Σχέσεις με τους εργαζόμενους & τα μέλη Εσωτερικές Επικοινωνίες

Εσωτερικές Επικοινωνίες Σχέσεις με τους εργαζόμενους. Σχέσεις με τα μέλη.

Σχέσεις με τους εργαζόμενους Πρόγραμμα δημοσίων σχέσεων: Έρευνα Στόχοι Προγραμματισμός Αξιολόγηση

Έρευνα Έρευνα για τον πελάτη. Έρευνα για την αξιοποίηση Ευκαιρίας ή τον Εντοπισμό Προβλήματος. Έρευνα προτιμήσεων κοινού.

Έρευνα για τον πελάτη Περιλαμβάνει την έρευνα του πελάτη για τις σχέσεις με τους εργαζομένους: Εστιάζεται στο προσωπικό του οργανισμού. Ποιο είναι το μέγεθος και η φύση του προσωπικού. Ποια η φήμη του οργανισμού στο εργατικό του δυναμικό. Πόσο ικανοποιημένοι είναι οι εργαζόμενοι. Ποιες μεθόδους επικοινωνίας με τους εργαζόμενους χρησιμοποιεί ο οργανισμός. Χρειάζονται ειδικές μορφές επικοινωνίας; Ποια είναι τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία του οργανισμού αναφορικά με το εργατικό του δυναμικό.

Έρευνα για την αξιοποίηση Ευκαιρίας ή τον Εντοπισμό Προβλήματος Είναι πραγματικά απαραίτητο ένα καινούριο πρόγραμμα;  Αιτιολογεί τα απαραίτητα έξοδα για ένα πρόγραμμα. Πρόγραμμα παθητικής αντίδρασης ή ενεργητικής δράσης; Η έρευνα των στάσεων των εργαζομένων μπορεί να αποκαλύψει μια ποικιλία θεμάτων: χαμηλά επίπεδα ικανοποίησης και ηθικού, απέχθεια του φυσικού περιβάλλοντος χώρου και/ή απογοήτευση με τις εσωτερικές πολιτικές.

Έρευνα προτιμήσεων κοινού Προσδιορισμός των ομάδων κοινού των εργαζομένων στις οποίες θα επικεντρωθεί η στοχευμένη επικοινωνία: Διοίκηση: Διοικητικά στελέχη ανώτατου επιπέδου. Διοικητικά στελέχη μεσαίου επιπέδου. Διοικητικά στελέχη κατώτερου επιπέδου. Εργαζόμενοι: Ειδικοί. Υπαλληλικό προσωπικό. Προσωπικό γραμματείας. Ένστολο προσωπικό Χειριστές εργαλείων Οδηγοί. Προσωπικό ασφαλείας Εκπρόσωποι σωματείων, συνδικάτων, ενώσεων.

Στόχοι Οι στόχοι για τις σχέσεις με τους εργαζομένους περιλαμβάνουν και τις δύο μεγάλες κατηγορίες: Τους στόχους επίδρασης, και Τους στόχους αποτελέσματος. Μπορεί να είναι εξειδικευμένοι και ποσοτικοί για να διευκολύνουν την ακριβή μέτρηση.

Στόχοι επίδρασης Οι στόχοι επίδρασης για τις σχέσεις με τους εργαζόμενους περιλαμβάνουν την πληροφόρηση των εργαζομένων ή την τροποποίηση των στάσεων και των συμπεριφορών τους: Να αυξηθεί η γνώση των εργαζομένων για σημαντικές οργανωτικές πολιτικές, δραστηριότητες και εξελίξεις (κατά 60% κατά τη διάρκεια του Μαρτίου και του Απριλίου). Να βελτιωθεί η ευνοϊκή στάση των εργαζομένων απέναντι στον οργανισμό (κατά 40% κατά τη διάρκεια του τρέχοντος οικονομικού έτους).

Στόχοι επίδρασης Να επιτευχθεί (50%) μεγαλύτερη υιοθέτηση από τους εργαζόμενους συμπεριφορών που προσδοκά απ’ αυτούς η διοίκηση (σε μια περίοδο τριών μηνών). Να γίνουν 60% από το εργατικό δυναμικό, εκπρόσωποι του οργανισμού στην κοινότητα (μέσα στα δύο επόμενα χρόνια). Οι στόχοι επίδρασης που επιλέγονται στις σχέσεις με τους εργαζόμενους πρέπει να επιλεχθούν προσεκτικά προκειμένου να υπηρετήσουν τους στόχους του προγράμματος.

Στόχοι αποτελέσματος Οι στόχοι αποτελέσματος στις σχέσεις με τους εργαζόμενους συνιστούν τις προσπάθειες που γίνονται από τον/την επαγγελματία δημοσίων σχέσεων για να πετύχει επιθυμητά αποτελέσματα όπως την αναγνώριση των εργαζομένων και την σταθερή επικοινωνία μαζί τους. Να αναγνωρισθούν τα επιτεύγματα των εργαζομένων και η συνεισφορά τους (κατά 80%) στο πρόγραμμα δημοσίων σχέσεων με τους εργαζόμενους (κατά τη διάρκεια του τρέχοντος έτους). Να προετοιμάσουν και να διανέμουν την επικοινωνία των εργαζομένων σε εβδομαδιαία βάση.

