1 Διαχείριση Έργων Εκτελώντας το έργο Τσέλιος Δημήτρης Καθηγητής Εφαρμογών Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων- ΤΕΙ Θεσσαλίας ΠΕΓΑ Πληροφοριακά Συστήματα

2 Στόχοι της ενότητας Εναρκτήρια συνάντησηΕναρκτήρια συνάντηση Εκτέλεση των δραστηριοτήτων που ορίστηκαν στο σχέδιο του έργουΕκτέλεση των δραστηριοτήτων που ορίστηκαν στο σχέδιο του έργου Διασφαλίζοντας τις προσδοκίες των συμμετεχόντωνΔιασφαλίζοντας τις προσδοκίες των συμμετεχόντων Βελτίωση της απόδοσης της ομάδαςΒελτίωση της απόδοσης της ομάδας Προμήθεια των πόρων του έργουΠρομήθεια των πόρων του έργου Υλοποίηση του σχεδίου διοίκησης της ποιότηταςΥλοποίηση του σχεδίου διοίκησης της ποιότητας Υλοποίηση εγκεκριμένων αλλαγώνΥλοποίηση εγκεκριμένων αλλαγών Υλοποίηση εγκεκριμένων ενεργειώνΥλοποίηση εγκεκριμένων ενεργειών

3 Εκτελώντας ένα έργο Κατεύθυνση και Διοίκηση της Εκτέλεσης του έργου Εφαρμογή διασφάλισης ποιότητας Απόκτηση της Ομάδας έργου Πρόσκληση για Προσφορές προμηθευτών Επιλογή Προμηθευτών Διανομή Πληροφορίας Ανάπτυξη της Ομάδας έργου Διοίκηση της Ομάδας έργου

4 Διεργασία Κατεύθυνσης και Διοίκηση της εκτέλεσης (1) Είσοδος - Σχέδιο διαχείρισης έργου -Εγκριμένα στοιχεία: Αιτήσεις αλλαγών Διορθωτικές ενέργειες Προληπτικές ενέργειες Διορθώσεις σφαλμάτων -Επικυρωμένες διορθώσεις Σφαλμάτων -Διαδικασία της διαχείρισης κλεισίματος Εργαλεία και Τεχνικές -Μεθοδολογία Διαχείριση έργου -Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης έργων Έξοδος -Παραδοτέα -Αιτήσεις αλλαγών -Υλοποιημένα στοιχεία: Αιτήσεις αλλαγών Διορθωτικές ενέργειες Προληπτικές ενέργειες Διορθώσεις σφαλμάτων Παράγει τα παραδοτέα εκτελώντας το σχέδιοΠαράγει τα παραδοτέα εκτελώντας το σχέδιο Υλοποιεί τις εγκεκριμένες αλλαγές (που πρότεινε η QA)Υλοποιεί τις εγκεκριμένες αλλαγές (που πρότεινε η QA) Υλοποιεί τις σχεδιασμένες μεθόδους, διεργασίες και πρότυπαΥλοποιεί τις σχεδιασμένες μεθόδους, διεργασίες και πρότυπα Παράγει και διανέμει τις πληροφορίες της κατάστασηςΠαράγει και διανέμει τις πληροφορίες της κατάστασης

5 Διεργασία Κατεύθυνσης και Διοίκηση της εκτέλεσης (2)- Έξοδος ΠαραδοτέαΠαραδοτέα Αιτήματα αλλαγήςΑιτήματα αλλαγής –Φυσικού αντικειμένου, κόστους, χρονοδιαγράμματος, πολιτικής ή διαδικασιών Υλοποιημένα στοιχεία (ενέργειες που πρότεινες η QA)Υλοποιημένα στοιχεία (ενέργειες που πρότεινες η QA) Πληροφορίες απόδοσηςΠληροφορίες απόδοσης –Πληροφορίες για το χρονοδιάγραμμα Δραστηριότητες που ξεκίνησαν ή τελείωσαν, Εκτίμηση των δραστηριοτήτων που είναι σε πρόοδο για το πότε θα τελειώσουν, Ποσοστό υλοποίησης της δραστηριότηταςΔραστηριότητες που ξεκίνησαν ή τελείωσαν, Εκτίμηση των δραστηριοτήτων που είναι σε πρόοδο για το πότε θα τελειώσουν, Ποσοστό υλοποίησης της δραστηριότητας –Κατανάλωση κόστους σε σχέση με το σχεδιασμένο –Βαθμός τήρησης των προτύπων ποιότητας –Εμπειρία που αποκτήθηκε

