Θεόδωρος Παπασωτηρίου Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Πτυχιακή Εργασία με θέμα: «Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων» Θεόδωρος Παπασωτηρίου Α.Μ. : 10456 Εισηγητής Εκπαιδευτικός: Σπυρίδων Συρμακέσης © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Πληροφοριακά Συστήματα Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Πληροφοριακά Συστήματα Σύστημα – Υποσύστημα - Υπερσύστημα Σύστημα ορίζουμε ένα σύνολο συνιστωσών οι οποίες αλληλεπιδρούν μεταξύ τους για να επιτύχουν κάποιο συγκεκριμένο σκοπό Συνιστώσες Συστημάτων: όντα υλικά ιδέες αξίες © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Πληροφοριακά Συστήματα Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Πληροφοριακά Συστήματα Κάθε σύστημα εισάγει δεδομένα από το περιβάλλον του, τα επεξεργάζεται και τα εξάγει © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Πληροφοριακά Συστήματα Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Πληροφοριακά Συστήματα Πληροφοριακό Σύστημα λοιπόν, είναι ένα σύνολο αλληλοσυνδεόμενων μερών που συνεργάζονται για τη συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση και διάχυση πληροφοριών με σκοπό την υποστήριξη της λήψης αποφάσεων, του συντονισμού, του ελέγχου και της ανάλυσης δεδομένων, μέσα σε μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό. Σκοποί των Π.Σ.: Συλλογή & Αποθήκευση Δεδομένων Επεξεργασία των Δεδομένων Παροχή πληροφόρησης Απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος της επιχείρησης Πόροι των Π.Σ.: Ανθρώπινοι Υλικοί Λογισμικού Δεδομένα © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Ιστορική Αναδρομή M.R.P Ένας υπολογιστής αρκεί για να προσδιορίσει τη χρονική στιγμή και τις ακριβείς ποσότητες υλικών που χρειάζονται για να παραχθεί ένα τελικό προϊόν. Χρησιμοποιώντας τα ακριβή στοιχεία από την καταγραφή των αποθεμάτων έγινε δυνατό να υπολογιστούν τα ισοζύγια των υλικών (net material requirements) που απαιτούνται στο βέλτιστο χρόνο © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Π.Σ. Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Ολοκληρωμένα Π.Σ. Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων Enterprise Resource Planning – E.R.P. Ένα ERP σύστημα είναι ένα επιχειρησιακό εργαλείο ελέγχου, παρακολούθησης και συντονισμού των εργασιών και διαδικασιών σε όλο το μήκος και πλάτος μιας επιχείρησης Η επιτυχία των E.R.P συστημάτων οφείλεται στην ενοποίηση των επιμέρους εφαρμογών που υπάρχουν στα διάφορα τμήματα της επιχείρησης και καλύπτουν τις επιμέρους διαδικασίες. Με την εγκατάσταση των ERP η επιχείρηση στοχεύει σε : Βελτίωση της ποιότητας της πληροφορίας Βελτίωση των διαδικασιών Ολοκλήρωση των συστημάτων © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Π.Σ. Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Ολοκληρωμένα Π.Σ. Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων Πλεονεκτήματα των E.R.P.: Μειονεκτήματα των E.R.P.: Πληροφορία σε πραγματικό χρόνο Μείωση του χρόνου καταχώρησης των δεδομένων Βελτίωση στις διαδικασίες ενοποίησης Ευκολότερη συμόρφωση βάσει προτύπων Αύξηση της ικανοποίησης του πελάτη Μείωση λαθών Μείωση της ανάγκης «ανθρώπων-κλειδιών Τεχνολογικά προβλήματα Οργανωτικά προβλήματα Οικονομικά προβλήματα Προβλήματα σχετικά με το ανθρώπινο δυναμικό © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Τεχνολογική Υποδομή Βάσεις Δεδομένων και Συστήματα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων Βάση Δεδομένων είναι η συλλογή δεδομένων οργανωμένων έτσι ώστε να εξυπηρετούν αποτελεσματικά πολλές εφαρμογές με συγκέντρωση των δεδομένων και ελαχιστοποίηση αυτών που πλεονάζουν © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Τεχνολογική Υποδομή Σύστημα Διαχείρισης Βάσης Δεδομένων είναι το λογισμικό που επιτρέπει σε έναν οργανισμό να συγκεντρώνει δεδομένα, να τα διαχειρίζεται αποδοτικά, και να παρέχει πρόσβαση στα αποθηκευμένα δεδομένα μέσω προγραμμάτων εφαρμογών Με τα Σ.Δ.Β.Δ. : Μειώνεται το κόστος ανάπτυξης και συντήρησης προγραμμάτων Βελτιώνεται η διάθεση και προσπέλαση των πληροφοριών Αυξάνεται η ασφάλεια της πληροφορίας Βελτιώνεται η διαχείριση των δεδομένων © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

EDI (Electronic Data Interchange) Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Τεχνολογική Υποδομή Νέες Τεχvολογίες, Προγράμματα και Εργαλεία Διαμόρφωσης Βασικές λειτουργίες των προγραμμάτων Συλλογή δεδομένων Προσωρινή αποθήκευση δεδομένων Επεξεργασία δεδομένων Εξαγωγή δεδομένω Μεταφορά δεδομένων Πηγές συλλογής δεδομένων των προγραμμάτων Άνθρωποι Βάσεις Δεδομένων Διεπαφές Internet Intranet EDI (Electronic Data Interchange) © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Τεχνολογική Υποδομή Αρχιτεκτονική Client - Server Επίπεδα δομής του λογισμικού Αποθήκευση δεδομένων Λειτουργίες του λογισμικού Περιβάλλον χρήστη Πλεονεκτήματα Αποφυγή συσσώρευσης εργασιών προς εκτέλεση (bottleneck). Δυνατότητα λειτουργίας εξελιγμένων επιχειρηματικών εφαρμογών. Δυνατότητα συνεργασίας ετερογενών δικτύων υπολογιστών. Εισαγωγή περισσότερο εργονομικού και φιλικού περιβάλλοντος εργασίας. Δυνατότητα αντικατάστασης των ιεραρχικών δομών από περισσότερο επίπεδες δομές. © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Τεχνολογική Υποδομή User Interface Τα σύγχρονα Π.Σ. απαιτείται να έχουν : Κοινό γραφικό περιβάλλον εργασίας Πλήκτρα λειτουργιών και συντομεύσεις Κατάλογος επιλογών με όλες τις διαδικασίες Διευκόλυνση του χρήστη στην εισαγωγή δεδομένων Αυτοματοποιημένος έλεγχος εγκυρότητας των δεδομένων Υποστήριξη βοήθειας χρήστη © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Προαπαιτήσεις Εγκατάστασης ERP Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Προαπαιτήσεις Εγκατάστασης ERP Μελέτη ασφαλείας Προτεινόμενα τεχνικά μέτρα ασφαλείας: Πρόσβαση με πολλαπλά επίπεδα ελέγχου. Έλεγχος πρόσβασης του προσωπικού στο χώρο που βρίσκεται εγκαταστημένος ο διακομιστής Ασφαλής καταχώριση και κρυπτογράφηση των κωδικών πρόσβασης. Δημιουργία καταλόγου εξουσιοδοτημένων φυσικών προσώπων που θα έχουν δικαίωμα πρόσβασης, καθώς και διαδικασία ελέγχου της ταυτότητάς τους. Ορισμός μοναδικού κωδικού χρήστη για όλα τα υποσυστήματα του συστήματος. Κεντρικό σύστημα παρακολούθησης χρηστών για το διαχειριστή του συστήματος. Ορισμός ασφαλείας σε επιπεδο λειτουργικού συστήματος, ΒΔ και εφαρμογών. Σύστημα ελέγχου της ακεραιότητας των δεδομένων. Υποστήριξη για την πιθανή μελλοντική ενσωμάτωση ψηφιακών υπογραφών. Κρυπτογράφηση για τη μεταφορά δεδομένων πάνω από μη ασφαλή δίκτυα. Τήρηση αρχείων καταγραφής. Τήρηση