Στόχοι αποτελέσματος Να προγραμματίσουν την διαπροσωπική επικοινωνία μεταξύ της διοίκησης και μιας ειδικής ομάδας εργαζομένων κάθε μήνα.

Προγραμματισμός Περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία του Προγραμματισμού: Κεντρική ιδέα και μηνύματα. Ειδικό (α) γεγονός (ότα) ή δράση (εις). Μη ελεγχόμενα και ελεγχόμενα ΜΜΕ. Αρχές Αποτελεσματικής επικοινωνίας.

Κεντρική ιδέα και μηνύματα Η κεντρική ιδέα και τα μηνύματα θα προκύψουν από την αξιοποίηση της ευκαιρίας ή τον εντοπισμό του προβλήματος που ευθύνεται για το συγκεκριμένο πρόγραμμα. Αυτό σημαίνει πως οι κεντρικές ιδέες και τα μηνύματα συνήθως προκύπτουν από τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες και από τις μεθόδους που επιλέγουν για να τα επιλύσουν. Παράδειγμα: Κάποιος επαγγελματίας δημοσίων σχέσεων που εργάζεται για μια εταιρεία που μετακομίζει σε ένα νέο κτήριο θα μπορούσε να δημιουργήσει ένα φυλλάδιο με τίτλο: «Μια εταιρεία σε κίνηση»

Ειδικό (α) γεγονός (ότα) ή δράση (εις) Σεμινάρια εκπαίδευσης. Ειδικά προγράμματα για την ασφάλεια ή τις νέες τεχνολογίες. Εκδήλωση ανοιχτή στο κοινό για τους εργαζομένους και τις οικογένειές τους. Πάρτι, δεξιώσεις και άλλες κοινωνικές εκδηλώσεις.

Μη ελεγχόμενα και ελεγχόμενα ΜΜΕ Τα ελεγχόμενα μέσα χρησιμοποιούνται εκτεταμένα στα προγράμματα για τις σχέσεις με τους εργαζομένους. Τα πιο συχνά ελεγχόμενα μέσα είναι: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ο προσωπικός τηλεφωνητής. Οι ιστοσελίδες και τα Σημειώματα.

Μη ελεγχόμενα και ελεγχόμενα ΜΜΕ Επίσης συχνά χρησιμοποιούνται Οι εκδόσεις των εργαζομένων όπως τα περιοδικά, οι εφημερίδες και τα ενημερωτικά δελτία που απευθύνονται σε συγκεκριμένες ομάδες ή βαθμίδες εργαζομένων όταν αναφερόμαστε σε μεγαλύτερους οργανισμούς. Οι εκδόσεις αυτές είναι επαγγελματικές και εξειδικευμένες, δημιουργικές τόσο στο γραπτό τους περιεχόμενο όσο και στον τρόπο που έχουν σχεδιασθεί.

Μη ελεγχόμενα και ελεγχόμενα ΜΜΕ Άλλες ελεγχόμενες μορφές μέσων που χρησιμοποιούνται στα προγράμματα δημοσίων σχέσεων με τους εργαζομένους είναι: Πίνακες ανακοινώσεων. Τηλεφωνικές γραμμές σε περιόδους κρίσεων ή γραμμές ενημέρωσης. Πληρωμένες καταχωρήσεις. Εσωτερική τηλεόραση. Φιλμ. Dvd. Συναντήσεις. Τηλεδιασκέψεις. Παρουσιάσεις με οπτικοαουστικά μέσα. Βιβλιαράκια, φυλλάδια, μπροσούρες. Προφανώς δίνεται έμφαση στα ελεγχόμενα μέσα επικοινωνίας/

Αποτελεσματική επικοινωνία Οι ίδιες αρχές αποτελεσματικής επικοινωνίας που εφαρμόζονται και σε άλλες μορφές δημοσίων σχέσεων εφαρμόζονται και στις σχέσεις με τους εργαζομένους, αν και θα πρέπει να υπογραμμιστούν: Οι αρχές της αμφίδρομης επικοινωνίας και Της συμμετοχής του κοινού.

Αξιολόγηση Εκτός των γνωστών εργαλείων μέτρησης των αποτελεσμάτων στις δημόσιες σχέσεις έχουν αναπτυχθεί μια σειρά από τεχνικές έρευνες που αφορούν αποκλειστικά την εσωτερική επικοινωνία στους οργανισμούς. Συνεχόμενες έρευνες καταμέτρησης αποφέρουν ποσοτικές μετρήσεις των αναφερόμενων στόχων. Τα αποτελέσματα των στόχων επίσης μπορεί να εκτιμηθούν από τη θέση τους στη δημοσιότητα και τη συμμετοχή των εργαζομένων στα προγράμματα.

