Docutracks Υποστήριξη Επιχειρησιακών Διαδικασιών που αποτυπώνονται στη Διαχείριση και Διακίνηση Εγγράφων

Το πρόβλημα Διαχείριση μεγάλου όγκου εγγράφων σε έντυπη μορφή και με μεγάλη διασπορά στην φυσική αποθήκευσή τους. Χρόνος και δυσκολία διακίνησης των εγγράφων εντός της οργανικής δομής του φορέα. Δυσκολία παρακολούθησης της κατάστασης ενός εγγράφου και των ενεργειών που έχουν πραγματοποιηθεί σε σχέση με αυτό. Ύπαρξη πολλαπλών αντιγράφων του ίδιου εγγράφου τα οποία συχνά μπορεί να έχουν και διαφορές μεταξύ τους. Σπατάλη χρόνου (κυρίως διακίνησης) και χρήματος (εκτυπώσεις, διακίνηση με παραδοσιακό τρόπο κλπ). Ελλιπής γνώση της διοίκησης κάθε στιγμή για την εξέλιξη θεμάτων και υποθέσεων

Η λύση Παροχή δυνατότητας άμεσης και διαβαθμισμένης πρόσβασης σε όλα τα έγγραφα από παντού, ανάλογα με τα δικαιώματα και τις αρμοδιότητες του χείριστη/υπογράφοντος. Αυτοματοποίηση όλων των τετριμμένων εργασιών διεκπεραίωσης και διακίνησης εγγράφων εντός του φορέα με διάφανο τρόπο. Έλεγχος κατάστασης του εγγράφου ανά πάσα στιγμή. Αυτόματη ηλεκτρονική διεκπεραίωση υποχρεώσεων φορέα με εξωτερικά συστήματα και φορείς ( , προώθηση σε ΔΙΑΥΓΕΙΑ, χρονοσήμανση, ψηφ. Υπογραφές, κ.α.).

Τι είναι το Docutracks Σύστημα για την κεντρική διαχείριση και διακίνηση των εγγράφων ενός οργανισμού, προσαρμοσμένο με σύγχρονο τρόπο στη λογική λειτουργίας ενός δημόσιου φορέα. Μεταφέρει στον ψηφιακό κόσμο και αυτοματοποιεί πάγιες πρακτικές της διοίκησης που αφορούν στη ροή εργασίας που αποτυπώνεται σε έγγραφα, ώστε αυτές να εκτελούνται άμεσα και πιο αποδοτικά

Τι παρέχει το Docutracks : Ενοποιημένη λειτουργία διακριτών διεργασιών με βέλτιστο και αυτόματο τρόπο – Διαχείριση Εγγράφων – Διακίνηση – Δημοσίευση – Προώθηση Εγγράφων – Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο – Διαχείριση Ροών Εργασίας Με δυνατότητες – Διαχείρισης Οργανωτικής Δομής και καθορισμού αρμοδιοτήτων – Καταγραφής Ενεργειών Χρήστη (Ιστορικό εγγράφων). – Υπογραφής – έγκρισης των εγγράφων από όλους τους εμπλεκόμενους στη σχετική διαδικασία που αφορά το θέμα του καθενός – εύκολη ενσωμάτωση της ψηφιακής υπογραφής – Αυτόματης ηλεκτρονικής προώθησης ( , ΔΙΑΥΓΕΙΑ κλπ) Φιλικό και οικείο περιβάλλον ανάλογο με αυτό της διαχείρισης του , άμεση αφομοίωση - εξοικείωση χρηστών

Πλεονεκτήματα Ενοποιημένη βέλτιστη προσέγγιση βασικών λειτουργιών με απλουστεύσεις και συντομεύσεις – Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο – Διαχείριση Εγγράφων – Υποστήριξη διαδικασιών Σχεδιασμένο εξ’ αρχής για δημόσιους φορείς αφού βασίστηκε στην κωδικοποίηση του ΚΕΔΥ Πλήρως Web Based Λειτουργεί όπως το Δεν απαιτεί σημαντικές υποδομές H/w και S/w. Εγκαθίσταται και λειτουργεί άμεσα σε υφιστάμενες υποδομές h/w και s/w Καλύπτει εγγενώς το μεγαλύτερο μέρος των απλών επιχειρησιακών διαδικασιών ενός δημόσιου φορέα και μπορεί να μειώσει κατά 60%-80% τον καθημερινό διαχειριστικό φόρτο της γραφειοκρατίας

