ΔΙΟΙΚΗΣΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ

Slides:



Advertisements
Παρόμοιες παρουσιάσεις
ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗ
Advertisements

ΤΡΟΠΟΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΔΕΞΙΟΤΗΤΩΝ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ  Εκπαιδευτικό Κεφάλαιο 1.1 Τεχνικές δεξιότητες και προσόντα.
ΤΡΟΠΟΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΕΝΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΚΙΝΗΤΙΚΟΤΗΤΑΣ
Information Systems Governance Αγγελής Δημήτριος (ΜΤΕ/0936) IS Governance Ορισμός: Πληροφοριακή Διακυβέρνηση ονομάζουμε εκείνες τις διαδικασίες βάση των.
Αξιολόγηση του Εκπαιδευτικού Έργου στη Δ.Ε.
Έρευνα Έρευνα :“Συστηματική, ελεγχόμενη, εμπειρική και κριτική διερεύνηση υποθετικών προτάσεων σχετικά με τις εικαζόμενες σχέσεις ανάμεσα σε φυσικά(;)
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ
Ο ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΠΣ
ΑΘΗΝΑ 8 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 2005 ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΠΕΝΔΥΣΕΩΝ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ ΚΠΣ η ΕΠΙΤΡΟΠΗ.
ΤΡΟΠΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΤΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ
«ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ »
ΤΡΟΠΟΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΗΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΠΟΠΤΕΙΑΣ
ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Π.Μ.Σ ΔΗΜΑΚΟΠΟΥΛΟΥ ΕΛΕΥΘΕΡΙΑ.
Εισαγωγή στην Αξιολόγηση Έργων Πληροφορικής Στρατηγική και Οικονομική των Π.Σ. Βέμου Κωνσταντίνα Τσάμα Ριγκέρς.
Sense of Initiative and Entrepreneurship Το σχέδιο αυτό χρηματοδοτήθηκε με την υποστήριξη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Η παρούσα δημοσίευση(ανακοίνωση) δεσμεύει.
Συμμετοχή των εργαζομένων στην διοίκηση των επιχειρήσεων
Εποπτεία και διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού
Διαχείριση Έργων Πληροφορικής
Αξιολόγηση Εκπαιδευτικού Έργου της Σχολικής Μονάδας - Διαδικασία της Αυτοαξιολόγησης (ΑΕΕ) 2 ο Βήμα: Επιλογή και διαμόρφωση Σχεδίου Δράσης Σχολικοί Σύμβουλοι.
ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ. ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ Ο προγραμματισμός είναι η πρώτη λειτουργία του μάνατζμεντ. Έχει μελλοντοστρεφή χαρακτήρα, προσφέρει κατεύθυνση.
«ΤΟΠΙΚΗ ΚΑΙ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗ»
Στρατηγικοί στόχοι του Δικτύου Μακροχρόνιας Φροντίδας. Tο κεντρικό ζητούμενο ενός συστήματος διοίκησης και διαχείρισης των υπηρεσιών Μακροχρόνιας Φροντίδας.
Τεχνολογία ΛογισμικούSlide 1 Τεχνολογία Απαιτήσεων u Καθορίζει τι θέλει ο πελάτης από ένα σύστημα λογισμικού.
ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΌ ΙΔΡΥΜΑ ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ
Ορισμός Έργου Δρ. Α. Ραφαηλίδης Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων (Πάτρα) ΤΕΙ Δυτ. Ελλάδας.
Μέρος 1 Εισαγωγή στα Πληροφοριακά Συστήματα. 22/9/20162 Περιεχόμενα  Βασικές έννοιες Πληροφοριακών Συστημάτων  Απαιτήσεις των σύγχρονων επιχειρήσεων.
Ανάπτυξη – Βελτίωση του Ανθρώπινου Δυναμικού
Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Μακεδονίας - Θράκης ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΩΝ.
Ο Στρατηγικός Σχεδιασμός της Επιχείρησης και οι Τεχνολογίες Πληροφορίας και Επικοινωνιών Σπυρίδων Πανέτσος.
1 Διαχείριση Έργων Κλείσιμο του έργου Τσέλιος Δημήτρης Καθηγητής Εφαρμογών Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων- ΤΕΙ Θεσσαλίας ΠΕΓΑ Πληροφοριακά Συστήματα.
Πρόγραμμα Εταιρικής Ταυτότητας Διάλεξη 2. Στελέχη που ασχολούνται… Μικρομεσαίες επιχειρήσεις ▫ Ομάδα από 4-6 άτομα διαφόρων τμημάτων και ένα ανώτατο στέλεχος.
ΕΒΔΟΜΑΔΑ 1 η ΕΙΔΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΧΡΟΝΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΡΓΩΝ.
Χρονικός Προγραμματισμός Έργων (Εργαστήριο) Ενότητα 1: Εισαγωγή Κλεάνθης Συρακούλης, Επίκουρος Καθηγητής, Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων, T.E.I. Θεσσαλίας.
ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΉ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΉ – ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΌΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ ΩΣ ΕΡΓΑΛΕΊΟ ΠΟΙΌΤΗΤΑΣ Διοίκηση Ολικής Ποιότητας Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας.
ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΈΡΓΩΝ
Επιχειρηματικός Σχεδιασμός
ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΟΛΙΚΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ
ΧΡΟΝΙΚΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΩΝ
Κατάσταση και Σχέδιο Δράσης
Η ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΣΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ
Διαχείριση Έργων Πληροφορικής
2. Ανάλυση Ενδιαφερομένων Μερών
Επιχειρησιακός Σχεδιασμός και Διαχείριση Έργων
ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ (QUALITY SYSTEM)
Κύρια βήματα της έρευνας Πρωτόκολλο έρευνας
Διαχείριση Κινδύνου Ενότητα 3: Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνου.
ΕΙΔΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΧΡΟΝΙΚΟυ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟυ ΕΡΓΩΝ
Διοίκηση Ποιότητας Ενότητα 3: Το κόστος της ποιότητας - Βραβεία ποιότητας Διδάσκων: Τσέλιος Δημήτριος, Καθηγητής Εφαρμογών Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων.
Οργάνωση & Διοίκηση Αθλητισμού
Πρόταση υιοθέτησης προγραμματικής συμφωνίας για την υλοποίηση έργων
Προετοιμασία για την ανάληψη προγράμματος
Το κόστος Ποιότητας    
Η έννοια της επιχείρησης
Αρχες διοικησησ & διαχειρισησ εργων
ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΟΛΙΚΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ
ΕΙΔΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΧΡΟΝΙΚΟυ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟυ ΕΡΓΩΝ
ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΑ ΣΧΕΔΙΑ: ΟΡΙΣΜΟΙ ΚΑΙ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ
ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ
ΔΙΟΙΚΗΣΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ
ΧΠΕ – ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟ 2ο Κατανόηση του έργου ΝΕΟΛΑΙΑ – ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΣ
Γενική Εκτίμηση (άπαξ)
Στρατηγικοί στόχοι του Δικτύου Μακροχρόνιας Φροντίδας.
Διάταξη τίτλου Σχεδιασμός Πεδίου Εφαρμογής του Έργου.
Σχέδιο επαγγελματικού έργου
Αρχες διοικησησ & διαχειρισησ εργων
ΕΙΔΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ
Αρχες διοικησησ & διαχειρισησ εργων
ΕΙΔΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ
Αρχεσ διοικησησ & διαχειρισησ εργων
Η Αξιολόγηση & οι Απαιτήσεις του Σχεδίου Αξιολόγησης
Μεταγράφημα παρουσίασης:

ΔΙΟΙΚΗΣΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Κλεάνθης Συρακούλης

ΔΙΑΛΕΞΗ 2 - ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Κύκλος ζωής έργου - Ορισμοί Διαχείριση του κύκλου ζωής Logical Framework Approach Η επιτυχία και η αποτυχία σε ένα έργο Εκκίνηση και Προεκτιμήσεις Δομή Ανάλυσης Εργασιών (Work Breakdown Structure)

ΔΙΑΛΕΞΗ 2 – ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ Να κατανοήσετε την αναγκαιότητα προσδιορισμού του κύκλου ζωής ενός έργου. Να αντιληφθείτε τη λογική και τον τρόπο συμπλήρωσης μιας LFA. Να αντιληφθείτε τους παράγοντες που προσδιορίζουν την επιτυχία και την αποτυχία ενός έργου. Να εμπεδώσετε τη λογική προσδιορισμού της φάσης στην οποία βρίσκεται το έργο.

Οργανισμός Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Κάθε οργανισμός επιτελεί μία βασική λειτουργία: Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Αυτό πράτουν εξίσου οι εμπορικές επιχειρήσεις, οι φορείς του δημόσιου τομέα, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, οι μη κυβερνητικές οργανώσεις......και το σώμα μας

Οδηγός μεθοδολογίας PM² Βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης έργων Αποτελεσματική Λύσεις & Οφέλη Υλοποίηση Έλεγχος και ευελιξία Νοοτροπίες της PM² ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΑ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ Οδηγός μεθοδολογίας PM² Βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης έργων

Κύκλος ζωής έργου (Project Life Cycle-PLC) Η σειρά των ενεργειών που απαιτούνται από τη σύλληψη της ιδέας μέχρι και την ολοκλήρωση (?) κάθε έργου Αρχίζει με τον προσδιορισμό της ιδέας, συνεχίζεται με την ανάπτυξη της ιδέας και την έκφρασή της μέσα από ένα σχέδιο εργασίας, το οποίο μπορεί να εφαρμοστεί στην πράξη και στη συνέχεια να αξιολογηθεί Οι ιδέες προσδιορίζονται στα πλαίσια μιας στρατηγικής στην οποία συμφωνούν ο κύριος του έργου και ο ανάδοχος Τα σημαντικά ορόσημα μεταξύ των φάσεων του κύκλου ζωής αναπαριστούν τα σημεία λήψης αποφάσεων υψηλού επιπέδου Οι φάσεις σε πολλές περιπτώσεις μπορεί, και συχνά συμβαίνει, να επικαλύπτονται. .

