ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΈΡΓΩΝ Εισήγηση 10η Εισηγήτρια Κυλινδρή Σταματία

Παρακολούθηση του έργου Η παρακολούθηση περιλαμβάνει τη συλλογή, τη μέτρηση και τη διανομή των πληροφοριών απόδοσης και την αξιολόγηση των μετρήσεων και των τάσεων προκειμένου να ληφθούν οι κατάλληλες αποφάσεις που θα επιδράσουν βελτιωτικά στην εξέλιξη του έργου.

Παρακολούθηση και έλεγχος του έργου Συγκρίνεται η πραγματική απόδοση του έργου με την προγραμματισμένη στο πλάνο αναφοράς. Αξιολογείται η απόδοση ώστε να αποφασιστεί αν θα πρέπει να ληφθούν προληπτικές ή διορθωτικές ενέργειες. Αναλύονται, εντοπίζονται και παρακολουθούνται οι κίνδυνοι του έργου ώστε να διασφαλισθεί ότι οι κίνδυνοι για το έργο έχουν προσδιορισθεί, η κατάσταση τους αναφέρεται και εκτελούνται τα κατάλληλα σχέδια αντιμετώπισης των κινδύνων.

Παρακολούθηση και έλεγχος του έργου Διατηρείται μια επακριβής, έγκαιρη βάση πληροφοριών που αφορούν τα παραδοτέα του έργου και τα σχετιζόμενα με αυτά τεκμηρίωση του έργου. Παρέχονται υποστηρικτικές πληροφορίες για τις αναφορές κατάστασης, τη μέτρηση της προόδου και την πρόβλεψη. Γίνονται προβλέψεις για να επικαιροποιηθούν οι πληροφορίες για το κόστος και το χρονοδιάγραμμα του έργου. Παρακολουθείται η υλοποίηση των εγκεκριμένων αλλαγών όταν και όπως συμβούν.

Πληροφορίες απόδοσης εργασιών Πρόοδος του χρονοδιαγράμματος που απεικονίζει πληροφορίες απόδοσης. Παραδοτέα που έχουν ολοκληρωθεί και παραδοτέα που δεν έχουν ολοκληρωθεί. Δραστηριότητες του χρονοδιαγράμματος που έχουν ξεκινήσει καθώς και αυτές που έχουν ολοκληρωθεί. Το βαθμό στον οποίο τα πρότυπα ποιότητας που έχουν επιτευχθεί. Εγκεκριμένα και πιστοποιημένα κόστη.

Πληροφορίες απόδοσης εργασιών Εκτιμήσεις για την ολοκλήρωση των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων οι οποίες έχουν ξεκινήσει. Ποσοστό επί τοις εκατό της φυσικής ολοκλήρωσης των εν εξελίξει προγραμματισμένων δραστηριοτήτων. Λεπτομέρειες χρήσης παραγωγικού δυναμικού. Συμπεράσματα που έχουν εξαχθεί από την μέχρι στιγμή εξέλιξη του έργου.

Έλεγχος του χρονοδιαγράμματος

Έλεγχος του χρονοδιαγράμματος Ο έλεγχος χρονοδιαγράμματος ασχολείται με: Την αποτύπωση της τρέχουσας κατάστασης του έργου. Την επίδραση των παραγόντων που δημιουργούν αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα. Τον προσδιορισμό του εάν το χρονοδιάγραμμα έχει αλλάξει. Τη διαχείριση των πραγματικών αλλαγών όποτε αυτές συμβούν

Βάση αναφοράς χρονοδιαγράμματος Το χρονοδιάγραμμα του έργου που χρησιμοποιείται για τον έλεγχο, είναι το εγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα του έργου, το οποίο αναφέρεται ως βάση αναφοράς χρονοδιαγράμματος. Η βάση αναφοράς χρονοδιαγράμματος παρέχει την βάση για την μέτρηση και αναφορά της απόδοσης του χρνοδιαγράμματος ως τμήμα της βάσης αναφοράς μέτρησης της απόδοσης.

Αναφορές απόδοσης Οι αναφορές απόδοσης παρέχουν πληροφορίες για την απόδοση του χρονοδιαγράμματος όπως και το ποιες προγραμματισμένες ημερομηνίες έχουν επιτευχθεί και ποιες όχι. Οι αναφορές απόδοσης μπορεί επίσης να προειδοποιούν την ομάδα έργου για ζητήματα που πιθανόν να δημιουργήσουν προβλήματα απόδοσης χρονοδιαγράμματος στο μέλλον.

