ERASMUS+ για την Εκπαίδευση, την Κατάρτιση, το Ευρωπαϊκό Πρόγραμμα για την Εκπαίδευση, την Κατάρτιση, τη Νεολαία και τον Αθλητισμό (2014-2020)

Βασική Δράση 2 Συμπράξεις μεταξύ Σχολείων Οδηγίες για τη διαχείριση σχεδίων στη Σχολική Εκπαίδευση Σεπτέμβριος 2016

Στρατηγικές Συμπράξεις στη Σχολική Εκπαίδευση Στρατηγικές Συμπράξεις στη Σχολική Εκπαίδευση Μέρος Ι Θέματα που αφορούν στη Συμφωνία Επιχορήγησης

Συμφωνία Επιχορήγησης Οι Συμφωνίες επιχορήγησης έχουν αποσταλεί Υπογραφή και από τα 2 συμβαλλόμενα μέρη - Υπογραφή και σφραγίδα από το άτομο που μπορεί να δεσμεύσει νομικά το ίδρυμα (Διευθυντής) Πρωτότυπο αντίγραφο στο αρχείο του σχολείου Η συμφωνία επιχορήγησης συνοδεύεται από 4 παραρτήματα τα οποία αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της.

Παραρτήματα συμφωνίας Παράρτημα Ι:General Conditions Παράρτημα ΙΙ: Description of the Project (Part E of the Grant Application); Estimated budget of the project Παράρτημα ΙΙΙ:Financial and contractual rules Παράρτημα ΙV:Applicable rates

Επιχορήγηση Unit costs (δαπάνες χωρίς αποδείξεις, τιμολόγια) για όσα από τα πιο κάτω ισχύουν στο σχέδιό σας: Project Management costs (διάρκεια του σχεδίου) Project meetings (αριθμός συμμετεχόντων, απόσταση) Training, Teaching and Learning activities (διάρκεια κινητικότητας και χώρα) Real costs (δαπάνες βάσει τιμολογίων και αποδείξεων) για: Συμμετοχή ατόμων με ειδικές ανάγκες Exceptional costs

Καταβολή Επιχορήγησης (1/2) Για συμφωνίες διάρκειας 2 ετών: 80% προχρηματοδότηση με την υπογραφή της συμφωνίας (εντός 30 ημερών) Αποπληρωμή που αντιστοιχεί είτε στο 20% του ποσού επιχορήγησης είτε στο υπόλοιπο, αν είναι λιγότερο, μετά την υποβολή και έγκριση της τελικής έκθεσης και των αποδεικτικών στοιχείων.

Καταβολή Επιχορήγησης (2/2) Για συμφωνίες διάρκειας 3 ετών: 40% προχρηματοδότηση με την υπογραφή της συμφωνίας (εντός 30 ημερών) περαιτέρω προχρηματοδότηση 40% με βάση την ενδιάμεση έκθεση και μόλις ξοδευτεί το 70% της πρώτης πληρωμής καταβολή του 20% (ή του υπολοίπου) με την υποβολή και έγκριση της τελικής έκθεσης

Επιτρεπόμενες Μεταφορές κονδυλίων Το μέγιστο ποσό επιχορήγησης δεν μπορεί να αυξηθεί σε καμιά περίπτωση. Επιτρέπεται η μεταφορά έως και 20% των κονδυλίων μεταξύ των κατηγοριών του προϋπολογισμού (αύξηση ή μείωση) με εξαίρεση τις κατηγορίες Management Costs και Exceptional Costs όπου δεν επιτρέπεται η αύξησή τους (επιτρέπεται η μείωση). Επιτρέπεται η μεταφορά κονδυλίων στην κατηγορία που αφορά στα άτομα με ειδικές ανάγκες, ακόμη και αν δεν έχει δηλωθεί κονδύλι γι’ αυτή την κατηγορία - Σε μια τέτοια περίπτωση, η μέγιστη αύξηση του 20% δεν ισχύει.