Κύκλος ζωής έργου (Project Life Cycle-PLC) Ο κύκλος ζωής του έργου παρέχει μια «δομή» που εξασφαλίζει τη συμμετοχή των εμπλεκόμενων στο έργο, καθώς και τη διαθεσιμότητα των απαραίτητων πληροφοριών που πιθανώς να χρησιμεύσουν κατά τη διάρκεια της ζωής του έργου Δομημένη και επικαιροποιημένη λήψη αποφάσεων

Δαπάνες - Προσπάθεια Χρόνος Εκκίνηση Σχεδιασμός Εκτέλεση Περάτωση Παρακολούθηση & Έλεγχος

Διαχείριση του Κύκλου Ζωής Η έννοια της διαχείρισης του κύκλου ζωής του έργου (PCM) εισήχθη από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή στις αρχές της δεκαετίας του '90 για να βελτιώσει την ποιότητα του σχεδιασμού και της διαχείρισης του έργου και με αυτόν τον τρόπο να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα των έργων που χρηματοδοτεί η Ευρωπαϊκή Ένωση Η μεθοδολογία PCM αναπτύχθηκε από μια ανάλυση αποτελεσματικότητας, που πραγματοποιήθηκε από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή στα τέλη της δεκαετίας του ’80. Τα συμπεράσματα της αξιολόγησης, από τα μέλη της Επιτροπής, έδειξαν ότι ένα σημαντικό ποσοστό των αναπτυξιακών έργων είχαν εκτελεστεί κακώς, και είχαν προσδιοριστεί διάφορες αιτίες όπως:

Διαχείριση του Κύκλου Ζωής Φτωχός προγραμματισμός και προετοιμασία του έργου. Πολλά έργα μη συναφή με τους τελικούς χρήστες. Ανεπαρκής συνυπολογισμός των κινδύνων. Παράβλεψη των παραγόντων που έχουν επιπτώσεις στην μακροπρόθεσμη ικανότητα υποστήριξης του έργου. Σπάνια χρήση της προηγούμενης εμπειρίας, προσαρμοσμένης στις νέες πολιτικές και πρακτικές. Η μεθοδολογία PCM διασφαλίζει ότι κατά τη διάρκεια όλου του κύκλου ζωής του έργου εξετάζονται συστηματικά τα εκάστοτε ζητήματα που προκύπτουν.

Logical Framework Approach-1 Η L.F.A. χωρίζεται σε δύο κύριες φάσεις: Φάση 1η - η φάση της ανάλυσης του έργου. Κατά τη διάρκεια της φάσης αυτής, αναλύεται η υπάρχουσα κατάσταση, που καλούμαστε να αντιμετωπίσουμε, προκειμένου να αναπτυχθεί ένα όραμα της “επιθυμητής μελλοντικής κατάστασης”. Μετά την ολοκλήρωση της ανάλυσης ακολουθεί η επιλογή της στρατηγικής που θα εφαρμοστεί, ώστε να επιτευχθεί ο στόχος μας.

Logical Framework Approach-2 Φάση 2η – η φάση του προγραμματισμού του έργου. Κατά τη διάρκεια αυτής της δεύτερης φάσης, αναπτύσσεται η ολοκληρωμένη σκέψη, που αφορά την υλοποίηση του έργου, με λειτουργικές λεπτομέρειες. Η ανάπτυξη αυτή μας οδηγεί στη δημιουργία ενός αναλυτικού πλάνου δράσης. Προσδιορισμός “ομάδας-στόχος” του έργου Συνυπολογισμός του ανθρώπινου παράγοντα Ανάλυση των στόχων Ανάλυση της στρατηγικής LFA – Η ΑΝΑΛΥΣΗ

Στοιχεία του πίνακα Log Frame (Project Matrix) Παρεμβατική Λογική Αντικειμενικά Επαληθεύσιμοι Δείκτες (Πηγές Επαλήθευσης) Υποθέσεις Στρατηγικοί Στόχοι Επιδίωξη - Σκοπός του Έργου Αποτελέσματα Δραστηριότητες Μέσα Κόστος Υποθέσεις Εργασίας

