ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΘΕΣΣΑΛΙΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Μάθημα : «ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΕΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΕΣ» Γ΄ Εξάμηνο Σπουδών – Χειμερινό εξάμηνο σπουδών Διδάσκων : Γ. ΑΣΠΡΙΔΗΣ, Επίκουρος Καθηγητής

ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΣΕ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΕΠΙΠΕΔΟ ΣΕ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΟ ΕΠΙΠΕΔΟ

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ [2] ΜΕ ΛΕΚΤΙΚΑ ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΓΡΑΠΤΑ (ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ, ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΚΑΙ ΑΛΛΑ) ΠΡΟΦΟΡΙΚΑ (ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ, ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΙΣ ΚΑΙ ΑΛΛΑ) ΜΗ ΛΕΚΤΙΚΑ ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΓΛΩΣΣΑ ΤΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΕΣ

ΓΡΑΠΤΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΠΛΗΡΗΣ (COMPLETE) ΠΕΡΙΕΚΤΙΚΗ (CONCISENESS) ΜΕΛΕΤΗΜΕΝΗ (CONSIDERATION) ΑΚΡΙΒΗΣ (CONCRETENESS) ΔΙΑΥΓΗΣ (CLARITY) ΕΥΓΕΝΗΣ (COURTESY) ΣΩΣΤΗ (CORRECTNESS)

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ ΣΚΟΠΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ, ΚΑΛΑ – ΚΑΚΑ ΝΕΑ, ΑΞΙΩΣΕΩΝ, ΑΙΤΗΣΗ – ΠΕΙΘΟΥΣ ΚΟΙΝΟ ΙΔΕΕΣ, ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ

ΕΝΝΟΙΟΛΟΓΙΚΕΣ ΟΡΙΟΘΕΤΗΣΕΙΣ

Η θεωρία της επικοινωνίας Η επικοινωνία [επί+κοινωνώ (συμμετέχω)] είναι η αμοιβαία επαφή μεταξύ ατόμων και ομάδων, η μεταβίβαση και ανταλλαγή μηνυμάτων και πληροφοριών, από κάποιον, ο οποίος νοείται ως πομπός σε κάποιον που θεωρείται δέκτης. Ο σκοπός στις οργανώσεις είναι η ανάπτυξη των σχέσεων, που βασίζονται στην επικοινωνία σε κάθετο και οριζόντιο επίπεδο.

Η παγκοσμιοποίηση Οι ανακαλύψεις που αφορούσαν στο χώρο της επικοινωνίας και η εμφάνιση του διαδικτύου βοήθησαν στη γρήγορη εξάπλωση της παγκοσμιοποίησης. Η ταχύτατη ροή στις πληροφορίες και στη μεταφορά δεδομένων συμβάλλει στη δημιουργία νέων συνθηκών για τη χειραγώγηση και τη διαπαιδαγώγηση των μαζών. Η επικοινωνία εξελίχθηκε σταδιακά και αφορούσε στη διαμόρφωση της γλώσσας ως το κύριο σύστημα της επικοινωνίας.

Εννοιολογικές οριοθετήσεις 1) Η κωδικοποίηση του μηνύματος. 2) Η λήψη και η μετάδοση πληροφοριών. 3) Η διαπροσωπική.

Διαχείριση Επικοινωνιών Έργου Περιλαμβάνει τις διαδικασίες που απαιτούνται για να εξασφαλίσουν την έγκαιρη και κατάλληλη παραγωγή, τη συλλογή, τη διάδοση, την αποθήκευση και τη διάθεση των πληροφοριών του έργου.

Η ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΣΤΑ ΕΡΓΑ

Το έργο ως πληροφοριακός & επικοινωνιακός κόμβος

ΕΙΔΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Είδη Επιχειρηματικής Επικοινωνίας Τυπική / Άτυπη Γραπτή / Προφορική Εσωτερική / Εξωτερική Τόσο η εσωτερική όσο και η εξωτερική επικοινωνία είναι περιορισμένες. Εκτός από την κατεύθυνση της πληροφορίας, πρέπει να προσδιοριστεί και η ικανότητα επηρεασμού του αποδέκτη. Κάθετη / Οριζόντια Η πληροφορία μπορεί να πηγαίνει από πάνω προς τα κάτω (εντολή) ή από κάτω προς τα πάνω (πληροφορία, ενημέρωση) / συντονισμός και λήψη αποφάσεων. Η ιεραρχία στην επικοινωνία Συμμετέχοντες στην επικοινωνία

Επικοινωνία 1ης μορφής (πρωτογενής) : το άτομο επικοινωνεί με το σύστημα / οργάνωση. Επικοινωνία 2ης μορφής : η μια υπηρεσία επικοινωνεί με την άλλη – το ένα σύστημα με το άλλο.

Επικοινωνιακό δίκτυο Σε μία οργάνωση υπάρχει ένας μαθηματικός τύπος που υπολογίζει το σύνολο των επικοινωνιακών σχέσεων σε μία οργάνωση.