Επιτρεπόμενες Μεταφορές κονδυλίων To Budget item receiving the funds From Budget Item sending the funds Budget Category Project Management & Implementation Transnational Project Meetings Learning Teaching & Training Activities Special Needs Exceptional Costs Project Management& Implementation - Allowed Not Allowed Not allowed

Επιτρεπόμενες Μεταφορές κονδυλίων Minimum Allowed After Transfers to Another Budget Item Maximum Allowed After Transfers From Another Budget Item Budget Category Approved Budget by NA Minimum Amount to be declared Maximum Amount to be declared Project Management & Implementation 9.000 € * 7.200 € * Transnational Project Meetings 3.040 € 2.432 € 3.647 € Learning, Teaching and Training Activities 24.475 € 19.580 € 29.370 € Total Budget Approved 36.515 € - * Οποιοδήποτε μεταφορά ποσού μεταξύ των κατηγοριών ξεπερνά το 20% μπορεί να καλυφθεί από το Project Management and Implementation, χωρίς να δηλωθεί. Επίσης ταξιδιωτικά που μπορεί να στοιχίσουν περισσότερο από το επιτρεπτό ποσό του distance band ή επιπλέον κινητικότητες μαθητών/εκπαιδευτικών σε Project Meetings/Learning Teaching and Training Activities μπορούν να δηλώνονται ως συμμετοχές στην αντίστοιχη κατηγορία με μηδενικό κόστος και τα έξοδα τους να καλύπτονται από το Project Management and Implementation.

Επιτρεπόμενες αλλαγές εντός του ίδιου κονδυλίου Επιτρεπόμενες αλλαγές εντός του ίδιου κονδυλίου Εντός της ίδιας κατηγορίας προϋπολογισμού μπορούν να γίνουν οποιεσδήποτε αλλαγές (πχ. όσον αφορά τις κινητικότητες, αλλαγή στη χώρα προορισμού, αύξηση του αριθμού συμμετεχόντων, συμμετοχή περισσοτέρων μαθητών και λιγότερων εκπαιδευτικών), με την προϋπόθεση ότι οι αρχικοί στόχοι, τα αποτελέσματα και οι δραστηριότητες του σχεδίου δεν διαφοροποιούνται ουσιαστικά.

Project Management and Implementation (1/2) Διαχείριση του σχεδίου (πχ. προγραμματισμός, οικονομική διαχείριση, συντονισμός και επικοινωνία μεταξύ των εταίρων, διαδικτυακή συνεργασία, κλπ.) Ανάπτυξη μικρής κλίμακας υλικών μάθησης/διδασκαλίας, εργαλείων κλπ, και πιλοτική εφαρμογή τους Τοπικές δραστηριότητες (πχ. ένταξη εργασιών του σχεδίου στην τάξη, συνεργασία με τοπικούς φορείς, κλπ) Κάλυψη εξόδων για πληροφόρηση, προώθηση και διάδοση (πχ. έκδοση έντυπου υλικού, δημιουργία και ενημέρωση ιστοσελίδας, κλπ)

Project Management and Implementation (2/2) Φιλοξενία εταίρων Ταξιδιωτική Ασφάλεια συμμετεχόντων Κάλυψη επιπλέον εξόδων των κινητικοτήτων (project meetings, learning activities)

Transnational Project Meetings Σκοπός τους είναι ο συντονισμός για την υλοποίηση του σχεδίου Πραγματοποιούνται μόνο σε εταιρικά σχολεία της σύμπραξης Επιτρέπεται μόνο η συμμετοχή προσωπικού του σχολείου Ο αριθμός των συμμετεχόντων σε κάθε συνάντηση, όπως δηλώθηκε στην αίτηση δεν είναι δεσμευτικός ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η τυχόν συμμετοχή μαθητών θα πρέπει να πηγάζει από τις ανάγκες του σχεδίου

