Διοίκηση Τουριστικών Επιχειρήσεων και Επιχειρήσεων Φιλοξενίας Αρχές Οργάνωσης και διοίκησης επιχειρήσεων , 1ο εξάμηνο ΛΕΟΝΤΙΤΣΗ ΛΟΥΚΙΑ

Η λήψη των αποφάσεων

Πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις Η λήψη αποφάσεων είναι μια διαδικασία και όχι μια απλή ενέργεια επιλογής μιας λύσης μεταξύ διαφόρων εναλλακτικών. Η διαδικασία λήψης αποφάσεων αποτελεί την καρδιά του προγραμματισμού. Η λήψη αποφάσεων συνιστά τη βασική δραστηριότητα για όλα τα διοικητικά στελέχη, όλων των επιπέδων της διοικητικής ιεραρχίας. Το Διοικητικό στέλεχος θα πρέπει να συνεχώς να αποφασίζει: Τι πρέπει να γίνει; Ποιος πρέπει να το εκτελέσει; Πού; Πότε; Πώς θα γίνει;

Τα στάδια λήψης των αποφάσεων είναι: Στάδιο 1ο: Προσδιορισμός των εναλλακτικών λύσεων. Στάδιο 2ο: Ανάλυση των εναλλακτικών λύσεων. Στάδιο 3ο: Επιλογή της καλύτερης λύσης.

Τα αίτια για μη σωστή εφαρμογή του προγράμματος Α) Τα στελέχη αντιδρούν σ’ ένα πρόγραμμα επειδή δεν το καταλαβαίνουν: Απαιτείται η δημιουργία προτύπων απόδοσης, η καθιέρωση του απαραίτητου μηχανισμού επικοινωνίας, καθώς και του κατάλληλου χρονοδιαγράμματος για κάθε εργασία που θα εκτελεστεί. Β) Τα στελέχη αντιδρούν στα προγράμματα γιατί δεν πιστεύουν σ’ αυτά: Ένα πρόγραμμα γίνεται αποδεκτό όταν αυτοί που καλούνται να το εφαρμόσουν έχουν λάβει μέρος στην προετοιμασία του. Δεν αρκεί μόνο να το κατανοούν, αλλά να αισθάνονται και υπεύθυνοι για την επιτυχημένη υλοποίησή του.

Παράγοντες που βοηθούν στην σωστή εφαρμογή του προγράμματος Σωστή Επικοινωνία. Η σωστή επικοινωνία είναι απαραίτητη, γιατί επιτρέπει στους συμμετέχοντες να ζητούν διευκρινήσεις για το πρόγραμμα καθώς και διάφορα προβλήματα που θα προκύψουν. Συμμετοχή και δέσμευση των εργαζομένων. Προκειμένου να εξαλειφθεί η αντίδραση τους θα πρέπει να συμμετέχουν στη διαμόρφωση του προγράμματος οι εργαζόμενοι από το στάδιο του σχεδιασμού. Παροχή των απαραίτητων μέσων: Τέσσερα μέσα είναι απαραίτητα: Χρήματα, Προσωπικό, Τεχνικοί και Χρόνος. Πρόγραμμα υλοποίησης: Στο πρόγραμμα αναφέρεται λεπτομερώς ποιος θα κάνει τι, και πότε πρέπει να το ολοκληρώσει.

Αξιολόγηση του Προγράμματος Η αξιολόγηση είναι το τελικό στάδιο του προγραμματισμού και είναι βασική για την επιτυχία των στόχων της επιχείρησης: Δίνει στα Διοικητικά στελέχη τη δυνατότητα να ελέγξουν τις ενέργειες τους στα διάφορα στάδια εφαρμογής του προγράμματος και να διορθώσουν τις τυχόν αποκλίσεις. Επιπλέον η αξιολόγηση δίνει τη δυνατότητα στα διοικητικά στελέχη να διευρύνουν την εμπειρία τους και αυξάνει την αποτελεσματικότητά τους στο σχεδιασμό των μελλοντικών προγραμμάτων.