Σε ποιους απευθύνεται Δημόσιους φορείς κάθε μεγέθους : – Από μικρούς δήμους με χρήστες και μερικές εκατοντάδες έγγραφα μέχρι – Υπηρεσίες της κεντρικής διοίκησης με χιλιάδες χρήστες και εκατομμύρια έγγραφα Σε κάθε φορέα που διαχειρίζεται σημαντικό όγκο εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας και εγγράφων, στα οποία βασίζεται ο πυρήνας της δραστηριότητάς του

Χρήστες Όλοι οι υπάλληλοι του οργανισμού που παράγουν, παραλαμβάνουν, επεξεργάζονται και διακινούν έγγραφα προς ενέργεια, έγκριση - υπογραφή ή προς ενημέρωση Με το Docutracks έγγραφα μπορούν να καταχωρούν και να λαμβάνουν αριθμό πρωτοκόλλου όλοι οι αρμόδιοι – εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι.

Αποτέλεσμα Μέσα από την ενοποιημένη και συνδυασμένη λογική λειτουργίας διαφορετικών διεργασιών υποστηρίζει αποδοτικά και 100% τις επιχειρησιακές διαδικασίες που αποτυπώνονται σε έγγραφα – το σύνολο των διαδικασιών ενός δημόσιου φορέα Σημαντική μείωση του φόρτου εργασίας για διεκπεραίωση τετριμμένων εργασιών Λειτουργία οργανισμού ηλεκτρονικά και χωρίς έντυπα έγγραφα (Paperless Office) Άμεση απόκριση και ενημέρωση για την εξέλιξη υποθέσεων πολιτών

Διαδικασίες Διεκπεραίωσης εισερχομένων – Παραλαβή, Πρωτοκόλληση, Αποστολή, Χρέωση, Επιστροφή, Αρχειοθέτηση, Απάντηση Διεκπεραίωσης εξερχομένων – Καταχώρηση, Πρωτοκόλληση, Εσωτερική Διανομή, Αποστολή σε εξωτερικό παραλήπτη ( ), Δημοσίευση σε Ιστότοπο και ΔΙΑΥΓΕΙΑ Εσωτερικής Διακίνησης, διαμόρφωσης και έγκρισης – Σύνταξη, Αποστολή προς υπογραφή, Υπογραφή, Ανάκληση Υπογραφής, Επιστροφή προς διόρθωση, Μετατροπή σε εξερχόμενο (αυτόματη πρωτοκόλληση, αποστολή και δημοσίευση)

Βασική λογική λειτουργίας Κάθε υπάλληλος βλέπει τα έγγραφά επί των οποίων πρέπει να πραγματοποιήσει κάποια πράξη ο ίδιος, τα οποία καταλήγουν στην προσωπική ηλεκτρονική του θυρίδα (όπως με ένα συμβατικό web mail client). Μπορεί ο ίδιος να προσθέτει καινούρια έγγραφα (σε ψηφιακή μορφή) και να τα διακινεί προς χρήστες ή ομάδες χρηστών Οι παραλήπτες των εγγράφων βλέπουν αντίστοιχα τα έγγραφα που τους αφορούν στην δική τους θυρίδα (σαν τους παραλήπτες των s) Τα δικαιώματα προβολής και διαχείρισης των εγγράφων κάθε χρήστη είναι συναρτώμενα : – Με τη θέση στο οργανόγραμμα του φορέα, του ρόλου και των ειδικότερων εξουσιοδοτήσεων και αρμοδιοτήτων που έχει – Της υπηρεσιακής μονάδας που ανήκει – Του τρόπου αποστολής του εγγράφου προς αυτόν ή την ομάδα του

Web mail διεπαφή με το χρήστη

Βασικά Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Καταχώρηση όλων των εγγράφων και των συνημμένων τους σε ψηφιακή μορφή Συγκέντρωση όλων των εγγράφων σε κεντρική αποθήκη Επιμερισμός της ευθύνης καταχώρησης και πρωτοκόλλησης σε ΟΛΟΥΣ τους αρμόδιους υπαλλήλους - χειριστές, όχι μόνο στο «Πρωτόκολλο» Διαχείριση Εγγράφων