Επιλέξιμες Δραστηριότητες Learning/teaching/training activities Βραχύχρονες ανταλλαγές ομάδων μαθητών Βραχύχρονες κοινές δραστηριότητες κατάρτισης του προσωπικού Blended mobility των μαθητών που συνδυάζει φυσική και εικονική κινητικότητα Μακρόχρονη ανάθεση καθηκόντων διδασκαλίας ή κατάρτισης προσωπικού Μακρόχρονη εκπαιδευτική κινητικότητα μαθητών

Learning/teaching/training activities - μαθητές Βραχύχρονες ανταλλαγές ομάδων μαθητών/ Blended mobility των μαθητών Διάρκεια: 5 ημέρες έως 2 μήνες Συνήθως φιλοξενούνται από οικογένειες Επιχορηγούνται έξοδα ταξιδιού (distance calculator) και έξοδα διαβίωσης (ανά ημέρα) Ο αριθμός των συμμετεχόντων σε κάθε δραστηριότητα, όπως δηλώθηκε στην αίτηση δεν είναι δεσμευτικός – συμμετοχή όμως σε δραστηριότητες που έχουν εγκριθεί Προσοχή στον αριθμό των συνοδών!

Learning/teaching/training activities - προσωπικό Βραχύχρονες κοινές δραστηριότητες κατάρτισης του προσωπικού Διάρκεια: 5 ημέρες έως 2 μήνες Επιχορηγούνται έξοδα ταξιδιού (distance calculator) και έξοδα διαβίωσης (ανά ημέρα) Ο αριθμός των συμμετεχόντων σε κάθε δραστηριότητα, όπως δηλώθηκε στην αίτηση δεν είναι δεσμευτικός – συμμετοχή όμως σε δραστηριότητες που έχουν εγκριθεί

Learning/teaching/training activities Η επιλέξιμη ελάχιστη διάρκεια των δραστηριοτήτων δεν περιλαμβάνει το ταξίδι. Ο δικαιούχος μπορεί να προσθέσει για ταξίδι μία ημέρα πριν και μια μέρα μετά από τη δραστηριότητα στο εξωτερικό και να λάβει επίδομα διαβίωσης και για τις μέρες αυτές. Επιλέξιμοι συμμετέχοντες είναι προσωπικό και μαθητές του σχολείου. Οι δραστηριότητες πρέπει να πραγματοποιούνται στην έδρα των εταιρικών σχολείων.

Απαραίτητα αποδεικτικά Management Costs Δεν απαιτούνται συγκεκριμένα αποδεικτικά στοιχεία, αρκεί τα έξοδα να αφορούν δραστηριότητες και αποτελέσματα σχετικά με το σχέδιο.

Απαραίτητα αποδεικτικά Transnational Project Meetings Πιστοποιητικό Συμμετοχής που υπογράφεται από τον οργανισμό υποδοχής και αναφέρει το όνομα του συμμετέχοντος, το σκοπό της συνάντησης, καθώς και την ημερομηνία έναρξης και λήξης της Λεπτομερής ημερήσια διάταξη και τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται ή διανέμονται στη διακρατική συνάντηση Λίστα συμμετεχόντων που υπογράφεται από τους συμμετέχοντες και τον οργανισμό υποδοχής. Σ’ αυτή αναφέρονται ο τίτλος, η ημερομηνία και ο τόπος διεξαγωγής της συνάντησης, καθώς επίσης και τα στοιχεία των συμμετεχόντων και των οργανισμών αποστολής (όνομα, διεύθυνση και email)

Απαραίτητα αποδεικτικά Transnational Training, Teaching and Learning activities Πιστοποιητικό συμμετοχής που υπογράφεται από τον οργανισμό υποδοχής και περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμο του συμμετέχοντα, τον τίτλο της δραστηριότητας και την ημερομηνία έναρξης και λήξης της.

