ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΠΡΟΓΡΑMMΑ MΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ MΑΘΗMΑ 2ο Βασικοί Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων, Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων & Η υποδομή της Τεχνολογίας Πληροφοριών Σινάτκας Ιωάννης Αν.Καθηγητής Τ.Ε.Ι. Δ. Μακεδονίας

Κατάταξη ΠΣΔ ως προς τη χρήση των πληροφοριών Πληροφοριακά συστήματα ελέγχου επιθεωρούν την καλή λειτουργία της επιχείρησης και ελέγχουν τον βαθμό επίτευξης-απόκλισης των στόχων που τέθηκαν κατά το σχεδιασμό του επιχειρηματικού πλάνου. Εντοπίζουν υπερβάσεις. Πληροφοριακά συστήματα μέτρησης απόδοσης μετατρέπουν τις πληροφορίες του συστήματος ελέγχου σε ποσοτικοποιημένα μετρήσιμα μεγέθη (δείκτες). Παραδείγματα: Συντελεστές αξιοποίησης εξοπλισμού παραγωγής Συντελεστές χρήσης πόρων Πληροφοριακά συστήματα ιστορικών στοιχείων διαχειρίζονται προηγούμενα αποθηκευμένα στοιχεία προκειμένου να στηρίξουν τη λήψη αποφάσεων. Πληροφοριακά συστήματα προβλέψεων αξιοποιούν μαθηματικές και στατιστικές μεθόδους για επιστημονική πρόβλεψη. Για παράδειγμα : Ανάλυση χρονοσειρών: προσδιορίζει τάσεις αναλύοντας την χρονική εξέλιξη του μεγέθους. Ανάλυση παλινδρόμησης: προσδιορίζει σχέσεις μεταξύ μεγεθών. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Κατηγορίες ΠΣ Διοικητικής Υποστήριξης Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS) υποστηρίζουν τις καθημερινές δοσοληψίες με τους πελάτες και τους προμηθευτές. Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS) παρέχουν πληροφορίες στα διοικητικά στελέχη προκειμένου να γίνει καλύτερος τακτικός και στρατηγικός σχεδιασμός. Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS) εξειδικευμένες εφαρμογές ανάλυσης δεδομένων με χρήση στατιστικών μεθόδων και επιχειρησιακής έρευνας. Έμπειρα Συστήματα (ES) εφαρμογές που προσομοιώνουν τον τρόπο με τον οποίο ένας έμπειρος αναλυτής θα προσέγγιζε ένα πρόβλημα. Συστήματα Πληροφόρησης Ανώτατων Στελεχών με μορφή συνήθως γραφικών παραστάσεων παρέχουν συγκεντρωτικές πληροφορίες για το σύνολο των δραστηριοτήτων της επιχείρησης. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS) & Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS) Εφαρμογή Γενικής Λογιστικής: Ενημερώνει τους λογαριασμούς με λογιστικές εγγραφές που αντιπροσωπεύουν την οικονομική δραστηριότητα της επιχείρησης. Αντίθετα τα MIS δεν αφορούν καθημερινή διεκπεραίωση εργασιών αλλά το μεσο-μακροπρόθεσμο σχεδιασμό και έλεγχο των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Έργο τους είναι η δημιουργία και έκδοση συγκεντρωτικών πληροφοριακών καταστάσεων που αξιοποιούνται από τη διοίκηση. Τα MIS χρησιμοποιούν δεδομένα του (TPS). Οι πληροφορίες που προσφέρονται από τα MIS είναι : καταστάσεις με προκαθορισμένη μορφή σε τακτά χρονικά διαστήματα, άμεση αναζήτηση πληροφοριών, Γεννήτριες αναφορών (Report Generators). ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS) Παράδειγμα συνδυασμού TPS, MIS, DSS στην αλυσίδα ΜΑΣΟΥΤΗΣ Το TPS εκδίδει τιμολόγια πώλησης, αποδείξεις λιανικής, εκδίδει MAS card club, ενημερώνει αρχεία πελατών, πωλήσεων και αποθήκης. Δημιουργεί τυποποιημένες μηνιαίες καταστάσεις εσόδων πωλήσεων, αμοιβές προμηθειών πωλητών. Το MIS με τη σειρά του δημιουργεί συγκεντρωτικές καταστάσεις με τις πωλήσεις και τις αυξομειώσεις τους, την κίνηση των προϊόντων, την εξάρτηση της κίνησης από την τιμολογιακή πολιτική ανά γεωγραφική περιοχή. Η αλυσίδα εφαρμόζει το DSS για την εξαγωγή συμπερασμάτων ως προς την κατανομή προϋπολογισμού διαφήμισης και την επιλογή διαφοροποιημένης τιμολογιακής πολιτικής ανά γεωγραφική περιοχή. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Ορισμοί Γνώση είναι αυτό που οι άνθρωποι αντιλαμβάνονται, πιστεύουν και εκτιμούν βασιζόμενοι σε πληροφορίες, εμπειρίες, στη δοκιμή, την παρατήρηση, την δημιουργία προτύπων, την επικοινωνία και τον επαγωγικό συλλογισμό. Υπάρχουν τρεις τύποι γνώσης η ρητή, η ενσωματωμένη και η άρρητη: Ρητή Γνώση: μπορεί να διατυπωθεί και να αποδοθεί με έγγραφα, βιβλία, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να αναπαρασταθεί σε βάσεις δεδομένων. Ενσωματωμένη Γνώση: αναφέρεται συνήθως σε επιχειρηματικές διαδικασίες, προϊόντα και υπηρεσίες. Άρρητη Γνώση: δεν έχει καταγραφεί και συλλαμβάνεται κατά τη διάρκεια των επιχειρηματικών διεργασιών. Αποτελείται από τη νοοτροπία, τη νοημοσύνη, τις αξίες, τις αντιλήψεις και τις πεποιθήσεις των υπαλλήλων. H διαχείριση γνώσης είναι διοικητική πρακτική που αφορά στη συστηματική και συλλογική δημιουργία, διάχυση και χρήση της επιχειρηματικής γνώσης, με σκοπό τη βελτίωση της οργανωτικής αποδοτικότητας, της ανταγωνιστικότητας και την ανάπτυξη της καινοτομίας. Η πρόκληση για τους οργανισμούς σήμερα, είναι να εντοπίσουν την γνώση και να την αξιοποιήσουν αποδοτικά. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Επιχειρηματικό κεφάλαιο γνώσης ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Απόκτηση γνώσης και επιχειρηματική ευφυΐα Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν την τεχνολογία της τεχνητής νοημοσύνης για να αποκτήσουν γνώση, να την κωδικοποιήσουν και να την βελτιώσουν. Οι επιχειρήσεις ενδιαφέρονται για τα συστήματα αυτά για να: διατηρούν τη γνώση και την εμπειρία των ειδικών. αποθηκεύουν πληροφορίες με μορφή εγχειριδίου που περιέχει εμπειρικούς κανόνες. δημιουργούν μηχανισμούς απαλλαγμένους από ανθρώπινες αδυναμίες. απελευθερώνουν προσωπικό από τυποποιημένες εργασίες. βελτιώνουν τις γνώσεις τους με λύσεις μεγάλων και σύνθετων προβλημάτων σε σύντομο χρόνο. Ως επιχειρηματική ευφυΐα ορίζεται η διαδικασία συλλογής και ανάλυσης μεγάλου όγκου δεδομένων που αφορούν τους πελάτες, τους προμηθευτές, τις εσωτερικές διαδικασίες και το εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης, καθώς επίσης και την κατάσταση της αγοράς. Τα συστήματα που επιλύουν προβλήματα με απόκτηση