Βασικά Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Διακίνηση των εγγράφων μεταξύ: – Χρηστών & Ομάδων – Από και προς εξωτερικούς αποδέκτες Υποστήριξη διακριτών λειτουργιών διακίνησης, όπως – Αποστολή | Χρέωση | Γνωστοποίηση | Επιστροφή Προσομοίωση της εσωτερικής διανομής εγγράφων με τη διαχείριση «αντιγράφων» στις διάφορες ΥΜ και παρακολούθηση του κάθε αντιγράφου χωριστά Διακίνηση Εγγράφων

Βασικά Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Προσθήκη του αριθμού πρωτοκόλλου πάνω στο ίδιο το ψηφιακό αντίγραφο Αυτοματοποιημένη πρωτοκόλληση σε κάθε επίπεδο ιεραρχικής οργάνωσης του οργανισμού [π.χ.: ΥΠΠΟ/ΓΔΥ/ΔΙΠΤ/3200/43/23] Υποστήριξη πρωτοκόλλησης τόσο κατά την καταχώριση όσο και κατά τη διακίνηση των εγγράφων Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο

Εργαλείο διαχείρισης ιεραρχίας Δικαιώματα προβολής με βάση τό ρόλο στην ομάδα και τη θέση της ομάδας στην ιεραρχία Υποστήριξη οριζόντιων ομάδων (λ.χ. Επιτροπές, Δ.Σ.) Υποστήριξη υπηρεσιακών μεταβολών Ευελιξία σε απρόβλεπτες καταστάσεις (λ.χ. Απουσία προϊσταμένου, κώλυμα στην υπογραφή), με πρόνοια για την επιτάχυνση της διαδικασίας (αναπλήρωση προϊσταμένων, υπογραφή από ανώτερο) Βασικά Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Ιεραρχία

Πλήρης συμμόρφωση με τον Κώδικα Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών (ΚΕΔΥ) Υποστήριξη όλων των τύπων εγγράφων (ευρείας χρήσης, απόφαση, εγκύκλιος, κλπ) Ροές εργασίας με γενική εφαρμογή για διεκπεραίωση εισερχομένων, εξερχομένων, σχεδίων, ΦΕΑ Φιλικότητα & Ευχρηστία - Χαμηλές απαιτήσεις εκπαίδευσης – Οικείο περιβάλλον διεπαφής – Οικεία ορολογία και λειτουργικότητα Βασικά Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Κανόνες και Πρότυπα

Βασικά Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Παρακολούθηση της κατάστασης των εγγράφων: – Σε ποιες υπηρεσίες βρίσκεται ένα έγγραφο – Σε ποιους χρήστες είναι χρεωμένο – Σε ποια κατάσταση βρίσκεται σε κάθε υπηρεσία – Προβολή πλήρους και αναλυτικού ιστορικού Έλεγχος και Μέτρηση

Βασικά Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Διασύνδεση με τρίτα συστήματα, όπως Δημόσιο site του οργανισμού (δημοσίευση αποφάσεων) ΔΙΑΥΓΕΙΑ (δημοσίευση αποφάσεων) Τρίτα συστήματα [ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου – διαχείρισης αποφάσεων] Διασύνδεση με τρίτα συστήματα

Ειδικές προσαρμογές Προσαρμόσιμο οργανόγραμμα με βάση το σχέδιο οργάνωσης φορέα Πέραν της διοικητικής ιεραρχίας, υποστήριξη οριζοντίων ομάδων, όπως πολιτική ηγεσία (αιρετοί), Συμβούλια, επιτροπές, λοιπά συλλογικά και ατομικά ad hoc όργανα Ειδική εφαρμογή διαχείρισης ημερήσιας διάταξης συνεδρίασης Συμβουλίου

Ομάδες λειτουργιών του συστήματος Καταχώρηση εγγράφου (εξερχόμενο) Πρωτοκόλληση Διεκπεραίωση εξερχομένου – Καταχώρηση, εσωτερική διακίνηση, έγκριση από ιεραρχία, δημοσίευση Διεκπεραίωση εισερχομένου – Καταχώρηση, Αποστολή, Χρέωση, Αρχειοθέτηση Απάντηση σε εισερχόμενο – Καταχώρηση, Χρέωση, Απάντηση Διεκπεραίωση σχεδίων αποφάσεων Αναζήτηση και εύρεση εγγράφων Παρακολούθηση πορείας και κατάστασης εγγράφων