στη Δημόσια Πληροφορία Εργαλεία Πρόσβασης στη Δημόσια Πληροφορία Γεωργία Προκοπιάδου Ιόνιο Πανεπιστήμιο gproko@ionio.gr

Διάγραμμα Παρουσίασης Προσδιορισμός προβλήματος αναφορικά με την ανάκτηση και διακίνηση της δημόσιας πληροφορίας Παρουσίαση προτεινόμενου μοντέλου και εργαλείων για την αποτελεσματική επαναχρησιμοποίηση της Ανάλυση των δικαιωμάτων πρόσβασης των χρηστών Πλεονεκτήματα – μειονεκτήματα προτεινόμενης αρχιτεκτονικής Συμπεράσματα

H Σημασία της Δημόσιας Πληροφορίας Τα διοικητικά έγγραφα αποτελούν σημαντικό πληροφοριακό πόρο, καθώς η επαναχρησιμοποίησή τους είναι καθοριστική για: α) τους δημόσιους λειτουργούς, οι οποίοι χρειάζονται διοικητική και διαχειριστική γνώση, γ) τους πολίτες, οι οποίοι αναζητούν αποτελεσματική και άμεση ενημέρωση σε θέματα καθημερινών συναλλαγών με το Δημόσιο, και δ) τους επιχειρηματίες και καταναλωτές, οι οποίοι χρειάζονται ενημέρωση σε θέματα που αφορούν στο εμπόριο και στις επιχειρηματικές συναλλαγές.

Προσδιορισμός Προβλήματος Η πρόσβαση, ανάκτηση και διακίνηση της Δημόσιας Πληροφορίας χαρακτηρίζεται ως ιδιαίτερα χρονοβόρα και πολύπλοκη διαδικασία, λόγω: της απουσίας ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων που υλοποιούν διεθνή πρότυπα και διατάξεις για την οργάνωση και διαχείριση της πληροφορίας διοικητικής ανομοιογένειας, η οποία απορρέει από την εφαρμογή διαφορετικής πολιτικής διατήρησης και ελέγχου των διοικητικών εγγράφων

Προτεινόμενη Λύση Η εφαρμογή αποκεντρωμένου δικτύου, το οποίο υλοποιεί αρχές ψηφιακών βιβλιοθηκών και εξασφαλίζει: την χαρτογράφηση της Δημόσιας Διοίκησης, τη διαχείριση της διοικητικής πληροφορίας βάσει διεθνών προτύπων και διατάξεων για την οργάνωση της γνώσης, και την απεικόνιση της διοικητικής ιεραρχίας, η οποία παρέχει τη δυνατότητα πλοήγησης των ενδιαφερομένων σε δομημένη πληροφορία

Στόχοι της Προτεινόμενης Αρχιτεκτονικής Η υλοποίηση διεθνών προτύπων για την θεματική περιγραφή και την παραγωγή βιβλιογραφικών μεταδεδομένων. Η εξασφάλιση ομοιογένειας και συμβατότητας μεταξύ διαφορετικών πληροφοριακών συστημάτων. Η ελαχιστοποίηση των ανθρωποωρών που απαιτούνται για τον εντοπισμό και την ανάκτηση των πληροφοριών

Πληροφοριακά (Μετα-) Δεδομένα Βιβλιογραφικά Στοιχεία Αποτελούν την ταυτότητα των διοικητικών εγγράφων. Ενδεικτικά πεδία κωδικοποίησης: τίτλος, ημερομηνία αποστολής / ημερομηνία παραλαβής εγγράφου, αριθμός πρωτοκόλλου αποστολέα / παραλήπτη, βαθμός προτεραιότητας, αποστολέας(είς), αποδέκτης(ες).

Κωδικοποίηση Διοικητικών Λειτουργιών Αυτοματοποίηση και κωδικοποιημένη απεικόνιση σταδίων εξέλιξης και διεκπεραίωσης διοικητικών εγγράφων που παράγονται στο πλαίσιο διοικητικών πράξεων.

