κύκλος ζωής συστημάτων διαχείρισης γνώσης Σταύρος Καμμάς Πανεπιστήμιο Αιγαίου 14/05/07

στόχοι Προκλήσεις στην κατασκευή συστημάτων διαχείρισης γνώσης Σύγκριση κύκλου ζωής συστημάτων διαχείρισης γνώσης με τον κύκλος ζωής πληροφοριακών συστημάτων Χαρακτηριστικά χρηστών έναντι ειδικών 8 βήματα του κύκλου ζωής συστημάτων διαχείρισης γνώσης

προκλήσεις στην κατασκευή συστημάτων διαχείρισης γνώσης Κουλτούρα ενθάρρυνση των ατόμων να μοιράζουν γνώση Αξιολόγηση γνώσης υπολογισμός της αξίας της γνώσης μέσα στην εταιρία Επεξεργασία γνώσης καταγραφή του τρόπου λήψης αποφάσεων Εφαρμογή γνώσης οργάνωση της γνώσης και ενσωμάτωσή της με τη στρατηγική επεξεργασίας για την τελική προώθηση

Κύκλος ζωής τυπικού συστήματος Κύκλος ζωής συστήματος διαχείρισης γνώσης Μελέτη αναγνώρισης των αναγκών και των δυνατοτήτων Αξιολόγηση της υπάρχουσας υποδομής Καθορισμός των απαιτήσεων λογισμικού Σχηματισμός της ομάδας Διαχείρισης Γνώσης Σύλληψη Γνώσης διορθώσεις Λογικός Σχεδιασμός (πλάνο κύριου σχεδιασμού) Σχεδιασμός της πρότασης για Διαχείριση Γνώσης Φυσικός Σχεδιασμός (προγραμματισμός) Επιβεβαίωση και επικύρωση του συστήματος Διαχείρισης Γνώσης Δοκιμή Υλοποίηση του Συστήματος Διαχείρισης Γνώσης Υλοποίηση (μετατροπή αρχείων, εκπαίδευση χρηστών) Δόμηση της Διαχείρισης Αλλαγών και Επιβραβεύσεων Λειτουργίες και Συντήρηση Αξιολόγηση του μετα-συστήματος

βασικές διαφορές οι αναλυτές συστημάτων χειρίζονται πληροφορίες από τους χρήστες οι χρήστες γνωρίζουν το πρόβλημα άλλα όχι απαραίτητα τη λύση η ανάπτυξη του συστήματος είναι κυρίως σειριακή η δοκιμή του συστήματος γίνεται κανονικά στο τέλος του κύκλου ζωής ενός τυπικού συστήματος οι μηχανικοί ανάπτυξης γνώσης χειρίζονται γνώσης από τους ειδικούς του κάθε αντικειμένου οι ειδικοί γνωρίζουν και το πρόβλημα και τη λύση ο κύκλος ζωής συστημάτων διαχείρισης γνώσης είναι αυξητικός και διαδραστικός η δοκιμή του συστήματος διαχείρισης γνώσης εξελίσσεται από την αρχή του κύκλου

βασικές διαφορές ο κύκλος ζωής ενός τυπικού συστήματος κατευθύνεται από τις διαδικασίες “καθορισμός και μετά κατασκευή”. ο κύκλος ζωής ενός συστήματος διαχείρισης γνώσης κατευθύνεται από τα αποτελέσματα “αργή εκκίνηση και ανάπτυξη”

γρήγορη διαδικασία προτυποποίησης? δομή προβλήματος ανασχηματισμός του προβλήματος επαναλαμβανόμενοι κύκλοι δομή εργασίας επαναλαμβανόμενοι κύκλοι τροποποιήσεις κατασκευή εργασίας

βασικές ομοιότητες και τα δύο ξεκινούν με ένα πρόβλημα και καταλήγουν με μια λύση και τα δύο ξεκινούν με συγκέντρωση πληροφοριών ή σύλληψη γνώσης η δοκιμή είναι το ίδιο απαραίτητη για να επιβεβαιωθεί ότι το σύστημα είναι σωστό και ότι είναι το σωστό σύστημα και οι δύο μηχανικοί λογισμικού πρέπει να επιλέξουν τα κατάλληλα εργαλεία για το σχεδιασμό των αντίστοιχων συστημάτων