πληροφοριών παρακολούθησης επιθεώρησης ασφαλείας σχετικά με τις κινήσεις και ενέργειες των χρηστών του συστήματος. Προστασία από δικτυακές. Επίπεδα ασφάλειας : Aσφάλεια Εφαρμογής (Application Level Security) Aσφάλεια Συστημάτων Διαχείρισης Bάσεων Δεδομένων (Database Security) Aσφάλεια Δικτύων Επικοινωνιών (Network Security) Φυσική ασφάλεια (Physical Security) Ασφάλεια του υπολογιστικού συστήματος (Computer Security) Βασικά συστατικά μελέτης ασφάλειας : Εμπιστευτικότητα (Confidentiality) Ακεραιότητα (Integrity) Διαθεσιμότητα δεδομενων (Availability οf information) Εξουσιοδότηση (Access control) © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Προαπαιτήσεις Εγκατάστασης ERP Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Προαπαιτήσεις Εγκατάστασης ERP Ομάδες υλοποίησης Εξασφαλίζει τους απαραίτητους πόρους. Συνήθως τον ρόλο του χορηγου τον αναλαμβάνει κάποιο ανώτερο στέλεχος. Αναλαμβάνει τη διοίκηση του έργου υλοποίησης. Συνήθως είναι ο υπεύθυνος μηχανογράφησης Ασκεί την εποπτεία του έργου και λαμβάνει σημαντικές αποφάσεις για τον τρόπο υλοποίησής του. Συνήθως απαρτίζεται από τα διευθυντικά στελέχη Χορηγός έργου Υπεύθυνος έργου Επιτροπή παρακολούθησης & αξιολόγησης Ομάδες έργου Επικεντρώνονται και εκτελούν βασικά τμήματα του έργου. Ο υπεύθυνος κάθε ομάδας είναι συνήθως μάνατζερ της εταιρίας © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Προαπαιτήσεις Εγκατάστασης ERP Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Προαπαιτήσεις Εγκατάστασης ERP Διαδικασία επιλογής E.R.P. 10. Τελική επιλογή Οι υποψήφιες εταιρείες που έχουν απομείνει, θα πρέπει να πραγματοποιήσουν μια επίδειξη των ERP συστημάτων τους στην ενδιαφερόμενη επιχείρηση. Η επίδειξη αφορά συγκεκριμένες κρίσιμες διαδικασίες ή ιδιαιτερότητες της επιχείρησης, ώστε να εξασφαλιστεί η λειτουργικότητα του συστήματος στο περιβάλλον της επιχείρησης. Οι παρουσιάσεις όλων των υποψήφιων συστημάτων θα πρέπει να αναφέρονται στα ίδια ακριβώς χαρακτηριστικά. Μετά την ολοκλήρωση του βήματος αυτού η επιχείρηση θα πρέπει να έχει ξεχωρίσει το πολύ δύο εταιρίες. 9. Επισκέψεις σε εταιρίες που ήδη χρησιμοποιούν το προϊόν Σύγκριση της λίστας απαιτήσεων με τις διαθέσιμες λύσεις. Το αποτέλεσμα της διαδικασίας ανάλυσης της επιλογής θα πρέπει να είναι ένας κατάλογος από αρκετές εταιρείες, που καλύπτουν σε ικανοποιητικό βαθμό τις ανάγκες της επιχείρησης. Κατόπιν αξιολογούνται οι προτάσεις των προμηθευτών, ομαδοποιούνται οι απαιτήσεις και κατατάσονται σε λειτουργικές από την πλευρά της εταιρίας και του συστήματος. Η επιχείρηση θα πρέπει να έχει συλλέξει όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να αποφασίσει ποιο πακέτο ERP της ταιριάζει καλύτερα. Όταν η ομάδα έργου καταλήξει σε έναν τελικό προμηθευτή, θα πρέπει να εξετάσει και κάποιες άλλες παραμέτρους, όπως είναι: η εκτίμηση των τεχνολογικών επιλογών που απαιτούνται για το νέο σύστημα, καθώς και ο προγραμματισμός της εγκατάστασης, των απαιτούμενων πόρων, του χρονοδιαγράμματος, της εκπαίδευσης και της αλλαγής της διαχειριστικής προσέγγισης 8. Παρουσιάσεις των προμηθευτών Η ομάδα έργου δημιουργεί ένα χρονοδιάγραμμα, ορίζει το κεφάλαιο που θα δαπανιθεί, προσδιορίζει τους διαθέσιμους πόρους που θα χρησιμοποιηθούν και καθορίζει σε τι αποβλέπει η επιχείρηση