Διοικηση Επιχειρησεων Σημειωσεις παραδοσεων Α. Κορρε 2η Σειρα

1.Περι Εξουσιας

Διευκρινισεις σε τρεις εννοιες στις σχεσεις εξουσιας. Ευθυνη = Υποχρεωση καποιου που κατεχει μια θεση εργασιας να κανει κατι πχ να λαβει μιαν αποφαση. Δυναμη = Η δυνατοτητα ενός ατομου να επιβαλει τις επιθυμιες του στους αλλους επηρρεαζοντας τη συμπεριφορα τους. Εξουσια = Νομιμη Δυναμη = Δικαιωμα να κανει κατι. Σημασια εχει να διακρινουμε (α)το περιεχομενο της εξουσιας και (β) τον τροπο με τον οποιο μεταβιβαζεται.

Πως λειτουργει η εξουσια – Γενικες Αρχες Μεταβιβασης. Η τηρηση της κλιμακας εξουσιας να είναι συνεχης και να τηρειται κατά τη μεταβιβαση εντολων. Τα ιεραρχικα επιπεδα να τηρουνται χωρις πισωγυρισματα. Αντιστοιχια Ευθυνης-Εξουσιας Ενοτης εντολων: Ο κάθε διοικουμενος μονο έναν προισταμενο. (Δεν ισχυει στη μητρικη μορφη). Απολυτη ευθυνη του προισταμενου για ενεργειες υφισταμενων του. Γραμμικη εξουσια – Λειτουργικη εξουσια

Γραμμικη – Επιτελικη σχεση εξουσιας Γραμμικη σχεση = σχεση προισταμενου/υφισταμενου Επιτελικη σχεση = καθαρα συμβουλευτικος ρολος. Συχνες οι παρανοησεις από λαθος η από προθεση. Φοβος των γραμμικων για μειωση της εξουσιας τους Διαφορα ηλικιας Διαφορετικες αντιληψεις

2.Περι Συγκεντρωσης Εξουσιας

Συγκεντρωση – Αποκεντρωση Εξουσιας Συγκεντρωση εξουσιας = συγκεντρωση στα ανωτερα κλιμακια. Αποκεντρωση εξουσιας = το αντιθετο Ποιοτικη εκτιμηση του βαθμου αποκεντρωσης επιχειρησης: Αριθμος αποφασεων που λαμβανονται σε κατωτερα ιεραρχικα επιπεδα, Σπουδαιοτητα αυτων. Ελεγχος αυτων (προληπτικα-απολογιστικα).

Διαφορες μορφες αποκεντρωσης

Πλεονεκτηματα/μειονεκτηματα αποκεντρωσης Πλεονεκτηματα αποκεντρωσης: Αυξανει τον διαθεσιμο χρονο των ανωτερων στελεχων. Βελτιωνει την παρακινηση των κατωτερων. Αυξανει η υπευθυνοτητα. Καλλιτερη ποιοτητα αποφασεων. Καλλιτερη ευελιξια της οργανωσης Αναπτυξη ικανων στελεχων (middle management).

Πλεονεκτηματα της συγκεντρωσης. Η συγκεντρωση εξουσιας στην κορυφη διευκολυνει τον συντονισμο. Και αντιστροφως Εξισορροπει αντιθεσεις μεταξυ τμηματων Καλλιτερες στρατηγικες/λειτουργικες αποφασεις. Αποφυγη επαναληψεων (duplication) Αποτελεσματικη διαχειριση σε περιπτωσεις κρισεων.

Αναθεση καθηκοντων (delegation of duty) και υπευθυνοτης προισταμενου.

Αναθεση καθηκοντων - Εμποδια Ελλειψη εμπιστοσυνης στην ικανοτητα υφισταμενων. Ελλειψη ικανων υφισταμενων. Μη αποδοχη των καθηκοντων από τους υφισταμενους. Παθητικη- Ενεργητικη. Ελλειψη καθορισμου καθηκοντων. Φοβος προισταμενων για ανταγωνισμο από υφισταμενους. Εγωισμος – μειωση του κυρους από αναθεσεις.