Παράδειγμα Η διαδικασία έκδοσης σύνταξης διακρίνεται: α) στη συναλλαγή που έχει ο πολίτης με την αρμόδια υπηρεσία, προκειμένου να ενημερωθεί για τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, καθώς και για να υποβάλλει την αίτηση β) στις εσωτερικές διαδικασίες που πραγματοποιούνται εντός του αρμόδιου φορέα, προκειμένου να διεκπεραιωθεί το αρχικό αίτημα του πολίτη

Σημασιολογική Απεικόνιση της Δημόσιας Πληροφορίας Ανάπτυξη εννοιολογικού δικτύου, το οποίο περιλαμβάνει: ονόματα συλλογικών οργάνων, δηλαδή Δημόσιες Υπηρεσίες στην Κεντρική, Περιφερειακή και Τοπική Διοίκηση γεωγραφικούς όρους, δηλαδή ονόματα περιοχών που σημειώνουν κάποια μορφή διοικητικής δραστηριότητας, και θεματικούς όρους.

Εννοιολογικό Δίκτυο Είναι δομημένο σύμφωνα με αρχές θησαυρού για τον ορισμό και την διασύνδεση των εννοιών, δεδομένου ότι τα εννοιολογικά εργαλεία για την οργάνωση της γνώσης εξασφαλίζουν αποτελεσματική διασύνδεση των μεταδεδομένων καθώς και σημασιολογική ομοιογένεια και διαλειτουργικότητα συστημάτων.

Εννοιολογική Κωδικοποίηση της Δημόσιας Πληροφορίας Η διοικητική πληροφορία καλείται να απεικονίσει τρία διαφορετικά είδη διασύνδεσης και ιεράρχησης μεταξύ των όρων : θεματική; διασυνδέει όρους βάσει της εννοιολογικής / σημασιολογικής τους προσέγγισης διοικητική; αναφέρεται σε θεματικούς όρους που διασυνδέονται λόγω κάποιας μορφής διοικητικής δραστηριότητας γεωγραφική; διασυνδέει γεωγραφικούς όρους με δημόσιες υπηρεσίες και οργανισμούς που ασκούν κάποια μορφή διοικητικής δραστηριότητας .

Αναπαράσταση Συσχετίσεων Το εννοιολογικό δίκτυο με δομή θησαυρού αναπαριστά τις ακόλουθες εννοιολογικές διασυνδέσεις: συνωνυμίας – εισάγοντας τους δείκτες “Βλέπε” και “Χρησιμοποιείται αντί του Όρου” ιεραρχίας – εισάγοντας τους δείκτες “Ευρύτερος Όρος” και “Στενότερος Όρος”, και τέλος συσχέτισης – εισάγοντας τον δείκτη “Σχετικός Όρος”. Συνεπώς το Εννοιολογικό Δίκτυο μπορεί να: Περιγράψει εννοιολογικά τα Διοικητικά Έγγραφα καθιερώνοντας την διοικητική ορολογία Απεικονίσει τη θεματική και γεωγραφική ιεραρχία

Απεικόνιση Διοικητικής Διασύνδεσης Το εννοιολογικό δίκτυο αδυνατεί να απεικονίσει πολλαπλά ιεραρχικά επίπεδα, τα οποία διασυνδέονται αφενός μεν με τους συνεργαζόμενους και εποπτευόμενους φορείς, αφετέρου με διοικητικούς ή/και θεματικούς όρους

Απεικόνιση Διοικητικής Διασύνδεσης Η διοικητική ιεραρχία δύναται να απεικονιστεί σε μία ταξινομία (taxonomy) που μπορεί να παρουσιάσει πολλαπλά ιεραρχικά επίπεδα, καθένα από τα οποία διασυνδέεται είτε με άλλα συλλογικά όργανα της Δημόσιας Διοίκησης, είτε με γεωγραφικούς και θεματικούς όρους από το εννοιολογικό δίκτυο. Η συνύπαρξη των δύο προαναφερόμενων εργαλείων πραγματοποιείται κάτω από την ομπρέλα μίας οντολογίας, η οποία καθορίζει τα είδη των όρων και των διασυνδέσεων που πρέπει να αναπτυχθούν προκειμένου να απεικονιστεί ο ιδεατός κόσμος της Διοίκησης

