Ολοκλήρωση Έργου και Ανασκόπηση ΔΡ. ΑΠΟΣΤΟΛΟΣ ΡΑΦΑΗΛΙΔΗΣ ΤΜ. ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ, ΠΑΤΡΑ ΤΕΙ ΔΥΤ. ΕΛΛΑΔΑΣ

Εισαγωγή Ολοκληρώθηκε το κυρίως τμήμα του έργου. Τι κάνουμε; ◦Επιτέλους μπορούμε να προχωρήσουμε σε κάτι άλλο Ή ◦Διασφαλίζουμε την ολοκλήρωση του έργου και την αποκομιδή από αυτό των μέγιστων οφελών Προκλήσεις στη φάση του ελέγχου και την αξιοποίησης των αποτελεσμάτων του: ◦Αντικειμενικότητα ελέγχου ◦Συσχέτιση συμμόρφωσης στις διαδικασίες με την απόδοση ◦Μακροχρόνια προγράμματα βελτίωσης με βάση βραχυχρόνια μέτρα οικονομικού χαρακτήρα ◦Ικανοποίηση όλων των ομάδων συμφερόντων

Ολοκλήρωση και Παράδοση του Έργου Προσοχή: Διασφάλιση ότι υπάρχει κίνητρο για ολοκλήρωση του έργου Διασφάλιση τεκμηρίωσης της διαδικασίας ΚΑΙ του αποτελέσματος Σχεδιασμός άμεσης ανασκόπησης των δραστηριοτήτων Κλείσιμο συστημάτων έργου, ειδικά των λογιστικών Αξιολόγηση προσωπικού έργου και απομάκρυνση/αξιοποίηση περιουσιακών στοιχείων έργου Διασφάλιση ικανοποίησης ομάδων συμφερόντων

Ολοκλήρωση Έργου Η αποπεράτωση των δραστηριοτήτων είναι ζωτικής σημασίας: ◦Αποδέσμευση πόρων για άλλες εργασίες ◦Ελαχιστοποίηση κόστους φάσης κλεισίματος Πόσος χρόνος και πόσοι πόροι να αφιερωθούν στο κλείσιμο του έργου; Συνήθως προτιμότερη η αφιέρωση χρόνου για κλείσιμο έργου που πέτυχε Πιθανότερη η απλή εγκατάλειψη έργου που απέτυχε Η διαδικασία ανασκόπησης εξίσου σημαντική και για τις δυο πιο πάνω περιπτώσεις

Τεκμηρίωση Σκοπός της τεκμηρίωσης: ◦Να αποδείξει ότι το έργο ολοκληρώθηκε με σωστό τρόπο ◦Να δώσει στον πελάτη οδηγίες για τη λειτουργία και συντήρηση του έργου ◦Να εξασφαλίσει καλή βάση για κάθε μελλοντική εργασία σε παρόμοιο έργο Προσοχή: ◦Αν η τεκμηρίωση γίνει αποκλειστικά στο τέλος του έργου, μεγάλο μέρος της πληροφόρησης θα έχει ήδη χαθεί ◦Η τεκμηρίωση περιλαμβάνει τα επίσημα στοιχεία που παρουσιάστηκαν σε όλη τη διάρκεια του έργου και προσωπικές σημειώσεις ατόμων ◦Η τεκμηρίωση περιλαμβάνει επίσης όλη την αλληλογραφία του έργου

Κλείσιμο των Συστημάτων του Έργου Το επίπεδο δραστηριότητας μειώνεται καθώς το έργο πλησιάζει στην ολοκλήρωση Τα συστήματα, ειδικά λογιστικό και σύστημα ποιότητας, εξακολουθούν να λειτουργούν Αν πρόκειται για έργο με σύμβαση, το έργο συνήθως «κλείνει» με την αποχώρηση του πελάτη (παραλαβή του έργου) ◦Συχνά η ομάδα έργου συνεχίζει να παρέχει συμβουλές στον πελάτη μετά την παραλαβή

Άμεση Ανασκόπηση του Έργου Η ανασκόπηση εξασφαλίζει: ◦Άμεση αυτοψία δραστηριοτήτων ◦Άμεσες διορθωτικές και βελτιωτικές ενέργειες ◦Μακροχρόνιο εσωτερικό έλεγχο και επανεξετάσεις ◦Αλλαγές στρατηγικής και αλλαγές διαδικαστικές Η ανασκόπηση προσφέρει ανατροφοδότηση ώστε: ◦Να γνωρίζουν τα στελέχη τι έκαναν σωστά ◦Να εντοπίζουν τα στελέχη τυχόν ανάγκες σε εκπαίδευση ◦Να μπορεί ο οργανισμός να αξιολογεί τη χρησιμότητα καθενός ατόμου, σε σχέση με μελλοντικές ομάδες