χρήστες και ειδικοί χαρακτηριστικό χρήστης ειδικός χαρακτηριστικό χρήστης ειδικός εξάρτηση από το σύστημα υψηλή χαμηλή έως ανύπαρκτη συνεργασία συνήθως συνεργάσιμος δεν είναι απαραίτητη ανοχή ασάφειας χαμηλή υψηλή γνώση του προβλήματος υψηλή μέση/χαμηλή συμβολή στο σύστημα πληροφορίες γνώση/εμπειρία χρήστης του συστήματος ναι όχι διαθεσιμότητα για άμεσα διαθέσιμος όχι άμεσα διαθέσιμος τον κατασκευαστή του συστήματος

κύκλος ζωής ανάπτυξης συστήματος διαχείρισης γνώσης (8 βήματα) αξιολόγηση υπάρχουσας υποδομής σχηματισμός της ομάδας διαχείρισης γνώσης σύλληψης γνώσης σχεδιασμός της πρότασης διαχείρισης γνώσης (κυρίως πλάνο) δοκιμή του συστήματος διαχείρισης γνώσης υλοποίησης του συστήματος διαχείρισης γνώσης δόμηση της διαχείρισης αλλαγών και επιβραβεύσεων αξιολόγηση του μετασυστήματος

αξιολόγηση υπάρχουσας υποδομής δικαιολόγηση του συστήματος: θα χαθεί η υπάρχουσα γνώση με την παραίτηση, τη μεταφορά ή την αναχώρηση για άλλες εταιρίες; χρειάζεται το προτεινόμενο σύστημα διαχείρισης γνώσης σε διάφορες περιοχές; είναι διαθέσιμοι και ευπρόσδεκτοι να βοηθήσουν στην κατασκευή ενός συστήματος διαχείρισης γνώσης; για να λυθεί το πρόβλημα χρειάζεται χρόνια εμπειρίας και γνωστικής αιτιολόγησης;

ο παράγοντας σκοπός λαμβάνεται υπόψη το εύρος και το βάθος του έργου με περιορισμούς οικονομικής και λειτουργικής φύσεως και ανθρώπινου δυναμικού το έργο πρέπει να ολοκληρωθεί αρκετά γρήγορα ώστε οι χρήστες του να διαπιστώσουν τα οφέλη του πρέπει να ελεγχθεί πώς η υπάρχουσα τεχνολογία θα ταιριάξει με τις τεχνικές απαιτήσεις του προτεινόμενου συστήματος διαχείρισης γνώσης

ο ρόλος του στρατηγικού σχεδιασμού ριψοκίνδυνο να ξεκινήσει ένα σύστημα διαχείρισης γνώσης χωρίς στρατηγική πρέπει να ληφθούν υπόψη τα παρακάτω: όραμα — πρόβλεψη τι προσπαθεί να πετύχει η επιχείρηση, πώς θα γίνει, και πώς το νέο σύστημα θα επιτύχει στόχους πηγές — έλεγχος της ανεκτικότητας της επιχείρησης να επενδύσει σε ένα νέο σύστημα διαχείρισης γνώσης κουλτούρα — είναι το πολιτικό και κοινωνικό περιβάλλον της εταιρίας σύμφωνο με την υιοθέτηση ενός νέου συστήματος διαχείρισης γνώσης;

συνδυασμός της επιχειρηματικής στρατηγικής με την στρατηγική διαχείρισης γνώσης επιχειρηματικό περιβάλλον στρατηγικό σχέδιο ανταγωνιστικές απειλές, κρατικοί κανονισμοί, απειλές από πελάτες επιδρά σχετικά πε προϊόντα ή υπηρεσίες, αγορά, πελάτες, προμηθευτές, κλπ. προκαλεί επιδρά καθοδηγεί στρατηγική ΔΓ τεχνολογία ΔΓ ποιότητα και αξιοπιστία της υποδομής και του προσωπικού και των πηγών πληροφορικής έμφαση στο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, ρόλος της τεχνολογίας πληροφορικής, και επίπεδο δημιουργικότητας και καινοτομίας γνώσης