Για να εχουμε μια αποτελεσματικη αναθεση καθηκοντων… …χρειαζονται τεσσερα βασικα βηματα. Καθορισμος των καθηκοντων που θα μεταβιβαστουν. Αναθεση, δηλαδη επικοινωνια με στοχο την κατανοηση, παρακινηση και αποδοχη από τον υφισταμενο. Καθορισμος του τροπου ελεγχου, και Αξιολογηση των αποτελεσματων της αναθεσης. Η αναθεση πρεπει να αποφευγεται οσακις τα καθηκοντα είναι (α)κρισιμα και δεν επιδεχονται λαθη, και (β) όταν είναι πολύ αφηρημενα και δυσκολα κατανοητα από τον υφισταμενο.

3. Περι Συντονισμου

Συντονισμος

Ο συντονισμος της οργανωσης και οι μηχανισμοι του. Ο Thomson διακρινει τρεις κατηγοριες μηχανισμων συντονισμου: Τυποποιηση των λειτουργιων της εταιρειας Σχεδιασμος δρασεων και πολιτικων αυτης Αμοιβαια προσαρμογη

Με βαση τις εργασιες του Thomson o Mintzberg προτεινει 5 τροπους συντονισμου. Αμοιβαια προσαρμογη = Αμεσες προσωπικες σχεσεις/διαθεση συνεργασιας. Αμεση εποπτεια = Εντολες, οδηγιες, συμβουλες, ελεγχος υφισταμενων. Τυποποιηση των εργασιων = Ποτε και πως θα γινονται. Τυποποιηση ικανοτητων και γνωσεων = Προδιαγραφη των γνωσεων και ικανοτητων των εργαζομενων ώστε να προκυπτει εναρμονισμενο αποτελεσμα. Πολύ σημαντικη είναι η αμοιβαια προσαρμογη και για αυτή καθοριστικη η εταιρικη κουλτουρα.

4. Περι Οργανωσης

Τυπικοτητα της οργανωσης - Οργανογραμμα Ορισμος: Ο επισημος, γραπτος προσδιορισμος των.. Τμηματων, Θεσεων εργασιας, Ρολων, Σχεσεων εξουσιας, Διαδικασιων Κανονισμων λειτουργιας

Το Οργανογραμμα (1) Η σχηματικη απεικονιση του σκελετου, της αρχιτεκτονικης της οργανωσης. Ένα οργανογραμμα δειχνει: Κυρια και βοηθητικα τμηματα Θεσεις εργασιας και τιτλους Γραμμες εξουσιας Τη θεση κάθε εργαζομενου Τη φυση εργασιας Τα επιπεδα ιεραρχιας Τη βασικη ροη πληροφοριων

Οργανογραμμα (2) Το οργανογραμμα δεν απεικονιζει: Το περιεχομενο κάθε εργασιας Τις ατυπες σχεσεις και ομαδες Τη δυναμη κάθε θεσης και του κατοχου της Τους μηχανισμους συντονισμου (δειχνει μονο τις γραμμες εξουσιας). Το οργανογραμμα συνηθως συνοδευεται από το εγχειριδιο οπου αναλυονται οι κυριες υπευθυνοτητες, η αποστολη, που λαμβανονται ποιες αποφασεις, οι βασικες σχεσεις συνεργασιας και οι ομαδες συντονισμου.