6 Διεργασία απόκτησης της ομάδας έργου (1) Είσοδος - Παράγοντες του Περιβάλλοντος της Επιχείρησης -Πόροι της Επιχείρησης -Ρόλοι και υπευθυνότητες -Οργανογράμματα του Έργου -Σχέδιο διαχείρισης προσωπικού Εργαλεία και Τεχνικές -Απόκτηση -Διαπραγμάτευση -Προ- αναθέσεις -Εικονικές ομάδες Έξοδος -Αναθέσεις στο Προσωπικό του έργου -Διαθεσιμότητα πόρων -Ενημερωμένο σχέδιο Διαχείρισης προσωπικού

7 Διεργασία απόκτησης της ομάδας έργου (3)- Εργαλεία Προ- ανάθεσηΠρο- ανάθεση –Υπόσχεση σε μέλος του προσωπικού –Υπάρχει μόνο ένα πρόσωπο που έχει την ανάλογη εμπειρία –Η ανάθεση έγινε στο καταστατικό του έργου Εικονικές ομάδεςΕικονικές ομάδες –Τα μέλη ζουν σε διαφορετικές τοποθεσίες –Ένας εμπειρογνώμονας που ζει μακριά –Τηλεργασία από το σπίτι –Ασύγχρονοι και σύγχρονοι τρόποι επικοινωνίας

8 Διεργασία απόκτησης της ομάδας έργου (4)- Έξοδος Ενημερώσεις στο σχέδιο διαχείρισης προσωπικούΕνημερώσεις στο σχέδιο διαχείρισης προσωπικού –Προαγωγές –Συνταξιοδοτήσεις –Ασθένειες –Θέματα απόδοσης –Αλλαγή στο φόρτο εργασίας

9 Διεργασία ανάπτυξης της ομάδας έργου (1) Είσοδος -Αναθέσεις στο Προσωπικό του έργου -Διαθεσιμότητα πόρων -Σχέδιο Διαχείρισης προσωπικού Εργαλεία και Τεχνικές -Γενικές ικανότητες διοίκησης -Βασικοί κανόνες -Δραστηριότητες Κτισίματος ομάδας -Τοποθέτηση στον Ίδιο χώρο -Κατάρτιση -Αναγνώριση και βραβεία Έξοδος -Αξιολόγηση της Απόδοσης της ομάδας

10 Διεργασία ανάπτυξης της ομάδας έργου (2)- Εργαλεία Γενικές ικανότητες διοίκησηςΓενικές ικανότητες διοίκησης –Δυνατότητα επικοινωνίας –Ικανότητα επίδρασης –Ηγεσία –Κινητοποίηση –Διαπραγμάτευση και διαχείριση συγκρούσεων –Επίλυση προβλημάτων Δραστηριότητες κτισίματος ομάδας (εναρκτήρια συνάντηση)Δραστηριότητες κτισίματος ομάδας (εναρκτήρια συνάντηση) –Ατζέντα –Καλωσόρισμα –Περίγραμμα του έργου –Προσδοκίες –Καλεσμένοι ομιλητές –Κλείσιμο

11 Διεργασία ανάπτυξης της ομάδας έργου (3)- Εργαλεία (Tuckman) Διαμόρφωση Διακοπή Απόδοση Ομαλοποίηση Σύγκρουση

12 Διεργασία ανάπτυξης της ομάδας έργου (4)- Εργαλεία ΚατάρτισηΚατάρτιση –Καθοδήγηση –Mentoring –Επ’ έργω –Online –Τυπική τάξη Αναγνώριση και βραβείαΑναγνώριση και βραβεία –Μόνο η επιθυμητή συμπεριφορά βραβεύεται –Κάθε μέλος θα πρέπει να είναι ικανός να βραβευτεί –Βραβεία του τύπου: το μέλος του μήνα δεν είναι προτεινόμενα –Πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η πολιτισμική διαφορά

13 Διεργασία διαχείρισης της ομάδας έργου (1) Είσοδος -Έξοδοι του σχεδιασμού Των ανθρώπινων πόρων -Πληροφορίες απόδοσης -Πρακτικές του οργανισμού Εργαλεία και Τεχνικές -Παρατήρηση και Συζήτηση -Διαχείριση συγκρούσεων -Καταγραφή θεμάτων -Εκτιμήσεις απόδοσης έργου Έξοδος -Προτεινόμενες διορθωτικές Αλλαγές -Προτεινόμενες προληπτικές Αλλαγές -Αιτήματα αλλαγών -Ενημερώσεις στο σχέδιο Διαχείρισης του έργου Και των πρακτικών του οργανισμού

14 Διεργασία διαχείρισης της ομάδας έργου (2)- Είσοδος Έξοδοι από τη διαχείριση ανθρώπινων πόρωνΈξοδοι από τη διαχείριση ανθρώπινων πόρων –Ρόλοι και υπευθυνότητες, Οργανογράμματα του έργου, Σχέδιο διαχείρισης προσωπικού. Πληροφορίες ΑπόδοσηςΠληροφορίες Απόδοσης –Αξιολόγηση της απόδοσης του προσωπικού, αναφορές απόδοσης, πληροφορίες απόδοσης της εργασίας.

15 Διεργασία διαχείρισης της ομάδας έργου (3)- Εργαλεία Διαχείριση συγκρούσεωνΔιαχείριση συγκρούσεων –Αποφυγή –Ανταγωνισμός –Συμβιβασμός –Εξομάλυνση –Συνεργασία

16 Διεργασία εφαρμογής διασφάλισης ποιότητας (1) Είσοδος -Σχέδιο διοίκησης Ποιότητας -Μετρικές ποιότητας -Διεργασία βελτίωσης Ποιότητας -Πληροφορία απόδοσης Εργασίας -Εγκεκριμένα αιτήματα Αλλαγής -Μετρήσεις ελέγχου Ποιότητας -Υλοποιημένα στοιχεία Αιτήματα αλλαγών Διορθωτικών ενεργειών κλπ Εργαλεία και Τεχνικές -Εργαλεία και τεχνικές Σχεδίασης ποιότητας -Επιθεωρήσεις Ποιότητας - Εργαλεία και τεχνικές Ελέγχου ποιότητας Έξοδος -Προτεινόμενες Διορθωτικές ενέργειες -Αιτούμενες αλλαγές -Ενημερώσεις στο σχέδιο Διαχείρισης του έργου Και των πρακτικών του οργανισμού

17 Προμήθειες των πόρων του έργου Κύριοι ρόλοιΚύριοι ρόλοι –Αγοραστής και πωλητής Η διαχείριση προμηθειών περιλαμβάνειΗ διαχείριση προμηθειών περιλαμβάνει –Σχεδιασμός προμηθειών –Σχεδιασμός συμβάσεων –Πρόσκληση για υποβολή προσφορών –Επιλογή προμηθευτών –Διαχείριση συμβάσεων –Συμβατικό κλείσιμο

18 Υλοποίηση προμηθειών (1) Πρόσκληση ενδιαφέροντοςΠρόσκληση ενδιαφέροντος –Είσοδος: σχέδιο διαχείριση προμηθειών, έγγραφα προμηθειών, πρακτικές οργανισμού (λίστα προμηθευτών, πιστοποιημένοι προμηθευτές, ιστορικά προμηθειών) –Εργαλεία: Δημιουργία λίστας πιστοποιημένων προμηθευτών, Διαφήμιση, Συναντήσεις με τους προμηθευτές –Έξοδος: Λίστα πιστοποιημένων προμηθευτών, πακέτο εγγράφων προμηθειών, προσκλήσεις ενδιαφέροντος

19 Υλοποίηση προμηθειών (2) Επιλογή προμηθευτώνΕπιλογή προμηθευτών –Είσοδος: η έξοδος της πρόσκλησης ενδιαφέροντος, Κριτήρια επιλογής (κόστους, επιχειρηματικά, προσέγγισης διοίκησης, δικαιωμάτων, τεχνικών θεμάτων), Σχέδιο διαχείρισης προμηθειών κλπ. –Εργαλεία: Τεχνικές αποτίμησης (ανεξάρτητες εκτιμήσεις, σύστημα βαθμολόγησης προμηθευτών, σύστημα με βαρύτητες), εμπειρογνώμονες, Τεχνικές αποτίμησης προσφοράς (Τιμή, Πολλαπλές πλευρές, Πολλαπλές πηγές), ελάχιστες απαιτήσεις, Διαπραγμάτευση συμβάσεων –Έξοδος: Επιλεγμένοι προμηθευτές, Διαχείριση συμβάσεων, Διαθεσιμότητα πόρων, Αλλαγές και ενημερώσεις

20 Σύνοψη 6 ης ενότητας Εναρκτήρια συνάντησηΕναρκτήρια συνάντηση Εκτέλεση των δραστηριοτήτων που ορίστηκαν στο σχέδιο του έργουΕκτέλεση των δραστηριοτήτων που ορίστηκαν στο σχέδιο του έργου Διασφαλίζοντας τις προσδοκίες των συμμετεχόντωνΔιασφαλίζοντας τις προσδοκίες των συμμετεχόντων Βελτίωση της απόδοσης της ομάδαςΒελτίωση της απόδοσης της ομάδας Προμήθεια των πόρων του έργουΠρομήθεια των πόρων του έργου Υλοποίηση του σχεδίου διοίκησης της ποιότηταςΥλοποίηση του σχεδίου διοίκησης της ποιότητας Υλοποίηση εγκεκριμένων αλλαγώνΥλοποίηση εγκεκριμένων αλλαγών Υλοποίηση εγκεκριμένων ενεργειώνΥλοποίηση εγκεκριμένων ενεργειών