γνώσης σε περιορισμένο τομέα ανθρώπινης εμπειρίας, λέγονται έμπειρα συστήματα ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Τεχνητή νοημοσύνη και Έμπειρα συστήματα (ES) Τεχνητή νοημοσύνη είναι υπολογιστικά συστήματα που συμπεριφέρονται όπως οι άνθρωποι, αντιλαμβάνονται, μαθαίνουν, καταγράφουν και αποκτούν πείρα, συλλογίζονται και λαμβάνουν αποφάσεις. Από τα δεδομένα αυτά με διαδικασίες τεχνητής νοημοσύνης παράγεται επιχειρηματική γνώση. Σημαντικότερες τεχνικές είναι : Τα έμπειρα συστήματα. Τα νευρωνικά δίκτυα Η ασαφής λογική Γενετικοί αλγόριθμοι Υβριδικά συστήματα Ευφυείς Πράκτορες Τα ES συστήματα χρησιμοποιούν μια βάση γνώσης που είναι η ανθρώπινη γνώση. Η γνώση αυτή μπορεί να παρασταθεί με κανόνες ή πλαίσια. Ανάλογα διακρίνονται και τα έμπειρα συστήματα. Το ES κανόνων είναι πρόγραμμα τεχνητής νοημοσύνης με μεγάλο (π.χ. 10000) αριθμό αλληλοσυνδεόμενων και ένθετων προτάσεων ελέγχου-επιλογής ή κανόνων. Χρησιμοποιούνται δύο στρατηγικές συλλογιστικής, η ευθεία και η ανάστροφη. Στην ευθεία το σύστημα ελέγχει όλους τους κανόνες μέχρι να καταλήξει σε συμπέρασμα. Ενώ στην ανάστροφη η διαδικασία ξεκινά με μια υπόθεση και με διαδοχικές ερωτοαπαντήσεις προχωρά μέχρι να επιβεβαιωθεί ή να διαψευσθεί. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Τα έμπειρα συστήματα Το ES σύστημα πλαισίων γνώσης βασίζεται στην οργάνωση πληροφοριών σε τμήματα αλληλοσχετιζόμενων χαρακτηριστικών. Η εξαγωγή συμπεράσματος γίνεται με την εντολή στο υπολογιστικό σύστημα αναζήτησης των πλαισίων και παρουσίασης των συνδέσεων με άλλα πλαίσια που ενδιαφέρουν. Προκειμένου η ατομική γνώση των ειδικών να αξιοποιηθεί συλλογικά αυτή αποθηκεύεται ως περιπτωσιολογική συλλογιστική. Για να ανακληθούν πληροφορίες σχετικά με ορισμένο θέμα, το σύστημα αναζητά θέματα με παρόμοια χαρακτηριστικά. Πρακτικά τα ES αξιοποιούνται στη λήψη δύσκολων αποφάσεων που στηρίζονται περισσότερο στην «κρίση» παρά σε ποσοτικές μεθόδους απόφασης. Το ES διαθέτει και αξιοποιεί κωδικοποιημένη γνώση, που ο εργαζόμενος αποκτά μετά από πολύ χρόνο. Παράδειγμα: αξιολόγηση βαθμού αξιοπιστίας πελάτη. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Προβλήματα έμπειρων συστημάτων Μόνο ορισμένες κατηγορίες προβλημάτων μπορούν να επιλυθούν. Τα προβλήματα που επιλύουν έχουν περιορισμένες εναλλακτικές λύσεις που είναι γνωστές εκ των προτέρων. Για την ανάπτυξή τους χρειάζονται αρκετό χρόνο και μεγάλο κόστος. Η βάση γνώσης τους είναι ευαίσθητη και εύθραυστη, δεν ενημερώνεται εύκολα. Μπορούν να αναπαραστήσουν περιορισμένες μορφές γνώσης. Δεν μπορούν να αναπαράγουν διαισθητική γνώση που βασίζεται για παράδειγμα σε αναλογίες. Η εφαρμογή τους σε διοικητικά προβλήματα είναι πολύ περιορισμένη σε αντίθεση με τον αυτοματισμό υπαλληλικών εργασιών. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Διανομή γνώσης και Συστήματα Επικοινωνιών Γραφείου (OCS) Το γραφείο διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στο συντονισμό της ροής πληροφοριών στην επιχείρηση. Οι βασικές του λειτουργίες είναι να : διαχειρίζεται και να συντονίζει το προσωπικό. παρέχει πληροφορίες σε όλα τα επίπεδα και τις λειτουργίες της επιχείρησης. συνδέει την επιχείρηση με τον έξω κόσμο. Το προσωπικό του γραφείο ασχολείται με : Διαχείριση εγγράφων Προγραμματισμό εργασιών Επικοινωνίες. Διαχείριση δεδομένων Οι δραστηριότητες αυτές υποστηρίζονται από τα Συστήματα Επικοινωνιών Γραφείου OCS. Τα συστήματα αυτά αξιοποιούνται στην επικοινωνία και ανταλλαγή δεδομένων στις επιχειρήσεις. Διακινούν πληροφορίες στο δίκτυο των επιχειρήσεων σε διαφορετικές μορφές και χρησιμοποιούν τεχνολογίες όπως είναι τα ηλεκτρονικά έντυπα, η ψηφιοποίηση εγγράφων, τα ηλεκτρονικά ημερολόγια, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το ενδοδίκτυο, οι βάσεις δεδομένων, τα λογιστικά φύλλα κλπ Παραδείγματα αποτελούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι εικονικοί πίνακες ανακοινώσεων, η επικοινωνία με πελάτες και προμηθευτές. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Συστήματα Πληροφόρησης Ανώτατων Στελεχών (EIS) Τα EIS χρησιμοποιούνται από ανώτατα στελέχη και αποσκοπούν στη συνολική και συνοπτική παρουσίαση πληροφοριών. Ο ρόλος τους επικεντρώνεται κυρίως στην διαπίστωση των προβλημάτων και όχι στην επίλυσή τους. Διαθέτουν εναλλακτικούς τρόπους παρουσίασης των πληροφοριών με δυνατότητα διαδοχικής λεπτομερέστερης ανάλυσης των πληροφοριών (Drilling down). Παράδειγμα: Ανώτατο στέλεχος επιχείρησης, διαπιστώνει υπέρβαση του συνολικού κόστους παραγωγής. Διερευνώντας τα επιμέρους κοστολόγια κάθε μονάδας παραγωγής, εντοπίζει ότι υπάρχει πρόβλημα μόνο σε μία. Αναλύοντας τα στοιχεία της μονάδας αυτής διαπιστώνει μεγάλο αριθμό βλαβών. Ελέγχοντας τα στοιχεία συντήρησης, προμήθειας ανταλλακτικών, ημερολόγιο βλαβών και συσχετίζοντάς τα μπορεί να εντοπίσει τα αίτια του προβλήματος. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Υλικό Υπολογιστικών Συστημάτων Hardware (1) Ηλεκτρονικός Υπολογιστής ΗΥ είναι περίπλοκη προγραμματιζόμενη ηλεκτρονική μηχανή που επεξεργάζεται τεράστιο όγκο πληροφοριών με μεγάλη ταχύτητα και ακρίβεια. Μπορούν να διακριθούν σε : Προσωπικούς Υπολογιστές (PC) Σταθμούς Εργασίας (Workstations) Minicomputers Μεγάλα Συστήματα (Mainframes) Οι ΗΥ χαρακτηρίζονται και ως ψηφιακοί και επεξεργάζονται αριθμούς. Αυτό σημαίνει ότι οποιαδήποτε μορφής πληροφορία, ο ΗΥ την χειρίζεται ως σύνολο δυαδικών ψηφίων (bits). Οκτώ (8) bits αποτελούν το byte που είναι η μονάδα μνήμης και προσδιορίζει το μέγεθος της πληροφορίας από την πλευρά του ΗΥ. Χρησιμοποιούνται πολλαπλάσια του byte που είναι το 1kb=1024bytes, 1Mb=1024Kb, 1Gb=1024Mb και 1Tb=1024Gb. Οι χαρακτήρες κωδικοποιούνται σήμερα στο σύστημα EBCDIC ή ASCII χρησιμοποιώντας 1 byte για κάθε σύμβολο, δηλαδή μπορεί να συμπεριλάβει 256 διαφορετικούς χαρακτήρες. Σήμερα αξιοποιείται και το Unicode σύστημα που χρησιμοποιεί 2 byte επομένως μπορεί να παραστήσει 65.536 διαφορετικά σύμβολα. Αυτό σημαίνει ότι ένας τόμος 400 σελίδων κειμένου μπορεί να αποθηκευθεί σε μια δισκέτα των 1,44 Mb. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Υλικό Υπολογιστικών Συστημάτων Hardware (2) Οι εικόνες και οι ήχοι αποθηκεύονται και χρησιμοποιούνται από τον ΗΥ επίσης σε bytes. Απαιτούν πολύ μεγαλύτερες ποσότητες μνήμης, που εξαρτάται από την ποιότητα-λεπτομέρεια πιστότητα σε συνάρτηση με την πραγματικότητα. Τα κύρια μέρη του ΗΥ είναι η κεντρική μονάδα επεξεργασίας (CPU), η κεντρική μνήμη που διακρίνεται στις RAM, ROM και τη λανθάνουσα (Cache Memory) και τις περιφερειακές συσκευές. Η CPU χαρακτηρίζεται από τη συχνότητα λειτουργίας της GHz, το μέγεθος λέξης που χρησιμοποιεί 32, 64 ή και 128 bits και τα χαρακτηριστικά των διαύλων του. Επίσης διάφοροι τύποι CPU διακρίνονται και για το ρεπερτόριο εντολών που διαθέτουν (RISC, CISC, MMX) Η κεντρική μνήμη αποτελείται από ημιαγωγούς και διακρίνεται σε στατική (5ns) και δυναμική (60ns). Η στατική μνήμη είναι πολύ ταχύτερη και αρκετά ακριβότερη της δυναμικής και για αυτό χρησιμοποιείται κυρίως ως λανθάνουσα. Η δυναμική μνήμη χρησιμοποιείται ως RAM δηλαδή μνήμη για κάθε είδους ενέργεια. Η ROM είναι μνήμη που τα περιεχόμενά της διατηρούνται και χωρίς τροφοδοσία. Σήμερα αν και η EEPROM μπορεί να τροποποιηθεί, χρησιμοποιείται μόνο για ανάγνωση. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Υλικό Υπολογιστικών Συστημάτων Hardware (3) Σήμερα οι ΗΥ μπορούν και διαθέτουν περισσότερους από μια CPU και έχουν τη δυνατότητα παράλληλης επεξεργασίας των δεδομένων. Οι συσκευές που πλαισιώνουν τα προηγούμενα λέγονται περιφερειακές συσκευές και διακρίνονται σε συσκευές εισόδου και εξόδου. Τα μέσα αποθήκευσης χρησιμοποιούνται για τη μόνιμη καταγραφή των πληροφοριών και διακρίνονται σε μαγνητικά, οπτικά και ηλεκτρονικά. Στα μαγνητικά μέσα διακρίνουμε τους δίσκους, τις ταινίες και της μαγνητικές κάρτες. Οι σκληροί δίσκοι HD αποτελούν τον κύριο μηχανισμό αποθήκευσης. Έχουν μεγάλη χωρητικότητα σήμερα έχουμε της τάξης των Tb, και μεγάλο ρυθμό μεταφοράς δεδομένων της τάξης των 120Mb/s. Οι μαγνητικές ταινίες τείνουν να εγκαταλειφτούν. Χρησιμοποιούνται μόνο για μεγάλες ποσότητες πληροφοριών και για αντίγραφα εφεδρείας. Οι μαγνητικές κάρτες αποθηκεύουν λίγες σχετικά πληροφορίες και χρησιμοποιούνται κυρίως για αναγνώριση του κατόχου τους, ΑΤΜ, πρόσβαση σε χώρους ελεγχόμενης πρόσβασης π.χ. ξενοδοχεία ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Υλικό Υπολογιστικών Συστημάτων Hardware (4) Οπτικά μέσα αποθήκευσης είναι τα CD (≈700Mb) και τα DVD (από 4,7 έως ≈17Gb) Σήμερα τα μέσα αυτά είναι και επανεγγράψιμα αλλά ο ρυθμός μεταφοράς δεδομένων τους είναι της τάξης για τα CD των 10Mb/s και τα DVD των 30Mb/s. Σήμερα συνδυάζονται σε ενιαία συσκευή τα Optical jukebox μερικά οπτικά μέσα και φτάνουν σε χωρητικότητα τα 35Tb. Απαιτούν όμως και περίπου 10s