Job description: Περιγραφη θεσης εργασιας Η περιγραφη μπορει να θεωρηθει ως μια ουσιαστικη συμπληρωση του οργανογραμματος και περιλαμβανει: Γενικα στοιχεια (Τιτλος, τομεας, που αναφερεται) Με ποιες άλλες θεσεις συνεργαζεται Τον σκοπο της θεσης Τον καταλογο καθηκοντων

Συγχρονες τασεις στις οργανωτικες δομες. Λιτες δομες: Μειωση των υποστηρικτικων (επιτελικων) τμηματων και ενισχυση των παραγωγικων μοναδων. Συνεπαγοντα την αυξηση του ευρους διοικησης και τη μειωση ιεραρχικων μοναδων (= μειωση κοστους). Οριζοντιες δομες: Καταργηση στεγανων μεταξυ τμηματων, επικοινωνια και συνεργασια τμηματων, δημιουργια cross-functional teams. Ρευστες δομες: Υψηλη δυνατοτητα εναλλαγης ρολων, καθηκοντα αλλαζουν με τις αναγκες του εργου, ευρυτερη ποικιλια γνωσεων και δεξιοτητων εργαζομενων. Δικτυωτες (κυτταρικες) δομες: Επιχειρηση πυρηνας (core firm) που συντονιζει κεντρικα το δικτυο επιχειρησεων με outsourcing.

Oργανωτικα Μοντελα Quinn Ευελιξια Ανοικτο Συστημα Ανθρωπινων Πορων Εξωστρεφεια Εσωστρεφεια Μοντελο Αποδοσης Γραφειοκρατικο Ελεγχος

10 Γενικα κριτηρια αξιολογησης της αποτελεσματικοτητας στην οργανωση. Σαφηνεια ρολων Συντονισμος Καλη αξιοποιηση πορων (λιτη οργανωση) Στρατηγικη ευθυγραμμιση Προσανατολισμος στην αγορα Προσαρμοστικοτητα & ευελιξια Αποτελεσματικη διοικηση & ελεγχος Αξιοποιηση στελεχων Συμβολη στην εταιρικη κουλτουρα. Επιχειρηματικοτητα – συνεχης βελτιωση – μαθηση.

5. Περι Επιχειρησιακου Ελεγχου

Ο ελεγχος στην Επιχειρηση Ορισμος: Το συνολο των δραστηριοτητων που εξασφαλιζουν την παρακολουθηση και αξιολογηση Λειτουργιων Συμπεριφορων Αποτελεσματων ..ολων των συντελεστων της οργανωσης της επιχειρησης.

Τα πεντε βασικα σταδια ελεγχου. Καθορισμος προτυπων (standards) για συγκεκριμενα αποτελεσματα, στοχους κτλ. Παρακολουθηση-Αξιολογηση-Μετρηση Συγκριση (αποτελεσματων και συμπεριφορων) με τα προτυπα. Αναλυση αποκλισεων – Αιτια Διορθωση αποκλισεων

Ειδη ελεγχου Προγενεστερος η προδραστικος Αντιδραστικος (κατά τη διαρκεια της δρασης) Μεταδραστικος (μετα την ολοκληρωση της δρασης) Επισης διακρινουμε: Εσωτερικους/Εξωτερικους, και Κυβερνητικους = Αυτοματοποιημενους Μη Κυβερνητικους = Εξωτερικους

Συστηματα, μεσα και τεχνικες ελεγχου. Προυπολογισμοι (budget) Συστηματα οικονομικου ελεγχου (δεικτες και μοντελα) Συστηματα ελεγχου παραγωγης PERT, GANTT, Material Requirements Planning κτλ Συστηματα ελεγχου μαρκετιγκ. Συστηματα ελεγχου προσωπικου. Δεικτες μετρησης ελεγχου επιδοσεων Key Performance Indicators

8 Κριτηρια αποτελεσματικου ελεγχου. Ακριβεια Αντικειμενικοτητα Χρονικη καταλληλοτητα Καταλληλη διευθυνση Εστιαση Ευελιξια Οικονομικοτητα (= συνδεση με τον προγραμματισμο) Αποδοχη από τους ελεγχομενους