με την εγκατάσταση ενός ERP συστήματος. Η επιχείρηση καλείται να αναπτύξει μια Πρόσκληση Ενδιαφέροντος (Request for Proposal, RFP), στην οποία περιγράφονται τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά και τη διανέμει στις εταιρίες που έχει καταλήξει. Η πρόσκληση ενδιαφέροντος μπορεί να περιέχει ερωτήσεις για την φιλοσοφία της εταιρείας, τα μελλοντικά της σχέδια και άλλα σχετικά στοιχεία Η ομάδα έργου θα πρέπει να έρθει σε επικοινωνία με τις απομείναντες εταιρίες ώστε να γνωρίσει το περιβάλλον εργασίας τους και να δει τον τρόπο λειτουργίας τους και τη φιλοσοφία τους. Επίσης θα πρέπει να επισκεφθεί εταιρίες που χρησιμοποιούν το ίδιο προϊόν. Δημιουργία λίστας με τις ανάγκες της επιχείρησης. Η ομάδα έργου θα πρέπει να δημιουργήσει μια λίστα με τον αριθμό των πελατών τους, τους στόχους της, τις επιχειρησιακές διαδικασίες και άλλες σημαντικές για την επιχείρηση πληροφορίες Η επιχείρηση θα πρέπει να έρθει σε επικοινωνία με τις εταιρείες που απάντησαν στην Πρόσκληση Ενδιαφέροντος. Θα πρέπει να εξακριβωθεί αν υπάρχει ενεργή ομάδα χρηστών για παράλληλη υποστήριξη, καθώς επίσης και να προσδιοριστεί η ευχρηστία του συστήματος σε λειτουργίες που λαμβάνουν χώρα σε καθημερινή βάση 7. Δημιουργία αρχικής λίστας προμηθευτών Προσδιορισμός των οφελειών και των προβλημάτων που θα προκύψουν από την εγκατάσταση του νέου συστήματος. Η ομάδα έργου θα πρέπει να γνωρίζει την κατάσταση της επιχείρησης και τον τρόπο με τον οποίο θα δράσει μελλοντικά Σκοπός είναι η αξιολόγηση του συστήματος. Ορίζεται ένας διαχειριστής του έργου, ο οποίος θα είναι και ο επικεφαλής της ομάδας. Η ομάδα έργου πρέπει να απαρτίζεται από άτομα που να αντιπροσωπεύουν την επιχείρηση σε όλες τις λειτουργικές περιοχές της. 6. Πρόσκληση ενδιαφέροντος 5. Αρχική αξιολόγηση και ανάλυση 4. Δημιουργία λίστας απαιτήσεων 3. Προσδιορισμός των επιχειρησιακών διαδικασιών 2. Σχεδιασμός κύριων παραμέτρων έργου 1. Επιλογή Ομάδας Έργου © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Προαπαιτήσεις Εγκατάστασης ERP Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Προαπαιτήσεις Εγκατάστασης ERP Πρότυπη σειρά σταδίων εξέλιξης εγκατάστασης Προκαταρκτική εκπαίδευση (First cut training) Δημιουργία ομάδων έργου (Project teams formation) Ανάλυση ROI (Return of Investment analysis) Απαιτήσεις υλικών (Hardware requirements) Προκαταρκτικός σχεδιασμός έργου (Early planning session) Διαδικασία επιλογής (Selection/Decision process) Διαπραγματεύσεις σύμβασης (Contract negotiations) Έναρξη εγκατάστασης (Installation) Βασικός σχεδιασμός έργου (Project planning session) Λεπτομερής σχεδιασμός έργου (Detailed project plans) Εκπαίδευση στο σύστημα ERP (ERP training) Ερωτήσεις βασικής διαμόρφωσης/παραμετροποίησης (Configuration questions) Αντιστοίχηση και δημιουργία αναφορών (Report equivalents) Χάρτης λειτουργιών και διαδικασιών (Functional mapping) Μέτρηση επιδόσεων και προτυποποίηση (Testing and prototyping) Επιπρόσθετη παραμετροποίηση και προσαρμογή λογισμικού (Software customization) Μεταφορά βάσεων δεδομένων (Database conversion) Σχεδιασμός εναλλακτικών πλάνων (Contingency planning) Τεκμηρίωση (Documentation) Εκπαίδευση τελικών χρηστών (End user training) Εσωτερικός έλεγχος (Internal Audit) Δείκτες απόδοσης (Performance