Η Ομαδική Λήψη Αποφάσεων Ένα μεγάλο μέρος του χρόνου της ομαδικής λήψης αποφάσεων αφιερώνεται 1. Στον προσδιορισμό των προβλημάτων, 2. Στην εξεύρεση λύσεων, και 3. Στον καθορισμό των μέσων εφαρμογής αυτών των λύσεων.

Πλεονεκτήματα των ομαδικών αποφάσεων I. Παρέχεται πιο ολοκληρωμένη πληροφόρηση. II. Παράγονται περισσότερες εναλλακτικές λύσεις. III. Αυξάνεται η αποδοχή των λύσεων. IV. Διευρύνεται η νομιμότητα.

Μειονεκτήματα των ομαδικών αποφάσεων I. Είναι μια χρονοβόρα διαδικασία. II. Η μειοψηφία κυριαρχεί. III. Πιέσεις για συμφωνία. IV. Ασαφής ευθύνη.

Αποτελεσματικότητα των Ομαδικών Αποφάσεων Η αποτελεσματικότητα μιας ομαδικής λήψης αποφάσεων επηρεάζεται επίσης από το μέγεθος της ομάδας. Όσο πιο μεγάλη είναι η ομάδα τόσο μεγαλύτερη είναι η δυνατότητα μιας πιο ετερογενούς αντιπροσώπευσης. Σε περίπτωση που απαιτείται η χρησιμοποίηση ομάδων, τότε πρωταρχικό μέλημα πρέπει να είναι ο προσδιορισμός του αν η ωφέλεια σε αποτελεσματικότητα είναι τόσο μεγάλη ώστε να εξισορροπεί την απώλεια σε αποδοτικότητα.

Κατάταξη αποφάσεων Προγραμματισμένες αποφάσεις: Περιλαμβάνουν επαναλαμβανόμενες λύσεις ρουτίνας. Μη προγραμματισμένες αποφάσεις: Αφορούν στην επίλυση περίπλοκων και ειδικών προβλημάτων, που δεν μπορούν να αντιμετωπιστούν από τις καθιερωμένες πρότυπες διαδικασίες ρουτίνας.

Τύποι προβλημάτων και τα διάφορα επίπεδα της διοικητικής ιεραρχίας

Μέθοδοι και Τεχνικές Λήψης των Αποφάσεων Ο Γραμμικός Προγραμματισμός. Η θεωρία των πιθανοτήτων. Η προσομοίωση. Η τεχνική των Δελφών. Η μέθοδος του νεκρού σημείου.

Μέθοδοι και Τεχνικές Λήψης των Αποφάσεων Ο Γραμμικός Προγραμματισμός χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό του άριστου συνδυασμού των διαθέσιμων μέσων (χρηματικά ποσά, πρώτες ύλες, μηχανολογικός εξοπλισμός, κτηριακές εγκαταστάσεις και ανθρώπινο δυναμικό) για την επίτευξη του επιθυμητού στόχου (κέρδος).

Η θεωρία των πιθανοτήτων Η μέθοδος αυτή βασίζεται στη στατιστική και χρησιμοποιείται σε συνθήκες κινδύνου ή αβεβαιότητας. Η πιθανότητα να συμβεί ή να μη συμβεί ένα γεγονός υπολογίζεται σε ποσοστά. Όταν οι πιθανότητες στηρίζονται σε ιστορικά γεγονότα θεωρούνται αντικειμενικές. Όταν αντίθετα οι πιθανότητες στηρίζονται σε προαισθήσεις ή υποθέσεις ονομάζονται υποκειμενικές.

Η προσομοίωση Με τη μέθοδο αυτή δίνεται λύση σε περίπλοκα προβλήματα και χρησιμοποιείται από τις επιχειρήσεις για την επιμόρφωση των στελεχών τους με την ανάθεση σ’ αυτούς ορισμένων ρόλων.

