15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Σχεδιάζοντας ένα Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας ΕΝ ISO 9001:2000 σε μια ελληνική ακαδημαϊκή βιβλιοθήκη Κατερίνα Συνέλλη Παναγιώτης Γεωργίου Πανεπιστήμιο Πατρών Βιβλιοθήκη & Υπηρεσία Πληροφόρησης

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Γιατί ένα Σύστημα Διαχείρισης; Στρατηγική απόφαση της ΒΥΠ Αποτίμηση, διαχείριση και διασφάλιση της ποιότητας από το 1997 Ανάγκη ολοκληρωμένης προσέγγισης Βασικά ερωτήματα: –τι και πως ακριβώς (το) κάνουμε –ποιός κάνει τι και κάτω από ποιές συνθήκες –το κάνουμε το ίδιο (καλά) κάθε φορά –πως μπορούμε να διασφαλίσουμε συγκεκριμένα επίπεδα ποιότητας και να τα βελτιώσουμε όταν και αν χρειαστεί;

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Μοντέλα Διαχείρισης Ποιότητας Κυρίαρχα μοντέλα –Διαχείριση Ολικής Ποιότητας (Total Quality Management) –Διασφάλιση Ποιότητας (Quality Assurance) φαινομενικά διαφορετικά - δυνητικά αλληλοσυμπληρούμενα μοντέλα

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Διαχείριση Ολικής Ποιότητας (Total Quality Management) (1) Διάσημοι «γκουρού»: Edward Deming, Juran και Crosby Βασικές αρχές της φιλοσοφίας: –δέσμευση, συμμετοχή, γνώση, συνεχής βελτίωση, εστίαση στον πελάτη αλλά και στους προμηθευτές κ.α. Εργαλεία και τεχνικές : –ομάδες βελτίωσης, αποτίμηση ποιότητας, ανάπτυξη πολιτικών ποιότητας, στατιστικά εργαλεία κλπ.

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Διαχείριση Ολικής Ποιότητας (Total Quality Management) (2) Δυναμική φιλοσοφία Συνεχής βελτίωση & αλλαγή Άμεση συσχέτιση με κουλτούρα & συμπεριφορές μέσα στον οργανισμό Μεγάλα περιθώρια ευελιξίας

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Διασφάλιση Ποιότητας (Quality Assurance) Ανάπτυξη το ΄70 βάσει του BS 5750 του British Standards Institution Παγκόσμιο πρότυπο το 1987 με την μορφή της σειράς προτύπων ISO 9000 Καθορισμός προδιαγραφών - Συμμόρφωση με προδιαγραφές Διαμόρφωση γραφειοκρατικού συστήματος: διαδικασίες, έντυπα καταγραφής και οδηγίες εργασίας Εσωτερικοί & εξωτερικοί έλεγχοι Διασφάλιση επιπέδου ποιότητας βάσει των καθορισμένων προδιαγραφών – Δεν διασφαλίζεται βελτίωση ποιότητας

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Διαχείριση Ολικής Ποιότητας vs. Διασφάλισης Ποιότητας ΤυποποίησηΒελτίωση μέσω συνεχών αλλαγών Επιθεωρήσεις & έλεγχοιΑυτό-αποτίμηση Γραφειοκρατικός χαρακτήραςΣυμμετοχικότητα Συμμόρφωση με προδιαγραφέςΕνημέρωση & Ικανοποίηση πελάτη Ορατός στόχος: ΠιστοποίησηΑτέρμονη πορεία βελτίωσης Στοχοθέτηση βάσει δυνατοτήτωνΣτοχοθέτηση βάσει συγκριτικών Στατιστικές μέθοδοι: τεχνικές ανάλυσης δεδομένων Εξαντλητική χρήση στατιστικών μεθόδων για την κατανόηση των μεταβολών

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Επιλογή του μοντέλου: Διεθνής Εμπειρία Αναγνωρισιμότητα του σήματος ISO Πιστοποιημένοι οργανισμοί 2000: Ελλάδα – Ευρώπη 2004: Ελλάδα – Ευρώπη 1990: Πειραματισμός βιβλιοθηκών με συστήματα διαχείρισης ποιότητας Μέσα δεκαετίας ’90: Οι πρώτες βιβλιοθήκες στη Σκανδιναβία και τη Μ. Βρετανία με ISO 9000.

