Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Διάλεξη 10 Εισαγωγή - Υλοποίηση Έργων Πληροφορικής & Διαχείριση Αλλαγών

Παράγοντες που επηρεάζουν την εισαγωγή της Τεχνολογίας Το είδος της τεχνολογίας Κανάλια επικοινωνίας μεταξύ εμπλεκομένων Ταχύτητα με την οποία υιοθετείται η νέα τεχνολογία Η επίδραση της τεχνολογίας στο κοινωνικό σύστημα και ο ρόλος εσωτερικών διαμορφωτών γνώμης και εξωτερικών παραγόντων αλλαγής. Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Διαδικασία Υιοθέτησης Τεχνολογίας Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Χαρακτηριστικά της τεχνολογίας Βαθμός συμβατότητας της τεχνολογίας με τις υπάρχουσες αξίες, την εμπειρία και τις ανάγκες των χρηστών Βαθμός δυσκολίας στην κατανόηση και χρήση της νέας τεχνολογίας που αναμένουν οι χρήστες (πολυπλοκότητα) Αξιοπιστία του νέου συστήματος Σχετικό πλεονέκτημα που αναμένουν οι χρήστες από το νέο σε σύγκριση με το προηγούμενο σύστημα Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Χαρακτηριστικά του έργου Δυνατότητα της τεχνολογίας να υποστηρίξει αποδοτικά και αποτελεσματικά το ρόλο της (task efficiency) Καταλληλότητα της τεχνολογίας σε σχέση με τις ανάγκες των χρηστών Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Ρυθμός υιοθέτησης τεχνολογίας Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Χαρακτηριστικά των οργανισμών Δεν έχουν όλοι οι οργανισμοί τις ίδιες δυνατότητες προώθησης και υποστήριξης της εισαγωγής μιας νέας τεχνολογίας Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί είναι πιο πιθανό να διαθέτουν πιο εξειδικευμένο προσωπικό Οι μικρότεροι οργανισμοί είναι συνήθως περισσότερο ευέλικτοι και υιοθετούν τις αλλαγές πιο γρήγορα. Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας Σχεδιασμός σε όλες τις φάσεις και προσαρμογές όπου χρειάζονται Επαρκής υποστήριξη της πληροφοριακής υποδομής και κατάλληλη στελέχωση Η υποστήριξη της διοίκησης είναι απαραίτητη Η παρουσία ενός προσώπου που προωθεί τα πλεονεκτήματα (champion) Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Παράγοντες του περιβάλλοντος Η ωριμότητα και η διαθεσιμότητα των προμηθευτών και της αγοράς διαφέρει από τεχνολογία σε τεχνολογία Η γεωγραφική τοποθεσία και το επιχειρηματικός τομέας επηρεάζουν την επιλογή και τη χρήση της τεχνολογίας Οι προμηθευτές έχουν διαφορετικές δυνατότητες υποστήριξης και εκπαίδευσης Τα χαρακτηριστικά των πελατών διαφέρουν Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Αναδυόμενες τεχνολογίες Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11 Πίνακας προτεραιοτήτων στην επιλογή τεχνολογίας Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11 Υλοποίηση Ένα νέο πληροφοριακό σύστημα ενέχει αλλαγές στις τρέχουσες επιχειρηματικές διαδικασίες Πρέπει να γίνει προσεκτικός σχεδιασμός της μετάβασης στη χρήση του νέου συστήματος Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Στρατηγικές υλοποίησης Άμεση μετάβαση Παράλληλη λειτουργία Πιλοτική εφαρμογή Σταδιακή εφαρμογή Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Επιτυχία και αποτυχία έργων πληροφορικής 30 έως 70% Έργα συστημάτων ERP (Enterprise Resource Planning) και CRM (Customer Relationship Management) έχουν υψηλά ποσοστά αποτυχίας λόγω της πολυπλοκότητας και του μεγέθους της αλλαγής που εισάγουν Αναδιοργάνωση διαδικασιών Αλλαγές στις γνώσεις και τις δεξιότητες των χρηστών Αλλαγές στον έλεγχο Σημασία της