Διορθωτική ενέργεια Διορθωτική ενέργεια είναι οτιδήποτε συμβαίνει προκειμένου να ευθυγραμμίσει την μελλοντική απόδοση του χρονοδιαγράμματος με την εγκεκριμένη βάση της αναφοράς χρονοδιαγράμματος. Η διορθωτική ενέργεια περιλαμβάνει ειδικές ενέργειες για την διασφάλιση της ολοκλήρωσης μιας προγραμματισμένης δραστηριότητας εγκαίρως ή με την ελάχιστη καθυστέρηση. Προκειμένου να προβούμε σε μια διορθωτική ενέργεια θα πρέπει να αναζητήσουμε τις πηγές των αποκλίσεων.

Αναθεωρήσεις χρονοδιαγράμματος Οι αναθεωρήσεις είναι αλλαγές στις προγραμματισμένες ημερομηνίες έναρξης και λήξης των δραστηριοτήτων στην εγκεκριμένη βάση αναφοράς του χρονοδιαγράμματος. Προκειμένου να ξεκινήσει η αναθεώρηση του χρονοδιαγράμματος θα πρέπει να υποβληθεί κατάλληλο αίτημα στον κύριο του έργου. Προκειμένου να μην χαθούν ιστορικά δεδομένα για το χρονοδιάγραμμα του έργου θα πρέπει να αποθηκευθεί αντίγραφο της βάσης αναφοράς του χρονοδιαγράμματος προτού αναθεωρηθεί.

Αναφορά προόδου Η αναφορά προόδου και η τρέχουσα κατάσταση χρονοδιαγράμματος περιλαμβάνουν πληροφορίες όπως οι πραγματικές ημερομηνίες έναρξης και λήξης και οι υπολειπόμενες διάρκειες μη ολοκληρωμένων δραστηριοτήτων. Αν είναι εφικτό να εκτιμηθεί μπορεί στην αναφορά να περιλαμβάνεται και το ποσοστό της εργασίας που έχει υλοποιηθεί. Για να διευκολυνθεί η περιοδική αναφορά της προόδου του έργου, μπορεί να χρησιμοποιηθεί, μια πρότυπη φόρμα.

Καταχώρηση των πραγματικών δεδομένων του έργου 30/9/2017

Εφαρμογή Από τις δραστηριότητες του έργου διαπιστώσαμε μετά από τον έλεγχο που πραγματοποιήθηκε ότι οι πρώτες δεκατέσσερις δραστηριότητες υλοποιήθηκαν σύμφωνα με το αρχικό πλάνο. Θα πραγματοποιήσουμε την ενημέρωση του χρονοδιαγράμματος με βάση αυτά τα δεδομένα.

1 Βήμα Ενημέρωση των δραστηριοτήτων που ολοκληρώθηκαν σύμφωνα με το βασικό πλάνο Επιλέγουμε τις δραστηριότητες που έχουν ολοκληρωθεί με σύμφωνα με το βασικό πλάνο 30/9/2017

2 Βήμα Ενημέρωση των δραστηριοτήτων που ολοκληρώθηκαν σύμφωνα με το βασικό πλάνο Από το μενού Εργαλεία επιλέγουμε Παρακολούθηση και στην συνέχεια Ενημέρωση Έργου… 30/9/2017

3 Βήμα Ενημέρωση των δραστηριοτήτων που ολοκληρώθηκαν σύμφωνα με το βασικό πλάνο Στο παράθυρο διαλόγου που προβάλλεται ορίζουμε την ημερομηνία με βάση την οποία θα ενημερωθούν οι δραστηριότητες και επιλέγουμε ότι θέλουμε να ενημερώσουμε μόνο τις επιλεγμένες δραστηριότητες. 30/9/2017

Πραγματική Αρχή και Πραγματικό Τέλος κάθε δραστηριότητας Μετά την αποθήκευση του πλάνου αναφοράς θα πρέπει είτε να συμπληρώσουμε το πεδίο με το ποσοστό ολοκλήρωσης κάθε δραστηριότητας είτε με την Πραγματική Αρχή είτε το Πραγματικό Τέλος. Τα πεδία Πραγματική Αρχή και Πραγματικό Τέλος εισάγουμε είτε υπολογίζεται η ημερομηνία της πραγματικής αρχής και η ημερομηνία της πραγματική ολοκλήρωσης κάθε δραστηριότητας. Με την διαδικασία που ακολουθήσαμε τα πεδία Πραγματική Αρχή και Πραγματικό Τέλος κάθε δραστηριότητας συμπληρώνονται από το πρόγραμμα και ταυτίζονται με τα δεδομένα από το βασικό πλάνο. Τα αντίστοιχα ισχύουν για τα πεδία Πραγματική Διάρκεια και Πραγματικό Κόστος. 30/9/2017

