ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ ΔΡ. Α. ΡΑΦΑΗΛΙΔΗΣ ΤΜ. ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΤΕΙ ΔΥΤ. ΕΛΛΑΔΑΣ

ΓΙΑΤΙ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ; Περισσότερα από το 90% των προβλημάτων οφείλονται στο σύστημα και όχι στα άτομα (W. E. Deming) Αναγνώριση προβλημάτων που προκαλούνται από αποφάσεις (ή την έλλειψή τους) στα υψηλά κλιμάκια των οργανισμών ή υπεκφυγές: «Tα έργα μας δεν αποτυγχάνουν ποτέ. Μπορεί να φτάνουν στο νήμα από λάθος κατεύθυνση, αλλά ποτέ δεν αποτυγχάνουν» «Τα έργα μας ποτέ δεν καθυστερούν. Όποτε δίνεται η εντύπωση ότι μπορεί να καθυστερήσουν, προσαρμόζουμε την τακτική μας»

ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΤΥΧΙΑΣ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

ΟΡΑΜΑ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ «Τώρα που μιλάμε βρισκόμαστε πάνω σε αυτόν εδώ τον λόφο. Το όραμα είναι ότι θέλουμε να βρεθούμε σε εκείνον εκεί τον λόφο.» Ασαφείς στόχοι: «Η αποστολή μας είναι να γίνουμε ο καλύτερος προμηθευτής λύσεων υψηλής τεχνολογίας σε παγκόσμια κλίμακα, που θα ικανοποιούν απόλυτα τους πελάτες μας» Σαφείς ποσοτικοί στόχοι, χωρίς όραμα «Θα γίνουμε η επιχείρηση που θα προσφέρει τις πιο συμφέρουσες λύσεις μεταφοράς στους τρεις καλύτερους από τους σημερινούς μας πελάτες, και θα είμαστε σε θέση να προσελκύσουμε ακόμα μεγαλύτερους πελάτες»

ΧΑΡΑΞΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Στρατηγική: ο δρόμος που πρέπει να ακολουθήσει η επιχείρηση για να φτάσει στον προορισμό της Παραδοσιακά: Στρατηγική → Στρατηγική έργου Στρατηγική προσέγγιση: Στρατηγική ↔ Στρατηγική έργου

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ ΩΣ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ Ερωτ. «Πώς διαχειρίζεστε τα έργα σας;» Απαντ. «Αν μας ρωτάτε αν χρησιμοποιούμε ένα διάγραμμα Gannt για κάθε έργο, σας απαντάμε όχι» «Αν το μόνο εργαλείο που διαθέτεις είναι ένα σφυρί, τότε όλα αρχίζεις να τα βλέπεις σαν καρφιά» Στρατηγική ικανότητα στη διαχείριση έργων: Ικανότητα επίτευξης άριστων αποτελεσμάτων μέσω των έργων Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα μέσω της δυνατότητας αλλαγής του οργανισμού

ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ ΠΟΡΩΝ (1) «…διαπιστώσαμε ότι είχαμε προγραμματίσει τριπλάσιες εργασίες από όσες θα μπορούσαμε να εκτελέσουμε φυσιολογικά μέσα σε έναν χρόνο...» Ο συντονισμός επιτυγχάνεται μέσα από τη διαχείριση προγράμματος, δηλ. (α) το συνολικό σχέδιο έργου και (β) το γραφείο έργου Συνολικό σχέδιο έργου: Αξιολόγηση συνεισφοράς κάθε έργου στη στρατηγική Αντικειμενικά κριτήρια για απόφαση ανάληψης έργων Ιεράρχηση σχετικής σπουδαιότητας εκτελούμενων έργων Καθορισμός χρόνων που αφορούν τα εκτελούμενα έργα Αξιολόγηση αναγκών κάθε έργου σε ικανότητες και πόρους

ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ ΠΟΡΩΝ (2) Γραφείο έργου Παρέχει: δεξιότητες, γνώσεις, προσωπικό, πόρους, υποστήριξη, τεκμηρίωση, ελέγχους, συμβουλές Λαμβάνει: πληροφορίες για τα έργα, γνώσεις που αποκτώνται από κάθε έργο, πείρα από εκτέλεση έργων, γενικά έξοδα «Λένε ότι η διαχείριση έργου μοιάζει με την προσπάθεια του ζογκλέρ να παίξει με τρεις μπάλες – το κόστος, την ποιότητα και τον χρόνο. Η διαχείριση προγράμματος (ή χαρτοφυλακίου) έργων μοιάζει με προσπάθεια οργάνωσης ομάδας ζογκλέρ που ο καθένας θα παίζει με τρεις μπάλες, τις οποίες πότε-πότε θα αλλάζουν μεταξύ τους» (Reiss, 1996)

ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΚΑΙ ΕΡΓΑ ΑΜΕΣΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ Τα έργα σκοπό έχουν να γίνουμε πιο γρήγοροι ή καλύτεροι ή φθηνότεροι (ή συνδυασμός αυτών) ΧρόνοςΚόστοςΠοιότητα ΑπόδοσηΜικρότερος δυνατόςΜικρότερο δυνατόΑνώτατου επιπέδου ΣυμμόρφωσηΌπως σχεδιάστηκεΌπως προϋπολογίστηκεΌπως προσδιορίστηκε Χρόνος – κόστος – ποιότητα: το σιδερένιο τρίγωνο Ευελιξία;;; Συμψηφισμός: η ιεράρχηση των στόχων ενός έργου

ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΚΑΙ ΕΡΓΑ ΑΛΛΑΓΗΣ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ Ευθυγράμμιση στόχων σε όλα τα κλιμάκια, ώστε η στρατηγική να είναι ορατή και αντιληπτή σε ικανοποιητικό βαθμό Όλα τα μέλη του οργανισμού υπεύθυνα για τη διαδικασία Η πρόοδος παρακολουθείται μέσω ορατών μέτρων Οι στόχοι βασίζονται στις ανάγκες των πελατών

ΜΕΤΡΗΣΗ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ Είδος μέτρουΜετρούμενο Χαρακτηριστικό Μέτρα διαδικασίας Κόστος ανάπτυξης, χρόνος, συμμόρφωση προϊόντος προς τις διαδικασίες για την ποιότητα Μέτρα βραχυχρόνιας έκβασης Επίπεδο απόδοσης προϊόντος, ζήτηση από την αγορά, ευελιξία σχεδίασης για αλλαγές ώστε να ικανοποιούνται οι εξελισσόμενες ανάγκες του πελάτη Μέτρα μακροχρόνιας έκβασης Περίοδος απόδοσης, ικανοποίηση πελάτη, ποσοστό εργασιών που δημιουργεί το νέο προϊόν, μερίδιο αγοράς, προσαρμογή στις απαιτήσεις των αγορών με υψηλά περιθώρια κέρδους