indicators) Εκκίνηση (Go live) Υποστήριξη μετά την υλοποίηση (Post Implementation support) Συνεχής εκπαίδευση και παρακολούθηση (Ongoing training and monitoring.) © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Υποσυστήματα των E.R.P. Οικονομικής Διαχείρισης Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Υποσυστήματα των E.R.P. Οικονομικής Διαχείρισης Αποθήκευσης και Αποθεμάτων Διαχείρισης Προμηθειών Παραγωγής Μάρκετινγκ και Πωλήσεων Διανομών Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων Διαχείρισης Παγίων © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Οικονομικές έννοιες Logistics Διοίκηση Logistics είναι η διαδικασία του σχεδιασμού υλοποίησης και ελέγχου της αποτελεσματικής και αποδοτικής ροής και αποθήκευσης προϊόντων, υπηρεσιών και σχετικών πληροφοριών από την αρχική παραγγελία και παραγωγή μέχρι την τελική παράδοση στον τελικό καταναλωτή, με σκοπό την εκπλήρωση των απαιτήσεων του πελάτη Αλυσίδα Αξίας Οι βασικές λειτουργίες μιας επιχείρησης είναι ο σχεδιασμός, η παραγωγή, οι αγορές, οι πωλήσεις, η διανομή και η εξυπηρέτηση των πελατών της επιχείρησης. Αυτές οι διαδικασίες θεωρούνται σημαντικοί στρατηγικοί παράγοντες και απαρτίζουν την αλυσίδα αξιών Κύριες Διαδικασίες Διαδικασίες Υποστήριξης © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Οικονομικές έννοιες Εφοδιαστική Αλυσίδα Η Εφοδιαστική Αλυσίδα είναι όταν δύο ή περισσότερες επχειρήσεις συνδέονται μεταξύ τους σχηματίζοντας μία ολόκληρη αλυσίδα επιχειρήσεων που καθεμία από αυτές προσθέτει αξία στο προϊόν, καθώς αυτό μετακινείται κατά μήκος αυτής της αλυσίδας. Πρέπει να λαμβάνεται υπόψην κάθε πόρος, σύστημα, κ.λ.π. Έμφαση στην ολοκληρωμένη Διαχείριση Περικλείονται οι δραστηριότητες μιας επιχείρησης σε όλα τα στάδια © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Οικονομικές έννοιες Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας Σχεδιασμός επιχειρηματκών λειτουργιών που απαιτεί η Δ.Ε.Α.: Σχεδιασμός ζήτησης Σχεδιασμός προμηθειών Προγραμματισμός παραγωγής Προγραμματισμός μεταφορών Προβλήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψιν: Συγχρονισμός απαιτήσεων πελάτη – προμηθευτή Προσοχή στις αλλαγές Απρόβλεπτα προβλήματα Κατηγοριοποίηση πελατών ανάλογα με τις ανάγκες εξυπηρέτησής τους Παραμετροποίηση του δικτύου της Δ.Ε.Α Εστίαση της προσοχής στα μηνύματα της αγοράς (ζήτηση) και ανάλογος σχεδιασμός. Διαφοροποίηση του προϊόντος για να καλύπτει καλύτερα τις απαιτήσεις των καταναλωτών. Στρατηγική διαχείρισης των προμηθευτών. Ανάπτυξη μιας ευρείας τεχνολογικής στρατηγικής της Δ.Ε.Α. Υιοθέτηση τρόπων μέτρησης της απόδοσης της Ε.Α. © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Οικονομικές έννοιες Στόχοι των συστημάτων Δ.Ε.Α. Συλλογή πληροφοριών σχετικά με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες Πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες από οποιοδήποτε μέρος Ανάλυση και σχεδιασμός δράσεων και πολιτικων Οφέλη που αποκτά η επιχείρηση μέσω της Δ.Ε.Α.: Ελαχιστοποίηση του κόστους Βελτιωμένη εξυπηρέτηση πελατών και ικανότητα ανταπόκρισης Ανάπτυξη κερδοφορίας Απόδοση σταθερού κεφαλαίου Ένα σύστημα Δ.Ε.Α. θα μπορούσε να χωριστεί σε τρία τμήματα: Το τμήμα που βοηθά τις επιχειρήσεις να σχεδιάζουν τις κύριες διαδικασίες της Ε.