ΟΤΑ Επιχειρησιακη νοημοσυνη: ΕΝΟΤΗΤΑ Bc1.1.3: ΕΙΣΑΓΩΓΗ Business Dashboards & Enterprise Reports (Επιχειρησιακοί Πίνακες Ελέγχου και Επιχειρησιακές Αναφορές): Παραδείγματα προς μελέτη. ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Τι περιλαμβάνει η Τρίτη Ενότητα [Bc1.1.3]; Εξαγωγή μετρήσιμων (metrics) / Δημιουργία συγκριτικών πινάκων (dashboards) και Παραγωγή Eπιχειρησιακών Aναφορών (reporting) Με την (υπο)Ενότητα αυτή, οι εκπαιδευόμενοι μαθαίνουν πως να χρησιμοποιούν στην πράξη, και συστηματικά, τις τεχνικές της επιχειρησιακής νοημοσύνης, στο πλαίσιο παραγωγής dashboards & reports. Περιλαμβάνει (όπως και κάθε άλλη Ενότητα): Εισαγωγή: Για να βοηθήσει τους λιγότερο εξοικειωμένους με το θέμα να το παρακολουθήσουν Ανάπτυξη: Για να προσφέρει κυριολεκτικές γνώσεις πάνω στο θέμα Πρακτική Άσκηση ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Εισαγωγή: Στόχοι και Περιεχόμενο Στόχος Κατανόηση των πιο βασικών εργαλείων για την ανάπτυξη project Επιχειρησιακής Νοημοσύνης Περιεχόμενο Έννοιες και Παραδείγματα Δείτε αυτό το webinar μέχρι τέλους... Μετά, Ρωτήστε αυτά που θέλετε τον/την Εκπαιδευτή/τρια σας Κάνετε ένα post στο Forum! ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Επιχειρηματική Νοημοσύνη (Business Intelligence), Business Dashboards (Επιχειρησιακοί Πίνακες Ελέγχου), KPI-Key Performance Indicators (Δείκτες Επιχειρησιακής Απόδοσης), Business Reporting (Επιχειρησιακές Αναφορές) Λεξεις κλειδια ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Τι είπαμε στην προηγούμενη Ενότητα [Bc1.1.2] Η Επιχειρησιακή Νοημοσύνη Eίναι μια εφαρμογή Πληροφορικής που αναπτύσσεται σε φάσεις. Οι φάσεις αυτές συνιστούν ένα κύκλο, που ξεκινά με τη φάση Σχεδιασμού και καταλήγει στη Χρήση Είναι λοιπόν ένα πλαίσιο για την υποστήριξη αποφάσεων που συνδυάζει Υφιστάμενες εφαρμογές Πληροφορικής και τα δεδομένα που δημιουργούνται / αποθηκεύονται σε αυτές Δεδομένα που αντλούνται από τρίτα συστήματα και το Web Data Warehouse που συγκεντρώνει τα προηγούμενα Εργαλεία για την ανάλυση των δεδομένων που συγκεντρώνονται στο Data Warehouse και εφαρμογές (του τύπου «user interface») που κάνουν «ορατή» την συντιθέμενη πληροφορία και γνώση ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Τι περιλαμβάνει η Εισαγωγή; Στην προηγούμενη (υπο)ενότητα είδαμε επίσης Τα βασικά εργαλεία που χρησιμοποιεί η Επιχειρησιακή Νοημοσύνη Τώρα θα εστιάσουμε σε δύο από αυτά Dashboards (ας μεταφράσουμε τη λέξη στα ελληνικά ως «Πίνακες ή Όργανα Ελέγχου») Enterprise Reports (Επιχειρησιακές Αναφορές που συντίθενται δυναμικά από πολλούς δείκτες –- δηλαδή από dashboards... και όχι μόνον) ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Ας θυμηθούμε κάποια από αυτά που είπαμε σε προηγούμενες ενότητες Οι Δήμοι, όπως και κάθε οργανισμός, χρειάζεται να παρακολουθούν, με δομημένο τρόπο, μια σειρά από μεγέθη και την εξέλιξη τους στο χρόνο Παρακαλουθώντας αυτές τις τάσεις Μπορούν να αποκτήσουν μια καλύτερη εικόνα του περιβάλλοντος (π.χ μελετώντας τα δημογραφικά στοιχεία της περιοχής τους ή στοιχεία που αφορούν την οργάνωση των τοπικών αγορών και της απασχόλησης) και να προσαρμόζουν τις αποφάσεις τους ώστε να είναι περισσότερο δίκαιες και αποτελεσματικές Μπορούν επίσης να αποκτήσουν καλύτερη εικόνα της κατάστασης και της εξέλιξης των οικονομικών του Δήμου, ακόμη και να μετρήσουν την απόδοση των υπηρεσιών τους όσον αφορά, π.