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Επιλογή του μοντέλου: Δεδομένα ΒΥΠ – Χαρακτηριστικά μοντέλων Ιδιαιτερότητες ενός δημόσιου οργανισμού Ενσωμάτωση υφιστάμενης γραφειοκρατίας στο σύστημα Οργανωμένη & πειθαρχημένη υλοποίηση διεργασιών Πλήρης καταγραφή δεδομένων Βασικές έννοιες του ΔΟΛ «ξένες» στην ελληνική κουλτούρα Η ευελιξία του ΔΟΛ μπορεί να μετατραπεί σε εμπόδιο Μετριοπαθείς στόχοι ΔΠ έναντι Φιλόδοξων του ΔΟΛ Κίνητρο: Πιστοποίηση – Αέναη βελτίωση

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Επιλογή του μοντέλου: Επιλογή και στόχοι της ΒΥΠ Επιλογή ενός ΣΔΠ κατά ISO 9001:2000 Στόχοι: –ορθολογική οργάνωση και τυποποίηση διεργασιών και λειτουργιών –δέσμευση της διοίκησης και του προσωπικού στην τήρηση συγκεκριμένων διαδικασιών λειτουργίας και στην συνεχή προσπάθεια επίτευξης προκαθορισμένων στόχων –βελτίωση και διασφάλιση της ποιότητας των υπηρεσιών –την τεκμηρίωση της πορείας και των αποτελεσμάτων της βιβλιοθήκης –την διαρκή και ενεργό συμμετοχή του προσωπικού στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων, σχεδιασμού και εκπαίδευσης

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Η προσέγγιση της ΒΥΠ στον σχεδιασμό επιλογή του κατάλληλου συμβούλου καταγραφή της υφιστάμενης κατάστασης λειτουργίας & προσδιορισμός των αδύνατων σημείων και των ασυμβατοτήτων με το πρότυπο Επιλογή υφιστάμενων υπηρεσιών και διεργασιών της ΒΥΠ προς ενσωμάτωση στο Σ.Δ.Π. προσπάθεια ελαχιστοποίησης δραστικών αλλαγών αυξημένη και ουσιαστική συμμετοχή προσωπικού

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Το Σ.Δ.Π. της ΒΥΠ Εγχειρίδιο ποιότητας Λειτουργικές διαδικασίες –Διαχείριση ΣΔΠ –Ευθύνες διοίκησης –Διαχείριση πόρων –Υλοποίηση προϊόντων-υπηρεσιών –Μέτρηση, ανάλυση και βελτίωση Οδηγίες εργασίας Έντυπα

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Εμπειρίες & Θέματα προς συζήτηση (1) Θεσμικά θέματα –Καθορισμός αρμοδιοτήτων και ευθυνών Ο ρόλος του συμβούλου –Πολυδιάστατος & καταλυτικός –Έλλειψη εμπειριών σε θέματα βιβλιοθηκών –Σύγχυση εννοιών και ορολογίας –Ενημέρωση & εκπαίδευση προσωπικού Ο ρόλος του Υπεύθυνου Διασφάλισης Ποιότητας (ΥΔΠ)

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Εμπειρίες & Θέματα προς συζήτηση (2) Συμπεριφορά προσωπικού –Επιφυλακτικότητα –Παρανοήσεις σχετικά με στόχους, οφέλη και διακριτούς ρόλους του ΣΔΠ –Προβλήματα κατανόησης εννοιών και ορολογίας –Υπερβολικές προσδοκίες Οργανωτικές και λειτουργικές αλλαγές –θέματα προμηθειών και συντήρησης του εξοπλισμού και των υποδομών

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Συμπεράσματα - Μελλοντικές ενέργειες Κινητοποίηση & συμμετοχή προσωπικού Αποτύπωση αναγκών και απαιτούμενων αλλαγών Αυτοματοποίηση διεργασιών ΒΥΠ και λειτουργικών διαδικασιών ΣΔΠ Συνέπεια διοίκησης – Συνεχής εκπαίδευση προσωπικού Η πιστοποίηση ισχυρό κίνητρο

15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Πάτρα, 1-3 Νοεμβρίου Ευχαριστούμε Κατερίνα Συνέλλη Παναγιώτης Γεωργίου