεγχος - Λήψη Αποφάσεων Μελέτες Περίπτωσης Ειδικά θέματα (προγραμματισμός κι έλεγχος παραγωγής, ανάλυση χρονοσειρών, διαχείριση κι έλεγχος αποθεμάτων, κ.ά.)

3 Διοίκηση Οι σύγχρονες επιχειρήσεις για να είναι αποτελεσματικές σε σχέση με την ικανοποίηση των στόχων τους πρέπει εκτός από την οργάνωση να ασκήσουν και αποτελεσματική διοίκηση Διοίκηση: Διεύθυνση, διαχείριση, ο τρόπος που διοικείται κάποιος, το δικαίωμα ή η εξουσία κάποιου να διοικεί, Διοικώ: Διαχειρίζομαι και ρυθμίζω συλλογικές υποθέσεις Μπαμπινιώτης, 1998

4 Διοίκηση-Management Ο όρος Management αναφέρεται στην οργάνωση των συγκεκριμένων πόρων μιας επιχείρησης ώστε να επιτύχει τους στόχους της. Επίσης αναφέρεται στην ικανότητα προσώπων να οργανώνουν, να διοικούν και να διαχειρίζονται επιμέρους τμήματα ή εργασίες ώστε να επιτυγχάνουν τους στόχους της επιχείρησης.

5 Οι λειτουργίες της Διοίκησης Σχεδιασμός Επιλογή Στόχων Οργάνωση Δουλεύοντας Μαζί Ηγεσία Συντονισμός Έλεγχος Παρατήρηση & Μέτρηση

6 Σχεδιασμός Αναφέρεται στη διαδικασία που χρησιμοποιούν τα διοικητικά στελέχη για να προσδιορίσουν και να επιλέξουν τους κατάλληλους στόχους για την επιχείρηση. Τρία βασικά βήματα για σωστό σχεδιασμό : α. Ποιοι στόχοι πρέπει να τεθούν? β. Πως πρέπει να επιτευχθεί ο στόχος? γ. Πως πρέπει να διανεμηθούν οι επιχειρησιακοί πόροι?

7 Οργάνωση Στην Οργάνωση, τα διοικητικά στελέχη σχηματίζουν την δομή των εργασιακών σχέσεων ανάμεσα στα μέλη της επιχείρησης που τους επιτρέπει να δουλεύουν μαζί και να επιτυγχάνουν τους στόχους της επιχείρησης. οργανώνουν τους εργαζομένους σε τμήματα ανάλογα με τις αρμοδιότητές τους. καθορίζουν τις δομές εξουσίας και τις αρμοδιότητες των μελών.

8 1 1α1α1β1β1γ1γ 563 5α 5.15.25.3 42 5β 3α3β 5.15.25.3 Οργάνωση Επιχείρησης ανά λειτουργίες, προίόν, γεωγραφική περιοχή

9 Διεύθυνση- Management Η Διεύθυνση είναι μία από τις βασικότερες λειτουργίες της διοίκησης Βασική επιδίωξη, η καθοδήγηση του ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας για την επίτευξη των στόχων της Manager: Επικεφαλής ενός οργανισμού ‘ή μίας υποομάδας

10 Επίπεδα στελεχών Κορυφαία Στελέχη Μεσαία Διεθυντικά Στελέχη Κατώτερα Στελέχη Εργαζόμενοι, χωρίς διοικητικές θέσεις

11 Οι ρόλοι του manager Οι ρόλοι καθορίζονται από το εσωτερικό όσο και από το εξωτερικό περιβάλλον. Υπάρχουν 3 γενικές κατηγορίες ρόλων των managers : 1. Διαπροσωπικοί (Interpersonal) 2. Πληροφοριακοί (Informational) 3. Λήψης Αποφάσεων (Decisional )

12 Διαπροσωπικοί Ρόλοι Ρόλοι κατά τους οποίους τα διοικητικά στελέχη συνεργάζονται/αλληλεπιδρούν με τους υπαλλήλους και παρέχουν τις κατευθυντήριες γραμμές για την επιχείρηση. “Βιτρίνα” (Figurehead role): συμβολίζει την επιχείρηση και τους στόχους της. Ηγέτης (Leader role): εκπαιδεύει, συμβουλεύει, καθοδηγεί και ενθαρύνει την υψηλή απόδοση των υπαλλήλων. Δημιουργία κινήτρων Συνδετικός κρίκος (Liaison role): συνδέει και συντονίζει τους ανθρώπους μέσα και έξω από την επιχείρηση ώστε να επιτευχθούν οι επιχειρησιακοί στόχοι.