Δομή Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Διαμεσολαβητής Χρήστης User Interface

Διαμεσολαβητής Διαχειρίζεται το υποβάλλων ερώτημα και αποφασίζει: ποια ψηφιακή βιβλιοθήκη θα πρέπει να απαντήσει στο υποβάλλων ερώτημα, ποιο εννοιολογικό εργαλείο πρέπει να χρησιμοποιηθεί, και ποια από τα αποτελέσματα πρέπει να ενοποιηθούν προκειμένου να επιστραφούν ως ολοκληρωμένη απάντηση στο ερώτημα του χρήστη. Προσπελαύνει τις ψηφιακές βιβλιοθήκες και ανακτά τις πληροφορίες. Ενοποιεί τα ανακτήσιμα αποτελέσματα, δεδομένου ότι είναι αποθηκευμένα σε διαφορετικό πληροφοριακό περιβάλλον.

Δομή Ψηφιακής Βιβλιοθήκης ΨΒ 1 ΨΒ 2 Διαμεσολαβητής Χρήστης User Interface ΨΒ 3 ΨΒ 4 ΨΒ…n

Δομή Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ψηφιακή Βιβλιοθήκη ΟΝΤΟΛΟΓΙΑ Γεωγραφικοί Όροι Θεματικοί Όροι Εννοιολογικό Δίκτυο Βάση Δεδομένων Συλλογικά Όργανα Ονόματα Προσώπων Μεταδεδομένα Ταξινομία

Εννοιολογικά Εργαλεία Το προτεινόμενο μοντέλο αναπτύσσει δύο εννοιολογικά εργαλεία προκειμένου να ικανοποιηθούν οι σημασιολογικές ανάγκες των διοικητικών εγγράφων σε περιβάλλον ψηφιακού πρωτοκόλλου: Ένα εννοιολογικό δίκτυο με δομή θησαυρού για: α) την καθιέρωση διοικητικής ορολογίας, ελεγχόμενης και διασυνδεδεμένης, επειδή η χρήση κοινού λεξιλογίου εξασφαλίζει θεματική συνέπεια και εννοιολογική συμβατότητα, και β) την καθοδήγηση των τελικών χρηστών προκειμένου να οδηγηθούν σε αποτελεσματικές αναζητήσεις μέσω της απεικόνισης των καθιερωμένων όρων και της αναπαράστασης των εννοιολογικών και γεωγραφικών συσχετίσεων. Μία ταξινομία για: α) την κωδικοποίηση και αναπαράσταση της διοικητικής ιεραρχίας της Δημόσιας διοίκησης, και β) την πλοήγηση του τελικού χρήστη σε δομημένη πληροφορία που αναφέρεται στη δομή και στις σχέσεις κάθε ιεραρχικού επιπέδου.

Εννοιολογικά Εργαλεία Το εννοιολογικό δίκτυο και η ταξινομία συγκροτούν μία οντολογία, η οποία διευκολύνει και βελτιώνει τη διαχείριση της σημασιολογίας που αντλείται από τα διοικητικά έγγραφα και παρέχει εργαλεία πλοήγησης στη δομημένη και κωδικοποιημένη πληροφορία. Επιπλέον, η οντολογία εξασφαλίζει την επιθυμητή συμβατότητα και δυνατότητα επικοινωνίας μεταξύ διαφορετικών πληροφοριακών συστημάτων, είτε εκείνα χρησιμοποιούν το ίδιο λεξιλόγιο είτε διαφορετικό, καθώς η οντολογία παρέχει μία κοινή αντίληψη του ιδεατού κόσμου. Η οντολογία: αναπτύσσεται με διαδικασία bottom-up, καθώς συγκροτείται βάσει των στοιχείων που καταγράφονται στο θησαυρό και στην ταξινομία εξασφαλίζει διαλειτουργικότητα στα διαφορετικά πληροφοριακά συστήματα του Δημόσιου Τομέα.