Σχέσεις με τα μέλη Οι οργανώσεις μελών περιλαμβάνουν: Ενώσεις εμπορίου και επιμελητήρια. Επαγγελματικές ενώσεις. Εργατικά συνδικάτα. Ομάδες συμφερόντων. Κοινωνικές και θρησκευτικές οργανώσεις. Κάθε μία από αυτές έχει την ανάγκη επικοινωνίας μεταξύ των αξιωματούχων της και των μελών της.

Σχέσεις με τα μέλη Έρευνα. Στόχοι. Προγραμματισμός. Αξιολόγηση.

Έρευνα: Έρευνα για τον πελάτη: Περιλαμβάνει Έρευνα για την ακριβή φύση του οργανισμού του σκοπού του, τις κεντρικές εγκαταστάσεις και το προσωπικό του. Έρευνα για την οικονομική του κατάσταση, τη φήμη στο γενικό κοινό και κυρίως στα δικά του μέλη. Έρευνα για τις πρακτικές δημοσίων σχέσεων που εφάρμοζε στο παρελθόν ή της εικόνας του οργανισμού και τα ευάλωτα σημεία του.

Έρευνα: Έρευνα για την αξιοποίηση της ευκαιρίας ή τον εντοπισμό του προβλήματος: Μακροχρόνιο πρόγραμμα ενεργητικής δράσης ή Βραχυχρόνιο πρόγραμμα παθητικής αντίδρασης που θα αντιμετωπίζει συγκεκριμένο πρόβλημα. Ανάλυση εξόδων για το πρόγραμμα σε αυτό το σημείο.

Έρευνα: Έρευνα προτιμήσεων του κοινού: Αναγνώριση των ομάδων κοινού στόχου για επικοινωνία.

Έρευνα ομάδων κοινού στόχου Εργαζόμενοι του οργανισμού. Αξιωματούχοι του οργανισμού. Μέλη του οργανισμού. Εθνικά ή τοπικά παραρτήματα. Σχετικές ή άλλες συναφείς οργανώσεις.

Στόχοι Στόχοι επίδρασης και Στόχοι αποτελέσματος. Θα πρέπει να είναι ποσοτικοί και όσο το δυνατόν περισσότεροι.

Παραδείγματα στόχων επίδρασης: Να αυξηθεί η γνώση των μελών για τις εξελίξεις, τις πολιτικές ή τις δραστηριότητες του οργανισμού (κατά 50% κατά τη διάρκεια του τρέχοντος έτους). Να προκληθούν (30%) πιο ευνοϊκές στάσεις των μελών απέναντι στον οργανισμό (κατά τη διάρκεια των μηνών του Οκτωβρίου και του Νοεμβρίου).

Παραδείγματα στόχων αποτελέσματος Αναφέρονται στην κατανομή ή την εκτέλεση ελεγχόμενων μορφών επικοινωνίας: Να προετοιμάσουν και να τροφοδοτούν την επικοινωνία με τα μέλη σε τακτική βάση για το έτος 2013. Να προετοιμάσουν και να διενεργήσουν συνελεύσεις για τα μέλη, σεμινάρια και άλλες συναντήσεις στο 1ο εξάμηνο του 2013.

Προγραμματισμός Ο προγραμματισμός περιλαμβάνει: Την κεντρική ιδέα και τα μηνύματα. Το ειδικό(ά) γεγονότα. Τα ελεγχόμενα μέσα και Τις αρχές της αποτελεσματικής επικοινωνίας. Αυτοί οι παράγοντες είναι ίδιοι για τα μέλη των οργανισμών όπως και για τις σχέσεις με τους εργαζομένους εκτός από τις μορφές δράσεων ή ειδικών γεγονότων και των μορφών επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται.

Προγραμματισμός Ενέργειες ή τα ειδικά γεγονότα μπορεί να είναι: Συνελεύσεις. Σεμινάρια. Συνέδρια. Η κεντρική διοίκηση υποχρεούται να διοργανώνει τέτοιες συγκεντρώσεις για τα μέλη. Άλλες ενέργειες περιλαμβάνουν: Προώθηση της έρευνας στον συγκεκριμένο κλάδο. Προετοιμασία κλαδικών στατιστικών και δεδομένων. Ανάπτυξη επαγγελματικών κριτηρίων και ηθικών κωδίκων.

Προγραμματισμός Οι επικοινωνίες με τα μέλη είναι περιορισμένες στα ελεγχόμενα μέσα: Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ιστοσελίδες. Ενημερωτικά δελτία και άλλες εκδόσεις μελών. Μπροσούρες. Φυλλάδια.

Αξιολόγηση Η επιτυχία των προγραμμάτων δημοσίων σχέσεων μπορεί να συνδέεται απευθείας με τους στόχους επίδρασης που τίθενται στο ξεκίνημα ενός προγράμματος. Υπήρξε ευνοϊκή αντίδραση από τα μέλη; Αυξήθηκε ή μειώθηκε ο αριθμός των μελών; Αυξήθηκαν οι πληροφορίες για αιτήσεις μελών;