για να βρεθεί και τοποθετηθεί ο κατάλληλος δίσκος. Επομένως τα οπτικά είναι πολύ καλά μέσα αποθήκευσης, με μεγάλη διάρκεια ζωής αλλά λόγω της ταχύτητάς τους έπονται των σκληρών δίσκων. Οι ηλεκτρονικές μνήμες (flash) είναι νέα υλικά, ανταγωνίζονται σήμερα τους σκληρούς δίσκους έχουν ρυθμός μεταφοράς δεδομένων RW 100/80 Mb/s και χωρητικότητα της τάξης των 1 Tb. Σήμερα χρησιμοποιούνται σε οργανισμούς με μεγάλες ανάγκες αποθήκευσης, μονάδες μαζικής αποθήκευσης δεδομένων. Οι αποθήκες δεδομένων συνδυάζουν τα όλα τα μέσα αποθήκευσης. Οι συσκευές εισόδου που χρησιμοποιούνται σε επιχειρηματικές διαδικασίες το πληκτρολόγιο, οι τηλετυπωτές, οι σαρωτές, οι οπτικοί αναγνώστες, οι μαγνητικοί ανιχνευτές, το μικρόφωνο-τηλέφωνο, οι αισθητήρες και οι βιομετρικοί αναγνώστες. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Υλικό Υπολογιστικών Συστημάτων Hardware (5) Οι μονάδες εξόδου που χρησιμοποιούνται είναι κυρίως οι οθόνες οι εκτυπωτές και οι συσκευές φωνητικής εξόδου. Σήμερα έχουν επικρατήσει οι οθόνες υγρών κρυστάλλων αντικαθιστώντας τις καθοδικού σωλήνα. Στους εκτυπωτές χρησιμοποιούνται οι κρουστικοί, οι ψεκασμού μελάνης, οι θερμικοί και οι Laser. Οι συσκευές φωνητικής εξόδου έχουν την ικανότητα να μετατρέπουν τα δεδομένα, λέξεις και αριθμούς σε ηχητικούς φθόγγους και να τα εκφωνούν π.χ. η τηλεφωνική συναλλαγή με το 801 111 1144 της eurobank. Οι ΗΥ σήμερα δεν είναι αυτόνομοι, βρίσκονται συνδεδεμένοι σε δίκτυο και επικοινωνούν πολλοί μαζί. Αυτό επιτρέπει την κατανεμημένη εργασία σε αντίθεση με τη συγκεντρωτική. Η μορφή της κατανεμημένης εργασίας που εφαρμόζεται κυρίως είναι η πελάτη/διακομιστή. Ο χρήστης πελάτης ζητά από τον διακομιστή να εξυπηρετηθεί σε συγκεκριμένο αίτημά του και ο διακομιστής ανταποκρίνεται στο αίτημά του. Η λογική αυτή απαλλάσσει κάθε μεμονωμένο ΗΥ από εφαρμογές και δεδομένα. Όλα τα αναλαμβάνουν οι διακομιστές και εξυπηρετούν τους πελάτες/χρήστες. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Λογισμικό Υπολογιστών Για τη λειτουργία των ΗΥ απαιτούνται και τα κατάλληλα προγράμματα. Το σύνολο των προγραμμάτων αυτών αποτελούν το λογισμικό. Το λογισμικό διακρίνεται σε λογισμικό συστήματος και λογισμικό εφαρμογών. Το λογισμικό συστήματος αποτελείται από προγράμματα που διαχειρίζονται τους πόρους του υπολογιστή. Τα προγράμματα που ελέγχουν και διαχειρίζονται τον υπολογιστή αποτελούν το Λειτουργικό Σύστημα. Στα PC έχει κυριαρχήσει το λειτουργικό σύστημα των Windows με όλες τις εκδόσεις του. Δεν είναι όμως το μοναδικό. Αρκετοί προτιμούν σήμερα το Linux που είναι λογισμικό ανοικτού κώδικα. Επίσης χρησιμοποιούνται σε μικρότερο ποσοστό το Unix, το OS/2 και το Mac Os στους Macintosh. Σημαντικές δυνατότητες των πιο πάνων λειτουργικών συστημάτων είναι: Ο πολλαπλός προγραμματισμός Η πολυδιεργασία Η πολυεπεξεργασία Ο μερισμός χρόνου Η διαχείριση της εικονικής μνήμης. Τα πακέτα λογισμικού είναι σύνολο προγραμμάτων που επιτελούν συγκεκριμένες λειτουργίες, π.