Απαραίτητα αποδεικτικά Επιχορήγηση για άτομα με ειδικές ανάγκες Η επιχορήγηση περιλαμβάνει έξοδα που έχουν άμεση σχέση με τους συμμετέχοντες με ειδικές ανάγκες και των συνοδών τους, στην περίπτωση συμμετοχής σε Transnational Training, Teaching and Learning activities και transnational project meetings Τιμολόγια και αποδείξεις για τις πραγματικές δαπάνες, όπου θα αναφέρεται το όνομα και η διεύθυνση του οργανισμού που εκδίδει το τιμολόγιο, το ποσό και το νόμισμα, καθώς και η ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου

Απαραίτητα αποδεικτικά Exceptional costs Υπεργολαβία: Τιμολόγια των πραγματικών δαπανών, όπου προσδιορίζεται το όνομα και η διεύθυνση του οργανισμού που εκδίδει το τιμολόγιο, η υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου που εκδίδει το τιμολόγιο, το ποσό και το νόμισμα, ο σκοπός της υπεργολαβίας, καθώς και η ημερομηνία του τιμολογίου. Δαπάνες Απόσβεσης: (Ισχύει για την αγορά εξοπλισμού) Απόδειξη της αγοράς, ενοικίασης ή χρηματοδοτικής μίσθωσης εξοπλισμού, όπως καταγράφονται στις λογιστικές καταστάσεις του δικαιούχου, καθώς και το ποσοστό χρήσης του εξοπλισμού για τις ανάγκες του σχεδίου. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Καλύπτονται μόνο το 75% των επιλέξιμων δαπανών

Οικονομική διαχείριση Φύλαξη πρωτότυπων αποδεικτικών στοιχείων: Για τουλάχιστον 3 χρόνια από την αποπληρωμή από το ΙΔΕΠ Όλα τα εμβάσματα και οι δαπάνες καταχωρούνται σε Λογιστικά Βιβλία και φυλάγονται τα σχετικά αποδεικτικά. Ύπαρξη εσωτερικού συστήματος παρακολούθησης δαπανών. Προτείνεται η καταγραφή του εγκεκριμένου προϋπολογισμού ανά κατηγορία δαπάνης σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Σωστή αρχειοθέτηση: Συγκέντρωση πρωτότυπων παραστατικών και ταξινόμηση ανά κατηγορία δαπάνης. Ο φάκελος του σχεδίου πρέπει να είναι διαρκώς ενημερωμένος και διαθέσιμος για έλεγχο.

Υποχρεώσεις που απορρέουν από τη συμφωνία χρηματοδότησης Συμπλήρωση και υποβολή της τελικής έκθεσης, τόσο από τα συντονιστικά όσο και από τα εταιρικά σχολεία. Καταχώρηση των αποτελεσμάτων/τελικών προϊόντων από το συντονιστικό σχολείο στην "Erasmus+ Project Results Platform”. Απαραίτητη η συνεισφορά όλων των εταίρων. Για σχέδια διάρκειας πέραν των 2 ετών Συμπλήρωση και υποβολή της έκθεσης προόδου και της ενδιάμεσης έκθεσης

Υποχρεώσεις που απορρέουν από τη συμφωνία χρηματοδότησης Σε κάθε ανακοίνωση ή δημοσίευση που σχετίζεται με το σχέδιο πρέπει να αναφέρεται ότι το σχέδιο έχει λάβει χρηματοδότηση από την ΕΕ, να φέρει το έμβλημα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, το επίσημο λογότυπο και τη γραφική ταυτότητα που σχετίζεται με το πρόγραμμα Erasmus+, σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές που διατίθενται στους πιο κάτω συνδέσμους: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.htm http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf Συμμετοχή σε δραστηριότητες παρακολούθησης και αξιολόγησης που διοργανώνονται από το ΙΔΕΠ και την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, καθώς και από πρόσωπα και φορείς εντεταλμένους από αυτούς.