Η ΧΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

H χρησιμότητα της επικοινωνίας ανατίθενται καθήκοντα στους υφιστάμενους, διαμορφώνεται η οργανωσιακή κουλτούρα. γνωστοποιείται η απόδοση των εργαζομένων. γνωστοποιείται η διαδικασία εκπαίδευσης και ανάπτυξης των εργαζομένων. ο προϊστάμενος γνωρίζει την κατάσταση που επικρατεί στο τμήμα, διαμορφώνεται καλό κλίμα, συνεργατικότητα, συντελεί στην αντιμετώπιση προβλημάτων, συντελεί στην ανάπτυξη της συναίνεσης και της συνεργασίας.

Προβλήματα στην επικοινωνία ασαφείς στόχοι, έλλειψη αξιοπιστίας, κακή επιλογή χώρου / χρόνου και τρόπου με τον οποίο μεταβιβάζεται ένα μήνυμα, να μην είναι σωστά δομημένο το μήνυμα, υπερευαισθησία, προκαταλήψεις (στερεότυπα), βιαστικά συμπεράσματα, υπερφόρτωση με μηνύματα και πληροφορίες, λάθος κώδικες επικοινωνίας, ανικανότητα επικοινωνίας.

Επικοινωνία και Κουλτούρα Οργανισμού Επικοινωνίας Κουλτούρα Μάθησης Κουλτούρα Συνεχούς Βελτίωσης

Η Διεργασία της Επικοινωνίας Μ Μ Μ Απο- κωδικοποίηση Πηγή Κωδικοποίηση Κανάλι Μ Αποδέκτης Έλεγχος Επιτυχίας της Μετάδοσης / Ανατροφοδότηση

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Shannon & Weaver Model of Communication sender – receiver – message - feedback

A simple communication model with a sender transferring a message containing information to a receiver

Interactional Model of Communication

Transactional Model of Communication

Άξονες Λειτουργίας της Επικοινωνίας Έλεγχος. Παρακίνηση. Έκφραση Συναισθημάτων. Μετάδοση / Διάχυση Πληροφοριών.

ΟΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΕΣ

Λειτουργία Ελέγχου: Τυπικές Απαιτήσεις Επικοινωνίας για Έλεγχο της Συμπεριφοράς Παροχή Επίσημων Οδηγιών Εργασίας. Επικοινωνία μέσα από τα Κανάλια της Ιεραρχίας. Συμμόρφωση με τις Πολιτικές του Οργανισμού. Εφαρμογή των Αναφερόμενων στις Περιγραφές Θέσεων Εργασίας. Άτυπη Επικοινωνία: Eλέγχει τη Συμπεριφορά

Λειτουργία Παρακίνησης Αποσαφήνιση του Περιεχομένου της Εργασίας. Επικρότηση των Προσπαθειών. Διατύπωση Κατευθύνσεων για Βελτίωση. Κάθε Ενέργεια Παρακίνησης Υλοποιείται μέσα από την Επικοινωνία

Λειτουργία Έκφρασης Συναισθημάτων Επαφές Κοινωνικού Χαρακτήρα μέσα στην Ομάδα. Έκφραση Ικανοποίησης / Απογοήτευσης. Κάλυψη Κοινωνικών Αναγκών.

Λειτουργία Μετάδοσης / Διάχυσης Πληροφοριών Δυνατότητα Αξιολόγησης Εναλλακτικών Λύσεων και Τελική Επιλογή. Διευκόλυνση της Διεργασίας Λήψης Αποφάσεων.

Η ΡΟΗ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΣΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ

Ροή Επικοινωνίας [1] Από Πάνω προς τα Κάτω Καθορισμός Στόχων Επικοινωνία Προϊσταμένου με Υφισταμένους Καθορισμός Στόχων Διατύπωση Οδηγιών Εργασίας Πληροφόρηση για Πολιτικές και Διαδικασίες Υπογράμμιση Προβλημάτων που Χρήζουν Προσοχής Πληροφόρηση σχετικά με την Απόδοση

Ροή Επικοινωνίας [2] Από Πάνω προς τα Κάτω (Απρόσωπη) Επικοινωνία Οργανισμού με Εργαζόμενους Επιστολή για νέα Πολική Αποζημιώσεων σε Περιπτώσεις Ασθένειας Επιστολή για Νέα Ασφαλιστικά Πακέτα Επιστολές / Προσκλήσεις για Συμμετοχή σε Εκδηλώσεις Τοιχοκολλημένες Ανακοινώσεις

Ροή Επικοινωνίας [3] Από Κάτω προς τα Πάνω Επικοινωνία για Τροφοδότηση με Πληροφορίες, όπως: Πρόοδος σε σχέση με τους Στόχους Τρέχοντα Προβλήματα Αίσθημα / Στάση Ανθρώπων απέναντι στην Εργασία τους, τους Συναδέλφους και τον Οργανισμό Ιδέες για τη Βελτίωση των Διεργασιών

