Παρακολούθηση (monitoring) εκτέλεσης Επιχειρησιακών Διαδικασιών και εξαγωγή «μετρησίμων» (metrics) Παρουσίαση μεθόδων και εργαλείων παρακολούθησης (monitoring) Επιχειρησιακών Διαδικασιών ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 1

 Παρακολούθηση Επιχειρησιακών Δραστηριοτήτων (Business Activity Monitoring - BAM)  Η (υπο)Ενότητα αυτή αξιοποεί τις γνώσεις που αποκτήθηκαν στις προηγούμενες δύο (2) (υπο)Ενότητες για να επαναφέρει τους εκπαιδευόμενους σε θέματα παραγωγής αναφορών (Reports), εστιάζοντας όμως στις αναφορές με τις οποίες ελέγχεται η απόδοση των Επιχειρησιακών Διαδικασιών (και μέσω αυτής, ουσιαστικά, ο ρυθμός εξυπηρέτησης των πολιτών / επιχειρήσεων και η σταθερότητα της συμπεριφοράς του τεχνολογικού περιβάλλοντος)  Περιλαμβάνει (όπως και κάθε άλλη Ενότητα): Εισαγωγή: Για να βοηθήσει τους λιγότερο εξοικειωμένους με το θέμα να το παρακολουθήσουν Ανάπτυξη: Για να προσφέρει κυριολεκτικές γνώσεις πάνω στο θέμα Πρακτική Άσκηση 2 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

 Στόχος  Παρουσίαση μεθόδων και εργαλείων παρακολούθησης (monitoring) Επιχειρησιακών Διαδικασιών  Περιεχόμενο  Έννοιες και Παραδείγματα  Δείτε αυτό το webinar μέχρι τέλους...  Μετά, Ρωτήστε αυτά που θέλετε τον/την Εκπαιδευτή/τρια σας Κάνετε ένα post στο Forum! 3 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

Ο κύκλος ζωής μιας επιχειρησιακής διαδικασίας (Business Process Lifecycle), Παρακολούθηση επιχειρησιακών διαδικασιών (Business Process Monitoring) ή Παρακολούθηση επιχειρησιακών δραστηριοτήτων (Business Activity Monitoring), Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδιακασιών (Business Process Management), Επιχειρησιακή Νοημοσύνη (Business Intelligence), Δεδομένα «πραγματικού χρόνου», Γεγονότα (Events) που συνδέονται με μια διαδικασία, Επιχειρησιακοί Πίνακες Ελέγχου (Dashboards), KPI-Key Performance Indicators (Δείκτες Επιχειρησιακής Απόδοσης), Επιχειρησιακές Αναφορές (Enterprise Reports) 4 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

 Ο κύκλος ζωής μιας αυτοματοποιημένης διαδικασίας περιλαμβάνει  Ανάλυση (Analysis)  Σχεδιασμός (Design)  Υλοποίηση (Implementation)  Εκτέλεση (Enactment)  Παρακολούθηση (Monitoring)  Η «Παρακολούθηση Επιχειρησιακών Διαδικασιών» (monitoring) επικεντρώνεται στην ανάλυση, μέσω «μετρησίμων», των  Δεδομένων που Γεννά μια διαδικασία κατά την εξέλιξη της  Γεγονότων που Παράγονται κατά την εκτέλεση της  Αυτά είναι δεδομένα πραγματικού χρόνου (real time data) Επεξεργασία, Παραγωγή, και Έλεγχοι σε πραγματικό χρόνο!  Είδαμε επίσης παραδέιγματα Δεικτών που μπορεί κανείς να χρησιμοποιήσει... 5 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

 Ορισμός μετρήσιμων (metrics) σε μια Επιχειρησιακή Διαδικασία. Ανάλυση μέσω ενός παραδείγματος  Με υπόδειγμα μια Επιχειρησιακή Διαδικασία ενός Δήμου, αναλύουμε τα μετρήσιμα (metrics) που (θα μπορούσε) να περιλαμβάνει η Διαδικασία Δ6.1 Τοποθέτηση κάδου απορριμμάτων, οικιακών αποβλήτων, ή ανακύκλωσης ή αλλαγή θέσης  Ανάπτυξη μεθόδων και τεχνικών Παρακολούθησης Επιχειρησιακών Διαδικασιών  Παρουσιάζουμε σχηματικά πως αυτά τα «μετρήσιμα»ενσωματώνονται στην Επιχειρησιακή Διαδικασία  Δημιουργία Επιχειρησιακών Πινάκων Ελέγχου (Dashboards) και Παραγωγή Eπιχειρησιακών Aναφορών (Reporting)  Μέσω της διασύνδεσης της Διαδικασίας με το Σύστημα Παραγωγής Αναφορών (Eclipse BIRT) 6 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

Συνοπτική Παρουσίαση της Διαδικασίας και Σχεδιασμός των Πινάκων Ελέγχου (Dashborads) ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 7

 Έχει ως αντικείμενο την παροχή στους πολίτες της δυνατότητας διαχείρισης της θέσης των κάδων απορριμάτων. Καλύπτει τις εξής «υπηρεσίες»  Τοποθέτηση Νέου Κάδου  Αλλαγή Θέσης  Τοποθέτηση Κάδου Ανακύκλωσης  Οι συμμετέχοντες:  Πολίτης που κάνει την αίτηση  Τμήμα Καθαριότητας που παραλαμβάνει την αίτηση και δίνει τη σχετική έγκριση  Τμήμα Συνεργείων που αναλαμβάνει την τοποθέτηση του κάδου (ή την αλλαγή θέσης)  Την έχετε ήδη «τρέξει»  Bc1.1.4 Πρακτική Άσκηση Επιπέδου 2 8 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