χ. επεξεργαστής κειμένου, έκδοσης εντύπου, λογιστικά φύλλα, διαχείριση δεδομένων, παρουσιάσεων, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, φυλλομετρητής κλπ. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Διαχείριση λογισμικού Το κόστος του λογισμικού αποτελεί μεγάλη δαπάνη για τις επιχειρήσεις και αποτελεί σημαντικό της περιουσιακό στοιχείο. Οι επιχειρήσεις επενδύοντας στο λογισμικό προσδοκούν να περιορίσουν τον αριθμό των εργαζομένων τους και μάλιστα χρησιμοποιώντας έτοιμα πακέτα λογισμικού ή υπηρεσίες άλλων εταιριών το πετυχαίνουν σε μεγαλύτερο βαθμό. Υπάρχουν δύο μεγάλα προβλήματα που εμφανίζονται κατά την ανάπτυξη του λογισμικού. Το πρώτο αφορά την αύξηση της πολυπλοκότητας και τα σφάλματα του. Το δεύτερο αφορά την υστέρηση των εφαρμογών. Επίσης λαμβάνεται σοβαρά υπόψη και η συντήρησή του. Μία τακτική που εφαρμόζεται, είναι η αξιοποίηση φορέων παροχής υπηρεσιών εφαρμογών (ASP). Οι εταιρίες παροχής μέσα από το διαδίκτυο μπορούν να προσφέρουν τον εξοπλισμό τους και το λογισμικό τους σε οργανισμούς πελάτες απαλλάσσοντάς τους από κάθε επένδυση σε τεχνολογικό εξοπλισμό. Εξειδικευμένες τέτοιες παροχές μπορούν να προσφέρουν και τα Data Warehouses όπου μπορούν να αποθηκεύονται όλα τα στοιχεία της επιχείρησης. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Η επιλογή του λογισμικού Τα σημαντικότερα κριτήρια για την επιλογή του λογισμικού είναι : Καταλληλότητα το λογισμικό πρέπει να έχει γραφεί στην ενδεδειγμένη γλώσσα προγραμματισμού, να μπορεί να συντηρηθεί και να τροποποιηθεί εύκολα και να είναι ευέλικτο. Έχουν μακροπρόθεσμη επίδραση στο κόστος του λογισμικού. Αποτελεσματικότητα η γλώσσα προγραμματισμού επιδρά στην ταχύτητα εκτέλεσης και στις περιπτώσεις μεγάλου φόρτου εργασίας μπορεί το λογισμικό να είναι αναποτελεσματικό. Συμβατότητα το λογισμικό να λειτουργεί στο περιβάλλον του υλικού και του λειτουργικού συστήματος της επιχείρησης. Υποστήριξη το λογισμικό πρέπει να είναι εύκολο στη χρήση να χρησιμοποιείται από πολλές άλλες επιχειρήσεις και να υποστηρίζεται από πολλές εταιρίες. Να διαθέτει επίσης πολλά βοηθήματα και υποστηρικτικά εργαλεία. Χρονοδιάγραμμα ο χρόνος παράδοσης του λογισμικού αποτελεί βασικό κριτήριο επιλογής. Ιδιαίτερα για ορισμένα τμήματά του που πρέπει να λειτουργούν με την έναρξη της επιχείρησης. Το κόστος η σύγκριση του κόστους σε σχέση με τα οφέλη που θα προκύψουν. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Ανάλυση του κόστους Το συνολικό κόστος διακρίνεται σε δαπάνες ανάπτυξης που μπορούν να θεωρηθούν πάγιες δαπάνες και τις λειτουργικές δαπάνες μετά την εγκατάστασή και τη λειτουργία του. Οι πάγιες δαπάνες αφορούν το κόστος: προσωπικού για την ανάπτυξή του στην οποία εμπλέκονται ανώτερα και μεσαία διοικητικά στελέχη. του υλικού και του λογισμικού περιλαμβάνει υπολογιστές, δίκτυο, περιφερειακά, λειτουργικό σύστημα, λογισμικό εφαρμογών και κτιριακών εγκαταστάσεων. προσαρμογής