© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Ο ρόλος των Πληροφοριακών Συστημάτων για την απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος Β. Μάνθου Καθηγήτρια ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ 19/5/2008

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΑΛΛΗΛΕΠΙΔΡΑΣΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ & ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΔΡΑΣΗΣ Περιβάλλον Πελάτες Ανταγωνιστές Ενδιάμεσοι Προμηθευτές Οικονομικό- Πολιτικό Κοινωνικό- Πολιτισμικό Νομοθετικό Επίδραση Μετασχηματισμός Απαιτήσεις Προσαρμογή Ανάγκες Απαιτήσεις Επιχειρήσεις Βιομηχανικές Εμπορικές Μεταφορικές Outsourcing … Αύξηση αποτελεσματικότητας Νέα επιχειρηματικά μοντέλα e-business models business networks εικονικές επιχειρήσεις συνέργειες … Μετασχηματισμός Επαναπροσδιορισμός Αναδιαμόρφωση / Αλλαγή Συμπεριφοράς ICT Information & Communication Technology Πληροφοριακή & Τηλεπικοινωνιακή Τεχνολογία

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΡΟΛΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Για υποστήριξη επιχειρηματικών διαδικασιών –Αυτοματοποίηση διαδικασιών Για υποστήριξη λήψης απόφασης –Ανάλυση που παρέχεται από το ΠΣ Για υποστήριξη απόκτησης ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος –Απαιτεί σύνθετη και καινοτόμο χρήση των ΠΣ

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ Δεδομένα (data) Είναι πρωτογενή στοιχεία που αναπαριστούν γεγονότα που συμβαίνουν είτε μέσα στην επιχείρηση είτε στο εξωτερικό περιβάλλον. Τα δεδομένα αυτά δεν είναι οργανωμένα ούτε βρίσκονται σε μορφή τέτοια που οι άνθρωποι θα μπορέσουν να καταλάβουν και να χρησιμοποιήσουν. Παραδείγματα δεδομένων: Η σημερινή ημερομηνία Μετρήσεις στη γραμμή παραγωγής Αριθμός παραγγελιών Συλλογή-καταγραφή-κωδικοποίηση-αποθήκευση-ανάκτηση- μετάδοση των δεδομένων

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Κύκλος Ζωής Δεδομένων Πηγή: Οικονόμου & Γεωργόπουλος (1995), Πληροφοριακά Συστήματα για τη Διοίκηση Επιχειρήσεων.

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Πληροφορία (information) Είναι επεξεργασμένα δεδομένα, τα οποία έχουν επεξεργαστεί και πάρει μορφή τέτοια που να έχει σημασία και να είναι χρήσιμη για την εκπλήρωση κάποιου σκοπού. Παραδείγματα πληροφοριών: Πρόβλεψη πωλήσεων Bank statement Τηλεφωνικός κατάλογος Η πληροφορία και η αξία της είναι υποκειμενική Μπορεί να μειώσει την αβεβαιότητα για κάποια κατάσταση ή γεγονός Η πληροφορία επηρεάζει-καθορίζει τη λήψη αποφάσεων ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ (2)

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ 2132Οδοντόκρεμα Χ Σαπούνι Α Απορρυπαντικό Ζ Καφές 500 gr2.50 ΚωδΠεριγραφήΠωλήσεις τμχ Απόθεμα 2132Οδοντόκρεμα Χ Σαπούνι Α Απορρυπαντικό Ζ Καφές 500 gr25075 ΤΖΙΡΟΣ% σε σχέση με προηγούμενο μήνα % ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ Συλλογή δεδομένων από το ενδο/εξω επιχειρησιακό περιβάλλον Μετατροπή δεδομένων σε κατανοητή μορφή Μεταφορά και διανομή της πληροφορίας σε ανθρώπους ή σε διαδικασίες Είσοδος (Input) Επεξεργασία (Processing) data Έξοδος (Output) info Feedback - επανατροφοδότηση Λειτουργίες επεξεργασίας: Κατηγοριοποίηση, ταξινόμηση και ομαδοποίηση δεδομένων, υπολογισμοί (αριθμητικές πράξεις), επιλογή ή απόρριψη δεδομένων

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Λειτουργικές Πληροφορίες Τακτικές Πληροφορίες Στρατηγικές Πληροφορίες Κάθετη Ροή Πληροφοριών Οριζόντια Ροή Πληροφοριών Κατηγορίες Πληροφοριών

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Κατηγορίες Πληροφοριών Στρατηγικές πληροφορίες: απευθύνονται στα ανώτατα στελέχη και αφορούν τον μακροπρόθεσμο προγραμματισμό της επιχείρησης (π.χ. ανάπτυξη νέου προϊόντος, επενδύσεις) Τακτικές πληροφορίες: απευθύνονται στα ανώτερα στελέχη και αφορούν τον μεσοπρόθεσμο προγραμματισμό της επιχείρησης (π.χ. προγραμματισμός παραγωγής, αξιολόγηση προμηθευτών) Λειτουργικές πληροφορίες: απευθύνονται στα μεσαία και κατώτερα στελέχη και αφορούν τον βραχυπρόθεσμο προγραμματισμό της επιχείρησης (π.χ. ανεκτέλεστες παραγγελίες, βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις)

