Προετοιμασία πριν την κρίση Crisis Management Προετοιμασία πριν την κρίση

Προετοιμασία πριν την κρίση 1. Issues matrix Καταγραφή όλων των πιθανών σεναρίων/αιτιών που θα μπορούσαν να πλήξουν την εταιρία, τον φορέα, το προϊόν κλπ, ανάλυσή τους και προτεινόμενο πρωτόκολλο αντιμετώπισης

Προετοιμασία πριν την κρίση 2. Ομάδα Διαχείρισης Κρίσεων Σύσταση ολοκληρωμένης και επαρκούς ομάδας διαχείρισης κρίσεων Βασική Ομάδα Συμπληρωματική Ομάδα (Functional Groups) καλείται ανάλογα με την φύση της περίπτωσης και της αναγκαίας εξειδίκευσης

Προετοιμασία πριν την κρίση 2. Ομάδα Διαχείρισης Κρίσεων Η ομάδα ορίζει Επικεφαλής αρμόδιος για την τελική απόφαση μέσα στην ομάδα διαχείρισης κρίσεων Συντονιστή υπεύθυνος για τον καταμερισμό των αρμοδιοτήτων Γραμματέα υπεύθυνος για την αναλυτική καταγραφή των γεγονότων Spokesperson υπεύθυνος για την επικοινωνία με τα ΜΜΕ

Προετοιμασία πριν την κρίση 2. Ομάδα Διαχείρισης Κρίσεων Συνεχής και επαναλαμβανόμενη εκπαίδευση για όλα τα μέλη της ομάδας διαχείρισης κρίσεων τόσο σε τεχνικό όσο και σε ψυχολογικό επίπεδο Αξιολόγηση ετοιμότητας (ασκήσεις σε τακτά χρονικά διαστήματα, σε όλα τα πιθανά σενάρια)

Προετοιμασία πριν την κρίση 3. Εγχειρίδιο Διαχείρισης Κρίσεων Ο οργανισμός προετοιμάζεται σωστά όταν καταγράφει όλη την προηγούμενη προετοιμασία σε ένα εγχειρίδιο, το οποίο βοηθά στην κατανομή των ευθυνών και των ρόλων των μελών της ομάδας Διαχείρισης Κρίσεων στο να μπορούν τα μέλη της ομάδας να ανατρέξουν στις πιθανές αιτίες κρίσεων και τον τρόπο αντιμετώπισης τους να υπάρχουν καταγεγραμμένες όλες οι πληροφορίες που είναι άμεσα απαραίτητες, για την καλύτερη διαχείριση της κρίσης

Προετοιμασία πριν την κρίση Εξοπλισμός Incident Control Room Ανεξάρτητες τηλεφωνικές γραμμές (3-4 σταθερά τηλέφωνα, 4-5 κινητά τηλέφωνα) Ραδιόφωνο –Μαγνητόφωνο-Βεντούζα εγγραφής και κενές κασέτες 2 Laptop, modem και εκτυπωτής Fax Φωτοτυπικό Τηλεόραση, DVD και DVD recorder και κενά DVD

Προετοιμασία πριν την κρίση Εξοπλισμός Incident Control Room Φωτογραφική μηχανή Flipchart Πλήρεις λίστες για εσωτερικούς, εξωτερικούς συνεργάτες και τοποθεσίες Λίστες με όλες τις λεπτομέρειες του crisis team και των functional teams Επαρκής γραφική ύλη (σημειωματάρια, στυλό κλπ) Τηλεφωνικοί κατάλογοι Είδη πρώτων βοηθειών, είδη καθαριότητας Ψυγείο, νερό

Προετοιμασία πριν την κρίση 4. Διαχείριση Εξωτερικών Αιτημάτων Η Διαχείριση εξωτερικών αιτημάτων, η οποία βασίζεται κυρίως στην καταγραφή του early warning, εξασφαλίζει στον οργανισμό την αποτελεσματική προετοιμασία απέναντι σε κάθε «περίεργη» κατάσταση, η οποία ενδέχεται να εξελιχθεί σε κρίση

Προετοιμασία πριν την κρίση 4. Διαχείριση Εξωτερικών Αιτημάτων Είναι στην ευθύνη όλων των εργαζομένων του Οργανισμού να αναφέρουν κάθε είδους «περίεργο» περιστατικό

Προετοιμασία πριν την κρίση 4. Διαχείριση Εξωτερικών Αιτημάτων Κάθε Special Situation θα πρέπει να επικοινωνείται προφορικά, ώστε να εξασφαλιστεί η λήψη της πληροφορίας Επικοινωνία με email ή fax δεν είναι αρκετή Κάθε Special Situation θα πρέπει να ταξινομείται σε ειδικό έντυπο External Request Report

Προετοιμασία πριν την κρίση 4. Διαχείριση Εξωτερικών Αιτημάτων Όλου του είδους τα Special Situations θα πρέπει να διοχετεύονται άμεσα στον αρμόδιο, ο οποίος έχει στην ευθύνη του τη συγκεκριμένη διαδικασία Σε περίπτωση απουσίας, το Special Situation θα διοχετεύεται στον σχετικό αναπληρωτή Για ευκολία στην οργάνωση, θα υπάρχει sticker με όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με το θέμα αυτό. Το sticker θα επικολληθεί σε όλα τα τηλέφωνα που μπορούν να δεχθούν εξωτερικά αιτήματα