Α. Το τμήμα που βοηθά τις επιχειρήσεις να εκτελέσουν τις διαδικασίες μιας Ε.Α. Το τμήμα που εκτελεί διάφορες μετρήσεις που αφορούν την αξιολόγηση της απόδοσης των διαδικασιών που εκτελούν από κοινού τα μέλη της Ε.Α. © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Τμήματα των ERP Συστήματα Σχεδιασμού και Χρονοπρογραμματισμού (Advanced Planning and Scheduling, APS) Σχεδιασμός του δικτύου μιας Εφοδιαστικής Αλυσίδας Προγραμματισμός της παραγωγής Σχεδιασμός της ζήτησης Σχεδιασμός εφοδιασμού Σχεδιασμός αποθεμάτων Σχεδιασμός των μεταφορών και διανομών. Συστήματα Διαχείρισης Παραγγελιών (Order Management System, OMS) Επεξεργασία των παραγγελιών Ενημέρωση του πελάτη για την εξέλιξη της παραγγελίας του. Χρήση χρηματοοικονομικών εργαλείων Διαχείριση παραγγελιών Έκδοση ειδικών αναφορών Διαχείριση καταλόγων Διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες Διαχείριση μεταφορών © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Τμήματα των ERP Συστήματα Εκτέλεσης Παραγωγής (Manufacturing Execution System, MES) Εκτέλεση ροής εργασιών των μονάδωv παραγωγής Διαχείριση και κατανομή πόρων και τρέχουσα κατάσταση Λειτουργικός προγραμματισμός Παρακολούθηση και ιχνηλασιμότητα προϊόντων Συλλογή δεδομένων Διαχείριση διαδικασιών Ανάλυση απόδοσης Συστήματα Διαχείρισης Αποθηκών (Warehouse Management System, WMS) Διαχείριση των παραλαβών Διαχείριση αποθέσεων Αποθήκευση Διεκπεραίωση παραγγελιών Διαχείριση ανεφοδιασμού Διαχείριση συλλογής ειδών παραγγελίας Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού Έκδοση αναφορών και στατιστικών © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Τμήματα των ERP Συστήματα Διαχείρισης Μεταφορών (Transportation Management System, TMS) Διαχειρίζονται ιδιωτικούς ή μισθωμένους στόλους μεταφορών Εξασφαλίζουν τη συνεχή παρακολούθηση των στόλων, των καυσίμων και των επισκευών Διατηρούν λεπτομερές ιστορικό Αναλύουν το λειτουργικό κόστος ανά όχημα και βγάζουν αναφορές και στατιστικά δεδομένα σε τακτικό επίπεδο Αναλαμβάνουν τον σχεδιασμό εκφόρτωσης και δρομολόγησης παραγγελιών Συστήματα Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων ( Customer Relationship Management, CRM ) Διαχειρίζεται τους πελάτες της επιχείρησης Συλλέγει πληροφορίες και στοιχεία σχετικά με τους πελάτες Εμφανίζουν το ιστορικό, τις προτιμήσεις και άλλες πληροφορίες των πελατών Αναλύουν τα στοιχεία και επιστρέφουν αναφορές και προβλέψεις © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Ενοποίηση των ERP Στάδια Ενοποίησης Στάδιο υποστήριξης βελτίωσης μεμονωμένων επιχειρηματικών διαδικασιών Στάδιο υποστήριξης ενοποίησης των εσωτερικών επιχειρηματικών διαδικασιών Στάδιο υποστήριξης ενοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών μεταξύ των επιχειρήσεων Στάδιο υποστήριξης δημιουργίας δικτύων μεταξύ των επιχειρήσεων Επίπεδα ενοποίησης Επίπεδο τεχνολογικής και τηλεπικοινωνιακής υποδομής Επίπεδο δεδομένων συστημάτων επιχειρηματικων εφαρμογών Επίπεδο διεπαφών συστημάτων επιχειρηματικών εφαρμογών Επιχειρηματικό επίπεδο © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Επιχειρησιακές Διαδικασίες Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Επιχειρησιακές Διαδικασίες Παράγοντες που πρέπει να καθοριστούν πριν τη διαδικασία καταγραφής των επιχειρηματικών διαδικασιών Σκοπός της καταγραφής. Το περιεχόμενο της διαδικασίας που θα καταγραφεί. Η οπτική γωνία προσέγγισής της. Το επίπεδο καταγραφής της. Η πορεία προσέγγισης. Στάδια καταγραφής Στάδιο συλλογής δεδομένων (Data Gathering) Στάδιο σχηματικής αναπαράστασης (Structuring) Στάδιο συγγραφής συνοδευτικού κειμένου-τεκμηρίωσης (Documentation) Στάδιο αλληλεπίδρασης για επαναπληροφόρηση (Feedback Interaction) © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