χ., την εξυπηρέτηση των πολιτών και των επιχειρήσεων που «συναλάσσονται» με τον Δήμο ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Μετρήσιμα & Δείκτες / Reporting & Ανάλυση Τα παραπάνω προυποθέτουν τη δημιουργία ενός καταλλήλου περιβάλλοντος με «μετρήσιμα» (metrics), δηλ. δείκτες, γραφικές παραστάσεις και άλλα πιο σύνθετα εργαλεία (θυμηθείτε τους κύβους OLAP) Οι τεχνολογίες της Επιχειρηματικής Νοημοσύνης «αναλαμβάνουν» να τα δημιουργήσουν Η προσεκτική παρατήρηση των «μετρησίμων» όμως ζητά όχι μόνο την ανάγνωση αυτών αλλά και την ερμηνεία της «πληροφορίας» που εμπεριέχουν για την εξαγωγή «γνώσης» Η Ανάλυση και οι Επιχειρησιακές Αναφορές (Enterprise Reports) είναι η μέθοδος και το βασικό εργαλείο για την απάντηση σε ερωτήματα του τύπου «Ναι βλέπω τι δείχνουν οι δείκτες, γιατί όμως συμβαίνει αυτό;» Ουσιαστικά τα 2 αυτά βήματα απαντούν σε 2 απλά ερωτήματα Πώς τα πάμε; Γιατί συμβαίνει αυτό; Λογικά, καλές απαντήσεις και στα 2 είναι πολύ χρήσιμες για να σκεφτεί ένας Δήμος «τί πρέπει να κάνει» ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Dashboards & Αναφορές (Reports) Από το μεγάλο εύρος των εργαλείων που μπορεί να προσφέρει ένα οργανωμένο με βάση τις τεχνολογίες περιβάλλον με «μετρήσιμα»... Θα εστιάσουμε στη δομή και τη χρήση των Dashboards (Πίνακες ή Όργανα Ελέγχου) Όσον αφορά την Ανάλυση των δεδομένων και της «πληροφορίας» που δημιουργείται από αυτά... Η συζήτηση μας θα εστιασθεί στη χρησιμότητα και τη δομή μιας Επιχειρησιακής Αναφοράς (Enterprise Report) ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Business Dashboards Επιχειρησιακοί Πίνακες Ελέγχου Το απλό είναι και ωραίο! ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Dashboard = Συγκεντρωμένη πληροφορία σε ένα γραφικό interface Όπως τα όργανα ελέγχου ενός αυτοκινήτου ή ενός αεροπλάνου επιτρέπουν στον οδηγό ή στον πιλότο να κατευθύνει το όχημα του, Οι Πίνακες ή Όργανα Ελέγχου (Business Dashboards) ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης προσφέρουν input στη διοίκηση για να μπορεί να «οδηγεί» σωστά τις δραστηριότητες του/της Ένα dashboard είναι δηλαδή μια γραφιστική διεπαφή (graphical interface) μέσω της οποίας διαβάζει κανείς, συγκεντρωτικά, μια «πληροφορία» Ένα άρθρο στη Wikipedia (http://www.wikipedia.org) συνοψίζει τις μορφές που μπορεί να πάρει ένα business dashboard στις παρακάτω bar charts (ιστογράμματα) pie charts (πίτες) bullet graphs (γράφημα – θερμόμετρο) sparklines (συνδυασμός γραμμών) ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Dashboards: συνήθεις μορφές Bullet Graph Έσοδα μιας επιχείρησης (2005): Πηγή: S. Few Sparkline (Συνδυασμός Γραμμών) Η μετοχή της Siemens (NYQ), Πηγή: Yahoo! Bar Chart (Ιστόγραμμα) Δήμος Κοζάνης Pie Chart (Πίτα): Δήμος Κοζάνης ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Ένα Παράδειγμα: Dashboards με αντικείμενο την οικονομική ανάπτυξη μιας περιοχής, Peel, Καναδάς ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