Η τεχνική των Δελφών Είναι μια μέθοδος ομαδικής λήψης αποφάσεων όπου κάθε μέλος εργάζεται ανεξάρτητα από τα άλλα κι έτσι αποφεύγονται οι αλληλεπιδράσεις, αφού δεν απαιτείται η φυσική παρουσία των μελών της ομάδας που συμμετέχουν σ’ αυτή την διαδικασία. Η τεχνική των Δελφών περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια:

Η τεχνική των Δελφών Προσδιορίζεται το πρόβλημα και ζητείται από τα μέλη της ομάδας να δώσουν τις πιθανές λύσεις μέσα από μια σειρά καλά σχεδιασμένων ερωτηματολογίων. Κάθε μέλος συμπληρώνει ανώνυμα το πρώτο ερωτηματολόγιο που το έχει σταλεί. Τα συμπληρωμένα ερωτηματολόγια συλλέγονται σε ένα κεντρικό μέρος, εκεί τα επεξεργάζονται και αναπαράγουν ένα νέο ερωτηματολόγιο με βάση τις απαντήσεις της ομάδας.

Το νέο ερωτηματολόγιο αποστέλλεται εκ νέου στα ίδια μέλη για να το συμπληρώσουν. Το τρίτο και τέταρτο στάδιο επαναλαμβάνονται τόσες φορές όσες χρειάζεται για να υπάρξει ομοφωνία στη λύση του προβλήματος. Με την τεχνική των Δελφών κάθε μέλος εργάζεται ανεξάρτητα από τα άλλα και έτσι αποφεύγονται οι αλληλεπιδράσεις, αφού δεν απαιτείται η φυσική παρουσία των μελών της ομάδας που συμμετέχουν σ’ αυτή τη διαδικασία. Βασικό μειονέκτημα της μεθόδου είναι ότι απαιτείται πολύς χρόνος για τη συγκέντρωση των τελικών απαντήσεων και χάνει την αξία της σε περίπτωση που πρέπει να ληφθούν γρήγορες αποφάσεις.

Η μέθοδος του νεκρού σημείου Νεκρό ή ουδέτερο σημείο κύκλου εργασιών (break even point) είναι το ύψος εκείνο των συναλλαγών (κύκλος εργασιών) με το οποίο η επιχείρηση καλύπτει επακριβώς τόσο το σταθερό όσο και το μεταβλητό κόστος και δεν αποκομίζει κέρδη, αλλά ούτε και πραγματοποιεί ζημιά. Αποτελεί το σημείο πάνω από το οποίο η επιχείρηση αρχίζει να επιτυγχάνει κέρδη.

Η μέθοδος του νεκρού σημείου I) Σταθερό κόστος η σταθερή αξία των συντελεστών παραγωγής (μηχανολογικός εξοπλισμός, ενοίκιο κτηρίου, μισθοί διευθυντικών στελεχών) που δεν μεταβάλλονται σχεδόν καθόλου με την αυξομείωση του όγκου παραγωγής. II) Μεταβλητό ή άμεσο κόστος το μεταβαλλόμενο κόστος των συντελεστών παραγωγής η μεταβολή του οποίου εξαρτάται από τις μονάδες που προϊόντος που παράγονται. Το άθροισμα του σταθερού και του μεταβλητού κόστους ονομάζεται συνολικό κόστος.