Βιβλιογραφικά Δεδομένα Τα βιβλιογραφικά δεδομένα είναι δυνατό να περιγραφούν βάσει του προτύπου ISO 15489, το οποίο παρέχει τεχνικές και βασικές οδηγίες για αποτελεσματική συγκρότηση, ανάπτυξη και διατήρηση του διοικητικού αρχείου των υπηρεσιών.

Πρότυπα Περιγραφής Βιβλιογραφικών Μεταδεδομένων το Dublin Core, το οποίο χαρακτηρίζεται ως ανοικτό πρότυπο για τη δημιουργία συμβατών μεταδεδομένων. Ωστόσο, τα 15 μεταπεδία που προσφέρει για την κωδικοποίηση της πληροφορίας δεν δύναται να καλύψουν τις διοικητικές και εννοιολογικές ανάγκες των εγγράφων της Δημόσιας Διοίκησης. Για το λόγο αυτό, πολλές χώρες προχώρησαν στην επέκταση του προτύπου. Ανάλογες περιπτώσεις θεωρούνται: το GILS για τις Ηνωμένες Πολιτείες της Αμερικής, το e-GMS συμπεριλαμβανομένου του e-GIF για το Ηνωμένο Βασίλειο, το AGLS Metadata Standard για την Αυστραλία, και το NZGLS Metadata Standard για τη Ζηλανδία. Στο πλαίσιο αυτό της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης εντάσσεται και το πρότυπο “Content Standard for Digital Geospatial Metadata” για την κωδικοποίηση γεωγραφικών μεταδεδομένων. Λόγω της διαφορετικής επέκτασης του Dublin Core προτύπου, οι προαναφερόμενες χώρες προχώρησαν στην έκδοση εγχειριδίων, προκειμένου να εξασφαλίσουν συμβατότητα και διαλειτουργικότητα

Πρότυπα Περιγραφής Βιβλιογραφικών Μεταδεδομένων EAD (Encoded Archival Description), το οποίο χρησιμοποιεί τη γλώσσα SGML για την κωδικοποίηση των αρχείων. Τα διοικητικά έγγραφα χαρακτηρίζονται από την ανάγκη κωδικοποίησης όχι μόνο του ίδιου του αντικειμένου (του εγγράφου), αλλά και της ευρύτερης συλλογής (θεματικής ή/και διοικητικής) στην οποία ανήκουν. Στο πλαίσιο αυτό, η διαχείριση και η διατήρηση του Διοικητικού Αρχείου των Υπηρεσιών δύναται να παρακολουθείται ηλεκτρονικά μέσω της υλοποίησης αρχειακών πεδίων.

Ελληνικό Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Υιοθετεί το πρότυπο Dublin Core. Στόχος της συγκεκριμένης δράσης του Επιχειρηματικού Προγράμματος “Κοινωνία της Πληροφορίας” είναι η εξασφάλιση συμβατότητας και επικοινωνίας μεταξύ των συστημάτων πληροφορικής του Δημόσιου Τομέα. Το Αναλυτικό Σχέδιο Τεχνικών Προδιαγραφών προσαρμόζει τις τεχνικές πολιτικές και προδιαγραφές σύμφωνα με το αντίστοιχο UK e-GIF

Δημιουργία Ψηφιακών Βιβλιοθηκών Η δημιουργία των Ψηφιακών Βιβλιοθηκών πραγματοποιείται από την κάθε υπηρεσία ξεχωριστά, σύμφωνα με τον εσωτερικό κανονισμό που διέπει την παρακολούθηση των εισερχομένων και εξερχόμενων εγγράφων. Αναπτύσσεται έτσι ένα αποκεντρωμένο δίκτυο ηλεκτρονικών πρωτοκόλλων, στο οποίο κάθε υπηρεσία δημιουργεί και ενημερώνει μία τοπική ψηφιακή βιβλιοθήκη, η οποία ανταποκρίνεται στην παρακολούθηση της πληροφορίας που παράγεται στο πλαίσιο της λειτουργίας της. Οι ψηφιακές βιβλιοθήκες στο σύνολό τους διασυνδέονται μεταξύ τους μέσω μίας διαδικτυακής πύλης, ενώ η οντολογία εξασφαλίζει τη συμβατότητα των διαφορετικών πρωτοκόλλων και τη δυνατότητα επικοινωνίας και ανταλλαγής δεδομένων. .