Μέρος ΙΙ Οργανωτικά Θέματα της Σύμπραξης Μέρος ΙΙ Οργανωτικά Θέματα της Σύμπραξης

Οργάνωση της σύμπραξης μετά την υπογραφή της συμφωνίας Οργάνωση της σύμπραξης μετά την υπογραφή της συμφωνίας Οργάνωση της ομάδας: Συνεργασία εκπαιδευτικών διαφόρων ειδικοτήτων και μαθητών Μελέτη της συμφωνίας και των παραρτημάτων της από την ομάδα του σχολείου (έτσι γνωρίζουμε τι θα μας ζητηθεί κατά τη διάρκεια και στο τέλος της σύμπραξης) Αρχική/Άμεση επικοινωνία με τους εταίρους (ιδιαίτερα για τα σχολεία που είναι συντονιστικά) Ενημέρωση του προσωπικού του σχολείου, του συνδέσμου γονέων, των κοινωνικών εταίρων, της κοινότητας και άλλων σχετικών φορέων Συμφωνία με τους εταίρους ως προς τα μέσα και τη συχνότητα επικοινωνίας.

Οργάνωση της σύμπραξης μετά την υπογραφή της συμφωνίας Οργάνωση της σύμπραξης μετά την υπογραφή της συμφωνίας Τακτική και ουσιαστική επικοινωνία με τους εταίρους. Τακτικές συνεδρίες στο σχολείο με τους εκπαιδευτικούς και τους μαθητές της ομάδας για αλληλοενημέρωση. Το σχολείο πρέπει να λάβει γονική συγκατάθεση στην περίπτωση της κινητικότητας των ανήλικων μαθητών στη σχολική εκπαίδευση. Το σχολείο είναι υπεύθυνο για την ασφάλιση των συμμετεχόντων σε δραστηριότητες κινητικότητας. Σε περίπτωση δραστηριοτήτων κατάρτισης, διδασκαλίας και μάθησης ενθαρρύνεται η χρήση του Europass Certificate για αναγνώριση και επικύρωση της μάθησης των συμμετεχόντων (επικοινωνία με το ΚΕ.ΠΑ.)

Οργάνωση της σύμπραξης μετά την υπογραφή της συμφωνίας Οργάνωση της σύμπραξης μετά την υπογραφή της συμφωνίας Επιβεβαίωση ότι όλοι οι εταίροι έχουν σαφή ιδέα για τα διάφορα στάδια της σύμπραξης και λαμβάνουν υπόψη τις παραμέτρους των άλλων εταίρων (αργίες, διακοπές, εξετάσεις κ. ά.). Καταγραφή εκδηλώσεων, επιτυχιών, προβλημάτων και αποτυχιών την ώρα που συμβαίνουν για σκοπούς μελλοντικής αξιολόγησης. Συνεχής έλεγχος του προϋπολογισμού και σωστή διαχείριση των χρονοδιαγραμμάτων. Λήψη κατάλληλων μέτρων για την αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων (π.χ. αντιμετώπιση συγκρούσεων). Συμφωνία με τους εταίρους για τον τρόπο και χρόνο της αξιολόγησης της σύμπραξης.

Οργάνωση της σύμπραξης μετά την υπογραφή της συμφωνίας Οργάνωση της σύμπραξης μετά την υπογραφή της συμφωνίας Διοργάνωση Transnational Project Meetings Πρόγραμμα και πρόσκληση Agenda θεμάτων για συζήτηση και εργασία (ετοιμάζεται από κοινού πριν τη συνάντηση) Θέματα εργασίας (Προγραμματισμός, συντονισμός και αξιολόγηση των δραστηριοτήτων και αποτελεσμάτων της σύμπραξης, προετοιμασία εκθέσεων, δημοσιοποίηση) Διαμονή των εταίρων Οι συναντήσεις για εργασία στο χώρο του σχολείου Συμμετοχή των κοινωνικών εταίρων Ευκαιρία για άνοιγμα προς την κοινότητα και δημοσιοποίηση των δραστηριοτήτων και αποτελεσμάτων της σύμπραξης Οργάνωση πολιτιστικών δραστηριοτήτων