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Σχέση μεταξύ δεδομένων και πληροφορίας: πρώτη ύλη # έτοιμο προϊόν Κάτι που αποτελεί δεδομένα για κάποιον, για άλλον μπορεί να είναι πληροφορία: παράδειγμα Δεδομένα Vs Πληροφορία Τα ίδια δεδομένα μπορεί να χρησιμοποιηθούν από διαφορετικούς ανθρώπους / διαφορετικά συστήματα στην ίδια επιχείρηση, αλλά να παράγουν διαφορετική πληροφορία. Πληροφόρηση: η συνολική εικόνα την οποία παρέχει ένα σύνολο πληροφοριών (Δημητριάδης, 1998)

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΝΩΣΗΣ (KNOWLEDGE MANAGEMENT) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ (INFORMATION MANAGEMENT) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ (DATA MANAGEMENT)

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΑΞΙΑ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ Μετρήσιμη αξία (tangible value): αξία που μπορεί άμεσα να αποτιμηθεί, συνήθως σε χρηματικό ποσό. Παράδειγμα: πληροφορία που έχει σχέση με την αποθήκη και οδηγεί στη μείωση του ύψους των αποθεμάτων. Μετρήσιμη αξία = Αξία πληροφορίας – κόστος απόκτησης της πληροφορίας Μη μετρήσιμη αξία (intangible value): αξία που είναι δύσκολο ή αδύνατο να αποτιμηθεί-μετρηθεί. Παράδειγμα: πληροφορία που οδηγεί σε βελτίωση της λήψης αποφάσεων σχετικά με κάποιο ζήτημα. Μη μετρήσιμη αξία = Βελτίωση στη λήψη αποφάσεων – κόστος απόκτησης της πληροφορίας

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Τι από τα παρακάτω συνιστά μετρήσιμη αξία της πληροφορίας και τι μη μετρήσιμη ? 1.Καλύτερη διαχείριση αποθεμάτων 2.Καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών 3.Αύξηση παραγωγής/παραγωγικότητας 4.Μείωση του διαχειριστικού κόστους 5.Μεγαλύτερη εμπιστοσύνη πελατών 6.Καλύτερη δημόσια εικόνα της επιχείρησης

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΠΗΓΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ Α. Τυπική ή επίσημη επικοινωνία (formal communication) Η πληροφορία παρουσιάζεται με ένα συγκεκριμένο τρόπο, π.χ. αναφορά. Η πληροφορία δημιουργείται για έναν συγκεκριμένο σκοπό και είναι ακριβής (συνήθως!). Ο αποδέκτης μπορεί να εντοπίσει αυτά που τον ενδιαφέρουν εύκολα και γρήγορα (???). Τυποποίηση επικοινωνίας και ανταλλαγής εγγράφων σε μια επιχείρηση: φόρμες, πρότυπα, ISO standards. Μειονεκτήματα: η δομή της πληροφορίας είναι ανελαστική. Πολλές φορές παραβλέπεται η πληροφορία που αποκτάται με άτυπους τρόπους. Δεν συμπεριλαμβάνεται πληροφορία που έχει σχέση με γνώμες και συμπεριφορές ατόμων/ομάδων.

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΠΗΓΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ (2) Β. Άτυπη ή ανεπίσημη επικοινωνία (informal communication) Η πληροφορία μεταφέρεται και παρουσιάζεται με έναν όχι καλά δομημένο και συγκεκριμένο τρόπο, π.χ. μέσω συζητήσεων μεταξύ του προσωπικού ή συζήτηση μεταξύ πωλητή-πελάτη. Η πληροφορία είναι ελαστική και ευμετάβλητη. Μπορεί όμως να περιέχει αναληθή στοιχεία, ανακρίβειες ή άσχετα με τη λήψη αποφάσεων στοιχεία. Μπορεί να βοηθήσει στην καλύτερη κατανόηση μιας κατάστασης, σε στενά όρια όμως συνήθως. Μειονεκτήματα: δεν μπορεί να “ασχοληθεί” με μεγάλο όγκο πληροφορίας. Πολλές φορές είναι αργή και αναποτελεσματική, ενώ πολλές φορές είναι επιλεκτική (π.χ. το άτομο υποκειμενικά επιλέγει την πληροφορία που θα μεταφέρει).

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Ρόλος της ανεπίσημης επικοινωνίας σε μια επιχείρηση 1.Με ποιόν τρόπο εξυπηρετεί τις καθημερινές λειτουργίες της επιχείρησης ? 2.Πόσο σημαντικός είναι ο ρόλος της μέσα στην επιχείρηση ? 3.Ποιο θα ήταν το αποτέλεσμα πιθανού περιορισμού της ?

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ Διαχωρισμός “καλής” # “κακής” πληροφορίας ΧρόνοςΠεριεχόμενοΜορφήΠρόσθετα ΑμεσότηταΟρθότηταΕυκρίνειαΑξιοπιστία πηγής ΕπικαιρότηταΑκρίβειαΛεπτομέρειαΑσφάλεια- καταλληλότητα ΣυχνότηταΣχετικότηταΔομή-σειράΛήψη από το σωστό άτομο Χρονική περίοδοςΟλοκλήρωσηΠαρουσίασηΜετάδοση από σωστά “κανάλια” ΕυρύτηταΜέσο μετάδοσης Πηγές: Lucey (1994) Management Information Systems, 6th edn, DP Publications, London O’Brien (1993) Management Information Systems: A managerial end-user perspective, 2nd edn, Irwin publications

© ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΟΠΟΤΕ… Ανάγκη για εύρεση τρόπων με τους οποίους: Θα συλλέγουμε δεδομένα και Θα δημιουργούμε πληροφορίες, τις οποίες και θα διαχωρίζουμε αναλόγως με την ποιότητα και την χρησιμότητά τους σε εμάς. …υπάρχει η ανάγκη για χρήση συστημάτων