= Αυξομείωση του Πληθυσμού Αγορά Κατοικίας (Πωλήσεις) Βιομηχανική Παραγωγή Εγκατάσταση Επιχειρήσεων (+: τομέας υπηρεσιών) Χρεωκοπία Επιχειρήσεων Περιπτώσεις ατόμων / οικογενειών που χρήζουν κοινωνικής αρωγής Εκτίμηση της Φορολογητέας ύλης Οικοδομική Δραστηριότητα Κατοικίες υπό ανέγερση Αγορά εργασίας Δείκτες Τιμών Βασικών Προιόντων και Υπηρεσιών = ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Dashboards βγάζει και το Word και το Excel. Προφανώς ναι! Business Dashboards (Επιχειρησιακοί Πίνακες Ελέγχου) είναι όμως εφαρμογές Πληροφορικής που τροφοδοτούνται συστηματικά από ένα Σύστημα Επιχειρησιακής Νοημοσύνης Γίνονται «πρότυποι δείκτες» για την παρακολούθηση των τάσεων στο περιβάλλον και της εσωτερικής λειτουργίας ενός οργανισμού Χρησιμοποιούνται συστηματικά Για την παραγωγή πληροφορίας στη βάση «μετρησίμων» με σκοπό την «αριθμητική» αποτύπωση μιας κατάστασης, την κατανόηση της απόδοσης ενός έργου (measure / evaluate) Για την παρακολούθηση – εποπτεία της εξέλιξης των πραγμάτων (monitor) Τελικά, στο μάνατζμεντ του οργανισμού (μέσω συγκρίσεων με το «πριν» και το «τώρα» και την επεξεργασία αποδοτικότερης στρατηγικής) ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Για αυτό το λόγο διαφέρουν από τον ένα οργανισμό στον άλλο! Όπως τα Όργανα Ελέγχου των αυτοκινήτων διαφέρουν μεταξύ τους ... Αν και όλα δείχνουν ταχύτητα, στροφές, κατανάλωση καυσίμων και μερικούς άλλους δείκτες Εϊναι ευθύνη του κάθε οργανισμού, του κάθε Δήμου εν προκειμένω Να αποφασίσει για το είδος και τον αριθμό των dashboards μέσα από τα οποία θα παρακολουθεί Το μακρο-περιβάλλον (π.χ. δημογραφική εξέλιξη, τοπική αγορά εργασίας, δομή βιομηχανίας και υπηρεσίών κλπ.) Το Δήμο ως σύνολο (π.χ. διαθέσιμοι υδάτινοι πόροι μείον κατανάλωση νερού) Συγκριτικά τα διαμερίσματα του Δήμου (π.χ. κάδοι ανακύκλωσης ανά διαμέρισμα) Τη λειτουργία των υπηρεσιών του Δήμου (π.χ. αιτήματα πολιτών που καθυστέρησαν ή δεν ικανοποιήθηκαν, ανά Τμήμα) Έσοδα – έξοδα και επενδύσεις ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Dashboards: Κατηγορίες (1) Στο επίπεδο του «όλου οργανισμού» Πρέπει να δίνουν μια συγκεντρωτική εικόνα του οργανισμού και του περιβάλλοντος που αυτός δραστηριοποιείται... Να είναι λίγα (όχι περισσότερα από 10-15 screens) που ενδεχομένως αναλύονται σε περισσότερα όσο «κατεβαίνει» κανείς επίπεδο Απευθύνονται στο μάνατζμεντ του οργανισμού (και σε ελεγκτικούς φορείς) ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Dashboards: Κατηγορίες (2) Στο επίπεδο των Τμημάτων του οργανισμού. Σε ένα Δήμο μπορεί να είναι και τα Δημοτικά Διαμερίσματα και τα (εσωτερικά) Τμήματα που καθορίζει το οργανόγραμμα λειτουργίας του Δήμου Προφανώς απευθύνονται σε ένα μεγαλύτερο κοινό, πρέπει να κοινοποιηθούν σε αρκετούς υπαλλήλους, και έχουν κύρίως να θέσουν στόχους βελτίωσης των δεικτών που παρουσιάζουν. Οι Οικονομικές υπηρεσίες και το Πρωτόκολλο (μέσω του οποίου μπορεί κανείς να μετρήσει το ρυθμό εξυπηρέτησης των αιτημάτων των πολιτών και των συναλλαγών με τις τοπικές επιχειρήσεις) δίνουν την κυρίως «ύλη» για τέτοιους Πίνακες Ελέγχου. Για τα Δημοτικά Διαμερίσματα, οι Πίνακες Ελέγχου (dashboards) πρέπει να είναι οι ίδιοι (για να μπορεί να υπάρξει σύγκριση μεταξύ διαμερισμάτων). Για τα Τμήματα του Δήμου, το κάθε ένα οφείλει να σχεδιάσει τα «δικά του» dashboards που αντιστοιχούν στις ιδιαίτερες ανάγκες εξαγωγής «μετρησίμων». Πάλι όμως θα πρέπει τα dashboards να είναι λίγα ανά Δημοτικό Διαμέρισμα ή εσωτερικό Τμήμα και να συνθέτουν, όλα μαζί, μια σαφή εικόνα της κατάστασης σε αυτό το επίπεδο. ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Dashboards: Κατηγορίες (3) Στο επίπεδο μιας διαδικασίας ή μιας δραστηριότητας εποπτείας, ή άλλης, του οργανισμού Dashboards μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αποτυπώσουν το αποτέλεσμα μιας διαδικασίας με την οποία ο Δήμος εξυπηρετεί τους πολίτες (π.χ. Ογκώδη αντικείμενα που αναφέρονται / συλλέγονται ανά μήνα ή αριθμός παιδιών που εγγράφονται στην Α’ Δημοτικού κατ’ έτος) ή τις επιχειρήσεις (π.χ. άδειες για «τραπεζάκια έξω» ανά τρίμηνο/έτος). Με αντίστοιχα dashboards μπορεί επίσης ο Δήμος να παρακολουθεί κρίσιμα μεγέθη, π.χ. επίπεδο μόλυνσης σε μια παραλία (πολυ-κριτηριακή ανάλυση) ή επίπεδο κυκλοφοριακής επιβάρυνσης, για να παρεμβαίνει πριν δημιουργηθεί μείζον πρόβλημα. Ή να παρακολουθεί το ρυθμό εγγραφών, σε ετήσια βάση, στους βρεφονηπιακούς σταθμούς... ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Dashboards: Κατηγορίες (4) Στο επίπεδο των σχέσεων του οργανισμού με τους καταναλωτές και τους προμηθευτές του Σε έναν Δήμο οι «καταναλωτές» του «προιόντος» του είναι οι πολίτες και οι επιχειρήσεις που συναλάσσονται μαζί του Μετρήσιμα» που αφορούν το βαθμό ικανοποίησης των πρώτων και του αριθμού, όγκου συναλλαγών με τις δεύτερες, ή του αριθμού των απαιτουμένων εγγράφων για αυτές τις συναλλαγές, θα μπορούσαν να εξάγονται με τη μορφή dashboards. Από την άλλη πλευρά, η κυβέρνηση, τα Υπουργεία και ειδικώς το Υπουργείο Εσωτερικών, οι Νομαρχίες και οι υπηρεσίες της, είναι οι βασικοί «προμηθευτές» του Δήμου σε «υποθέσεις» και έγγραφα που πρέπει να παραληφθούν και να απαντηθούν. Ο αριθμός των συναλλαγών του Δήμου με κάθε ένα από τους παραπάνω οργανισμούς θα μπορούσε να παρακολουθείται μέσω dashboards με σκοπό, π.χ., την κατανόηση του είδους του «εισερχόμενου όγκου εργασίας» που δημιουργούν αυτές οι συναλλαγές. ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Μια πρότυπη κατηγοριοποίηση: Δήμος Νέας Υόρκης APR: Agency Performance Reporting http://www.nyc.gov/html/ops/cpr/html/about/about.shtml Σε πολλές χώρες της Ευρώπης, κυρίως στη Μ. Βρεττανία και στις Σκανδιναβικές χώρες, στο Καναδά (κατ’ εξοχήν) και στις ΗΠΑ Δήμοι πόλεων με μεγάλο πληθυσμό, και μικρότερων, υιοθετούν οργανωμένα συστήματα καταγραφής δεικτών με σκοπό την αποτίμηση της απόδοσης συστημάτων (π.χ. υποδομών, μεταφορών) και υπηρεσιών... Ο Δήμος της Νέας έχει διαμορφώσει ένα index dashboards που περιέχει Κατηγορίες (ανά Τμήμα) «Αθροίσματα» (ανά Θέμα) Ένα απλό σύστημα ερμηνείας της πληροφορίας που περιέχουν ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Μια πρότυπη κατηγοριοποίηση: Δήμος Νέας Υόρκης APR: Agency Performance Reporting / Τμήματα http://www.nyc.gov/html/ops/cpr/html/about/about.shtml Τμήματα ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Θέματα = Ομάδες Υπηρεσιών Μια πρότυπη κατηγοριοποίηση: Δήμος Νέας Υόρκης APR: Agency Performance Reporting / Θέματα http://www.nyc.gov/html/ops/cpr/html/about/about.shtml