Οργάνωση της σύμπραξης μετά την υπογραφή της συμφωνίας Οργάνωση της σύμπραξης μετά την υπογραφή της συμφωνίας Προτρέπονται τα σχολεία όπως κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του σχεδίου κάνουν χρήση των εργαλείων του eTwinning. Τα σχολεία πρέπει να παρέχουν σε όλους ελεύθερη πρόσβαση στους εκπαιδευτικούς πόρους (ή άλλα έγγραφα και μέσα που παράγονται από το σχέδιο) μέσω ανοικτών αδειών.

Συμμετοχή σε Transnational Project Meetings/ Transnational Training, Teaching and Learning Activities Το Ίδρυμα-Δικαιούχος μπορεί να καταβάλει σε κάθε συμμετέχοντα σε δραστηριότητα κινητικότητας το ποσό που αναλογεί στην κινητικότητα (έξοδα ταξιδίου και διαβίωσης) ή να οργανώσει από μόνο του την κινητικότητα (αγορά ταξιδιωτικών εισιτηρίων, παροχή διαμονής και διατροφής στους συμμετέχοντες)

Υλοποίηση του Σχεδίου Χρήσιμοι οδηγοί για την υλοποίηση του Σχεδίου: Καλός και απαραίτητος οδηγός είναι η αίτηση που υπέβαλε το σχολείο Η συμφωνία με το ΙΔΕΠ με τα παραρτήματά της Οδηγός Προγράμματος 2016 Erasmus+ Programme Guide. Διαθέσιμος και στην ιστοσελίδα του ΙΔΕΠ: www.erasmusplus.cy

Άλλα Θέματα Το ΙΔΕΠ πρέπει να ενημερώνεται για οποιαδήποτε αλλαγή που ενδέχεται να επηρεάσει ή να καθυστερήσει την υλοποίηση του σχεδίου για τυχόν αλλαγή της νομικής, οικονομικής, τεχνικής, οργανωτικής κατάστασης του σχολείου και για οποιαδήποτε αλλαγή του διευθυντή και συντονιστή για τυχόν αποχώρηση εταιρικού σχολείου Η επικοινωνία με το ΙΔΕΠ Διά Βίου Μάθησης που αφορά στη συμφωνία θα πρέπει να γίνεται γραπτώς και να αναφέρεται ο κωδικός της συμφωνίας Τα άτομα επαφής να παρακολουθούν την ιστοσελίδα και emails του ΙΔΕΠ για ενημέρωση

Άλλα Θέματα Η άδεια απουσίας από το ΥΠΠ, για συμμετοχή σε δραστηριότητες του σχεδίου, να ζητείται έγκαιρα συνοδευόμενη με τα απαραίτητα δικαιολογητικά (επιστολή έγκρισης του προγράμματος που εστάλη στο ίδρυμα από το ΙΔΕΠ, πρόγραμμα ή πρόσκληση από το ίδρυμα υποδοχής). Τα σχολεία πρέπει να είναι σε θέση να δεχτούν είτε μαθητές είτε προσωπικό που εγκρίθηκε από χώρα εταίρο για συμμετοχή σε Μακρόχρονη κινητικότητα. Για δημοσιοποίηση των διακρατικών συναντήσεων που πραγματοποιούνται στην Κύπρο, ο συντονιστής προτρέπεται να επικοινωνεί με τα ΜΜΕ.

ΚΑΛΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑ!

Ερωτήσεις Τροποποιήσεις στην πρόταση ή και στις κινητικότητες Κινητικότητα στην Τουρκία Μορφή των προϊόντων που θα αναρτηθούν στην Erasmus+ Project Results Platform