1ΣΤΟΧΟΣ GOAL   Ο στόχος υψηλότερου επιπέδου στον οποίο αναμένεται να συνεισφέρει το έργο  (να γίνει αναφορά στις ομάδες – στόχο) 1ΔΕΙΚΤΕΣ INDICATORS Μετρικές (άμεσες ή έμμεσες) που επιβεβαιώνουν την έκταση επίτευξης του στόχου (πρέπει να εξειδικεύονται) 1ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ ASSUMPTIONS Σημαντικά γεγονότα, συνθήκες και αποφάσεις που είναι αναγκαία για τη βιωσιμότητα του στόχου 2ΕΠΙΔΙΩΞΗ PURPOSE Η αλλαγή την οποία αναμένεται να έχουμε ως αποτέλεσμα του έργου 2ΔΕΙΚΤΕΣ Μετρικές (άμεσες ή έμμεσες) που επιβεβαιώνουν την έκταση επίτευξης των επιδιώξεων 2ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ Σημαντικά γεγονότα, συνθήκες και αποφάσεις πέρα από τον έλεγχο της διαχείρισης έργου που είναι αναγκαία για να υλοποιηθεί ο στόχος 3ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ OUTPUTS Τα επιμέρους αποτελέσματα που μπορεί να εγγυηθεί η διαχείριση του έργου (να γίνει αναφορά στις ομάδες – στόχο) 3ΔΕΙΚΤΕΣ Μετρικές (άμεσες ή έμμεσες) που επιβεβαιώνουν την έκταση επίτευξης των αποτελεσμάτων 3ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ Σημαντικά γεγονότα, συνθήκες και αποφάσεις πέρα από τον έλεγχο της διαχείρισης έργου που είναι αναγκαία για να υλοποιηθούν οι επιδιώξεις 4ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ACTIVITIES Οι δραστηριότητες που πρέπει να γίνουν για να προκύψουν τα αποτελέσματα 5ΤΡΟΦΟΔΟΤΗΣΗ INPUTS Αγαθά και υπηρεσίες που είναι απαραίτητα για την υλοποίηση των δραστηριοτήτων 4ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ Σημαντικά γεγονότα, συνθήκες και αποφάσεις πέρα από τον έλεγχο της διαχείρισης έργου που είναι αναγκαία για να υπάρξουν τα αποτελέσματα

Οι στόχοι να είναι SMART Specific Measurable Achievable Realistic Time-limited

Βασικά στοιχεία για το έργο RfP Στόχοι και αντικείμενα του έργου Χρηματοδότηση Εμπλεκόμενοι Χρόνος παράδοσης Απαιτούμενοι πόροι Παραδοτέα Προϋποθέσεις & Κίνδυνοι Προϋπολογισμός

Παρακολούθηση & Έλεγχος Κινητήριοι μοχλοί Έργου Κύριος Έργου Διαχειριστής Έργου Κύρια Ομάδα Έργου Εμπλεκόμενοι Έργου εκκινεί σχεδιάζει εκτελεί αξιολογούν Αίτηση εκκίνησης έργου Εισροές Φάσης Επιχειρηματικό Σχέδιο Χάρτης Έργου Πρόγραμμα εργασίας Έργου Παραδοτέα Έργου Παρακολούθηση & Έλεγχος Εκκίνηση Σχεδιασμός Εκτέλεση Περάτωση Φάσεις Έργου Ορισμός πεδίου εφαρμογής Ανάθεση διαχ. έργου Επεξεργασία πεδίου εφαρμογής Ανάθεση κύριας ομάδας έργου Διαχείριση πεδίου εφαρμογής Συντονισμός Άντληση διδαγμάτων Αποδοχή έργου Πρόγραμμα εργασίας Έργου Εκροές Φάσης Χάρτης Έργου Παραδοτέα Έργου Έκθεση Περάτωσης έργου Εγκρίσεις Περάτωσης φάσης RfP RfE RfC

Παράγοντες επιτυχίας και αποτυχίας ενός Έργου Οι έννοιες μπορεί να ποικίλουν από έργο σε έργο (ανάλογα με το αντικείμενό του) και από την οπτική θεώρησης του έργου (από τη σκοπιά του κυρίου του έργου, του διαχειριστή, των πελατών, των εργαζόμενων κοκ). Τα κριτήρια μέτρησης της επιτυχίας, επομένως και οι αντίστοιχοι παράγοντες είναι Η επίτευξη των σχεδιασθέντων στόχων (αντικείμενα) του έργου. Η επίδραση του έργου στους “πελάτες” (τελικούς δικαιούχους). Τα “κέρδη” του οργανισμού για τον οποίο έγινε το έργο.