(+) Πλεονεκτήματα (-) Μειονεκτήματα Επιχειρησιακές Διαδικασίες Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Επιχειρησιακές Διαδικασίες Ανασχεδιασμός Επιχειρηματικών Διαδικασιών (+) Πλεονεκτήματα Η λειτουργικότητα και οι λύσεις μπορεί να μην επηρεασθούν από τις αλλαγές. Το έργο μπορεί να περατωθεί σε ένα ορισμένο χρονοδιάγραμμα. Το κόστος μπορεί να είναι υπό έλεγχο. Το επίπεδο της ολοκλήρωσης είναι σημαντικό. Η επίδραση στην επιχείρηση είναι μέτρια. (-) Μειονεκτήματα Η σταθερότητα του συστήματος γίνεται μόνο μετά από μακρά λειτουργία. Οι μακροπρόθεσμες αλλαγές στις διαδικασίες δεν πραγματοποιούνται. Οι καλύτερες επιχειρησιακές πρακτικές μπορεί να μην γίνουν ποτέ πράξη. Μπορεί να μην επιτευχθεί ολοκλήρωση διαφόρων εταιρικών συστημάτων © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Επιχειρησιακές Διαδικασίες Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Επιχειρησιακές Διαδικασίες Κύριες παράμετροι υλοποίησης ΑΕΔ Ανάπτυξη της επιχειρηματικής αποστολής και των επιμέρους στόχων Προετοιμασία και ο συντονισμός του έργου Αναγνώριση των υφισταμένων διαδικασιών που θα ανασχεδιαστούν Ανασχεδιασμός επιχειρηματικών διαδικασιών Οργανωτική σχεδίαση των επιχειρηματικών διαδικασιών Τεχνική σχεδίαση των επιχειρηματικών διαδικασιών Εκπαίδευση και προσαρμογή του προσωπικού στις ανασχεδιασμένες διαδικασίες Παρακολούθηση, έλεγχος και βελτίωση των νέων διαδικασιών Κρίσιμοι Παράγοvτες Επιτυχίας Υλοποίησης της Εγκατάστασης Η δέσμευση της διοίκησης Εξασφάλιση διαθεσιμότητας των βασικών εμπλεκόμενων στελεχών Πληρότητα της εκπαίδευσης των τελικών χρηστών Αξιοπιστία των διαθέσιμων στοιχείων (data) Εξασφάλιση χρηματοδοτικών πόρων Το λειτουργικό οργανόγραμμα του έργου Το ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης Αποτελεσματική διοίκηση του έργου © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Διαχείριση Επιχειρηματικής Γνώσης Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Διαχείριση Επιχειρηματικής Γνώσης Προκλήσεις των επιχειρήσεων στη γνώση Πρόκληση ολοκλήρωσης δεδομένων Πρόκληση παροχής πληροφόρησης σε πραγματικό χρόνο Πρόκληση ηθικά και νομικά αποδεκτής διαχείρισης πληροφορίας Είναι το αποθηκευτικό μέσο των επιχειρηματικών δεδομένων και των πληροφοριών μιας επιχείρησης, ή μιας ολόκληρης Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Τα δεδομένα που αποθηκεύονται σε μια τράπεζα πληροφοριών είναι ενοποιημένα, ακριβή και αναφέρονται σε μια χρονική περίοδο και όχι σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή Είναι υποσύνολα των Τραπεζών Πληροφοριών, αποθηκευμένα στην ίδια βάση δεδομένων. Περιέχουν δεδομένα που αφορούν συγκεκριμένες λειτουργίες της επιχείρησης σε επίπεδο τμημάτων και εξυπηρετούν συγκεκριμένους σκοπούς όπως μετρήσεις ή προβλέψεις πωλήσεων ενός προϊόντος, την απόδοση ενός νέου τμήματος, κ.