Θέματα = Ομάδες Υπηρεσιών ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Μια πρότυπη κατηγοριοποίηση: Δήμος Νέας Υόρκης APR: Agency Performance Reporting / Ερμηνεία http://www.nyc.gov/html/ops/cpr/html/about/about.shtml Σταθερή ή Βελτιούμενη Απόδοση Φθίνουσα Απόδοση <10% Ερμηνεία Σύγκριση Φθίνουσα Απόδοση >10% Ουδέτερη Απόδοση ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Business Dashboards & Key Performance Indicators (Πίνακες Ελέγχου και Δείκτες Έπιχειρησιακής Απόδοσης) Μερικοί δείκτες λοιπόν, κάποια από τα business dashboards, έχουν σχεδιασθεί για να παρουσιάζουν την απόδοση Ενός έργου Της παροχής μιας υπηρεσίας, Ενός οργανισμού ή ενός Τμήματος αυτού Δείκτες με αυτές τις ιδιότητες ονομάζονται «Key Performance Indicators», ή KPI (Δείκτες Επιχειρησιακής Απόδοσης). Πρόκειται για δείκτες που έχουν σκοπό να βοηθήσουν έναν οργανισμό να καταλάβει και να σταθμίσει (πηγή: Wikipedia, http://www.wikipedia.org) Πόσο επιτυχής είναι αυτός σε ότι αφορά τη προσέγγιση των στόχων που έχει θέσει ή πόσο ευχαριστημένοι είναι οι χρήστες-«καταναλωτές» των υπηρεσιών-προιόντων του (quantitative indicators) Πόσο έχει βελτιωθεί η απόδοση του στο χρόνο, σε συγκεκριμένες δραστηριότητες, π.χ. πωλήσεις σε μια επιχείρηση, αριθμός εξυπηρετουμένων αιτημάτων μέσω τηλεφώνου σε έναν οργανισμό (directional indicators) Σε ποια χρηματοοικονομική κατάσταση βρίσκεται ο οργανισμός (financial indicators) Με λίγα λόγια, οι δείκτες KPI προσδιορίζουν μια «στάθμη» με την οποία συγκρίνεται, κάθε στιγμή, η επιχειρησιακή απόδοση ενός οργανισμού, ενός Τμήματος του ή μιας διαδικασίας παροχής έργου / υπηρεσίας ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

KPI: συνήθεις μορφές (1) Παρουσίαση ενός αθροιστικού μεγέθους Αιτήματα Πολιτών ανά Τμήμα («φορτίο») Κατανομή αιτημάτων Πολιτών ανά μήνα (κατά τη διάρκεια του έτους) Συναλλαγές με επιχειρήσεις ανά Τμήμα Κατανομή εσόδων / εξόδων ανά μήνα Κατανομή πληρωθέντων και σε εκκρεμότητα προστίμων ΚΟΚ ανά μήνα Παρουσίαση μιας διαφοράς Μεταβολή ενός ποσοστού (π.χ. έσοδα από μια δραστηριότητα ως ποσοστό του συνόλου των εσόδων) κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου (3 ετών) «Σημειακή» μεταβολή ενός μεγέθους (π.χ. Αύξηση αριθμού κάδων ανακύκλωσης σε τριμηνιαία βάση) ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

KPI: συνήθεις μορφές (2) Δείκτες «κατώφλι» (KPI Thresholds) Πρόκειται για δείκτες που ορίζονται με σαφήνεια ώστε, η μεταβολή ενός μεγέθους να τοποθετείται σε σε σχέση με αυτούς και να γίνεται αμέσως «αναγνώσιμη» Αύξηση: Άριστα Σταθερότητα: Καλά Μείωση <10%: Μέτρια (υπάρχουν λόγοι ανησυχίας) Μείωση >10%: Άσχημα Δείκτες που σημαίνουν «συναγερμό» (KPI alerts) Όταν η μείωση ενός δείκτη απόδοσης ξεπεράσει το 10%, «σημαίνει συναγερμός» Όταν ένας δείκτης που μετρά ένα περιβαντολλογικό μέγεθος (π.χ. μόλυνση) ξεπεράσει ένα «κατώφλι», το γεγονός επισημαίνεται αμέσως... ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Bc 1.1.3 ΑΝΑΠΤΥΞΗ Παραδειγματα KPI Indicators (Δεικτων επιχειρησιακης Αποδοσης) ΣΕ μια εταιρεια (Πραγματικη Περιπτωση) Δημιουργια Συστηματος εξαγωγης Dashboards & KPI INDICATORS ΣΕ ΕΝΑ ΔΗΜΟ (Πραγματικη Περιπτωση) ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Business Reports Επιχειρησιακές Αναφορές Όλα σε ένα, τακτοποιημένα! ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Ας θυμηθούμε... Μια επιχειρησιακή αναφορά (Enterprise Report) είναι το πιο συνηθισμένο μέσο για να μορφοποιεί κανείς την πληροφορία, και τη γνώση, που παράγει ένα Σύστημα Επιχειρησιακής Νοημοσύνης Για να «φθάνει» αυτή σε τακτική βάση σε αυτούς στους οποίους απευθύνεται (π.χ. Διοίκηση) και να υποστηρίζει την εργασία τους Τέτοια reports περιέχουν (έχετε ήδη την εμπειρία) συνήθως Πίνακες Γραφήματα Dashboards Κείμενο που επεξηγεί ... και διατίθενται ως pdf αρχεία Web pages σε ένα δημόσιο ή περιορισμένης πρόσβασης δικτυακό τόπο Αποστέλλονται στους παραλήπτες με e-mail ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Ένα παράδειγμα (πάλι από το Peel, Καναδάς) http://www.peelregion.ca/planning/pdc/data/census/in- depth-reports/pdfs/Census-Report-3.pdf ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Ενότητες και «δομικά στοιχεία» μιας επιχειρησιακής αναφοράς Οργανισμός (Organization) Τίτλος (Title) Μοναδικός Αριθμός Αναφοράς (Report ID) Αναλυτική αναφορά στις Πηγές Δεδομένων (Data Sources) Ημερομηνία (Date of Issue) Σύντομη Περιγραφή (Report Description) Όροι – Διευκρινίσεις (Definitions) Πνευματική Ιδιοκτησία (Legal Notices) Status (draft, provisional, accepted, amended) Στοιχεία Επικοινωνίας για περισσότερες πληροφορίες (Contact Details) Πηγή: ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Θέματα να λάβει κανείς υπόψη του Template (Πρότυπο) Μορφοποίηση (format) και τρόπος κοινοποίησης (paper, web site, e-mail κλπ) Τακτικότητα Έκδοσης Αρχειοθέτηση Εκπαίδευση των χρηστών στην ανάγνωση τους – Βαθμός ικανοποίησης (μετά από λίγο καιρό) Αξιολόγηση (μετά από ένα μεγαλύτερο διάστημα) Αναφορφώσεις (Updates) ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ (ΕΠΙΠΕΔΟ 1 & 2) Στην Πρακτική Άσκηση αυτής της Ενότητας (Βc1.1.3) θα δείτε στην πράξη την παραγωγή δεικτών και ολόκληρο τον κύκλο παραγωγής μιας επιχειρησιακής αναφοράς (hands-on experience) με data που έχουν αντληθεί από Δήμους της χώρας (Πρωτόκολλο) και τροποποιηθεί για να μην έχουν... ομοιότητα με την πραγματικότητα ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ (ΕΠΙΠΕΔΟ 1 & 2) ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Πηγές και σχετικοί σύνδεσμοι (1) Πίνακες Ελέγχου (Dashboards) http://en.wikipedia.org/wiki/Dashboards_(manage ment_information_systems) Επιχειρησιακές Αναφορές (Enterprise Reports) http://ghill.customer.netspace.net.au/reporting/d efinition.html Οπτικοποίηση της Επιχειρησιακής Νοημοσύνης http://www.perceptualedge.com/ S. Malik: Enterprise Dashboards http://www.amazon.com/Enterprise-Dashboards- Design-Best-Practices/dp/0471738069 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

Πηγές και σχετικοί σύνδεσμοι (2) Dashboards & Reporting στους Δήμους και σε Δημόσιους Οργανισμούς http://blogs.oracle.com/OraclePDG/ http://www.nyc.gov/html/ops/cpr/html/home/ho me.shtml http://www.peelregion.ca/planning/pdc/ http://www.dot.state.mn.us/dashboards/index.ht ml http://www.ppmrn.net/communities-of- practice/municipal-performance-measurement/ ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]