Η επίτευξη των σχεδιασθέντων στόχων (αντικείμενα) του έργου Επίτευξη των επιχειρησιακών – λειτουργικών στόχων Επίτευξη των τεχνικών- τεχνολογικών στόχων Επίτευξη των χρονικών στόχων (χρονοδιάγραμμα) Επίτευξη οικονομικών στόχων (προϋπολογισμός) Η επίδραση του έργου στους “πελάτες” (τελικούς δικαιούχους) Η κάλυψη των αναγκών- επιθυμιών των “πελατών” Η επίλυση σημαντικών λειτουργικών – επιχειρησιακών προβλημάτων Η πραγματική χρήση των αποτελεσμάτων του έργου Το επίπεδο ικανοποίησης των “πελατών” Τα “κέρδη” του οργανισμού για τον οποίο έγινε το έργο Το επίπεδο “εμπορικής” επιτυχίας Η δημιουργία νέων αγορών Η δημιουργία νέων προϊόντων / υπηρεσιών Η ανάπτυξη νέων μεθόδων και τεχνολογιών

Η ΕΡΕΥΝΑ Cooke-Davies (2002) Σε μια πιο εξειδικευμένη προσέγγιση, μετά από μια αναλυτική έρευνα σε 70 διεθνείς οργανισμούς, δόθηκαν απαντήσεις σε τρία ερωτήματα: “Ποιοι παράγοντες οδηγούν σε επιτυχημένη διαχείριση έργου”, “Ποιοι παράγοντες οδηγούν σε ένα επιτυχημένο έργο” και “Ποιοι παράγοντες οδηγούν πάντα σε επιτυχημένα έργα”. Οι οκτώ πρώτοι παράγοντες που παρουσιάζονται στη συνέχεια αποτελούν τις απαντήσεις στο πρώτο ερώτημα, ο ένατος στο δεύτερο και οι υπόλοιποι στο τρίτο ερώτημα.

Η ΕΡΕΥΝΑ Cooke-Davies (2002) Παράγοντες που οδηγούν σε επιτυχημένη διαχείριση έργου F1 Η εξοικείωση της εκπαίδευσης του οργανισμού σε έννοιες διαχείρισης κινδύνου F2 Η ωριμότητά του στις διαδικασίες ανάληψης των κινδύνων που του αντιστοιχούν F3 Η επάρκειά του στην τήρηση ενός μητρώου ορατών κινδύνων F4 Η ικανότητά του για την επικαιροποίηση ενός σχεδίου διαχείρισης κινδύνου F5 Η επάρκειά του στην τεκμηρίωση των οργανωσιακών ευθυνών στο έργο F6 Η διάρκεια του έργου, η οποία κατά προτίμηση δεν πρέπει να ξεπερνάει τα 3 έτη (έργα διάρκειας 1 έτους είναι τα προτιμότερα) F7 Η αλλαγή στο εύρος του έργου να επιτρέπεται μόνο μέσα από μια ώριμη διαδικασία ελέγχου F8 Η τήρηση της αξιοπιστίας όσον αφορά τη βάση μέτρησης της συμπεριφοράς του έργου

Η ΕΡΕΥΝΑ Cooke-Davies (2002) Παράγοντες που οδηγούν σε ένα επιτυχημένο έργο F9 Η ύπαρξη αποτελεσματικής διανομής και διαχείρισης των ωφελειών του έργου, η οποία οδηγεί σε αμοιβαία συνεργασία των εμπλεκομένων στη διαχείριση του έργου

Η ΕΡΕΥΝΑ Cooke-Davies (2002) Παράγοντες που οδηγούν πάντα σε επιτυχημένα έργα F10 Η εφαρμογή πρακτικών που επιτρέπουν στον οργανισμό να δημιουργήσει ένα portfolio με έργα τα οποία να ταιριάζουν δυναμικά στην επιχειρησιακή του στρατηγική και τους στόχους του F11 Η χρήση κατάλληλων μετρικών για έργα, προγράμματα και portfolios, τα οποία αποτυπώνουν με πληρότητα την τρέχουσα απόδοση του έργου και κατ’ επέκταση μπορούν να παράγουν πρόγνωση για τη μελλοντική του εξέλιξη, έτσι ώστε να υπάρχει ευθυγράμμιση στη λήψη αποφάσεων για τα έργα, τα προγράμματα και τα portfolios. Είναι σκόπιμο να διαχωρίζονται οι έννοιες, επιτυχία (η οποία μπορεί να μετρηθεί μόνο με την ολοκλήρωση του έργου) και απόδοση (η οποία μετράται κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου). F12 Σημαντική είναι ‘‘η γνώση μέσα από την εμπειρία’’ στα έργα καθώς συνδυάζει τόσο την ξεκάθαρη τεχνογνωσία όσο και τις γκρίζες ζώνες γνώσεις κατά τρόπο που ενθαρρύνει τους ανθρώπους που ασχολούνται με έργα να διδάσκονται και να εμπεδώνουν πράγματα, τα οποία οδηγούν σε συνεχή βελτίωση διαδικασιών και πρακτικών της διαχείρισης έργων.