Μηχανισμός Αναζήτησης: παράδειγμα Αν ένας χρήστης ζητήσει να βρει πληροφορίες για έκδοση «Άδειας Γάμου», το σύστημα θα ανταποκριθεί παρέχοντας : Τις εννοιολογικές διασυνδέσεις της υποβληθείσας φράσης. Τις διοικητικές λειτουργίες που συνδέονται με την φράση «Άδειες Γάμου», δηλαδή την διαδικασία που απαιτείται για την έκδοσή της (όλα τα δικαιολογητικά), καθώς και την αρμόδια υπηρεσία.

Εννοιολογικές Συνδέσεις Κύριος Όρος: Άδεια Γάμου Ευρύτερος Όρος: Άδειες Σχετικός Όρος: Δημαρχεία Δημοτολόγιο Εκκλησίες Ληξιαρχική Πράξη Μητρώο Τα δεδομένα αυτά προέρχονται από το εννοιολογικό δίκτυο και απεικονίζονται ιεραρχικά. Ο διαμεσολαβητής αναζητά την φράση «Άδεια Γάμου» σε όλες τις ψηφιακές βιβλιοθήκες, εντοπίζει την επιθυμητή πληροφορία στα αρχεία καθιερωμένων αποδόσεων των βάσεων δεδομένων, ανακτά τα δεδομένα και ενοποιεί τα αποτελέσματα, προκειμένου να τα παρουσιάσει ως σύνολο

Διοικητικές Συσχετίσεις Διοικητική Διαδικασία Άδεια Γάμου Απαιτούμενα Δικαιολογητικά για Τέλεση Πολιτικού Γάμου: Αίτηση (διανέμεται από το αρμόδιο δημαρχείο, καθώς και από τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών) Δημοσίευση σε ημερήσια εφημερίδα (δύο φύλλα) Ληξιαρχική Πράξη Γέννησης Παράβολο x € (από δημόσιο ταμείο) Πιστοποιητικό Δημαρχείου για τον τόπο τέλεσης του γάμου Ταυτότητα ………. Χρόνος Έκδοσης: 10 εργάσιμες ημέρες Υπηρεσία Έκδοσης: Αρμόδιο δημαρχείο Απαιτούμενα Δικαιολογητικά για Τέλεση Θρησκευτικού Γάμου: Πιστοποιητικό αγαμίας (από την αρμόδια ενορία) Δημοσίευση σε ημερήσια εφημερίδα (δύο φύλλα) Αίτηση (διανέμεται από την αρμόδια ενορία) Παράβολο x € (από δημόσιο ταμείο) Πιστοποιητικό Αγαμίας (από την αρμόδια ενορία των μελλόνυμφων) Ταυτότητα ………. Χρόνος Έκδοσης: 10 εργάσιμες ημέρες Υπηρεσία Έκδοσης: Αρμόδια ενορία

Μηχανισμός Αναζήτησης: παράδειγμα Ίδρυμα Κοινωνικών Ασφαλίσεων ΤΕΒΕ Υπηρεσία Στρατού Αρμόδιο Τμήμα: Απονομής Σύνταξης Τύπος Τεκμηρίου: Φάκελος Περιεχόμενο Φακέλου: 1 Αίτηση 1 Ληξιαρχική Πράξη Γέννησης 1 Πιστοποιητικό Οικογενειακής κατάστασης …………………………… Στάδιο Εξέλιξης: 2 Ανακεφαλαίωσης Μητρώου Υπολειπόμενες Ενέργειες: Βεβαίωση Θητείας ………………………. 1 Ληξιαρχική Πράξη Γέννησης Ένσημα …………………… Στάδιο Εξέλιξης: ΟΛΟΚΛΗΡΩΘΗΚΕ ……………………. …………………. Στάδιο Εξέλιξης: 1