Ροή Επικοινωνίας [4] Από Κάτω προς τα Πάνω Αναφορές Προόδου «Κουτιά» Ιδεών / Παραπόνων Έρευνες Στάσης Ανθρώπινου Δυναμικού «Έρευνες Κλίματος» Κύκλοι Ποιότητας Άτυπες Συναντήσεις με Προϊσταμένους Συνδικαλιστικές Παρεμβάσεις

Βασικές Διαφορές Κατακόρυφης Επικοινωνίας  Αυθαίρετη Απρόβλεπτη Πιο «Προσωπική» Πιο Ασφαλής Με ελεγχόμενο αποτέλεσμα  Δομημένη Συστηματοποιημένη Πιο «Απρόσωπη» Πιο Ανασφαλής Με λιγότερο ελεγχόμενο αποτέλεσμα

Ροή Επικοινωνίας [5] Μεταξύ των μελών της ίδιας ομάδας Μεταξύ των μελών διαφορετικών ομάδων ίδιου ιεραρχικού επιπέδου Μπορεί να είναι άτυπη ή τυπική Επιτυγχάνεται καλύτερος συντονισμός & μείωση των χρόνων

Η ΣΥΖΗΤΗΣΗ ΩΣ ΠΑΡΑΓΟΝΤΑΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Η ΣΥΖΗΤΗΣΗ ΩΣ ΠΑΡΑΓΟΝΤΑΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Διαχείριση & τεχνικές συζήτησης οι κανόνες που διέπουν τη συζήτηση είναι η συνεργατική αρχή η ανάπτυξη των ικανοτήτων που απαιτούνται για τη διεξαγωγή μιας αποτελεσματικής συζήτησης η διερεύνηση των κατάλληλων και των ακατάλληλων αντιδράσεων η σύνταξη ατομικών πλάνων ανάπτυξης και η διεξαγωγή αποτελεσματικών συζητήσεων

Επιχειρηματικές παρουσιάσεις Δομή Τρόποι οργάνωσης Θεματική Χρονολογική Αιτία / Αποτέλεσμα Πρόβλημα / Λύση Τα επιχειρήματα μπορεί να έχουν μια από τις ακόλουθες μορφές Παραδείγματα Επεξηγήσεις Στατιστικά στοιχεία Γνωμικά - μαρτυρίες Συγκρίσεις Ορισμοί Κυρίως θέμα Επιμέρους θέματα Επιχειρήματα

Σύγχρονες Μορφές Επικοινωνίας Αναφέρονται στη μεταφορά πληροφοριών μεταξύ των συμμέτοχων στο έργο. Οι παράγοντες που επιδρούν αφορούν : αμεσότητα της ανάγκης για πληροφορία διαθέσιμη τεχνολογία επάνδρωση στο έργο χρονικό ορίζοντα του έργου

Συλλογικοί φορείς εκπροσώπησης του ανθρώπινου δυναμικού των επιχειρήσεων Πρωτοβάθμιες οργανώσεις Δευτεροβάθμιες οργανώσεις Τριτοβάθμιες οργανώσεις Συλλογικές Διαπραγματεύσεις Ως φορείς (εξωτερικοί και εσωτερικοί) που επηρεάζουν το οργανωτικό περιβάλλον της επιχείρησης

Κανόνες ενδοεπιχειρησιακής επικοινωνίας Να ομολογείτε το λάθος σας Να ζητάτε τη βοήθεια των συναδέλφων Συνεχής ενημέρωση Συνεχής αλλαγή στάσεων και συμπεριφοράς Συνεχής εκπαίδευση και επιμόρφωση Δεν υπάρχει η απόλυτα ορθή απόφαση

Ενδεικτική Βιβλιογραφία Ελληνόγλωσση βιβλιογραφία Κόντης Θ. (2001), Επιχειρησιακές επικοινωνίες, Σύγχρονη Εκδοτική, Αθήνα. Miller K.(2006), Οργάνωση & Επικοινωνία: Προσεγγίσεις & Διαδικασίες, Δίαυλος, Αθήνα Σταμάτης Γ. (1997), Ολοκληρωμένη Στρατηγική Επικοινωνία, Σταμούλης, Αθήνα. Φαναριώτης Π. (2010), Επιχειρησιακή Επικοινωνία – Εισαγωγή στη θεωρία και τεχνικές της σύγχρονης επιχειρησιακής επικοινωνίας, Σταμούλης, Αθήνα. Φιτσιλής Π. (2003), Τεχνικές έκφρασης και επικοινωνίας – Σημειώσεις μαθήματος, Τ.Ε.Ι. Λάρισας, Λάρισα. Ηλεκτρονικές πηγές http://communicationtheory.org/shannon-and-weaver-model-of-communication/, προσπελάσθηκε στις 9/1/2014. Ξενόγλωσση βιβλιογραφία Brounstein M., Bell A., Smith D., Isbell A.and Orr A. (2010), Business Communication, John Wiley & Sons, Danvers, USA. McClave H. (2008), Communication for Business, 4th edition, Gill & McMillan Ltd. Rouse M. and Rouse S. (2001), Business Communications: A Cultural and Strategic Approach: Strategy and Culture Cengage Learning EMEA, London.