Το θεωρητικό υπόβαθρο -Μοντέλο 4D D1 – define the project D2 – Design project process D3 – Deliver project D4 – Develop process

Η πορεία ενός έργου….

ΤΟ ΕΡΓΟ…. Η φάση της προετοιμασίας, στην οποία περιλαμβάνονται: Έρευνα στο διαδίκτυο για τον αθλητισμό και τη χρήση απαγορευμένων ουσιών Συλλογή στοιχείων και βίντεο από το διαδίκτυο για τη χρήση απαγορευμένων ουσιών Σχεδιασμός της υλοποίησης έρευνας πεδίου σε αθλητικές τοπικές ομάδες και σε νέους που ασχολούνται με τον αθλητισμό Ανάπτυξη και διαμόρφωση ερωτηματολογίου που θα χρησιμοποιηθεί στην έρευνα Ανάπτυξη αφίσας και ενημερωτικού φυλλαδίου για διανομή και ενημέρωση των κατοίκων της περιοχής σχετικά με την πρωτοβουλία Η φάση της υλοποίησης όπου θα πραγματοποιηθούν οι εξής δραστηριότητες: Διεξαγωγή της έρευνας πεδίου και διανομή του ενημερωτικού φυλλαδίου Κωδικοποίηση των ερωτηματολογίων, εισαγωγή δεδομένων και ανάλυση των αποτελεσμάτων Προετοιμασία αγώνων, διαμόρφωση χώρου, στήσιμο κατασκευών και αποστολή προσκλήσεων σε ομιλητές και αθλητές για την παρουσίαση των εμπειριών τους από τον αθλητισμό. Για την υλοποίηση των αγώνων θα κατασκευαστούν και θα στηθούν διάφορες κατασκευές – εμπόδια διαμορφώνοντας το χώρο των αγώνων σαν ένα «κύκλο περιπέτειας». Κάποιες από τις κατασκευές θα είναι αναρριχητικό δίχτυ, κρίκοι, εμπόδια, τούνελ, κ.λ.π. Διοργάνωση αγώνων «κύκλος περιπέτειας» με τη συμμετοχή των νέων της περιοχής και παρουσίαση των αποτελεσμάτων της έρευνας, καθώς και ενημέρωση των κατοίκων και των νέων Ανάπτυξη και παραγωγή ενημερωτικού DVD με υλικό που θα συλλεχθεί κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων και προβολή/ παρουσίασή του τόσο κατά τη διάρκεια των αγώνων αλλά και σε προγραμματισμένες εκδηλώσεις του Δήμου. Τέλος, η φάση της αξιολόγησης, κατά την οποία θα πραγματοποιηθεί εσωτερική αξιολόγηση από τα μέλη της ομάδας και εξωτερική αξιολόγηση από νέους που θα συμμετάσχουν στις δράσεις.

Το έργο YOUTH Προσδιορίστε σε ποιο σημείο βρίσκετε το έργο αυτή τη στιγμή Σε ποιο από τα 4D βρισκόμαστε;

Πιο συγκεκριμένα το έργο είναι στο σημείο… D1- Σύλληψη ιδέας Έγινε από άλλους, οι οποίοι μας ανέθεσαν την υλοποίηση. Συζητάμε μαζί τους για να αντιληφθούμε τους στόχους τους σε σχέση με το έργο D1- Ανάλυση Έχει ήδη γίνει και αποτυπώνεται στην πρόταση η οποία εγκρίθηκε από το χρηματοδότη. Οφείλουμε να κατανοήσουμε το τι μπορεί να επιτευχθεί D2- Πρόταση, Αιτιολόγηση και Συμφωνία Είναι η σύμβαση που έχει υπογράψει ο κύριος του έργου (“εργοδότης” μας στην παρούσα περίπτωση) με το χρηματοδότη D2- Σχεδιασμός Με βάση τη συμφωνία γνωρίζουμε ότι: Με ημερομηνία έναρξης την 1η Νοεμβρίου και περιθώριο υλοποίηση 6 μήνες θα πρέπει να ολοκληρώσουμε μια σειρά από δραστηριότητες το κόστος των οποίων δεν θα πρέπει να υπερβεί τα 4.000,00€ Δραστηριότητες και χρονικές εκτιμήσεις, WBS και θα πρέπει να προχωρήσουμε στην ….