13 Διαπροσωπικοί Ρόλοι Ηγεσία Στην ηγεσία, τα διοικητικά στελέχη καθορίζουν το όραμα που πρέπει να ακολουθήσουν οι εργαζόμενοι και τους βοηθούν να κατανοήσουν τον ρόλο τους στην επίτευξη των στόχων της επιχείρησης. Η ηγεσία απαιτεί από το διοικητικό στέλεχος να χρησιμοποιεί εξουσία, επιρροή, όραμα, πειθώ και να διαθέτει επικοινωνιακές ικανότητες. Το αποτέλεσμα της λειτουργίας της ηγεσίας είναι υψηλό επίπεδο υποκίνησης (motivation) και δέσμευσης (commitment) από τους υπαλλήλους προς την επιχείρηση. Δημιουργία κινήτρων

14 Διαπροσωπικοί Ρόλοι Ηγεσία Δημιουργία κινήτρων Τύποι ηγετών Αυταρχικός, απαιτητικός πιεστικός,— απογοήτευση Ανθρωπιστικός, λαμβάνει υπόψη τα συναισθήματα/απόψεις εργαζόμενων—Υψηλό ηθικό, αρμονικές σχέσεις Δημοκρατικός: υποκίνηση για συμμετοχή, — δραστηριοποίηση Πειστικός: τελικό αποτέλεσμα—έλλειψη πηγαίας δημιουργικότητας Αδιάφορος: κακή ποιότητα εργασίας και μειωμένη απόδοση

15 Διαπροσωπικοί Ρόλοι Manager: Συνδετικός κρίκος, επαφές και έξω από την κάθετη αλυσίδα της διοίκησης Επαφές στελεχών μεσαίας και ανώτατης βαθμίδας:  47% (44%) του χρόνου, με άτομα παρόμοιας κοινωνικοεπαγελματικής θέσης  41% (46%) μέσα στη μονάδα τους, υφιστάμενοι  12% (10%) με ανωτέρους τους

16 Πληροφοριακοί Ρόλοι Συνδέονται με τα καθήκοντα που απαιτούνται για την απόκτηση της πληροφορίας και την μετάδοσή της στην διοίκηση της εταιρείας. «Δέκτης»: αναλύει τις πληροφορίες τόσο από το εξωτερικό όσο και από το εσωτερικό περιβάλλον. «Πομπός»: μεταδίδει την πληροφορία και έχει επιρροή στη συμπεριφορά των υπαλλήλων. «Εκπρόσωπος Τύπου»: χρήση της πληροφορίας για να εξασκήσει θετική επιρροή στο εξωτερικό (κυρίως) περιβάλλον

17 Πληροφοριακοί Ρόλοι Συνδέονται με τα καθήκοντα που απαιτούνται για την απόκτηση της πληροφορίας και την μετάδοσή της στην διοίκηση της εταιρείας. «Δέκτης»: αναλύει τις πληροφορίες τόσο από το εξωτερικό όσο και από το εσωτερικό περιβάλλον. «Πομπός»: μεταδίδει την πληροφορία και έχει επιρροή στη συμπεριφορά των υπαλλήλων. «Εκπρόσωπος Τύπου»: χρήση της πληροφορίας για να εξασκήσει θετική επιρροή στο εξωτερικό (κυρίως) περιβάλλον

18 Πληροφοριακοί Ρόλοι Η πληροφόρηση δεν είναι αυτοσκοπός. Βασική εισροή για τη λήψη αποφάσεων.