Αξιολόγηση Στελεχών, Απομάκρυνση Στοιχείων Ενεργητικού Μετακίνηση διαχειριστών έργου σε άλλα έργα μετά την αξιολόγηση Εναπομείναντα στοιχεία ενεργητικού: ◦Αν κάτι πλεονάζει μετά το πέρας του έργου θεωρείται σπατάλη, δεν χρειάζονταν και δεν έπρεπε να έχει παρασχεθεί ◦Το πλεονάζον ενεργητικό «πρέπει» να απομακρυνθεί από τα λογιστικά βιβλία

Ικανοποίηση Όλων των Ομάδων Συμφερόντων Η πραγματική απόδοση είναι πιθανό να αντιπροσωπεύει το 20% των αντιλήψεων των ομάδων συμφερόντων (και, άρα, της επίδρασης που έχει το έργο), αλλά το κόστος της να αποτελεί το 80% του προϋπολογισμού Το 80% της επίδρασης του έργου προκύπτει από το 20% της δαπάνης Σημασία της εξασφάλισης καλής δημοσιότητας

Ανάλυση Δραστηριοτήτων Βελτίωσης Pisano: Μάθηση πριν από την πράξη Μάθηση από την πράξη

Μάθηση Πριν από την Πράξη Εκπαίδευση και επιμόρφωση ◦Η εκπαίδευση πρέπει να βρίσκει άμεση εφαρμογή, αν θέλουμε να αποδώσει ◦Η αλλαγή απαιτεί μια κρίσιμη μάζα Σύμβουλοι: ◦Παρέχουν ολοκληρωμένες υπηρεσίες ◦Έχουν τον ρόλο του «ειλικρινούς μεσάζοντα» ◦Φορείς αλλαγής ◦Φορείς παροχής γνώσεων ή/και πόρων ◦Φορείς ελέγχου τρόπου υλοποίησης του έργου ◦Εκπαιδευτές

Μάθηση Από την Πράξη Ο Εσωτερικός Έλεγχος περιλαμβάνει: ◦Καθιέρωση διαδικασιών ◦Έλεγχο τεκμηρίωσης και αρχείων που να δείχνουν την πρακτική που εφαρμόστηκε ◦Παρουσίαση έκθεσης ελλείψεων ή ανωμαλιών Η Ανασκόπηση περιλαμβάνει: ◦Μελέτη συνολικής απόδοσης σε σχέση με περιορισμούς ◦Εντοπισμό τομέων όπου οι διαδικασίες απέτυχαν ή ήταν ανεπαρκείς ◦Αναφορά για επιμέρους τομείς και εισήγηση για βελτιώσεις

Κριτήρια Ανασκόπησης και Εσωτερικού Ελέγχου ΚριτήριαΕσωτερικός ΈλεγχοςΕπανεξέταση ΟικονομικάΛογιστικά συστήματαΑπόδοση επένδυσης, διακύμανση κόστους ΧρονικάΣυμμόρφωση προς το σχέδιοΙκανοποίηση πελάτη ΠοιοτικάΔιαδικασίες ποιότηταςΑντιλήψεις πελάτη Ανθρώπινων πόρωνΣυμμόρφωση προς την πολιτικήΠνεύμα ομάδας, παρακίνηση ΠεριβαλλοντικάΣυμμόρφωση προς την πολιτικήΑξιολόγηση περιβαλλοντικών πληροφοριών ΣχεδιασμούΣυμμόρφωση προς το σχέδιοΚόστος, χρησιμοποιούμενες τεχνικές ΕλέγχουΣυστήματα για τον έλεγχοΒάση για βελτίωση

Πραγματοποίηση Ανασκόπησης Εστίαση στις διαδικασίες και όχι στα πρόσωπα Χρησιμοποίηση πραγματικών στοιχείων όπου είναι δυνατό Δυνατότητα δοκιμής εναλλακτικών λύσεων Χρήση εργαλείων και τεχνικών επίλυσης προβλημάτων Αποθάρρυνση της εύκολης/γρήγορης/προκατειλημμένης ταξινόμησης

Εκτίμηση Κόστους Ποιότητας ΚατηγορίαΔραστηριότητες που Περιλαμβάνονται ΑποτροπήΣχεδιασμός ποιότητας, εκπαίδευση, εσωτερικός έλεγχος, ανάπτυξη προμηθευτών, κόστος συνέχισης έργου ή συστήματος βελτίωσης ποιότητας, συντήρηση εξοπλισμού δοκιμών ΑξιολόγησηΚάθε δραστηριότητα ελέγχου (και όλα τα αναγκαία υλικά), ανάλυση και αναφορά στοιχείων που αφορούν την ποιότητα, συστήματα εσωτερικού ελέγχου ποιότητας προμηθευτών, αποθήκευση στοιχείων για την ποιότητα ΑστοχίαΕσωτερική – όσες δραστηριότητες είναι άσκοπες Εξωτερική – αντικατάσταση ελαττωματικών αγαθών, επάνοδος στον ίδιο χώρο για διόρθωση σφαλμάτων, παράπονα, πλήγμα στη φήμη, αποζημιώσεις κλπ.