Αποτελέσματα της ενημέρωσης του χρονοδιαγράμματος στο διάγραμμα Gantt Σε κάθε δραστηριότητα που ολοκληρώθηκε στη στήλη Indicators προβάλλει το σχετικό εικονίδιο. Στις στήλες Πραγματική Ημερομηνία και Πραγματικό Τέλος καταχωρούνται οι αντίστοιχες ημερομηνίες με βάση τις αντίστοιχες ημερομηνίες της Βάσης Αναφοράς. Στο διάγραμμα Gantt για κάθε δραστηριότητα που ολοκληρώθηκε απεικονίζεται μια μπάρα με μαύρο φόντο στο εσωτερικό της κάθε δραστηριότητας. 30/9/2017

Ενημέρωση δραστηριοτήτων Σε αυτή την περίπτωση μπορεί να έχουμε τα εξής: Οι δραστηριότητες δεν έχουν ξεκινήσει την προγραμματισμένη ημερομηνία. Οι δραστηριότητες δεν έχουν ολοκληρωθεί στην προγραμματισμένη ημερομηνία. Οι δραστηριότητες έχουν ξεκινήσει στην προγραμματισμένη ημερομηνία αλλά δεν έχει υλοποιηθεί το προγραμματισμένη ημερομηνία. 30/9/2017

Ενημέρωση δραστηριοτήτων Στην γενική περίπτωση είναι δύσκολο εξ αρχής να ξέρουμε αν μια δραστηριότητα βρίσκεται εντός ή εκτός βασικών στόχων. Αν είναι ή όχι εκτός στόχων θα ενημερωθούμε από το πρόγραμμα. Θα πρέπει να συμπληρώσουμε σε αυτές τις περιπτώσεις: Την πραγματική ημερομηνία αρχής και την πραγματική ημερομηνία τέλους κάθε δραστηριότητας αν έχει ολοκληρωθεί η δραστηριότητα. Την πραγματική ημερομηνία αρχής και το ποσοστό υλοποίησης κάθε δραστηριότητας. Σε αυτήν την περίπτωση το δύσκολο είναι να ορίσουμε ποιο είναι αυτό το ποσοστό. 30/9/2017

Από τον έλεγχο της πορείας υλοποίησης του έργου διαπιστώσαμε τα εξής: Εφαρμογή Από τον έλεγχο της πορείας υλοποίησης του έργου διαπιστώσαμε τα εξής: Η δραστηριότητα με α/α =16 ολοκληρώθηκε βάση βασικού πλάνου. Η δραστηριότητα με α/α =17 ξεκίνησε την 02.04.2012. Η δραστηριότητα με α/α=24 ξεκίνησε κανονικά αλλά ολοκληρώθηκε μόνο το 25%. Στην δραστηριότητα με α/α=20 ξεχάσαμε να καταχωρίσουμε το κόστος αγοράς των εισιτήριων των ομιλητών. 30/9/2017

Επιλέγουμε την δραστηριότητα στην προβολή Gantt. Δραστηριότητα με α/α=16 Επιλέγουμε την δραστηριότητα στην προβολή Gantt. Καταχωρούμε ποσοστό ολοκλήρωσης στο πεδίο Ποσοστό Ολοκλήρωσης ίσο με 100%. 30/9/2017

Επιλέγουμε την δραστηριότητα στην προβολή Gantt. Δραστηριότητα με α/α=17 Επιλέγουμε την δραστηριότητα στην προβολή Gantt. Καταχωρούμε την ημερομηνία της πραγματικής έναρξης της δραστηριότητας (02.04.2012) στο πεδίο Πραγματική Αρχή Ολοκλήρωσης. 30/9/2017

Επιλέγουμε την δραστηριότητα στην προβολή Gantt. Δραστηριότητα με α/α=24 Επιλέγουμε την δραστηριότητα στην προβολή Gantt. Καταχωρούμε ποσοστό ολοκλήρωσης στο πεδίο Ποσοστό Ολοκλήρωσης ίσο με 25%. 30/9/2017