Το επόμενο βήμα… και τώρα ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ …. D1- Ανάλυση Έγινε από άλλους, οι οποίοι μας ανέθεσαν την υλοποίηση. Συζητάμε μαζί τους για να αντιληφθούμε τους στόχους τους σε σχέση με το έργο D1- Ανάλυση Έχει ήδη γίνει και αποτυπώνεται στην πρόταση η οποία εγκρίθηκε από το χρηματοδότη. Οφείλουμε να κατανοήσουμε το τι μπορεί να επιτευχθεί D2- Πρόταση, Αιτιολόγηση και Συμφωνία Είναι η σύμβαση που έχει υπογράψει ο κύριος του έργου (“εργοδότης” μας στην παρούσα περίπτωση) με το χρηματοδότη D2- Σχεδιασμός Με βάση τη συμφωνία γνωρίζουμε ότι: Με ημερομηνία έναρξης την 1η Νοεμβρίου και περιθώριο υλοποίηση 6 μήνες θα πρέπει να ολοκληρώσουμε μια σειρά από δραστηριότητες το κόστος των οποίων δεν θα πρέπει να υπερβεί τα 4.000,00€ Δραστηριότητες και χρονικές εκτιμήσεις, WBS και τώρα ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ….

Σε ποιο σημείο είναι το έργο τώρα… D1- Σύλληψη ιδέας Έγινε από άλλους, οι οποίοι μας ανέθεσαν την υλοποίηση. Συζητάμε μαζί τους για να αντιληφθούμε τους στόχους τους σε σχέση με το έργο D1- Ανάλυση Έχει ήδη γίνει και αποτυπώνεται στην πρόταση η οποία εγκρίθηκε από το χρηματοδότη. Οφείλουμε να κατανοήσουμε το τι μπορεί να επιτευχθεί D2- Πρόταση, Αιτιολόγηση και Συμφωνία Είναι η σύμβαση που έχει υπογράψει ο κύριος του έργου (“εργοδότης” μας στην παρούσα περίπτωση) με το χρηματοδότη D2- Σχεδιασμός Με βάση τη συμφωνία γνωρίζουμε ότι: Με ημερομηνία έναρξης την 1η Νοεμβρίου και περιθώριο υλοποίηση 6 μήνες θα πρέπει να ολοκληρώσουμε μια σειρά από δραστηριότητες το κόστος των οποίων δεν θα πρέπει να υπερβεί τα 4.000,00€ Δραστηριότητες και χρονικές εκτιμήσεις, WBS

Το επόμενο σημείο… D2- Σχεδιασμός Με βάση τη συμφωνία γνωρίζουμε ότι: Έγινε από άλλους, οι οποίοι μας ανέθεσαν την υλοποίηση. Συζητάμε μαζί τους για να αντιληφθούμε τους στόχους τους σε σχέση με το έργο D1- Ανάλυση Έχει ήδη γίνει και αποτυπώνεται στην πρόταση η οποία εγκρίθηκε από το χρηματοδότη. Οφείλουμε να κατανοήσουμε το τι μπορεί να επιτευχθεί D2- Πρόταση, Αιτιολόγηση και Συμφωνία Είναι η σύμβαση που έχει υπογράψει ο κύριος του έργου (“εργοδότης” μας στην παρούσα περίπτωση) με το χρηματοδότη D2- Σχεδιασμός Με βάση τη συμφωνία γνωρίζουμε ότι: Με ημερομηνία έναρξης την 1η Νοεμβρίου και περιθώριο υλοποίηση 6 μήνες θα πρέπει να ολοκληρώσουμε μια σειρά από δραστηριότητες το κόστος των οποίων δεν θα πρέπει να υπερβεί τα 4.000,00€ Δραστηριότητες και χρονικές εκτιμήσεις, WBS

Στοιχεία για το χρονοδιάγραμμα… D1- Σύλληψη ιδέας Έγινε από άλλους, οι οποίοι μας ανέθεσαν την υλοποίηση. Συζητάμε μαζί τους για να αντιληφθούμε τους στόχους τους σε σχέση με το έργο D1- Ανάλυση Έχει ήδη γίνει και αποτυπώνεται στην πρόταση η οποία εγκρίθηκε από το χρηματοδότη. Οφείλουμε να κατανοήσουμε το τι μπορεί να επιτευχθεί D2- Πρόταση, Αιτιολόγηση και Συμφωνία Είναι η σύμβαση που έχει υπογράψει ο κύριος του έργου (“εργοδότης” μας στην παρούσα περίπτωση) με το χρηματοδότη D2- Σχεδιασμός Με βάση τη συμφωνία γνωρίζουμε ότι: Με ημερομηνία έναρξης την 1η Νοεμβρίου και περιθώριο υλοποίηση 6 μήνες θα πρέπει να ολοκληρώσουμε μια σειρά από δραστηριότητες το κόστος των οποίων δεν θα πρέπει να υπερβεί τα 4.000,00€ Δραστηριότητες και χρονικές εκτιμήσεις, WBS