σχηματισμός ομάδας διαχείρισης γνώσης καθορισμός των βασικών συντελεστών στο μελλοντικό σύστημα διαχείρισης γνώσης η επιτυχία της ομάδας εξαρτάται από: τις δυνατότητες των μελών της το μέγεθος της ομάδας την πολυπλοκότητα του έργου την ηγεσία και το κίνητρο για ομαδικότητα υπόσχεση περισσότερων από όσα μπορούν ρεαλιστικά να παραδοθούν

σύλληψη γνώσης η σαφής εξωτερικευμένη (explicit) γνώση συλλαμβάνεται σε αποθήκες από διάφορα μέσα η ασαφής εσωτερικευμένη (tacit) γνώση συλλαμβάνεται από του έμπειρους της επιχείρησης χρησιμοποιώντας διάφορα εργαλεία και μεθοδολογίες οι μηχανικοί γνώσης συλλαμβάνουν γνώση από τους έμπειρους για να κατασκευάσουν τη βάση γνώσης η σύλληψη και μεταφορά γνώσης συχνά γίνεται μέσω ομάδων, όχι απλά μεμονωμένων ατόμων

σύλληψη και μεταφορά γνώσης μέσω ομάδων αξιολόγηση της σχέσης μεταξύ της ενέργειας και του αποτελέσματος η ομάδα εκτελεί μια εξειδικευμένη εργασία επίτευξη αποτελέσματος η γνώση αποθηκεύεται σε μια μορφή που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τους άλλους μέσα στον οργανισμό μηχανικός γνώσης ανατροφοδότηση επιλογή της μεθόδου μετάδοσης γνώσης

επιλογή ειδικού ερωτήματα που αντιμετωπίζει ο μηχανικός γνώσης: πώς κάποιος γνωρίζει ότι ο ειδικός είναι στην πραγματικότητα ειδικός; πώς κάποιος γνωρίζει ότι ο ειδικός θα παραμείνει στο έργο; τι backup πρέπει να είναι διαθέσιμο σε περίπτωση που ο ειδικός φύγει από το έργο; πως μπορεί να γνωρίζει ο μηχανικός γνώσης τι είναι και τι όχι μέσα στο αντικείμενο της εμπειρίας του ειδικού;

ρόλος του μηχανικού γνώσης ο αρχιτέκτονας του συστήματος η δουλειά χρειάζεται εξαιρετικά επικοινωνιακά προσόντα, γνώση εργαλείων σύλληψης, εννοιολογική σκέψη, και μια προσωπικότητα που κινητοποιεί τους άλλους καλές σχέσεις με τους πρωταθλητές σύνδεση νε την ανώτατη διοίκηση για συνεχή υποστήριξη

κεντρικός ο ρόλος του μηχανικού γνώσης ΕΡΓΑΤΗΣ ΓΝΩΣΗΣ αναφορές προόδου ΠΡΩΤΑΘΛΗΤΗΣ πρωτότυπα παρουσιάσεις υποστήριξη ανατροφοδότηση λύσεις διαδραστική διεπαφή ΜΗΧΑΝΙΚΌΣ ΓΝΩΣΗΣ αποδοχή χρήστη κανόνες γνώση δοκιμή ΒΑΣΗ ΓΝΩΣΗΣ ΓΝΩΣΤΗΣ

σχεδιασμός της πρότασης διαχείρισης γνώσης η πρόταση της διαχείρισης γνώσης προσεγγίζει πολλά θέματα: διαλειτουργικότητα και προσαρμοστικότητα κλίμακας με την υπάρχουσα τεχνολογική υποδομή της εταιρίας τελειοποίηση του σκοπού του προτεινόμενου συστήματος διαχείρισης γνώσης με συνειδητοποιημένα καθαρά οφέλη απόφαση για τα απαραίτητα μέρη του συστήματος ανάπτυξη των βασικών επιπέδων της αρχιτεκτονικής διαχείρισης γνώσης που ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της εταιρίας.