6. Περι Οργανωσιακης Κουλτουρας

Οργανωσιακη Κουλτουρα

Ορισμοι της οργανωσιακης κουλτουρας Thevenet: Ένα συνολο συμβολων και υποκειμενικων εμπειριων που καθιστουν τη δραση δυνατη. Business Week: Δυσκολο να κατανοηθει, σαν να βαζεις το χερι μεσα στο συννεφο. Pettigrew: Συστημα από ‘’σημασιες’’ που εχουν γινει δημοσια και συλλογικα αποδεκτες από ομαδα ατομων σε δεδομενο χρονο. Hall: δεν υπαρχει ουτε μια οψη της ανθρωπινης ζωης που να μην επηρρεαζεται από κουλτουρα. Kilmann: Ο τροπος που συμβαινουν πραγματα εδώ μεσα. Και αλλοι ορισμοι.

Ιδιοτητες της κουλτουρας κατά Kilmann Κατευθυνση = Θετικη η αρνητικη Εκταση = Ποσο διαδεδομενη Ενταση = Ποια πιεση ασκειται στα μελη Επισης προσθετει ο Hall: H κουλτουρα είναι επικτητη Οι οψεις της είναι αλληλοεξαρτωμενες Είναι κοινη δηλαδη την ασπαζονται όλα τα μελη της ομαδας (και ετσι καθοριζονται τα ορια της).

Σχηματισμος κουλτουρας Πολλες θεωρητικες αποψεις. Kilmann, Selznik, Sheriff, Blake, Ash, Mouton Schein Bosche & Lemaitre Pettigrew: Σημαντικος ο ρολος του ιδρυτη της οργανωσης.

Διακρινουμε: Εσωτερικη/Εξωτερικη κουλτουρα Υποκουλτουρες στα διαφορα τμηματα Ιδανικη/ Πραγματικη κουλτουρα (χασμα κλιματος κατά Kilmann) Αντιλαμβανομενη / Επιθυμητη κουλτουρα H κουλτουρα μπορει να ωθει προς παραγωγικες ενεργειες, αλλα και προς την καταστροφη (Kilmann). H κουλτουρα κινητοποιει τη διαθεση, τις δρασεις και τη συνειδητοποιηση, εξασφαλιζει την αφοσιωση (Pettigrew)

O Schein συσχετιζει την κουλτουρα με την αποτελεσματικοτητα μιας επιχειρησης.. Κατά την αποψη του επηρρεαζει: Στρατηγικη Αποδοχη καινοτομιων/τεχνολογιας Συγκρουσεις ομαδων /εσωτερικο ανταγωνισμο Αναποτελεσματικες συσκεψεις Κακη επικοινωνια Παραγωγικοτητα

Οι τυποι οργανωσιακης κουλτουρας κατά Harrison & Handy ΔΙΑΣ = ΔΥΝΑΜΗ Συγκεντρωτικο/αυταρχικο ΑΠΟΛΛΩΝ= Ρολοι/Διαδικασιες/Κανονισμοι ΑΘΗΝΑ=ΕΡΓΟ/Ομαδες Εργασιας ΔΙΟΝΥΣΟΣ=Ατομο/Ομαδες/Ευελιξια/Φιλοτιμο

Τυπολογια των Ανταγωνιστικων Αξιων κατά Quinn Ευελιξια Ανοικτο Συστημα= Adhocracy Culture Ανθρωπινων Πορων = Clan culture Εξωστρεφεια Εσωστρεφεια Μοντελο Αποδοσης=Market culture Γραφειοκρατικο= Hierarchy Culture Ελεγχος

O ρολος του ιδρυτη. Διαθετει οραμα για το μελλον και εξουσια Συγκεντρωνει ατομα που ενστερνιζονται τις αποψεις του/μαζυ δημιουργουν την οργανωση. Αυτοι θα αποτελεσουν το τον πυρηνα της επιχειρησης. Τα πιστευω τους αντικατοπτριζονται στα συστηματα. Παραδειγμα ο Walt Disney.