9 4. Ο πολίτης ενημερώνεται αυτόματα για την πορεία της αίτησης του και την τοποθέτηση (αλλαγή θέσης) του κάδου SMSPortal του Δήμου 3. Το αίτημα φτάνει στο Τμήμα Συνεργείων που πρέπει να το υλοποιήσει Αναλαμβάνει την υπόθεση ένας υπάλληλος του Τμήματος Ένα Συνεργείο παραλαμβάνει τον κάδο από την αποθήκη και τον τοποθετεί (offline) Ένας υπάλληλος του Συνεργείου συμπληρώνει την αναφορά τοποθέτησης 2. Το Τμήμα Καθαριότητας οφείλει να εγκρίνει/απορρίψει το αίτημα Αναλαμβάνει το αίτημα ένας υπάλληλος του Τμήματος Ελέγχει αν μπορεί να υλοποιηθεί (offline) Εγκρίνει ή απορρίπτει το αίτημα, συμπληρώνοντας μια αναφορά 1. Υποβάλλεται ένα αίτημα από έναν πολίτη (δημότη ή κάτοικο). Αφορά: Τοποθέτηση Νέου ΚάδουΑλλαγή Θέσης Τοποθέτηση Κάδου Ανακύκλωσης ΝΑΙ

10 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Η απλοποιημένη εικόνα είναι οδηγός για το που θα τοποθετήσουμε του δείκτες μέτρησης απόδοσης Αρχή Τέλος Και προφανώς ανάμεσα στα ενδιάμεσα Βήματα

1. Είδαμε πού θα τοποθετηθούν οι δείκτες Ποιοί είναι αυτοί;  Δείκτες που αφορούν μετρήσεις μεγεθών με βάση την ποσότητα (Volume) Πόσες αιτήσεις διεκπεραιώνει το κάθε Τμήμα (οι αιτήσεις μπορεί να εγκριθούν από το Τμήμα Καθαριότητας ή όχι, ή να μην υλοποιηθούν από το Τμήμα Συνεργείων, πχ. για λόγους έλλειψη κάδων) Πόσες αιτήσεις από κάθε υπηρεσία αφορούν: Τοποθέτηση Νέου Κάδου, Κάδου Ανακύκλωσης ή Αλλαγή θέσης Κάδου  Δείκτες που αφορούν μετρήσεις μεγεθών με βάση τον χρόνο (Velocities) Σε πόσο χρόνο διεκπεραιώνεται κάθε βήμα (από αυτά που είδαμε). Πόσο χρόνο διαρκεί η εξυπηρέτηση ενός αιτήματος; 3. Πως υλοποιούνται;  Καταγράφοντας δεδομένα στα σημεία που «πρέπει» (επόμενη διαφάνεια) 11 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

12 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Καταγραφή Εισερχόμενης αίτησης (για το κάθε Τμήμα) + Χρονική Στιγμή Καταγραφή Εξερχόμενης αίτησης (για το κάθε Τμήμα) + Χρονική Στιγμή Είδος αίτησης / τελικού εγγράφου και Χρονική Στιγμή

... Συστήματα και Μέθοδος ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 13

14 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών Εκτελεί τις Επιχειρησιακές Διαδικασίες Εργαλεία και Εμπειρία Ανάλυσης Επιχειρησιακής Διαδικασίας Επιλογή Δεικτών και της Θέσης τους Βάση Δεδομένων Συστήματος Παρακολούθησης Επιχειρησιακών Διαδικασιών Αποθηκεύει τα δεδομένα που παράγονται από τις μετρήσεις στα σημεία που τοποθετήθηκαν δείκτες Σύστημα Παραγωγής Επιχειρησιακών Αναφορών (μέρος του Συστήματος Παρακολούθησης Επιχειρησιακών Διαδικασιών) Δημιουργεί Dashboards και τα εμφανίζει σε μορφή Αναφοράς (Report)

 Σχεδιάζουμε τους δείκτες στη βάση των οποίων θα «μετρήσουμε» τη διαδικασία και φτίαχνουμε αντίστοιχους πίνακες στην Βάση 15 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Εισερχόμενες Αιτήσεις Εξερχόμενες Αιτήσεις Τμήμα Δήμου Είδος Αίτησης Αριθμός Αιτήσεων που διεκπεραιώθηκαν Συνολικός Χρόνος Διεκπεραίωσης

 Τροποποιούμε την διαδικασία ώστε στα σημεία που ορίσαμε στο ΒΗΜΑ 1 αυτή να επικοινωνεί με την Βάση Δεδομένων και να αποθηκεύει δεδομένα που γεννά η εκτέλεση της 16 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Αύξηση Αρ. Εισερχομένων: Αυξάνουμε τον Δείκτη που μετρά Εισερχόμενα κατά 1

 Με τις τεχνικές που είδαμε στον Πρώτο Κύκλο (υπο) Ενοτήτων αυτού του μαθήματος (Βc1.1.1 – Bc1.1.3)...  Δημιουργία Επιχειρησιακής Αναφοράς (σύνολο από Dashboards) 17 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

Δημιουργία αναφοράς από την εκτέλεση της Δ6.1 «Τοποθέτηση κάδου απορριμμάτων, οικιακών αποβλήτων ή ανακύκλωσης ή αλλαγή θέσης» ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 18

 ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη Παραγωγή Περιεχομένου:  ΕΑΙΤΥ [ΕΜ9: ATLANTIS Group] Συγγραφείς Θ. Εμμανουηλίδης, Π. Καβάσαλης, Γ. Κούζας, Αθ. Μώραλης, Ζ. Πολιτοπούλου 19 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]