Διάγραμμα νεκρού σημείου

Η επίδραση της τιμής στο νεκρό σημείο κύκλου εργασιών

SWOT Analysis Η SWOT Analysis, θεωρείται σημαντικό “εργαλείο” στην λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων και όχι μόνο. Πατέρας της SWOT Analysis φέρεται να είναι ο Albert Humphrey, καθηγητής την δεκαετία του 60 και 70 στο Stanford University. Η Ανάλυση SWOT εξετάζει τα Ισχυρά (Strengths) και Αδύναμα σημεία (Weaknesses) μιας επιχείρησης, τις Ευκαιρίες (Opportunities) και Απειλές (Threats) από το περιβάλλον που δραστηριοποιείται. Χρησιμοποιείται από πολλές επιχειρήσεις προκειμένου να αξιολογήσουν την κατάσταση που βρίσκονται σήμερα με σκοπό να πάρουν αποφάσεις και να διαμορφώσουν έτσι την μελλοντική στρατηγική τους.

Τα δυνατά σημεία της Επιχείρησης Κάποια “ειδικά” προϊόντα και υπηρεσίες που δεν υπάρχουν στην αγορά. Υγιής οικονομική κατάσταση (ταμειακές ροές, αυξανόμενος κύκλος εργασιών και κερδοφορία, κλπ.). Σωστή οικονομική διαχείριση. Ισχυρή πιστοληπτική ικανότητα και καλή σχέση με την τράπεζα. Καλή φήμη και brand name. Ύπαρξη πατέντας ή πνευματικών δικαιωμάτων. Εκπαιδευμένους και έμπιστους υπαλλήλους. Η γνώση και εμπειρία του αντικειμένου. Η καλή τοποθεσία της επιχείρησης.

Τα αδύνατα σημεία μιας επιχείρησης Η κακή οικονομική διαχείριση. Οι μικρές ικανότητες διοίκησης και οργάνωσης της επιχείρησης. Το ανεπαρκές κεφάλαιο κίνησης. Αδυναμία είσπραξης οφειλών από πελάτες. Μη υιοθέτηση πρακτικών μάρκετινγκ. Το μη εξειδικευμένο και ανεκπαίδευτο προσωπικό της επιχείρησης. Προβλήματα στις λειτουργίες της (π.χ. στην παραγωγή, διανομή, προώθηση, τιμολόγηση, κτλ.)

Eξωτερικό Περιβάλλον της Επιχείρησης Εξωγενείς παράγοντες που μπορούν να επηρεάσουν την λειτουργία της επιχείρησης είναι οι πολιτικοί παράγοντες (ένα καινούριο νομοσχέδιο, ή ακόμα και μια αλλαγή στην κυβέρνηση), οικονομικοί (αύξηση φορολογίας, μείωση επιτοκίων), κοινωνικοί (αύξηση πληθυσμού, ανεργία) και τεχνολογικοί (νέες μεθόδους παραγωγής, νέες τεχνολογίες, ).

Οι ΕΥΚΑΙΡΙΕΣ σε μια επιχείρηση μπορούν να περιλαμβάνουν: Νέες υποδομές που δημιουργούνται (πχ. Εγνατία Οδός, Βιοτεχνικές Περιοχές, κλπ.). Οι επιδοτήσεις από αναπτυξιακά Εθνικά και Ευρωπαϊκά προγράμματα (πχ. ΕΣΠΑ). Τα “κενά” στην αγορά τα οποία να μπορεί να τα καλύψει η επιχείρησή σας. Η “ανάγκη” για νέα προϊόντα και υπηρεσίες από τους καταναλωτές. Οι αλλαγές στις προτιμήσεις των καταναλωτών. Η ανάπτυξη νέων καναλιών διανομής (π.χ. μέσω του Διαδικτύου). Η τεχνολογική πρόοδος (νέα υλικά, νέες μέθοδοι παραγωγής, έξυπνα συστήματα, κλπ.). Οι νέοι τρόπου εύρεσης και αγοράς προϊόντων από τους καταναλωτές (πχ. amazon, e-shop, eBay, κλπ.). Οι νέοι τρόπου δικτύωσης των νέων (πχ. blogs, facebook, κλπ.).