επικοινωνίας Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Παράγοντες που επηρεάζουν την επιτυχία έργων πληροφορικής Υποστήριξη της ανώτερης διοίκησης, διάθεση αναγκαίων πόρων Επίπεδο επικινδυνότητας, που εξαρτάται από το μέγεθος του έργου, τη δομή, την πολυπλοκότητα και το συνολικό όγκο εργασίας που απαιτείται Εκπαίδευση των χρηστών Αποδοχή από τους χρήστες, ενισχύεται όταν οι χρήστες εμπλέκονται στο σχεδιασμό και την υλοποίηση του έργου Χρήση κινήτρων Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Η υλοποίηση του έργου πρέπει να.... μην υπερβαίνει τον προϋπολογισμό ολοκληρωθεί έγκαιρα ανταποκρίνεται στις ανάγκες των χρηστών παρέχει τη λειτουργικότητα που αναμένουν οι χρήστες Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11 Διαχείριση αλλαγών Δομημένη προσέγγιση για τη μετάβαση από την τρέχουσα στην επιθυμητή κατάσταση. Αντιμετώπιση της αντίδρασης των χρηστών στις αλλαγές που προκύπτουν για τον οργανισμό και τα συστήματα. Αντιμετωπίζει τις διαφορετικές προσεγγίσεις των εμπλεκομένων Ενέχει συμβιβασμούς Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Οι εμπλεκόμενοι σε ένα έργο μπορεί να... παρακρατούν πόρους προσδιορίζουν εσκεμμένα λάθος πρόσωπα για να μετέχουν στο έργο προβάλλουν συνεχώς αντιρρήσεις στις απαιτήσεις του έργου αλλάζουν τις προδιαγραφές ή απαιτήσεις για το έργο επεκτείνουν το εύρος ή και την πολυπλοκότητα του έργου Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Μοντέλα διαχείρισης αλλαγών Τα περισσότερα στηρίζονται στο γενικό μοντέλο του Kurt Lewin: αποσταθεροποίηση, αλλαγή, επανα-σταθεροποίηση Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Μοντέλο οργανωσιακής αλλαγής του Kotter Δημιουργία αισθήματος επιτακτικής ανάγκης για αλλαγή Σχηματισμός ισχυρών συμμαχιών για την καθοδήγηση των αλλαγών Δημιουργία οράματος Επικοινωνία του οράματος Ενίσχυση εμπλεκομένων για την επίτευξη του οράματος Σχεδιασμός και επίτευξη βραχυπρόθεσμων επιτυχιών Ενσωμάτωση βελτιώσεων και δημιουργία νέων αλλαγών Θεσμοθέτηση των νέων προσεγγίσεων Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Βασικές αρχές διοίκησης αλλαγών Αντιμετώπιση της ανθρώπινης διάστασης των αλλαγών και προσαρμογή του έργου όταν απαιτείται Εμπλοκή της ανώτερης διοίκησης από την αρχή Εμπλοκή όλων των διοικητικών επιπέδων, καθώς οι αλλαγές μεταδίδονται προς τα κατώτερα ιεραρχικά επίπεδα Σαφής διατύπωση στόχων Οι υπεύθυνοι κάθε φάσης αναλαμβάνουν πλήρη ευθύνη – ιδιοκτησία Χρήση διαφορετικών καναλιών επικοινωνίας με όλους τους εμπλεκόμενους με στόχο την κατανόηση των στόχων Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Βασικές αρχές διοίκησης αλλαγών Αξιολόγηση της κουλτούρας του οργανισμού (αξίες, συμπεριφορές, αντιλήψεις) σε σχέση με την ετοιμότητα για αλλαγή, τα θέματα που μπορεί να προκαλέσουν αντιδικίες και να εγείρουν αντιδράσεις Προετοιμασία για απρόβλεπτες καταστάσεις που ενδέχεται να προκύψουν Διάλογος με τους εμπλεκόμενους σε προσωπικό επίπεδο Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11

Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11 Ζητήματα διοίκησης Συχνά η υλοποίηση ενός έργου πληροφορικής έχει ως αποτέλεσμα απώλειες θέσεων εργασίας, την ανάγκη επανεκπαίδευσης ή μεταφοράς προσωπικού προετοιμασία εμπλεκομένων; πώς επηρεάζονται άτομα μεγαλύτερης ηλικίας; H κουλτούρα αποτελεί ισχυρό παράγοντα διαμόρφωσης των αλλαγών Αντιμετώπιση πιθανών κινδύνων Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2010-11