Κατανοώντας τις δραστηριότητες Πχ τι σημαίνει η δραστηριότητα: “Σχεδιασμός της υλοποίησης έρευνας πεδίου σε αθλητικές τοπικές ομάδες και σε νέους που ασχολούνται με τον αθλητισμό” Πόσα και ποια αθλητικά σωματεία υπάρχουν; Πόσοι νέοι ασχολούνται με τον αθλητισμό; Που μπορούμε να τους βρούμε; ΕΙΣΟΔΟΣ Σε ποια σωματεία θα πάμε; Με ποιους θα επικοινωνήσουμε; Πόσα ερωτηματολόγια θα πρέπει να συμπληρωθούν; Θα γίνουν συνεντεύξεις; Αν ναι με ποιους; ΕΞΟΔΟΣ

Η χρησιμότητα της Ανάλυσης Δομής Εργασιών (WBS) Οι βελτιωμένες εκτιμήσεις πόρων, διαρκειών, εργασίας και κόστους. Η επικεντρωμένη εργασία της ομάδας έργου καθώς λειτουργεί ως λίστα ελέγχου για τα μέλη της ομάδας έργου. Η ανάθεση εργασιών στους πόρους με την έννοια ότι ο επικεφαλής της ομάδας έργου (project manager) μπορεί άμεσα να αντιληφθεί ποιος είναι υπεύθυνος και για ποια εργασία, αλλά και ο καθένας που μετέχει στο έργο να γνωρίζει τη δική του υπευθυνότητα. Η παρακολούθηση των εργασιών καθώς μικρότερα τμήματα εργασίας προσφέρουν περισσότερα σημεία ελέγχου για την παρακολούθηση κόστους, εργασίας και ορόσημων.

Ο αριθμός πακέτων εργασίας (work packages) Ο αριθμός των πακέτων εργασίας (work packages) δεν πρέπει να είναι ούτε ιδιαίτερα μικρός, ούτε ιδιαίτερα μεγάλος, απλά πρέπει να είναι ο κατάλληλος. Μεγάλα πακέτα εργασίας (παραδοτέα) ενέχουν τον κίνδυνο να μην μπορούν να παρακολουθηθούν σωστά από την ομάδα έργου. Μικρά πακέτα εργασίας, από την άλλη, οδηγούν στο μειονέκτημα του micromanagement: αχρείαστες επικοινωνίες, ατέλειωτες αναφορές προόδου, χαμηλή παραγωγικότητα κοκ. Παρατήρηση: Αν και κατά το PMI η WBS ορίζεται ως αποτέλεσμα της διαδικασίας προσδιορισμού του εύρους του έργου, σε πολλές περιπτώσεις και ειδικά σε έργα του δημόσιου τομέα η WBS είναι συνήθως μέρος της σύμβασης.

WBS top down

When Enough Is Enough? Οι περισσότεροι από εμάς μπορούν να παρακολουθούν ταυτόχρονα μέχρι και 5 διαφορετικά πράγματα. Αν προσθέσουμε το άγχος και την ηλικία μπορούμε να μειώσουμε τη δυνατότητα της μνήμης μας. Επομένως, μια επιλογή από τρία μέχρι και επτά παραδοτέα (summary tasks) είναι ένας ιδανικός αριθμός για την WBS. Με βάση την εκτίμηση της εργασίας που πρέπει να γίνει. Με βάση την παρακολούθηση της προόδου. Με βάση τη συνεχή επικέντρωση στο έργο.

Παρακολούθηση & Έλεγχος Απαιτήσεων Τροποποίησης Έργου Κινδύνου Διαχείρισης Ζητημάτων Ποιότητας Επικοινωνιών ΕΓΓΡΑΦΑ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΚΘΕΣΕΙΣ ΕΡΓΩΝ Ελέγχου Ποιότητας Κατάστασης Έργου Προόδου Έργου ΣΧΕΔΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Έντυπο αίτησης τροποποίησης Πρακτικά Προγράμματα Συναντήσεων Σχέδιο Εξωτερικής Ανάθεσης Σχέδιο Αποδοχής Παραδοτέων Πρόγραμμα εργασίας Έργου Εγχειρίδιο έργου Σχέδιο μετάβασης Επιχειρηματικό σχέδιο Αίτηση Εκκίνησης έργου Πίνακας Εμπλεκομένων έργου Σχέδιο Υλοποίησης Επιχειρήσεων Έκθεση Περάτωσης έργου Χάρτης έργου Εκκίνηση Σχεδιασμός Εκτέλεση Περάτωση Παρακολούθηση & Έλεγχος ΜΗΤΡΩΑ ΕΡΓΟΥ ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ Πρόγραμμα εργασίας Έργου (ενημερώσεις) Τροποποιήσεων Κινδύνων Ελέγχου Εξόδου φάσης Ελέγχου Ποιότητας Ελέγχου Εμπλεκομένων Ζητημάτων Αποφάσεων Ελέγχου Αποδοχής Παραδοτέων Ελέγχου μετάβασης Ελέγχου Επιχειρηματικής Υλοποίησης