Οι απειλές που μπορούν να εμφανιστούν περιλαμβάνουν: Οι απειλές που μπορούν να εμφανιστούν περιλαμβάνουν: Μια Παγκόσμια Οικονομική Κρίση. Μια ενδεχόμενη μείωση της κατανάλωσης. Η αύξηση του ανταγωνισμού με την είσοδο πολλών νέων επιχειρήσεων στην αγορά. Μια ενδεχόμενη μείωση της αγοραστικής δύναμης των καταναλωτών Η μη κάλυψη οικονομικών υποχρεώσεων από πελάτες (πχ. αύξηση ακάλυπτων επιταγών, κλπ.). Η υπερβολική εξάρτηση από έναν Προμηθευτή. Η αύξηση των τιμών από τους Προμηθευτές Αλλαγές στη νομοθεσία (πχ. αύξηση φορολογίας, επιπλέον άδειες ή εγκρίσεις για άδεια λειτουργίας, κλπ.) Οι Διεθνείς πολιτικό-οικονομικές συγκυρίες (π.χ τρομοκρατία, αύξηση πετρελαίου, κλπ.).

Τι επιτυγχάνεται μέσω της SWOT Analysis Η ανάλυση SWOT μπορεί να αποτελέσει ένα πολύ σημαντικό εργαλείο για κάθε επιχείρηση. Μέσω αυτού μπορείτε να εντοπίσετε και να αξιοποιήσετε τα Δυνατά σημεία της επιχείρησης, να επενδύσετε πάνω σε αυτά και να εκμεταλλευτείτε τις μελλοντικές ευκαιρίες που θα παρουσιαστούν. Μπορείτε να προσδιορίσετε τις Απειλές και τους Κινδύνους που θα παρουσιαστούν και να τους αποφύγετε με τα κατάλληλα βήματα. Θα πρέπει να έχετε υπόψη σας ότι η αξιολόγηση της υπάρχουσας στρατηγικής θα βοηθήσει στην διαμόρφωση της νέας. Οι πληροφορίες και οι γνώσεις που θα αποκτήσετε μέσα από την διαδικασία της SWOT Analysis, μειώνουν σημαντικά το ρίσκο κατά την διαδικασία λήψης αποφάσεων. Θα σας δοθεί έτσι η δυνατότητα να προβείτε σε μελετημένες και στρατηγικού τύπου αποφάσεις. Εσείς από την πλευρά σας βρείτε τα Δυνατά σημεία της επιχείρηση σας, και επενδύστε σε αυτά. Βρείτε τα Αδύνατα, και διορθώστε τα. Εκμεταλλευτείτε της μελλοντικές Ευκαιρίες που θα παρουσιαστούν. Εντοπίστε τους πιθανούς Κινδύνους και προετοιμαστείτε κατάλληλα!

SWOT ανάλυση σε επαρχιακό κατάστημα λιανικής πώλησης ρούχων.

Η SWOT Analysis - Παράδειγμα Κάνοντας λοιπόν μια τέτοια ανάλυση, βοηθάμε να «δούμε» πιο οργανωμένα την επιχείρηση μας, κάνοντας τόσο εσωτερική όσο και εξωτερική αξιολόγηση δυνατών- αδύνατων σημείων και ευκαιριών-απειλών! Στην προκειμένη περίπτωση μπορεί για παράδειγμα ο ιδιοκτήτης του παραπάνω καταστήματος να πάρει την απόφαση να προσφέρει πλέον και «κλασσικά» ρούχα στο καταστήματα, ή να ανοίξει ένα καινούριο κατάστημα μέσω του προγράμματος επιδότησης που να πουλάει παπούτσια, εκμεταλλευόμενος το δυνατό brand name και την ήδη υπάρχουσα πελατειακή βάση του!

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ Οργάνωση και Διοίκηση, Το management της νέας εποχής, Κ. Τζωρτζάκης, Α.Μ. Τζωρτζάκη Εκδόσεις Rosili, 4η έκδοση