Δικαιώματα Πρόσβασης Τα Διοικητικά Έγγραφα (Public Records) που παράγονται από Όργανα της Δημόσιας Διοίκησης σε κεντρικό, περιφερειακό και τοπικό επίπεδο μπορούν να κατηγοριοποιηθούν βάσει του τελικού τους προορισμού. Έχουμε, λοιπόν, έγγραφα που απευθύνονται σε: δημόσιους λειτουργούς πολίτες

Πλεονεκτήματα Προτεινόμενης Αρχιτεκτονικής εξασφαλίζει πολλαπλά σημεία πρόσβασης για την εκτέλεση σύνθετων αναζητήσεων παρέχει τη δυνατότητα πλοήγησης του χρήστη σε δομημένη πληροφορία ενισχύει την ποιοτική καταχώριση και ανάκτηση των δημόσιων υπηρεσιών, συμβάλλοντας στην καλύτερη απεικόνιση και αναζήτηση της ιεραρχικής τους δομής εξασφαλίζει τον εντοπισμό δεδομένων που εδρεύουν σε διαφορετικά πληροφοριακά περιβάλλοντα παρέχει καλύτερο έλεγχο της εσωτερικής λειτουργίας της Διοίκησης και της διεκπεραίωσης διοικητικών ενεργειών προσφέρει τη δυνατότητα ανάπτυξης ταξινομικού σχήματος προκειμένου να πραγματοποιηθούν εξειδικευμένες αναζητήσεις και εκτυπώσεις για ενίσχυση του μηχανισμού λήψης αποφάσεων συμβάλλει στην επικοινωνία πρωτοκόλλων διαφορετικών υπηρεσιών για ανταλλαγή δεδομένων, λόγω συμβατότητας και ομοιομορφίας διατηρεί ενιαία μεθοδολογία τήρησης πρωτοκόλλων για την παρακολούθηση της κινητικότητας των διοικητικών εγγράφων

Μειονεκτήματα Προτεινόμενης Αρχιτεκτονικής τον χρόνο που απαιτείται για την πλήρη καταγραφή των απαραίτητων στοιχείων στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο το εξειδικευμένο προσωπικό που είναι απαραίτητο για την ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία του δικτύου των ψηφιακών βιβλιοθηκών, καθώς και για την έγκαιρη καταγραφή των δεδομένων τον απαιτητικό τεχνολογικό εξοπλισμό για τη λειτουργία των ψηφιακών βιβλιοθηκών και του δικτυακού τόπου

Συμπεράσματα Η κυβερνητική πληροφορία παρουσιάζεται διάχυτη και κατανεμημένη λόγω: της διοικητικής και νομοθετικής ανομοιογένειας, της πολύπλοκης και πολύ-επίπεδης διοικητικής ιεραρχίας, και της εφαρμογής διαφορετικής πολιτικής αναφορικά με την πρόσβαση και διαχείριση της πληροφορίας στην κεντρική, περιφερειακή και τοπική διοίκηση. Το γεγονός αυτό συμβάλλει στην αναποτελεσματική διαχείριση, διάθεση και διακίνηση της παραγόμενης πληροφορίας στα πολύ-επίπεδα ιεραρχικά όργανα του Δημόσιου Τομέα.

Συμπεράσματα Η προτεινόμενη χαρτογράφηση της δημόσιας πληροφορίας και η απόδοση της θεματικής προσέγγισης βάσει εννοιολογικών εργαλείων συμβάλλει στην ανάπτυξη: Αναβαθμισμένων υπηρεσιών παροχής πληροφοριών Οργανωμένων δικτύων διαχείρισης και διακίνησης της παραγόμενης πληροφορίας εντός των οργάνων της Διοίκησης Πολυεπίπεδων μορφών συνεργασίας μεταξύ των Κεντρικών, Περιφερειακών και Τοπικών Οργάνων. Διαλειτουργικότητας