O ρολος του μανατζερ Υποδειγμα συμπεριφορας για τους συνεργατες του. Δινει εμφαση/υποστηριζει/διαδιδει τα επιθυμητα στοιχεια κουλτουρας/ αποθαρρυνει αναπτυξη μη επιθυμητων. Συλλαμβανει και επικοινωνει τα στοιχεια κουλτουρας. Μεσα από την αξιολογηση/Ανταμοιβες/Τιμωριες επιβαλλει την κουλτουρα που επιθυμει. Εχουν ευθυνη για την προσαρμογη της κουλτουρας στις εσωτερικες/εξωτερικες αλλαγες.

Παραγοντες που επηρεαζουν την κουλτουρα Συστηματα πχ διαφανες και αντικειμενικο συστημα προαγωγων, συστημα αμοιβων με βαση τα αποτελεσματα. Δομες προσανατολισμενες στην εξυπηρετηση πελατων Τεχνολογια πχ επιδραση πληροφορικης και τηλεπικοινωνιων στην κουλτουρα. Στρατηγικες (α) διαφοροποιησης ποιοτητα, καινοτομια, αναληψη κινδυνων, και (β) κοστους αποδοτικοτητα, πειθαρχια, ελεγχος.

Η επιδραση των περιβαλλοντων στην κουλτουρα Θεσμικο πλαισιο - νομοθεσια Κρατικες πολιτικες Απαιτησεις πελατων Συμπεριφορες ανταγωνιστων (structure, conduct, performance) H κουλτουρα είναι περισσοτερο κλαδικη παρα εταιρικη. Βασικο ζητημα για την προσαρμογη της κουλτουρας είναι μεταξυ της υφισταμενης και της επιθυμητης κουλτουρας

Προσαρμογη της κουλτουρας Δυναμικο Περιβαλλον Στοιχεια Ανοικτου Συστηματος Εμφαση στο χαμηλο κοστος Μοντελο Αποδοσης Μεγαλο μεγεθος επιχειρησης Μοντελο εσωτερικων διαδικασιων (γραφειοκρατικο)

Αλλαγη κουλτουρας στην επιχειρηση. Βασικη προσεγγιση. Συστημικη προσεγγιση Συμμετοχικη προσεγγιση Στρατηγικη ευθυγραμμιση στις αναγκες Μακροπροθεσμη προοπτικη Υποστηριξη από την ανωτατη διοικηση Προσαρμογες στις σχεσεις αιτιο-αιτιατο.

Ενεργειες για την αλλαγη κουλτουρας Διαγνωση/ αναλυση της υφισταμενης Διατυπωση της επιθυμητης κουλτουρας Προσδιορισμος του χασματος (gap analysis) Διαμορφωση των νεων αξιων, αρχων, πιστευω Προσδιορισμος νεων ρολων, συμπεριφορων, δεξιοτητων. Πρωτα προσδιοριζονται οι ενεργειες/μεθοδοι/μεσα Επειτα υλοποιουνται οι αλλαγες στις δομες Τελος, παρακολουθηση/αξιολογηση των αποτελεσματων.

Ο ρολος του Ηγετη ιδιαιτερα σημαντικος στην αλλαγη κουλτουρας. Επικοινωνει και διαδιδει τα επιθυμητα στοιχεια κουλτουρας στους συνεργατες του. Η προσοχη του αποτελει τροπο διαδοσης κουλτουρας. Τα κριτηρια με τα οποια αξιολογει συνεργατες (ανταμοιβει, προαγει, απολυει) αποτελουν μηχανισμο διαμορφωσης (ενιοτε ισχυροτερο από τα γραπτα). Τα κριτηρια κατανομης πορων εξισου σημαντικα (πως κατανεμεται το χρημα, οι θεσεις, ο χρονος, ο χωρος κτλ) ΤΕΛΟΣ και εξαιρετικα σημαντικο: Ο ηγετης εξασφαλιζει τη συμβατοτητα των δομων, διαδικασιων και μεθοδων με την επιθυμητη κουλτουρα.