επίπεδα της αρχιτεκτονικής διαχείρισης γνώσης διεπαφή χρήστη (λογισμικό Web browser εγκατεστημένο σε κάθε υπολογιστή) 1 2 3 4 5 6 7 έλεγχος πιστοποιημένης πρόσβασης (π.χ., ασφάλεια, κωδικοί χρήσης, firewalls, αυθεντικοποίηση) συνεργατική ευφυΐα και φιλτράρισμα (ευφυείς πράκτορες, εξόρυξη δικτύου, προσαρμογή, προσωποποίηση) εφαρμογές με χρήση γνώσης (προσαρμοσμένες εφαρμογές, κατάλογοι δεξιοτήτων, βιντεοδιάσκεψη, συστήματα υποστήριξης αποφάσεων, εργαλεία συστημάτων υποστήριξης ομαδικών αποφάσεων) μεταφορά (e-mail, Internet/Web site, πρωτόκολλο TCP/IP για διαχείριση ροής δεδομένων) μεσοδισμικό (middleware) (εξειδικευμένο λογισμικό για διαχείριση δικτύου, ασφάλεια, κλπ.) φυσικό επίπεδο (αποθήκες, καλώδια, κλπ.) βάσεις δεδομένων κληρονομούμενες εφαρμογές (π.χ. πληρωμές) ομαδισμικό (groupware) (ανταλλαγή δεδομένων, συνεργασία) αποθήκες δεδομένων (εκκαθάριση, εξόρυξη δεδομένων)

δοκιμή του συστήματος διαχείρισης γνώσης διαδικασία επικύρωσης: επιβεβαιώνει ότι το σύστημα είναι σωστό διαδικασία επιβεβαίωσης: επιβεβαιώνει ότι το σύστημα είναι το σωστό σύστημα η διαδικασία επιβεβαίωσης συστημάτων διαχείρισης γνώσης δεν είναι πλήρης απόδειξη

υλοποίηση του συστήματος διαχείρισης γνώσης μετατροπή ενός νέου συστήματος διαχείρισης γνώσης σε πραγματική λειτουργία αυτή η φάση περιλαμβάνει τη μετατροπή των δεδομένων σε αρχεία αυτή η φάση περιλαμβάνει επίσης την εκπαίδευση χρηστών είναι πολύ σημαντική η εξασφάλιση ποιότητας, που περιλαμβάνει τον έλεγχο για: λάθη αιτιολόγησης ασάφεια ανολοκληροσιμότητα λαθεμένη αναπαράσταση (θετικά ή αρνητικά)

αντιδρώντες στην αλλαγή ειδικοί κανονικοί εργαζόμενοι (χρήστες) πνεύματι λογίας στενόμυαλοι αστέρες δυναμική αντίδραση, αποφυγή, εχθρική συμπεριφορά

παράρτημα – καθορισμός των απαιτήσεων λογισμικού λόγος σκοπός και αντικειμενικοί στόχοι 2.1 λειτουργίες συστήματος 2.2 χρήστες και χαρακτηριστικά 2.3 λειτουργικό περιβάλλον 2.4 περιβάλλον χρήστη 2.5 περιορισμοί σχεδιασμού/υλοποίησης 2.6 υποθέσεις και εξαρτήσεις 3. λειτουργικές απαιτήσεις 3.1 διεπαφές χρήστη 3.2 διεπαφές υλικού 3.3 διεπαφές λογισμικού 3.4 πρωτόκολλα και διεπαφές επικοινωνίας 4. μη λειτουργικές απαιτήσεις 4.1 απαιτήσεις απόδοσης 4.2 απαιτήσεις φυσικής ασφάλειας 4.3 απαιτήσεις ασφάλειας πληροφοριών 4.4 μεταβλητές ποιότητας λογισμικού 4.5 εγχειρίδια έργου εγχειρίδια χρήστη