19 Ρόλοι Λήψης Αποφάσεων Συνδέονται με τις μεθόδους που χρησιμοποιούν τα διοικητικά στελέχη για να σχεδιάσουν τη στρατηγική, να λάβουν αποφάσεις και να επιτύχουν τους επιχειρησιακούς στόχους. Επιχειρηματίας: αποφασίζει για τα νέα προγράμματα στα οποία θα γίνουν επενδύσεις. Εποπτεία πολλών προγραμμάτων Διαχειριστής Κρίσεων: είναι υπεύθυνος για το χειρισμό ενός απρόσμενου γεγονότος ή μιας κρίσης.

20 Ρόλοι Λήψης Αποφάσεων Συνδέονται με τις μεθόδους που χρησιμοποιούν τα διοικητικά στελέχη για να σχεδιάσουν τη στρατηγική, να λάβουν αποφάσεις και να επιτύχουν τους επιχειρησιακούς στόχους. Κατανομέας Πόρων: διανέμει πόρους ανάμεσα στις λειτουργίες και τα τμήματα, καθορίζει τους προϋπολογισμούς κατώτερων στελεχών. Ο σημαντικότερος πόρος που διαχειρίζεται ο manager είναι ο χρόνος του. Οι αποφάσεις είναι αλληλένδετες Διαπραγματευτής: διαπραγματεύεται βιώσιμες λύσεις μεταξύ των άλλων διοικητικών στελεχών, ενώσεων,πελατών ή μετόχων.

21 Προς ένα πιο αποτελεσματικό management H αποτελεσματικότητα των managers Σημεία συμφόρησης Εκχώρηση Αρμοδιοτήτων, Delegation Συγκέντρωση της βάσης δεδομένων της επιχείρησης σε μία ανθρώπινη μνήμη Προβλήματα συνεργασίας με τον επιστήμονα του management Κοινό χαρακτηριστικό: Προφορικός χαρακτήρας πληροφοριών

22 Προς ένα πιο αποτελεσματικό management Ο manager καλείται να βρίσκει συστηματικούς τρόπους για να μοιράζεται τις προνομιακές πληροφορίες Τακτικές συναντήσεις, Πρακτικά, Τήρηση Ημερολογίου…. Στάθμιση των κινδύνων που συνεπάγεται η έκθεση προνομιακών πληροφοριών/ έναντι υφισταμένων που μπορούν να πάρουν αποφάσεις

23 Προς ένα πιο αποτελεσματικό management Πιέσεις που ασκούν τα εργασιακά καθήκοντα στον manager Πίεση χρόνου, ποικιλία καθηκόντων, ανάγκη για ταχύτητα στη λήψη αποφάσεων Ο manager καλείται να εξασφαλίσει τον έλεγχο του χρόνου του, μετατρέποντας τις υποχρεώσεις σε πλεονεκτήματα και μετατρέποντας σε υποχρεώσεις τα πράγματα που επιθυμεί να κάνει

24 Έλεγχος Στον Έλεγχο,τα διοικητικά στελέχη: παρακολουθούν τα άτομα, τα τμήματα και συνολικά την επιχείρηση για να εξετάσουν αν η επιθυμητή απόδοση έχει επιτευχθεί αξιολογούν πόσο έχουν επιτευχθεί οι επιχειρησιακοί στόχοι εφαρμόζουν μέτρα και διορθωτικές κινήσεις που θα αυξήσουν την απόδοση της επιχείρησης.

25 Έλεγχος Στάδια που ακολουθούνται Προσδιορισμός των πρότυπων απόδοσης (κόστος, χρόνος, ποιότητα..) Μέτρηση Απόδοσης Σύγκριση με καθορισμένα πρότυπα, benchmarking Ανάλυση αποκλίσεων Διορθωτικές ενέργειες

26 Έλεγχος Για να είναι ο έλεγχος αποτελεσματικός Ευελιξία/Προσαρμογή σε δεδομένα Ακρίβεια πληροφοριών Κατανοητός Εγκαιρος Σύμφωνος με τη στρατηγική της επιχείρησης

27 Έλεγχος Συστήματα Ολικής Ποιότητας Τοtal Quality Management

28 Έλεγχος, TQS Παράδειγμα