και εκπαίδευσης αφορά τη μεταφορά των στοιχείων από το υπάρχον στο νέο σύστημα ή την καταχώρησή τους, την εκπαίδευση του προσωπικού συνήθως πέραν του ωραρίου του και την μειωμένη αποδοτικότητά του μέχρι την εξοικείωσή του. Οι λειτουργικές δαπάνες αφορούν το κόστος: λειτουργίας του συστήματος προετοιμασία και εισαγωγή δεδομένων, εκτύπωσης και διανομής πληροφοριών, την επικοινωνία με απομακρυσμένους υπολογιστές και τη διοικητική υποστήριξη. συντήρησης και αναβάθμισης αφορά τη σύμβαση συντήρησης αλλά κυρίως την αναβάθμιση και προσαρμογή στις νέες απαιτήσεις των χρηστών και στις νέες ανάγκες της επιχείρησης. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Ανάλυση της επένδυσης Αν επιλεγεί η επένδυση και αναλυθεί με χρηματοοικονομικούς δείκτες πρέπει να συνεκτιμηθούν τα πιο κάτω : Κέρδη στη διάρκεια ζωής / διάρκεια ζωή Αποδοτικότητα (ROI) = Αρχικό κόστος επένδυσης Περίοδος ανάκτησης του κόστους (payback period) δείχνει σε πόσα χρόνια θα καλυφθεί το κόστος από τα αναμενόμενα κέρδη. Χρειάζεται για επένδυση υψηλού κινδύνου. Παρούσα αξία επένδυσης (present value) Συγκρίνει τη επένδυση με τα αναμενόμενα κέρδη σε τρέχουσες τιμές. Εσωτερικός ρυθμός απόδοσης (internal rate of return) υπολογίζει την απόδοση των ενδεδυμένων κεφαλαίων λαμβάνοντας υπόψη τη χρονική αξία του χρήματος. Η τελική επιλογή δεν μπορεί να βασισθεί μόνο σε αυτά τα κριτήρια γιατί υπάρχουν κέρδη που δεν μπορούν να εκτιμηθούν άμεσα. Ωστόσο η υιοθέτηση ή η απόρριψη της πρότασης πρέπει να γίνει με βάση προεπιλεγμένα κριτήρια. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Ασφάλεια ΠΣΔ Συμφωνήσαμε ότι οι πληροφορίες, η γνώση και τα δεδομένα που διαθέτει μια επιχείρηση είναι οικονομικός πόρος ισοδύναμος του κεφαλαίου της. Επομένως πρέπει να προστατεύονται όσο και αυτό. Τα ΠΣΔ είναι εξαιρετικά ευαίσθητα γιατί τα ηλεκτρονικά δεδομένα κινδυνεύουν πολύ περισσότερο από άστοχη ενέργεια, καταστροφή του συστήματος, σφάλματα, υποκλοπή ή βλάβες του υλικού και του λογισμικού. Ιδιαίτερα τα δικτυωμένα συστήματα κινδυνεύουν από υποκλοπή ή καταστροφή από ιούς. Οι έλεγχοι που πρέπει να πραγματοποιούνται γίνονται με συγκεκριμένο σχέδιο ασφάλειας. Πρέπει να τηρούνται αυστηρά οι μέθοδοι, οι πολιτικές και οι οργανωτικές διαδικασίες που έχουν καθορισθεί. Οι έλεγχοι αφορούν το φυσικό εξοπλισμό, το λογισμικό συστήματος, την ασφάλεια των αρχείων δεδομένων, τη λειτουργία των υπολογιστών και τη διαχειριστική πειθαρχία. Επίσης οι έλεγχοι επεκτείνονται και στις εφαρμογές του συστήματος. Οι έλεγχοι που απαιτούνται προκύπτουν από την εκτίμηση επικινδυνότητας κάθε υποψήφιου σημείου. Ωστόσο λαμβάνεται πάντοτε υπόψη η σχέση κόστους/οφέλους που εξαρτάται πάντα από την αξία των δεδομένων. Πρέπει επίσης να πραγματοποιούνται τακτικοί έλεγχοι στην ποιότητα των δεδομένων ώστε να διασφαλίζεται υψηλό επίπεδο πληρότητας και ακρίβειας των δεδομένων. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012