α. Τράπεζες Πληροφοριών Αγορές Πληροφοριών © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Εγκατάσταση ERP Παράγοντες αναγκαιότητας ERP Ύπαρξη περίπλοκων και αναποτελεσματικών επιχειρησιακών διαδικασιών Διαπίστωση υψηλών λειτουργικών δαπανών Ανεπαρκής ανταπόκριση στις απαιτήσεις των πελατών Αδυναμία υλοποίησης νέων επιχειρηματικών στρατηγικών και πολιτικών Ανάγκη προσαρμογής στις απαιτήσεις τις διεθνούς ή τοπικής αγοράς Μικρή ή μη διαθεσιμότητα της πληροφορίας κατά μήκος του οργανισμού Απαρχαιωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Πολλά και ασυμβατά συστήματα Λόγοι αποτυχίας των ERP Έλλειψη κατάλληλης τεχνολογικής υποδομής. Έλλειψη τεχνικής εξειδίκευσης. Τεχνική πολυπλοκότητα. Έλλειψη γνώσης της εφαρμογής. Έλλειψη ομοφωνίας ως προς τους στόχους του έργου. Έλλειψη αφοσίωσης από τους χρήστες και αναποτελεσματική επικοινωνία με αυτούς. Μη ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα και προϋπολογισμοί. Συγκρούσεις μεταξύ λειτουργικών τμημάτων. Έλλειψη συστήματος μέτρησης ελέγχου κινδύνου και ανεπαρκής διαχείριση έργου Ελλειπής εμπλοκή της διοίκησης. Ανεπαρκείς πόροι. © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Εγκατάσταση ERP Μεθοδολογία εγκατάστασης Επιχειρηματικά θέματα Τεχνολογικά θέματα Απόφαση της έκτασης της αρχικής παραμετροποίησης του συστήματος. Απόφαση για τις επιλογές που πρέπει να γίνουν σχετικά με το κάθε λειτουργικό τμήμα του συστήματος ξεχωριστά. Υπολογισμός των απαιτήσεων του συστήματος σε επεξεργασία δεδομένων, καθώς και των απαιτήσεων των αλληλεπιδράσεων με τους χρήστες. Εκτίμηση του τελικού αριθμού των χρηστών και του προφίλ της χρήσης του συστήματος από αυτούς. Εκτίμηση του όγκου των δεδομένων και του ρυθμού αύξησής τους με την πάροδο του χρόνου. Ενοποίηση σε μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα όλων των εφαρμογών του ERP με τις υπάρχουσες εφαρμογές λογισμικού και δεδομένα που αυτές χρησιμοποιούν. Επιλογή των επιχειρηματικών διαδικασιών που θα αναδιοργανωθούν για να ενταχθούν στο νέο σύστημα. Εξέταση όλων των βασικών λειτουργιών που θα εκτελούνται από το σύστημα. Ιεράρχηση της σειράς με την οποία θα ενταχθούν στο σύστημα οι επιλεγμένες επιχειρηματικές διαδικασίες. Καθορισμός του εμπλεκομένου στην εκπαίδευση προσωπικού και προσδιορισμός έκτασης της εκπαίδευσης. Παρακολούθηση και προσδιορισμός της αναμενόμενης ανάπτυξης. © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Εγκατάσταση ERP Βήματα εγκατάστασης Αναδιοργάνωση διαδικασιών Οργάνωση ομάδας έργου εγκατάστασης Σχεδιασμός και ανάπτυξη προγράμματος εγκατάστασης Έλεγχος επιχειρηματικών δεδομένων και πληροφοριών Επιλογή τρόπου μετάβασης στο νέο σύστημα Πιλοτική εφαρμογή Εκπαίδευση χρηστών Αποτίμηση εγκατάστασης Ανεπαρκές hardware Προσωπικό που έχει έρθει πρόσφατα στην επιχείρηση και δεν έχει την απαιτούμενη εκπαίδευση στο σύστημα Σταδιακή αποστασιοποίηση του προσωπικού από το σύστημα Η επιχείρηση δεν προέβλεψε να επιλύσει έγκαιρα τα προβλήματα των χρηστών με το σύστημα και εκείνοι το παρακάμπτουν Το σύστημα έχει φορτωθεί υπερβολικά, με αποτέλεσμα να καθυστερεί τους χρήστες © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος

ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ © Copyright 2008 by Παπασωτηρίου Θεόδωρος